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C.4 – Termin- und Abrufplan
C.4
Termin- und Abrufplan
Fördermittelmanagement-Software (FMM) für die Netzwerk Universitätsmedizin
NUM GmbH
Stand: 04.09.2026
1 Stand: 21.08.2026
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C.4 – Termin- und Abrufplan
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis .............................................................................................................................................................................. 2
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Zweck und Einordnung ............................................................................................................................................................... 3
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Verbindliche Termin- und Phasenlogik ................................................................................................................................ 3
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Phase 0 und Leistungen im Jahr 2026 ................................................................................................................................... 4
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Abnahme, Go-Live und Beginn der Grundlaufzeit ............................................................................................................ 5
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Abruf zusätzlicher Konfigurationsleistungen .................................................................................................................... 5
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Einmaliger Penetrationstest ...................................................................................................................................................... 6
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Optionale Leistungen und Zusatzleistungen ...................................................................................................................... 6
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Fortschreibung des Projektplans und Terminabweichungen ..................................................................................... 6
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1. Zweck und Einordnung
Dieser Termin- und Abrufplan konkretisiert die in C.2 – Leistungsbeschreibung und C.3 – Anforderungsmatrix festgelegte Einführungs-, Abnahme- und Abruflogik. Er ändert weder die Muss-/Kann-Kategorien noch die in C.3 ausgewiesenen Fälligkeits- und Erfüllungszeitpunkte.
Der Bieter richtet den nach A.2 – Verzeichnis der einzureichenden Unterlagen vorzulegenden Umsetzungs-, Kosten- und Schulungsplan an diesem Rahmen aus. Nach Zuschlag wird der Projektplan gemeinsam operationalisiert. Abweichungen von verbindlichen Anforderungen oder den spätesten Go-Live-Terminen bedürfen der Zustimmung des Auftraggebers und – soweit vertragsrelevant – einer dokumentierten Änderungsfreigabe.
2. Verbindliche Termin- und Phasenlogik
Die Einführung erfolgt in fünf Stufen. Die nachfolgend genannten Termine sind die spätesten Go-Live- Termine. Frühere Produktivsetzungen sind zulässig, sofern die jeweiligen Abnahmevoraussetzungen vollständig erfüllt sind.
| Phase / Termin | Ziel | Verbindlicher Rahmen | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Phase 0 nach Zuschlag | Projektstart / Feinspezifikation | Kick-off, Prozessworkshops, Daten- und Rollenmodell, Migrationsanalyse, Sicherheits- und Betriebskonzept sowie Projektplan. Soweit die Zuschlagserteilung dies zeitlich zulässt: Teilabnahme des Zielbilds, des Daten- und Rollenmodells und der Feinspezifikation für Phase 1 bis 18.12.2026. | ||||||
| Phase 1 01.04.2027 | Kernsystem | Standort- und Teilprojektstruktur, initiale Anträge und Änderungsanträge, nach der fachlichen Erstprüfung parallel geführte weitere fachliche und administrative Prüfung, Vertrag beziehungsweise Vertragsanlage, Dokumentenablage, Basis-API, Migration der Startdaten und Schulung. |
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| Phase / Termin | Ziel | Verbindlicher Rahmen | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Phase 2 01.06.2027 | Zahlungsanforderungen / Abrufdaten | Freischaltung und Prüfung von Zahlungsanforderungen, systemunabhängiges Abrufdatenpaket, nach Auswahl der Finanzsoftware abzustimmende Übergabe über ein kompatibles Importformat, Aktualisierung der Finanzmittelstände und Schulung. | ||||||
| Phase 3 01.08.2027 | Berichtswesen / Nachweise | Zahlenmäßige Zwischen- und Verwendungsnachweise, AZA- /AZK-Beleglisten, sachliche und eigenständige fachliche Berichte, administrative und fachliche Prüfung, Gesamtfreigabe, Anpassung des Finanzierungsplans und Schulung. | ||||||
| Phase 4 01.10.2027 | Erweiterungen / Optimierung | Alle bis Phase 4 fälligen Muss- Kriterien. Optionale Erweiterungen nur, soweit sie verbindlich angeboten und beauftragt wurden, insbesondere Reporting, DMS, Customizing- Schulungen, API-Erweiterungen und zusätzliche Schnittstellen. |
Zahlungsanforderungen, die vor dem produktiven Go-Live der Phase 2 anfallen, können bei Bedarf als Übergangsprozess außerhalb der Software bearbeitet werden. Die ab Phase 2 geschuldete Systemunterstützung bleibt hiervon unberührt.
