Umzug von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn

Status
Offen
Angebotsfrist
06.10.2026, 10:00 (Europe/Berlin)
Geschätzter Auftragswert
900.000 EUR
Lose
1
Auftraggeber
Bundesstadt Bonn - Referat Vergabedienste
Erfüllungsregion
Nordrhein-Westfalen, Deutschland
Verfahren
Nicht offenes Verfahren
Auftragsart
Dienstleistung
Veröffentlicht
25.08.2026
Bekanntmachungsnummer
609276-2026
Verfahrensnummer
8f387288-3601-438c-a4da-09c77eef2156
CPV-Codes
79995100 · Archivierung; 98392000 · Umzugsdienste

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Kurzbeschreibung

Die Bundesstadt Bonn vergibt einen Dienstleistungsauftrag für die Konzeptionierung, Planung und Durchführung des Umzugs aller Bestände des Stadtarchivs und der Stadthistorischen Bibliothek an einen neuen Standort innerhalb Bonns. Der Umfang umfasst etwa 21,5 Regalkilometer Bestände (17 km Archiv, 4,5 km Bibliothek), die nach dem Prinzip "Regalboden zu Regalboden" umzuziehen sind. Der Auftrag läuft in zwei Phasen von Ende April bis Ende Oktober 2027 und wird im zweistufigen Verfahren mit Teilnahmewettbewerb und anschließender Angebotsphase vergeben; das geschätzte Auftragsvolumen beträgt etwa 900.000 Euro.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

