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Version 1.4, Stand: 04.2024
Regelungen für Vertragspartner von ASMV GmbH
Ein Vertragspartner von ASMV (im Folgenden: Vertragspartner) ist eine private oder juristische Person, die die Leistungen für die Augsburger Schwabenhallen Messe- und Veranstaltungsgesellschaft mbH (im Folgenden: ASMV) oder für den Dritten, insbesondere – aber nicht ausschließlich - auf dem Gelände von ASMV erbringt oder im Zusammenhang mit einer Veranstaltung auf dem Gelände von ASMV erhält. Die Regelungen für Vertragspartner (im Folgenden: Regelungen) bestimmen die Verhaltensregeln zu Arbeitssicherheit, Umweltschutz, Datenschutz und Informationssicherheit, insbesondere während der Aufenthaltsdauer auf dem Gelände und in den Räumlichkeiten von ASMV.
- Allgemein
Die vorliegenden Regelungen sind Bestandteil jedes Vertrages mit ASMV in der jeweils neusten Fassung und für die Zusammenarbeit auf dem Messegelände von ASMV rechtsverbindlich.
Jeder Vertragspartner von ASMV überwacht selbständig die Einhaltung der einschlägigen Gesetze und der internen Bestimmungen sowie befolgt die Anweisungen vom ASMV- Koordinator zu Ordnung und Sicherheit. Die Rolle eines Koordinators kann ASMV – abhängig vom Betrieb auf dem Gelände, einem Wochentag oder einer Uhrzeit – einem Projektleiter, einem diensthabenden Techniker von ASMV oder einem von ASMV beauftragten Dritten zuweisen (im Folgenden: Koordinator). Der zuständige Koordinator wird dem Vertragspartner vor dem Start der Zusammenarbeit auf dem Gelände von ASMV genannt.
Weiterhin stellt der Vertragspartner sicher, dass sein Personal und Erfüllungsgehilfen die Regelungen verstehen und befolgen können. Der Vertragspartner von ASMV hat besondere Pflicht, sämtliche dem Arbeits-, Brand- und Umweltschutz dienenden Maßnahmen zu befolgen und zu unterstützen, um Personen- und Sachschäden sowie Brand- und sonstige Gefahren vorzubeugen und zu vermeiden. Zuwiderhandlungen gegen die Regelungen stellen einen Vertragsverstoß dar und können zum Verweis vom Ort der Leistungserbringung, zu einem Hausverbot, zu Kündigung, zu Strafverfolgung und/oder Schadenersatzforderung führen.
Dabei ist und bleibt der Vertragspartner für sein Personal und seine Erfüllungsgehilfen alleine verantwortlich.
- Aufenthalt, Ordnung und Sauberkeit
Das Personal und die Erfüllungsgehilfen des Vertragspartners sind verpflichtet, sowohl am Ort der Leistungserbringung als auch bei der Nutzung von allgemein zugänglichen Räumen (Sanitäranlagen, Pausenräume usw.) auf Sauberkeit und Ordnung zu achten. Sämtliche Räume von ASMV sind stets sauber zu halten und nach dem Beenden der Arbeit stets aufzuräumen.
Starke Beschmutzungen, Beschädigungen und Störungen an den Einrichtungen/Infrastruktur von ASMV sind unverzüglich dem Koordinator von ASMV zu melden.
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Version 1.4, Stand: 04.2024
Das Mitführen folgender Gegenstände ist für das Personal und Erfüllungsgehilfen des Vertragspartners grundsätzlich untersagt:
- Waffen oder gefährliche Gegenstände sowie Sachen, die beim Werfen bei Personen zu Körperverletzungen führen können;
- Gassprühflaschen, ätzende oder färbende Substanzen oder Druckbehälter für leicht entzündliche oder gesundheitsschädigende Gase, ausgenommen handelsübliche Taschenfeuerzeuge und Haarspray;
- Feuerwerkskörper, Raketen, bengalische Feuer, Rauchpulver, Leuchtkugeln, pyrotechnische Gegenstände;
- Mechanisch und elektrisch betriebene Lärminstrumente;
- Tiere aller Art, mit Ausnahme von Führhunden, Blindenhunden und Diensthunden, oder Tieren, die bei Veranstaltungen zum Zwecke der Ausstellung und Shows explizit angezeigt sind;
- Rassistisches, fremdenfeindliches und radikales Propagandamaterial;
- Geräte zu Ton- und Bildaufnahmen zum Zwecke der kommerziellen Nutzung.
