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Vertrag

über die Erbringung von Reinigungsdienstleistungen (Unterhalts- und Glasreinigung) in der Zentralen Unterbringungseinrichtung in

des Landes Nordrhein-Westfalen

zwischen

dem Land Nordrhein-Westfalen, vertreten durch

die Bezirksregierung Düsseldorf Dezernat 20 Cecilienallee 2 40474 Düsseldorf

(nachfolgend LAND oder AG genannt)

und

dem Auftragnehmer

……………………………………….. ……………………………………….. ………………………………………..

(nachfolgend AN genannt)

(gemeinsam nachfolgend die Vertragsparteien oder Parteien genannt)

Bezirksregierung Düsseldorf Vergabe Reinigung – Vertrag Seite 1 von 27 Stand: 05.08.2026

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Inhalt Präambel ....................................................................................................................................... 3 § 1 Vertragsgegenstand ............................................................................................................... 3 § 2 Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers .............................................................................. 4 § 2a Anpassung der Verpflichtungen des AN ................................................................................ 6 § 3 Besondere Pflichten des Auftragnehmers: Einzusetzendes Personal .................................... 6 § 4 Besondere Pflichten des Auftragnehmers: Geschäftsräume .................................................. 8 § 5 Besondere Pflichten des Auftragnehmers: Persönlicher Ansprechpartner ............................. 8 § 5a Besondere Pflichten des Auftragnehmers: Einsatz von Flüchtlingen ..................................... 9 § 5b Besondere Pflichten des Auftragnehmers: Qualitätsmanagement .......................................... 9 § 6 Nachunternehmen .................................................................................................................. 9 § 7 Mitwirkungsobliegenheiten des Auftraggebers ......................................................................11 § 8 Vergütung..............................................................................................................................11 § 9 Anpassung der Vergütung .....................................................................................................13 § 10 Abrechnung, Zahlung .........................................................................................................13 § 11 Rechnungsinhalte ..............................................................................................................14 § 12 Vertragslaufzeit ..................................................................................................................15 § 13 Versicherung ......................................................................................................................16 § 14 Haftung ..............................................................................................................................17 § 14a Mängelbeseitigung ..............................................................................................................17 § 15 Verkehrssicherungspflicht ..................................................................................................18 § 16 Außerordentliche Kündigung und Sonderkündigungsrecht .................................................18 § 17 Vertragsstrafe ....................................................................................................................20 § 18 Beendigung des Vertrages ................................................................................................22 § 19 Auskunftspflichten ..............................................................................................................23 § 20 Datenschutz .......................................................................................................................24 § 21 Vertraulichkeit, Geheimhaltung ..........................................................................................25 § 22 Kooperation und Meinungsverschiedenheiten ....................................................................26 § 23 Erfüllungsort .......................................................................................................................26 § 24 Gerichtsstand .....................................................................................................................26 § 25 Schriftform..........................................................................................................................26 § 26 Salvatorische Klausel .........................................................................................................27 Anhänge .......................................................................................................................................27

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Präambel

Ein bedeutender Anteil der ankommenden Flüchtlinge wird in Nordrhein-Westfalen untergebracht, versorgt und betreut. Das Land Nordrhein-Westfalen bekennt sich zu seiner rechtlichen und humanitären Verpflichtung und Verantwortung, Asylsuchende nach dem Asylgesetz unterzubringen und zu versorgen. Deren Unterbringung, Versorgung und Betreuung wird hierbei vom Grundsatz eines menschenwürdigen und respektvollen Umgangs getragen. Beide Vertragsparteien bekennen sich zu diesem Grundsatz. Der AN wird ihn bei der Erbringung der ihm durch diesen Vertrag übertragenen Leistungen beachten.

§ 1 Vertragsgegenstand

(1) Dieser Vertrag regelt die Erbringung von Reinigungsdienstleistungen in der folgenden Zentralen Unterbringungseinrichtung bzw. Erstaufnahmeeinrichtung für Flüchtlinge des Landes Nordrhein-Westfalen:

Zentrale Unterbringungseinrichtung

(2) Unter Ausschluss – auch späterer – Allgemeiner Geschäftsbedingungen des AN gelten für diesen Vertrag in der folgenden Reihenfolge:

Leistungsbeschreibung Reinigungsdienstleistungen in der Zentralen Unterbringungseinrichtung für Flüchtlinge unter Berücksichtigung etwaiger im Rahmen des Vergabeverfahrens auf die eingegangenen Bieterfragen gegebenen Antworten des AG (Anhang 1),
diese Vertragsbedingungen unter Berücksichtigung der etwaig im Rahmen des Vergabeverfahrens auf die eingegangenen Bieterfragen gegebenen Antworten des AG,
Preisblatt (Anhang 2),
Zusätzliche Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen (Anhang 3),
Besondere Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (BVB Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen – Formular 513 EU) (Anhang 4),

Bezirksregierung Düsseldorf Vergabe Reinigung – Vertrag Seite 3 von 27 Stand: 05.08.2026

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Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß Art. 28 ff. DSGVO (Anhang 5),
Muster Vertraulichkeits- und Sicherheitserklärung für eingesetzte Beschäftigte (Anhang 6)

(3) Des Weiteren werden Vertragsbestandteil:

die Vertragslaufzeiten (Anhang 7),
das Leistungsverzeichnis Grundreinigung der Bodenbeläge (Anhang 8),
das Leistungsverzeichnis zur Reinigung von Mobiliar und Einbauten (Anhang 9),
das Muster-Organigramm (Anhang 10),
die Personalanforderungen (Anhang 11),
der Personalschlüssel (Anhang 12),
die einrichtungsspezifische Liste der jeweiligen Einrichtung (Anhang 13),
der Rahmenhygieneplan (Anhang 14).

(4) Erkennt der AN Widersprüche oder sonstige Unklarheiten, hat er den AG unverzüglich in Textform darauf hinzuweisen.

(5) Der AN beachtet auch während der Vertragslaufzeit die Verpflichtungen, die sich aus der mit dem Angebot eingereichten Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) 22022/1269 des Rates vom 21. Juli 2022 ergeben.

§ 2 Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der AN erbringt die Reinigungsdienstleistungen der Zentralen Unterbringungseinrichtung gemäß den Anforderungen dieses Vertrages samt Anhängen, insbesondere der Leistungsbeschreibung Reinigungsdienstleistung (Anhang 1). Er sorgt gemäß diesen Anforderungen für die ordnungsgemäße Reinigung der jeweiligen Aufnahmeeinrichtung.

(2) Der AN erhält Angaben zu Reinigungskategorien, -flächen, -intervallen und - zeiträumen aus den Anhängen. Dabei gelten insbesondere bezüglich Reinigungsintervallen und -zeiträumen die Angaben der einzelnen Einrichtung vor den Angaben aus der Leistungsbeschreibung. Abweichungen nach Art und Größe dieser Angaben können nur berücksichtigt werden, wenn sie mehr als zehn Prozent des Aufmaßes des jeweiligen Gesamtgewerkes betragen und spätestens vier Wochen nach Arbeitsaufnahme in Textform geltend gemacht werden. Ansonsten erfolgt die Übernahme wie besichtigt.

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(3) Er erbringt diese Leistungen in eigener Verantwortung und nach eigener Organisation, soweit der Vertrag oder die Leistungsbeschreibung keine abweichenden Vorgaben enthält.

(4) Der AN hat dafür Sorge zu tragen, dass die Erfüllung nicht durch Krankheit, Urlaub, Streik oder sonstige Ausfälle seiner Mitarbeitenden beeinträchtigt wird. Kann er infolge höherer Gewalt die Vertragsleistung nicht erfüllen, hat er dies dem AG unverzüglich mitzuteilen.

(5) Der AN ist sich bewusst, dass in der Leistungsbeschreibung nicht jedes Detail abschließend beschrieben werden konnte. Er wird im Rahmen einer funktionellen Leistungsverpflichtung alle Anforderungen erfüllen, soweit sie nicht gänzlich außerhalb dessen liegen, mit dem der AN bei ordnungsgemäßer Prüfung des Vertragsumfangs rechnen musste.

