Digitalisierung von Archivgut einschließlich konservatorischer Vorarbeiten und Transport

Status
Offen
Angebotsfrist
25.09.2026, 11:30 (Europe/Berlin)
Geschätzter Auftragswert
3.781.512,6 EUR
Lose
2
Auftraggeber
Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI
Erfüllungsregion
Berlin, Deutschland
Verfahren
Offenes Verfahren
Auftragsart
Dienstleistung · Rahmenvereinbarung
Veröffentlicht
04.08.2026
Bekanntmachungsnummer
632435-2026
Verfahrensnummer
45a95d95-225d-4d9d-9c48-9b6363771f16
CPV-Codes
79995100 · Archivierung

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Kurzbeschreibung

Das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern vergibt für das Bundesarchiv eine Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von Archivgut im Projekt „Transformation der Wiedergutmachung II“. Der Auftrag umfasst konservatorische Vorarbeiten sowie erforderliche Transporte zwischen dem Bundesarchiv und dem Auftragnehmer und bezieht sich vor allem auf Archivgut aus den Jahren 1949 bis 2010 in der Region Berlin. Die Laufzeit beträgt drei Jahre, der geschätzte Gesamtwert liegt bei rund 3,78 Millionen Euro; die Leistung ist in zwei Mengenlose aufgeteilt, wobei ein Unternehmen grundsätzlich nur für ein Los den Zuschlag erhalten kann.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

Rahmenvereinbarung über die Digitalisierung von Archivgut für das Bundesarchiv - Projekt Transformation der Wiedergutmachung II

Leistungen nach Losen (2)

  • LOT-0001 · Los 11.890.756,3 EUR

    Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die Digitalisierung von Archivgut einschl. konservatorischer Vorarbeiten und notwendiger Transportleistungen zwischen dem Bundesarchiv und der Auftragnehmerin, mit einer festen Laufzeit von 3 Jahren. In diesem Projekt handelt es sich vor allem um Archivgut aus der Zeit von 1949 bis 2010. Der hier zu vergebene Leistungsumfang wird in zwei Mengenlose unterteilt. Inhaltlich/fachlich ist für beide Lose dieselbe Leistung zu erbringen. Die monetäre Aufteilung entspricht 1.890.756,3 € pro Los. Die detaillierten Leistungsanforderungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

    Frist: 25.09.2026, 02:00 (Europe/Berlin)

  • LOT-0002 · Los 21.890.756,3 EUR

    Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die Digitalisierung von Archivgut einschl. konservatorischer Vorarbeiten und notwendiger Transportleistungen zwischen dem Bundesarchiv und der Auftragnehmerin, mit einer festen Laufzeit von 3 Jahren. In diesem Projekt handelt es sich vor allem um Archivgut aus der Zeit von 1949 bis 2010. Der hier zu vergebene Leistungsumfang wird in zwei Mengenlose unterteilt. Inhaltlich/fachlich ist für beide Lose dieselbe Leistung zu erbringen. Die monetäre Aufteilung entspricht 1.890.756,3 € pro Los. Die detaillierten Leistungsanforderungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

    Frist: 25.09.2026, 02:00 (Europe/Berlin)

