Der Auftrag wird im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb vergeben. Das Vergabeverfahren ist somit zweistufig. In einer ersten Stufe müssen die interessierten Unternehmen im sogenannten Teilnahmewettbewerb ihre Eignung darlegen. Unternehmen, die zu der zweiten Stufe eingeladen werden, haben die Möglichkeit, ein Angebot einzureichen, über das dann verhandelt werden kann.

Angaben zur ausgeschriebenen Leistung

a) Kurze Beschreibung des Auftrags

Ziel des Projektes „Pflegefreundliche Kommune“ ist es, Kommunen mit Hilfe eines digitalen Serviceportals systematisch beim Auf- und Ausbau ihrer pflegefreundlichen Infrastruktur zu unterstützen. Gegenstand ist die Entwicklung und Bereitstellung eines praxisnahen, bundesweit einsetzbaren, KI-basierten Analyse- und Unterstützungsinstruments („digitales Serviceportal“). Es soll allen Kommunen in Deutschland einen niedrigschwelligen, strukturierten und individuellen Einstieg zur Erreichung des Ziels einer pflegefreundlichen Infrastruktur ermöglichen.

Zusätzlich soll ein Preis vergeben werden, als Anreiz für Kommunen, sich pflegefreundlich aufzustellen und Innovationen durch strukturierte Prozesse zu entwickeln. Gleichzeitig soll er als öffentlichkeitswirksame Maßnahme zur Stärkung und Sichtbarkeit des Themenfeldes beitragen.

b) Beginn der Leistung und Laufzeit des AuftragsDie Leistungserbringung beginnt am 1. Januar 2027 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2029.

c) Losaufteilung, Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen

Der Auftrag wird nicht in Lose eingeteilt.

Teilnahmebedingungen

Es wird darauf hingewiesen, dass zunächst ein Teilnahmeantrag (Anlage 01) unter Beifügung der unter Punkt 5.1.9 der Bekanntmachung geforderten Nachweise und Erklärungen zu stellen ist. Es ist noch kein Konzept und kein Kostenplan/Preisblatt vorzulegen.

Inhalt der Teilnahmeanträge

Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Erklärungen und Nachweise einzureichen:

Vollständig ausgefüllter und unterzeichneter Teilnahmeantrag (Anlage 01)
Eigenerklärung Ausschlussgründe (Ggf. von jedem Teil einer Bewerbergemeinschaft vorzulegen, Anlage 06)
Eigenerklärung zur technischen und beruflichen Eignungsfähigkeit (Ggf. von jedem Teil einer Bewerbergemeinschaft vorzulegen, Anlage 08)
Ggf. Bewerbergemeinschaftserklärung (Anlage 10)
Ggf. Erklärung für Nachunternehmer (Anlage 11)
Verpflichtungserklärung, Datenschutz, Verantwortlicher (Anlage 13)
Vordruck Auftragsverarbeitung (Anlage 15)

Eignungsleihe

Der Bewerber kann im Hinblick auf die für den zu vergebenden Auftrag erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen (Eignungsleihe). Er muss in diesem Fall nachweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden (Anlage 11 „Erklärung für Nachunternehmer“). Die Erklärung ist in Textform (§ 126b BGB) einzureichen; eine händische Unterschrift ist nicht erforderlich. Es muss jedoch die abgebende Person eindeutig benannt werden. Sofern sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung auf die Kapazitäten eines anderen Unternehmens beruft, hat er die geforderten Eignungsnachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.

Unterauftragnehmer

Unterauftragnehmer erbringen Teile der ausgeschriebenen Leistung für den Hauptauftragnehmer ohne selbst rechtlich oder wirtschaftlich unselbständiger Teil des Hauptauftragnehmers zu sein. Der Hauptauftragnehmer wird Vertragspartner und bleibt für die Vertragserfüllung gegenüber dem Auftraggeber vollständig verantwortlich. Der Bewerber hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er an Unterauftragnehmer übertragen will. Spätestens vor Zuschlagserteilung ist der Unterauftragnehmer namentlich zu benennen und eine Erklärung vorzulegen, dass die entsprechenden Kapazitäten im Auftragsfalle verbindlich zur Verfügung stehen (Anlage 11 „Erklärung zu Nachunternehmer“). Die Erklärung ist in Textform (§ 126b BGB) einzureichen; eine händische Unterschrift ist nicht erforderlich. Es muss jedoch die abgebende Person eindeutig benannt werden. Die Erklärung kann bereits mit dem Teilnahmeantrag eingereicht werden. Sollte die Erklärung nicht bereits mit dem Teilnahmeantrag eingereicht worden sein, so wird sie spätestens vor Zuschlagserteilung nachgefordert.