(6) Sonderleistungen gelten nur dann als beauftragt, wenn sie durch den AG in Textform beauftragt werden.

(7) Geschuldet wird, soweit nichts Abweichendes vereinbart wird, die Einhaltung des aktuellen Standards der Technik zum Zeitpunkt der jeweiligen Leistungserbringung. Sie beinhaltet die Erfüllung aller behördlichen Auflagen zur Durchführung der Dienstleistung.

(8) Der AN ist verpflichtet, die Leistung gemäß den gesetzlichen Vorschriften zu erbringen, die für die Leistungen des AN einschlägig sind.

(9) Bei Vertragsbeginn wird ein gemeinsames von beiden Parteien zu unterzeichnendes Protokoll gefertigt, in dem der Zustand der Aufnahmeeinrichtung dokumentiert wird.

(10) Der AN hat bei der Ausführung des öffentlichen Auftrags alle für ihn geltenden rechtlichen Verpflichtungen einzuhalten, insbesondere Steuern, Abgaben und Beiträge zur Sozialversicherung zu entrichten, die Regelungen des allgemeinen Arbeitsrechts (z.B. ggf. § 613a BGB) sowie die arbeitsschutzrechtlichen Regelungen einzuhalten und den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern wenigstens diejenigen Mindestarbeitsbedingungen einschließlich des Mindestentgelts zu gewähren, die nach dem Mindestlohngesetz, einem nach dem Tarifvertragsgesetz mit den Wirkungen des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrag oder einer nach § 7, § 7a oder § 11 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes oder einer nach § 3a des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes erlassenen Rechtsverordnung für die betreffende Leistung verbindlich vorgegeben werden.

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Der AG begrüßt es, wenn der AN das Personal entsprechend seiner jeweiligen Qualifikation entlohnt.

Es besteht die Möglichkeit, dass die Auftragsannahme zu einem Betriebsübergang vom vorherigen auf den aktuellen Dienstleister führen kann. In diesem Fall ist der § 613a BGB zu beachten. In diesem Zusammenhang wird vorsorglich auf die Urteile des ArbG Detmold vom 11.10.2017 (Az: 2 CA 237/17) sowie die LT- Drucksache 17/2779 verwiesen. Ob die Zuschlagerteilung im Ergebnis einen Betriebsübergang nach § 613a BGB mit sich bringt, kann durch den AG nicht abschließend beurteilt werden und ist im konkreten Einzelfall auf Basis der realen Gegebenheiten durch den künftigen AN zu prüfen und kann nicht vom AG bestimmt werden. Hierbei handelt es sich um eine Sach‐ und Rechtsfrage, die von jedem Bieter eigenverantwortlich und in jedem Einzelfall zu beurteilen ist.

§ 2a Anpassung der Verpflichtungen des AN

(1) Der AG behält sich vor, im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben dem jeweiligen Bedarf entsprechend jederzeit einzelne Positionen der Leistungsbeschreibung und Preisblätter nicht durchführen zu lassen sowie die Anzahl der Reinigungen oder des Personalschlüssels zu erhöhen oder zu vermindern. Des Weiteren behält sich der AG vor, einzelne Positionen der Leistungsbeschreibung und Preisblätter zu anderen Zeiten ausführen zu lassen.

(2) Der AG kann bei größeren Bau- und Renovierungsarbeiten oder anderen vergleichbaren Anlässen vom AN Mehrarbeit im Rahmen der Leistungsfähigkeit des AN verlangen. Er kann den Zeitpunkt der Mehrarbeit – auch kurzfristig – unter Berücksichtigung von Treu und Glauben sowie dem Grundsatz der Zumutbarkeit bestimmen.

(3) Ist für den AN erkennbar, dass Flächen nicht genutzt werden und eine vertragsgemäße Reinigung somit nicht erforderlich ist, verpflichtet er sich, dem AG hiervon unverzüglich Mitteilung zu machen.

§ 3 Besondere Pflichten des Auftragnehmers: Einzusetzendes Personal

(1) Der AN erfüllt den Auftrag mit fachkundigen und zuverlässigen Kräften, die die Anforderungen erfüllen, die in der Leistungsbeschreibung (Anhang 1) definiert sind. Für den Einsatz und die Kontrolle der eingesetzten Personen ist der AN verantwortlich. Um dieser Verpflichtung nachzukommen, erlässt der AN klare Dienstanweisungen für seine Beschäftigten. Alle Beschäftigten sind vor ihrem Einsatz von dem AN einzuweisen und einzuarbeiten – insbesondere auch bezüglich der Anforderungen der Leistungsbeschreibungen sowie der individuellen

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Anforderungen der jeweiligen Einrichtung. Eine solche Einweisung muss dem AG auf Verlangen in Textform nachgewiesen werden können.

(2) Der mindestens zu gewährleistende Personalschlüssel ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung und dem Personalschlüssel (Anhänge 1 und 11) unter Berücksichtigung der einrichtungsspezifischen Besonderheiten.

(3) Die mindestens zu beachtenden Qualifikationen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und den Personalanforderungen (Anhänge 1 und 10). Diese Anforderung gilt auch für Beschäftigte, die während der laufenden Vertragszeit neu hinzugezogen werden.

(4) Dem AG muss durchgängig eine anwesende Kontaktperson benannt sein. Die Kontaktperson muss der deutschen Sprache in Wort und Schrift mächtig sein.

(5) Die Einhaltung des Personalschlüssels (Anhang 11) und der Qualifikationserfordernisse sind dem AG nachzuweisen. Der AG ist über eine Unterschreitung des Personalschlüssels umgehend zu informieren.

(6) Der AG kann vom AN den Austausch von eingesetzten Beschäftigten – einschließlich der Leitung - verlangen, wenn sich für den AG Gründe ergeben, die zur Unzumutbarkeit einer weiteren Zusammenarbeit mit den eingesetzten Beschäftigten führen. Ein derartiger Grund kann insbesondere sein, dass die eingesetzte Person nicht die in der Leistungsbeschreibung (Anhang 1) angeführten Mindestanforderungen an die Qualifikation erfüllt, gegen den Verhaltenskodex verstößt (vgl. Abs. 7) oder Sicherheitsbedenken (vgl. Anlage 10) gegen die Person bestehen oder später entstehen.

Der AG wird dem AN eine derartige Aufforderung zum Austausch rechtzeitig mitteilen. Der AN hat dieser Forderung unverzüglich Folge zu leisten und geeignetes Ersatzpersonal entsprechend vorzustellen.

(7) Der AN hat sicherzustellen, dass seine Mitarbeitenden die folgenden Regeln einhalten:

a. Den Beschäftigten ist untersagt, Rechtsgeschäfte mit den Bewohnerinnen und Bewohnern abzuschließen, sofern dies nicht ausnahmsweise vom AG ausdrücklich in Textform gestattet wurde.

b. Persönliche oder intime Beziehungen zwischen Beschäftigten des AN und Bewohnerinnen und Bewohnern sind nicht erwünscht, auch wenn die Beziehung freiwillig eingegangen wird und von beiden Seiten erwünscht ist. Der Beschäftigte des AN ist verpflichtet, unverzüglich den Vorgesetzten sowie

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die Personalabteilung zu informieren, wenn er persönliche oder intime Beziehungen zu einer Bewohnerin / einem Bewohner unterhält.

c. Der AN informiert den AG unverzüglich, wenn einer der genannten Fälle eintritt, und teilt mit, wie er mit der Situation umgehen will. Der AG behält sich vor, den weiteren Einsatz des Beschäftigten in dieser Aufnahmeeinrichtung abzulehnen (vgl. Abs. 6).

d. Der AN legt dem AG den Verhaltenskodex bei Leistungsaufnahme zur Information vor und informiert den AG bei Änderungen.

(8) Die für die Leistungserbringung in der Aufnahmeeinrichtung vorgesehenen Beschäftigten des AN dürfen nur dann von diesem eingesetzt werden, wenn sie sich vor ihrem Einsatz von hierfür benannten Vertretern des AG nach dem Verpflichtungsgesetz förmlich verpflichtet haben.

