Anschreiben an Bieter.pdf

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Vergabeunterlagen für die Vergabe von Leistungen im

Anwendungsbereich der Richtlinie 2014/24/EU, die

dem vierten Teil des Gesetzes gegen

Wettbewerbsbeschränkungen unterliegen

Auftraggeber:

Universitätsklinikum Heidelberg

Geschäftsbereich Konzerneinkauf und Logistikmanagement

Berliner Straße 10

69120 Heidelberg

AktZ.: Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb 2026-248

Kauf von VMware-Lizenzen und Implementierungsdienstleistung für VMware Cloud Foundation (VCF)

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Geschäftsbereich Konzerneinkauf und Logistikmanagement Berliner Straße 10 69120 Heidelberg

Anschreiben an Bewerber

Anschreiben an Bieter mit Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes in dem

Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb über Kauf von VMware-Lizenzen und

Implementierungsdienstleistung für VMware Cloud Foundation (VCF) (AktZ.: 2026-248) mit

folgenden Anlagen:

1. Anlage 1 zum Anschreiben - Formblatt für das Angebot.docx

2. Anlage 2 zum Anschreiben Erklärung zu L. Ron Hubbard.pdf

3. Anlage 3 - Eigenerklärung bzgl. Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022576

4. Anlage 4 - Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt

5. EVB-IT Vertrag (Entwurf mit Anlagen: Ergänzende Vertragsbedingung Cyberangriff, AGBs)

6. Anlage 5 - BedAV

7. Anlage 6 - AV (Dienstleister)

8. Anlage 7 – AV (Fernwartung)

9. Anlage 8 – TOM Checkliste

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Sehr geehrte Damen und Herren,

wir beziehen uns auf die beigefügten Vergabeunterlagen und teilen Ihnen mit, dass der o. g. Auftrag

im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden soll.

Vorab möchten wir mitteilen, dass aus Gründen der besseren Lesbarkeit auf die gleichzeitige

Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet wird. Sämtliche in diesen

Vergabeunterlagen verwendete Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für sämtliche

Geschlechter (m/w/x).

Wir geben hiermit Gelegenheit zur Abgabe eines Angebotes unter Beachtung der o. g. Anlagen 1 bis

8 und teilen hierzu folgendes mit:

1. Vergabe- und Zuschlagsstelle ist der Auftraggeber: Universitätsklinikum Heidelberg,

Geschäftsbereich Konzerneinkauf und Logistikmanagement, Berliner Straße 10, 69120

Heidelberg.

2. Art der Vergabe: Offenes Verfahren gem. § 15 VgV.

3. Für die Vergabe des in der öffentlichen Bekanntmachung beschriebenen Auftrags findet die

Vergabeordnung (VgV) Anwendung, soweit in den Vergabeunterlagen nicht zulässige

abweichende Festsetzung getroffen sind.

4. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss sämtlicher internationaler

Übereinkommen, insbesondere des UN-Kaufrechtsabkommens. Für die Vertragsunterlagen, den

Schriftverkehr, die Abwicklung des Vertrags und sämtliche Verhandlungen gilt die

Originalsprache Deutsch.

5. Leistung: Beschreibung der Leistung

Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) betreibt eine umfangreiche virtualisierte Server-

und Infrastrukturumgebung auf Basis von VMware-Technologien. Die VMware-Plattform stellt

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eine zentrale Komponente für den Betrieb geschäftskritischer Systeme und Anwendungen

innerhalb der Rechenzentrumsinfrastruktur dar. Darüber hinaus werden VMware-Produkte im

Umfeld der Virtualisierung sowie der Netzwerk- und Sicherheitssegmentierung eingesetzt.

Zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs, der Lizenzkonformität sowie des Bezugs von

Hersteller-Support, Sicherheitsupdates und Produktaktualisierungen ist die Beschaffung

entsprechender VMware-Lizenzen bzw. VMware Subscription- und Supportleistungen

erforderlich. Die Beschaffung umfasst die Bereitstellung der benötigten VMware-Lizenzen

einschließlich der zugehörigen Herstellerleistungen für die vertraglich festgelegte Laufzeit.

Ziel dieser Ausschreibung ist die wirtschaftliche, rechtssichere und bedarfsgerechte

Beschaffung der erforderlichen VMware-Lizenzen einschließlich der damit verbundenen

Subscription- und Supportleistungen. Hierdurch soll die Betriebsfähigkeit der bestehenden

Virtualisierungsplattform dauerhaft sichergestellt und die Versorgung mit den für den

produktiven Betrieb erforderlichen Herstellerleistungen gewährleistet werden.

Die Ausschreibung richtet sich an leistungsfähige und durch den Hersteller autorisierte

Unternehmen, die über nachweisliche Erfahrung im Vertrieb und Management von VMware-

Lizenzmodellen sowie in der Betreuung vergleichbarer Enterprise-Umgebungen verfügen. Die

Anforderungen an die technische und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit der Bieter ergeben sich

aus den nachfolgend beschriebenen Eignungs- und Leistungskriterien.

6. Form, Frist1 und Adressat der Angebote:

Das Angebot ist auf dem Vergabeportal „Vergabeportal-BW“ über die dortige

Angebotsabgabefunktion elektronisch einzureichen. Bitte beachten Sie, dass der Auftraggeber

keine Angebote auf dem Postweg zulässt. Etwaige postalisch eingereichte Angebote werden von

dem Vergabeverfahren ausgeschlossen.