Anforderungen an deinen Betrieb

Nachweis gem. Vergabeunterlagen a) Eigenerklärung Auftragsverarbeitung Im Rahmen der Leistungserbringung wird eine Auftragsverarbeitung erfolgen, d. h. es werden durch die künftige Auftragnehmerin personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt. Deren Mitarbeiter werden auf diese personenbezogenen Daten Zugriff erhalten bzw. diese Daten selbst im Rahmen Ihrer Tätigkeit verwenden. Das Vergabeverfahren wird zugunsten einer Auftraggeberin durchgeführt. Bei der späteren Auftragsausführung ist daher der Auftraggeberin für die Auftragsverarbeitung die verantwortliche Stelle. Aus diesem Grund wird die Auftraggeberin nach der Zuschlagserteilung die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit der zukünftigen Auftragnehmerin abschließen. Der Inhalt dieser Vereinbarung wurde bereits festgelegt. Die Vereinbarung steht mit den Vergabeunterlagen zum Download bereit. Die darin genannten Anforderungen sind zu erfüllen und müssen bei der Angebotskalkulation berücksichtigt werden. Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung Auftragsverarbeitung bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an Ihr Unternehmen einzuhalten. b) Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung und Transportversicherung Das Vorhandensein einer Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung ist nachzuweisen durch Versicherungsbestätigung. Aus der Versicherungsbestätigung muss sich ergeben welche Risiken abgesichert sind; welche Deckungssummen vereinbart sind; Für den Fall, dass im Zusammenhang mit Lagerung und Transport eintretende Schadensfälle, insbesondere auch der Verlust der Sache, nicht von der Berufs- oder Betriebshaft-pflichtversicherung abgedeckt werden, ist eine zusätzliche Lager- und Transportversicherung nachzuweisen. Sofern ein Versicherungsschutz noch nicht besteht, ist die Vorlage einer Eigenerklärung des Bieters ausreichend, dass eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung und/oder Transportversicherung spätestens vor Zuschlag nachgewiesen wird. Sollten bei der Leistungserbringung Unterauftragnehmerinnen eingesetzt werden, muss der Versicherer bestätigen, dass auch deren Tätigkeiten im Rahmen der Leistungserbringung von der Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung der Auftragnehmerin umfasst sind. Andernfalls ist ein den Vorgaben entsprechender Versicherungsschutz der Unterauftragnehmerinnen nachzuweisen. c) Erstellung von Test-Digitalisaten Im Rahmen der Angebotsauswertung kann der Bieter zu einer Teststellung aller für die Auftragsausführung vorgesehenen Scanner - soweit diese bereits vorhanden sind - aufgefordert werden. Eine Aufforderung zur Teststellung erfolgt hierbei nach erster Prüfung und Wertung der eingegangenen Angebote gegenüber dem vorgesehenen Zuschlagsdestinatär. Die Teststellung schließt auch die Erstellung von Test-Digitalisaten als auch die Vorbereitung der Archivalien mit ein. Es werden je Scanner nicht mehr als 20 Blatt angefordert. In Abstimmung mit der Vergabestelle werden dem Bieter seitens des Bundesarchivs spezifische Archivalien zur Verfügung gestellt. Der Bieter erstellt die für jeden Scanner erforderlichen Testaufnahmen sowie Digitalisate der Archivalien und leitet diese zusammen mit den zur Auswertung benötigten Daten an das Bundesarchiv zurück. Der Zuschlag kann, nach Durchführung einer Teststellung, nur erteilt werden, wenn die Teststellung größtenteils erfüllt ist und erkennbar ist, dass die Anforderungen sicher erfüllt werden können. Auf eine Teststellung des Zuschlagdestinatärs der Vergabestelle kann lediglich verzichtet werden, wenn die technisch einwandfreie Umsetzung der Anforderungen in einem bestehenden Leistungsverhältnis mit der Auftraggeberin nachgewiesen wurde. Entsprechende Erfahrungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit dürfen nicht länger als zwei Jahre zurückliegen. Die Teststellung erfolgt für die Vergabestelle und das Bundesarchiv kostenfrei. Ein Anspruch des Bieters auf die Möglichkeit einer Teststellung besteht nicht. d) Besichtigung der Produktions- und Lagerräume Für eine abschließende Prüfung der Eignung des Bieters und seiner für die Leistungserbringung vorgesehenen Ausstattung behält sich die Vergabestelle eine Besichtigung der Lager- und Arbeitsräume im Beisein von Mitarbeitern des Archivs vor. Stellt sich heraus, dass Anforderungen der Leistungsbeschreibung nicht erfüllt werden, kann dem Bieter der Zuschlag nicht erteilt werden. e) Zuschlagslimitierung: In dem vorliegenden Vergabeverfahren erfolgt zudem eine Zuschlagslimitierung. Das bedeutet, dass die Bieter zwar für beide Lose Angebote einreichen, aber nur für ein Los den Zuschlag erhalten können. Bei der Wertung wird dabei wie folgt vorgegangen: Zunächst wird bei dem jeweiligen Los das preisgünstigste Angebot ermittelt. Sofern bei einem der beiden Lose nur ein Bieter ein bedingungsgemäßes Angebot abgegeben hat, erhält er bei diesem Los den Zuschlag und wird bei dem anderen Los nicht mehr berücksichtigt. Sollte wider Erwarten für beide Lose nur ein Bieter ein bedingungsgemäßes Angebot abgegeben haben, wird die Zuschlagslimitierung zur Sicherung der Bedarfsdeckung, die in diesem Fall Vorrang genießt, aufgehoben und der Bieter erhält in beiden Losen den Zuschlag. Sollten unterschiedliche Bieter bei den beiden Losen das preisgünstigste Angebot abgegeben haben, erhalten diese den Zuschlag bei dem jeweiligen Los. Sollte aber von mehreren Bietern bei beiden Losen ein und derselbe Bieter das preisgünstigste Angebot abgegeben haben, kann er aufgrund der Zuschlagslimitierung maximal für ein Los den Zuschlag erhalten. Bei der Frage, für welches Los der Bieter in diesem Fall den Zuschlag erhält, wird wie folgt vorgegangen: Der Bieter mit dem preisgünstigsten Angebot erhält den Zuschlag auf das Los, bei dem sein Angebotspreis zusammen mit dem Angebotspreis des nächstgünstigsten Bieters des anderen Loses den günstigsten Gesamtpreis beider Lose ergibt.

