02_Teilnahmebedingungen.pdf

[Seite 1]

BA056-26

Teilnahmebedingungen

1 Einschlägige Rechtsvorschriften

Auf das Vergabeverfahren findet im Wesentlichen die Verfahrensordnung für die Vergabe öffentli- cher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabe- ordnung – UVgO) in ihrer jeweils geltenden Fassung Anwendung.

Die Bestimmungen der UVgO werden nicht Vertragsbestandteil und geben den Bietern kein einklag- bares Recht auf ihre Anwendung.

Die Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen findet in ihrer jeweils gülti- gen Fassung Anwendung.

2 Angebotsbedingungen

2.1 Form

Das Angebot ist ausschließlich elektronisch auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes www.evergabe-online.de („Meine e-Vergabe“) über die Funktion „Angebot abgeben“ zu übermitteln. Dem Angebot sind alle geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise gemäß Punkt 3 vollständig und zweifelsfrei ausgefüllt beizufügen.

Es ist kein zip-Ordner zu verwenden. Es wird darum gebeten, für hochgeladene Dokumente mög- lichst kurze und prägnante Dateinamen zu wählen. Das Leistungsverzeichnis ist ausschließlich als „aidf-Datei“ (Administration Intelligence Data Format) dem Angebot beizufügen, vgl. Punkt 3.2.

Angebote, welche auf anderem Wege, z. B. dem Postweg, persönlich, per E-Mail, per Fax oder über die Funktion „Vergabestelle kontaktieren“ der e-Vergabe-Plattform des Bundes („Meine e-Vergabe“) als Nachricht übermittelt werden, sind ausgeschlossen und können nicht berücksichtigt werden.

Nachträgliche Änderungen, Berichtigungen und/oder Ergänzungen sind nur durch Abgabe eines komplett neuen Angebotes (= Ersatzangebotes) möglich, vgl. Punkt 2.3.1.

Ein Ersatzangebot muss auch dann übermittelt werden, wenn das ursprüngliche Angebot unvollstän- dig ist. Das Hochladen nur einzelner Dateien/Dokumente ist über die e-Vergabe-Plattform des Bun- des nicht möglich.

2.2 Sprache

Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Der Schriftverkehr mit der ZV-BMLEH ist in deut- scher Sprache zu führen.

STAND: 05/2024 SEITE 1 VON 8

[Seite 2]

2.3 Fristen

2.3.1 Schlusstermin für den Angebotseingang: 21.09.2026, 12:00 Uhr

Das Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist vollständig an die e-Vergabe-Plattform des Bundes übermittelt sein. Diese Frist gilt auch für nachträgliche Änderungen und/oder Ergänzungen des An- gebotes (=Ersatzangebot). Maßgeblich für den fristgerechten Eingang ist die Zeitangabe der e-Vergabe-Plattform des Bundes.

Nachdem ein Angebot an die e-Vergabe-Plattform des Bundes übersandt wurde, sendet diese dem Bieter automatisch eine Eingangsbestätigung per E-Mail.

Bis zum Ende der Angebotsfrist kann das Angebot zurückgezogen werden.

2.3.2 Wartungsfenster (technischer Hinweis)

Es ist zu beachten, dass an der e-Vergabe-Plattform des Bundes regelmäßig Wartungsarbeiten erfol- gen. Während der entsprechenden Zeiträume kann die Kommunikation (z. B. Angebotsabgabe, Bie- terfragen etc.) ggf. eingeschränkt sein.

Die Übersicht zu den planbaren Wartungsfenstern kann über den folgenden Link jederzeit aufgerufen werden:

https://www.evergabe-online.de/status.html

2.3.3 Bindefrist: 20.11.2026

Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Bis zum Ablauf der Bindefrist ist der Bieter – soweit nicht zuvor durch Zuschlag ein Vertrag geschlossen wurde – an sein Angebot gebunden.

Das Angebot gilt als nicht berücksichtigt, wenn bis zum Ablauf der Bindefrist kein Auftrag erteilt wurde.

2.4 Inhalt

Das Angebot muss vollständig sein. Es muss sämtliche in den Vergabeunterlagen geforderten Preis- angaben, Informationen, Nachweise und Erklärungen enthalten. Änderungen an Eintragungen müs- sen zweifelsfrei sein.

