[Seite 1]
Verfahren PR 1189437-2030-I
Vergabe von
Reinigungsleistungen
für das Fraunhofer-Institut IBP
in 83626 Valley
V VGV
IM OFFENEN ERFAHREN NACH
Leistungsbeschreibung
[Seite 2]
Verfahren PR 1189437-2030-I
Inhaltsverzeichnis
-
Vorbemerkung ........................................................................................................... 3
-
Allgemeine Vorgaben ................................................................................................ 4
2.1 Wasser und Energie .................................................................................................. 4
2.2 Reinigungsmittel, Geräte und Maschinen ................................................................ 4
2.3 Personal- und Technikausstattung........................................................................... 5
2.4 Qualitätsmanagement und Qualitätskontrolle ......................................................... 6
- Bestimmungen für Leistungen im Rahmen dieser Ausschreibung ...................... 6
3.1 Allgemeine Definitionen und Vorgaben ................................................................... 6
3.2 Leistungsumfang der Gebäudereinigung ................................................................ 7
3.3 Spezielle Vorgaben für Unterhaltsreinigung (Los 1) ............................................... 8
3.4 Spezielle Vorgaben für die Grundreinigung (Los 1) ................................................ 11
3.5 Spezielle Vorgaben für die Sonderreinigung (Los 1)............................................... 11
3.6 Umkleide und Abstellräume ...................................................................................... 11
3.7 Schlüsselmanagement .............................................................................................. 12
3.8 Zeiterfassung in der Unterhaltsreinigung ................................................................ 12
- Bestimmungen für Leistungen im Rahmen der Fensterreinigung für Los 2 ......... 13
4.1 Allgemeine Vorgaben zur Reinigung ........................................................................ 13
4.2 Leistungsumfang der Fenster- und Jalousienreinigung ......................................... 14
[Seite 3]
Verfahren PR 1189437-2030-I
- Vorbemerkung
Objektbeschreibung (LOS 1 Unterhaltsreinigung), (LOS 2 Fenster- und Jalousienreinigung).
Das Fraunhofer-Institut für Bauphysik IBP wurde 1929 gegründet und zählt damit zu den erfahrensten und etabliertesten Instituten der Fraunhofer-Gesellschaft. Insgesamt 264 Mitarbeiterinnen und Mitar- beiter sind an den Standorten – Stuttgart und Holzkirchen – beschäftigt
Der Forschungsstandort in Valley hat eine Größe von mehr als 11.000 Quadratmetern. In den Büros und Laboren des Instituts arbeiten über 100 feste Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Kompetente Un- terstützung bei der Bearbeitung von Forschungsaufträgen erhalten sie von circa 50 wissenschaftlichen Hilfskräften. Thematisch und organisatorisch gliedert sich das Fraunhofer IBP in Valley in 9 Ge- bäudekomplexe.
Fachabteilungen am Standort Valley sind:
- ENERGIEEFFIZIENZ UND RAUMKLIMA
- HYGROTHERMIK
- MINERALISCHE WERKSTOFFE UND BAUSTOFFRECYCLING
- UMWELT, HYGIENE UND SENSORIK
Durch seine angewandte Forschung unterstützt das Institut Industrie und Wirtschaft in entscheidender Weise dabei, sich strategisch zu entwickeln.
Die Gebäude
Die Gebäude beherbergt Büro- und Verwaltungsräume, EDV-Laboreinrichtungen, Konferenz- und Se- minarräume, Werkstatt- und Laborräume. Weitere Informationen zum Fraunhofer-Institut IBP in 82626 Valley finden sie unter https://www.ibp.fraunhofer.de/de/ueber-uns.html
Zur Reinigung der Fenster- und Jalousienflächen von außen stehen ausreichend breite und belast- bare befestigte asphaltierte Fahrwege zur Verfügung.
Die zur Verfügung gestellten Informationen sind vertraulich zu behandeln.