Bewerbergemeinschaften

Bewerbergemeinschaften haben in dem Teilnahmeantrag (Anlage 10 „Bewerbergemeinschaftserklärung“) sämtliche Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie einen bevollmächtigten Vertreter/eine bevollmächtigte Vertreterin zu benennen. Im Falle der Beauftragung haftet die Bewerbergemeinschaft gesamtschuldnerisch. Der Auftraggeber erwartet auch im Fall einer Bewerbergemeinschaft die geschlossene Erbringung der Leistung aus einer Hand. Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu erbringen.

Bezeichnung der Stelle, bei der Fragen zur Ausschreibung gestellt werden können

Fragen sind bis zum 5. Oktober 2026, 12:00 Uhr ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Fragen und Antworten werden allen Bewerbern in anonymisierter Form auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt. Eventuelle weitere Informationen, z. B. Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, Fragen und Antworten, werden schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes eingestellt. Enthält die Ausschreibung nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat er die Zentrale Vergabestelle des BMG unverzüglich darauf hinzuweisen. Für die Kommunikation ist die e-Vergabe-Plattform des Bundes zu nutzen.

Form und Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge

Die Teilnahmeanträge müssen bis zum 14.Oktober 2026, 14:00 Uhr eingegangen sein. Teilnahmeanträge, die nach der Frist eingehen, werden ausgeschlossen. Teilnahmeanträge, die auf anderem Weg als über die e-Vergabeplattform, also z.B. auf dem Postweg, per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden. Diese Frist gilt auch für nachträgliche Berichtigungen und Änderungen.

Der Teilnahmeantrag sowie sämtliche beizubringende Erklärungen und weitergehende Korrespondenz sind in deutscher Sprache abzufassen. Einem Schriftstück, das in einer anderen Sprache abgefasst ist, ist eine beglaubigte oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigte Übersetzung in Kopie als PDF beizufügen.

Abgabe des Teilnahmeantrags

Dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes durchgeführt.

Teilnahmeanträge können nur auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de ) abgegeben werden. Der Teilnahmeantrag muss in Textform (§ 126b BGB) abgefasst sein, d. h. es muss sich um eine abgeschlossene, lesbare Erklärung handeln, in der die Person des Erklärenden genannt wird.

Die Unterlagen für den Teilnahmeantrag sind zusammenhängend als eine Gesamtdatei im PDF-Format einzureichen. Auf eine digitale Signatur der Unterlagen ist zu verzichten.

Auch wenn die Registrierung auf der e-Vergabe-Plattform nicht mehr erforderlich ist, um die Vergabeunterlagen anfordern zu können, raten wir allen Interessenten zu der Registrierung. Denn nur registrierte Nutzerinnen und Nutzer werden aktiv über Veränderungen im Verfahren informiert, halten sich dadurch auf dem Laufenden und vermeiden vergebliche Aufwendungen.

Der Teilnahmeantrag ist elektronisch über die e-Vergabe-Plattform des Bundes mittels der dort bereitgestellten Softwarekomponente AnA-Web zu übermitteln. AnA-Web verschlüsselt Ihre Dokumente und ermöglicht Ihnen die elektronische Übersendung an die im AnA-Web voreingestellte Adresse. Nach dem Eingang Ihres Teilnahmeantrags wird dieser mit einem elektronischen Zeitstempel versehen und bis zum Ende der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge verschlüsselt gehalten. Kurze Zeit nach der Absendung können Sie eine elektronische Eingangsbestätigung abrufen, die neben dem Eingangszeitpunkt einen eindeutigen Kontrollwert des abgegebenen Teilnahmeantrags enthält. Sollte Ihnen keine Eingangsbestätigung zugehen, nehmen Sie bitte Kontakt mit der technischen Hotline der Vergabeplattform auf oder geben Sie Ihren Teilnahmeantrag erneut ab. Auch wenn Ihnen sonstige technische Störungen auffallen sollten, kontaktieren Sie bitte umgehend die Hotline:

Technische Hotline der e-Vergabe-Plattform des Bundes:

Telefon: +49 22899 610-1234

E-Mail: ticket@bescha.bund.de

Berichtigungen/Änderungen oder Rücknahme des Teilnahmeantrages

Berichtigungen und Änderungen des Teilnahmeantrages sind bis zum Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge zulässig und unterliegen denselben Formerfordernissen wie der Teilnahmeantrag selbst. Bei Abgabe eines überarbeiteten Teilnahmeantrages ist klarzustellen, in welchem Umfang der vorherige Teilnahmeantrag gültig bleibt.

Die Rücknahme eines Teilnahmeantrags ist bis zum Ablauf der Frist zur Einreichung eines Teilnahmeantrages zulässig. Sie hat in der gleichen Form zu erfolgen.

Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge

Formelle Prüfung

Der Auftraggeber öffnet die Teilnahmeanträge nach Ablauf der Teilnahmefrist und prüft diese zunächst auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit.

Der Auftraggeber behält sich vor, den Bewerber unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren.

Von der Wertung ausgeschlossen werden Teilnahmeanträge von Unternehmen, die die Eignungskriterien nicht erfüllen, oder die geforderten Formformalien und Mindestanforderungen nicht einhalten, insbesondere wenn:

Teilnahmeanträge nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, es sei denn, der Bewerber hat dies nicht zu vertreten,
Teilnahmeanträge, nicht die geforderten oder nachgeforderten Unterlagen enthalten,
Teilnahmeanträge, in denen Änderungen des Bewerbers an seinen Eintragungen nicht zweifelsfrei sind,
Teilnahmeanträge, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an der Bekanntmachung oder den Teilnahmeunterlagen vorgenommen worden sind.

Inhaltliche Prüfung

Anschließend prüft der öffentliche Auftraggeber die Eignung der Bewerber anhand der oben festgelegten Belege und Unterlagen zur Eignung und das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB.

Der öffentliche Auftraggeber kann dabei Bewerber auffordern, die erhaltenen Unterlagen zu erläutern. Der öffentliche Auftraggeber behält sich vor, die eingereichten Referenzen zu überprüfen.

Die Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, wird begrenzt. Die Regeln zur Begrenzung ergeben sich aus nachfolgendem Abschnitt.

Begrenzung der Anzahl der Bewerber

Der öffentliche Auftraggeber wird von den geeigneten Bewerbern mindestens 3, höchstens aber 5 Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots auffordern und damit zum Bieterwettbewerb zulassen. Die Auswahl und Rangbildung unter allen geeigneten Bewerbern erfolgt anhand objektiver und nichtdiskriminierender Eignungskriterien**.** Maßgeblich ist ausschließlich die Qualität und Vergleichbarkeit der nachgewiesenen Referenzprojekte hinsichtlich der abzudeckenden Leistungsbereiche.

Für die Bewertung werden ausschließlich Referenzprojekte berücksichtigt, die die in den Vergabeunterlagen festgelegten Anforderungen an Art und Umfang erfüllen und innerhalb der letzten drei Jahre vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist durchgeführt bzw. abgeschlossen wurden.

Es werden höchstens fünf Referenzprojekte je Bewerber gewertet.

Bewertungsmatrix


Vergleichbarkeit der Referenzen	Konkrete Voraussetzung Leistungsbereiche: (siehe Anlage 9-Eignungskriterien)	Punkte Max. 5 Punkte
Grundsätzlich vergleichbar	Referenz deckt 1-2 der 7 relevanten Leistungsbereiche ab.	1 Punkt
Hohe Vergleichbarkeit	Referenz deckt 3-4 der 7 relevanten Leistungsbereiche ab	2 Punkte
Sehr hohe Vergleichbarkeit	Referenz deckt 5 der 7 relevanten Leistungsbereiche ab	3 Punkte
Besonders hohe Vergleichbarkeit	Referenz deckt 6 der 7 relevanten Leistungsbereiche ab	4 Punkte
Nahezu vollständige Vergleichbarkeit	Referenz deckt alle 7 Leistungsbereiche ab und ist auch hinsichtlich Umfangs und Komplexität vergleichbar.	5 Punkt

Wichtiger Hinweis zur Bewertung der Eignung:

Um am Wettbewerb teilzunehmen, müssen Bewerber nachweisen, dass sie in den letzten drei Jahren Erfahrung in allen 7 Leistungsbereichen (gemäß Anlage 9) gesammelt haben.

