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Anleitung zur Registrierung und Nutzung der

Vergabeplattform „Vergabemarktplatz Rheinland-Pfalz“

zur Abgabe der Interessensbekundung bzw. Angebote

Inhalt

Teilnahme/Anmeldung ....................................................................................................... 2
Registrierung auf dem Vergabemarktplatz ......................................................................... 4
Angebotsabgabe/Teilnahmeanträge/Interessensbekundung ............................................11
Übersicht abgegebener Angebote / Zurückziehen von Angeboten…………………………25

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1.Teilnahme/Anmeldung

Die Vergabeunterlagen können über die Funktionsfläche „Alle Dokumente als ZIP-Dateien herunterladen“ vorab zur Einsicht und zum lokalen Speichern auf dem PC und/oder zum Ausdrucken von den Unternehmen heruntergeladen werden.

Die Unterlagen können aber auch einzeln über die Schaltfläche Aktion heruntergeladen werden.

Ebenso kann über die Funktionsfläche „KOMMUNIKATION“ Einblick in die bislang erfolgte Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bieterunternehmen genommen werden.

Sofern Unternehmen digitale Interessensbekundungen sowie digitale Angebote abgeben wollen, ist jedoch eine Anmeldung durch Klick auf die grüne Funktionsfläche „TEILNEHMEN“ (links oben) erforderlich.

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Die Anmeldung setzt als nächsten Schritt einen Klick auf die Funktionsschaltfläche „JETZT TEILNEHMEN“ voraus

Bereits registrierte Unternehmen melden sich sodann durch Eingabe der Login-E- Mailadresse sowie des Passworts und anschließendem Klick auf die Funktionsfläche „SENDEN“ an (weiter ab Ziffer 3 (Seite 11)).

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Soweit ein Unternehmen noch nicht auf der Vergabeplattform registriert ist, startet der Registrierungsprozess durch Klick auf „Noch nicht registriert?“ (zum Registrierungsprozess siehe Ziffer 2 (Seite 4)).

2.Registrierung auf dem Vergabemarktplatz

Die Kommunikation über das Vergabeportal sowie die Einreichung der Interessensbekundung setzt voraus, dass die Unternehmen auf der Vergabeplattform „Vergabemarktplatz Rheinland-Pfalz“ registriert sind. Mit einem Klick auf „Registrierung“ startet der Anmeldeprozess.

HINWEIS: Die Registrierung ist nicht erforderlich, um die Vergabeunterlagen herunterzuladen oder Einsicht in Bieterfragen und die entsprechenden Antworten zu erhalten.

Sie ist erforderlich, um elektronische Angebote/Teilnahmeanträge einzureichen!

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Als erstes werden einige generelle Informationen zum Registrierungsprozess angezeigt.

Nach einem Klick auf „WEITER“ wird der nächste Bearbeitungsschritt angezeigt.

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Im ersten Schritt sind die Unternehmensdaten einzugeben. Dabei sind alle Pflichtfelder (Kennzeichnung mit „*“) zwingend zu befüllen. Die Eingabe einer E-Mail-Adresse stellt sicher, dass die Unternehmen sämtliche Informationen in Bezug auf die Ausschreibung erhalten. Aus diesem Grund sollte hier unbedingt eine allgemeine E-Mail-Adresse ausgewählt werden, auf welche mehrere Personen Zugriff haben.

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Im zweiten Schritt besteht die Möglichkeit, dass Unternehmen ihre Branchenzugehörigkeit vermerken. Der Eintrag ist nicht zwingend erforderlich, um an Ausschreibungen und oder/an Interessenbekundungsverfahren teilnehmen zu können.

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Im dritten Schritt sind die Daten der Person einzugeben, die überwiegend mit der Angebotserstellung befasst ist. Es empfiehlt sich, eine gut erreichbare E-Mail-Adresse zu hinterlegen.

Die Eingaben werden mit einem Klick auf „WEITER“ bestätigt.

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Im Anschluss werden die zuvor eingetragenen Anmeldedaten zusammengefasst dargestellt. Die Registrierung setzt voraus, dass durch Anklicken der jeweiligen Kästchen sowohl die AGB des Plattformanbieters akzeptiert werden als auch in die Verarbeitung der Daten eingewilligt wird (siehe blaue Querbalken).

Mit Abschluss der Registrierung erhalten die Unternehmen eine E-Mail mit den Zugangsdaten bestehend aus Login und Passwort. Es wird empfohlen das automatisch generierte Passwort direkt nach der Anmeldung zu ändern.

