C.1_NUM_FMM_EVB_IT_Cloudvertrag.pdf

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Cloudvertrag

Rahmenvertrag über Cloudleistungen Inhaltsangabe 1 Gegenstand der Leistungen .............................................................................................................................. 2

1.1 Vertragsgegenstand ............................................................................................................................ 2 1.2 Vertragsbestandteile ............................................................................................................................ 2

2 Überblick über die vereinbarten Leistungen ...................................................................................................... 3

3 Gegenstand der Leistungen .............................................................................................................................. 4

3.1 Leistungen gemäß Ziffer 1.1 EVB-IT Cloud-AGB ................................................................................ 4

3.2 Einmalige Leistungen .......................................................................................................................... 5

3.2.1 Initiale Leistungen ................................................................................................................................ 5

3.2.2 Sonstige einmalige Leistungen ............................................................................................................ 5

3.2.3 Leistungen bei Vertragsende ............................................................................................................... 5

3.3 Leistungen auf Abruf ............................................................................................................................ 6

3.4 Ticketsystem ........................................................................................................................................ 6

4 Fälligkeit und Zahlung der Vergütung ............................................................................................................... 6 4.1 Fälligkeit der Vergütung ....................................................................................................................... 6

4.2 Zahlung der Vergütung ........................................................................................................................ 6

4.3 Rechnungsadresse .............................................................................................................................. 6

4.4 Preisanpassung ................................................................................................................................... 6

5 Ergänzende Vereinbarungen bei Vergütung von Leistungen von Personen nach Aufwand ............................. 7

5.1 Vereinbarung der Preiskategorien bei Vergütung nach Aufwand durch auftragnehmerseitig eingesetztes Personal .......................................................................................................................................... 7

5.2 Abweichende Regelungen für die Bestimmung und Vergütung von Personentagessätzen ................ 7

5.3 Besondere Bestimmungen zur Vergütung nach Aufwand ................................................................... 8

6 Abweichende Haftungsregelungen ................................................................................................................... 8

7 Beauftragte und Ansprechpartner ..................................................................................................................... 8

7.1 Beauftragte des Auftragnehmers (Name, Mailadresse) ....................................................................... 8

7.2 Ansprechpartner für Fragen zum Vertrag (Name, Mailadresse) .......................................................... 8

8 Weitere Regelungen ......................................................................................................................................... 8

8.1 Besondere Anforderungen an Mitarbeiter des Auftragnehmers ........................................................... 8 8.2 Allgemeine Sicherheitsanforderungen ................................................................................................. 8

8.3 Prüfrechte ............................................................................................................................................ 8

8.4 Unterauftragnehmer ............................................................................................................................. 9

8.5 Vertraulichkeit ...................................................................................................................................... 9

8.6 Haftpflichtversicherung ........................................................................................................................ 9

9 Sonstige Vereinbarungen ................................................................................................................................. 9

9.1 Optionale Leistungen ...................................................................................................................................... 9

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Cloudvertrag

Vertrag über Cloudleistungen

zwischen

Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH c/o Charité - Universitätsmedizin Berlin Charitéplatz 1 10117 Berlin Vertragsnummer: NUM-FMM-2026-01 "Auftraggeber" und

[AUFTRAGNEHMER – nach Zuschlag zu ergänzen] Vertragsnummer Auftragnehmer: [nach Zuschlag zu ergänzen] "Auftragnehmer" wird folgender Vertrag geschlossen:

1 Gegenstand der Leistungen

1.1 Vertragsgegenstand Gegenstand dieses Rahmenvertrags sind die Bereitstellung, Einführung und der Betrieb einer webbasierten Fördermittelmanagement-Software (FMM) für die Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH als Software as a Service (SaaS) einschließlich Konfiguration/Customizing, Migration, Schnittstellen und Exporte, dokumentierter API, Hosting, technischem Betrieb, Pflege/Wartung, Support, Schulung, Dokumentation sowie Exit-Leistungen gemäß den Vertragsanlagen.

