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HINWEISE ZUR ABGABE ELEKTRONISCHER ANGEBOTE
- Elektronische Angebotsabgabe
Elektronische Angebote sind mittels des kostenlos zum Download bereitgestellten Bietercockpits der Deutschen Rentenversicherung (DRV) Bund (https://www.deutsche-rentenversicherung-bund.de/einkaufskoordination/NetServer) einzureichen. Dabei sind die geforderten Systemvoraussetzungen zu beachten.
Für die Angebotsabgabe stehen Ihnen zwei Varianten zur Verfügung:
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Angebotsabgabe ohne Signatur (elektronisch in Textform): Die Abgabe eines elektronischen Angebotes ohne Signatur wird bezeichnet als Angebotsabgabe "elektronisch in Textform". Hierfür ist nach der Erstellung und Abgabe des Angebotes der Bearbeitungsschritt "Einfache elektronische Signatur" zu aktivieren.
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Angebotsabgabe mit fortgeschrittener bzw. qualifizierter Signatur: Für die Abgabe von elektronischen Angeboten benötigen Sie eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur. Sie erhalten diese Signaturen (gegen ein Entgelt) bei einer Vielzahl von Anbietern. Bitte informieren Sie sich dazu im Internet. Achten Sie bitte darauf, dass die Signatur für die "e-Vergabe" zugelassen ist. Die Bereitstellung einer Signatur durch den von Ihnen gewählten Anbieter sollte mit einer Lieferzeit von mindestens 2 Wochen kalkuliert werden. Bitte beachten Sie dies bei Ihrer Angebotsplanung.
Für Testzwecke haben wir eine "Testausschreibung (1520 - DRV Bund Einkaufsmanagement) FV15-25-0088-01-00" auf unserer Vergabeplattform bereitgestellt. Bitte nutzen Sie diese vor Ihrer ersten elektronischen Angebotsabgabe.
Nur elektronisch, mit dem AI-Bieterwerkzeug (Bietercockpit) auf der Vergabeplattform der DRV Bund, eingereichte Angebote werden gewertet. Das heißt, das Leistungsverzeichnis und, wenn Bestandteil der Vergabeunterlagen, auch die Kalkulationslisten sind elektronisch auszufüllen. Die Export- und Importfunktion ist für das Leistungsverzeichnis (Dateiformat aidf und aipdf) nicht zu verwenden.
Ausschlusskriterium: Elektronische Angebote, die ein nicht elektronisch ausgefülltes Leistungsverzeichnis, bei Losvergabe pro Los, enthalten und nicht über das Bietercockpit der DRV Bund eingesendet werden, werden von der Wertung ausgeschlossen.
- Hinweis zur Bearbeitung „Angebotsabgabe von Losen“
Bitte nutzen Sie die Erläuterungen zur Angebotserstellung, die wir Ihnen im Servicebereich der Vergabeplattform zur Verfügung stellen, dabei insbesondere:
- Benutzerhandbuch AI BIETERCOCKPIT
- FAQ-Vergabeplattform
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Bitte beachten Sie die Besonderheiten, die sich bei der Bearbeitung bzw. Angebotsabgabe für Lose ergeben. Eine Erläuterung dazu finden Sie hier: FAQ- Vergabeplattform unter Punkt 2. „Wie werden Angebote mit Losen erstellt?“: https://www.deutsche-rentenversicherung- bund.de/einkaufskoordination/NetServer/download/FAQ_BC.pdf.
Sie befinden sich im Reiter „Vergabeunterlagen zur Durchsicht“. Sobald Sie diese Dokumente gelesen haben, ist unter dem Reiter „Angebotsunterlagen zur Bearbeitung“ das Leistungsverzeichnis und Angebotsschreiben im Bietercockpit auszufüllen. Die bereit gestellten PDFs sind nicht auszufüllen, eine Adobe Reader Vollversion ist daher nicht notwendig.
- Größe der Angebotsunterlagen
Das elektronische Angebot muss vollständig vor dem Ablauf der Angebotsfrist eingegangen sein. Wichtig ist also nicht der Zeitpunkt, zu dem das Versenden des Angebotes gestartet wurde, sondern der Eingang. Verspätet eingegangene Angebote, deren Verspätung zweifelsfrei durch den Bieter verursacht wurde, werden von der Prüfung und Wertung der Vergabe ausgeschlossen.
Das maximale Datenvolumen aller einzureichenden Dokumente bei der Angebotsabgabe beträgt 512 MB.
Eingescannte Dokumente: Sofern Sie Dokumente einscannen, achten Sie bitte beim Einscannen darauf, dass die Auflösung (dpi) nicht zu hoch gewählt wird. I.d.R. können Sie damit die Dokumentgröße erheblich reduzieren. Die einzelnen Dateien sollten eine Größe von 10 MB nicht überschreiten.
- Versenden eines Angebots
Um den rechtzeitigen Eingang Ihres Angebotes sicherzustellen, sollten Sie prüfen, welche Kapazität Ihr Internetanschluss zum Versenden (Upload) besitzt. Abhängig von der Größe der zu versendenden Dateien sowie der Geschwindigkeit des Internetanschlusses kann das Versenden unterschiedlich lange dauern. Mit einer schnellen Internetverbindung (250 MB bei einem 1 Mbit/s Upload-Geschwindigkeit) dauert alleine der Versendevorgang über eine halbe Stunde, das Verschlüsseln der Daten nicht eingerechnet. Um für eventuelle Problemlösungen bei der Angebotsabgabe noch genügend Zeit zu haben, geben Sie Ihr elektronisches Angebot nicht erst am letzten Tag der Angebotsabgabefrist ab.
- Firmendaten
Halten Sie Ihre angemeldeten Firmendaten auf der Vergabeplattform auf dem aktuellsten Stand. Reichen Sie Ihr Angebot mit den Unternehmerdaten ein, welches die Leistungen ausführen und den Auftrag erhalten soll, ggf. ausführende Niederlassungen müssen zusätzlich registriert werden. Änderungen Ihrer Firmendaten durch die Vergabestelle sind nicht möglich. Nutzen Sie die Möglichkeit mehrere Mitarbeiter Ihres Unternehmens anzumelden und erteilen Ihnen entsprechende Zugriffsrechte, um auch bei Abwesenheiten gestellte Fristen und Informationen nicht zu versäumen.
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- Support:
Bei Fragen und technischen Problemen in Verbindung mit der Vergabeplattform der DRV Bund sowie dem AI-Bietercockpit wenden Sie sich bitte gerne wie folgt an die DRV Bund:
Telefon: 030-865-84776 E-Mail-Adresse: zeus-verbindungsstelle@drv-bund.de Service-Zeiten: Mo-Do von 08:00-15:00 Uhr und Fr. von 08:00-14:00 Uhr
Weitere Bedingungen für die Angebotsabgabe, Informationen und ausführliche Beschreibungen zur Nutzung des AI Bietercockpits stehen auf der Vergabeplattform der DRV Bund unter https://www.deutsche-rentenversicherung- bund.de/einkaufskoordination/NetServer/index.jsp?function=Generic&Page=service&thConte xt=service
zur Verfügung.
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