Dieser Nachweis kann über eine oder mehrere Referenzen (maximal 5) erbracht werden.

Wer die 7 Bereiche insgesamt nicht nachweist, wird vom Verfahren ausgeschlossen.

Alle zugelassenen Bewerber werden anhand der eingereichten Referenzen wie folgt bewertet:

Qualitäts- und/Vergleichbarkeitsbewertung: Jede eingereichte Referenz wird anhand ihrer inhaltlichen Abdeckung der 7 Leistungsbereiche sowie nach Umfang und Komplexität bewertet (maximal 5 Punkte je Referenz). Die erzielten Punkte der einzelnen gewerteten Referenzen werden addiert.
Gesamtpunktzahl: Die Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der Summe der Punkte für die Qualität/Vergleichbarkeit aller gewerteten Referenzen. Da maximal 5 Referenzen gewertet werden und jede Referenz maximal 5 Punkte erreichen kann, liegt die höchsterreichbare Gesamtpunktzahl bei 25 Punkten.

Rechenbeispiel zur Verdeutlichung:

Ein Bewerber reicht 2 Referenzen ein:

Referenz 1 (deckt 4 Bereiche ab, hohe Vergleichbarkeit) = 3 Punkte

Referenz 2 (deckt 3 Bereiche ab grundsätzliche Vergleichbarkeit) = 2 Punkte

Gesamtergebnis: 3 Punkte (Referenz 1) + 2 Punkte (Referenz 2) = 5 Punkte (von maximal 25 Punkten)

Angebotsphase

In dieser Phase bewertet die Auftraggeberin alle fristgerecht eingereichten Angebote anhand der in Anlage 16-Bewertungsmatrix festgelegten Zuschlagskriterien. Gemäß § 17 Absatz VgV wird die Zahl der Angebote für die Verhandlungsphase schrittweise verringert: Es werden die drei Bieter mit den höchsten Punktzahlen zu den Verhandlungen eingeladen. Herrscht auf dem dritten Platz Punktgleichheit entscheidet das Kriterium Qualität und Umsetzbarkeit des Konzeptes.

Hinweis: Die Auftraggeberin behält sich vor, den Auftrag auf Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne vorher in Verhandlungen einzutreten (Direktzuschlag, § 17 Absatz 11 VgV).

Das Angebot ist elektronisch im Dateiformat PDF über die e-Vergabeplattform des Bundes einzureichen (Textform, § 126b BGB, genügt). Es muss vollständig und rechtzeitig bis zum Ablauf der Angebotsfrist eingegangen sein.

Bewertung des Angebots/Zuschlagskriterien

Bei der Bewertung eines jeden Angebots sind insgesamt maximal 4 Punkte erreichbar. Zuschlagskriterien sind:

Erfahrungen und Kenntnisse der Projektleitung/stellvertretende Projektleitung und des eingesetzten Personals (Gewichtung: 15%)

Qualität und Umsetzbarkeit des Konzeptes (Gewichtung: 40%)

Projektsteuerung und Risikomanagement (Gewichtung: 15%)

Preis (Gewichtung: 30%)

Verhandlungsphase

Nach Bewertung der Angebote werden die ausgewählten Bieter- soweit kein Direktzuschlag nach § 17 Absatz 11 VgV erfolgt – zu Verhandlungsgesprächen eingeladen.

Verhandelt wird über den gesamten Angebotsinhalt mit Ausnahme der in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien (§ 17 Absatz 10 VgV). Beabsichtigt die Auftraggeberin, die Verhandlungen abzuschließen, werden die verbleibenden Bieter hierüber unterrichtet und unter einer einheitlichen Fristsetzung aufgefordert, endgültige (d.h. neue oder überarbeitete) Angebote einzureichen. § 17 Absatz 14 VgV.

