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Cloud-Telefonsystem mit Lizenzen, IP-Telefonen und Analog-Gateways

Status
Offen
Angebotsfrist
02.10.2026, 09:00 (Europe/Berlin)
Geschätzter Auftragswert
Nicht angegeben
Lose
2
Auftraggeber
Kreis Recklinghausen, Der Landrat
Erfüllungsregion
Nordrhein-Westfalen, Deutschland
Verfahren
Offenes Verfahren
Auftragsart
Dienstleistung
Veröffentlicht
20.05.2026
Bekanntmachungsnummer
604885-2026
Verfahrensnummer
8fa7af1e-b615-4c9f-9f52-663469378bfd
CPV-Codes
32552100 · Telefonapparate; 64210000 · Fernsprech- und Datenübertragungsdienste; 64214000 · Spezielle Telefonnetzdienste für Geschäftsanwendungen; 64215000 · Internet-TelefondiensteMehr anzeigen

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Kurzbeschreibung

Der Kreis Recklinghausen beschafft für seine gesamte Verwaltung ein cloudbasiertes Telefonsystem (Cloud-PBX, also eine cloudbetriebene Telefonanlage) auf Basis von Xelion. Der Auftrag umfasst unter anderem monatliche Lizenzen, IP-Tischtelefone, IP-Analog-Gateways, Einrichtung, Inbetriebnahme, Dokumentation und Schulungen sowie die Integration von Microsoft Teams und Telekom CompanyFlex. Die Leistungen werden in zwei Losen für die Region Recklinghausen ausgeschrieben und haben jeweils eine Laufzeit von 360 Tagen. Die Angebotsfrist endet am 2. Oktober 2026 um 9:00 Uhr deutscher Zeit.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

Beschaffung eines neuen Telefonsystems auf Basis eines Cloud-Konzeptes für die gesamte Kreisverwaltung Recklinghausen.

Leistungen nach Losen (2)

  • LOT-0001 · Lizenzen + Dienstleistung + Schulung

    Ausgeschrieben werden die Lieferung, betriebsbereite Einrichtung, Inbetriebnahme und Dokumentation einer Cloud-PBX-Lösung auf Basis Xelion einschließlich monatlicher Lizenzen, IP-Tischtelefone, IP-Analog-Gateways sowie der hierfür erforderlichen Einrichtungs- und Projektleistungen. Die Lösung muss die im Lastenheft beschriebenen Anforderungen an Cloud-Betrieb, Microsoft-Teams-Integration, Telekom CompanyFlex, Vermittlungs- und Contact-Center-Funktionen, Administration, Sicherheit, Datenschutz, Dokumentation und Abnahme erfüllen. Die Vergabeunterlage besteht aus Leistungsverzeichnis und Bieterformular.

    Frist: 02.10.2026, 02:00 (Europe/Berlin)

  • LOT-0002 · IP-Telefone und IP-Analog Gateways

    Ausgeschrieben werden die Lieferung, betriebsbereite Einrichtung, Inbetriebnahme und Dokumentation einer Cloud-PBX-Lösung auf Basis Xelion einschließlich monatlicher Lizenzen, IP-Tischtelefone, IP-Analog-Gateways sowie der hierfür erforderlichen Einrichtungs- und Projektleistungen. Die Lösung muss die im Lastenheft beschriebenen Anforderungen an Cloud-Betrieb, Microsoft-Teams-Integration, Telekom CompanyFlex, Vermittlungs- und Contact-Center-Funktionen, Administration, Sicherheit, Datenschutz, Dokumentation und Abnahme erfüllen. Die Vergabeunterlage besteht aus Leistungsverzeichnis und Bieterformular.

    Frist: 02.10.2026, 02:00 (Europe/Berlin)

Anforderungen an deinen Betrieb

Zwingender Ausschlussgrund gem. § 123 GWB. Fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB Unterlagen werden gemäß dem §56 VgV nachgefordert.

Wie wird das Angebot bewertet?