§ 4 Besondere Pflichten des Auftragnehmers: Geschäftsräume

Der AN muss über ein Verwaltungsbüro und / oder ein Betriebszentrum im Sinne eigenständiger und für die Öffentlichkeit eindeutig kenntlich gemachter Geschäftsräume innerhalb der Bundesrepublik Deutschland verfügen, in denen die Unterlagen einschließlich Personalunterlagen, die für die ordnungsgemäße Führung der Geschäftsvorgänge erforderlich sind, geführt und aufbewahrt werden. Der AN muss im Rahmen der Leistungserbringung dem AG und den vom AG Beauftragten auf dessen Wunsch ermöglichen, innerhalb der üblichen Geschäftszeiten eine Vor-Ort-Besichtigung in den Geschäftsräumen durchzuführen.

§ 5 Besondere Pflichten des Auftragnehmers: Persönlicher Ansprechpartner

(1) Der AN verpflichtet sich, umgehend nach dem Vertragsschluss dem AG für die gesamte Vertragslaufzeit einen persönlichen Ansprechpartner für Vertragsfragen mit Kontaktdaten zu benennen, der dem AG für alle Belange im Zusammenhang mit der Leistungserbringung zur Verfügung steht.

(2) Liegen wichtige Gründe vor, hat der AG das Recht, vom AN die Benennung eines anderen persönlichen Ansprechpartners bzw. eines anderen Stellvertreters zu verlangen.

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§ 5a Besondere Pflichten des Auftragnehmers: Einsatz von Flüchtlingen

(1) Der AN bindet nach Möglichkeit Flüchtlinge in seine Auftragsausführung ein. Hierfür eruiert er die Möglichkeiten zur Einbindung auf Grundlage des § 5 Asylbewerberleistungsgesetzes (AsylbLG) in Abstimmung mit der Einrichtungsleitung und dem Betreuungsdienstleister.

(2) Der AN beaufsichtigt die eingebundenen Flüchtlinge bei ihrer Tätigkeit im erforderlichen Umfang und trägt die Verantwortung für deren Tätigkeit.

§ 5b Besondere Pflichten des Auftragnehmers: Qualitätsmanagement

(1) Im Rahmen seiner Tätigkeit hält der AN für sein Unternehmen ein zertifiziertes Qualitätsmanagement gemäß DIN EN ISO 9001:2015 oder gleichwertig vor. Der Nachweis der Zertifizierung ist bei Vertragsschluss vorzulegen.

(2) Der AN verpflichtet sich, bei Aktualisierung der DIN-Normen, bezüglich derer er eine Zertifizierung vorgelegt hat, die neuen Qualitätsanforderungen schnellstmöglich umzusetzen.

(3) Der AN verpflichtet sich, seine in der Einrichtung tätigen Beschäftigten entsprechend der DIN-Normen zu schulen und die Aufrechterhaltung der Qualitätsstandards durch regelmäßige Audits sicherzustellen.

(4) Sofern der AN seine Zertifizierung verliert, hat er den AG darüber unverzüglich in Textform zu informieren. Dem AN steht ab dem Zeitpunkt des Kennens oder Kennen-müssens des Verlustes der Qualifikation ein Zeitraum von vier Wochen zu, um die Qualifikation wiederzuerlangen. Nach Ablauf der vier Wochen hat der AN den AG unverzüglich über den aktuellen Stand zu informieren. Dem AG steht bei Fortbestand des Verlustes der Qualifikation innerhalb von 10 Werktagen ab Erhalt der schriftlichen Information ein Sonderkündigungsrecht zu.

§ 6 Nachunternehmen

(1) Der AN verpflichtet sich, für die Erbringung der beauftragten Leistung ausschließlich eigenes, fachkundiges und zuverlässiges Personal einzusetzen, soweit der AG nicht ausnahmsweise einem Einsatz von Nachunternehmern zugestimmt hat. Ein Nachunternehmer erbringt zwingend Teile der Leistung, zu deren Erbringung sich der Auftragnehmer gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber vertraglich verpflichtet hat. Lieferanten und Zulieferer sind nicht als Nachunternehmen anzusehen.

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(2) Der AN ist nur nach vorheriger schriftlicher Einwilligung durch den AG berechtigt, Teile der Leistungen durch Nachunternehmer erbringen zu lassen. Die Einwilligung ist schriftlich vor der Beauftragung des Nachunternehmers vom AN einzuholen. Mit dem Antrag auf Einwilligung hat der AN auch die Unterlagen zur persönlichen Lage / Zuverlässigkeit sowie zur finanziellen, wirtschaftlichen und technischen Leistungsfähigkeit des Nachunternehmers vorzulegen. Für Nachunternehmen, die bereits in dem Angebotsschreiben im Vergabeverfahren benannt und für die alle Erklärungen zur Eignung vorgelegt wurden, gilt die Zustimmung mit dem Zuschlag als erteilt. Der Antrag auf Einwilligung sowie die Unterlagen sind mit ausreichendem Vorlauf beim AG einzureichen, damit dieser eine angemessene Prüffrist hat.

(3) Der AG kann die Einwilligung nur aus sachlichen Gründen verweigern. Ein solcher Grund liegt unter anderem vor, wenn die Eignung, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Nachunternehmers nicht nachgewiesen sind. Dabei werden an Nachunternehmen dieselben Eignungsanforderungen gestellt wie an den AN. Erst recht scheidet eine Einwilligung aus, wenn die ordnungsgemäße Vertragserfüllung, insbesondere auch der Datenschutz, nicht gewährleistet erscheinen.

(4) Der AN ist auch im Falle einer Einwilligung in jedweder Hinsicht für die Erbringung der Leistungen und eventuell aus der Übertragung resultierender Folgen vollständig verantwortlich. Sämtliche tatsächliche und rechtliche Konsequenzen, auch im Hinblick auf datenschutzrechtliche Folgen, insbesondere für personenbezogene Daten, hat der AN selbsttätig zu überprüfen und zu verantworten.

(5) Der AN hat den AG unverzüglich über den Ausfall eines Nachunternehmers oder Anhaltspunkte für eine fehlende Eignung zu informieren.

(6) Der AG ist berechtigt, eine Einwilligung zu widerrufen, wenn nachträglich sachliche Gründe für den Widerruf der Einwilligung entstehen oder der AG von ihnen nachträglich Kenntnis erhält.

(7) Eine Übertragung der Leistungen durch Nachunternehmer auf weitere Dritte ist ausgeschlossen. Der AN hat dies vertraglich sicherzustellen und zu kontrollieren.

(8) Im Falle der Beauftragung von Nachunternehmern hat der AN

• den Nachunternehmer auf die Einhaltung der sich aus dem Vertrag ergebenden Pflichten, insbesondere auf die Einhaltung der Regelungen zum Datenschutz und zum Informations- und Prüfungsrecht hinzuweisen und sicherzustellen, dass der Nachunternehmer diese Bestimmungen in gleicher Weise einhält wie

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der AN selbst, • eine Vertraulichkeits- und Geheimhaltungsvereinbarung vom Nachunternehmer unterzeichnen zu lassen und dem AG mit der Zustimmungseinholung vorzulegen und • dem Nachunternehmer insgesamt keine ungünstigeren Bedingungen – insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise, Gewährleistung und Sicherheitsleistungen – einzuräumen, als sie zwischen AN und AG vereinbart sind.

Auf Verlangen hat der AN dem AG dies nachzuweisen.

(9) Der AN ist verpflichtet, im Falle der Vergabe von Unteraufträgen an Dritte die mittelständischen Interessen vornehmlich zu berücksichtigen. Ferner sind Leistungen in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Wird ein Unternehmen, das nicht öffentlicher Auftraggeber ist, mit der Wahrnehmung oder Durchführung einer öffentlichen Aufgabe betraut, verpflichtet der AN das Unternehmen, sofern es Unteraufträge an Dritte vergibt, nach den vorstehenden Sätzen zu verfahren.

(10) Bei Einsatz eines Nachunternehmens ist sicherzustellen, dass Anforderungen an das Qualitätsmanagement aus der Leistungsbeschreibung (Anhang 1) erfüllt.

