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Matrix Zuschlagskriterien: „Pflegefreundliche Kommune"
| Lfd. Nr. des Bieters: | |
|---|---|
| Name des Bieters: |
Bewertungstabelle: Zuschlagskriterien für das Offene Verfahren
| Zuschlagskriterien | Angaben (projektbezogen) | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Leistungs- punkte (LP) möglich | Gewichtung | Leistungs- punkte (LP) erreicht | Bewertung (Beispiel) | ||
| 1. | Erfahrungen und Kenntnisse der Projektleitung und der stellvertretenden Projektleitung und des eingesetzten Personals | ||||
| 1.1 Erfahrungen der Projektleitung und der stellvertretenden Projektleitung 1.1.1 Mehrjährige einschlägige Erfahrungen (mindestens drei Jahre) mit KI-/IT Projekten Nachweis: Eigenerklärung zur Qualifikation der Projektleitung und stellvertretenden Projektleitung und des eingesetzten Personals | 0-4 | 5% | max. 4 | 20 | |
| 1.1.2 Erfahrungen der Projektleitung oder stellvertretenden Projektleitung im Pflege- /Kommunalbereich Nachweis: Eigenerklärung zur Qualifikation der Projektleitung /stellvertretenden Projektleitung und des eingesetzten Personals | 0-4 | 5% | max. 4 | 20 | |
| 1.2 Erfahrungen und Qualifikation des eingesetzten Personals Mehrjährige einschlägige Erfahrungen (mindestens drei Jahre) mit KI-/IT-Projekten Nachweis: Eigenerklärung zur Qualifikation der Projektleitung /stellvertretenden Projektleitung und des eingesetzten Personals | 0-4 | 5% | max. 4 | 20 |
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| Zwischensumme zu 1. | 15% | 80 | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2. | Qualität und Umsetzbarkeit des Konzeptes | ||||||
| Qualität und Umsetzbarkeit des Konzeptes Anforderungen an das Konzept Projektverständnis • Darstellung des Verständnisses der Zielsetzung „pflegefreundliche Kommune“ • Demographische, strukturelle und datenbezogene Einordnung Methodisches Vorgehen • Struktur und Nachvollziehbarkeit je Arbeitspaket • Plausibilität des Benchmark-Ansatzes • Qualität des KI-basierten Coaching-Ansatzes • Qualität/Qualifikation und Einbindung der Coaches • Schlüssigkeit der Preisverleihung Technisches Konzept • Nachvollziehbarkeit der KI-Logik • Datenkonzept (Quellen, Qualität und Aktualisierung) • Benutzerfreundlichkeit des Portals • Umsetzbarkeit Ressourcen- und Personaleinsatzplanung * Plausibilität und Angemessenheit der Ressourcen- und Personaleinsatzplanung (Sicherstellung eines weder deutlich überhöhten noch unzureichenden Personaleinsatzes) • | 0-4 | 40% | max. 4 | 160 | |||
| Zwischensumme zu 2. | 40% | 160 | |||||
| 3. | Projektsteuerung und Risikomanagement | ||||||
| Projektsteuerung und Risikomanagement Anforderungen: • Zeit und Meilensteinplan Detaillierte chronologische Darstellung der Projektschritte von der Konzeption bis zur Nachbereitung der Events | 1-4 | 15% | max. 4 | 40 |
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| • Identifikation von Risiken Aufzählung projektspezifischer Risiken ( z.B. technische Probleme, Verzögerungen von Abstimmungen, Ausfälle..) Konkrete Gegenmaßnahmen aufzeigen • Qualitätssicherungskonzept Darstellung der Mechanismen zur internen Qualitätskontrolle | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Zwischensumme zu 3. | 15 % | 20 | |||||
| 4. | Preis | ||||||
| In die Wertung fließt der Wertungspreis ein, der sich wie im Preisblatt erläutert zusammensetzt. | 120 | ||||||