LOT-0001 · Lizenzen + Dienstleistung + Schulung

Preis
100 %

LOT-0002 · IP-Telefone und IP-Analog Gateways

Preis
100 %

Vergabeunterlagen

19 Dateien laut Portal · Stand 08.09.2026
Ausschreibung_Cloud-PBX_Kreis-RE_herstellerneutral_V3_3.pdfSonstiges387 KB
Bietermatrix_MUSS-Anforderungen_Cloud-PBX_Kreis-RE_V3_2.xlsxSonstiges27 KB
EVB_IT_Cloud_AGB.docxSonstiges61 KB
EVB_IT_Cloudvertrag.docxVertragsbedingungen50 KB
Lastenheft_Public-Cloud-PBX_Kreis-RE_V3_2.pdfSonstiges470 KB
155_26 Formular 312_322_EU_Hinweise_Einreichung_Teilnahmeantraege_Angebote.docxAnschreiben29 KB
155_26 Formular 312a__EU_Information_DSGVO.pdfFormular84 KB
155_26 Formular 321_EU_Anfrage_Angebot_neu.docxFormular34 KB
155_26 Formular 324_EU_Angebotsschreiben.docxAnschreiben33 KB
155_26 Formular 325_EU_Zusammenstellung_Nachweise_Angebot.docxFormular30 KB
155_26 Formular 511_EU_Bewerbungsbedingungen.docxAnschreiben32 KB
155_26 Formular 513_EU_BVB_TariftreueMindestarbeitsbedinungen.docxVertragsbedingungen31 KB
155_26 Formular 521_EU_Eigenerklärung_Ausschlussgründe.docxFormular31 KB
155_26 Formular 523_EU-Eigenerklaerung_Sanktionen.docxFormular30 KB
155_26 Formular 531_EU_Bewerber_Bietergemeinschaftserklaerung.docxFormular28 KB
155_26 Formular 533a_EU_Informationen Unteraufträge Angebotsabgabe.docxFormular26 KB
155_26 Formular 533b_EU_Nachweis Unterauftragnehmer.docxFormular26 KB
155_26 Formular 534a_EU_Erklärung_Eignungsleihe.docxFormular26 KB
155_26 Formular 534b_EU_Erklärung_Eignungsleihe Haftung.docxFormular27 KB

Anforderungen

Zwingender Ausschlussgrund gem. § 123 GWB. Fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB Unterlagen werden gemäß dem §56 VgV nachgefordert.