Wie wird das Angebot bewertet?

LOT-0001 · Los 1

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste bedingungsgemäße Angebot je Los erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten bedingungsgemäßen Angebotes erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungsverhältnisses. Vorliegend ergibt sich das beste Preis-Leistungsverhältnis aus dem geringsten Gesamtpreis inkl. der gesetzlichen (Einfuhr-)Umsatzsteuer und Skontoabzug bei Erfüllung der in den Vertragsunterlagen inkl. der Leistungsbeschreibung gestellten Mindestanforderungen. Der Gesamtpreis wird auf Basis der in der Excel-Tabelle "06_Preisliste und fiktive Kalkulation" dargestellten Preissystematik ermittelt. Für die Ermittlung der Vergleichspreise im Rahmen der Angebotsauswertung wird der Nettopreis aus dem Angebotsformular zzgl. pauschal 19% Umsatzsteuer zugrunde gelegt. Wenn mehrere Angebote, die für den Zuschlag in Frage kommen, denselben Gesamtpreis besitzen (Preisgleichheit), entscheidet das Beschaffungsamt des BMI im Wege des Auslosungsverfahrens über den Zuschlag. Das Auslosungsverfahren wird im Vieraugenprinzip durchgeführt. Hinweise zum Rechtsschutz im Vergabeverfahren entnehmen Sie bitte dem Dokument "Rechtsbehelfsbelehrung".
100 %

LOT-0002 · Los 2

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste bedingungsgemäße Angebot je Los erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten bedingungsgemäßen Angebotes erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungsverhältnisses. Vorliegend ergibt sich das beste Preis-Leistungsverhältnis aus dem geringsten Gesamtpreis inkl. der gesetzlichen (Einfuhr-)Umsatzsteuer und Skontoabzug bei Erfüllung der in den Vertragsunterlagen inkl. der Leistungsbeschreibung gestellten Mindestanforderungen. Der Gesamtpreis wird auf Basis der in der Excel-Tabelle "06_Preisliste und fiktive Kalkulation" dargestellten Preissystematik ermittelt. Für die Ermittlung der Vergleichspreise im Rahmen der Angebotsauswertung wird der Nettopreis aus dem Angebotsformular zzgl. pauschal 19% Umsatzsteuer zugrunde gelegt. Wenn mehrere Angebote, die für den Zuschlag in Frage kommen, denselben Gesamtpreis besitzen (Preisgleichheit), entscheidet das Beschaffungsamt des BMI im Wege des Auslosungsverfahrens über den Zuschlag. Das Auslosungsverfahren wird im Vieraugenprinzip durchgeführt. Hinweise zum Rechtsschutz im Vergabeverfahren entnehmen Sie bitte dem Dokument "Rechtsbehelfsbelehrung".
100 %