Bilddateien, Lagepläne dürfen nur im Zusammenhang mit der Ausschreibung verwendet wer- den. Eine Weitergabe an Dritte bedarf der Genehmigung des Fraunhofer-Instituts IBP
[Seite 4]
Verfahren PR 1189437-2030-I
- Allgemeine Vorgaben
2.1 Wasser und Energie
Das zur Durchführung der Reinigungsarbeiten notwendige Wasser und die elektrische Energie werden vom Auftraggeber unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Es ist auf einen sparsamen Verbrauch zu achten. Der Auftraggeber stellt keine Waschmaschinen und Wäschetrockner zur Verfügung.
Für die Aufstellung dieser Gerätschaften und Reinigungsmittel stehen Lager- und Putzmittelräume zur Verfügung. Für diese besteht keine Aufstellmöglichkeit für eine Waschmaschine, was eine Lieferlogistik (Wäsche von Reinigungstextilien) durch den Dienstleister voraussetzt. Der Auftraggeber stellt in diesen Putzmittelräumen 1-2 Regale zur Lagerung von Reinigungsequipment auf.
2.2 Reinigungsmittel, Geräte und Maschinen
Alle verwendeten Reinigungs- und Pflegemittel (http://www.eu-ecolabel.de/) sind dem Auftraggeber in Anlage E_06 namentlich unter Angabe des Herstellers zu benennen. Die vom Auftragnehmer zur An- wendung gebrachten Reinigungsmittel müssen für die entsprechenden Bodenbeläge, Edelstahlober- flächen oder sonstige im LV angegebenen Oberflächen geeignet sein. Sollten Sie noch weitere Geräte und Reinigungstextilien einsetzen, die den Eco-Label-Standard erfüllen, können Sie diese in dieser Anlage ebenfalls aufführen. Der Auftraggeber kann die Verwendung alternativer Produkte bzw. Produkttypen verlangen. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die zur Reinigung eingesetzten Arbeitsstoffe zur Erfüllung des Leistungsverzeichnisses und im Hinblick auf Arbeitssicherheit, Umwelt- verträglichkeit und Oberflächenschonung geeignet sind und fachkundig angewandt werden.
Die vom Auftragnehmer eingesetzten Geräte und Maschinen müssen den jeweils geltenden Anforde- rungen, insbesondere den einschlägigen DIN-Normen für Sicherheit, des Gerätesicherheitsgesetzes, den VDE-Vorschriften sowie den Vorgaben der Berufsgenossenschaft entsprechen. Elektrisch betriebe Geräte sind entsprechend den maßgeblichen Vorgaben zu überprüfen und sicherheitstechnisch zu kontrollieren. Die zur Reinigung und Räumung eingesetzten Maschinen, Geräte und Gegenstände sind nach jedem Einsatz zu säubern. Die in den Konzepten aufgeführten Maschinen, Methoden und Geräte sind
[Seite 5]
Verfahren PR 1189437-2030-I einzusetzen. Staubsauger, die zum Einsatz kommen, müssen mit HEPA-Filter ausgestattet sein und eine Lärmemission von unter 60 Dezibel dB aufweisen. Bürstsauger unter 67dB. Reinigungsautomaten müssen unter Beachtung der Grundforderung nach werterhaltender Reinigung eingesetzt werden. Dies gilt insbesondere für Verkehrsflächen (Flure und Eingangshallen).
Es dürfen durch Reinigungsarbeiten keine gesundheitlichen Gefahren, z.B. Allergien durch Raumluft- belastung (Duftstoffallergie, Feinstaubbelastung usw.), Gefährdung durch Einschränkung der Begeh- sicherheit etc. für die Gebäudebenutzer entstehen.
Die Durchführung der Schulung von Reinigungs- und Servicekräften ist zu protokollieren. Die Protokolle sind dem Auftraggeber in regelmäßigen Abständen vorzulegen. Das Protokoll über die Erstschulung ist spätestens 28 Tage nach Vertragsbeginn vorzulegen.
Der Bieter verfügt über präzise schriftliche Arbeitsanweisungen bezüglich Umweltschutzes und Ge- sundheits- und Sicherheitsstandards für sein Arbeitspersonal und macht diese dem Reinigungspersonal und für den Auftraggeber zugänglich. Diese Arbeitsanweisungen sind mit dem Angebot einzu- reichen.
