Steuerberatung und Entgeltabrechnung für Auslandsentsendungen und Ortskräfte

Status
Offen
Angebotsfrist
08.10.2026, 23:59 (Europe/Berlin)
Geschätzter Auftragswert
Nicht angegeben
Lose
1
Auftraggeber
Hessischer Rundfunk, Anstalt des Öffentlichen Rechts, Vergabestelle
Erfüllungsregion
Hessen, Deutschland
Verfahren
Offenes Verfahren
Auftragsart
Dienstleistung
Veröffentlicht
09.09.2026
Bekanntmachungsnummer
620730-2026
Verfahrensnummer
aef647bb-d08d-492c-84ef-07f644f1c844
CPV-Codes
79000000 · Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit; 79200000 · Dienstleistungen im Bereich Rechnungslegung und -prüfung sowie Steuerwesen

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Kurzbeschreibung

Der Hessische Rundfunk beauftragt die Vorbereitung und Durchführung der Entgeltabrechnung sowie die sozialversicherungs- und steuerrechtliche Betreuung für Auslandsentsendungen und Ortskräfte in den USA, Spanien, Marokko und Deutschland. Das Auftragsvolumen umfasst derzeit sechs Auslandsentsendungen und soll 2027 um eine Ortskraft erweitert werden; während der Vertragslaufzeit kann es sich verändern. Die Vertragslaufzeit beginnt am 1. Januar 2027 und beträgt zunächst zwei Jahre mit der Option auf zweimalige Verlängerung. Die Angebotsfrist endet am 8. Oktober 2026.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

Vorbereitung und Durchführung der Entgeltabrechnung sowie sozialversicherungs- und steuerrechtliche Betreuung im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Auslandsentsendungen und Ortskräften in den USA, Spanien und Marokko

Leistungen nach Losen (1)

  • LOT-0000 · Steuerberatungs- und Abrechnungsleistungen für Auslandsentsendungen und Ortskräfte des Hessischen Rundfunks

    Das Auftragsvolumen umfasst aktuell 6 Auslandsentsendungen. Im Jahr 2027 wird es sich um 1 Ortskraft erweitern und kann sich während der Vertragslaufzeit verändern. Die Leistungen sind für die Länder USA, Spanien und Marokko und Deutschland für die für das jeweilige Land angegebene Zielgruppe (Auslandsentsendungen und Ortskräfte) zu erbringen. Die Vertragslaufzeit beginnt ab dem 01.01.2027, Grundlaufzeit 2 Jahre mit der Option der zweimaligen Verlängerung. Er verlängert sich jeweils um 1 Jahr, sofern der Vertrag nicht vom Auftraggeber mit einer Frist von sechs Monaten zum Vertragsende gekündigt wird. Der Vertrag endet somit spätestens am 31.12.2030, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf. 1. Steuerung und Koordination der Leistungserbringung der Provider und ggf. der beauftragten Kooperationspartner im Ausland bzw. Entsendungsland inklusive Sicherstellung der festgelegten Qualitäts- und Servicestandards 2. Beratungsgespräch mit dem zu entsendenden Mitarbeitenden oder der ausgewählten Ortskraft, Sachverhaltsklärung zur persönlichen Einkommenssituation, Sozialversicherung, Steuern, Grundgehalt, Kinder 3. Abstimmung Finanzamt: Beantragung der erforderlichen ausländischen Steuernummern sowie weiterer Genehmigungen/Anträge/Meldungen bei den zuständigen Stellen im In- und Ausland (insbesondere Freistellungserklärung gemäß DBA/Kassenstaatsprinzip), Nachverfolgung der Vorgänge und Klärung offener Fragen 4. Abstimmung Sozialversicherungsträger: Beantragung der erforderlichen ausländischen Sozialversicherungsnummer sowie weiterer Genehmigungen/Anträge und Bescheinigungen über die Anwendung deutscher Rechtsvorschriften der sozialen Sicherheit (Certificates of Coverage/A1 Bescheinigung) und ggf. Antragstellung zur Umstellung der Krankenversicherung in eine Anwartschaftsversicherung bei den zuständigen Stellen im In- und Ausland, Nachverfolgung der Vorgänge und Klärung offener Fragen 5. Ermittlung des monatlichen Steuerbetrages im Ausland bzw. Entsendungsland unter Beachtung des Kassenstaatsprinzips, Abführen der Steuerzahlungen inklusive aller Nachweispflichten 6. Ermittlung des monatlichen Sozialversicherungs-Beitrages im Ausland bzw. Entsendungsland, Abführen der Sozialversicherungsbeiträge inklusive aller Nachweispflichten. 7. Payroll einrichten: Aufnahme neuer Mitarbeitender 8. Payroll abschließen: Abschluss ausscheidender Mitarbeitender 9. Abrechnung und Ermittlung des monatlichen Auszahlungsbetrages entsprechend der länderspezifischen Regelungen, Erstellen und Versenden der Vergütungsmitteilungen an die Ortskraft 10. Erstellen der Steuererklärung im Entsendungsjahr im Entsendungsland und in Deutschland für die Entsendungstätigkeit. Weiterleitung der Steuererklärung an die zuständige Stelle, Nachverfolgung der Vorgänge inklusive der Überprüfung des Bescheides sowie ggf. Einleiten von Widersprüchen 11. Erstellen der Steuererklärung im Jahr der Rückkehr im Entsendungsland und für die Entsendungstätigkeit inklusive Deregistrierung. Weiterleiten der Steuererklärung an die zuständige Stelle, Nachverfolgung der Vorgänge inklusive der Überprüfung des Bescheides sowie ggf. Einleiten von Widersprüchen 12. Erstellen der Steuererklärung in allen Entsendungsjahren im Entsendungsland für die Entsendungstätigkeit in den USA. Weiterleiten der Steuererklärung an die zuständige Stelle, Nachverfolgung der Vorgänge inklusive der Überprüfung des Bescheides sowie ggf. Einleiten von Widersprüchen 13. Verarbeitung der Reisedaten, auch wenn diese nicht unmittelbar über die Gehaltsabrechnung abgewickelt werden. Der Auftragnehmer nimmt die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Bewertung der nach der jeweils geltenden hr-Reiseordnung auszuzahlenden Reisekosten in Deutschland an die Auslandsentsandten vor (Spanien, Marokko und USA). System Hessischer Rundfunk: Reiseportal Cytric Reisen (Hotel/Bahn/Flug) können über das Reiseportal Cytric, sowohl über die Online-Plattform der ARD als auch über die Cytric Mobile App gebucht und inklusive Verpflegungsmehraufwendungen abgerechnet werden. Die App "Cytric Mobil" ermöglicht es Reisenden zudem, bequem von unterwegs Reisemittel zu buchen, abzurechnen und zu stornieren. Die App wird von den Nutzenden für Android- und IOS-Geräte aus dem Google-PlayShop oder aus dem Apple-App-Store heruntergeladen und auf mobilen Geräten installiert. 14. Monatliche Übermittlung vergütungsrelevanter Daten, Lohnkonten, Vergütungsnachweise und Kontenabgleiche in standardisierter, datenschutzrechtlich gesicherter Form mit elektronischer Auswertungsmöglichkeit 15. Erstellung der notwendigen Meldungen und Formulare für die Berufsgenossenschaft/Haftpflicht und evtl. anderer ausländischer Behörden und Zulieferung an den Auftraggeber 16. Antragstellung auf Versicherungspflicht in der Rentenversicherung bei Bedarf 17. Abstimmung mit einem ortsansässigen Provider im Entsendeland zum Datenzugriff sowie steuer- und sozialrechtlichen Fragen und Meldungen 18. Anstaltsspezifische Beratung und Klärung von speziellen Fragen, die nicht in der Leistungsbeschreibung abgedeckt sind. Es erfolgt eine vorherige Abklärung des normalen oder erhöhten Schwierigkeitsgrades/Aufwandes. Die Abrechnung erfolgt je angefangene Viertelstunde.

