Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von Verwaltungs- und Bauakten

Status
Vergeben
Angebotsfrist
Nicht angegeben
Geschätzter Auftragswert
4.772.846,87 EUR
Lose
5
Auftraggeber
KDN - Dachverband kommunaler IT Dienstleister
Erfüllungsregion
Nordrhein-Westfalen, Deutschland
Verfahren
Offenes Verfahren
Auftragsart
Dienstleistung
Veröffentlicht
22.04.2026
Bekanntmachungsnummer
275191-2026
CPV-Codes
79999100 · Scanning

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Kurzbeschreibung

Der KDN - Dachverband kommunaler IT-Dienstleister vergibt eine Rahmenvereinbarung über Scan-Dienstleistungen zur Digitalisierung von Akten und Dokumenten für die öffentliche Verwaltung in Nordrhein-Westfalen. Die Vergabe erfolgt in 5 Losen: Verwaltungsakten I–III, Bauakten und kontaminierte Akten. Die Vertragslaufzeit beträgt 720 Tage (ca. 2 Jahre). Der Zuschlag erfolgt ausschließlich auf Basis des niedrigsten Preises.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

Rahmenvereinbarung zur Beschaffung von Dienstleistungen für die Digitalisierung von Akten und Dokumenten

Leistungen nach Losen (5)

  • LOT-0001 · Verwaltungsakten I4.772.846,87 EUR

    Die öffentliche Verwaltung in NRW hat sich für eine konsequente Umsetzung des E-Government-Gesetzes entschieden. Im Rahmen dessen sollen die Verwaltungen in den kommenden Jahren weiter digitalisiert und somit Arbeitsprozesse effizienter und transparenter gestaltet werden. Darüber hinaus verpflichtet das Onlinezugangsgesetz die Kommunen in NRW, ihre Verwaltungsleistungen über ihre Verwaltungsportale digital anzubieten, sodass Beschaffungsbedarf im Bereich der Scandienstleistungen zur Digitalisierung von Akten und Dokumenten besteht. Der KDN beabsichtigt die Vergabe einer Rahmenvereinbarung über Dienstleistungen für die Digitalisierung von Akten und Dokumenten mit einem Auftragnehmer zu schließen. Basierend auf dieser Rahmenvereinbarung wird jeder Abrufberechtigte eigenverantwortlich den entsprechenden Bedarf an Dienstleistungen abrufen und einen entsprechenden EVB-IT Dienstvertrag abschließen. Ansprechpartner für alle Fragen in Bezug auf diese Rahmenvereinbarung ist der KDN. Die zu digitalisierenden Akten und Dokumentenarten betreffen Verwaltungsakten einschl. Ausländeramt Akten, Bauakten und Baupläne sowie sog. historische oder kontaminierte Verwaltungsakten. Einzelheiten werden im Leistungsverzeichnis beschrieben. Die fachliche Basis der Digitalisierungsleistungen bildet die BSI Technische Richtlinie 03138 - Ersetzendes Scannen (Version 1.5 vom 21.11.2024) vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), zu finden unter: https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/TR03138/TR-03138_V1_5.pdf?__blob=publicationFile&v=15. Die gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind einzuhalten. Es können Einzelaufträge für alle Arbeitsabschnitte der der Digitalisierung von Akten und Dokumenten, die im Leistungsverzeichnis beschrieben werden, oder Teile davon einschließlich der Nebenleistungen für die Aufbereitung und Lagerung. Den Umfang bestimmt das abrufberechtigte Mitglied. Eine detaillierte Auflistung der zu beschaffenden Produktkategorien und Dienstleistungen ist in dem Preisblatt / Leistungsverzeichnis (Anlage 1.2) zu finden. Der Auftraggeber bildet zur Förderung des Mittelstands folgende Lose: Der Auftraggeber hat eine Aufteilung des Beschaffungsvorhabens in mehreren Losen erwogen und folgende Lose gebildet: Los 1: Verwaltungsakten I Los 2: Verwaltungsakten II Los 3 Verwaltungsakten III Los 4 Bauakten I Los 5 Bauakten II Los 6 Kontaminierte Akten