Der Reinigungsplan ist möglichst einfach zu halten (mit Piktogrammen und sprachungebunden) und immer im Objekt vorzuhalten und ggf. auszuhängen (z.B. im Putzmittelraum). Das Vorhalten dieser Standardanweisungen ist innerhalb der ersten 14 Tage nach Vertragsbeginn dem Auftraggeber nachzuweisen.
Zusätzlich gilt für die Unterhaltsreinigung:
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber 2x jährlich jeweils zum 1. Januar und 1. Juli eine aktuelle Liste der in den Objekten zum Einsatz kommenden Behandlungsmittel zu überreichen. Für alle im Objekt eingesetzten Behandlungsmittel (Reinigungs-, Pflege- und Desinfektionsmittel) müssen aktuelle Sicherheitsdatenblätter vorgelegt bzw. ausgelegt werden.
2.3 Personal- und Technikausstattung
Der Auftragnehmer bzw. dessen Personal verfügt über Erfahrung in der Unterhaltsreinigung.
Aufgrund der spezifischen Anforderungen eines Forschungsbetriebs sind besondere Sicherheits- und Hygienevorschriften strikt einzuhalten.
[Seite 6]
Verfahren PR 1189437-2030-I Der Auftragnehmer hat das Reinigungspersonal mit einer einheitlichen Arbeitskleidung plus Namens- schild auszustatten und auf ein ordentliches Erscheinungsbild besonders zu achten. Die Kleidung der Mitarbeiter des Auftragnehmers muss im Sinne der einschlägigen Vor-schriften, insbesondere der Be- rufsgenossenschaft und des Gesundheitsdiensts hygienisch einwandfrei sein.
Das Fraunhofer-Institut setzt bei Reinigungskräften das Sprachniveau B1 (https://www.europaeischer- referenzrahmen.de/sprachniveau.php) voraus und bei Aufsichtspersonal bzw. der Objekteleitung min- destens Sprachniveau B2. Wenn dieses Sprachniveau nicht gegeben ist, hat der Reinigungsdienst- leister dafür zu Sorge zu tragen, dass es binnen 6 Monaten nach Objektstart am 01.02.2027 gewährleistet wird; d.h. dass der Nachweis dieses Sprachniveaus bis 31.07.2027 dem Auftraggeber vorgelegt wird. Der Bieter garantiert den Einsatz festen Personals, das durch den Bieter in die Besonderheiten und Spezifikationen, die bei der Reinigung der Büro-, Labor- und Messräumen zu beachten sind, einge- wiesen ist. Der Bieter erhält hierzu alle erforderlichen Unterlagen vom Auftraggeber. Urlaubsver- tretungen sind eine Woche im Voraus anzukündigen. Die Erfordernisse des Forschungsbetriebes ver- langen auch vom eingesetzten Personal des Bieters ein hohes Maß an Kompetenz, Zuverlässigkeit und Flexibilität.
Eine Urlaubsvertretung der eingesetzten Reinigungskraft/-kräfte wird vom AN organisiert und dem AG rechtzeitig mitgeteilt. Im Krankheitsfall der eingesetzten Reinigungskraft/-kräfte ist ein Ersatz (eingear- beitet, Kenntnis des Objekts) noch am gleichen Tag einzusetzen.
2.4 Qualitätsmanagement und Qualitätskontrolle
Die Arbeitsausführung ist kontinuierlich durch den Auftragnehmer mit dem einzusetzenden Qualitäts- managementsystem zu überwachen, die Ergebnisse sind aufzuzeichnen, auszuwerten und die Aus- wertung dem Fraunhofer-Institut IBP in Valley zur Verfügung zu stellen.
Der Auftraggeber behält sich vor, durch eine neutrale Institution die Qualität der Reinigung überwa- chen zu lassen. Die Kosten hierfür trägt der Auftraggeber.
Zum Quartalsende hat der Auftragnehmer eine Qualitätssicherungsdokumentation gemäß DIN EN 13549 o.ä. zu erstellen, durch welches der Auftraggeber die ordnungsgemäße Ausführung der Arbeiten gemäß den vertraglichen Regelungen auf Grundlage der Vorgaben der Vergabeunterlagen bestätigt.