Das Angebot ist in Textform gemäß § 126b BGB über die e-Vergabe-Plattform des Bundes zu über- mitteln. Im Angebot ist an den vorgegebenen Stellen die Person des Erklärenden (idealerweise Vor- und Nachname) zu nennen (z. B. Angebotsbestätigung, Eigenerklärungen). Dies kann z. B. durch digi- tale Bearbeitung der betreffenden Passagen oder den Ausdruck, die handschriftliche Ergänzung und anschließendes Scannen der Dokumente erfolgen. In letzterem Fall ist auf eine ausreichende Lesbar- keit zu achten. Eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur ist darüber hinaus nicht erforderlich.

Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Angebotes erforderlich erscheinen, können sie dem Angebot auf gesonder- ter Anlage beigefügt werden.

Die Leistung wird nicht in Lose aufgeteilt.

STAND: 05/2024 SEITE 2 VON 8

[Seite 3]

2.5 Verwendung der Vergabeunterlagen und Verschwiegenheitspflicht

Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes und zur Erfüllung des eventuell er- folgenden Auftrages benutzt werden. Jede Benutzung für andere Zwecke oder Weitergabe an Dritte ist untersagt. Sich hieraus ergebende Patente oder ein Gebrauchsmusterschutz bleiben/bleibt Eigen- tum der BLE bzw. der Bundesrepublik Deutschland.

Der Bieter hat – auch nach Beendigung der Angebotsphase – über die ihm bei seiner Tätigkeit be- kannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter zu verpflichten.

2.6 Fragen zum Vergabeverfahren

Fragen sind ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes, per E-Mail oder per Fax (0228 / 6845-4518) an folgende Kontaktperson zu richten:

Frau Terjung, Referat 214 E-Mail: LiliFee.Terjung@ble.de

Eventuelle Fragen sowie deren Beantwortung und ggf. ergänzende Dokumente werden grundsätzlich allen potenziellen Bietern zur Verfügung gestellt, um eine Gleichbehandlung zu gewährleisten. Diese Informationen sind bei der Erstellung des Angebotes zu beachten!

Die Bereitstellung entsprechender Informationen erfolgt ausschließlich elektronisch über die e- Vergabe-Plattform des Bundes. Für einen Zugang zu diesen Informationen ist eine dortige Regist- rierung als am Vergabeverfahren teilnehmender Nutzer der e-Vergabe zwingend erforderlich! Am Vergabeverfahren teilnehmende Nutzer der e-Vergabe erhalten per E-Mail automatisierte Nach- richten über neue Informationen zum Vergabeverfahren.

Um etwaige Fragen zum Vergabeverfahren oder der zu erbringenden Leistung umfänglich beantwor- ten zu können, wird darum gebeten, alle Auskünfte rechtzeitig, also mindestens sieben Tage vor Ab- lauf der Angebotsfrist, anzufordern.

Für die Kommunikation über die e-Vergabe-Plattform des Bundes zwischen der ZV-BMLEH und dem Bieter – einschließlich der eventuellen Zuschlagserteilung – werden automatisch die Daten zu Grun- de gelegt, mit welchen der Bieter auf der Plattform registriert ist. Die im Formular „Angebotsbestäti- gung“ gemachten Angaben zur Ansprechperson werden nur in Ausnahmefällen herangezogen. Die Bieter achten selbstständig auf die Gültigkeit ihres von der e-Vergabe-Plattform des Bundes angelegten Accounts und die Einrichtung einer Vertretungsrege- lung in „Meine e-Vergabe“.

2.7 Hinweis gemäß § 11 Abs. 3 Vergabeverordnung (VgV)

Alle notwendigen Informationen über die im Vergabeverfahren verwendeten elektronischen Mittel, die technischen Parameter zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessensbe- stätigungen mithilfe elektronischer Mittel und verwendete Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsver- fahren können über den folgenden Link jederzeit aufgerufen werden:

https://www.evergabe-online.info/e- Vergabe/DE/3%20Unternehmen/Nutzungsvoraussetzungen/artikel_vgv11.html

STAND: 05/2024 SEITE 3 VON 8

[Seite 4]

2.8 Fragen zur e-Vergabe-Plattform des Bundes

Bei Fragen zur Nutzung der e-Vergabe-Plattform des Bundes und von „Meine e-Vergabe“ sowie bei technischen Problemen steht den Bietern die Hotline des Beschaffungsamtes des Bundesministeri- ums des Innern zur Verfügung.