1.2 Vertragsbestandteile Es gelten als Vertragsbestandteile: 1.2.1 dieser Vertragstext mit den folgenden Anlagen:

☒ Es gelten die Anlagen in folgender Rangfolge: 1, 2, 4, 5, 3, 6, 7

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Cloudvertrag

1.2.2 die Ergänzenden Vertragsbedingungen für Cloudleistungen (EVB-IT Cloud-AGB) in der bei Bereitstellung der Vergabeunterlagen geltenden Fassung 1.2.3 und danach die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der bei Bereitstellung der Vergabeunterlagen geltenden Fassung 1.2.4 und danach ☐ die nachfolgenden auftragnehmerseitigen AGB zu Art und Umfang der Cloudleistungen (zusammen Anlage Nr. _____)

☐ die auftragnehmerseitigen AGB gemäß „Anlage zur Einbeziehung auftragnehmerseitiger AGB“, dort „I. Anhang zum EVB-IT Cloudvertrag“

Wirksam einbezogen sind die vorgenannten auftragnehmerseitigen AGB* zu Art und Umfang der Cloudleistungen auch, insoweit sie einen dynamischen Änderungsvorbehalt vorsehen, soweit die Änderungen nicht zum Nachteil des Auftraggebers sind. Eine Einbeziehung der auftragnehmerseitigen AGB* zu Art und Umfang der Cloudleistungen erfolgt nur nachrangig gegenüber allen anderen Regelungen und nur, soweit sie allen anderen vertraglichen Regelungen weder entgegenstehen noch diese beschränken. Abweichend hiervon gelten hinsichtlich einzelner konkreter Anforderungen entsprechende auftragnehmerseitige AGB* -Regelungen zu Art und Umfang der Cloudleistungen vorrangig zu den EVB-IT Cloud AGB, soweit dies in der Anlage zur Einbeziehung von auftragnehmerseitigen AGB*, dort „II Anhang zum Kriterienkatalog“ in Bezug auf die hier aufgeführten Kategorien ausdrücklich vereinbart ist. Weitere auftragnehmerseitige AGB* sind ausgeschlossen, unabhängig davon, ob sie in diesen Vertrag einbezogen wurden oder nicht. Die EVB-IT Cloud-AGB stehen unter evb-it.gov.de zur Einsichtnahme bereit. Die VOL/B wurde im Bundesanzeiger AT Nr. 178a vom 23. September 2003 veröffentlicht. Für alle in diesem Vertrag genannten Beträge gilt einheitlich der Euro als Währung. Die vereinbarten Vergütungen verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit Umsatzsteuerpflicht besteht.

Die mit * gekennzeichneten Begriffe sind am Ende der EVB-IT Cloud-AGB definiert.

1.2.5 Rangfolge der Nutzungsrechtsregelungen Vereinbarte Nutzungsrechte gelten in folgender Rangfolge: ● Rechteregelungen des Auftraggebers gemäß Anlage __ ● Ziffer 14 EVB-IT Cloud-AGB ● die Nutzungsrechtsregelungen aus den auftragnehmerseitigen AGB* zu Art und Umfang der Cloudleistungen die gemäß Nummer 1.2.4 einbezogen wurden. Diese gelten aber nur, soweit sie den sonstigen vertraglichen Regelungen weder entgegenstehen noch diese beschränken.

2 Überblick über die vereinbarten Leistungen ☒ Besondere initiale Leistungen (Setup) ☒ Software as a Service* (SaaS*) ☐ Platform as a Service* (PaaS*) ☐ Infrastructure as a Service* (IaaS*) ☐ Managed Cloud Services* (MCS*)

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☒ Leistungen bei Vertragsende ☐ Sonstige Leistungen

Betriebs-, Wartungs-, Support-, Monitoring-, Backup-/Restore- und Patchleistungen sind Bestandteil der SaaS- Grundleistung gemäß Anlagen 1–3 und werden nicht als eigenständige PaaS-/IaaS-Leistung beschafft.