[Seite 7]
Verfahren PR 1189437-2030-I 3. Bestimmungen für Leistungen im Rahmen dieser Ausschreibung
Die zu erbringenden Leistungen ergeben sich aus den nachfolgenden Vorgaben und Erläuterungen, insbesondere der Anlagen:
Anlage „C_01_Muster_Vertrag Unterhalts- u. Fensterreinigung“
Anlage „A_04_Kalkulationsmappe Los 1“
Anlage „A_05_Kalkulationsmappe Los 2“
Das Reinigungspersonal hat auf den laufenden Dienstbetrieb Rücksicht zu nehmen und die Reinigung entsprechend dem Reinigungsplan in den vorgegebenen Zeitfenstern durchzuführen. Die betrieblichen Abläufe dürfen durch die Reinigungsarbeiten nicht gestört werden. Der Auftraggeber ist zur Änderung der vorgegebenen Zeitfenster während der Vertragslaufzeit berechtigt.
3.1 Allgemeine Definitionen und Vorgaben
Müllentsorgung
In den Büros wird voraussichtlich 1 Mülleimer für Papier ohne Beutel und 1 Mülleimer für Restmüll stehen. Es kann jedoch Abweichungen dazu geben.
Verpackung, Restmüll werden voraussichtlich in zentralen Behältern der Teeküchen gesammelt
Wichtig ist natürlich, dass die Mülltrennung auch beibehalten wird und die Abfälle dann auch am zentralen Müllentsorgungspunkt in den entsprechenden Abfallbehältern entsorgt werden.
Abfallbehälter leeren und Inhalt entsorgen: Papierkörbe, Abfall- und Wertstoffbehälter entleeren, getrennt sammeln und gesammelten Inhalt in die Behältnisse an den entsprechenden Sammelstellen unter Beachtung dieser Leistungsbeschreibung entsorgen. Anschließend Behälter innen und außen feucht reinigen und nachtrocknen. Abfall- und Wertstoffbehälter sind wieder mit Beuteln bestücken. Reine Papierkörbe sollen keinen zusätzlichen Beutel enthalten.
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass er bei der Entsorgung von Abfällen die Abfallbestimmungen, unter Berücksichtigung der jeweils gültigen Abfallsatzung der Gemeinde Valley (https://www.ge- meinde-valley.de/buergerservice/ver-und-entsorgung/abfallentsorgung ) einhält, insbesondere hin- sichtlich der Trennung der Abfälle in die Fraktionen Restmüll, Gelber Sack (DSD) und Papiermüll. Ab- fall und Wertstoffe müssen in allen Gebäuden nach näherer Maßgabe der raumspezifischen Vorgaben
[Seite 8]
Verfahren PR 1189437-2030-I gesammelt und zu den Entsorgungsstellen verbracht werden. Der Auftragnehmer ist verpflichtet ggfs. die Abfallsammelwagen so herzurichten, dass alle getrennt zu entsorgenden Fraktionen separat leicht erfasst werden können.
Die Entsorgungsstellen im Außenbereich sind sauber und ordentlich zu halten. Änderungen bezüglich der zu trennenden Abfallfraktionen während der Vertragslaufzeit bleiben dem Auftraggeber vorbehal- ten.
Pflegeanleitungen Übergibt der Auftraggeber dem Auftragnehmer Pflegeanleitungen von Ausstattungs- und Einrichtungsgegenständen, so müssen die Inhalte dieser Anleitungen zwingend beachtet werden. Liegen keine Pflegeanleitungen vor, sind die Werkstoffoberflächen so zu reinigen und zu pflegen, dass keine Schäden an diesen durch die Reinigungsarbeiten entstehen; Grundlage bildet dabei der jeweils neueste Stand der Technik.
Arbeitszeiten und Dokumentation
Neben der elektronischen Zeiterfassung haben sich alle Reinigungskräfte täglich bei Arbeitsbeginn und Arbeitsende zusätzlich in die ausliegende Anwesenheitsliste einzutragen (Name, Datum, Uhrzeit) Die Anwesenheitsliste liegt am zentralen Zugang/Pförtnerloge bereit.