| 30% | |||||||
| Zwischensumme zu 4 | 30% | 120 | |||||
| Gesamtsumme | 100% | 400 |
Hinweise zu oben benannten Zuschlagskriterien:
| zu 1.1.1 Erfahrungen der Projektleitung und der stellvertretenden Projektleitung mit KI-/IT Projekten (maximal 4 LP, Gewichtung: insgesamt 5%) Die Erfahrung der Projektleitung und stellvertretenden Projektleitung wird in die Wertung gemäß § 58 Abs. 2 VgV einbezogen. Es ist jeweils die Projektleitung und stellvertretende Projektleitung zu benennen. Die Erfahrung der benannten Personen ist durch die Anlage „Eigenerklärung zur Qualifikation der Projektleitung und des eingesetzten Personals“ durch folgende Angaben nachzuweisen Name, Unternehmenszugehörigkeit, Position im Unternehmen, Berufserfahrung in Jahren im jeweiligen Aufgabengebiet. Bei der Bewertung der Projekterfahrung gilt, dass ein Jahr Projekterfahrung über die geforderte Mindestzeit hinaus mit 0,5 Punkten bewertet wird. Für die Erfahrung der Projektleitung und stellvertretenden Projektleitung können insgesamt max. vier Punkten erreicht werden. Dabei wird folgender Wertungsmaßstab herangezogen: | |
|---|---|
| 0 LP | Die Projektleitung und stellvertretende Projektleitung können lediglich die Mindestforderung von jeweils drei Jahren in den angegebenen Themenfeldern erfüllen |
| 1 – 4 LP | Die Projektleitung und stellvertretende Projektleitung können über die Mindestforderung von jeweils drei Jahren hinaus Erfahrungen in den angegebenen Themenfeldern nachweisen. Pro Jahr und Person können 0,5 Punkte erreicht werden. Beispiel: Die Projektleitung kann fünf Jahre auf dem jeweiligen Gebiet nachweisen, die stellvertretende Projektleitung vier Jahre. Insgesamt werden hierfür 1,5 Punkte vergeben. |
| zu 1.1.2 Erfahrungen der Projektleitung oder stellvertretenden Projektleitung im Pflege- und Kommunalbereich (maximal 4 LP, Gewichtung: 5%) Die Erfahrung der Projektleitung/stellvertretende Projektleitung wird in die Wertung gemäß § 58 Abs. 2 VgV einbezogen. Es ist jeweils die Projektleitung/stellvertretende Projektleitung zu benennen. Die Erfahrung der benannten Personen ist durch die Anlage „Eigenerklärung zur Qualifikation der Projektleitung und des eingesetzten Personals“ durch folgende Angaben nachzuweisen Name, Unternehmenszugehörigkeit, Position im Unternehmen, Berufserfahrung in Jahren im jeweiligen Aufgabengebiet. Bei der Bewertung der Projekterfahrung gilt, dass ein Jahr Projekterfahrung über die geforderte Mindestzeit hinaus mit 0,5 Punkten bewertet wird. Für die Erfahrung der Projektleitung/ stellvertretende Projektleitung können insgesamt max. vier Punkten erreicht werden. Dabei wird folgender Wertungsmaßstab herangezogen: | |
| 0 Punkte | Die Projektleitung und stellvertretende Projektleitung können lediglich die Mindestforderung von jeweils drei Jahren in den angegebenen Themenfeldern erfüllen |
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| Die Projektleitung und stellvertretende Projektleitung können über die Mindestforderung von jeweils drei Jahren hinaus Erfahrungen in den angegebenen Themenfeldern nachweisen. Pro Jahr und Person können 0,5 Punkte erreicht werden. Beispiel: Die Projektleitung kann fünf Jahre auf dem jeweiligen Gebiet nachweisen, die stellvertretende Projektleitung vier Jahre. Insgesamt werden hierfür 1,5 Punkte vergeben. | |
|---|---|