3 Gegenstand der Leistungen Art, Umfang und Termine der zu erbringenden Leistungen ergeben sich aus der folgenden Tabelle (Termin- und Leistungsplan):

3.1 Leistungen gemäß Ziffer 1.1 EVB-IT Cloud-AGB

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3.2 Einmalige Leistungen

3.2.1 Initiale Leistungen

3.2.1.1 Art und Umfang der initialen Leistung ☒ Der Auftragnehmer schuldet initiale Leistungen zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft*. ☒ Einzelheiten gemäß Anlagen Nr. 1, 2 und 4 (C.2, C.3, C.4). ☐ Die Leistungen werden nicht auf der Grundlage dieses Vertrages erbracht, sondern im Rahmen eines gesonderten Vertrages gemäß Anlage Nr. _____. ☒ Weitere Regelungen zur initialen Leistung gemäß Anlage Nr. 4 (C.4 – Termin- und Abrufplan).

3.2.1.2 Vergütung der initialen Leistung Die initialen Leistungen werden nicht gesondert vergütet, soweit nicht nachfolgend abweichend geregelt: ☒ Die Vergütung für die initialen Leistungen erfolgt zu den je Phase angebotenen Pauschalfestpreisen IMP-P0 bis IMP-P4 gemäß Anlage Nr. 5 (C.5); Abrechnung jeweils erst nach erfolgreicher phasenbezogener Abnahme. ☐ Die Vergütung für die initialen Leistungen erfolgt nach Aufwand gemäß Kategorie(n) _____ aus Nummer 5.1 ☐ mit einer Obergrenze in Höhe von _____ Euro.

3.2.2 Sonstige einmalige Leistungen

3.2.2.1 Art und Umfang der sonstigen Leistungen ☒ Der Auftragnehmer erbringt nach ausdrücklichem Abruf die in Anlage Nr. 5 (C.5) als einmalig bzw. mengenabhängig bepreisten Zusatzleistungen, insbesondere Migrationsmehrmengen (UNIT-DOC/UNIT-GB), zusätzliche API-Module (UNIT-API) sowie einmalige Bestandteile optionaler Kann-Leistungen und einer optionalen herstellerspezifischen Finanzsoftware-Direktanbindung, soweit angeboten und beauftragt. ☒ Der Auftragnehmer erbringt die Optionale Leistungen nach Anlage Nr. 5 (C.5). Diese Leistungen werden vom Auftraggeber nur bei Bedarf beauftragt (auftraggeberseitiges Optionsrecht).

3.2.2.2 Vergütung der sonstigen Leistungen ☐ Die Vergütung für die sonstigen Leistungen erfolgt zu einem Pauschalfestpreis in Höhe von _____ Euro. ☐ Die Vergütung für die sonstigen Leistungen erfolgt nach Aufwand gemäß Kategorie(n) _____ aus Nummer 5.1 ☐ mit einer Obergrenze in Höhe von _____ Euro. ☒ Vergütung sonstiger einmaliger/mengenabhängiger Leistungen ausschließlich nach den in Anlage 5 (C.5) angebotenen Einzel-/Einheitspreisen und nur nach vorherigem Abruf in Textform; die Bewertungsmengen begründen keine Abnahmeverpflichtung.