3.2 Leistungsumfang der Gebäudereinigung
Die Leistungen der Gebäudereinigung umfassen die Gebäudeunterhaltsreinigung einschließlich der Abfallentsorgung, der Tagesreinigungskräfte sowie auf Abruf die Grundreinigung und die Sonderreini- gung in diesen Gebäuden. Die einzelnen Lose umfassen dabei folgende Reinigungsgebäude:
- Siehe Anlage A_07_Losverteilung–
Die zu erbringenden Leistungen ergeben sich aus den nachfolgenden Vorgaben und Erläuterungen sowie nach Maßgabe der sonstigen Vergabeunterlagen:
- Anlage C_01_Muster_Vertrag Unterhalts- u. Fensterreinigung
- Anlage A_04_Kalkulationsmappe Los 1
- Anlage A_05_Kalkulationsmappe Los 2
- Anlage A_06_Reinigungsgruppen Los 1
- Anlage B_05_Anforderungen an Reinigungsprozesse
[Seite 9]
Verfahren PR 1189437-2030-I
- Anlage B_03 Qualitätsanforderungen an Reinigungs- und Pflegemittel
Soweit nachfolgend nicht anders erläutert, konkretisieren die Angaben in den vorstehend benannten Anlagen den geschuldeten Leistungsumfang.
3.3 Spezielle Vorgaben für Unterhaltsreinigung (Los 1)
Leistungsumfang, Reinigungsturnusse:
Leistungen der Unterhaltsreinigung im Los 1 beinhalten die staubfreie, schlierenfreie, wasserfle- ckenfreie Gebäudeinnenreinigung und Beseitigung von Flecken, soweit dies nach dem Stand der Technik durchführbar ist, sowie das Pflegen, Behandeln und Schützen der Flächen. Das nähere be- stimmen die Anlagen A_06, B_05 und B_03
Die zu reinigenden Räume ergeben sich aus dem jedem Reinigungsobjekt jeweils zugeordneten Raumbuch in Anlage A_04_Kalkulationsmappe Los 1 (gekennzeichnet mit Tabellenblattreitern).
Die je Raum durchzuführenden Leistungen ergeben sich anhand der in o.g. Raumbüchern in Ta- bellenspalte "F" (Reinigungsgruppe) jedem Raum jeweils zugeordneten Reinigungsgruppe nach Maßgabe der Vorgabe zur jeweiligen Reinigungsgruppe in Anlage A_06_Reinigungsgruppen Los 1.
Die 1x Woche zu reinigende Räume, sind an festen Wochentagen zu reinigen.
Der vorgegebene Reinigungsturnus ergibt sich auch aus den durchzuführenden Leistungen je Reini- gungsobjekt und Raum aus der jeweils in dem Raumbuch in Anlage A_04, Kalkulationsmappe.xlsx zugeordneten Reinigungsgruppen nach Maßgabe der Vorgaben zur jeweiligen Reinigungsgruppe in Anlage A_06.
Sofern die Beschreibung der Reinigungsgruppen (vgl. Anlage A_06) die Ausführung einer bestimmten Leistung nicht fünfmal wöchentlich vorsieht, darf der Auftragnehmer in Abstimmung mit dem Auftrag- geber vor Beginn der Leistungsdurchführung den Wochentag (Montag bis Freitag) festlegen. Zweimal wöchentlich zu erbringende Leistungen dürfen dabei nicht an zwei aufeinanderfolgenden Werktagen ausgeführt werden. Der Auftragnehmer muss die wöchentlich zu erbringenden Leistungen während der gesamten Vertragslaufzeit in einem Objekt stets am gleichen Wochentag erbringen. Eine Änderung des Wochentags während der Vertragslaufzeit bedarf der ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers.
[Seite 10]
Verfahren PR 1189437-2030-I Sofern die für einen bestimmten Wochentag vorgesehene Reinigungsleistung auf einen Feiertag oder auf einen beweglichen Feiertag fällt, hat der Auftragnehmer sicherzustellen, dass Reinigungsleistungen, welche ein- oder zweimal wöchentlich zu erbringen sind, an dem Feiertag vorausgehenden oder nachfolgenden Werktag erbracht werden. Es gibt spezielle Bereiche/Räume, bei denen unbedingt eine vorherige Absprache zu „Zugang am Tag Vorher / Nachher“ stattfinden muss.