Die aktuellen Nutzungsbedingungen und -voraussetzung der e-Vergabe-Plattform des Bundes be- finden sich ebenfalls auf der o. g. Homepage.

3 Geforderte Angaben, Erklärungen und Nachweise

3.1 Eignung

 Eigenerklärung Ausschlussgründe

Mit Angebotsabgabe ist die vollständig und zweifelsfrei ausgefüllte Eigenerklärung Ausschluss- gründe in Textform gemäß § 126b BGB zu übermitteln.

 Eigenerklärung Haftpflichtversicherung

Mit Angebotsabgabe ist die vollständig und zweifelsfrei ausgefüllte Eigenerklärung Haftpflichtversi- cherung in Textform gemäß § 126b BGB zu übermitteln.

 Referenz/en zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters

Der Bieter reicht geeignete Referenzen (mindestens drei) über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens drei Jahren mindestens begonnenen vergleichbaren Leistun- gen, mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfän- gers, ein. Diese Referenzen sollen mit Blick auf die zu vergebende Leistung Aufschluss über die tech- nische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bieters geben und müssen mindestens belegen, dass der Bieter dazu in der Lage ist, die gemäß Leistungsbeschreibung (siehe Vergabeunterlagen) aufgeführten Leistungen nach Art und Umfang durchzuführen. Einer der mind. drei ausgeführten Aufträge muss abgeschlossen sein.

 Abfrage des Wettbewerbsregisters

Ab einem Auftragswert von 30.000 Euro (ohne USt.) wird die ZV-BMLEH gemäß § 6 Wettbewerbsre- gistergesetz (WRegG) von Amts wegen eine Abfrage des Wettbewerbsregisters vornehmen, soweit Ihr Unternehmen für eine Zuschlagserteilung in Betracht kommt.

STAND: 05/2024 SEITE 4 VON 8

[Seite 5]

3.2 Sonstige Anforderungen, Nachweise und/oder Erklärungen

 Leistungsverzeichnis

Mit Angebotsabgabe ist das Leistungsverzeichnis vollständig und zweifelsfrei auszufüllen.

Das Leistungsverzeichnis ist im „aidf-Format“ (Administration Intelligence Data Format) zu verwen- den. Dieses kann mit der kostenlosen Software „AI LV-Cockpit“ der Firma Administration Intelli- gence AG bearbeitet und abgespeichert werden. Die aktuellste Version kann unter http://www.lv- cockpit.de/ heruntergeladen werden. Der Bieter hat das Leistungsverzeichnis als Datei im „aidf- Format“ mit dem Angebot über „Meine e-Vergabe“ auf die e-Vergabe-Plattform des Bundes hochzu- laden.

Das Angebot darf die Datei „Leistungsverzeichnis.aidf“ nur einmal enthalten. Die Datei „Leistungsver- zeichnis.aidf“ darf in keinem zip-Ordner enthalten sein.

 Eigenerklärung Angebotsbestätigung

Mit Angebotsabgabe ist die vollständig und zweifelsfrei ausgefüllte Eigenerklärung Angebotsbestäti- gung in Textform gemäß § 126b BGB zu übermitteln.

 Eigenerklärung Personalqualifikation

Mit Angebotsabgabe ist die Eigenerklärung Personalqualifikation vollständig und zweifelsfrei ausge- füllt in Textform gemäß § 126b BGB einzureichen.

 Angebotskonzept

Mit Angebotsabgabe ist ein Angebotskonzept einzureichen das nachvollziehbar beschreibt, mit wel- chen Methoden und Vorgehensweisen, die in § 4 der Leistungsbeschreibung (siehe Vergabeunterla- gen) aufgeführten Leistungen erbracht werden. Als Teil dieses Konzeptes ist auch ein Arbeits- und Zeitplan für die gesamte Evaluation vorzulegen.

Das Angebotskonzept bildet die Grundlage für die spätere Erstellung des Feinkonzepts gemäß § 4 Abs. 2 Nr. 3 lit. b) der Leistungsbeschreibung und legt Schwerpunkte für die Evaluation in Orientie- rung an den Leitfragen dar (Grobkonzept).