1. Gegenstand der Leistung Die Stadt Bonn beabsichtigt, alle Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn an einen neuen Standort umzuziehen. Der Umzug erfolgt innerhalb des Stadtgebietes der Stadt Bonn. Gegenstand des Auftrags ist die Konzeptionierung, Planung und Durchführung des Archiv- und Bibliotheksgutsumzugs. Der Auftragnehmer erbringt alle erforderlichen Leistungen zur Durchführung des Ausräumens, Verpackens der Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek sowie für den Transport und die Einbringung des Archiv- und Bibliotheksguts in das neue Gebäude. Der Umzug erfolgt zwingend nach dem Prinzip "Regalboden zu Regalboden", um die logische Ordnung der Archiv- und Bibliotheksbestände lückenlos beizubehalten. Hinweis: Die Demontage, der Transport oder der Ab- und Aufbau von Regaltechnik und Mobiliar sind ausdrücklich nicht Bestandteil dieser Ausschreibung; diese verbleiben am alten Standort. 2. Voraussichtlicher Leistungszeitraum Der Gesamtauftrag gliedert sich in zwei aufeinanderfolgende Phasen und soll im Zeitraum von voraussichtlich Ende April (geplant ist der 26.04.2027) bis Ende Oktober 2027 (geplant ist der 29.10.2027) durchgeführt werden: Phase 1 (Konzeptphase): Erstellung des detaillierten Umzugskonzepts nach Zuschlagserteilung, voraussichtlich von Ende April 2027 (geplant ist der 26.04.2027) bis Mitte Mai 2027 (geplant ist der 18.05.2027) . Phase 2 (Physischer Umzug): Durchführung des eigentlichen Archiv- und Bibliotheksumzugs im Anschluss an die Konzeptphase, voraussichtlich von Mitte Juni 2027 (geplant ist der 14.06.2027) bis Ende Oktober 2027 (geplant ist der 29.10.2027). 3. Umfang der Bestände Insgesamt werden etwa 21,5 Regalkilometer Bestand umgezogen, davon etwa 17 Regalkilometer Archivbestände und etwa 4,5 Regalkilometer Bibliotheksbestände. Die Archivbestände sind zu etwa 80 Prozent in Archivkartons verpackt, weniger als 20 Prozent sind unverpackte Aktenordner. Die Bibliotheksbestände sind zu etwa 10 Prozent in Archivkartons verpackt. . 4. Verfahrensbeschreibung Die Leistung wird im Rahmen eines europaweiten Vergabeverfahrens als nicht-offenes Verfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb (§ 14 Abs. 2 i. V. m. § 16 VgV) durchgeführt. Das Verfahren ist zweistufig gegliedert: Stufe 1 (Teilnahmewettbewerb): In dieser aktuellen Phase wird ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Die Vergabestelle prüft anhand der eingereichten Unterlagen die Eignung der Bewerber. Stufe 2 (Angebotsphase): Im anschließenden nicht-offenen Verfahren werden die geeigneten Unternehmen zur Angebotsabgabe inkl. Einreichung eines Vorkonzeptes aufgefordert. Die Wirtschaftlichkeitswertung erfolgt anhand der Zuschlagskriterien "Vorkonzeptqualität" (Gewichtung: 70 %) und "Preis" (Gewichtung: 30 %). Die Vorkonzeptqualität wird anhand einer 6-stufigen Notenskala (0 bis 5 Punkte) bewertet. Die Preisbewertung erfolgt über eine lineare Interpolation (Mindestwertmethode), bei der das niedrigste wertbare Angebot 5 Punkte und Angebote ab dem 2,0-fachen des niedrigsten Preises 0 Punkte erhalten. Unbedingte Preisnachlässe werden berücksichtigt, Skonti nicht. Bei Punktgleichheit entscheidet die höhere Punktzahl im Kriterium Vorkonzept. Wichtiger Hinweis zur Transparenz: Die detaillierte Wertungsmatrix, die mathematische Preisberechnungsformel (inkl. der Kappungsgrenze zur Vermeidung negativer Punktwerte) sowie die Regelungen zu Nachlässen und Punktgleichheit sind vollständig und ausführlich im beigefügten Dokument "Bewertungsschema Stufe 2, Angebotsphase.pdf" (siehe Vergabeunterlagen dieser Stufe 1) dargestellt. Die Erstellung des in der zweiten Stufe des Verfahrens (Angebotsphase) geforderten Vorkonzeptes (das später, im Fall eines erfolgten Zuschlags, in der Leistungsphase 1 in Abstimmung mit dem Auftraggeber-Umzugsleitung finalisiert wird) setzt zwingend eine vorherige Besichtigung der örtlichen Gegebenheiten an den betroffenen Standorten voraus. Eine entsprechende Objektbesichtigung wird für die in Stufe 2 ausgewählten und zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bieter verpflichtend vorgeschrieben. Die genauen Termine, organisatorischen Rahmenbedingungen und Sicherheitsvorgaben für die Besichtigung werden mit den Angebotsunterlagen in Stufe 2 bekannt gegeben. Bei der Festlegung der dortigen Angebotsfrist wird die Vergabestelle die Pflicht zur vorherigen Objektbesichtigung im Sinne des § 20 Abs.2 VgV angemessen berücksichtigen, sodass allen Bietern auch nach den Besichtigungsterminen ausreichend Zeit zur Erstellung des Vorkonzeptes und zur Angebotskalkulation verbleibt. Zur aktuellen Stufe 1 (Öffentlicher Teilnahmewettbewerb): Für die Teilnahme am Vergabeverfahren und den Nachweis Ihrer Eignung sind die in den Vergabeunterlagen geforderten Erklärungen und Nachweise vollständig einzureichen. Bitte nutzen Sie hierfür die in der Vergabeplattform bereitgestellten Formblätter, soweit zugeordnet. Die Prüfung und Wertung Ihrer Eignung erfolgt ausschließlich anhand dieser festgelegten Kriterien und einzureichenden Unterlagen. Eine detaillierte Leistungsbeschreibung sowie die vollständigen Auftragsunterlagen werden ausschließlich den qualifizierten Unternehmen im Rahmen der Stufe 2 (Angebotsphase) über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt.

Leistungen nach Losen (1)

  • LOT-0001 · Bundesstadt Bonn, Umzug aller Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn