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Die neu registrierten Unternehmen melden sich sodann durch Eingabe der Login-E-Mail- Adresse sowie des Passworts und anschließendem Klick auf die Funktionsfläche „SENDEN“ an.

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3. Angebotsabgabe/Teilnahmeanträge/Interessensbekundung

Soweit ein Unternehmen eine Interessensbekundung einschließlich der geforderten Unterlagen bzw. Angebote einreichen möchte, erfolgt dies ZWINGEND über die Funktionsfläche „TEILNAHMEANTRÄGE“ bzw. „ANGEBOTE“ (siehe Bild auf nachfolgender Seite).

ACHTUNG – WICHTIGER HINWEIS: Interessensbekundungen bzw. Angebote dürfen NICHT über die Funktionsfläche „KOMMUNIKATION“ als ausgehende Nachricht versandt werden. Die Interessensbekundung bzw. das Angebot genügt in diesem Fall nicht den formalen Anforderungen mit der Folge, dass das Unternehmen vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden muss!

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Für die Abgabe der Interessensbekundung bzw. des Angebots ist das cosinex Bietertool erforderlich.

Das cosinex Bietertool ist eine Desktop-Anwendung, welche sich über Webstart Technologie automatisch installiert, sofern der Prozess der Abgabe aus dem virtuellen Projektraum des entsprechenden Vergabeverfahrens heraus gestartet wurde. Hiermit wird eine lokale Verschlüsselung der Interessensbekundung bzw. des Angebots sichergestellt. Voraussetzung für die Nutzung des Bietertools ist eine entsprechende Java-Laufzeitumgebung (JRE), welche kostenfrei unter www.java.com bezogen werden kann, sofern diese nicht bereits auf dem Rechner installiert ist. Je nach Betriebsumgebung sind für die Installation der Laufzeitumgebung bzw. des Bietertools u. U. administrative Rechte erforderlich.

Sofern das cosinex Bietertool noch nicht installiert ist, startet der Installationsprozess über einen Klick der Funktionsschaltfläche „INSTALATIONSDATEI HERUNTERLADEN“,

Danach öffnet sich folgendes Desktopfenster:

Im nächsten Schritt ist die Datei durch Klick auf die Schaltfläche „DATEI SPEICHERN“ zu speichern und anschließend auf dem Rechner zu installieren. 12

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Sofern das cosinex Bietertool bereits installiert war oder nunmehr erfolgreich installiert wurde, ist das Projekt – soweit noch nicht erfolgt – zunächst durch einen Klick der Funktionsschaltfläche „PROJEKTDATEI HERUNTERLADEN“ in das cosinex Bietertool herunter zu laden.

Anschließend kann die Datei aus dem Download geöffnet werden und das Bietertool startet automatisch.

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Nachfolgend wird das entsprechend ausgewählte Projekt durch Klick auf die Funktionsschaltfläche „PROJEKT ÖFFNEN“ im cosinex Bietertool geöffnet.

Es öffnet sich das folgende Fenster. Die Abgabe der Interessenbekundung bzw. des Angebots erfolgt im Weiteren durch schrittweises Anklicken der linksseitig positionierten Funktionsschaltflächen beginnend mit der Funktionsschaltfläche „DOKUMENTE AUS DEN VERGABEUNTERLAGEN“.

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Es öffnet sich folgendes Fenster:

Daraus wird ersichtlich, ob das Unternehmen sämtliche Dokumente der Vergabeunterlagen geöffnet und somit zur Kenntnis genommen hat. Erst wenn alle Dokumente geöffnet und soweit erforderlich bearbeitet worden sind, kann die Interessensbekundung bzw. das Angebote abgegeben werden!

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Nach Klick auf die Funktionsschaltfläche „BASISDATEN ZUM TEILNAHMEANTRAG bzw. ANGEBOT“ öffnet sich folgendes Fenster, dessen Freifelder im Reiter „Allgemeine Angaben“ vom Unternehmen auszufüllen sind.

Im Reiter „Preisangaben“ sind die Pflichtfelder „Endsumme brutto + netto“ und bei vorliegendem Wartungsvertrag zusätzlich die Gesamtsumme der jährlichen Wartungskosten einzutragen. Hinweis: Bei Preisangaben für Rahmenverträge (im Auf- u. Abgebotsverfahren) bitte das Dokument „Ausfüllhilfe Cosinex“ beachten!

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Nach Eintrag der geforderten Angaben wird die Funktionsfläche „DOKUMENTE ZUM TEILNAHMEANTRAG bzw. ANGEBOT“ angeklickt.

