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Information nach Artikel 13, 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen (Datenschutzhinweis)
Die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe verarbeitet im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge, Sektorenaufträge, Konzessionen, Rahmenvereinbarungen und Wettbewerbe auch personenbezogene Daten. Mit diesem Datenschutzhinweis werden Sie über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten informiert.
- Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung?
Land Berlin vertreten durch die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe Martin-Luther-Str. 105 10825 Berlin
- Wie sind die Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten?
Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe Datenschutzbeauftragte Martin-Luther-Str. 105 10825 Berlin Telefon: +49 30 9013 8355 E-Mail: datenschutz@senweb.berlin.de
- Welche Quellen personenbezogener Daten nutzen wir?
Wir erheben, verwenden und speichern Daten, die die Bieter und Bewerber bei der Teilnahme am Vergabeverfahren oder im Wettbewerb übermitteln oder die die Auftragnehmer im Zusammenhang mit der Leistungserbringung übermitteln oder die wir direkt bei Dritten abfragen. Das sind insbesondere: • Teilnahme- bzw. Angebotsunterlagen, • amtliche Auskünfte einschließlich Auskünften aus amtlichen Registern, Registerauszüge, • Daten, die im Rahmen der Leistungserbringung nach Vertragsschluss vom Auftragnehmer übermittelt werden.
- Was sind der Zweck und die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung der personenbezogenen Daten?
4.1 Die Beschaffung von Leistungen ist für das Funktionieren des Auftraggebers erforderlich und dient damit unmittelbar der Erfüllung öffentlicher Aufgaben. Die personenbezogenen Daten werden insbesondere zur Kommunikation mit den Bewerbern bzw. Bietern genutzt sowie zur Bewertung der Eignung derselben und zur Bewertung der 1
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Angebote sowie zur Durchführung von Wettbewerben. Erforderlich hierfür ist insbesondere die Verarbeitung folgender Daten: • Kontaktdaten und Namen von Bewerbern und Bietern und Kontaktdaten von Beschäftigten der Bewerber und Bieter (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail- Adresse, Telefonnummer), • Daten zur Qualifikation eingesetzter Beschäftigter im Rahmen der Eignungsnachweise, insbesondere Namen, Geburtsdatum und -ort, Studien- und Ausbildungsnachweise sowie Qualifikations-, Sachkunde- oder Zuverlässigkeitsnachweise,
Die Verarbeitung dient der Aufgabenwahrnehmung im öffentlichen Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO i.V.m. § 118 Absatz 1 Landeshaushaltsordnung (LHO) bzw. §§ 1, 2 Absatz 1 Informationsverarbeitungsgesetz (IVG) bzw. § 3 Berliner Datenschutzgesetz (DSB Bln), bei Vergabeverfahren über dem Schwellenwert auch i.V.m. §§ 97 Absatz 1 Satz 1, 122 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).
4.2 Für die Vertragserfüllung der beschafften Leistungen ist es erforderlich, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Die personenbezogenen Daten werden insbesondere zur Kommunikation mit den Auftragnehmern sowie den Beschäftigten, die im Rahmen der Vertragserfüllung eingesetzt werden, genutzt. Erforderlich hierfür ist insbesondere die Verarbeitung folgender Daten: • Namen und Kontaktdaten von Verantwortlichen des Auftragnehmers
Die Verarbeitung dient der Aufgabenwahrnehmung für die Vertragsdurchführung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.
4.3 Auftraggeber unterliegen zudem den rechtlichen Verpflichtungen des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes (BerlAVG), das die Vereinbarung und Durchführung verschiedener Maßnahmen vorsieht. Es werden daher gem. Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO i.V.m. § 16 Absatz 8 i.V.m. Absatz 1 BerlAVG personenbezogene Daten verarbeitet, soweit dies zum Zweck der Kontrolle der Einhaltung der vertraglich vereinbarten Maßnahmen erforderlich ist. Erforderlich ist hierfür die Verarbeitung der folgenden Daten: • Arbeitsverträge, Entgeltnachweise, Monats-Stunden-Aufstellungen oder sonstige Arbeitszeitnachweise sowie Dokumente zur Zugehörigkeit in eine Lohn- /Entgeltgruppe, soweit diese für die Kontrolle der Einhaltung der Besonderen Vertragsbedingungen über Mindeststundenentgelte gemäß Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz erforderlich sind.
4.4 Ferner sind die öffentlichen Auftraggeber aufgrund gesetzlicher Vorgaben gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO i.V.m. den jeweils unter 6. genannten Rechtsgrundlagen verpflichtet, personenbezogene Daten an Dritte zu übermitteln. 2
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4.5 Darüber hinaus werden personenbezogene Daten verarbeitet, soweit die Betroffenen gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO in die Verarbeitung eingewilligt haben.