Der Bieter hat mit dem Angebotskonzeptkonzept das konkrete Vorgehen hinsichtlich der Datenerhe- bung und -auswertung für die spätere Leistungserbringung darzustellen. Er hat sich hierzu vor Abga- be des Angebotes einen eigenen Überblick über die zur Verfügung stehenden Daten zu verschaffen, so dass die im Angebotskonzept vorgeschlagenen Methoden auf Grundlage der zu Verfügung ste- henden Daten angewendet werden können. Weitere Datengrundlagen können vorgeschlagen wer- den. Dabei ist zu beachten, dass die Bereitstellung und Nutzung von weiteren vorgeschlagenen Daten nicht garantiert werden kann. Der Auftraggeber hat keine Möglichkeit, nicht bundesweit erfasste Daten bereitzustellen. Die etwaige Beschaffung dieser Daten bei weiteren Stellen sowie den Ländern obliegt in diesem Fall dem Auftragnehmer. Insgesamt ist daher eine Bewertung der Datenverfügbar- keit und eine Risikoanalyse als Teil des Angebotes durchzuführen und Abhilfemaßnahmen für den Fall vorzuschlagen, dass Daten nicht zeitgerecht oder in nicht ausreichender Quantität bzw. Qualität zur Verfügung stehen. Es muss bereits im Angebot deutlich werden, wie in solchen Fällen verfahren werden soll, um ein Abarbeiten der geforderten Leistungen sicherzustellen.

STAND: 05/2024 SEITE 5 VON 8

[Seite 6]

Im Angebotskonzept ist sowohl der Arbeitsablauf als auch die Arbeitsorganisation sowie der Einsatz des vorgesehenen Personals darzulegen. Dies hat durch eine konzeptionelle Darstellung des geplan- ten Arbeits- und Zeitplans zu erfolgen. Die Anzahl der zur Leistungserbringung insgesamt vorgesehe- nen Teammitglieder ist dem Bieter überlassen. Größe und Zusammensetzung müssen jedoch insge- samt eine ordnungsgemäße Leistungserbringung gewährleisten. Die Anzahl der vorgesehenen Teammitglieder [inkl. Gesamtverantwortlichen (Ansprechperson und Vertretung)] und deren Aufga- bengebiete, Funktionen und Qualifikationen sind soweit möglich bereits im Angebot zu nennen. Ein Organigramm zur geplanten Teamstruktur inkl. Funktionen und Verantwortlichkeiten ist dem Ange- bot ebenfalls beizufügen. Sofern für die Leistungserbringung vorgesehene Teammitglieder noch nicht bekannt sind, kann die Angabe des jeweiligen Beschäftigten auch ohne Namensangabe mit „NN- Personal 1 usw.“ o. ä. erfolgen.

Das Angebotskonzept wird hinsichtlich folgender Bereiche bewertet und sollte mindestens die fol- genden zentralen Inhalte enthalten, die entlang der Wertungsmatrix zu strukturieren sind:

1. Fachinhaltliche und methodische Qualität des Konzepts (Pos. 2.1)

 Verständnis, Logik, fachtheoretischer Bezug

 Schwerpunktsetzung bezüglich der Leitfragen

 Erhebungs- und Auswertungsdesign

 Datennotwendigkeiten zur Umsetzung des methodischen Vorgehens (Minimum- und Ma- ximalvariante), sowie Datensammlung bzw. -erhebung (auch zusätzlicher Daten) inkl. Risi- koabschätzung in Bezug auf Datenverfügbarkeit und Verfahren der Datenanalyse inkl. möglicher Abhilfemaßnahmen

2. Verwertbarkeit der erwarteten Ergebnisse im Hinblick auf die Zielsetzung (Pos. 2.2)

Vorgehen zur Ableitung von nachvollziehbaren Schlussfolgerungen und Empfehlungen

3. Arbeits- und Zeitplan sowie Arbeitsteilung und -organisation (Pos. 2.3)

Struktur und Inhalte der Leistungsbestandteile (basierend auf dem methodischen Vorgehen)

Das Evaluationskonzept ist in deutscher Sprache und in der Schriftart Times New Roman mit Schrift- größe 12 und einem Zeilenabstand von 1,15 abzufassen. Das Evaluationskonzept darf neun DIN A 4- Seiten nicht überschreiten. Sollten mehr als neun DIN A 4_Seiten eingereicht werden, werden die ersten neun Seiten der Wertung zu Grunde gelegt. Tabellen und Abbildungen können im Anhang aufgeführt werden und bleiben von dieser Vorgabe unberührt.