| zu 1.2. Erfahrungen des eingesetzten Personals mit KI-/IT-Projekten (maximal 4 LP, Gewichtung: 5%) Die Erfahrung des eingesetzten Personals wird in die Wertung gemäß § 58 Abs. 2 VgV einbezogen. Es sind mindestens fünf Personen, die für das Projekt eingesetzt werden, zu benennen. Werden mehr als 5 Personen benannt, gehen nur die fünf besten Personen in die Wertung ein. Die Erfahrung der benannten Personen ist durch die Anlage „Eigenerklärung zur Qualifikation der Projektleitung und des eingesetzten Personals“ durch folgende Angaben nachzuweisen: Name, Unternehmenszugehörigkeit, Position im Unternehmen, Berufserfahrung in Jahren im jeweiligen Aufgabengebiet, welche kurz zu erläutern sind. Bei der Bewertung der Projekterfahrung gilt, dass 1 Jahr Projekterfahrung über die geforderte Mindestzeit hinaus mit 0,25 Punkten bewertet wird. Für die Erfahrung einzusetzenden Personals können insgesamt max. 4 Punkte erreicht werden. Dabei wird folgender Wertungsmaßstab herangezogen: | |
| 0 LP | Das einzusetzende Personal kann lediglich die Mindestforderung von jeweils drei Jahren an Erfahrung in den angegebenen Themenfeldern erfüllen. |
| 1-4 LP | Das einzusetzende Personal kann jeweils über die Mindestforderung von jeweils drei Jahren hinaus Erfahrungen in den angegebenen Themenfeldern nachweisen. Pro Jahr und Person können 0,25 Punkte erreicht werden. Beispiel: Person A kann fünf Jahre auf dem jeweiligen Gebiet an Erfahrungen nachweisen, die Person B drei Jahre und Person C sechs Jahre. Person D bis H jeweils drei Jahre. Insgesamt können hierfür 1,25 Punkte vergeben werden. |
| zu 2. Qualität und Umsetzbarkeit des Konzeptes (maximal 4 LP, Gewichtung: 40%) Die Qualität des Gesamtkonzepts wird in die Wertung gemäß § 58 Abs. 1 VgV einbezogen. Es wird mit max. 4 Punkten bewertet. Dabei wird folgender Wertungsmaßstab herangezogen: | |
| 0 LP | Projektverständnis /Zielsetzung Das Konzept überzeugt theoretisch wie auch fachlich nicht. Wesentliche Aspekte fehlen oder sind unklar. Es sind kaum nachvollziehbare Aspekte vorhanden. Es ist kein Projektverständnis erkennbar. Die Zielsetzung fehlt oder ist widersprüchlich. Die Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung werden kaum oder falsch adressiert. Es ist kein Bezug zum konkreten Projektkontext vorhanden. Methodisches Vorgehen Die Methodik ist nicht nachvollziehbar und unvollständig. Das Vorgehen ist nicht strukturiert und auch nicht logisch aufgebaut. Beschreibungen hinsichtlich Verantwortlichkeiten, Zeitplanung und Meilensteine fehlen. Eine Umsetzung wäre ohne erhebliche Nacharbeiten nicht möglich. Technisches Konzept Das Konzept ist nicht verwertbar. Es ist unvollständig, unklar und fachlich nicht geeignet. Es werden keine Aussagen zur Umsetzbarkeit oder den vorhandenen Ressourcen getroffen. Das Konzept kann keine reibungslose und erfolgreiche Durchführung des Auftrages erwarten lassen, ohne dass der Auftraggeber in großem Maße unterstützend tätig werden müsste |
| 1 LP | Projektverständnis /Zielsetzung: Das Konzept ist in Ansätzen erkennbar, erfordert aber massiven Aufwand oder Hilfe durch den AG. Die Grundidee ist in Ansätzen erkennbar, aber wichtige Anforderungen fehlen oder sind unklar. Die Zielsetzung ist teilweise unscharf oder nicht vollständig ausformuliert. Methodisches Vorgehen Die Grundstruktur ist vorhanden aber lückenhaft. Es fehlen wesentliche. Abhängigkeiten, die Zeitplanung fehlt. Das Vorgehen ist nicht durchgängig durchdacht. Technisches Konzept Es wird eine grundlegende technische Lösung beschrieben. Es fehlen jedoch Details hinsichtlich Schnittstellen, Skalierung, Datenflüsse. Risiken werden nicht oder nur unzureichend betrachtet. Eine Umsetzung ist ohne erhebliche Nacharbeiten nicht möglich. |