  • LOT-0002 · Verwaltungsakten II3.093.166,09 EUR

    Die öffentliche Verwaltung in NRW hat sich für eine konsequente Umsetzung des E-Government-Gesetzes entschieden. Im Rahmen dessen sollen die Verwaltungen in den kommenden Jahren weiter digitalisiert und somit Arbeitsprozesse effizienter und transparenter gestaltet werden. Darüber hinaus verpflichtet das Onlinezugangsgesetz die Kommunen in NRW, ihre Verwaltungsleistungen über ihre Verwaltungsportale digital anzubieten, sodass Beschaffungsbedarf im Bereich der Scandienstleistungen zur Digitalisierung von Akten und Dokumenten besteht. Der KDN beabsichtigt die Vergabe einer Rahmenvereinbarung über Dienstleistungen für die Digitalisierung von Akten und Dokumenten mit einem Auftragnehmer zu schließen. Basierend auf dieser Rahmenvereinbarung wird jeder Abrufberechtigte eigenverantwortlich den entsprechenden Bedarf an Dienstleistungen abrufen und einen entsprechenden EVB-IT Dienstvertrag abschließen. Ansprechpartner für alle Fragen in Bezug auf diese Rahmenvereinbarung ist der KDN. Die zu digitalisierenden Akten und Dokumentenarten betreffen Verwaltungsakten einschl. Ausländeramt Akten, Bauakten und Baupläne sowie sog. historische oder kontaminierte Verwaltungsakten. Einzelheiten werden im Leistungsverzeichnis beschrieben. Die fachliche Basis der Digitalisierungsleistungen bildet die BSI Technische Richtlinie 03138 - Ersetzendes Scannen (Version 1.5 vom 21.11.2024) vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), zu finden unter: https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/TR03138/TR-03138_V1_5.pdf?__blob=publicationFile&v=15. Die gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind einzuhalten. Es können Einzelaufträge für alle Arbeitsabschnitte der der Digitalisierung von Akten und Dokumenten, die im Leistungsverzeichnis beschrieben werden, oder Teile davon einschließlich der Nebenleistungen für die Aufbereitung und Lagerung. Den Umfang bestimmt das abrufberechtigte Mitglied. Eine detaillierte Auflistung der zu beschaffenden Produktkategorien und Dienstleistungen ist in dem Preisblatt / Leistungsverzeichnis (Anlage 1.2) zu finden. Der Auftraggeber bildet zur Förderung des Mittelstands folgende Lose: Der Auftraggeber hat eine Aufteilung des Beschaffungsvorhabens in mehreren Losen erwogen und folgende Lose gebildet: Los 1: Verwaltungsakten I Los 2: Verwaltungsakten II Los 3 Verwaltungsakten III Los 4 Bauakten I Los 5 Bauakten II Los 6 Kontaminierte Akten

  • LOT-0003 · Verwaltungsakten III2.552.661,06 EUR

    Die öffentliche Verwaltung in NRW hat sich für eine konsequente Umsetzung des E-Government-Gesetzes entschieden. Im Rahmen dessen sollen die Verwaltungen in den kommenden Jahren weiter digitalisiert und somit Arbeitsprozesse effizienter und transparenter gestaltet werden. Darüber hinaus verpflichtet das Onlinezugangsgesetz die Kommunen in NRW, ihre Verwaltungsleistungen über ihre Verwaltungsportale digital anzubieten, sodass Beschaffungsbedarf im Bereich der Scandienstleistungen zur Digitalisierung von Akten und Dokumenten besteht. Der KDN beabsichtigt die Vergabe einer Rahmenvereinbarung über Dienstleistungen für die Digitalisierung von Akten und Dokumenten mit einem Auftragnehmer zu schließen. Basierend auf dieser Rahmenvereinbarung wird jeder Abrufberechtigte eigenverantwortlich den entsprechenden Bedarf an Dienstleistungen abrufen und einen entsprechenden EVB-IT Dienstvertrag abschließen. Ansprechpartner für alle Fragen in Bezug auf diese Rahmenvereinbarung ist der KDN. Die zu digitalisierenden Akten und Dokumentenarten betreffen Verwaltungsakten einschl. Ausländeramt Akten, Bauakten und Baupläne sowie sog. historische oder kontaminierte Verwaltungsakten. Einzelheiten werden im Leistungsverzeichnis beschrieben. Die fachliche Basis der Digitalisierungsleistungen bildet die BSI Technische Richtlinie 03138 - Ersetzendes Scannen (Version 1.5 vom 21.11.2024) vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), zu finden unter: https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/TR03138/TR-03138_V1_5.pdf?__blob=publicationFile&v=15. Die gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind einzuhalten. Es können Einzelaufträge für alle Arbeitsabschnitte der der Digitalisierung von Akten und Dokumenten, die im Leistungsverzeichnis beschrieben werden, oder Teile davon einschließlich der Nebenleistungen für die Aufbereitung und Lagerung. Den Umfang bestimmt das abrufberechtigte Mitglied. Eine detaillierte Auflistung der zu beschaffenden Produktkategorien und Dienstleistungen ist in dem Preisblatt / Leistungsverzeichnis (Anlage 1.2) zu finden. Der Auftraggeber bildet zur Förderung des Mittelstands folgende Lose: Der Auftraggeber hat eine Aufteilung des Beschaffungsvorhabens in mehreren Losen erwogen und folgende Lose gebildet: Los 1: Verwaltungsakten I Los 2: Verwaltungsakten II Los 3 Verwaltungsakten III Los 4 Bauakten I Los 5 Bauakten II Los 6 Kontaminierte Akten