    Phasen und Bestandteile der Leistung: Die Gesamtleistung gliedert sich in eine vorgelagerte Konzept- und Planungsphase sowie die anschließende physische Umzugsphase. Phase 1: Konzeptleistung (vorgeschaltet) Der Auftragnehmer hat vor Beginn der Umzugslogistik ein detailliertes Umzugs-, Logistik- und Qualitätskonzept zu erstellen. Dieses muss unter anderem und insbesondere die Kapazitätenplanung, die Taktung der Bestände, die Logistik für die sensiblen Fotomaterialien und fragilen Dokumente sowie die Systematik der Einlagerung in die neuen Rollregalanlagen abbilden. Das Konzept ist eng mit der Auftraggeber-Umzugsleitung abzustimmen. Phase 2: Umzugsdurchführung Örtliche Rahmenbedingungen: Der Umzug erfolgt vom zentralen Standort in Bonn-Zentrum, an dem etwa 17,5 Regalkilometer des Gesamtbestands gelagert sind, und vom ebenfalls im Bonner Stadtgebiet gelegenen Außenlager, in dem etwa 4 Regalkilometer des Gesamtbestands gelagert sind, an den neuen Standort in Bonn-Zentrum. An allen Standorten sind Lastenaufzüge vorhanden und Ladezonen gegeben. Logistische Mindestanforderungen: 1. Rollcontainersysteme: Aufgrund der örtlichen Gegebenheiten (Regalreihenabstände) dürfen die einzusetzenden Rollcontainer eine maximale Breite von 75 cm (Ladeseiten) nicht überschreiten. Die Rollsysteme müssen so konzipiert sein, dass sie von den schmalen Seiten (vorne/hinten) im Regalgang von zwei Fachpackern bestückt werden können. Die einzusetzenden Sicherheitscontainer müssen grundsätzlich folgende Mindestkriterien erfüllen: Ladevermögen: etwa 6 Regalmeter pro Container Ausstattung: Höhenverstellbare Fächer (Fachhöhe mindestens 35 cm) Sicherung: Schutz der Archivalien z.B. durch einen Planen-Verschluss oder ein vergleichbares Sicherungssystem 2. Lkw: Aufgrund einer begrenzten Durchfahrtshöhe von 3,50 Metern an der Beladestelle dürfen die eingesetzten Lkw diese Höhe nicht überschreiten. Mengenstruktur und logistische Aufteilung: Wie in der kurzen Beschreibung erwähnt, umfasst der Gesamtbestand etwa 21,5 Regalkilometer, davon etwa 17 Regalkilometer Archivbestände und etwa 4,5 Regalkilometer Bibliotheksbestände. Die Archivbestände sind zu etwa 80 Prozent in Archivkartons verpackt, weniger als 20 Prozent sind unverpackte Aktenordner. Die Bibliotheksbestände sind zu etwa 10 Prozent in Archivkartons verpackt. Regalanlagensystematik: Der Gesamtbestand lagert am alten Standort zu etwa 60% in Rollregalanlagen und zu etwa 40% in Standregalen. Am neuen Standort erfolgt die Einlagerung annähernd vollständig in Rollregalanlagen. Sonderformate: Zum Gesamtbestand gehören etwa 100 lfm Archivkartons/Mappen in Sonderformaten, etwa 200 Köcherboxen und etwa 150 Planrollen sowie etwa 250 lfm. großformatige Archivalien in Kartenschränken (die Kartenschränke selbst verbleiben zwingend am alten Standort, am neuen Standort sind neue Kartenschränke gegeben). Sensible Bestände: Ein Teilbestand von etwa 1,6 Regalkilometern umfasst hochsensible Fotomaterialien und historische Bildträger. Zudem sind etwa 100 Meter historische, fragile, papiergebundene Dokumente (Bücher, Urkunden) zu transportieren. Für diese Bestände sind erweiterte Schutzmaßnahmen und materialschonende Transportbedingungen zwingend erforderlich. Weiteres: Der Auftragnehmer übernimmt alle im Transport von Archiv- und Bibliotheksgütern üblichen und erforderlichen vor- und nachbereitenden sowie begleitenden Maßnahmen und sonstigen Nebenleistungen. Bereitstellung von Arbeitsmitteln: Der Auftragnehmer hat alle für den materialschonenden und sicheren Transport erforderlichen Verpackungs- und Transportmaterialien (z. B. Archiv-Umzugskisten für Großformate, Spezialemballagen für sensible Bildträger, Klimaboxen, Urkundenwannen) sowie alle notwendigen Werkzeuge, Maschinen und Hilfsmittel (z. B. Hebezeuge und geeignete LKW) in ausreichender Menge auf eigene Kosten bereitzustellen. Sicherheits- und Personalanforderungen: Da hochsensible und archivrechtlich geschützte Bestände transportiert werden, ist der Straßentransport ausschließlich in geschlossenen, diebstahlsicheren Fahrzeugen durchzuführen. Das eingesetzte Personal muss auf das Datengeheimnis verpflichtet sein.

