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Land Berlin Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe
Leistungsbeschreibung
Unterstützungs- und Beratungsleistung für Prüfungshandlungen der Verwaltungsbehörde für den Europäischen Fonds für regio- nale Entwicklung (EFRE) in Berlin in der Förderperiode 2021- 2027 und Entwicklung von Modellen für die leistungsbasierte Abrechnung in der Förderperiode 2028-2034
Dieses Vorhaben wird aus Mitteln der Europäischen Union und des Landes Berlin finanziert
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Inhaltsverzeichnis 1 Anlass und Ziel der Ausschreibung 3 2 Anforderungen an die zu erbringende Leistung 5
2.1 Unterstützung und Prüfungsbegleitung der EFRE-VB bei den im Geschäftsjahr 2026/2027 vorzunehmende Prüfhandlungen, einschließlich Systemanalyse 5
2.2 Entwicklung von Referenzmodellen für Aktionen im Rahmen des regionalen Kapitels des Deutschen National-Regionalen Partnerschaftsplans leistungsbasiert gegenüber der Europäischen Kommission abgerechnet werden (einschließlich Handlungs- empfehlungen und Audi Readyness Check) 7 2.3 Weitere Aufgaben 7 2.4 Optionale Anpassung von Aufgaben 8 3 Form der Leistungserbringung 8 3.1 Prüfungsbezogene Unterlagen 8 3.2 Zusammenarbeit / Kooperation 8 3.3 Allgemeine Anforderungen an die Form der Leistungserbringung 9 4 Vergabeverfahren 9 5 Anforderungen an die Angebote und Wertungskriterien 10 5.1 Angebotsanforderungen 10 5.2 Zuschlagskriterien 11 5.3 Wertungsverfahren 12 5.4 Zuschlagserteilung / Vertragsschluss 12 5.5 Ansprechpartner 12 6 Rechtsrahmen und relevante Dokumente 13
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1 Anlass und Ziel der Ausschreibung
Das Land Berlin, vertreten durch die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie
und Betriebe, beabsichtigt in der Förderperiode 2021-2027 Mittel aus dem
Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) für eine intelligente, in-
tegrative und nachhaltige Förderung von Investitionen in Wachstum und Be-
schäftigung zu nutzen. Dafür stehen dem Land Berlin insgesamt 680 Mio. €
an Mitteln aus dem EFRE zur Verfügung.
Das Land Berlin erhält EU-Mittel in Höhe 680 Mio. € aus dem Europäischen
Fonds für Regionale Entwicklung, die entsprechend den Vorgaben der VO
(EU) 2021/1060 (Dach-VO) umzusetzen sind. Die Umsetzung hat auf Basis
eines Programms zu erfolgen.
Zwingende Voraussetzung für die Nutzung von EFRE-Mitteln ist die Befolgung
der Vorgaben der Verordnungen (der DachVO und der EFRE-VO) und aller
den Auftragsgegenstand betreffenden Arbeitsdokumente der Europäischen
Kommission im Rahmen der Planung, Erstellung und Umsetzung des EFRE-
Programms einschließlich von durch die EFRE-Verwaltungsbehörde (VB) er-
folgenden regelmäßigen Prüfungen zur Überwachung der an die zwischen-
geschalteten Stellen übertragenen Aufgaben.
Zur Unterstützung und Begleitung der Umsetzung dieser Prüfhandlungen im
Geschäftsjahr 2026/2027 und für darauf aufbauende weitergehende Bera-
tung bei der Vorbereitung von Prüfmodellen für die Förderperiode 2028-
2034 beabsichtigt die EFRE-VB die Beauftragung eines Dienstleisters.
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Gegenwärtig hat die VB zudem die Vorbereitungsarbeiten für die Förderpe-
riode 2028-2034 begonnen. Die aktuell vorliegenden Verordnungsentwürfe
sehen vor, dass die Mittelzuteilung zukünftig über national-regionale Partner-
schaftspläne erfolgt, die jeder Mitgliedsstaat mit der Europäischen Kommis-
sion verhandelt. In Deutschland erstellt der Bund federführend den deutschen
national-regionalen Partnerschaftsplan (DNRPP). Jedes Bundesland hat vor-
behaltlich der weiteren Abstimmungen innerhalb des DNRPP ein regionales
Kapitel, die die bisherigen Programme ersetzt.