3. Phase 0 und Leistungen im Jahr 2026
Phase 0 beginnt nach Zuschlag und dient der belastbaren Feinspezifikation. Die bereits verbindlich festgelegten Muss-Anforderungen werden nicht neu verhandelt. Konkretisiert werden insbesondere Daten- und Rollenmodell, Migrationsmapping, Prozesskonfiguration, Sicherheits- und Betriebskonzept sowie der Projektplan.
Sofern Zuschlagserteilung und erforderliche interne Freigaben die Leistungserbringung und Abnahme bis zum 18.12.2026 zulassen, weist der Bieter im Umsetzungs-, Kosten- und Schulungsplan die bis zu diesem Zeitpunkt geplanten, selbständig prüf- und abnahmefähigen Liefergegenstände sowie den darauf entfallenden Zahlungsanteil aus. Für tatsächlich bis zu diesem Zeitpunkt erbrachte und abgenommene Leistungen wird ein
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Anteil von rund 25 Prozent der Implementierungskosten angestrebt; ein geringerer Anteil ist zulässig. Aus dem Zielwert folgt weder eine Abnahme- noch eine Zahlungspflicht für nicht erbrachte Leistungen.
Die konkreten einmaligen Preise und Zahlungsanteile je Phase werden ausschließlich in C.5 – Preisblatt angegeben. Vorabzahlungen für noch nicht erbrachte oder nicht abgenommene Leistungen sind ausgeschlossen.
4. Abnahme, Go-Live und Beginn der Grundlaufzeit
Die Abnahme erfolgt phasenbezogen. Vor dem jeweiligen Go-Live müssen die zu diesem Zeitpunkt fälligen Muss-Kriterien und sonstigen ausdrücklich als verbindlich bezeichneten Mindestinhalte vollständig erfüllt und prüfbar sein. Kann-Leistungen werden nur dann Bestandteil der Abnahme, wenn sie verbindlich angeboten und beauftragt wurden.
| Schritt | Regelung | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Bereitstellung | Der Auftragnehmer stellt die für die Phase vorgesehenen Leistungen, Nachweise und Dokumentationen vollständig und prüffähig bereit. | ||||
| 2. Funktions- und Ende-zu-Ende-Test | Für produktive Phasen werden die Kernprozesse in der vorgesehenen Rollen- und Berechtigungskonstellation von der Einreichung bis zum Abschluss durchgespielt und dokumentiert. | ||||
| 3. Prüfung und Abnahme | Der Auftraggeber prüft auf Grundlage von C.2, C.3, C.4 und den verbindlichen Angebotsunterlagen. Das Ergebnis wird in einem Abnahmeprotokoll dokumentiert; Restpunkte und Fristen werden nachvollziehbar festgehalten. | ||||
| 4. Go-Live und Vergütung | Der produktive Go-Live und die phasenbezogene Vergütung setzen die erfolgreiche Abnahme voraus. Die dreijährige Grundlaufzeit sowie die laufenden Lizenz-, Hosting-, Betriebs- und Supportentgelte beginnen mit dem produktiven Go-Live der Phase 1. |
5. Abruf zusätzlicher Konfigurationsleistungen
Für zusätzliche Konfigurationsleistungen wird in C.5 – Preisblatt eine unverbindliche Schätzmenge von 30 Personentagen angesetzt. Der Auftraggeber ist nicht zum Abruf verpflichtet. Abgerechnet werden ausschließlich die tatsächlich in Textform abgerufenen und erbrachten Personentage zu dem in C.5 verbindlich angebotenen Tagessatz; ein Personentag umfasst acht Stunden.
