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| PR1275821 - Anlage zur Vergabe von Event Location Veranstaltungen - Los 3 | |
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| Anforderungen Kriterium Konzept und Ausstattung | |
| Kriterium Beschreibung Mindestausprägung Bewertungsgrundlage einzureichen | |
| Veranstaltungskapazität für ca. 80 bis 120 Personen Zentrale Networkingfläche mit angenehmer Aufenthaltsqualität, offener Raumgestaltung und ausreichend Bewegungsfläche: • Geeignete Fläche für einen Marktplatz mit 10 bis 15 Team-Stationen Räume und Flächen für ein exklusives AHEAD Connect Format mit • Je Team-Station mindestens 6 m² Fläche Grundriss/Tagungsmappe mit Quadratmeterangaben Räumlichkeiten Fokus auf Networking, kuratiertes Matching, Marktplatz und kurze • Gesamtfläche für den Marktplatz mindestens 90 m² und Kennzeichnung aller angebotenen Flächen. Bühnenimpulse. • Kleine Bühne, Präsentationsfläche oder klar definierter Moderationsbereich für Begrüßung, Ansagen und Kurzvorstellungen • Bühnenbereich mit Platz für Moderator:in und 2 bis 3 weitere Personen • Fläche für Registrierung, Garderobe, Catering und informelles Networking | |
| • Raumstruktur unterstützt einen Wechsel zwischen Ankommen, Marktplatz, kurzen Bühnenimpulsen, kuratiertem Matching und offenem Networking Verteilung der angebotenen Räume und Flächen für Marktplatz, • Marktplatz-, Catering- und Networkingflächen liegen direkt beieinander oder sind über kurze, intuitive Wege erreichbar Nutzungsarten Speed-Dating, Matching, kurze Bühnenmomente und offenes • Sichtbare Orientierung für Gäste möglich, z. B. Empfang, Teamstationen, Matching Wall, Gesprächsbereiche und Catering Grundriss/Tagungsmappe und Bildmaterial Netzwerken. • Location wirkt offen, hochwertig und kommunikativ, nicht wie ein klassischer Seminarraum • Atmosphäre regt aktiv zum Austausch an und passt zu einem exklusiven Netzwerk- und Matching-Charakter | |
| • Flexible Mischung aus Stehtischen, Lounge- oder New-Work-Mobiliar und einzelnen Sitzgelegenheiten • Keine klassische Reihenbestuhlung als Haupt-Setup erforderlich Flexibles Möblierungs- und Bestuhlungskonzept für Networking im • Lockere Sitzoptionen für kurze Bühnenimpulse und Ansagen verfügbar Bestuhlung Bestuhlungsbeispiele mit zugehöriger Personenzahl Stehen, Marktplatz, kurze Bühnenimpulse und kuratierte Gespräche. • Pro Team-Station Platz für einen Steh- oder Präsentationstisch, Roll-up, Informationsmaterialien, QR-Code und ggf. kleinere Demo-Set-ups • Mindestens 8 zusätzliche Stehtische für offenes Networking • Mindestens 5 Gesprächstische oder klar definierte Meeting-Bereiche für kuratierte 1:1- oder Kleingruppen-Matches | |
| • Beamer mit Leinwand, großer Bildschirm oder LED-Fläche • Tontechnik: mindestens 1 Handmikrofon und 1 Headset oder Lavaliermikrofon gleichzeitig nutzbar Präsentations-, Ton- und Internet-Technik für kurze Bühnenimpulse, Ausstattung • Stromanschlüsse für Team-Stationen, Registrierung und ggf. Demo-Set-ups verfügbar Beschreibung der technischen Ausstattung Moderation, Marktplatzlogik und Matching-Unterstützung. • Stabile WLAN-Verbindung für Veranstalterteam und Gäste • Technische Ansprechperson für Aufbau, kurzen Technikcheck und Veranstaltung vor Ort verfügbar | |
| • Getränkeflatrate inklusive Kaffee, Wasser und Softdrinks • Abend-Snack bzw. Fingerfood-Angebot für die ausgeschriebene Teilnehmendenzahl, idealerweise gut im Stehen essbar Getränkeflatrate und Abend-Snack/Fingerfood passend zu einem • Catering unterstützt den Networking-Charakter und blockiert keine zentralen Gesprächsflächen Beispiel Menüs für den Abendsnack, Auflistung Catering hochwertigen, aber beweglichen Networking-Format. • Ausreichend Platz für Buffet- oder Ausgabesituation sowie Getränkestation(en) enthaltener Getränke in Getränkeflat • Optionales alkoholisches Angebot, z. B. Wein und Bier, separat ausweisbar und auf Selbstzahlerbasis • Einhaltung der Fraunhofer Bewirtungsrichtlinien: Gesamtkosten Catering inkl. Getränkeflatrate und Service <60 Euro brutto pro Person | |
| • Anpassung der ausgeschriebenen Teilnehmerzahl für das Catering um +/-20 % bis 10 Tage vor Event möglich Veränderung des Set-ups und Anpassung der Personenzahl für ein Flexibilität • Veränderung des räumlichen Set-ups im Vorfeld abstimmbar, insbesondere Marktplatz, Networkingfläche, Gesprächszonen, Catering und Bühnenbereich Angaben zur Flexibilität dynamisches Netzwerk- und Matching-Format. • Kleinere Anpassungen des Mobiliars oder der Gesprächszonen am Veranstaltungstag möglich | |
| • Anreise vom Münchner Hauptbahnhof innerhalb von ca. 30 Minuten möglich Anreise vom Münchner Hauptbahnhof und gute Erreichbarkeit mit Anreise • Gute ÖPNV- oder Taxi-Erreichbarkeit für externe Gäste Angaben zur Anreise und Parksituation dem PKW • Anlieferung oder kurze Haltemöglichkeit für Veranstaltungs- und Marktplatzmaterialien wünschenswert | |
| • Volle Verfügbarkeit am angefragten Datum und Uhrzeiten Volle Verfügbarkeit an allen angefragten Daten und Uhrzeiten • Verfügbarkeit der relevanten Flächen für Aufbau, Soundcheck, Veranstaltung bis in den Abend und Abbau im Anschluss Verfügbarkeit keine Unterlagen einzureichen inklusive Aufbau, Veranstaltung und Abbau. • Uhrzeiten: 14:00 Uhr (Aufbau)/ 16:00 Uhr (offizieller Start) bis 21:00 Uhr (offizielles Ende)/ 22 Uhr (Abbau abgeschlossen): Dienstag, 16.02.2027 |