Eine veranstaltungsbezogene Genehmigung für das Mitführen und das Ausstellen der ausgewählten Gegenstände behält sich ASMV vor.
- Geländesicherheit
Vor dem Betreten des Geländes von ASMV muss sich jeder Vertragspartner mit seinem Personal sowie alle eingesetzten Erfüllungsgehilfen und Unterauftragnehmer an der Pforte anmelden, solange die Pforte besetzt ist. Ansonsten ist die Anmeldung bei der Abteilung Technik, Verwaltungsgebäude EG, vor Ort oder telefonisch unter 0821 2572 – 100 vorzunehmen.
Schlüssel und Generalschlüssel
Zum Betreten des Geländes von ASMV für wiederkehrende Leistungserbringung kann ASMV an einen ausgewählten Mitarbeiter/Teamkoordination des Vertragspartners einen Generalschlüssel gegen eine Unterschrift herausgeben. Benötigen mehrere Mitarbeiter des Vertragspartners einen (General)Schlüssel, muss jeder Mitarbeiter separat die Annahme durch eine eigene Unterschrift bestätigen.
Der Schlüssel ist im persönlichen Besitz sorgfältig aufzubewahren und am Ende jeden Tages der Leistungserbringung an ASMV zurückzugeben. Im Rahmen einer gesonderten Vereinbarung mit ASMV darf ein Schlüssel ausnahmsweise über einen längeren Zeitraum behalten werden. Eine Weitergabe an Dritte, auch für nur kurze Zeit, ist streng untersagt. Ein Verlust ist unverzüglich dem Koordinator von ASMV zu melden.
Fahrzeuge, aber auch die Personen und Sachen, sind üblichen Eingangs- und Ausgangskontrollen unterworfen. Die Aufnahme von Bild und Ton auf dem Gelände von ASMV ist für den Vertragspartner und seine Erfüllungsgehilfen und Unterauftragnehmer grundsätzlich untersagt. Eine Sondergenehmigung kann nur der Geschäftsführer von ASMV erteilen.
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Auf dem Gesamtgelände von ASMV gilt die Straßenverkehrsordnung (StVO). Die Hinweisschilder zur Regelung des Fahr- und Fußgängerverkehrs sind zu beachten. Die Fahrzeuge sind auf den dafür vorgesehenen Plätzen abzustellen. Das Abstellen und Absperren von Feuerwehr- und Rettungswegen sowie in den überdachten Übergängen ist untersagt. Sonstige Wege sind möglichst freizuhalten. Sicherheitszeichen, Sicherheits- und Hinweisschilder im Betrieb wie beispielsweise Schilder für Rettung und Erste Hilfe, Verbots- und Gebotsschilder und Warnschilder sind zu beachten.
Das Betreten der Räumlichkeiten und Geländebereichen, in denen keine Arbeiten gemäß der Beauftragung zu erbringen sind, ist untersagt. Davon sind die Toiletten und die für den Vertragspartner vorgesehenen Aufenthaltsräume ausgenommen.
- Arbeitssicherheit und Brandschutz
Der dem Vertragspartner genannte Koordinator von ASMV ist der erste Ansprechpartner bei ASMV vor Ort in allen Fragen der Arbeitssicherheit und Brandschutz. Der Aufsichtsführende des Vertragspartners nimmt eine Beurteilung potenziellen Gefährdungen vor und legt notwendige Schutzmaßnahmen fest. Die Gefährdung Dritter ist zwingend zu berücksichtigen und vorzubeugen. Der Vertragspartner trägt die Verantwortung in vollem Umfang für die Sicherstellung und Umsetzung der Schutzmaßnahmen vor Ort. Unvorhersehbare Ereignisse oder Hindernisse bei der Durchführung der Arbeiten sind sofort dem Koordinator zu melden.