§ 7 Mitwirkungsobliegenheiten des Auftraggebers

(1) Der AG stellt sicher, dass die Beschäftigten des AN im angemessenen Rahmen Zugang zu der Aufnahmeeinrichtung erhalten, soweit der Zugang für die Erbringung der Leistungen erforderlich ist.

(2) Fehlen dem AN Unterlagen oder Informationen, die für die Leistungserbringung notwendig sind, so hat der AN den AG unverzüglich in Textform darauf hinzuweisen.

(3) Der AG teilt dem AN nach Vertragsschluss die jeweiligen Ansprechpartner*innen auf Seiten des AG mit.

§ 8 Vergütung

(1) Die Vergütung für die vertraglich vereinbarten Leistungen erfolgt zu den im Preisblatt (Anhang 2) angegebenen Preisen aufgrund der tatsächlich abgerufenen und erbrachten Leistungen. Die dort genannten Preise enthalten alle anfallenden Nebenkosten (z.B. für Ausrüstung, Aufbau, Besprechungen, Aus- und Fortbildung, etc.).

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Soweit vom AN Personal im Umfang von Vollzeitäquivalenten (VZÄ) zu stellen ist und dieser das Personal nicht in diesem Umfang stellt, ist der AG berechtigt, anteilig für die nicht gestellten VZÄ die monatliche Vergütung zu kürzen. Ausgangspunkt für die Berechnung sind die Kosten, die der AN im Preisblatt für die jeweilige VZÄ angeboten hat. Die Kürzung wird anteilig pro vollendete Stunde berechnet. Der Wert einer Stunde wird mit 1 / 154 der Monatskosten heruntergerechnet auf eine VZÄ gemäß Preisblatt angesetzt. Dies gilt nicht, wenn der AN den Verstoß nicht zu vertreten hat, was der AN nachzuweisen hat. Dabei hat der AN ein Verschulden seiner Beschäftigten in gleichem Umfang zu vertreten wie eigenes Verschulden.

Soweit vom AN Personal als Arbeitskraft pro Stunde zu stellen ist, ist der AG berechtigt die Pauschale zu kürzen, wenn die im Personalschlüssel geforderten Personenzahl (Anhang 11) nicht gestellt wird. Die Höhe der Kürzung beträgt 25€/ h und basiert auf dem Mindestlohn plus 70 Prozent, es wird ggf. aufgerundet. Sollte sich der Mindestlohn erhöhen oder der AN einen höheren Stundenlohn zahlen, erhöht sich der Kürzungsbetrag entsprechend. Der AN ist zur Vermeidung von Kürzungen verpflichtet, bei Personalausfall Ersatz zu stellen, um die Dienstleistung erbringen zu können.

Beispiel: Wird ein Personalschlüssel von drei Personen pro Tag gefordert und es ist an einem Tag zwischen 06.00 und 22.00 Uhr für fünf Stunden nur eine Person anwesend, wird folgende Kürzung vorgenommen: 25,00 € x 5 [Stunden] x 2 [Personen] = 250,00 €

Das Recht des AG, insbesondere eine Vertragsstrafe für den Fall eines schuldhaften Verstoßes des AN gegen seine Verpflichtung, bei einer Unterschreitung des vertraglich vereinbarten Personalschlüssels den AG im Rahmen der Meldung umgehend über die Personalschlüsselunterschreitung zu informieren, zu beanspruchen, bleibt hiervon unberührt.

Ein etwaiges Kündigungsrecht des AG bleibt von der Geltendmachung einer Kürzung unberührt.

(2) Die Zahlungen erfolgen, soweit gesetzlich vorgesehen, zuzüglich Umsatzsteuer in der jeweils geltenden Höhe. Das Risiko einer Änderung der gesetzlichen Grundlage zur Umsatzsteuer und insbesondere der Höhe der gesetzlichen Umsatzsteuer trägt der AG. Der AN trägt das Risiko, das seine Leistungen der Umsatzsteuer unterfallen.

(3) Nur Personal, das entsprechend den Vorgaben der Leistungsbeschreibung

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(Anhang 1) – endgültig oder zumindest vorläufig – freigegeben wurde, kann abgerechnet werden.

§ 9 Anpassung der Vergütung

(1) Die Angebotspreise unterliegen der regelmäßigen Preisanpassung gemäß den Vorgaben dieses Vertrages. Die Preisanpassung erfolgt jeweils zum 01.01. des Jahres, erstmals zum 01.01.2028.

(2) Die Preise werden auf Auftrag für den Folgezeitraum wie folgt angepasst: Sämtliche Preise (mit zwei Nachkommastellen) ändern sich automatisch entsprechend der ungerundeten prozentualen Veränderung des vom Statistischen Bundesamt monatlich festgestellten Verbraucherpreisindexes (Gesamtindex) für Deutschland im jeweiligen Vorjahr. Als Basisjahr für die Berechnung gilt die jeweils aktuelle Basis zum Anpassungszeitpunkt. Ausgangspunkt für die erste Anpassung ist der Wert aus Januar 2026 unabhängig davon, wann die Leistungsaufnahme erfolgte. Es wird die Änderung jeweils zum Wert aus Dezember vor der Anpassung berücksichtigt.

Beispiel: Im Falle einer Anpassung zu Januar 2028 wird die prozentuale Veränderung des Index zwischen Januar 2026 und Dezember 2027 zu Grunde gelegt.

Bei späteren Anpassungen in den Folgejahren werden jeweils nur die prozentualen Änderungen seit der letzten Anpassung berücksichtigt, um die indexierten Preise anzupassen. Sofern im Preisblatt auch separate Preise für den Verlängerungszeitraum abgefragt werden, werden diese ebenfalls auf Basis des Wertes aus Januar 2026 indexiert.

(3) Die Partei, die sich auf eine Anpassung beruft, hat die Anpassung schriftlich zu beantragen und hierbei die Änderung nachzuweisen. Eine Anpassung erfolgt frühestens in dem Monat, in dem die Anpassung beantragt wird. Sofern bis Ende Januar der Indexwert für Dezember noch nicht vorliegen sollte, ist der Auftraggeber hierüber zu informieren. In dem Fall kann die Höhe der Anpassung auch noch im Februar dargelegt werden mit Rückwirkung zu Januar.

§ 10 Abrechnung, Zahlung

(1) Die Leistung des AN werden im Monatsrhythmus nach jedem Monat abgerechnet.

(2) Die Prüfungs- und Zahlungsfrist für Rechnungen beträgt 30 Tage netto nach Eingang einer prüffähigen Rechnung bei dem AG.

(3) Stellt sich bei einer Nachprüfung heraus, dass gesondert abgerechnete

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Leistungen bereits zu den Vertragsleistungen gehören, sind die entsprechenden Vergütungsanteile wieder zurückzuzahlen. Der AN kann sich weder auf ein Anerkenntnis noch auf einen Wegfall der Bereicherung berufen. Der Ausschluss des Entreicherungseinwandes entfällt bei einer unangemessenen Benachteiligung i.S.d. § 307 BGB für den AN.

(4) Zahlungen erfolgen durch Überweisung auf das in der Rechnung genannte Konto des AN.

§ 11 Rechnungsinhalte

(1) Der AN hat seine Leistung nachprüfbar und unter Einhaltung der umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften abzurechnen.

(2) Die Rechnungslegung erfolgt durch den AN und ist Voraussetzung für den Zahlungsanspruch. Zahlungsverzögerungen infolge unvollständig ausgestellter Rechnungen oder fehlender Unterlagen fallen dem AN zur Last.

(3) Das Land kann dem AN pro Aufnahmeeinrichtung einen für den Einzelfall zu benennenden Rechnungsempfänger mitteilen. Der AG teilt dem AN die jeweiligen Rechnungsanschriften bei Vertragsbeginn mit.

(4) Der AN hat Rechnungen übersichtlich aufzustellen und dabei die im Vertrag vereinbarte Reihenfolge der Posten einzuhalten, die in den Vertragsbestandteilen sowie im Preisblatt enthaltenen Bezeichnungen zu verwenden. Der AN erfüllt die sonstigen im Vertrag festgelegten Anforderungen an Rechnungsvordrucke.