Das Angebot ist bis spätestens 14.09.2026, 10:00 Uhr, auf dem o. g. Vergabeportal einzustellen.

Gemäß § 53 VgV ist das Angebot in Textform nach § 126b BGB einzureichen. Eine fortgeschrittene

oder qualifizierte elektronische Signatur ist nicht notwendig. Verspätet eingegangene Angebote

können nicht berücksichtigt werden und scheiden aus dem Vergabeverfahren aus.

1 Sämtliche in den Vergabeunterlagen angegebenen Uhrzeiten beziehen sich auf die MEZ bzw. MESZ.

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Bestehen beim Bieter über den Inhalt einzelner oder mehrerer Bestimmungen in diesen

Vergabeunterlagen Unklarheiten, hat er vom Auftraggeber Aufklärung zu verlangen. Rückfragen

zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich über das o. g. Vergabeportal zu stellen. Eine

Einreichung von Rückfragen auf anderem Wege (z. B. via Telefon oder E-Mail) ist nicht

zugelassen. Die Beantwortung der Bieterfragen erfolgt ebenfalls nur über das o. g. Vergabeportal.

Da der Auftraggeber gemäß § 20 Abs. 3 Ziffer 1 VgV alle von Unternehmen angeforderten

zusätzlichen Informationen spätestens 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist zur Verfügung zu

stellen hat, wird festgelegt, dass Bieterfragen bis spätestens 27.08.2026, über das o. g.

Vergabeportal gestellt werden dürfen.

Bieterfragen, die nach dieser Frist beim Auftraggeber eingehen, werden nicht mehr beantwortet.

Ebenso verhält es sich im gesamten Verfahrenszeitraum mit Bieterfragen, die auf anderem Wege

(Telefon, E-Mail, etc.) beim Auftraggeber eingehen.

Zusammenfassend ergeben sich daraus folgende Fristen:

Uhrzeit 14:00 14:00 10:00

Für weitergehende Fragen bezüglich Registrierung sowie Einreichung, Änderung oder Rücknahme

von Angeboten wenden Sie sich bitte an das Vergabeportal-BW bzw. das Deutsche Vergabeportal

DTVP (https://www.dtvp.de/kontakt).

Sämtliche Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bietern erfolgt über den gesamten

Verfahrenszeitraum ausschließlich über das o. g. Vergabeportal. Wenngleich die

Vergabeunterlagen gem. § 41 VgV unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt

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abgerufen werden können, wird eine Registrierung des Bieters auf dem o. g. Vergabeportal

ausdrücklich empfohlen.

Eine ausbleibende Registrierung und/oder eine fehlende Kenntnisnahme von durch den

Auftraggeber auf dem Portal bereitgestellten Dokumenten, Nachrichten o. ä. gehen zu Lasten des

jeweiligen Bieters.

7. Das von dem Bieter elektronisch einzureichende Angebot hat die folgenden, vollständig

ausgefüllten Unterlagen zu enthalten:

a) Formblatt für das Angebot (Anlage 1)

b) Erklärung zu L. Ron Hubbard (Anlage 2)

c) Die Eigenerklärung bzgl. Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022576 (Anlage 3).

d) Die Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt (Anlage 4).

e) Preisblatt_VMware_VCF_Ausschreibung_final

Von der Einreichung zusätzlicher, hier nicht ausdrücklich genannter Unterlagen, bitten wir zu

unserer Entlastung abzusehen.

8. Zuschlagskriterien:

Preis 100%

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten

Angebots erfolgt ausschließlich auf Basis des niedrigsten Preises (Wertungsgewichtung: 100 %).

Den Zuschlag erhält der Bieter mit der niedrigsten bereinigten Gesamtsumme.

Die Bieter müssen beide Optionen separat und vollständig bepreisen. Der Auftraggeber

beabsichtigt nur eine Option zu bezuschlagen.

Die Angebotspreise sind im Preisblatt_VMware_VCF_Ausschreibung_final einzutragen.

9. Verschwiegenheit

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Alle im Zusammenhang mit dieser Ausschreibung erlangten Informationen sind vom Bieter

vertraulich zu behandeln. Als vertraulich gelten insbesondere alle Pläne und alle weiteren das

Projekt betreffende Unterlagen, die der Bieter über die Vergabeplattform erhält. Die vertraulichen

Informationen dürfen ausschließlich für die Zusammenarbeit mit dem Universitätsklinikums

Heidelberg im Zuge des Vergabeverfahrens sowie des ggf. erteilten Auftrags verwendet werden.

Bewerber, die ihre Bewerbungsunterlagen im Verlauf des Verfahrens ganz oder teilweise

publizieren oder Dritten ohne Einverständnis der Vergabestelle aushändigen, können vom

Verfahren ausgeschlossen werden.

10. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

11. Alle Preise sind nur in EUR anzugeben.

12. Die angebotenen Preise sind netto anzugeben. Die gesetzliche Umsatzsteuer ist nur auszuweisen, wenn dies ausdrücklich gefordert wird.

13. Bis zum Ablauf der Bindefrist erklärt sich der Bieter an sein Angebot gebunden.

14. Mit der Abgabe eines Angebotes erklärt sich der Bieter mit allen Bestandteilen dieser

Vergabeunterlagen einverstanden.

Mit freundlichen Grüßen

Universitätsklinikum Heidelberg