3.2.3 Leistungen bei Vertragsende

3.2.3.1 Art und Umfang der Leistungen bei Vertragsende ☒ Der Auftragnehmer ist gemäß Ziffer 13.2 EVB-IT Cloud-AGB im zumutbaren Umfang zur Erbringung von Leistungen verpflichtet, die erforderlich sind, um einen neuen Auftragnehmer oder den Auftraggeber in die Lage zu versetzen, die Leistungen zu übernehmen. ☒ Abweichend/ergänzend schuldet der Auftragnehmer vor Löschung einen vollständigen, maschinenlesbaren Daten- und Dokumentenexport einschließlich Metadaten und relevanter Historien mindestens als CSV/XLSX sowie strukturiert XML oder JSON; Löschung erst nach Prüfung/Abnahme des Exports und nach Maßgabe des AVV/Aufbewahrungsfristen mit schriftlicher Löschbestätigung. Weitergehende Übergangsunterstützung auf eine Folgelösung erfolgt nur nach vorherigem Abruf.

3.2.3.2 Vergütung der Leistungen bei Vertragsende ☐ Die Vergütung der Leistungen bei Vertragsende erfolgt zu einem Pauschalfestpreis in Höhe von _____ Euro. ☐ Die Vergütung der Leistungen bei Vertragsende erfolgt nach Aufwand gemäß Kategorie(n) _____ aus Nummer 5.1 ☐ mit einer Obergrenze in Höhe von _____ Euro.

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☒ Der Standard-Exit (vollständiger Export und Löschbestätigung) ist Bestandteil der Grundvergütung. Darüber hinausgehende, zuvor beauftragte Übergangsunterstützung wird ausschließlich nach den in Anlage 5 vereinbarten Tagessätzen vergütet.

3.3 Leistungen auf Abruf Auf Abruf werden erbracht: zusätzliche Konfiguration (C-06 / DAY-CONF), Entwicklungs-, Beratungs- und zusätzliche Schulungsleistungen (DAY-DEV/DAY-CONS/DAY-TRAIN), mengenabhängige Mehrleistungen nach Anlage 5, optionale Kann-Leistungen mit Status „optional“, zusätzliche API-Module/Datenobjekte sowie die optionale herstellerspezifische Direktanbindung an die später ausgewählte Finanzsoftware. ☒ Ein pauschaler Mindestvorlauf wird fachlich nicht vorgegeben; jeder Abruf enthält Gegenstand, Priorität/Zieltermin und voraussichtlichen Aufwand gemäß Anlage 4. Beginn erst nach Freigabe in Textform. ☒ Bedarfs-/Schätzmengen: 30 PT zusätzliche Konfiguration (unverbindliche Schätzmenge); übrige in C.5 ausgewiesene Mengen sind ausschließlich Bewertungsmengen. Der Auftraggeber ist nicht zum Abruf verpflichtet. Dies gilt nicht für die hier ggf. vereinbarte Mindestabnahme.

3.4 Ticketsystem ☐ Für die Meldung, Klassifizierung und Bestätigung von Störungen, sonstigen Meldungen und Anfragen ist ein nachvollziehbarer Supportkanal mit Bearbeitungs- und Eskalationsverfolgung gemäß Anlagen 1 bis 3 vorzusehen. Das konkrete Ticketsystem bzw. der konkrete Supportkanal ist vom Bieter im Betriebs- und Sicherheitskonzept verbindlich anzugeben. ☐ des Auftragnehmers, ☐ des Auftraggebers,

welches ☐ unter der Web-Adresse _____ erreichbar ist. ☐ wie folgt zur Verfügung gestellt wird _____.

4 Fälligkeit und Zahlung der Vergütung

4.1 Fälligkeit der Vergütung Die Vergütung für wiederkehrende Leistungen ist abweichend von Ziffer 16.1 EVB-IT Cloud-AGB nicht monatlich nachträglich bis zum 15. eines jeden Monats fällig, sondern: ☐ quartalsweise bis zum 15. des zweiten Monats des laufenden Quartals ☐ jährlich bis zum _____ des laufenden Jahres ☐ einmalig zum _____ ☐ _____

Die Vergütung für Leistungen nach Zeitaufwand ist abweichend von Ziffer 16.2.1 EVB-IT Cloud-AGB nicht monatlich nachträglich bis zum 15. eines jeden Monats fällig, sondern: ☐ _____

4.2 Zahlung der Vergütung ☐ Abweichend von Ziffer 16.3 EVB-IT Cloud-AGB ist eine fällige Vergütung nicht 30 Tage sondern _____ Tage nach Zugang einer prüffähigen Rechnung zu zahlen.