Die Zusammenfassung einzelner Preisbestandteile zum Zwecke der Rechnungslegung ist vorher mit dem AG einvernehmlich abzustimmen.

Rechnungsbeträge, die für Änderungen und Ergänzungen zu zahlen sind, sollen unter Hinweis auf die getroffenen Vereinbarungen von den übrigen getrennt aufgeführt oder besonders kenntlich gemacht werden.

Die Rechnung ist, wenn nichts anderes vereinbart ist, digital als PDF-Datei einzureichen. Rechnungen sind ihrem Zweck nach als Abschlags-, Teil- oder Schlussrechnung zu bezeichnen; die Abschlags- und Teilrechnungen sind laufend zu nummerieren.

Weitergehende Anforderungen an eine prüffähige Rechnung werden von den Vertragsparteien einvernehmlich festgelegt. Scheitert eine einvernehmliche

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Festsetzung, so ist der AG berechtigt, die Anforderungen an die Rechnungsstellung im Rahmen billigen Ermessens (§ 315 BGB) festzusetzen.

(5) Wenn nichts anderes vereinbart ist, muss die Rechnung spätestens am 18. Werktage nach Beendigung eines jeden Monats eingereicht werden. Wird trotz Setzung einer angemessenen Frist keine prüfbare Rechnung im vorgenannten Sinne eingereicht, so kann der AG die Rechnung auf Kosten des AN für diesen aufstellen, wenn er dies angekündigt hat.

(6) Der AN hat die Rechnung mit den Vertragspreisen ohne Umsatzsteuer (Nettopreis) aufzustellen. Von einem AN aus der Bundesrepublik Deutschland ist die Umsatzsteuer im Falle der Auftragsvergabe mit dem am Tag des Entstehens der Steuer (§ 13 UStG) geltenden Steuersatz zu berechnen und am Schluss hinzuzusetzen. Ein AN aus einem anderen EU-Mitgliedstaat hat bei der Aufstellung der Rechnung die besonderen umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für den innergemeinschaftlichen Erwerb zu beachten.

(7) Der AN weist dem AG auf dessen Wunsch Art und Umfang der Leistung durch Belege in allgemein üblicher Form nach. Insbesondere weist der AN dem AG auf dessen Wunsch hin Art und Umfang der Aufwendungen nach, die der AN nach den Vorgaben der Leistungsbeschreibung (Anhang 1) ausdrücklich ersetzt verlangen darf.

§ 12 Vertragslaufzeit

(1) Die vertraglichen Verpflichtungen aus diesem Vertrag beginnen mit Zuschlagserteilung. Die Pflicht zur Vergütung beginnt erst mit Leistungsaufnahme.

(2) Der Beginn der Ausführungen der Leistungen beginnt am ____________ um 08:00 Uhr am Morgen und endet am ____________um 18:00 Uhr am Abend, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

(3) Mit einer Frist von 3 Monaten zum jeweiligen Laufzeitende kann der AG den Vertrag durch eine Erklärung in Textform gegenüber dem AN drei Mal um jeweils 1 Jahr verlängern. Eine Verlängerungsoption kann aus sachlichem Grund durch den AG von einem Jahr auf eine feste Monatsanzahl begrenzt werden. Der AG ist nicht verpflichtet, den Vertrag zu verlängern.

(4) Verschiebt sich die Zuschlagserteilung, insbesondere aufgrund eines von einem Dritten eingeleiteten Nachprüfungsverfahren, so verschiebt sich auch die in Absatz 2 genannte Vertragslaufzeit.

Bezirksregierung Düsseldorf Vergabe Reinigung – Vertrag Seite 15 von 27 Stand: 05.08.2026

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(5) Verschiebt sich die Zuschlagserteilung in einem anderen die Einrichtung zur gleichen Zeit betreffenden Vergabeverfahren, so soll der Zeitpunkt der Leistungsaufnahme ebenfalls verschoben werden können. Die bewirkt keine Veränderung in der Grundlaufzeit. Die Verschiebung ist max. um 6 Wochen möglich.

(6) Sofern der AG im Falle eines Dienstleisterwechsels den Leerzug der Einrichtung für Renovierungsarbeiten nutzt, kann sich der Termin für die Leistungsaufnahme verschieben. Die Vertragslaufzeiten für die Leistungsaufnahme verschieben sich in dem Fall um maximal zwei Monate. Der AN wird spätestens einen Monat nach Zuschlagserteilung über den neuen Termin für die Leistungsaufnahme vom AG in Kenntnis gesetzt. Die Pflicht zur Vergütung beginnt erst mit Leistungsaufnahme. Ab dem neuen Termin der Leistungsaufnahme beginnt der Vertrag für die Dauer der angegebenen Grundlaufzeit. Die angegebene Grundlaufzeit verkürzt sich nicht.

§ 13 Versicherung

(1) Der AN ist verpflichtet, zur Sicherung möglicher Ersatzansprüche aus diesem Vertrag für die Dauer des Vertrages eine Haftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen je Schadensereignis abzuschließen und für die Dauer des Vertrages aufrecht zu erhalten:

Personenschäden: 5,0 Mio. Euro Sachschäden: 2,5 Mio. Euro Verlust von Schlüsseln: 0,5 Mio. Euro Vermögensschäden: 1,0 Mio. Euro Schäden gemäß BDSG: 0,25 Mio. Euro

Die Versicherungssummen müssen zumindest zweifach maximiert p.a. vorgehalten werden.

(2) Der Versicherungsschutz ist unverzüglich nach Vertragsabschluss nachzuweisen.

(3) Der Nachweis eines gültigen Versicherungsschutzes gemäß Absatz 1 ist Voraussetzung für jedwede Vergütungszahlung.

(4) Der AN hat jährlich bis Ende Januar und zusätzlich jederzeit nach begründeter Aufforderung durch den AG unverzüglich eine entsprechende Versicherungsbestätigung über den Fortbestand der Versicherung vorzulegen. Der AN informiert den AG unverzüglich, wenn der Versicherungsschutz entfällt.

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(5) Der AG kann vom AN für jeden Tag des schuldhaft fehlenden oder nicht gemäß den vorstehenden Bestimmungen eingedeckten Versicherungsschutz, ohne dass sich der AN insoweit auf den sog. Fortsetzungszusammenhang berufen kann, eine auch der Höhe nach in das billige Ermessen gemäß § 315 Abs. 1 BGB des AG gestellte Vertragsstrafe verlangen, höchstens jedoch in Höhe von 15.000 EUR pro Tag. Dem AN stehen die Rechte nach § 315 Abs. 3 BGB zu.

(6) Die Parteien werden regelmäßig prüfen, ob der gewählte Versicherungsschutz ausreichend und wirtschaftlich ist und sich ggf. über Anpassungen verständigen.

§ 14 Haftung

(1) Die Vertragsparteien haften hinsichtlich der Erfüllung aller wechselseitigen Pflichten aus diesem Vertrag nach den gesetzlichen Bestimmungen, soweit in diesem Vertrag nichts anderes vereinbart wurde.

Dem AN ist bekannt, dass die geregelte Unterhaltsreinigung wesentlich ist für die Aufnahmeeinrichtung. Der AN trägt die durch eine wegen vorliegender Mängel notwendige Ersatzvornahme entstehenden Kosten, es sei denn, dass der AN den Ausfall nicht zu vertreten hat.

(2) Der AN haftet auch für alle Schäden, die durch seine Erfüllungsgehilfen / Nachunternehmer schuldhaft verursacht werden.

(3) Entsteht einem Dritten im Zusammenhang mit den vertraglichen Leistungen ein Schaden, für den aufgrund gesetzlicher Haftpflichtbestimmungen beide Vertragsparteien haften, so gelten für den Ausgleich zwischen den Vertragsparteien die allgemeinen gesetzlichen Bestimmungen.

(4) Soweit ein Vertragspartner von einem Dritten für einen Schaden in Anspruch genommen wird, der im Innenverhältnis von der anderen Vertragspartei zu tragen ist, ist die jeweils andere Vertragspartei von dieser gegenüber dem Dritten unverzüglich freizustellen.

