Digitalisierung und Verarbeitung des Bauaktenarchivs der Bauaufsicht

Status
Offen
Angebotsfrist
13.10.2026, 09:15 (Europe/Berlin)
Geschätzter Auftragswert
Nicht angegeben
Lose
1
Auftraggeber
Stadt Bergisch Gladbach- Bauaufsicht
Erfüllungsregion
Nordrhein-Westfalen, Deutschland
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit Aufruf
Auftragsart
Dienstleistung
Veröffentlicht
09.09.2026
Bekanntmachungsnummer
622052-2026
Verfahrensnummer
3c53428d-9095-4ed5-a8fb-4cd988a7efc5
CPV-Codes
79995100 · Archivierung; 79999000 · Scanning und Rechnungsstellung; 79999100 · ScanningMehr anzeigen

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Kurzbeschreibung

Die Stadt Bergisch Gladbach, Abteilung Bauaufsicht, beauftragt die Digitalisierung des gesamten Bauaktenarchivs mit einem Umfang von etwa 970 laufenden Metern. Die Akten sollen rechts- und datenschutzkonform nach TR-RESISCAN digitalisiert und für den Import in das vorhandene Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio von Optimal Systems bereitgestellt werden; den Import übernimmt der Auftraggeber selbst. Die Verarbeitung soll innerhalb von drei Jahren erfolgen, entsprechend etwa 27 laufenden Metern pro Monat, am Standort Bergisch Gladbach.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

In diesem Zusammenhang sollen die gesamten Bauakten der Abteilung 6-63 - Bauaufsicht digitalisiert und in das vorhandene DMS (enaio der Firma Optimal Systems) importiert werden. Die Abteilung 6-63 - Bauaufsicht erhofft sich dadurch sowohl Platzeinsparungen als auch eine medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung.

Leistungen nach Losen (1)

  • LOT-0001 · Scan-Dienstleistungen zur Digitalisierung des Bauaktenarchivs der Abteilung 6-63 - Bauaufsicht

    Rahmendaten Es handelt sich um ca. 970 lfd. Meter Bauakten, die TR-RESISCAN rechts- und datenschutzkonform mit Schutzklasse "Normal" digitalisieren und anschließend in das DMS (enaio) der Firma Optimal Systems importiert werden sollen. Das Importieren in das DMS übernimmt der Auftraggeber. Alle Bauakten sollen innerhalb von 3 Jahren verarbeitet sein (pro Monat also ca. 27 lfd. Meter). Annahmen (Schätzwerte/Hochrechnung): - pro laufende Meter ca. 1.500 - 2000 Blatt - 50% der Blätter sind doppelseitig beschriftet, also 3.000 Seiten pro lfd. Meter - 27 lfd. Meter Akten pro Monat * 3.000 Seiten pro lfd. Meter = 81.000 Seiten pro Monat - Der Aktenumfang beträgt pro Akte durchschnittlich 100 bis 200 Blätter an Belegen und Zeichnungen bis zum Format DIN A3 sowie zusätzlich etwa 5 bis 10 großformatige Zeichnungen bzw. Pläne. Die vollständigen Prozessschritte von der Abholung/Erfassung, dem Aktenvorbereiten, dem Scannen, dem Indexieren bis zur Rücksendung von Originaldokumenten etc. an den Auftraggeber obliegen dem Dienstleister.

Anforderungen an deinen Betrieb

Der öffentliche Auftraggeber kann unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme an einem Vergabeverfahren ausschließen, wenn das Unternehmen eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt hat und dies zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat. Fehlende Unterlagen werden nach Ablauf der Teilnahme- und Angebotsfrist nachgefordert.

Wie wird das Angebot bewertet?

LOT-0001 · Scan-Dienstleistungen zur Digitalisierung des Bauaktenarchivs der Abteilung 6-63 - Bauaufsicht