| Die Erfahrung der benannten Personen ist durch die Anlage „Eigenerklärung zur | |
|---|---|
| Qualifikation der Projektleitung und des eingesetzten Personals“ durch folgende Angaben nachzuweisen: Name, | |
| Unternehmenszugehörigkeit, Position im Unternehmen, Berufserfahrung in Jahren im jeweiligen Aufgabengebiet, welche | |
| kurz zu erläutern sind. Bei der Bewertung der Projekterfahrung gilt, dass 1 Jahr Projekterfahrung über die geforderte | |
| Mindestzeit hinaus mit 0,25 Punkten bewertet wird. Für die Erfahrung einzusetzenden Personals können insgesamt max. 4 | |
| Punkte erreicht werden. Dabei wird folgender Wertungsmaßstab herangezogen: |
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| 2 LP | Das Konzept erfüllt die Mindestanforderungen, bietet aber keine Besonderheiten Projektverständnis /Zielsetzung: ..Das Projektverständnis und die Zielsetzung sind klar erkennbar. Die wesentlichen Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung werden sachgerecht und richtig adressiert. Methodisches Vorgehen Das Vorgehen ist strukturiert und logisch aufgebaut. Verantwortlichkeiten, Meilensteine und eine nachvollziehbare Zeitplanung sind vorhanden und weitgehend schlüssig. Technisches Konzept Die technische Lösung ist funktional, schlüssig und beschreibt die wesentlichen Schnittstellen und Datenflüsse. Risiken werden benannt und Gegenmaßnahmen aufgezeigt. Es ist eine reibungslose Umsetzung zu erwarten. | |
|---|---|---|
| 3 LP | Projektverständnis /Zielsetzung: Das Konzept zeigt ein Verständnis der Aufgabenstellung . Es ist eine klare inhaltliche Positionierung erkennbar. Das Vorgehen und die strukturellen Maßnahmen sind r klar, in sich schlüssig und vollumfänglich. Es wird ein umfassendes differenziertes Verständnis der Hausforderungen pflegefreundlicher Kommunen aufgezeigt. Die Zielsetzung ist klar, realistisch und vollständig auf die Anforderungen der Leistungsbeschreibung ausgerichtet. Methodisches Vorgehen Die Methodik ist schlüssig, realistisch und transparent und optimal auf das Projekt zugeschnitten.. Benchmark, Coaching und Preisverleihung sind klar operationalisiert. Technisches Konzept Es ist vollständig, schlüssig und umsetzbar. Die Datenverarbeitung und die KI-Logik sind klar beschrieben. Die Anforderungen an die DSGVO ist vollständig berücksichtigt Das Das Umsetzungskonzept lässt eine reibungslose und erfolgreiche Durchführung des Auftrages erwarten. | |
| 4 LP | Das Konzept ist exzellent, fehlerfrei und bietet einen maximalen, innovativen Projekterfolgt Projektverständnis /Zielsetzung: Das Konzept bietet innovative Lösungsansätze, die einen erheblichen, messbaren Mehrwert für den Auftraggeber generieren. Die Zielsetzungen sind lückenlos und perfekt. Methodisches Vorgehen Die Methodik ist absolut lückenlos, und exakt auf Best Practices ausgerichtet. Verantwortlichkeiten sind perfekt definiert. Der Zeitplan ist realistisch. Technisches Konzept Eine technologisch herausragende sofort umsetzbare Lösung, die alle Aspekte perfekt und detailliert abbildet. Das Umsetzungskonzept lässt eine reibungslose und erfolgreiche Durchführung des Auftrages ohne jegliche Unterstützung des AG erwarten. | |