§ 14a Mängelbeseitigung

(1) Bei durch den AG festgestellten und dem AN angezeigten Mängeln in Bezug auf die vertragsgemäße Leistung hat der AN der Aufforderung des AG zur Beseitigung des Mangels fristgerecht nachzukommen. Ein Mangel ist spätestens innerhalb von 24 Stunden zu beseitigen. Der AG ist zur Festlegung einer kürzeren Frist berechtigt. Die fristgerechte Reaktionszeit wird vom AG nach billigem Ermessen

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i.S.d. § 315 BGB bestimmt. Sicherheitsrelevante Mängel sind immer unverzüglich zu beheben. Näheres ist dazu in der Leistungsbeschreibung (Anhang 1) geregelt.

(2) Die erfolgte Mängelbeseitigung ist dem AG unverzüglich und unaufgefordert über das elektronische System (Pkt. XVII. der Leistungsbeschreibung) – und wenn durch den AG gefordert, per E-Mail – mitzuteilen.

(3) Erfolgt die Mängelbeseitigung nicht oder nicht fristgerecht, ist der AG nach dem Setzen und Ablaufen einer angemessenen Nachfrist berechtigt, eine Ersatzvornahme vorzunehmen. Die Vorschrift nach § 281 Abs. 2 BGB bleibt hiervon unberührt.

§ 15 Verkehrssicherungspflicht

(1) Dem AN obliegt für die gesamte Dauer der Leistungserbringung die Verkehrssicherungspflicht im Bereich seiner Tätigkeit. Der AN ist damit einverstanden, dass der AG durch geeignete Stichproben im Rahmen seiner Erkenntnismöglichkeiten den verkehrssicheren Zustand kontrolliert.

(2) Der AN ist während der Vertragslaufzeit verpflichtet, im Hinblick auf seinen Leistungsumfang alle für die Sicherheit maßgeblichen gesetzlichen oder sonstigen öffentlich-rechtlichen und behördlichen Vorschriften sowie Unfallverhütungsvorschriften und des Infektionsschutzgesetzes zu beachten und danach erforderliche Maßnahmen durchzuführen und aufrechtzuerhalten. Dies gilt unabhängig davon, ob sich die entsprechenden Vorschriften an den AN oder den AG richten. Ist dem AN die Durchführung einer erforderlichen Maßnahme nicht möglich, hat er den AG unverzüglich darauf hinzuweisen.

(3) Der AN stellt den AG von allen Ansprüchen Dritter frei, die auf der Glas- oder Unterhaltsreinigung der Unterbringungseinrichtung durch den AN, einer Verletzung der Verkehrssicherungspflicht durch den AN oder einem Verstoß gegen gesetzliche, öffentlich-rechtliche und behördliche Vorschriften durch den AN beruhen.

§ 16 Außerordentliche Kündigung und Sonderkündigungsrecht

(1) Der Vertrag kann aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Frist gekündigt werden.

(2) Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor,

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• für den AN, wenn der AG mit einem nicht unerheblichen Teil der monatlichen Nettoabrechnungssumme in drei aufeinanderfolgenden Monaten in Verzug ist oder mit einem Betrag in Höhe von drei monatlichen Nettoabrechnungssummen in Verzug ist, wenn der AN dem AG in Textform eine Zahlungsfrist von vier Wochen gesetzt hat und für den Fall des fruchtlosen Fristablaufs die Kündigung angedroht hat; • für jede Vertragspartei, wenn die andere Vertragspartei gegen Bestimmungen dieses Vertrages schwerwiegend oder wiederholt – trotz vorheriger textlicher, fruchtloser Abmahnung durch die kündigende Vertragspartei – verstoßen hat; • für den AG, wenn der AN die Ausführung der Leistung oder Teile des AN an andere Unternehmen überträgt; • für den AG, wenn der AN gegen eine Verpflichtung aus einer in diesem Vertrag zu Grunde liegenden Vergabeverfahren abgegebenen Verpflichtungserklärung verstößt und die Verpflichtungserklärung ein außerordentliches Kündigungsrecht vorsieht; • für den AG, wenn ein Verstoß des AN gegen die Vorschriften zur Abführung von Sozialabgaben festgestellt wird, und der AN vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt hat; • für den AG, wenn sich der AN in Bezug auf die dem Vertrag zu Grunde liegende Vergabe an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung im Sinne des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen beteiligt hat; • für den AG, wenn sich der AN in Bezug auf die einem vergleichbaren Vertrag des AG zu Grunde liegende Vergabe an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung im Sinne des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen beteiligt hat;

• für den AG, wenn der AN Personen, die auf Seiten des AG mit der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung des Vertrages befasst sind, mit Rücksicht auf ihre Zugehörigkeit zu der Verwaltung des AG Vorteile anbietet, verspricht oder gewährt. Solchen Handlungen des AN selbst stehen Handlungen von Personen gleich, die auf Seiten des AN mit der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung des Vertrages befasst sind. Dabei ist es gleichgültig, ob die Vorteile den genannten Personen des AG unmittelbar oder in ihrem Interesse ihren Angehörigen oder anderen ihnen nahestehenden Personen oder im Interesse des einen oder anderen einem Dritten angeboten, versprochen oder gewährt werden;

• für den AG, wenn über das Vermögen des AN das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist oder die ordnungsgemäße Abwicklung des Vertrags dadurch in Frage gestellt ist oder dass er seine Zahlungen nicht nur vorübergehend einstellt oder

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• für den AG, wenn Forderungen des AN gegen den AG gepfändet werden – es sei denn, dass der AN unverzüglich ausreichende Sicherheit bietet.

(3) Vor der außerordentlichen Kündigung ist der anderen Partei Gelegenheit zu geben, unverzüglich zu dem Sachverhalt Stellung zu nehmen.

(4) Wenn die Einrichtung nicht mehr durch den AG als (aktive) Einrichtung zur Unterbringung von Flüchtlingen genutzt werden soll, kann der AG den Vertrag mit einer Kündigungsfrist von sechs Monaten zum Monatsende außerordentlich kündigen (Sonderkündigungsrecht). Der AG weist darauf hin, dass die Aufgabe der Einrichtung als (aktive) Einrichtung auch dann möglich ist, wenn andere Einrichtungen in Nordrhein-Westfalen weiterhin aktiv betrieben werden. Die Landesregierung passt die Kapazitäten der Unterbringungseinrichtungen in regelmäßigen Abständen an die laufenden Entwicklungen an. Dabei ist die Landesregierung bemüht, eine gleichmäßige Verteilung der Unterbringungseinrichtungen in den einzelnen Regierungsbezirken zu erreichen sodass der weitere Bedarf an Unterhaltsdienstleistungen an anderen Standorten dem Sonderkündigungsrecht nicht entgegensteht.

(5) Soweit nichts Abweichendes geregelt ist, endet der Vertrag im Falle einer außerordentlichen Kündigung mit sofortiger Wirkung nach Zugang der Kündigungserklärung. Die kündigende Vertragspartei kann in ihrer Kündigungserklärung einen späteren angemessenen Endtermin bestimmen.

(6) Die Kündigung bedarf der Schriftform.

(7) Weitergehende Rechte und Ansprüche bleiben unberührt.

(8) Der AN wird darauf hingewiesen, dass eine außerordentliche Kündigung aus einem wichtigen Grund u.a. auch dazu führen kann, dass er bei zukünftigen Vergaben als nicht geeignet qualifiziert wird.

§ 17 Vertragsstrafe

(1) Verstößt der AN schuldhaft gegen eine seiner vertraglichen Verpflichtungen • zum Datenschutz (§ 20) oder • zur Geheimhaltung (§ 21) so verwirkt er für jeden einzelnen Fall eines Vertragsverstoßes unter Ausschluss der Einrede des Fortsetzungszusammenhangs eine Vertragsstrafe in Höhe von 10.000,00 Euro.

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Für den Fall eines schuldhaften Verstoßes des AN gegen die vertragliche Verpflichtung, vor Einschaltung eines Nachunternehmens die Zustimmung des AG einzuholen, beträgt die Vertragsstrafe jeweils pro Verstoß 10.000,00 Euro.