"Geben Sie den anteiligen Jahresumsatz Ihres Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre an. Der anteilige Jahresumsatz bezieht sich hierbei ausschließlich auf Scan-/Digitalisierungsdienstleistungen, Aktenein/-zwischenlagerungen, Logistikleistungen in diesem Zusammenhang, Beratungsdienstleistungen, also eindeutig auf Scan-Dienstleistungsprojekten mit allen begleitenden Dienstleistungen hierzu, bezogen werden können." "Geschäftsjahr:... Jahresumsatz DMS-Leistungen:... Geschäftsjahr:... Jahresumsatz DMS-Leistungen:... Geschäftsjahr:... Jahresumsatz DMS-Leistungen:..." "Jahresumsatz ist nachvollziehbar und steht in einem angemessenen Verhältnis zum Projektvolumen. Bewertet wird das letzte Geschäftsjahr: Jahresumsatz DMS-Leistungen > 10 Mio. EUR = 100% Jahresumsatz DMS-Leistungen > 7 Mio. EUR = 75% Jahresumsatz DMS-Leistungen > 5 Mio. EUR = 50% Jahresumsatz DMS-Leistungen > 2 Mio EUR = 25% Sonst = 0%" Maximale Punktzahl liegt bei 200 Punkten.
200 %
Referenzen Zur Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit gemäß § 46 VgV hat der Bewerber mindestens drei geeignete Referenzen der letzten 5 Jahre vorzulegen, die seine Erfahrung mit der Erbringung professioneller Scan-Dienstleistungen vergleichbarer Art und Komplexität belegen. Bewerber, die diese Mindestanforderung bzw. dieses Eignungskriterium (3 Referenznennungen) nicht erfüllen, werden vom Verfahren ausgeschlossen Max. 100 Punkte pro Referenz: Hinweis: Für jede Referenz sind der Name und die vollständige Anschrift des Referenzauftraggebers (Organisation) anzugeben. Die Angabe eines Ansprechpartners ist freiwillig. Aus der Nichtangabe entstehen dem Bieter keine Nachteile. Wichtiger Hinweis: Werden der Name und die vollständige Anschrift des Referenzauftraggebers (Organisation) nicht angegeben, kann die Referenz mangels Nachprüfbarkeit der Angaben nicht berücksichtigt werden. Die Referenz bleibt in diesem Fall insgesamt unbewertet. Max. 600 Punkte pro Referenz: Da es deutliche Unterschiede zwischen Bauakten eines öffentlichen und privaten Auftraggebers in den Rechtsgrundlagen, den Dokumentationspflichten, der Aufbewahrung, der Transparenz und der Prüfanforderungen gibt, erfolgt die Wertung gemäß folgendem Schema: öffentlicher Auftraggeber (Leistungen für öffentliche Auftraggeber): 100% privates Unternehmen (Leistungen für private Auftraggeber): 25% Max. 200 Punkte pro Referenz: Es wird bewertet, ob das Referenzprojekt zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch betrieben wird oder bereits abgeschlossen wurde. Die Aktualität der Referenz (in den letzten 5 Jahren) ist relevant, da der Auftragnehmer nachweisen muss, dass er die für den Auftrag maßgeblichen technischen Standards und Prozesse in jüngerer Zeit erfolgreich umgesetzt hat. Max. 600 Punkte pro Referenz: Welche Aufgaben übernimmt der Bewerber als Vertragspartner bei der Referenz: Unterlagen vor dem Scann vor- bzw. aufbereiten (z.B Entnehmen aus Ordnern/Hängeregistern etc., entklammern, glätten und weitere Vorbereitungsmaßnahmen): +10% Digitalisieren von Bauakten (Bestands-/Altakten): +50% Digitalisieren sonstiger Bestands-/Altakten bzw. Unterlagen: +10% Logistik-/Transportaufgaben: +10% Zwischenlagerung gescannter Unterlagen: +10% Vernichtung von gescannten Papierunterlagen: +5% weitere: +5% Max. 600 Punkte pro Referenz: Die Referenz nutzt das elektronisches Nachverfolgungssystem des Bewerbers (häufig auch Tracking-System genannt). Begriffsdefinition: Ein Trackingsystem des Dienstleisters ist ein technisches oder organisatorisches System, mit dem der Dienstleister sämtliche im Rahmen des Auftrags erbrachten Leistungen, Vorgänge, Bearbeitungsstände, Reaktions- und Bearbeitungszeiten sowie sonstige für die Vertragserfüllung relevante Aktivitäten fortlaufend, nachvollziehbar und prüffähig dokumentiert. Max. 600 Punkte pro Referenz: Bei der angegebenen Referenz erfolgt der Erfassungsprozess TR-RESISCAN-konform (mindestens Sicherheitsstufe "Normal"). Ja, der Erfassungsprozess erfogt TR-RESISCAN-konform (mindestens Sicherheitsstufe "Normal"): 100% Nein, kein TR-RESISCAN konformer Erfassungsprozess: 0% Max. 400 Punkte pro Referenz: "Umfang (tägliches Scanvolumen): >= 10.000 Seiten am Tag = 100% >= 7.000 Seiten am Tag = 75% >= 5.000 Seiten am Tag = 50 % >= 2.000 Seiten am Tag = 25% < 2.000 Seiten am Tag = 0%"
9300 %
Anzahl Mitarbeitende des Bewerbers ausschließlich auf Scan-/Digitalisierungsdienstleistungen, Aktenein/-zwischenlagerungen, Logistikleistungen in diesem Zusammenhang, Beratungsdienstleistungen, also eindeutig auf Scan-Dienstleistungsprojekten mit allen begleitenden Dienstleistungen hierzu, bezogen werden können. >150 MA = 100% >100 MA = 75% >50 MA = 50% >= 20 MA =25% < 20 MA = 0% Maximale Punktzahl liegt bei 200 Punkten.
200 %
Branchen-/Projekt- und Umsetzungserfahrung des Bewerbers in Jahren. Bewerber mit Projekterfahrung > 7 Jahre = 100% Bewerber mit Projekterfahrung > 5 Jahre = 75% Bewerber mit Projekterfahrung > 3 Jahre = 50% Bewerber mit Projekterfahrung >= 1 Jahr =25% Bewerber mit Projekterfahrung < 1 Jahr = 0% Maximale Punktzahl liegt bei 100 Punkten.
100 %