Eine wesentliche Veränderung betrifft die Verfahren zur Abrechnung der für
die Förderung verausgabten Mittel gegenüber der Europäischen Union. Die
Erstattung erfolgte durch die Kommission bisher auf der Grundlage förderfä-
higer Ausgaben, soll zukünftig aber an die Erreichung von Etappenzielen und
Zielwerten sowie die Umsetzung von Reformen geknüpft werden. Die leis-
tungsbasierten Abrechnungsmodelle müssen nunmehr in den strategischen
Planungsdokumenten, mithin im DNRPP selbst maßnahmenscharf beschrie-
ben werden. Daher sind innerhalb der VB Arbeiten zur Konzipierung von Fi-
nanzierungs- und Kontrolllogiken, die bisher nachgelagert zu den Programm-
planungsprozessen erfolgen konnten, zeitlich vorzuziehen. Da es sich hierbei
um völlig neuartige Abrechnungslogiken handelt, liegen bisher keinerlei prak-
tische Erfahrungen mit derartigen Modellen vor. Auch eine Prüfpraxis bei den
verschiedenen Prüfinstanzen auf Landes- und EU-Ebene ist noch nicht voll-
ständig etabliert. Dies führt zu erheblichen Unsicherheiten hinsichtlich der Me-
thodik und der Prüfpraxis.
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Um die Entwicklungszeit für die Modelle nachhaltig zu verkürzen, die regula-
torischen Risiken zu reduzieren und einen Wissenstransfer in die Verwaltung
zu ermöglichen, sollen externe Sachverständige die EFRE-VB bei der Entwick-
lung dieser Modelle einschließlich der erforderlichen Verwaltungs- und Kon-
trollsysteme beraten.
Der zu vergebene Auftrag umfasst somit in einem ersten Arbeitspaket Unter-
stützungsleistungen bei Prüfungshandlungen, die der VB für die laufende För-
derperiode obliegen. Hierzu gehören neben ihren regelmäßigen Prüfungen
zur Überwachung der an die zwischengeschalteten Stellen übertragenen Auf-
gaben auch anlassbezogene Prüfungen, z. B. wenn die Ergebnisse der Prü-
fungen anderer Prüforgane oder der von der VB selbst vorgenommenen Kon-
trollen weitergehende Prüfhandlungen erfordern.
Auf Grundlage dieser Prüfungsbegleitung und Systemanalyse sollen die Be-
rater in einem zweiten Arbeitspaket Empfehlungen für zukünftiger Abrech-
nungs- und Kontrollmodelle erarbeiten.
2 Anforderungen an die zu erbringende Leistung
Der Auftrag umfasst die folgenden Aufgaben:
2.1 Unterstützung und Prüfungsbegleitung der EFRE-VB bei den im Ge- schäftsjahr 2026/2027 vorzunehmende Prüfhandlungen, einschließ- lich Systemanalyse
Die Leistung umfasst die Unterstützung der EFRE-Verwaltungsbehörde bei
der regelmäßigen Prüfung zur Überwachung der übertragenen Aufgaben.
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Die Unterstützungsleistung bezieht sich auf die Begleitung von Prüfungen der
Verwaltungsbehörde bei ausgewählten Förderaktionen sowie eine daran an-
schließende prozessbezogene Auswertung.
Gegenstand dieses Arbeitspakets ist insbesondere die Analyse bestehender
Prüf- und Kontrollverfahren durch die die fachliche Begleitung ausgewählter
Prüfungen der EFRE-Verwaltungsbehörde, die Analyse der bestehenden Prüf-
pfade und Dokumentationsanforderungen, die Identifikation systemischer Ri-
siken, Schnittstellenprobleme und Optimierungspotenziale sowie die die Ab-
leitung von Empfehlungen für die Entwicklung zukünftiger Abrechnungs- und
Kontrollmodelle.
Vorgesehen ist die Prüfung von insgesamt fünf Vorhaben.
Davon umfassen vier Vorhaben klassische Zuschgussförderungen, während
ein Vorhaben ein Finanzinstrument beinhaltet, bei dem in die Prüfung auch
mehrere Einzel-Förderfälle (Darlehen an Enddbegünstigte) einbzubeziehen
sind.
Insgesamt können daher im Rahmen dieses Arbeitspakets bis zu 22 Einzel-
prüfungen anfallen.
Die Prüfungsbegleitung ist durch Checklisten und ggf. ergänzende Prüfungs-
dokumentationen zu belegen. Für die prozessbezogene Auswertung ist ein
Bericht zu erstellen (Systemanalyse).