Gruben, Fußbodenöffnungen, Kabelkanäle und dergleichen sind ständig so zu sichern, dass niemand zu Schaden kommen kann. Insbesondere vor dem Verlassen der Arbeitsstätte ist dies beispielsweise durch Abdeckung der Gefahrstelle sicherzustellen.
Jugendliche, Auszubildende und andere besonders schutzbedürftige Personen dürfen nur unter Aufsicht auf dem Gelände der ASMV arbeiten und weder eine gefährliche Tätigkeit ausüben noch an gefährlichen Orten eingesetzt werden.
Auf dem gesamten Gelände von ASMV ist das Rauchen von Tabakwaren und der Konsum von Cannabis sowie der Umgang mit offenem Feuer in allen Hallen, Foyers und in Räumen oder Bereichen im Außengelände, die mit den Verbotszeichen gekennzeichnet sind, streng verboten. Ausgenommen vom Rauchverbot von Tabakwaren sind die als Raucherräume gekennzeichneten Bereiche. Zur Beseitigung der Tabakwarenreste sind nur die dafür aufgestellten Aschenbecher zu benutzen.
Gleichzeitig gilt striktes Rauchverbot beim Umgang mit allen Stoffen, die mit den Warnzeichen „leicht entzündlich“ oder „explosiv“ gekennzeichnet sind, wie beispielsweise beim Tanken von Fahrzeugen oder beim Wechseln von Gasflaschen.
- Alarmmeldungen
Alle sicherheitsrelevanten Funktionen und Zustände auf dem Gelände von ASMV wie beispielsweise Brandmeldeanlagenwerden werden ständig überwacht. Bei Störung bzw. Alarm erfolgt eine automatische Meldung an den Koordinator von ASMV, Abteilung Technik.
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Nach dem Ertönen von einheitlichen Signalton (an-/abschwellend), in manchen Fällen ergänzend durch Lautsprecherdurchsagen mit Details, ist dem Räumungsalarm und den Anweisungen vom Koordinator sofort Folge zu leisten:
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die Tätigkeit ist sofort zu unterbrechen;
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die Räumlichkeiten zügig auf dem kürzesten Weg über die gekennzeichneten Flucht- und Rettungswege zu verlassen;
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den Sammelplatz aufzusuchen;
Rückkehr in die Räumlichkeiten bzw. zum Platz der Tätigkeit ist erst nach Freigabe durch den Koordinator möglich.
Sammelplatz bei Alarmmeldungen ist auf dem Vorplatz vor dem Haupteingang (Schwabenhalle, Halle 1). Dieser ist entsprechend gekennzeichnet.
- Vertraulichkeit und Informationssicherheit
Die kaufmännischen und technischen Informationen jeglicher Art, die ASMV dem Vertragspartner im Rahmen der Zusammenarbeit selbst übergeben hat, sowie die dem Vertragspartner bekannt gewordenen internen Angelegenheiten von ASMV sind vertraulich zu behandeln. Diese Pflicht besteht auch nach Ende der Zusammenarbeit zwischen ASMV und dem Vertragspartner fort und gilt für die eingesetzten Zeitarbeitnehmer, den Mitarbeitern von externen Firmen und freien Mitarbeitern auch gegenüber dem Vertragspartner als Arbeitgeber.
Eine Weitergabe an Dritte ohne schriftliche Zustimmung von ASMV ist streng untersagt, sofern dies nicht zur Leistungserbringung erfolgreich ist und ASMV darauf aufmerksam gemacht wurde.
Soweit im Rahmen seiner vertraglichen Verpflichtung vom Vertragspartner personenbezogenen Daten verarbeitet werden, verpflichtet er sein Personal schriftlich auf die Einhaltung der Vorschriften gemäß Art. 32 Abs. 4 DSGVO.