- Wie verarbeiten wir diese Daten?
Die Daten werden entweder im Rahmen des Vergabeverfahrens, auch bei einer elektronischen Vergabe, dokumentiert und Teil der Vergabeakte oder im Rahmen der Vertragserfüllung, auch elektronisch, dokumentiert und – abhängig von der jeweiligen Organisation der Beschaffung bzw. Vergabe - gespeichert.
- Wer bekommt meine Daten?
6.1 Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben.
Innerhalb der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf die Daten, die diese zur Durchführung der vertraglichen Leistung und zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben benötigen. Zu den von der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe eingesetzten Auftragsverarbeiter(n) (Artikel 28 DSGVO), die zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten, gehört das IT-Dienstleistungszentrum Berlin.
Zur elektronischen Abwicklung von Vergabeverfahren wird die Vergabeplattform Berlin genutzt; diese wird von der Firma RIB Software SE betrieben. Bezüglich der Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung der Vergabeplattform wird auf die dort abrufbare Datenschutzerklärung verwiesen (https://meinauftrag.rib.de/datenschutz).
6.2 Innerhalb der Bundesrepublik Deutschland werden personenbezogene Daten aufgrund folgender gesetzlicher Verpflichtungen übermittelt:
• Die Auftraggeber haben mit einer Auftragssumme ab 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) durch eine elektronische Abfrage beim Wettbewerbsregister nachzuprüfen, ob es bei einem Unternehmen zu relevanten Rechtsverstößen gekommen ist. Die Abfragepflicht sowie die Entscheidung über einen Ausschluss vom Vergabeverfahren richtet sich nach §§ 6, 7 Abs. 2 Wettbewerbsregistergesetz (WRegG) i.V.m. § 123, 124 GWB bzw. § 32 Abs. 1 UVgO bzw. §§ 6a, 6b, 16b VOB/A – Abschnitt 1.
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• Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge mit einer Auftragssumme ab 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) kann der öffentliche Auftraggeber für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister einholen und übermittelt dazu Daten wie Namen und Anschrift (§ 21 Absatz 3 Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) bzw. § 19 Absatz 3 Mindestlohngesetz (MiLoG) bzw. § 98c Absatz 1 und 3 Aufenthaltsgesetz (AufenthG) i.V.m. § 21 Absatz 3 AEntG bzw. § 21 Absatz 1 Satz 4 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) i.V.m. § 150a Absatz 1 Nummer 4 der Gewerbeordnung (GewO)). • Öffentliche Auftraggeber haben Bewerber und Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, zu unterrichten (§ 134 Absatz 1 GWB, § 62 Absatz 1 Vergabeverordnung (VgV), § 30 Absatz 1 Konzessionsvergabeverordnung (KonzVgV), § 19 Absatz 1 und 2 EU der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil A
- (VOB/A).
• Unterlegene Bewerber oder Bieter, die einen Antrag gemäß § 62 Absatz 2 VgV bzw. § 30 Absatz 1 und 2 KonzVgV oder gemäß § 46 Absatz 1 Satz 3 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) stellen, sind über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten.
• Unterlegene Bieter, deren Angebote ausgeschlossen worden sind, und solche, deren Angebote nicht in die engere Wahl kommen, sowie die übrigen Bieter sind nach Zuschlagserteilung u.a. über den erfolgreichen Bieter sowie dessen Namen zu informieren (§ 19 Absatz 1 und 2 VOB/A).
• Über die Ergebnisse von Beschränkten Ausschreibungen und Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb wird gemäß § 30 Absatz 1 UVgO ab einem Auftragswert von 25.000 Euro (netto) für die Dauer von drei Monaten auf der Vergabeplattform Berlin informiert.
• Über die Ergebnisse von Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb wird gemäß § 20 Absatz 3 VOB/A ab einem Auftragswert von 25.000 Euro (netto) und von Freihändigen Vergaben ab einem Auftragswert von 15.000 Euro (netto) für die Dauer von sechs Monaten auf der Vergabeplattform Berlin informiert.
• Der Vergabevermerk oder dessen Hauptelemente sowie die abgeschlossenen Verträge sind den zuständigen Aufsichts- oder Prüfbehörden auf deren Anforderung hin zu übermitteln (§ 8 Absatz 5 VgV).
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• Name und Kontodaten werden zur Zahlungsabwicklung an die Landeshauptkasse Berlin übermittelt, § 118 Absatz 1 LHO.
• Die Vergabeunterlagen sind im Rahmen eines Nachprüfungsverfahrens gemäß §§ 155 ff. GWB der Vergabekammer des Landes Berlin und ggf. gemäß §§ 1, 2 Absatz 1 IVG dem Kammergericht bzw. dem Bundesgerichtshof zu übermitteln.