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2.2 Entwicklung von Referenzmodellen für Aktionen im Rahmen des regi- onalen Kapitels des Deutschen National-Regionalen Partnerschafts- plans leistungsbasiert gegenüber der Europäischen Kommission ab- gerechnet werden (einschließlich Handlungsempfehlungen und Audit Readyness Check)
Die Aufgaben des Auftragnehmers in diesem Arbeitspaket konzentrieren sich
auf die Entwicklung von Abrechnungsmodellen für ausgewählte Förderaktio-
nen in enger Abstimmung mit dem Auftragegber. Hierzu gehören:
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die Entwicklung eines methodischen Rahmenansatzes,
-
die Konzeption revisionssicherer Prüf- und Kontrolllogiken,
-
die Vor- und Nachbereitung fachlicher Abstimmungen mit der Prüfbehörde,
-
die Qualitätssicherung der verwaltungsintern entwickelten Modelle,
-
die Bereitstellung von Muster- und Referenzansätzen,
-
die fachliche Begleitung hinsichtlich Audit-Readiness und EU-Konformität.
2.3 Weitere Aufgaben
Im Rahmen des Auftrags nimmt der AN auf Anforderung durch den AG zudem
die folgenden Aufgaben wahr:
- Teilnahme an erforderlichen Koordinationstreffen und Arbeitsbesprechun-
gen. Dies kann bei Bedarf per Telefon- oder Videokonferenz erfolgen.
- Optionale weitere Zuarbeiten im Rahmen der beiden Arbeitspakete, die
sich aus derzeit noch nicht absehbaren Anforderungen ergeben können.
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Solche weiteren Zuarbeiten werden nach Bedarf gemäß einem vom Auf-
tragnehmer im Rahmen des Angebots festzulegenden Tagessatzes vergü-
tet.
2.4 Optionale Anpassung von Aufgaben
Der Auftraggeber behält sich vor, die Konzeption für die benötigte Unterstüt-
zung anzupassen. In diesem Zusammenhang nach Vertragsschluss vom Auf-
tragnehmer geforderte zusätzliche, nicht unerhebliche Leistungen werden zu-
sätzlich vergütet. Hierfür bedarf es einer Ergänzung des Vertrags.
3 Form der Leistungserbringung
Folgende Punkte sind bei der Leistungserbringung zu beachten:
3.1 Prüfungsbezogene Unterlagen
Die für die Prüfungen erforderlichen Unterlagen stammen überwiegend aus
dem IT-Begleitsystem efREporter4 sowie den dazugehörigen erlektronischen
Kommunikationssystemen sowie weiteren Unterlagen der zwischengeschal-
teten Stellen. Sie werden dem AN zur Verfügung gestellt. Der AG unterstützt
den AN bei der Bereitstellung von Daten aus nicht öffentlichen Quellen, so-
weit dies erforderlich und dem AG möglich ist.
3.2 Zusammenarbeit / Kooperation
Die Umsetzung aller Leistungsbestandteile erfolgt in enger Abstimmung mit
dem AG. Die Zusammenarbeit zwischen AN und AG ist durch eine intensive
Kommunikation geprägt.
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Die vom AN zu erbringenden Arbeitsergebnisse einschl. der Entwurfsfassun-
gen sind zu jeweils vom AG definierten Zeitpunkten vorzulegen.
Der Terminplan wird zu Beginn des Auftrags zwischen AG und AN in einer
Auftaktbesprechung finalisiert.
3.3 Allgemeine Anforderungen an die Form der Leistungserbringung
Alle erstellten Berichte und Berichtsentwürfe sowie alle weiteren im Zusam-
menhang mit der Auftragsdurchführung zu erstellenden Dokumente und Da-
tensätze sind in digitaler Form an den AG zu übermitteln und zwar im Format
Microsoft Office ® Word (docx), Microsoft Office® Excel (xlsx), sowie im „Por-
table Document Format“ (pdf).
Durch den AN erarbeitete Präsentationen zu den Zwischen- und Endergeb-
nissen sind ebenfalls digital zu übermitteln und zwar im Format Microsoft
Office ® PowerPoint (pptx).
Wenn Präsentationen und Workshops als Präsenzveranstaltungen stattfinden,
werden sie in den Räumlichkeiten der Auftraggeber durchgeführt. Eine Um-
setzung per Videokonferenz nach Bedarf ist möglich.
4 Vergabeverfahren
Die Vergabe der Leistung erfolgt gemäß § 9 UVGO. Eine Aufteilung der Leis-
tung in Lose findet nicht statt. Nebenangebote sind ausgeschlossen. Aufgrund
des hohem Zeitdrucks bei der Erstellung der Zulieferungen zum Partner-
schaftsplan ist eine straffe Zeitplamnung und Umsetzung erforderlich. Der mit
dem Angebot vorzulegende Zeitplan ist daher zwingend einzuhalten.
