A.1_NUM_FMM_Verfahrens_und_Angebotsbedingungen.pdf

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Verfahrens- und Angebotsbedingungen

Fördermittelmanagement-Software (FMM) für die Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH

Stand: 04.09.2026

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Software für Fördermittelmanagement

Inhaltsverzeichnis

I. Auftraggeber .......................................................................................................................... 3

II. Auftragsgegenstand und Umfang .......................................................................................... 3

III. Lose ........................................................................................................................................ 4

IV. Kontaktdaten der Vergabestelle ............................................................................................ 4

V. Verfahrensart ......................................................................................................................... 4

VI. Ablauf des Verfahrens............................................................................................................ 5

VII. Vergabeunterlagen ................................................................................................................ 6

VIII. Fragen und Hinweise zu den Vergabeunterlagen / Bieterfragen .......................................... 7

IX. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen ........................................................................... 7

X. Einreichung des Angebots...................................................................................................... 7

XI. Nebenangebote ..................................................................................................................... 8

XII. Bietergemeinschaften ............................................................................................................ 9

XIII. Unterauftragnehmer .............................................................................................................. 9

XIV. Eignungsleihe ......................................................................................................................... 9

XV. Eignung .................................................................................................................................. 9

XVI. Zuschlagskriterien und Wertung .......................................................................................... 10

XVII. Verbleib eingereichter Unterlagen ...................................................................................... 10

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I. Auftraggeber

Auftraggeber ist die Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH. Sie beabsichtigt die Einführung und den

Betrieb einer Fördermittelmanagement-Software (FMM). Die nachfolgenden Bedingungen regeln die

wesentlichen Anforderungen an das Verfahren und die Angebotsabgabe. Maßgeblich sind die

vollständig über die Vergabeplattform veröffentlichten Vergabeunterlagen.

II. Auftragsgegenstand und Umfang

Gegenstand des Rahmenvertrags ist die Bereitstellung, Einführung und Konfiguration einer

webbasierten, revisionssicheren und konfigurierbaren Fachanwendung für das

Fördermittelmanagement des NUM. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere

Softwarebereitstellung, Hosting und technischen Betrieb durch den Auftragnehmer, Einrichtung und

Customizing, Datenmigration, Schnittstellen und Exporte einschließlich der systemneutralen Übergabe

an die später ausgewählte Finanzsoftware, eine dokumentierte API, Support, Wartung, Schulung und

Dokumentation.

Die Einführung erfolgt phasenweise. Die fachlichen und technischen Anforderungen ergeben sich aus

C.2 – Leistungsbeschreibung und C.3 – Anforderungsmatrix. Die verbindlichen Zieltermine, Abnahme-

und Abrufregeln ergeben sich ergänzend aus C.4 – Termin- und Abrufplan. Sämtliche Preisangaben sind

ausschließlich in C.5 – Preisblatt vorzunehmen.

Das kompatible Importformat für die später ausgewählte Finanzsoftware ist Bestandteil des

Grundpreises. Eine darüber hinausgehende herstellerspezifische Direktanbindung kann als gesonderte

optionale Leistung angeboten werden.

Muss-Kriterien sind zwingend zu erfüllen und im angebotenen Preis zu berücksichtigen. Kann-Kriterien

dienen der qualitativen Differenzierung. Verbindlich angebotene Kann-Leistungen werden nur bei

entsprechender Beauftragung Vertragsbestandteil.

Die Einführung ist an den nachfolgenden spätesten Go-Live-Terminen auszurichten:

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Einzelheiten zu den Mindestinhalten der Phasen und den Abnahmen ergeben sich aus C.2 –

Leistungsbeschreibung und C.4 – Termin- und Abrufplan.

III. Rahmenvertrag

Der Auftraggeber schreibt einen Rahmenvertrag gemäß § 21 VgV auf. Der Auftraggeber schätzt das in

Aussicht genommene Auftragsvolumen auf EUR 420.000. Es handelt sich dabei gleichzeitig um die

abrufbare Höchstmenge.

IV. Lose

Es werden keine Lose gebildet. Die ausgeschriebene Gesamtleistung wird als einheitlicher

Beschaffungsgegenstand ohne Losaufteilung vergeben.

V. Kontaktdaten der Vergabestelle

Das Vergabeverfahren wird ausschließlich elektronisch über das Deutsche Vergabeportal (DTVP)

abgewickelt.

Deutsches Vergabeportal: https://dtvp.de/

Die Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform. Fragen,

Hinweise und etwaige Rügen sind über die dort vorgesehene Nachrichtenfunktion einzureichen.