Für den Fall eines schuldhaften Verstoßes des AN gegen die vertragliche Verpflichtung, Dritten keine Einsicht in das elektronische Reinigungssystem zu gewähren oder Dritten aus diesem, Inhalte zur Verfügung zu stellen, beträgt die Vertragsstrafe jeweils pro Verstoß 10.000,00 Euro.

Die Beweislast für fehlendes Verschulden richtet sich nach den einschlägigen gesetzlichen Regelungen.

(1a) Unterschreitet der AN schuldhaft und systematisch die vertraglich vereinbarten Leistungen, so verwirkt er für jeden einzelnen Fall eines Vertragsverstoßes eine Vertragsstrafe in angemessener Höhe. Eine systematische Unterschreitung ist insbesondere bei gravierenden Mängeln in der Vertragsausübung gegeben, die wiederholt auftreten. Ein gravierender Mangel liegt vor, wenn

(a) hygienische, gesundheitliche oder sicherheitsrelevante Beeinträchtigungen für Nutzer, Bewohner oder Personal entstehen oder entstehen können, oder

(b) die Nutzung einzelner Räume, Sanitärbereiche oder ganzer Einrichtungen erheblich eingeschränkt oder unmöglich wird, oder

(c) die Reinigung unter wiederholter oder systematischer Missachtung der Leistungsbeschreibung oder Reinigungsstandards erfolgt,

(d) und jeweils in den Fällen (a) bis (c) die festgestellten Mängel innerhalb einer angemessenen Nachbesserungsfrist nicht oder nicht ausreichend behoben werden, oder

(e) die festgelegten Reinigungsintervalle unterschritten werden.

Ein Mangel tritt wiederholt auf, wenn er drei Mal binnen drei Monaten vorlag. Nicht erforderlich ist, dass dieser in jedem Einzelfall auch konkret abgemahnt wurde. Bei Vorliegen eines Mangels reicht es aus, dass dieser mündlich, schriftlich, über das elektronische System oder in sonstiger Form übermittelt wurde. Die reine Übermittlung reicht aus, um eine angemessene Nachfrist i.S.v. lit. d in Gang zu setzen. Die Nachfrist beträgt maximal 24 Stunden, wird aber in begründeten Fällen zusammen mit der Übermittlung entsprechend herabgesetzt.

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Für jeden gravierenden Mangel beträgt die Vertragsstrafe pro Tag 100,00 €. Die durch den AN an den AG gezahlten Kosten einer Ersatzvornahme sind hierbei in Abzug zu bringen, wenn andernfalls die Höhe der Vertragsstrafe unverhältnismäßig wäre.

Die Beweislast für fehlendes Verschulden richtet sich nach dem Gesetz.

(2) Der Anspruch des AG gegen den AN auf Ersatz eines ihm möglicherweise entstandenen Schadens bleibt unberührt. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt hiervon unberührt.

(2a) Eine fällig gewordene Vertragsstrafe und ein geltend gemachter Schadensersatzanspruch bzw. geltend gemachte Kürzung werden miteinander verrechnet, sofern die Vertragsstrafe und der Schadensersatzanspruch bzw. die Kürzung auf demselben Vorfall beruhen.

(3) Der AG ist berechtigt, verwirkte Vertragsstrafen bei den jeweiligen Vergütungszahlungen in Abzug zu bringen. Unabhängig davon ist der AG berechtigt, die Vertragsstrafen auch noch nachträglich innerhalb eines Jahres seit Verwirkung geltend zu machen. Die Geltendmachung muss jedoch spätestens mit der letzten Zahlung unter diesem Vertrag erfolgen. Ist die Vertragsstrafe durch einen Vorfall im letzten Monat der Vertragslaufzeit begründet, hat der AG bis Ende des übernächsten Monats Zeit, um diese geltend zu machen.

(4) Auf die Vertragsstrafenregelung in den Besonderen Vertragsbedingungen zum Tariftreue- und Vergabegesetz NRW (Anhang 4) wird hingewiesen.

Die Summe aller Vertragsstrafen wird pro Vertragsjahr auf jeweils fünf von Hundert der jeweiligen Nettoabrechnungssumme des jeweiligen Vertragsjahres begrenzt. Falls der Vertrag nicht über eine vollendete Zahl an Vertragsjahren geschlossen wird, wird die Haftungshöchstgrenze für das letzte, nicht vollendete Jahr, entsprechend auf 5 vom Hundert der Nettoabrechnungssumme für diesen Zeitraum begrenzt.

§ 18 Beendigung des Vertrages

(1) Am letzten Tag der Leistungserbringung übergibt der AN die ihm etwaig überlassenen Räumlichkeiten an den AG in einem der Leistungsbeschreibung entsprechenden Zustand.

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(2) Auf Wunsch des AG bietet der AN dem AG 6 Monate vor Vertragsende den Ankauf des vom AN eingebrachten Mobiliars und der vom AN eingebrachten Ausstattung zum Zeitwert an. Soweit der AG die Übernahme ablehnt, hat der AN das vom AN eingebrachte Mobiliar und die vom AN eingebrachte Ausstattung zu entfernen und den Zustand bei Vertragsbeginn wieder herzustellen. Falls der AG Mobiliar oder Ausstattung übernehmen will und die Beteiligten 5 Monate vor Vertragsende keine Einigung über den Kaufpreis erzielt haben, wird der Wert von einem Sachverständigen als Schiedsgutachter festgelegt, den die für den Ort der Unterbringungseinrichtung zuständige IHK auf Antrag einer Partei zu benennen hat. Die Kosten des Schiedsgutachters werden von den Parteien in entsprechender Anwendung von §§ 91 ff. ZPO in dem Verhältnis getragen, in dem das Schiedsgutachten ihren Vorstellungen entspricht, die sie zu Beginn des Schiedsgutachterverfahrens dem Schiedsgutachter in Textform bekannt gegeben haben.

(3) Der AN ist verpflichtet, sich zu Vertragsbeginn und zu Vertragsende mit seinem Vorgänger bzw. dem Betreuungsdienstleister sowie seinem Nachfolger bestmöglich selbstständig abzustimmen, um einen reibungslosen Übergang der Dienstleister untereinander sowie einen störungsfreien Ablauf in der Einrichtung insgesamt zu gewährleisten.

(4) Bei Vertragsende wird ein gemeinsames von beiden Parteien zu unterzeichnendes Protokoll gefertigt, in dem der Zustand der Unterbringungseinrichtung dokumentiert wird. Der AN muss die Abnahmebegehung bereits im Laufe des letzten Tages der Vertragslaufzeit durchführen, wenn der AG dies wünscht.

§ 19 Auskunftspflichten

(1) Der AN ist verpflichtet, dem AG auf berechtigtes Verlangen die in Abs. 2 aufgeführten Daten und Informationen zur Verfügung zu stellen, soweit zwingende gesetzliche Regelungen nicht entgegenstehen. Ein Verlangen ist insbesondere dann berechtigt, wenn der AG plant, den Auftrag neu auszuschreiben und aufgrund der Neuausschreibung die Möglichkeit eines Betriebsübergangs nach § 613a BGB besteht.

(2) Liegt ein berechtigtes Verlangen im Sinne des Abs. 1 vor, hat der AN insbesondere folgende Daten und Informationen in Textform herauszugeben:

Auskunft über Anzahl der dem Auftrag fest zugeordneten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer,
anonymisierte Übersicht zu Alter, Betriebszugehörigkeit, Unterhaltsverpflichtungen, Schwerbehinderung, Bruttomonatsgehalt,

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sonstigen Gehaltsbestandteilen und Sonderzahlungen, betrieblicher Altersversorgung (Art und Höhe der Anwartschaft) sowie etwaigem Sonderkündigungsschutz hinsichtlich der dem Auftrag fest zugeordneten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer,

soweit vorhanden anonymisierter Musterarbeitsvertrag,
Auskunft über Tarifbindung sowie einzelvertragliche Bezugnahmen auf Tarifverträge hinsichtlich der dem Auftrag fest zugeordneten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer,
Auskunft über Existenz eines Betriebsrats für die dem Auftrag fest zugeordneten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer,
Auskunft über sonstige wesentliche Umstände, die das Vorliegen oder die Rechtsfolgen eines Betriebsübergangs beeinflussen können.