4.3 Rechnungsadresse ☒ Elektronische Rechnung / Leitweg-ID / Pflicht- und Zusatzfelder: [nach Zuschlagserteilung zu ergänzen]. ☒ Rechnungsanschrift: [nach Zuschlagserteilung zu ergänzen].

4.4 Preisanpassung ☐ Es wird eine Preisanpassung vereinbart: ☐ gemäß Ziffer 16.5 EVB-IT-Cloud-AGB: ☐ für den monatlichen Pauschalfestpreis gemäß Nummer 3.1.

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☐ für die folgenden weiteren Vergütungen: _____. ☐ gemäß Anlage Nr. _____.

5 Ergänzende Vereinbarungen bei Vergütung von Leistungen von Personen nach Aufwand

5.1 Vereinbarung der Preiskategorien bei Vergütung nach Aufwand durch auftragnehmerseitig eingesetztes Personal

Festlegung der Geschäftszeiten:

☒ Weitere Vereinbarungen gemäß Anlage Nr. 5 (C.5): Reisezeiten, Reisekosten, Nebenkosten und Materialkosten sind in den angebotenen Preisen enthalten und werden nicht gesondert vergütet.

5.2 Abweichende Regelungen für die Bestimmung und Vergütung von Personentagessätzen ☐ Abweichend von Ziffer 16.2.3 Satz 2 EVB-IT Cloud-AGB können bei entsprechendem Nachweis für einen Personentag bis zu 10 Stunden abgerechnet werden.

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☐ Abweichend von Ziffer 16.2.3 Sätze 2 und 3 EVB-IT Cloud-AGB kann ein voller Tagessatz nur in Rechnung gestellt werden, wenn mindestens 10 Stunden geleistet wurden. Werden weniger als 10 Zeitstunden pro Tag geleistet, sind diese anteilig in Rechnung zu stellen. ☒ Weitere Vereinbarungen gemäß Anlage Nr. 5 (C.5): Ein Personentag umfasst acht Stunden; die 10-Stunden- Abweichungen dieser Ziffer werden nicht vereinbart.

5.3 Besondere Bestimmungen zur Vergütung nach Aufwand ☐ Abweichend von Ziffer 16.2.1 EVB-IT Cloud-AGB werden Nebenkosten/Reisekosten/Reisezeiten/Materialkosten gemäß Anlage Nr. _____ vergütet. ☐ Weitere besondere Bestimmungen zur Vergütung nach Aufwand sind in Anlage Nr. _____ vereinbart.

6 Abweichende Haftungsregelungen ☐ Abweichend von Ziffer 19.1 EVB-IT Cloud-AGB gelten für die Haftung bei leicht fahrlässigen Pflichtverletzungen die Regelungen gemäß Anlage Nr. _____. ☐ Abweichend von Ziffer 19.2 EVB-IT Cloud-AGB haftet der Auftragnehmer auch für entgangenen Gewinn.

7 Beauftragte und Ansprechpartner

7.1 Beauftragte des Auftragnehmers (Name, Mailadresse) ☐ Informationssicherheit: [AUFTRAGNEHMERANGABE], ☐ Datenschutz: [AUFTRAGNEHMERANGABE], ☐ Geheimschutz:

7.2 Ansprechpartner für Fragen zum Vertrag (Name, Mailadresse) beim Auftragnehmer [wird nach dem Zuschlag ergänzt] beim Auftraggeber : Ralf Heyder ralf.heyder@charite.de