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5 Anforderungen an die Angebote und Wertungskriterien
5.1 Angebotsanforderungen
Der Bieter hat ein aussagefähiges Angebot vorzulegen, das mindes-
tens die folgenden Punkte enthält:
• Darstellung des Aufgabenverständnisses
• Konzeptionelle Beschreibung der Umsetzung der vorgesehenen Leis-
tungsbestandteile.
• Darstellung der Projektorganisation (Projektteam, Qualifikation und
Erfahrung des Teams mit vergleichbaren Aufträgen, Verantwortlich-
keiten);
• Preisblatt (Leistungsverzeichnis) mit nach Leistungsbestandteilen und
Kostenpositionen (Personalkosten, Sachkosten) differenzierter und
nachvollziehbarer Kalkulation mit dem Festpreis für die beschriebenen
Leistungen (netto).
• Zeitplanung
Das Angebot ist mit allen geforderten Nachweisen und Erklärungen in
übersichtlicher, lesbarer und nachvollziehbarer Form in deutscher
Sprache zu erstellen. Im Angebot muss ein Ansprechpartner oder eine
Ansprechpartnerin mit Angabe der Kontaktdaten für alle Fragen zum
Angebot benannt werden.
Mit dem Angebot sind auch die im Anforderungsschreiben geforderten Un- terlagen gemäß Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes in der aktuell gültigen Fassung vorzulegen.
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• Für das Zuschlagskriterium „Expertise des für die Leistungserbringung
vorgesehenen Personals“ sind folgende Unterlagen einzureichen:
o Für mindestens ein/e Mitarbeiter/in ist eine Zulassung als Wirt-
schaftsprüfer erforderlich (Nachweis per Eigenerklärung).
o Zum Nachweis der Erfahrung des einzusetzenden Personals mit
Prüfungsleistungen / Beratungsleistungen im Bereich der euro-
päischen Strukturfonds, wie EFRE, ESF, JTF (z.B. System-/Vor-
habenprüfungen, Prüfung jährl. Rechnungslegung / Erstellung
Entwurf Bestätigungsvermerk, Begleitung von Prüfungen einer
EFRE-Verwaltungsbehörde, einer Prüfbehörde oder durch EU-
Kommission oder europäischen Rechnungshof): persönliche
Referenzen (Auflistung bisheriger Aufträge, mit Angabe zu Auf-
traggeber, Auftragsgegenstand, Zeitraum, betroffenem
Fonds).
• Die Wertung des Zuschlagskriteriums „Wertung Qualität des einge-
reichten Konzepts einschließlich Zeitplan“ erfolgt auf der Grundlage
des Schriftliches Konzept entsprechend den Angebotsanforderungen.
5.2 Zuschlagskriterien
Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot nach den folgenden
Kriterien:
• Qualität (40%), davon:
o Qualität des Angebotes hinsichtlich Gesamtkonzeption, me-
thodisch-organisatorischer Herangehensweise, 20%
o Angemessenheit des Personaleinsatzes pro Leistungsbestand-
teil, 10%
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o Schlüssigkeit des vorgesehenen Zeitplans),10%
• Expertise des für die Leistungserbringung vorgesehenen Personals
(30%), davon:
o mindestens ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mit Zulas-
sung als Wirtschaftsprüfer, 10%
o Erfahrung der Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen mit vergleich-
baren Aufträgen (Berufserfahrung im Bereich Prüfungsleistun-
gen / Beratungsleistungen im Zusammenhang mit europäi-
schen Strukturfonds wie EFRE, ESF, JTF) (20%)
• Preis (30%)
5.3 Wertungsverfahren
Die Wertung erfolgt anhand der Bewertungsmatrix für Angebote in Anhang 2
der Leistungsbeschreibung.
5.4 Zuschlagserteilung / Vertragsschluss
Zur Konkretisierung des Auftragsverhältnisses wird auf der Grundlage des
beigefügten Entwurfs ein gesonderter Vertrag geschlossen.
5.5 Ansprechpartner
Fragen zur Leistungsbeschreibung und zum Ausschreibungsverfahren können
über die Vergabeplattform des Landes Berlin gerichtet werden an: Zentrale
Vergabestelle
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6 Rechtsrahmen und relevante Dokumente
Die Prüfungsbegleitung im Rahmen des Berliner EFRE-Programms 2021-
2027 ist unter Beachtung der einschlägigen Rechtsvorschriften, insbesondere
der einschlägigen EU-Vorschriften durchzuführen. Einschlägige Leitfäden und
Methodologiepapiere der Europäischen Kommission sind ebenfalls zu be-
achten.
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