Vergabeunterlagen

24 Dateien laut Portal · Stand 09.09.2026
Agenda_Verhandlungsrunde.pdfSonstiges141 KB
Anforderungskatalog.pdfSonstiges342 KB
Anlage 1_Grundrisse RH Bensberg Bauaktenarchiv.pdfSonstiges543 KB
Besondere Vertragsbedingungen VgV 210728.pdfVertragsbedingungen247 KB
Bewerbungs- und Vergabebedingungen VgV 210728.pdfSonstiges178 KB
Bewertung_Lösungskonzept.pdfSonstiges111 KB
Bewertung_Testaktenverarbeitung.pdfSonstiges104 KB
Bewertung_Verhandlungsrunde.pdfSonstiges94 KB
BVB TVgG VgV 210728.pdfSonstiges120 KB
Eigenerklaerung Ausschlussgruende VgV 210728.pdfFormular71 KB
Eigenerklaerung NRW Sanktionen EU.pdfFormular77 KB
Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung.pdfFormular118 KB
Leistungsbeschreibung.pdfLVLeistungsverzeichnis499 KB
Liste Nachunternehmer VgV 210728.pdfSonstiges221 KB
Preisabfrage.pdfSonstiges303 KB
Teilnahmewettbewerb.xlsxSonstiges115 KB
Verfahrensbrief.pdfSonstiges347 KB
Zusätzliche Vertragsbedingungen VgV 250107.pdfVertragsbedingungen203 KB
531_Bewerber_Bietergemeinschaftserklaerung.pdfFormular81 KB
534a_Eignungsleihe.pdfSonstiges82 KB
534b_Eignungsleihe Haftung.pdfSonstiges534 B
260708 - AL63 - Aufforderung Teilnahmeantrag VgV 230113.pdfAnschreiben405 KB
260708 - AL63 - Eigenerklaerung Liefer- und Dienstleistungen VgV 240131.pdfFormular207 KB
260708 - AL63 - Teilnahmeantrag VgV 230113.pdfAnschreiben228 KB

Anforderungen

Der öffentliche Auftraggeber kann unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme an einem Vergabeverfahren ausschließen, wenn das Unternehmen eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt hat und dies zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat. Fehlende Unterlagen werden nach Ablauf der Teilnahme- und Angebotsfrist nachgefordert.

Änderungen und Bieterfragen

0 Einträge

Keine Änderungen zur Bekanntmachung bekannt.

Vergleichbare Verfahren5vergeben oder Frist abgelaufen
Mit erfasstem Zuschlag2 verschiedene Auftragnehmer
ZuschlagssummeMedian
Zuschlag zu SchätzwertMedian, 1 Vergaben

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Wer schreibt solche Vergaben aus?

Regionen: Nordrhein-Westfalen (3) · Hamburg (1) · Berlin (1)

Laufende Rahmenverträge

bundesweit

Keine laufenden Rahmenverträge mit gemeinsamem CPV-Code bekannt.

Stadt Bergisch Gladbach- Bauaufsicht

Aktiv seit 2026 · 1 Verfahren
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Verfahren pro Jahr1Ø seit 2026
Ø Auftragswertgeschätzt, laut Bekanntmachung
VergebenVerfahren mit Zuschlag
RahmenverträgeAnteil an Verfahren
Verfahren je Woche · 1 seit 2026Spitze KW 37 · 2026 · 1

Bisherige Auftragnehmer

Zuschläge dieses Auftraggebers, alle Leistungsbereiche
Noch keine Zuschlagsmeldungen dieses Auftraggebers bekannt.

Laufende Rahmenverträge

nach voraussichtlichem Vertragsende

Keine laufenden Rahmenverträge dieses Auftraggebers bekannt.

Letzte Verfahren

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09.09.2026Digitalisierung und Verarbeitung des Bauaktenarchivs der BauaufsichtOffen - -

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