  • LOT-0004 · Bauakten12.547.477,93 EUR

    Die öffentliche Verwaltung in NRW hat sich für eine konsequente Umsetzung des E-Government-Gesetzes entschieden. Im Rahmen dessen sollen die Verwaltungen in den kommenden Jahren weiter digitalisiert und somit Arbeitsprozesse effizienter und transparenter gestaltet werden. Darüber hinaus verpflichtet das Onlinezugangsgesetz die Kommunen in NRW, ihre Verwaltungsleistungen über ihre Verwaltungsportale digital anzubieten, sodass Beschaffungsbedarf im Bereich der Scandienstleistungen zur Digitalisierung von Akten und Dokumenten besteht. Der KDN beabsichtigt die Vergabe einer Rahmenvereinbarung über Dienstleistungen für die Digitalisierung von Akten und Dokumenten mit einem Auftragnehmer zu schließen. Basierend auf dieser Rahmenvereinbarung wird jeder Abrufberechtigte eigenverantwortlich den entsprechenden Bedarf an Dienstleistungen abrufen und einen entsprechenden EVB-IT Dienstvertrag abschließen. Ansprechpartner für alle Fragen in Bezug auf diese Rahmenvereinbarung ist der KDN. Die zu digitalisierenden Akten und Dokumentenarten betreffen Verwaltungsakten einschl. Ausländeramt Akten, Bauakten und Baupläne sowie sog. historische oder kontaminierte Verwaltungsakten. Einzelheiten werden im Leistungsverzeichnis beschrieben. Die fachliche Basis der Digitalisierungsleistungen bildet die BSI Technische Richtlinie 03138 - Ersetzendes Scannen (Version 1.5 vom 21.11.2024) vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), zu finden unter: https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/TR03138/TR-03138_V1_5.pdf?__blob=publicationFile&v=15. Die gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind einzuhalten. Es können Einzelaufträge für alle Arbeitsabschnitte der der Digitalisierung von Akten und Dokumenten, die im Leistungsverzeichnis beschrieben werden, oder Teile davon einschließlich der Nebenleistungen für die Aufbereitung und Lagerung. Den Umfang bestimmt das abrufberechtigte Mitglied. Eine detaillierte Auflistung der zu beschaffenden Produktkategorien und Dienstleistungen ist in dem Preisblatt / Leistungsverzeichnis (Anlage 1.2) zu finden. Der Auftraggeber bildet zur Förderung des Mittelstands folgende Lose: Der Auftraggeber hat eine Aufteilung des Beschaffungsvorhabens in mehreren Losen erwogen und folgende Lose gebildet: Los 1: Verwaltungsakten I Los 2: Verwaltungsakten II Los 3 Verwaltungsakten III Los 4 Bauakten I Los 5 Bauakten II Los 6 Kontaminierte Akten