8 Weitere Regelungen

8.1 Besondere Anforderungen an Mitarbeiter des Auftragnehmers ☐ Für die Aufgaben gemäß Anlage Nr. _____ ist nur Personal einzusetzen, welches bereit ist, sich aufgrund des Verpflichtungsgesetzes verpflichten zu lassen. ☒ Mindestanforderungen an das einzusetzende Personal ergeben sich aus Anlagen Nr. 1 und 2: fachlich geeignetes und für die Kommunikation mit NUM deutschsprachiges Personal; verantwortliche Projektleitung und Stellvertretung; ausschließlich autorisiertes Personal für Entwicklung, Migration, Betrieb, Administration und Support; Vertraulichkeitsverpflichtung sowie regelmäßige/anlassbezogene Datenschutz- und Informationssicherheitsschulungen.

8.2 Allgemeine Sicherheitsanforderungen Der Auftragnehmer verpflichtet sich für die Laufzeit des Vertrages ☒ bei der Erbringung der vertraglichen Leistungen die Regelungen zur IT-Sicherheit gemäß Anlagen Nr. 1, 2, 3 und 6 zu beachten. ☐ der Geheimschutzbetreuung gemäß Anlage Nr. _____ zu unterstellen. ☐ die Regelungen des Auftraggebers zur Sicherheit am Einsatzort gemäß Anlage Nr. _____ zu beachten. ☐ folgende weitere Regelungen einzuhalten: _____.

8.3 Prüfrechte ☐ Ergänzend zu Ziffer 6.4 EVB-IT Cloud-AGB und unbeschadet der gesetzlichen Regelungen, sind nicht nur der Auftraggeber und vom Auftraggeber zur Berufsverschwiegenheit verpflichtete Prüfungsgesellschaften, sondern auch ☐ die Aufsichtsorgane des Auftraggebers ☐ das BSI

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Cloudvertrag

☐ folgende von ihm benannte Prüfer _____

zur Prüfung der Einhaltung der Maßnahmen berechtigt. Der Auftragnehmer gewährt die dafür notwendigen Zutritts-, Einsichts- und Auskunftsrechte und unterstützt im erforderlichen Ausmaß. ☐ Ergänzend zu bzw. abweichend von Ziffer 6.4 EVB-IT Cloud-AGB ergeben sich Regelungen zu Prüfrechten aus Anlage Nr. _____.

8.4 Unterauftragnehmer ☐ In Bezug auf den Einsatz von Unterauftragnehmern gilt anstelle von Ziffer 15.1 EVB-IT Cloud-AGB die Ziffer 15.3 EVB-IT Cloud-AGB.

8.5 Vertraulichkeit ☐ Ergänzend zu bzw. abweichend von Ziffer 6.3 EVB-IT Cloud-AGB ergeben sich Regelungen zur Vertraulichkeit aus Anlage Nr. _____.

8.6 Haftpflichtversicherung ☒ Der Nachweis einer Haftpflichtversicherung gemäß Ziffer 21 EVB-IT Cloud-AGB wird vereinbart.

9 Sonstige Vereinbarungen ☒ Sonstige Vereinbarungen:

9.1 Optionale Leistungen Der Auftragnehmer erbringt optionale Leistungen gemäß Anlage Nr. 5 (C.5). Der Auftraggeber kann den Auftragnehmer auf Grundlage dieses Rahmenvertrags schriftlich mit entsprechenden optionalen Leistungen beauftragen (Einzelabruf). Der Einzelabruf erfolgt durch eine schriftliche Anforderung des Auftraggeber von Leistungen für die in Anlage Nr. 5 näher definierten Leistungen. Im übrigen gelten die Termin in Anlage Nr. 4 (C.4 – Termin- und Abrufplan)

Für die optionalen Leistungen besteht keine Abnahmeverpflichtung ☐ Die sonstigen Vereinbarungen ergeben sich aus Anlage Nr. _____.

Unterschrift Auftraggeber Unterschrift Auftragnehmer

Datum, Name Datum, Name

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