Anforderungen an deinen Betrieb

§§ 31 bis 35 UVgO §§ 123 und 124 GWB § 123 GWB § 124 GWB § 122 GWB Keine

Vergabeunterlagen

24 Dateien laut Portal · Stand 08.09.2026
Bewertungsschema Stufe 2, Angebotsphase.pdfSonstiges189 KB
BN - Datenschutzinformation.pdfSonstiges22 KB
BN - Zweitbieterklausel.pdfSonstiges32 KB
CSX 59 - Eigenerklaerung Informationen zum Bieter.docxFormular37 KB
Eigenerklärung zum Transportmanagement für Kulturgut (in Anlehnung an DIN EN 16648 oder gleichwertig).docxFormular19 KB
Eigenerklärung zum Verpackungsmanagement für Kulturgut (in Anlehnung an DIN EN 15946 oder gleichwertig).docxFormular19 KB
Eigenerklärung über den Gesamtumsatz.docxFormular18 KB
Eigenerklärung über die Kommunikations- und Lesekompetenz des Personals.docxFormular19 KB
Eignungskriterium Unternehmensreferenzen_Beschreibung und Bewertungsmethode.pdfSonstiges89 KB
Nachweis von Unternehmensreferenzen.docxSonstiges19 KB
312_322 EU 02-2024 - Hinweise Einreichung Teilnahmeantraege_Angebote.pdfAnschreiben69 KB
314 EU 02-2024 - Teilnahmeantrag.rtfAnschreiben46 KB
315 EU 02-2024 - Zusammenstellung Teilnahmeunterlagen.pdfAnschreiben11 KB
321 EU 02-2024 - Anfrage zur Angebotsabgabe.pdfSonstiges11 KB
511 EU 02-2024 - Bewerbungs- und Vergabebedingungen des Landes NRW.pdfSonstiges117 KB
512 EU 04-2016 - Vertragsbedingungen des Landes NRW.pdfVertragsbedingungen150 KB
513 EU 10-2018 - Besondere Vertragsbedingungen TVgG NRW.pdfVertragsbedingungen20 KB
521 EU 01-2023 - Eigenerklaerung Ausschlussgruende.docxFormular28 KB
523 EU 02-2024 - Eigenerklaerung Sanktionspaket 5 EU.docxFormular31 KB
531 EU 10-2023 - Bewerber-_Bietergemeinschaftserklaerung.docxFormular24 KB
533a 02-2024 - Information Unterauftraege_Angebotsabgabe.docxSonstiges23 KB
533b EU 02-2024 - Nachweis Unterauftragnehmer.docxSonstiges533 B
534a EU 02-2024 - Erklaerung Eignungsleihe.docxFormular23 KB
534b EU 02-2024 - Erklaerung Eignungsleihe Haftung.docxFormular534 B

Anforderungen

§§ 31 bis 35 UVgO §§ 123 und 124 GWB § 123 GWB § 124 GWB § 122 GWB Keine

Änderungen und Bieterfragen

1 Eintrag
  1. 03.09.2026Berichtigung 1Punkt 5.1.9 Eignungskriterien der Bekanntmachung - Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen. Dieser Punkt wurde um Punktematrix zur Bewerberreduzierung (§ 51 VgV) vervollständigt.
Vergleichbare Verfahren3vergeben oder Frist abgelaufen
Mit erfasstem Zuschlag1 verschiedene Auftragnehmer
ZuschlagssummeMedian
Zuschlag zu Schätzwertzu wenig Vergleichswerte

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Wer gewinnt solche Vergaben?

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Wer schreibt solche Vergaben aus?

Regionen: Hessen (1) · Berlin (1) · Rheinland-Pfalz (1)

Laufende Rahmenverträge

bundesweit

Bundesstadt Bonn - Referat Vergabedienste

Aktiv seit 2025 · 13 Verfahren
Profil öffnen
Verfahren pro Jahr13Ø seit 2025
Ø Auftragswertgeschätzt, laut Bekanntmachung
VergebenVerfahren mit Zuschlag
RahmenverträgeAnteil an Verfahren
Verfahren je Woche · 13 seit 2025Spitze KW 27 · 2026 · 2

Bisherige Auftragnehmer

Zuschläge dieses Auftraggebers, alle Leistungsbereiche
BBBMP Baumanagement GmbH129.05.2026 -
NTN. Toussaint & Co. GmbH119.11.2025 -

Laufende Rahmenverträge

nach voraussichtlichem Vertragsende

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