Vergabeunterlagen

34 Dateien laut Portal · Stand 08.09.2026
_Hinweise von der e-Vergabe.txtSonstiges1 KB
Bieterschreiben_10082026.pdfSonstiges166 KB
Bieterschreiben_17082026.pdfSonstiges126 KB
Bieterschreiben_24082026.pdfSonstiges165 KB
Bieterschreiben_27082026.pdfSonstiges126 KB
01_Besondere Bewerbungsbedingungen.pdfAnschreiben284 KB
02_Allgemeine Bewerbungsbedingungen_elektronisch.pdfAnschreiben186 KB
03_Aufforderungsschreiben.pdfSonstiges118 KB
04_Angebotsformular.pdfFormular3,8 MB
05_Leistungsbeschreibung.pdfLVLeistungsverzeichnis996 KB
05_Leistungsbeschreibung_17082026.pdfLVLeistungsverzeichnis1 MB
05a_Anhang zur Leistungsbeschreibung.pdfLVLeistungsverzeichnis8,6 MB
06_Preisliste und Fiktive Kalkulation_Los 1 und Los 2.xlsxSonstiges39 KB
07a_Rahmenvereinbarung_Los 1.pdfSonstiges272 KB
07b_Rahmenvereinbarung_Los 2.pdfSonstiges272 KB
08_Anlage_Unternehmensdaten.pdfSonstiges262 KB
09_Vordruck Referenzen.xlsxFormular16 KB
10_Eigenerklärung_Ausschlussgründe.pdfFormular231 KB
11_Eigenerklärung_Auftragsverarbeitung.pdfFormular890 KB
12_Mustervereinbarung_Auftragsverarbeitung.pdfSonstiges350 KB
13_Eigenerklärung_Sanktionen_Russland.pdfFormular161 KB
13_Eigenerklärung_Sanktionen_Russland_27082026.pdfFormular181 KB
14_VOL_B_2003.pdfSonstiges220 KB
15_Info_E-Rechnung.pdfSonstiges517 KB
16_Information_in_English.pdfSonstiges92 KB
17a_Reporting-Template KdB-RV Rahmenvereinbarung_Los 1.xlsxSonstiges119 KB
17b_Reporting-Template KdB-RV Rahmenvereinbarung_Los 2.xlsxSonstiges119 KB
18_Bewerber-Bietergemeinschaftserklärung.pdfFormular1,6 MB
19_Unteraufträge.pdfSonstiges928 KB
20_Verpflichtungserklärung_Eignungsleihe_Unteraufträge.pdfFormular909 KB
21_Information_in_English.pdfSonstiges92 KB
22_Rechtsbehelfsbelehrung.pdfSonstiges91 KB
23_AGB.pdfSonstiges211 KB
24_Vordruck_Information_Arbeitsbedingungen_BTTG.pdfFormular123 KB