Die Abrufe können in den Phasen 0 bis 4 nach Bedarf und eigener Priorisierung erfolgen, insbesondere für Formulare, Checklisten, Prüfworkflows, Statuswerte, Dokumentvorlagen, Auswertungen und Berechtigungsprofile. Leistungen, die bereits zur Erfüllung einer Muss-Anforderung oder eines verbindlichen Mindestinhalts geschuldet sind, dürfen nicht auf die Schätzmenge angerechnet werden.
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| Angabe | Mindestinhalt des Abrufs | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Abrufgegenstand | Konkrete Konfiguration beziehungsweise gewünschtes Ergebnis | ||||
| Priorität / Zieltermin | Einordnung durch den Auftraggeber in den laufenden Phasenplan | ||||
| Aufwand | Voraussichtlicher Verbrauch in Personentagen; Beginn erst nach Freigabe | ||||
| Nachweis | Fortlaufende Übersicht über abgerufene, verbrauchte und verbleibende Personentage |
6. Einmaliger Penetrationstest
Während der Projektlaufzeit kann NUM einmal einen unabhängigen Penetrationstest der angebotenen Lösung durchführen lassen. NUM beauftragt und bezahlt den externen Prüfdienstleister. Der Auftragnehmer ermöglicht den Test technisch und unterstützt ihn im vorab abgestimmten Umfang. Zeitpunkt, Umfang, Testregeln und zulässige Testfenster werden gemeinsam festgelegt.
Etwaige darüber hinausgehende Leistungen des Auftragnehmers bedürfen einer vorherigen Beauftragung durch NUM und werden ausschließlich auf Grundlage der in C.5 vereinbarten Tagessätze vergütet. Festgestellte Schwachstellen im Verantwortungsbereich des Auftragnehmers werden nach den Anforderungen in C.3 bewertet, priorisiert und behandelt.
7. Optionale Leistungen und Zusatzleistungen
Kann-Leistungen, optionale Erweiterungen, die herstellerspezifische Direktanbindung an die später ausgewählte Finanzsoftware sowie zusätzliche API-Module oder Datenobjekte werden nur geschuldet, wenn sie verbindlich angeboten und vom Auftraggeber ausdrücklich in Textform beauftragt werden. Ihre Einbeziehung in die Zuschlagswertung begründet keine Abnahme- oder Abrufpflicht.
Für den Abruf gelten der in C.3 zugesagte Leistungsumfang, der dort genannte Erfüllungszeitpunkt und die zugehörige Preisposition in C.5. Soweit eine optionale Leistung einen eigenen produktiven Go-Live erfordert, beginnen laufende Entgelte erst mit diesem Go-Live. Optionale Leistungen dürfen die fristgerechte Bereitstellung der Grundlösung nicht verzögern.
8. Fortschreibung des Projektplans und Terminabweichungen
Der Auftragnehmer führt den mit dem Angebot eingereichten Projektplan nach Zuschlag als operatives Steuerungsinstrument fort. Der Plan weist Meilensteine, Abhängigkeiten, Mitwirkungspflichten, Entscheidungszeitpunkte, Zahlungsmeilensteine gemäß C.5 sowie den personellen Mitwirkungsumfang des Auftraggebers nachvollziehbar aus.
Erkennbare Terminrisiken und Abweichungen sind unverzüglich mit Ursache, Auswirkung und Gegenmaßnahmen transparent zu machen. Eine Fortschreibung des Projektplans ändert verbindliche Anforderungen, Fälligkeiten oder Abnahmevoraussetzungen nicht automatisch. Vertragsrelevante Änderungen bedürfen des in C.1 geregelten Änderungsverfahrens.
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