Datenschutz

Soweit im Angebot personenbezogene Daten angegeben werden, ist der Bieter gemäß Art. 14 DSGVO verpflichtet, die betroffenen Personen hierauf hinzuweisen und diesen gegenüber die erforderlichen Informationen nach Art. 14 DSGVO zu erteilen. Das „Hinweisblatt zum Datenschutz“ ist den betroffenen Personen zur Kenntnis zu reichen.

Auftraggeberin und Auftragnehmer (einschließlich etwaige Unterauftragnehmer) sind für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verantwortlich. Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten nach den Vorstellungen des Verantwortlichen, der allein über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet (Art. 4 Nummer 7 DSGVO).

Alle bei der Durchführung des Auftrages eingesetzten Personen sind zur Verschwiegenheit über alle ihnen bei der Durchführung bekannt gewordenen Tatsachen zu verpflichten. Sämtliche datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind einzuhalten. Im Rahmen des Auftrages verarbeitet die Auftragnehmerin personenbezogene Daten gemäß Art. 4 Nr. 8, Art. 28 und Art. 29 DSGVO sowie § 62 BDSG.

Die Vereinbarung über die Datenverarbeitung im Auftrag ist beigefügt und Bestandteil des Vertrags. Die ausgefüllte und unterzeichnete Erklärung muss mit dem Angebot eingereicht werden. Die Nichteinreichung führt zum Ausschluss.

Verbot von wettbewerbsbeschränkenden Absprachen

Bieter, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer wettbewerbsbeschränkenden Absprache beteiligen, können vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Wird diese erst nach Auftragserteilung dem Auftraggeber bekannt, ist dieser zur fristlosen Kündigung des Vertrages berechtigt. Die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen behält sich der Auftraggeber in diesem Fall vor.

Geheimschutz

Die Bestandteile der Angebotsunterlagen, die Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse enthalten oder aus anderen wichtigen Gründen dem Geheimschutz unterliegen, sind von den Bietern entsprechend zu kennzeichnen. Ohne eine derartige Kennzeichnung kann die Vergabekammer im Rahmen eines etwaigen Nachprüfungsverfahrens von der Zustimmung der Beteiligten zur Akteneinsicht ausgehen (§ 165 Abs. 3 S. 2 GWB)

Vertraulichkeit

Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Beteiligung an diesem Vergabeverfahren verwendet werden. Jede Weitergabe oder Veröffentlichung – auch auszugsweise – ist ohne die vorherige schriftliche Zustimmung des Auftraggebers nicht gestattet. Die Vergabeunterlagen dürfen insbesondere nicht für andere Zwecke verwendet, vervielfältigt oder Dritten zugänglich gemacht werden. Alle im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren erhaltenen Unterlagen und Informationen sind sowohl während des Verfahrens als auch nach dessen Abschluss vertraulich zu behandeln.

Über sämtliche zur Kenntnis gelangten vertraulichen Informationen ist – auch nach Beendigung dieses Vergabeverfahrens – Verschwiegenheit zu wahren. Die mit der Unterlagenerstellung befassten eigenen und gegebenenfalls sonstigen Mitarbeiter sind hierauf zu verpflichten.

Der Auftraggeber behält sich vor, diejenigen Bieter, die die Vertraulichkeitspflichten verletzen, vom Vergabeverfahren auszuschließen.

Nachprüfungsstelle

Nachprüfungsstelle ist

Bundeskartellamt

Vergabekammer des Bundes

Bundeskanzlerplatz 2, 53123 Bonn

Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer

Frist von 10 Kalendertagen bei der Zentralen Vergabestelle des Bundesministeriums für Gesundheit

gerügt werden.

Gemäß § 160 Abs. 3 S. 2 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der

Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesministerium für Gesundheit gerügt werden.

Hilft die Zentrale Vergabestelle des Bundesministeriums für Gesundheit der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o.g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Zentralen Vergabestelle des Bundesministeriums für Gesundheit, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.

Nach § 135 Abs. 2 GWB endet die Frist, mit der die Unwirksamkeit eines Vertrages in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden kann, 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss. Im Falle der Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union endet die Frist 30 Kalendertage nach dieser Veröffentlichung.

03_Bewerbungsbedingungen .docx

Allgemeine Hinweise zum Ablauf des Vergabeverfahren