Mitnahme oder Entfernen von betrieblichen Sachen oder Unterlagen von ASMV jeder Art bedarf stets der Zustimmung von ASMV in Textform. Die Anfertigung von Kopien oder Auszügen von Unterlagen, die als „vertraulich“ oder „streng vertraulich“ gekennzeichnet sind, ist grundsätzlich nicht erlaubt.
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Verschlossene namentlich adressierte Postsendungen mit Vermerk „persönlich“, „vertraulich“ oder „streng vertraulich“ dürfen grundsätzlich nur vom Empfänger selbst geöffnet werden.
Erhält der Vertragspartner einen Zugang zu betrieblichen Datenverarbeitungsanlagen, so verpflichtet er sich zur Einhaltung der aktuell gültigen Richtlinien zur Informationssicherheit und Datenschutz.
Externe Rechner dürfen grundsätzlich nicht an das Netzwerk von ASMV angeschlossen werden. Der Vertragspartner darf sich nicht in das WLAN namens „ASMV“ einwählen. Die Ausnahmen können ausschließlich durch den IT-Verantwortlichen und den Geschäftsführer gemeinsam freigegeben werden. Der Einsatz von WhatsApp für die Kommunikation in Bezug auf Leistungserbringung, insbesondere Aufnahme und Versand von Bild-, Video- und/oder Tonmaterial ist untersagt.
- Verhaltensregeln
Der Vertragspartner verpflichtet sich, die gesetzlichen Vorschriften der jeweiligen anwendbaren Rechtsordnungen einzuhalten. Insbesondere verpflichtet er sich, weder aktiv noch passiv, direkt oder indirekt an jeder Form der Bestechung, der Verletzung der Grundrechte oder der Kinderarbeit zu beteiligen. Der Vertragspartner bestätigt hiermit, dass er sich seiner Verantwortung für die Gesundheit und Sicherheit seiner Mitarbeiter am Arbeitsplatz bewusst ist und diese übernimmt, die gesetzlichen Anforderungen an Umweltschutz inkl. Abfallvermeidung und Abfalltrennung einhält und die Befolgung dieser Verhaltensregeln in seiner Lieferkette bewusst fördert und einfordert.
Der Vertragspartner erlässt die notwendigen organisatorischen Anweisungen und Maßnahmen, insbesondere in den Bereichen Schutz-, Vertragspartner-, Personal- und Informationssicherheit, Verpackung und Logistik, um die Sicherheit in der Lieferkette entsprechend den Regelungen international anerkannten auf Grundlage des WCO SAFE Framework of Standards erarbeiteten Vorschriften sicherzustellen. Der Vertragspartner schützt seine Lieferungen und Leistungen für ASMV oder Dritten, der auf dem Gelände von ASMV tätig ist, vor unbefugten Zugriffen und Manipulationen. Dabei setzt der Vertragspartner ausschließlich zuverlässiges Personal ein und verpflichtet seine Unterauftragnehmer zu diesen Verhaltensregeln.
Ein schuldhafter Verstoß des Vertragspartners gegen diese Verhaltensregeln stellt einen wichtigen Grund zur Kündigung dar.
- Umweltschutz-/Energiemanagement
Bei der Tätigkeit hat der Vertragspartner dafür zu sorgen, dass sich sein Personal über die Umweltauswirkungen der Tätigkeit bewusst ist und alle umweltrechtlichen Vorschriften einhält. Als Beispiele dafür dienen die Vermeidung und – falls nicht möglich - vorschriftsmäßige Entsorgung von Abfällen durch den Vertragspartner oder die Lagerung von wassergefährdenden Stoffen an geeigneten und dafür gekennzeichneten Orten in einer entsprechenden Verpackung.
Die Entsorgung der mitgebrachten Verpackungen bzw. im Rahmen der Leistungserbringung entstandene Abfälle in den ASMV-eigenen Behälter ist untersagt.
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