Änderungen und Bieterfragen

3 Einträge
  1. 02.09.2026Berichtigung 3Die Unterlagen wurden von einer Herstellerspezifischen zu einer Herstellerunspezifischen Ausschreibung. Die Eignungsanforderungen wurden wie folgt aktualisiert: E1 - Eignungsanforderung: Befähigung zur Berufsausübung // Mindestinhalt: Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister, soweit gesetzlich vorgesehen. // Nachweis: Registerauszug oder Eigenerklärung gemäß Vergabeunterlagen. E2 - Eignungsanforderung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit - Referenzen // Mindestinhalt: Mindestens drei geeignete Referenzen über vergleichbare Cloud-PBX-/UC-Projekte in den letzten 4 Jahren. Das Projekt wurde nicht vor dem 01.01.2022 benonnen. Vergleichbarkeit ist insbesondere bei Public-Cloud-Betrieb und einer Microsoft-Teams-Integration, Migration gegeben. Referenzen öffentlicher und privater Auftraggeber werden gleichbehandelt. // Nachweis: Referenzliste mit Auftraggeber, Zeitraum, Datum des Projektbeginns, Umfang und Leistungsinhalt. E3 - Eignungsanforderung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit - Fachkunde und Herstellerzugang // Mindestinhalt: Der Bieter kann die angebotene Lösung fachgerecht liefern, konfigurieren, betreiben und unterstützen. Ein bestimmter Hersteller-Partnerstatus wird nicht verlangt. // Nachweis: Herstellerautorisierung, Schulungs-/Zertifizierungsnachweise, Supportvertrag oder gleichwertige Nachweise. E4 - Eignungsanforderung: Technische und berufliche Leistungsfähtigkeit - Projektorganisation // Mindestinhalt: Deutschsprachige Projektleitung und deutschsprachige technische Eskalationsmöglichkeit während der vereinbarten Servicezeiten. // Nachweis: Benennung von Rollen, Vertretung und Qualifikationen. E5 - Eignungsanforderung: Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit // Mindestinhalt: Angemessene Betriebs /Berufshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden. // Nachweis: Versicherungsnachweis oder verbindliche Erklärung zum Abschluss im Zuschlagsfall. E6 - Eignungsanforderung: Ausschlussgründe // Mindestinhalt: Nichtvorliegen zwingender und fakultativer Ausschlussgründe nach den Vergabeunterlagen. // Nachweis: Eigenerklärung beziehungsweise EEE, soweit vorgesehen. Zusammenfassung der wesentlichen Änderungen des Lastenhefts V2.4 ? V3.2 - Ausschreibungsgegenstand präzisiert: Der Leistungsgegenstand wurde eindeutig auf eine eigenständige Public-Cloud-PBX als SaaS-Lösung ausgerichtet. Private-Cloud-, On-Premises- oder Hybridmodelle bleiben als produktives Hauptsystem ausgeschlossen. - Lokale Notfall-/Standby-PBX aus der Ausschreibung entfernt: In V2.4 war eine lokale virtuelle Standby-PBX einschließlich Lizenzierung, Synchronisation, Administration, Trunk-Umschaltung und PoC Bestandteil der Anforderungen. Diese Vorgaben wurden vollständig aus dem Beschaffungsumfang entfernt. - Krisenkommunikation neu abgegrenzt: Ein mögliches zukünftiges lokales Krisenkommunikationssystem wird ausdrücklich als separates, später zu planendes und zu beschaffendes System beschrieben. Gefordert werden lediglich geeignete Schnittstellen bzw. Export-/Importmöglichkeiten zur späteren Anbindung. Eine hybride Architektur oder lokale Failover-PBX ist nicht Bestandteil dieser Vergabe. - Mengengerüst angepasst: Die Position "Lokale Notfall-/Standby-Instanz" wurde aus dem Mengengerüst gestrichen. Die drei Lizenzkategorien Vollfunktions-, Device- und Mobile-Only-Lizenz bleiben bestehen. - BSI-C5-Anforderung konkretisiert: Gefordert wird nun ausdrücklich der Betrieb der produktiven Hosting-Umgebung in einer nach BSI C5 Typ 2 geprüften Cloud-Umgebung. Der entsprechende Nachweis ist auf Anforderung in geeigneter und vertraglich zulässiger Form vorzulegen. - Lizenzmodell herstellerneutraler formuliert: Es wird ausdrücklich klargestellt, dass nicht das interne Lizenz- oder Modulmodell eines Herstellers vorgeschrieben wird. Hersteller dürfen beliebige interne Module und Lizenzen einsetzen; diese müssen lediglich transparent den drei vorgegebenen Abrechnungskategorien zugeordnet und eingepreist werden. - Rollen- und Rechtekonzept technologieoffener gestaltet: Die frühere Vorgabe konkreter Rollen wie globaler Administrator, Standortadministrator, Telefonieadministrator usw. wurde durch die allgemeine Forderung nach einem Rollen- und Rechtekonzept mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen ersetzt. Dadurch wird eine unnötige Vorgabe der herstellerspezifischen Rollenstruktur vermieden. - Microsoft-Teams-Integration präzisiert: Teams wird klar als zusätzlicher Benutzerzugang zur Cloud-PBX definiert und nicht als erforderlicher Telefonie-Core. Zudem wurde klargestellt, dass für die PBX-Integration keine zusätzliche Microsoft-Teams-Phone-Lizenz zwingende technische Voraussetzung sein darf; erforderliche Dritt- oder Herstellerlizenzen sind offenzulegen. - Einzelne technische MUSS-Anforderungen geöffnet: Beispielsweise wurde der verpflichtende Webzugang zusätzlich zu Windows- und macOS-Clients entfernt. Die nativen Desktop-Clients bleiben weiterhin MUSS-Anforderung. - Monitoring-Anforderung marktgerechter formuliert: Statt eines zwingenden zentralen Monitorings von Plattform, Trunks, Registrierungen, Clients, Endgeräten und Gesprächsqualität einschließlich Alarmierung werden nun insbesondere Plattformdienste und mandantenbezogene SIP-Trunk-Registrierungen überwacht sowie die Gesprächsqualität erfasst. - Nachweisführung und Angebotsprüfung präzisiert: Die mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen sowie Anforderungen an Anforderungsmatrix, Architektur-/Datenflussdarstellung, C5-Nachweis, Lizenzzuordnung, Sicherheitsunterlagen, Teams-/Entra-ID-Integration, SIP-Dokumentation und Bietermatrix wurden konkreter beschrieben. - Gleichwertigkeit und Herstellerneutralität klarer geregelt: Technisch unterschiedliche Lösungswege bleiben zulässig, sofern die geforderten Funktionen, Sicherheits-, Betriebs- und Integrationsanforderungen vollständig nachgewiesen werden. Gleichzeitig wurden die Regeln für Abweichungen von verbindlichen MUSS-Anforderungen eindeutiger gef
  2. 07.08.2026Berichtigung 2Bekanntmachung 549176-2026
  3. 01.06.2026Berichtigung 1Bekanntmachung 374307-2026
Vergleichbare Verfahren0vergeben oder Frist abgelaufen
Mit erfasstem Zuschlag0 verschiedene Auftragnehmer
ZuschlagssummeMedian
Zuschlag zu Schätzwertzu wenig Vergleichswerte

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Trend
Keine namentlich bekannten Zuschlagsempfänger im Vergleichsfeld.

Wer schreibt solche Vergaben aus?

Keine Auftraggeber im Vergleichsfeld.

Laufende Rahmenverträge

bundesweit

Kreis Recklinghausen, Der Landrat

Aktiv seit 2026 · 7 Verfahren
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Verfahren pro Jahr7Ø seit 2026
Ø Auftragswert–geschätzt, laut Bekanntmachung
VergebenVerfahren mit Zuschlag
RahmenverträgeAnteil an Verfahren
Verfahren je Woche · 7 seit 2026Spitze KW 36 · 2026 · 2

Bisherige Auftragnehmer

Zuschläge dieses Auftraggebers, alle Leistungsbereiche
HKHelmut Kallage Bauunternehmen GmbH116.06.2026 -

Laufende Rahmenverträge

nach voraussichtlichem Vertragsende

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