Anforderungen

Nachweis gem. Vergabeunterlagen a) Eigenerklärung Auftragsverarbeitung Im Rahmen der Leistungserbringung wird eine Auftragsverarbeitung erfolgen, d. h. es werden durch die künftige Auftragnehmerin personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt. Deren Mitarbeiter werden auf diese personenbezogenen Daten Zugriff erhalten bzw. diese Daten selbst im Rahmen Ihrer Tätigkeit verwenden. Das Vergabeverfahren wird zugunsten einer Auftraggeberin durchgeführt. Bei der späteren Auftragsausführung ist daher der Auftraggeberin für die Auftragsverarbeitung die verantwortliche Stelle. Aus diesem Grund wird die Auftraggeberin nach der Zuschlagserteilung die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit der zukünftigen Auftragnehmerin abschließen. Der Inhalt dieser Vereinbarung wurde bereits festgelegt. Die Vereinbarung steht mit den Vergabeunterlagen zum Download bereit. Die darin genannten Anforderungen sind zu erfüllen und müssen bei der Angebotskalkulation berücksichtigt werden. Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung Auftragsverarbeitung bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an Ihr Unternehmen einzuhalten. b) Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung und Transportversicherung Das Vorhandensein einer Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung ist nachzuweisen durch Versicherungsbestätigung. Aus der Versicherungsbestätigung muss sich ergeben welche Risiken abgesichert sind; welche Deckungssummen vereinbart sind; Für den Fall, dass im Zusammenhang mit Lagerung und Transport eintretende Schadensfälle, insbesondere auch der Verlust der Sache, nicht von der Berufs- oder Betriebshaft-pflichtversicherung abgedeckt werden, ist eine zusätzliche Lager- und Transportversicherung nachzuweisen. Sofern ein Versicherungsschutz noch nicht besteht, ist die Vorlage einer Eigenerklärung des Bieters ausreichend, dass eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung und/oder Transportversicherung spätestens vor Zuschlag nachgewiesen wird. Sollten bei der Leistungserbringung Unterauftragnehmerinnen eingesetzt werden, muss der Versicherer bestätigen, dass auch deren Tätigkeiten im Rahmen der Leistungserbringung von der Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung der Auftragnehmerin umfasst sind. Andernfalls ist ein den Vorgaben entsprechender Versicherungsschutz der Unterauftragnehmerinnen nachzuweisen. c) Erstellung von Test-Digitalisaten Im Rahmen der Angebotsauswertung kann der Bieter zu einer Teststellung aller für die Auftragsausführung vorgesehenen Scanner - soweit diese bereits vorhanden sind - aufgefordert werden. Eine Aufforderung zur Teststellung erfolgt hierbei nach erster Prüfung und Wertung der eingegangenen Angebote gegenüber dem vorgesehenen Zuschlagsdestinatär. Die Teststellung schließt auch die Erstellung von Test-Digitalisaten als auch die Vorbereitung der Archivalien mit ein. Es werden je Scanner nicht mehr als 20 Blatt angefordert. In Abstimmung mit der Vergabestelle werden dem Bieter seitens des Bundesarchivs spezifische Archivalien zur Verfügung gestellt. Der Bieter erstellt die für jeden Scanner erforderlichen Testaufnahmen sowie Digitalisate der Archivalien und leitet diese zusammen mit den zur Auswertung benötigten Daten an das Bundesarchiv zurück. Der Zuschlag kann, nach Durchführung einer Teststellung, nur erteilt werden, wenn die Teststellung größtenteils erfüllt ist und erkennbar ist, dass die Anforderungen sicher erfüllt werden können. Auf eine Teststellung des Zuschlagdestinatärs der Vergabestelle kann lediglich verzichtet werden, wenn die technisch einwandfreie Umsetzung der Anforderungen in einem bestehenden Leistungsverhältnis mit der Auftraggeberin nachgewiesen wurde. Entsprechende Erfahrungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit dürfen nicht länger als zwei Jahre zurückliegen. Die Teststellung erfolgt für die Vergabestelle und das Bundesarchiv kostenfrei. Ein Anspruch des Bieters auf die Möglichkeit einer Teststellung besteht nicht. d) Besichtigung der Produktions- und Lagerräume Für eine abschließende Prüfung der Eignung des Bieters und seiner für die Leistungserbringung vorgesehenen Ausstattung behält sich die Vergabestelle eine Besichtigung der Lager- und Arbeitsräume im Beisein von Mitarbeitern des Archivs vor. Stellt sich heraus, dass Anforderungen der Leistungsbeschreibung nicht erfüllt werden, kann dem Bieter der Zuschlag nicht erteilt werden. e) Zuschlagslimitierung: In dem vorliegenden Vergabeverfahren erfolgt zudem eine Zuschlagslimitierung. Das bedeutet, dass die Bieter zwar für beide Lose Angebote einreichen, aber nur für ein Los den Zuschlag erhalten können. Bei der Wertung wird dabei wie folgt vorgegangen: Zunächst wird bei dem jeweiligen Los das preisgünstigste Angebot ermittelt. Sofern bei einem der beiden Lose nur ein Bieter ein bedingungsgemäßes Angebot abgegeben hat, erhält er bei diesem Los den Zuschlag und wird bei dem anderen Los nicht mehr berücksichtigt. Sollte wider Erwarten für beide Lose nur ein Bieter ein bedingungsgemäßes Angebot abgegeben haben, wird die Zuschlagslimitierung zur Sicherung der Bedarfsdeckung, die in diesem Fall Vorrang genießt, aufgehoben und der Bieter erhält in beiden Losen den Zuschlag. Sollten unterschiedliche Bieter bei den beiden Losen das preisgünstigste Angebot abgegeben haben, erhalten diese den Zuschlag bei dem jeweiligen Los. Sollte aber von mehreren Bietern bei beiden Losen ein und derselbe Bieter das preisgünstigste Angebot abgegeben haben, kann er aufgrund der Zuschlagslimitierung maximal für ein Los den Zuschlag erhalten. Bei der Frage, für welches Los der Bieter in diesem Fall den Zuschlag erhält, wird wie folgt vorgegangen: Der Bieter mit dem preisgünstigsten Angebot erhält den Zuschlag auf das Los, bei dem sein Angebotspreis zusammen mit dem Angebotspreis des nächstgünstigsten Bieters des anderen Loses den günstigsten Gesamtpreis beider Lose ergibt.

Änderungen und Bieterfragen

1 Eintrag
  1. 14.09.2026Berichtigung 1Angebotsfrist verlängert
Vergleichbare Verfahren13vergeben oder Frist abgelaufen
Mit erfasstem Zuschlag14 verschiedene Auftragnehmer
ZuschlagssummeMedian
Zuschlag zu SchätzwertMedian, 3 Vergaben

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07.09.2026Wartung und Weiterentwicklung der Online-Editionen zu Kabinettsprotokollen und ReichskanzleiaktenOffen - 252 Tsd. €
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