    Frist: 08.10.2026, 02:00 (Europe/Berlin)

Anforderungen an deinen Betrieb

Mit dem Angebot sind ferner einzureichen: Beifügung von Fachkräfteprofilen gem. 3B Anlage 11_ Eigenerklärung zur Eignung Durch die Abgabe des Angebots bestätigt der Bieter die in den Vergabeunterlangen enthaltenen Eigenerklärungen.

Wie wird das Angebot bewertet?

LOT-0000 · Steuerberatungs- und Abrechnungsleistungen für Auslandsentsendungen und Ortskräfte des Hessischen Rundfunks

Sämtliche Positionen sind mit dem Preis anzugeben, den die jeweilige Position kostet. Mischkulationen sind unzulässig.
100 %

Vergabeunterlagen

13 Dateien laut Portal · Stand 09.09.2026
Angebotsschreiben.pdfAnschreiben765 KB
Aufforderung_Angebotsabgabe_EU.pdfAnschreiben101 KB
01_ Vertragsbedingungen.pdfVertragsbedingungen132 KB
02_Leistungsbeschreibung.pdfLVLeistungsverzeichnis204 KB
03_Preisblatt.xlsxSonstiges22 KB
04_AVV.docxSonstiges45 KB
05_Checkliste - Sicherheitsanforderungen bei Beauftragung und Nutzung von externen Anwendungen und Diensten1.0.xlsxSonstiges43 KB
06_Eigenerklärung zum EU-Sanktionspaket.pdfFormular259 KB
07_eBewerbungsbedingungen.pdfAnschreiben75 KB
08_Bewerbergemeinschaftserklärung.docxFormular20 KB
09_eEigenerklärung des Bieters.pdfFormular68 KB
10_Verzeichnis_Nachunternehmerleistungen.docxSonstiges22 KB
11_Eigenerklärung zur Eignung.docxFormular45 KB

Anforderungen

Mit dem Angebot sind ferner einzureichen: Beifügung von Fachkräfteprofilen gem. 3B Anlage 11_ Eigenerklärung zur Eignung Durch die Abgabe des Angebots bestätigt der Bieter die in den Vergabeunterlangen enthaltenen Eigenerklärungen.

Änderungen und Bieterfragen

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Hessischer Rundfunk, Anstalt des Öffentlichen Rechts, Vergabestelle

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