Das Angebotskonzept fließt in die Wertung des Angebotes ein; vgl. Pos. 2 der Wertungsmatrix (Anhang zu den Teilnahmebedingungen).

4 Bietergemeinschaften

Sofern beabsichtigt ist eine Bietergemeinschaft zu bilden, ist das Formular „Erklärung Bietergemein- schaft“ vollständig und zweifelsfrei auszufüllen und mit dem Angebot in Textform gemäß § 126b BGB zu übermitteln. Zudem ist die Eigenerklärung Ausschlussgründe von jedem Mitglied der Bieter-

STAND: 05/2024 SEITE 6 VON 8

[Seite 7]

gemeinschaft vollständig und zweifelsfrei in Textform gemäß § 126b BGB auszufüllen und dem An- gebot beizufügen.

Sonstige Eignungsnachweise (vgl. Punkt 3.1) sind mindestens von demjenigen Mitglied zu erbringen, das die betreffende (Teil-) Leistung ausführen soll.

Im Angebot sind jeweils die Mitglieder sowie eines der Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen (§ 38 Abs. 12 UVgO). Eine Darle- gung der einzelnen Zuständigkeiten ist dem Angebot beizufügen. Die Mitglieder der Bietergemein- schaft verpflichten sich für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung.

Die nachträgliche Bildung einer Bietergemeinschaft oder Veränderung ihrer Zusammensetzung wird nicht zugelassen.

5 Nachunternehmen/Unteraufträge/Eignungsleihe

Der Bieter soll sich insbesondere bei Großaufträgen bemühen, Unteraufträge an kleine und mittlere Unternehmen in dem Umfang zu erteilen, wie es mit der vertragsgemäßen Ausführung der Leistung vereinbart werden kann. Für den Fall der Weitergabe von Leistungen sind mit dem Angebot die vor- gesehenen Unterauftragnehmer namentlich zu benennen und Art und Umfang der Unterauftragsver- gabe zu beschreiben.

Zudem ist dem Angebot eine Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers beizufügen, aus der hervorgeht, dass im Falle der Zuschlagserteilung eine Zusammenarbeit mit dem bietenden Unter- nehmen erfolgt.

Für den Fall der Eignungsleihe vermittelt durch den Einsatz eines Unterauftragnehmers ist dem An- gebot eine Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers beizufügen, aus der hervorgeht, dass im Falle der Zuschlagserteilung eine Zusammenarbeit mit dem bietenden Unternehmen erfolgt.

6 Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

7 Zuschlag

7.1 Zuschlagskriterien

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt (§ 43 Abs. 1 UVgO).

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis- Leistungs-Verhältnisses, anhand der in der Wertungsmatrix (Anhang zu den Teilnahmebedingungen) dargelegten Zuschlagskriterien.

Im Rahmen der Angebotswertung werden nur Skonti berücksichtigt, die eine Skontofrist von 14 Ta- gen nicht unterschreiten.

STAND: 05/2024 SEITE 7 VON 8

[Seite 8]

Der Zuschlag wird innerhalb der unter Punkt 2.3.3 genannten Frist erteilt.

7.2 Unterrichtung der Bieter gemäß § 46 UVgO

Die ZV-BMLEH unterrichtet jeden Bieter unverzüglich über die erfolgte Zuschlagserteilung. Gleiches gilt hinsichtlich der Aufhebung oder erneuten Einleitung eines Vergabeverfahrens, einschließlich der Gründe dafür.

Auf Verlangen des Bieters unterrichtet die ZV-BMLEH unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang eines entsprechenden Antrages, die nicht berücksichtigten Bieter über die we- sentlichen Gründe für die Ablehnung ihres Angebots, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters.

8 Kosten

Für die Angebotserstellung wird keine Vergütung gezahlt.

STAND: 05/2024 SEITE 8 VON 8