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Information nach Art. 13, 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Zentrale Vergabestelle der Samtgemeinde Bevensen-Ebstorf

Die Zentrale Vergabestelle der Samtgemeinde Bevensen-Ebstorf verarbeitet personenbezogene Daten. Dazu gehören Daten, welche Sie der Zentralen Vergabestelle zur Verfügung stellen beziehungsweise welche die Zentrale Vergabestelle von Dritten über Sie erhebt bzw. erhält. Um Sie über die Datenverarbeitung und Ihre Rechte aufzuklären und den Informationspflichten gem. Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung nachzukommen, informiert Sie die Zentrale Vergabestelle der Samtgemeinde Bevensen-Ebstorf wie folgt:

1. Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen:

Verantwortlich für die Datenverarbeitung: Samtgemeinde Bevensen-Ebstorf, Lindenstraße 12, 29549 Bad Bevensen Tel.: +49 5821 89-0 Fax: +49 5821 89460 Vertreten durch den Samtgemeindebürgermeister

Verantwortliche Stelle: Die personenbezogenen Daten werden vorrangig durch die nachfolgend bestimmten Stellen innerhalb der Behörde verarbeitet:

Samtgemeinde Bevensen-Ebstorf, Lindenstraße 12, 29549 Bad Bevensen Zentrale Vergabestelle Tel.: +49 5821 89-162 Fax: +49 5821 89460 j.zimmermann@bevensen-ebstorf.de

2. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten:

Joerg Feldt Taubenstraße 4 29525 Uelzen Tel.: +49 581 973824 5500 datenschutz@it-verbund-uelzen.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung:

Die Zentrale Vergabestelle der Samtgemeinde Bevensen-Ebstorf hat bei der Vergabe öffentlicher Aufträge das Vergaberecht zu beachten. Dazu gehören insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des Vergabeverfahrens und erfolgt auf Grundlage von § 3 NDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und e DSGVO. Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann kein Zuschlag erteilt werden, da abgegebene Angebote unvollständig und damit auszuschließen sind.

Mit der Teilnahme an einem Vergabeverfahren erklären Sie sich damit einverstanden, dass Ihre personenbezogenen Daten für den Zweck der Auftragsvergabe und gegebenenfalls des daraus resultierenden Vertragsverhältnisses gespeichert, geändert oder gelöscht werden und als Teil der Vergabeakte abgelegt werden.

Die Datenverarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

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Durchführung von Vergabeverfahren, insbesondere:

 Bereitstellen von Vergabeunterlagen  Beantwortung von Bieterfragen  Abfrage und Überprüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen  Abfrage und Überprüfung der Eignung  Erfüllen vergaberechtlicher Transparenzverpflichtungen  Pflege einer Adressdatenbank/ Bieterkartei  Dokumenten- und Vertragsmanagement  Vertragsabwicklung  Bestandsverwaltung  Erfüllen datenschutzrechtlicher Verpflichtungen  Führen von Kommunikation zum jeweiligen Vergabeverfahren

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist zur Erreichung der oben genannten Zwecke erforderlich. Werden die genannten personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung gestellt, können gegebenenfalls die einzelnen beschriebenen Zwecke nicht erreicht werden.

4. Kategorien personenbezogener Daten:

Es werden personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt, die Sie der Zentralen Vergabestelle im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen. Das sind insbesondere:

 Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietern, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern der Bieter (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Geburtsdatum)  Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter des Bieters und  Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen.

Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern die Zentrale Vergabestelle dazu rechtlich verpflichtet ist oder Ihre Einwilligung dazu vorliegt.

5. Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten:

Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich vorgesehen ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben.

Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich vorgesehenen Übermittlung können insbesondere gehören:

 Unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen bzw. gemäß § 46 Abs. 1 UVgO über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind.  Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge bei einer Auftragssumme ab 30 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) muss der öffentliche Auftraggeber für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister einholen.  Bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb, Freihändigen Vergaben und Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb wird für die Dauer von drei (UVgO) bzw. sechs (VOB/A) Monaten über jeden vergebenen Auftrag auf

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unserer Internetseite informiert. Diese Information enthält den Namen und die Adresse des beauftragten Unternehmens.  Das Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Uelzen (§ 155 NKomVG).  Die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (Vergabekammer).  Gerichte im Falle von Klagen.

Die Erhebung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich bei der betroffenen Person selbst. Darüber hinaus ist die Samtgemeinde Bevensen-Ebstorf befugt, personenbezogene Daten bei Dritten zu erheben (Information gem. Art. 14 DSGVO), soweit diese gesetzlich zur Mitteilung verpflichtet sind.

Innerhalb der Samtgemeinde Bevensen-Ebstorf erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten brauchen. Die personenbezogenen Daten werden gegebenenfalls an folgende Stellen übermittelt, wenn dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist und gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder vorsehen:

• Bundesamt für Justiz zur Einholung von GZR-Auskünften gem. § 150a GewO

• Referenzgeber zur Überprüfung von Referenzen

• Mitarbeiter der Samtgemeinde Bevensen-Ebstorf oder der Mitgliedsgemeinden

6. Speicherfristen der Daten

Die Verantwortliche speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Erreichung des unter Nr. 3 genannten Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen eine Speicherung vorschreiben. Für die Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten gelten die Aufbewahrungsfristen für Vergabeunterlagen gemäß der §§ 8 Abs. 4 VgV; 20 VOB/A-EU 2019; 8 Abs. 3 SektVO; 6 Abs. 2 UVgO. Hieraus ergibt sich eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 3 Jahren nach Auftragserteilung oder bis zum Ende des Vertragsverhältnisses.

7. Betroffenenrechte:

Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der Datenschutz- Grundverordnung insbesondere folgende Rechte:

 Recht auf Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DSGVO).  Recht auf Datenberichtigung, sofern ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten (Art. 16 DSGVO).  Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO zutrifft. Das Recht zur Löschung personenbezogener Daten besteht ergänzend zu den in Art. 17 Abs. 3 DSGVO genannten Ausnahmen nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle einer Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO.  Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von

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Rechtsansprüchen der betroffenen Person benötigt werden oder bei einem Widerspruch noch nicht feststeht, ob die Interessen der Samtgemeinde Bevensen- Ebstorf gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen (Art. 18 Abs. 1 lit. b, c und d DSGVO). Wird die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten, besteht das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung für die Dauer der Richtigkeitsprüfung.  Recht auf Datenübertragbarkeit, sofern die Verarbeitung mithilfe eines automatisierten Verfahrens und auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erfolgte. In diesem Fall kann eine betroffene Person von der verantwortlichen Stelle die Bereitstellung ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format verlangen (Art. 20 DSGVO).  Recht auf Widerruf, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf der Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erfolgte. In diesem Fall hat eine betroffene Person gemäß Art. 7 Abs. 3 Satz 1 DSGVO das Recht, ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.  Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen, sofern an der Verarbeitung kein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, und keine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (Art. 21 DSGVO).  Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Telefon: +49 511 120 4500, E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden (Art. 77 DSGVO).

Bis auf den letzten Punkt können betroffene Personen ihre o.g. Rechte gegenüber der Verantwortlichen oder direkt gegenüber der verantwortlichen Stelle wie unter 1. aufgeführt geltend machen.

8. Einschränkung der Rechte

Die Rechte für betroffene Personen können gemäß Artikel 23 DSGVO beschränkt werden. Sowohl die Bundesrepublik Deutschland als auch das Land Niedersachsen haben diese Möglichkeit zumindest teilweise auch genutzt. Sollten Sie von den oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die Samtgemeinde Bevensen-Ebstorf daher, ob die gesetzlichen Voraussetzungen im Einzelfall erfüllt sind.