Es öffnet sich das folgende Fenster:

Hier werden nun die Interessenbekundung / Angebotsunterlagen ausgefüllt bzw. hochgeladen. Wie aufgelistete Dokumente zu bearbeiten sind bzw. wie eigene Dokumente der Interessensbekundung bzw. des Angebots beigefügt werden können, wird durch Klick auf die Funktionsschaltfläche „(ANZEIGEN)“ erläutert (siehe nächste Seite).

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Reiter AUSZUFÜLLENDE DOKUMENTE:

Öffnen Sie die jeweiligen auszufüllenden Dokumente mit einem Doppelklick.
Nachfolgend können Sie die nötigen Eintragungen im geöffneten Dokument direkt vornehmen.
Speichern Sie dieses geöffnete und bearbeitete Dokument direkt über das Diskettensymbol links oben oder alternativ über den Reiter „Datei“ und „Speichern“ ab. Im Anschluss können Sie das Dokument wieder schließen. WICHTIG: Wählen Sie NICHT „Speichern unter“ aus! Ansonsten wird ihr Angebot nur lokal auf Ihrem PC, nicht jedoch im Projektraum zur Angebotsabgabe gespeichert!
Ob das Dokument entsprechend erfolgreich bearbeitet / ausgefüllt wurde, können Sie erkennen, indem Sie die Schaltfläche „AKTUALISIEREN“ betätigen. Hier wird der Status dann als „bearbeitet“ dargestellt.
Zum Schluss können Sie das gerade bearbeitete Dokument nochmals öffnen, um zu überprüfen, ob alle gemachten Angaben entsprechend übernommen wurden und korrekt sind. Nach der Abgabe des Angebotes ist eine Einsicht in die hochgeladenen Unterlagen nicht mehr möglich!

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Reiter EIGENE DOKUMENTE:

Im Reiter „eigene Dokumente“ haben Sie ebenfalls die Möglichkeit lokal auf Ihrem PC ausgefüllte/gespeicherte Dokumente hinzuzufügen. Mit Klick auf „Hinzufügen“ können Sie Ihre gespeicherten Dokumente direkt auswählen und hochladen.

Soweit sämtliche Dokumente der Interessenbekundung bzw. des Angebots beigefügt und/oder ausgefüllt sind, ist die Funktionsschaltfläche „ABGABE“ anzuklicken und es öffnet sich das nachfolgende Fenster:

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Je nach Formvorgabe der Vergabestelle wird der entsprechende Ordner (vorliegend Textform gemäß § 126b BGB) angezeigt und sodann der Abgabe-Assistent gestartet.

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Die elektronische Abgabe der Interessenbekundung bzw. des Angebots erfolgt dann in sieben Schritten. Der jeweils nächste Schritt wird durch einen Klick auf die Funktionsschaltfläche „WEITER“ erreicht.

HINWEIS: Den Unternehmen wird angeraten, die Zusammenfassung auszudrucken.

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Im letzten Schritt bestätigen Sie, dass Sie die Zusammenfassung der Abgabe Ihres Angebotes / Teilnahmeantrages geöffnet und gespeichert haben.

HINWEIS: Es wird angeraten, das Dokument entsprechend auf Ihrem PC zu speichern.

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4. Übersicht abgegebener Angebote / Zurückziehen von

Angeboten

Loggen Sie sich mit Ihren Anmeldedaten in das Vergabeportal ein. Anschließend wählen Sie auf der Startseite links den Reiter „Meine Projekte“ aus.

Es erscheint eine Übersicht über die entsprechenden Ausschreibungen. Unter „Aktion“ gelangen Sie über das Symbol in das jeweilige Projekt, es öffnet sich dabei ein neues Fenster.

Hier wählen Sie dann links den Reiter „Angebote“ aus.

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Nachfolgend erscheint eine Übersicht über Ihre abgegebenen Angebote. Hinweis: Eine Einsicht in Ihre eingereichten Unterlagen ist hier nicht mehr möglich!

Um ein bereits eingereichtes Angebot wieder zurückzuziehen (doppelt eingereichte Angebote, Änderungen bei den Vergabeunterlagen etc.), drücken Sie unter „Aktion“ das Symbol

Es erscheint eine Meldung, ob Sie Ihr Angebot wirklich zurückziehen wollen, welche Sie dann nur noch mit „OK“ bestätigen müssen.

Anleitung VMP Nutzung_01_2026.pdf