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VI. Verfahrensart

Die Leistung wird im Rahmen eines offenen Verfahrens gemäß § 14 in Verbindung mit § 15 VgV

vergeben. Jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben. Verhandlungen über Angebote

oder Preise finden nicht statt.

VII. Ablauf des Verfahrens

1. Einreichung der Angebote

Interessierte Unternehmen reichen auf Grundlage der veröffentlichten Verfahrens- und

Vertragsunterlagen, der Leistungsbeschreibung, der Anforderungsmatrix und des Preisblatts ein

verbindliches Angebot elektronisch über die Vergabeplattform ein.

Bis zum Ende der Angebotsfrist können Angebote über die Vergabeplattform in Textform

zurückgezogen oder berichtigt werden.

Die Öffnung der Angebote findet unter Ausschluss der Öffentlichkeit statt. Eine Teilnahme der Bieter ist

nicht zugelassen.

2. Demo

Nach Ablauf der Angebotsfrist wird das vorgegebene Demo-Szenario mit den Bietern durchgeführt,

deren Angebote nach der formalen Prüfung und der Eignungsprüfung in der Wertung verbleiben und

die Muss-Kriterien verbindlich zugesagt haben.

Ablauf, Zeitrahmen, Demo-Zuordnung, Kernfragen und Bewertungsmaßstab sind für alle eingeladenen

Bieter gleich. Die Einzelheiten des Szenarios ergeben sich aus C.2 – Leistungsbeschreibung; die

verbindliche Demo-Bewertungsmatrix ist Bestandteil von C.3 – Anforderungsmatrix.

3. Wertung und Zuschlagserteilung

Der Auftraggeber prüft zunächst die formale Ordnungsmäßigkeit und die Eignung. Die verbleibenden

Angebote werden anschließend nach der veröffentlichten Wertungsmethodik bewertet.

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Aufklärungen bleiben im gesetzlich

zulässigen Umfang möglich; Verhandlungen über Änderungen der Angebote oder Preise finden nicht

statt.

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Der Auftraggeber behandelt die Bieter gleich und diskriminierungsfrei. Vertrauliche Angaben eines

Bieters werden ausschließlich für dieses Vergabeverfahren verwendet und nicht an andere Bieter

weitergegeben, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Offenlegung besteht.

VIII. Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen bestehen aus folgenden Dokumenten:

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Die Vergabeunterlagen können über DTVP abgerufen werden. Für den bloßen Abruf ist keine

Registrierung erforderlich. Für die elektronische Kommunikation und Angebotsabgabe ist eine

Registrierung auf der Vergabeplattform erforderlich.

Die Bieter haben die Vergabeunterlagen unverzüglich auf Vollständigkeit zu prüfen.

Enthalten die Vergabeunterlagen oder sonstige bereitgestellte Informationen nach Auffassung eines

Bieters Unklarheiten, Lücken oder Widersprüche, die Einfluss auf die Angebotslegung haben können, ist

die Vergabestelle unverzüglich über die Vergabeplattform darauf hinzuweisen.

IX. Fragen und Hinweise zu den Vergabeunterlagen / Bieterfragen

Fragen und Hinweise sind rechtzeitig, spätestens fünf Werktage vor Ablauf der Angebotsfrist, über die

Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform einzureichen. Der Auftraggeber behält sich vor, später

eingehende Fragen nicht mehr zu beantworten.

Fragen und Antworten werden aus Gründen der Transparenz und Gleichbehandlung anonymisiert über

die Vergabeplattform bereitgestellt. Fragen, die ausschließlich individuelle oder vertrauliche Umstände

eines Unternehmens betreffen, können unmittelbar gegenüber diesem Unternehmen beantwortet

werden.

X. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen

Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen

Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen.

Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu

geben, ob und auf welche Art er wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.

XI. Einreichung des Angebots

1. Einzureichende Unterlagen

Die mit dem Angebot einzureichenden Angaben und Unterlagen ergeben sich abschließend aus A.2 –

Verzeichnis der einzureichenden Unterlagen.

Die bereitgestellten Formblätter sind vollständig auszufüllen. C.3 – Anforderungsmatrix und C.5 –

Preisblatt sind in den nativen XLSX-Dateien einzureichen. Konzepte sind in der in A.2 vorgegebenen

Form einzureichen. Änderungen an den bereitgestellten Vergabeunterlagen sind unzulässig;

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Bieterangaben sind ausschließlich in den dafür vorgesehenen Feldern und Angebotsunterlagen

vorzunehmen.

