B.2_NUM_FMM_Datenschutzhinweise_Vergabeverfahren.pdf

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B.2 – Datenschutzhinweise für das Vergabeverfahren

Fördermittelmanagement-Software (FMM) für die Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH Stand: 04.09.2026

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Inhaltsverzeichnis

1. Verantwortlicher................................................................................................................................. 1

2. Zwecke der Verarbeitung ................................................................................................................... 1

3. Kategorien personenbezogener Daten .............................................................................................. 1

4. Rechtsgrundlagen ............................................................................................................................... 1

5. Empfänger und eingesetzte Dienstleister .......................................................................................... 2

6. Speicherdauer ..................................................................................................................................... 2

7. Erforderlichkeit der Bereitstellung ..................................................................................................... 2

8. Rechte der betroffenen Personen ...................................................................................................... 2

9. Beschwerderecht ................................................................................................................................ 3

10. Automatisierte Entscheidungen ....................................................................................................... 3

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1. Verantwortlicher

Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH Sitz: Berlin Kontakt für das Vergabeverfahren: über die in der Auftragsbekanntmachung und auf der Vergabeplattform angegebenen Kontaktdaten

Datenschutzkontakt: Anfragen zum Datenschutz können über die in der Auftragsbekanntmachung beziehungsweise auf der Vergabeplattform benannten Kontaktdaten an die oder den Datenschutzbeauftragten gerichtet werden.

2. Zwecke der Verarbeitung

Die im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren erhobenen personenbezogenen Daten werden insbesondere für folgende Zwecke verarbeitet: • Bereitstellung der Vergabeunterlagen und Kommunikation über die Vergabeplattform, • Entgegennahme, formale Prüfung und Wertung der Angebote, • Prüfung der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen, • Durchführung von Aufklärungen, Nachforderungen und der Demo, • Dokumentation des Vergabeverfahrens, Durchführung von Registerabfragen sowie Wahrnehmung von Prüf-, Rechtsbehelfs- und Nachweispflichten, • Information über Zuschlag oder Nichtberücksichtigung sowie • bei Zuschlagserteilung Vorbereitung, Abschluss und Durchführung des Vertrags.

3. Kategorien personenbezogener Daten

Verarbeitet werden, soweit sie im jeweiligen Verfahren erforderlich sind, insbesondere:

• Stamm- und Kontaktdaten von Ansprechpersonen und Vertretungsberechtigten, • Unternehmenszugehörigkeit, Funktion und Kommunikationsdaten, • Angaben aus dem Angebot und den Eignungsunterlagen, einschließlich Referenzkontakten und Angaben zur Projektleitung, • Erklärungen zu Ausschlussgründen, Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmern und Eignungsleihe, • Kommunikations-, Zeitstempel- und Protokolldaten der Vergabeplattform sowie • Ergebnisse gesetzlich vorgesehener Register- und Nachweisprüfungen.

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt, soweit einschlägig, zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen und zur Wahrnehmung der öffentlichen Beschaffungsaufgabe auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstaben c und e DSGVO in Verbindung mit den anwendbaren vergabe-, haushalts- und dokumentationsrechtlichen Vorschriften. Soweit die Verarbeitung zur Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags mit einer betroffenen natürlichen Person erforderlich ist, kann ergänzend Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO einschlägig sein.

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5. Empfänger und eingesetzte Dienstleister

Daten können im jeweils erforderlichen Umfang insbesondere an folgende Stellen übermittelt oder für diese zugänglich gemacht werden:

• die mit dem Vergabeverfahren, der fachlichen Prüfung, der Wertung und den internen Freigaben befassten Stellen der NUM GmbH, • die Vergabestelle, externe rechtliche oder fachliche Berater und die Mitglieder des Wertungsgremiums, • den Betreiber der elektronischen Vergabeplattform und sonstige eingesetzte Auftragsverarbeiter, • gesetzlich zuständige Register-, Prüf-, Aufsichts- und Rechnungsprüfungsstellen sowie • Gerichte, Vergabekammern und sonstige Rechtsbehelfsstellen, soweit dies erforderlich ist.

Eine Übermittlung in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ist nicht vorgesehen, soweit sie nicht ausnahmsweise für einen eingesetzten Dienst erforderlich und nach den Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO zulässig ist.

6. Speicherdauer

Die im Vergabeverfahren anfallenden personenbezogenen Daten und Vergabeunterlagen werden mindestens bis zum Ende der Vertragslaufzeit und nicht kürzer als drei Jahre ab Zuschlag aufbewahrt. Längere gesetzliche, haushaltsrechtliche, förderrechtliche oder vertragliche Aufbewahrungs-, Prüf-, Rechtsbehelfs- und Verjährungsfristen bleiben unberührt. Nach Wegfall der Zwecke und Ablauf der maßgeblichen Fristen werden die Daten gelöscht oder – soweit eine weitere Aufbewahrung erforderlich ist – gesperrt beziehungsweise archiviert.

7. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung der in den Vergabeunterlagen geforderten personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme am Vergabeverfahren erforderlich. Werden erforderliche Angaben nicht bereitgestellt, kann das Angebot nicht vollständig geprüft oder gewertet werden. Eine gesonderte Einwilligung in die für das Vergabeverfahren erforderliche Verarbeitung wird nicht verlangt.

8. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO, • Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, • Löschung nach Art. 17 DSGVO, • Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, • Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit anwendbar, sowie • Widerspruch nach Art. 21 DSGVO, soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO beruht.

Zur Wahrnehmung der Rechte können sich betroffene Personen an den Verantwortlichen oder die Datenschutzbeauftragte beziehungsweise den Datenschutzbeauftragten wenden. Gesetzliche

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Einschränkungen, insbesondere wegen fortbestehender Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten, bleiben unberührt.

9. Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, Telefon +49 30 13889-0, E-Mail mailbox@datenschutz-berlin.de.

10. Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO einschließlich Profiling findet im Vergabeverfahren nicht statt. Die Prüfung und Wertung erfolgen durch die hierfür zuständigen Personen und Gremien.

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