Sicherheits- und Zugangsbestimmungen
- Schlüssel/Zugangskarten: Werden vom Facility Management ausgehändigt und sind personengebunden -Zutrittsverbote: Bereiche mit roter Kennzeichnung oder "Zutritt verboten"-Schildern dürfen nicht betreten werden -Alarmanlage: Bei versehentlicher Auslösung sofort Pförtner/Sicherheitsdienst unter [Telefonnummer] kontaktieren -Brandschutz: Fluchtwege und Notausgänge dürfen nicht verstellt werden
Hinweis zur Laborreinigung
Das Reinigungspersonal muss personenbezogen in den Laborbereichen zwingend durch den Auftraggeber eingewiesen werden, siehe Hinweise im Raumbuch Spalte D. Die Einweisung umfasst: • Spezifische Gefahren (Chemikalien, Proben, Geräte) • Verhaltensregeln und Schutzmaßnahmen • Zu reinigende und nicht zu berührende Bereiche/Flächen • Verwendung spezieller Reinigungsmittel und -geräte • Notfallverhalten und Kontaktpersonen • Ohne gültige Einweisung darf der Bereich nicht betreten/gereinigt werden
Personalqualifizierung
Das externe Personal, welches am Fraunhofer-IBP zum Einsatz kommt, muss die deutsche Sprache in Wort und Schrift gut beherrschen (Sprachniveau B1; besser B2). Dieser Punkt ist sicherheitsrelevant, da Hinweisschilder zu möglichen kurzfristigen, z. B. Zutrittsverboten für einzelne Räume bzw. Laborbereiche gelesen und verstanden werden müssen.
[Seite 11]
Verfahren PR 1189437-2030-I Zeitkorridor für Leistungserbringung:
Die Zeitkorridore, die dem Auftragnehmer im jeweiligen Objekt zur Erbringung der Reinigungsleistun- gen zur Verfügung stehen, ergeben sich aus der Aufstellung in Anlage A_07. Diese Zeitkorridore sind zwingend einzuhalten. Das Reinigungspersonal hat auf den laufenden Dienstbetrieb Rücksicht zu nehmen und die Reinigung entsprechend dem Reinigungsplan in den angegebenen Zeitkorridoren durchzuführen. Die betrieblichen Abläufe dürfen durch die Reinigungsarbeiten nicht gestört werden. Der Auftraggeber ist zur Änderung der vorgegebenen Zeitkorridore während der Vertragslaufzeit be- rechtigt.
Objektbezogener Revierplan:
Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber vor Beginn der Vertragsdurchführung auf Grundlage der Räumbücher in Anlage A_04 einen objektbezogenen Revierreinigungsplan vorzulegen, welcher die eingesetzten Reinigungskräfte aufführt. Die vorgelegten Reinigungspläne müssen inhaltlich dem Muster- Revierplan (Anlage B_06 der Vergabeunterlagen) entsprechen. Der Auftragnehmer hat dem Auf- traggeber darüber hinaus mit Beginn der Vertragsdurchführung sowie bei jeder personellen Änderung eine namentliche Auflistung der beim Auftraggeber eingesetzten Reinigungskräfte zu übermitteln.
Die Leistung hat als konsequente „Revierreinigung“ zu erfolgen. Das heißt, dass eine Reinigungsper- son für die ihr zugeteilten Flächen (Reinigungsbereich) im objektbezogenen Reinigungsplan voll ver- antwortlich ist und sich auch mit ihm identifiziert. Änderungen im Zuschnitt der Reinigungsbereiche und bei der personellen Zuständigkeit für einzelne Bereiche sind zu vermeiden.
Vorgaben zu produktiven Reinigungsstunden und Leistungskennzahl:
Die in den Raumbüchern der Anlage A_04 (Kalkulationsmappe.xlsx) ausgewiesenen Stunden pro Raum (Ausgewiesener Wert in Spalte "L", "Jahresstunden" des jeweiligen Raumbuchs) sind vom Auf- traggeber als Mindeststunden vorgegeben. Sie sind vollständig und ausschließlich als produktive Rei- nigungsstunden zu verstehen. Sie dürfen damit weder für Logistik beim Verbrauchsmaterial noch für Schulungszwecke, Einarbeitung, Kontrollen und Objektleitungsaufgaben eingesetzt werden.