(3) Der AG hat ein berechtigtes Verlangen in Textform gegenüber dem AN geltend zu machen. Der AN muss ein berechtigtes Verlangen innerhalb von 14 Tagen ab Zugang der schriftlichen Geltendmachung erfüllen.

§ 20 Datenschutz

(1) Die Vertragsparteien verpflichten sich, die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen aus Datenschutzgesetz NRW, Bundesdatenschutzgesetz sowie Datenschutz-Grundverordnung einzuhalten.

(2) Die Vertragsparteien haben diese Verpflichtungen allen von ihnen mit der Durchführung des Vertrags beauftragten Personen aufzuerlegen. Die AN und die AG verpflichten sich, auf Verlangen der jeweils anderen Partei deren Datenschutzbeauftragten gegenüber, die Einhaltung dieser Verpflichtung in der nach den gesetzlichen Bestimmungen erforderlichen Form nachzuweisen.

(3) Die Pflichten aus den Absätzen 1 und 2 werden von der Beendigung des Vertrags nicht berührt. Die Parteien haften für alle Schäden, die der jeweils anderen Partei aus der Verletzung dieser Verpflichtung erwachsen.

(4) Der AG erklärt sich damit einverstanden und darüber informiert, dass alle im Rahmen der Geschäftsbeziehung zum Zweck der Leistungserbringung erforderlichen Daten verarbeitet werden. Die Vertragsparteien schließen aus diesem Grund eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß Art. 28 ff. DSGVO (Anhang 5).

(5) Der AN wird jeden Mitarbeiter, der im Rahmen der Vertragserfüllung eingesetzt wird, auf die Vertraulichkeit hinweisen und auf das Datengeheimnis gemäß § 53

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BDSG sowie das Landesdatenschutzgesetz verpflichten. Der AN ist verpflichtet, nur solche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Leistungserbringung einzusetzen, die zuvor eine entsprechende Verpflichtungserklärung (Anhang 6) unterschrieben haben. Der AN stellt sicher, dass auch bei etwaigen Nachunternehmen eingesetzte Beschäftigte eine entsprechende Erklärung vor dem Einsatz unterschreiben. Die unterzeichneten Erklärungen sind dem AG unverzüglich und jedenfalls vor Aufnahme der Leistung durch die einzelnen Personen auszuhändigen.

§ 21 Vertraulichkeit, Geheimhaltung

(1) Die Vertragsparteien verpflichten sich, sämtliche im Zusammenhang mit diesem Vertrag sowie der Leistungsbeschreibung zugänglich werdende Informationen, die als vertraulich bezeichnet werden oder nach sonstigen Umständen als Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse der AG erkennbar sind, geheim zu halten und sie – soweit nicht zur Erreichung des Vertragszwecks geboten – weder aufzuzeichnen noch weiterzugeben oder zu verwerten.

(2) Die Vertragsparteien werden Gegenstände dieses Vertrags vertraulich behandeln und ohne vorherige Zustimmung nicht an Dritte weitergeben oder Dritten zugänglich machen. Eine Weitergabe an Nachunternehmer des AN ist zulässig, wenn der AG der Beauftragung des Nachunternehmers zugestimmt und sich der Nachunternehmer gegenüber dem AG und dem AN zur Einhaltung dieser Bestimmungen verpflichtet hat.

(3) Die Vertraulichkeitspflicht hiernach besteht nicht, wenn und soweit die Informationen allgemein bekannt sind, ohne Verschulden der Vertragsparteien allgemein bekannt geworden sind, rechtmäßig von einem Dritten erworben wurden oder der empfangenden Vertragspartei bereits vorher bekannt waren. Die Vertraulichkeitspflicht besteht ebenfalls nicht für Informationen, die an Netzbetreiber, Aufsichts- oder Regulierungsbehörden oder zur beruflichen Verschwiegenheit verpflichtete Berater*innen weitergegeben werden. Die Vertraulichkeitspflicht gilt ferner nicht, soweit eine Weitergabe vertraulicher Informationen gesetzlich zwingend geboten ist, wobei die Weitergabe auf das vorgeschriebene Maß zu beschränken ist und der AG bei Weitergabe von Informationen zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben durch den AN vorab in Textform zu informieren ist.

(4) Der AN ist nur nach vorheriger Zustimmung in Textform berechtigt, den AG als Referenz anzugeben.

Bezirksregierung Düsseldorf Vergabe Reinigung – Vertrag Seite 25 von 27 Stand: 05.08.2026

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(5) Die Pressearbeit obliegt ausschließlich dem AG. Der AN ist nicht berechtigt, im Namen des AG Stellungnahmen abzugeben.

(6) Weitere Einzelheiten regelt die separat durch jede im Rahmen der Auftragsabwicklung vom AN eingesetzten Person zu unterzeichnende „Vertraulichkeits- und Sicherheitserklärung für eingesetzte Beschäftigte“ (Anhang 6).

§ 22 Kooperation und Meinungsverschiedenheiten

(1) Die Umsetzung dieses Vertrages setzt eine enge Kooperation zwischen den Vertragsparteien voraus. Die Vertragsparteien sichern sich zu, ihre Leistungen so zu erbringen, dass die vertraglichen Ziele bestmöglich erbracht werden. Sie unterstützen die Zielerreichung auch durch wechselseitige umfassende Informationen, vorsorgliche Warnung vor Risiken und Schutz gegen störende Einflüsse Dritter.

(2) Die Vertragsparteien werden sich nach besten Kräften bemühen, erforderliche zusätzliche Vereinbarungen im gegenseitigen Einvernehmen zu treffen.

(3) Bei Meinungsverschiedenheiten werden die jeweils verantwortlichen Personen des AG und des AN gemeinsam versuchen, diese einvernehmlich zu lösen.

(4) Streitfälle berechtigen den AN nicht, die übertragenen Leistungen einzustellen, wenn der AG erklärt, dass eine Fortführung der Leistung geboten ist.

§ 23 Erfüllungsort

Erfüllungsort für die zu erbringenden Leistungen ist die Zentrale Unterbringungseinrichtung.

§ 24 Gerichtsstand

Gerichtsstand ist der Ort der Aufnahmeeinrichtung.

§ 25 Schriftform

Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen oder Ergänzungen des Vertrages und seiner Anlagen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Dies gilt auch für die Änderung dieser Klausel.

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§ 26 Salvatorische Klausel

(1) Sollten einzelne oder mehrere Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise unwirksam und/oder unanwendbar sein oder im Laufe der Vertragsabwicklung werden, oder sollte sich in diesem Vertrag eine Lücke befinden, so wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen dadurch nicht berührt.

(2) Anstelle der unwirksamen und/oder unanwendbaren Bestimmung oder zur Ausfüllung der Lücke soll eine angemessene Regelung treten, die, soweit möglich, dem am nächsten kommt, was die Vertragsparteien wirtschaftlich gewollt haben oder nach dem Sinn und Zweck dieses Vertrages wollen würden, wenn sie diesen Punkt bedacht hätten.

(3) Die Wirksamkeit der übrigen Regelungen bleibt unberührt.

, den , den

(Auftragnehmer/in) (Auftraggeber/in)

Anhänge

Anhang 1 Leistungsbeschreibung Anhang 2 Preisblatt Anhang 3 Zusätzliche Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen Anhang 4 Besondere Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (BVB Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen – Formular 513 EU) Anhang 5 Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß Art. 28 ff. DSGVO Anhang 6 Muster Vertraulichkeits- und Sicherheitserklärung für eingesetzte Beschäftigte Anhang 7 Vertragslaufzeiten Anhang 8 Leistungsverzeichnis Grundreinigung der Bodenbeläge (GrB) Anhang 9 Leistungsverzeichnis zur Reinigung von Mobiliar und Einbauten Anhang 10 Muster-Organigramm Anhang 11 Personalanforderungen Anhang 12 Personalschlüssel Anhang 13 Einrichtungsspezifische Liste Anhang 14 Rahmenhygieneplan

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4 Vetrag Reingungsdienstleistung.pdf