Das Angebot muss sämtliche geforderten Angaben, Erklärungen, Nachweise und Preise enthalten.

Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen können nur nach Maßgabe der gesetzlichen und

in den Vergabeunterlagen festgelegten Nachforderungsregeln angefordert oder ergänzt werden.

Preisangaben werden nur im gesetzlich zulässigen Ausnahmefall nachgefordert.

2. Elektronische Einreichung des Angebots

Das Angebot ist in Textform elektronisch per Upload über DTVP zu übermitteln.

Vergabeplattform: Deutsches Vergabeportal (DTVP), https://dtvp.de/

Eine Einreichung per Post, E-Mail oder Telefax ist nicht zulässig und nicht fristwahrend. Der Upload sollte

rechtzeitig vor Fristablauf abgeschlossen werden. Bei technischen Problemen ist die auf der

Vergabeplattform benannte technische Unterstützung zu kontaktieren.

3. Frist zur Einreichung des Angebots

Das Angebot muss innerhalb der in der Auftragsbekanntmachung und auf der Vergabeplattform

genannten Frist elektronisch über DTVP eingegangen sein. Die Angebotsfrist beträgt 30 Kalendertage

ab Absendung der Auftragsbekanntmachung.

Verspätete Angebote werden ausgeschlossen. Änderungen oder Berichtigungen sind bis zum Fristende

in derselben Form einzureichen; bis dahin kann das Angebot über die Vergabeplattform zurückgezogen

werden.

4. Bindefrist

Die Bieter halten sich bis zwei Monate nach Ablauf der Angebotsfrist an ihr Angebot gebunden, soweit

in der Bekanntmachung kein abweichendes Datum festgelegt wird.

XII. Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

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XIII. Bietergemeinschaften

Die Bietergemeinschaft gibt mit dem Angebot die in B.1 – Eigenerklärung zur Eignung vorgesehenen

Erklärungen aller Mitglieder in Textform ab.

Auf gesondertes Verlangen ist eine von allen Mitgliedern bestätigte Erklärung in der von der

Vergabestelle vorgegebenen Form vorzulegen.

XIV. Unterauftragnehmer

Beabsichtigt der Bieter oder die Bietergemeinschaft den Einsatz von Unterauftragnehmern, sind die

vorgesehenen Leistungsanteile und – soweit bereits bekannt beziehungsweise gefordert – die

Unterauftragnehmer nach den Vorgaben von B.1 und A.2 anzugeben.

XV. Eignungsleihe

Ein Bieter oder eine Bietergemeinschaft kann für die wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische

und berufliche Leistungsfähigkeit Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen. Die

tatsächliche Verfügbarkeit der erforderlichen Mittel ist nach den Vorgaben von B.1 und A.2

nachzuweisen.

XVI. Eignung

Die Eignung wird bei allen form- und fristgerecht eingegangenen Angeboten anhand der

Auftragsbekanntmachung und B.1 – Eigenerklärung zur Eignung geprüft. Angebote von Unternehmen,

die die Eignungsanforderungen oder verbindliche Mindestanforderungen nicht erfüllen oder bei denen

Ausschlussgründe vorliegen, werden nach Maßgabe der Vergabeunterlagen vom weiteren Verfahren

ausgeschlossen.

Im Falle einer Bietergemeinschaft sind die in B.1 vorgesehenen Erklärungen für den bevollmächtigten

Vertreter und die weiteren Mitglieder abzugeben. Entsprechendes gilt für Unterauftragnehmer und

eignungsverleihende Unternehmen im dort geregelten Umfang.

XVII. Zuschlagskriterien und Wertung

Der Zuschlag wird auf Grundlage der eingereichten verbindlichen Angebote nach der veröffentlichten

Wertungsmethodik auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Verhandlungen über Angebote oder Preise

finden nicht statt.

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1. Zuschlagskriterien

Es gilt folgende Bewertungsmethodik:

Insgesamt können maximal 100 Wertungspunkte erreicht werden. Davon entfallen maximal 70

Wertungspunkte auf die Qualitätswertung und maximal 30 Wertungspunkte auf die Preiswertung.

Die Qualitätswertung setzt sich aus der Bewertung der Kann-Kriterien, der Demo und der

Konzeptwertung zusammen.