  • LOT-0005 · Kontaminierte Akten2.486.815,52 EUR

    Die öffentliche Verwaltung in NRW hat sich für eine konsequente Umsetzung des E-Government-Gesetzes entschieden. Im Rahmen dessen sollen die Verwaltungen in den kommenden Jahren weiter digitalisiert und somit Arbeitsprozesse effizienter und transparenter gestaltet werden. Darüber hinaus verpflichtet das Onlinezugangsgesetz die Kommunen in NRW, ihre Verwaltungsleistungen über ihre Verwaltungsportale digital anzubieten, sodass Beschaffungsbedarf im Bereich der Scandienstleistungen zur Digitalisierung von Akten und Dokumenten besteht. Der KDN beabsichtigt die Vergabe einer Rahmenvereinbarung über Dienstleistungen für die Digitalisierung von Akten und Dokumenten mit einem Auftragnehmer zu schließen. Basierend auf dieser Rahmenvereinbarung wird jeder Abrufberechtigte eigenverantwortlich den entsprechenden Bedarf an Dienstleistungen abrufen und einen entsprechenden EVB-IT Dienstvertrag abschließen. Ansprechpartner für alle Fragen in Bezug auf diese Rahmenvereinbarung ist der KDN. Die zu digitalisierenden Akten und Dokumentenarten betreffen Verwaltungsakten einschl. Ausländeramt Akten, Bauakten und Baupläne sowie sog. historische oder kontaminierte Verwaltungsakten. Einzelheiten werden im Leistungsverzeichnis beschrieben. Die fachliche Basis der Digitalisierungsleistungen bildet die BSI Technische Richtlinie 03138 - Ersetzendes Scannen (Version 1.5 vom 21.11.2024) vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), zu finden unter: https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/TR03138/TR-03138_V1_5.pdf?__blob=publicationFile&v=15. Die gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind einzuhalten. Es können Einzelaufträge für alle Arbeitsabschnitte der der Digitalisierung von Akten und Dokumenten, die im Leistungsverzeichnis beschrieben werden, oder Teile davon einschließlich der Nebenleistungen für die Aufbereitung und Lagerung. Den Umfang bestimmt das abrufberechtigte Mitglied. Eine detaillierte Auflistung der zu beschaffenden Produktkategorien und Dienstleistungen ist in dem Preisblatt / Leistungsverzeichnis (Anlage 1.2) zu finden. Der Auftraggeber bildet zur Förderung des Mittelstands folgende Lose: Der Auftraggeber hat eine Aufteilung des Beschaffungsvorhabens in mehreren Losen erwogen und folgende Lose gebildet: Los 1: Verwaltungsakten I Los 2: Verwaltungsakten II Los 3 Verwaltungsakten III Los 4 Bauakten I Los 5 Bauakten II Los 6 Kontaminierte Akten

Wie wird das Angebot bewertet?

Kriterien ohne Loszuordnung

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Vergabeunterlagen

Keine abgerufenen Dateien hinterlegt. Über das Ursprungsportal konnten keine weiteren Unterlagen abgerufen werden.

Änderungen und Bieterfragen

0 Einträge

Keine Änderungen zur Bekanntmachung bekannt.

Vergleichbare Verfahren24vergeben oder Frist abgelaufen
Mit erfasstem Zuschlag32 verschiedene Auftragnehmer
ZuschlagssummeMedian
Zuschlag zu SchätzwertMedian, 9 Vergaben

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Wer gewinnt solche Vergaben?

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DGDextraData GmbH (in Bewerbergemeinschaft mit DextraData GRC Technologies GmbH)Essen1004.08.202610 Mio. €steigend

Wer schreibt solche Vergaben aus?

Regionen: Nordrhein-Westfalen (9) · Berlin (3) · Rheinland-Pfalz (2) · Hessen (1) · Bayern (1) · Schleswig-Holstein (1)

Laufende Rahmenverträge

bundesweit

Keine laufenden Rahmenverträge mit gemeinsamem CPV-Code bekannt.