• Die Vergabeunterlagen sind im Fall von sonstigen zivilrechtlichen Klagen gemäß §§ 1, 2 Absatz 1 IVG an die Gerichte zu übermitteln.
• Die Vergabeunterlagen sind gemäß § 95 Landeshaushaltsordnung (LHO) dem Rechnungshof von Berlin oder ggf. gemäß § 91 Bundeshaushaltsordnung (BHO) dem Bundesrechnungshof zu übermitteln oder vorzulegen.
• Auszüge aus den Vergabeunterlagen sind – soweit vertraglich vereinbart - der zentralen Kontrollgruppe gemäß § 16 Absatz 2 Satz 3 i.V.m. Absatz 1 BerlAVG zu übermitteln.
• Die Vergabeunterlagen sind an Beauftragte des öffentlichen Auftraggebers, insbesondere Architekten- und Ingenieurbüros, Planungsbüros und Rechtsanwaltskanzleien zu übermitteln.
• Die Vergabeunterlagen mit Daten wie Namen und Kontaktdaten von Verantwortlichen des Auftragnehmers oder Zugangsberechtigungen für seine Beschäftigten sind im Rahmen der Leistungserbringung an Stellen des öffentlichen Auftraggebers oder andere öffentliche Auftraggeber zu übermitteln, insbesondere im Hinblick auf für die Leistungserbringung erforderlichen organisatorischen Maßnahmen.
• Bei Vergabeverfahren oberhalb der Schwellenwerte (EU-Verfahren) sind nach der Auftragsvergabe das Ergebnis des Vergabeverfahrens sowie der Name des beauftragten Unternehmens oder der natürlichen Person mit Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land) an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union gemäß §§ 39 Absatz 1 bis 2 und 4 bis 5, 40 Absatz 1 Satz 1, Absatz 2 Satz 1 und Absatz 4 VgV, bzw. § 35 VSVgV bzw. §§ 21, 22 Absatz 2 und 3 KonzVgV bzw. §§ 38 Absatz 1 bis 2 und 5 bis 6, 39 Absatz 3 und 40 SektVO bzw. § 18 VOB/A EU und § 18 Absatz 3 VOB/A VS zu übermitteln. Eine Veröffentlichung erfolgt durch das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union.
• Der Vergabevermerk oder dessen Hauptelemente sowie die abgeschlossenen Verträge sind der Europäischen Kommission auf deren Anforderung hin zu übermitteln (§ 8 Absatz 5 VgV). 5
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• Der Auftraggeber muss auf der Grundlage der zur Bekämpfung des Terrorismus und zur Durchsetzung von Embargos ergangenen Verordnungen (EG) Nr. 881/2002, (EU) Nr. 753/2011 sowie (EG) Nr. 2580/2001 des Rates eine Abfrage in den Finanz- Sanktionslisten veranlassen und übermittelt zum Zweck des Abgleichs personenbezogene Daten wie Namen und Anschrift.
- Wie lange werden personenbezogene Daten verarbeitet?
Die Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten ist abhängig von der jeweils im öffentlichen Interesse zu erfüllenden Aufgabe; die Aufbewahrungsfristen für Vergabeunterlagen enden grundsätzlich mit dem Ende der Laufzeit der Verträge oder der Rahmenvereinbarungen. Die Aufbewahrungsfrist für Verträge und Rechnungsunterlagen liegen zwischen zwei und 30 Jahren.
- Welche Rechte haben betroffene Personen?
Personen, deren personenbezogenen Daten verarbeitet werden, stehen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
Widerspruchsrecht Personen, deren Daten auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e oder f DSGVO verarbeitet werden, haben das Recht, dieser Verarbeitung jederzeit zu widersprechen (Artikel 21 DSGVO). Im Falle eines Widerspruchs werden die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe nachgewiesen werden, die gegenüber den Interessen der betroffenen Person überwiegen.
Weitere Betroffenenrechte Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen der betroffenen Person folgende Rechte zu: • Werden personenbezogenen Daten verarbeitet, so hat die betroffene Person das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Artikel 15 DSGVO). • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht der betroffenen Person ein Recht auf Berichtigung zu (Artikel 16 DSGVO). • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so kann die betroffene Person die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Artikel 17 und 18 DSGVO). • Soweit die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht und mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht der betroffenen Person gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Artikel 20 DSGVO). 6
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Sollte die betroffene Person von den oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die verantwortliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Widerrufsrecht bei Einwilligung Wenn die betroffene Person in die Verarbeitung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt hat, kann sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Beschwerderecht Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden (Art. 77 Abs. 1 DSGVO).
Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit kann wie folgt kontaktiert werden: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Friedrichstr. 219 10969 Berlin (Besuchereingang: Puttkamerstr. 16-18) Telefon: 030 / 13889 – 0 Telefax: 030 / 215 5050 E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
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