Die Qualitätswertung umfasst insgesamt maximal 70 Prozentpunkte. Davon werden maximal 50

Prozentpunkte anhand der in C.3 – Anforderungsmatrix den jeweiligen Zuschlagskriterien

zugeordneten Kann-Kriterien, maximal 10 Prozentpunkte anhand der Demo-Bewertungsmatrix und

maximal 10 Prozentpunkte anhand der Konzeptbewertungsmatrix ermittelt.

Die Bewertung der Kann-Kriterien erfolgt anhand der in C.3 veröffentlichten Reifegradskala mit

jeweils 0 bis 5 Punkten. Für jedes Zuschlagskriterium wird die Summe der bei den zugeordneten Kann-

Kriterien erreichten Punkte ins Verhältnis zur maximal erreichbaren Punktzahl dieser Kann-Kriterien

gesetzt und mit der für den jeweiligen Bewertungsbestandteil vorgesehenen Gewichtung multipliziert.

Die verbindliche Zuordnung der einzelnen Kann-Kriterien zu den Zuschlagskriterien, die

Bewertungsskalen, die Berechnungsformeln sowie die Beobachtungspunkte für die Demo- und

Konzeptbewertung ergeben sich im Einzelnen aus C.3 – Anforderungsmatrix. Die gewichteten

Teilergebnisse und die Gesamtpunktzahl werden nach den dort festgelegten Rundungsregeln

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berechnet. Die Bewertungslogik für die Kann-Kriterien, die Demo und die Konzepte ist in C.3 –

Anforderungsmatrix veröffentlicht.

Im Einzelnen:

2. Bewertung des Zuschlagskriteriums „Funktionalität und Prozesspassung“

Für das Zuschlagskriterium „Funktionalität und Prozesspassung“ werden ausschließlich die diesem

Zuschlagskriterium in C.3 zugeordneten Kann-Kriterien berücksichtigt. Das hieraus gebildete

gewichtete Teilergebnis beträgt maximal 25 Prozentpunkte.

3. Bewertung des Zuschlagskriteriums „Technische Architektur, Sicherheit und Datensouveränität“

Für das Zuschlagskriterium „Technische Architektur, Sicherheit und Datensouveränität“ werden

ausschließlich die diesem Zuschlagskriterium in C.3 zugeordneten Kann-Kriterien berücksichtigt. Das

hieraus gebildete gewichtete Teilergebnis beträgt maximal 20 Prozentpunkte.

4. Bewertung des Zuschlagskriteriums „Vorgehensmodell, Migration und Service“

Das Zuschlagskriterium „Vorgehensmodell, Migration und Service“ setzt sich aus zwei

Bewertungsbestandteilen zusammen. Maximal 5 Prozentpunkte werden anhand der diesem

Zuschlagskriterium in C.3 zugeordneten Kann-Kriterien ermittelt. Weitere maximal 10 Prozentpunkte

werden für die Qualität des Migrationskonzepts sowie des Umsetzungs-, Kosten- und Schulungsplans

nach Maßgabe der Konzeptbewertungsmatrix in C.3 vergeben.

Die Konzeptbewertung erfolgt anhand der vier dort veröffentlichten, gleich gewichteten

Bewertungsdimensionen.

5. Bewertung des Zuschlagskriteriums „Demo, Usability und Rollenansichten“

Das Zuschlagskriterium „Demo, Usability und Rollenansichten“ wird anhand der sechs gleich

gewichteten Dimensionen der Demo-Bewertungsmatrix in C.3 bewertet. Jede Dimension wird mit 0

bis 5 Punkten bewertet. Die Summe der sechs Dimensionsbewertungen wird ins Verhältnis zur

maximal erreichbaren Punktzahl von 30 Punkten gesetzt und mit der Gewichtung von 10

Prozentpunkten multipliziert.

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6. Preiswertung

Die Preiswertung mit maximal 30 Prozentpunkten erfolgt ausschließlich auf Grundlage des nach C.5 –

Preisblatt ermittelten Wertungspreises. Sämtliche für die Preiswertung maßgeblichen Preise,

Bewertungsmengen und Berechnungsregeln ergeben sich aus C.5. Weitere Einzelheiten zur

Punkteverteilung ergeben sich aus C.2 Leistungsbeschreibung und C.3 Anforderungsmatrix.

XVIII. Verbleib eingereichter Unterlagen

Eingereichte Unterlagen werden nicht zurückgegeben. Sie werden Bestandteil der Vergabeakte und

nach den gesetzlichen und internen Aufbewahrungsanforderungen verwahrt. Kosten der Beteiligung

am Vergabeverfahren werden nicht erstattet.

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