KDN - Dachverband kommunaler IT Dienstleister

Aktiv seit 2024 · 18 Verfahren
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Verfahren pro Jahr8Ø seit 2024
Ø Auftragswertgeschätzt, laut Bekanntmachung
VergebenVerfahren mit Zuschlag
RahmenverträgeAnteil an Verfahren
Verfahren je Woche · 18 seit 2024Spitze KW 14 · 2026 · 2

Bisherige Auftragnehmer

Zuschläge dieses Auftraggebers, alle Leistungsbereiche
BGBechtle GmbH - IT Systemhaus Dortmund/Meschede312.06.202650,7 Mio. €
CAComputacenter AG & Co. oHG221.07.2026147,5 Mio. €
SISPIE Information & Communication Services GmbH128.07.20261,2 Mio. €
NGNetCologne Gesellschaft für Telekommunikation mbH128.07.20261,2 Mio. €
1V1&1 Versatel GmbH128.07.20261,2 Mio. €
DTDeutsche Telekom Business Solutions GmbH NRW128.07.20261,2 Mio. €
GKGELSEN-NET Kommunikationsgesellschaft mbH128.07.20261,2 Mio. €
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Laufende Rahmenverträge

nach voraussichtlichem Vertragsende
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    -1 €
    06.02.2026noch 5 Monate06.02.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2026 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Lieferung von TFT-Flachbildmonitoren mit Zubehör und DienstleistungenBechtle GmbH - IT Systemhaus Dortmund/MeschedeKDN - Dachverband kommunaler IT DienstleisterKöln, Deutschland
    46,8 Mio. €
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    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2026 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
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    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Lieferung, Installation und Wartung von VideokonferenzsystemenDataVision Deutschland GmbHOstwestfalen-Lippe-ITLemgo, Deutschland
    18 Mio. €
    16.09.2024noch 24 Monate16.09.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Lieferung, Installation und Betrieb einer Formularserverlösungsaascom GmbHOstwestfalen-Lippe-ITLemgo, Deutschland
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    11.02.2025noch 29 Monate11.02.2029
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10.08.2026Lieferung von Apple-Zubehör sowie Ladekoffern und -wagenOffen - 52,7 Mio. €
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24.06.2026Veeam-Lizenzen sowie Support-, Wartungs- und MigrationsdienstleistungenOffen - -
11.05.2026Lieferung von Cisco-Komponenten für kommunale InformationstechnikVergebenCAComputacenter AG & Co. oHG129,5 Mio. €
22.04.2026Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von Verwaltungs- und BauaktenVergeben - 4,8 Mio. €
01.04.2026Konzeption, Umsetzung und Betrieb eines aktiven kommunalen Netzes in Nordrhein-WestfalenVergebenSISPIE Information & Communication Services GmbH1,2 Mio. €
01.04.2026Kommunale Netzverbindungen in Nordrhein-Westfalen inklusive Routing und BetriebVergeben1V1&1 Versatel GmbH +3 weitere1,2 Mio. €
18.03.2026Lieferung von TFT-Flachbildmonitoren mit Zubehör und DienstleistungenVergebenBGBechtle GmbH - IT Systemhaus Dortmund/Meschede46,8 Mio. €
13.01.2026Rahmenvereinbarung für IServ-Schulplattformlizenzen sowie Pflege und SupportOffen - -
08.01.2026Digitalisierung und Scannen von Verwaltungs-, Bau- und kontaminierten AktenOffen - 220,9 Mio. €
28.11.2025Mobile-Device-Management-Software für Bildungs- und öffentliche EinrichtungenVergebenBGBechtle GmbH - IT Systemhaus Dortmund/Meschede-1 €
12.11.2025Rahmenvereinbarung über Microsoft BMI Select Plus-Lizenzen und zugehörige DienstleistungenVergebenSDSoftwareONE Deutschland GmbH40,8 Mio. €
30.10.2025Citrix-Lizenzen, Wartung und zugehörige DienstleistungenVergebenBGBechtle GmbH - IT Systemhaus Dortmund/Meschede54,6 Mio. €
07.04.2025Notebooks und mobile WorkstationsVergebenCAComputacenter AG & Co. oHG +1 weitere165,5 Mio. €
27.11.2024Lieferung, Installation und Betrieb einer FormularserverlösungVergebenSGsaascom GmbH2 Mio. €
23.08.2024Lieferung, Installation und Wartung von VideokonferenzsystemenVergebenDDDataVision Deutschland GmbH18 Mio. €
25.06.2024Lieferung, Installation und Wartung von VideokonferenzsystemenOffen - 4,5 Mio. €

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