| zu 3. Projektsteuerung und Risikomanagement, (maximal 4 Leistungspunkte, Gewichtung: 5 %) Die Projektsteuerung und das Risikomanagement wird in die Wertung gemäß § 58 Abs. 1 VgV einbezogen. Es wird mit max. 4 LP bewertet. Dabei werden folgend aufgeführte Wertungskriterien herangezogen: | ||
| 0 LP | Die Planung ist nicht strukturiert. Die Darstellung ist nicht verwertbar. | |
| 1 LP | Die Planung ist unklar und/oder lückenhaft. Es fehlt eine strukturierte Vorgehensweise | |
| 2 LP | Plausibler Ansatz. Es fehlt etwas an Detailtiefe. Es sind kleinere Schwächen erkennbar. | |
| 3 LP | Gute Planung mit einem strukturierten Zeitplan, realistischen Meilensteine sowie nachvollziehbaren Risikoanalyse mit überwiegend konkreten und geeignet erscheinenden Gegenmaßnahmen | |
| 4 LP | Sehr gute Planung mit einem strukturierten Zeitplan, realistischen Meilensteine sowie einer umfassenden und realistischen Risikoanalyse mit sehr konkreten und geeignet erscheinenden Gegenmaßnahmen |
zu 4. Preis (maximal 4 Leistungspunkte, Gewichtung: 30%) Der jeweilige Wertungspreis wird wie im Preisblatt erläutert, berechnet.
Er wird jeweils mit max. 4 LP bewertet. Dabei erfolgt die Bewertung des Preiskriteriums nach folgender Berechnungsmethode und Gewichtung:
Für die preislich nachfolgenden Angebote wird die Punktzahl wie folgt bestimmt: Der niedrigste Wertungspreis erhält 4 Punkte.
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0 Punkte erhalten Wertungspreise, die 2-fach oberhalb des niedrigsten Wertungspreises oder darüber liegen. Die Punktebewertung für die dazwischen liegenden Wertungspreise erfolgt über eine lineare Interpolation mit bis zu drei Nachkommastellen nach folgender Formel:
P = 4 – 4*[(X-N)/N]
P = 4 – 4*[(X-N)/N]
P = zu ermittelnde Punktzahl für das Angebot N = niedrigster Wertungspreis X = Wertungspreis
Das Ergebnis wird im Anschluss mit dem jeweiligen Gewichtungsfaktor multipliziert.
Der Bieter mit der höchsten Punktzahl erhält den Zuschlag. Im Falle einer Punktgleichheit wird dem Bieter mit der höchsten Bewertung beim Zuschlagskriterium 2 (Qualität und Umsetzbarkeit des Konzeptes) der Zuschlag erteilt. Die Bewertung der Konzepte erfolgt im Vergleich zu den eingegangenen Konzepten der Bieter. An der Entscheidung über den Zuschlag wirken mindestens vier Vertreterinnen/Vertreter der öffentlichen Auftraggeberin mit.
Mindestanforderung: Angebote, die bei den Kriterien 2 oder 3 null Leistungspunkte erhalten, kommen für den Zuschlag nicht in Betracht und werden ausgeschlossen.
Formelle Hinweise: Das Umsetzungskonzept ist in deutscher Sprache abzufassen und sollte möglichst klar erkennen lassen, wie bzw. in welcher Qualität die Bieter die betreffenden Aufgaben im Falle der Zuschlagserteilung bewältigen werden. Insbesondere muss der Bieter eindeutig zu verstehen geben, sich im Falle der Zuschlagserteilung zur Einhaltung des dargestellten Qualitätsniveaus und zu den dargestellten Arbeitsschritten bzw. Verhaltensweisen zu verpflichten. Die Vergabestelle bittet die Bieter daher, besonders darauf zu achten, eindeutige Formulierungen zu verwenden. Unklarheiten gehen zu Lasten des Bieters.
Die Darstellung des Gesamtkonzepts sollte einen Umfang von insgesamt max. 15 DIN A4-Seiten, Schriftart Arial, Schriftgröße 11, Zeilenabstand 1,5 nicht überschreiten.
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