Eine Unterschreitung der sich aus diesen Vorgaben ergebenden monatlichen Mindestreinigungszeit wird nur dann sanktioniert, wenn die vertraglich vereinbarte Reinigungsqualität, siehe Anlage B_04 (An- forderung an Reinigungsqualität), nach 2maliger Prüfung (intern/extern) nicht erbracht wird.
[Seite 12]
Verfahren PR 1189437-2030-I Mehrfarbensystem:
Bei der Ausführung der Reinigungsarbeiten müssen hygienische Gesichtspunkte berücksichtigt werden. Dazu gehört, dass die Oberflächenreinigung unter Einsatz eines Mehrfarbensystems mit farblich getrennten Reinigungsutensilien (Eimer, kratzfreie Schwämme, Reinigungstextilien etc.) ausgeführt wird.
Dabei sind folgende Farben zu verwenden:
rot: Toiletten, Urinale gelb: übrige sanitäre Einrichtung und Ausstattung blau: Einrichtung und Ausstattung bei Nutzflächen
grün: Küchenbereiche
Objektbetreuung/Objektleitung
Um eine ordnungsgemäße und einwandfreie Reinigung sicherzustellen, hat der Auftragnehmer für das zu reinigende Gebäude vor Beginn der Leistungsdurchführung einen verantwortlichen und qualifizierten Objektleiter sowie dessen Vertreter zu benennen, der mit dem Auftraggeber oder dessen Beauftragten eng zusammenarbeitet. Der Objektleiter hat den Anweisungen und Wünschen des Auftraggebers oder dessen Beauftragten, die sich auf die vertragsgemäße Reinigung beziehen, unverzüglich Folge zu leisten. Das Anforderungsprofil der Objekteleitung wird in Anlage B_01 dargestellt und ist mit den Angebotsunterlagen einzureichen.
Die Objektleitung muss die Objektbetreuungsleistungen im betreffenden Gebäude an Tagen erbringen, an welchen im jeweiligen Gebäude Reinigungsleistungen erbracht werden. Die Präsenzdokumentation wird in Anlage B_01 beschrieben und ist bis zum 10. des Folgemonats bei der Fraunhofer-Institut IBP einzureichen.
Die Objektleitung darf nicht für die Durchführung von Reinigungsleistungen eingesetzt werden.
Die in der Kalkulationsmappe (Anlage A_04 Kalkulationsmappe.xlsx) im Tabellenblatt "Objektbetreu- ung" vorgegebenen Stunden sind in voller Höhe als Mindeststunden vorgegeben. Sie bezeichnen die Mindestanwesenheitszeiten der vorgesehenen Objektbetreuung/Objektleitung im jeweiligen Objekt innerhalb des vorgegebenen Zeitkorridors für die Leistungserbringung, die nicht unterschritten werden dürfen.
[Seite 13]
Verfahren PR 1189437-2030-I Sanitär-Verbrauchsartikel
Der Nachschub und die objektbezogene Verteilung der Sanitär-Verbrauchsartikel wie Papierhandtü- cher, Seife, Hygienebeutel und 3-lagiges Toilettenpapier werden vom Auftraggeber ausgeführt. Der Auftraggeber hat darüber hinaus sicherzustellen, dass die Verbrauchsartikel im Gebäude in ausrei- chendem Umfang zur Verfügung stehen. Der Auftraggeber führt die Bestellung von Papierhandtücher, Seife, Hygieneartikel und 3-lagiges Toilettenpapier aus und nimmt die Lieferung hinter der ersten verschließbaren Tür des jeweiligen Anlieferortes entgegen. Der Auftragnehmer hat die Einlagerung der von einem Dritten gelieferten Verbrauchsmaterialien in den dafür vorgesehenen Räumen am Tag der Anlieferung sicherzustellen.
Der Auftragnehmer hat hier nicht die Platzmöglichkeiten, um zusätzlich noch eine eigene Lagerhaltung für diese Artikel vorzuhalten.
Dem Auftragnehmer obliegt die Einlagerung der Verbrauchsmaterialien in den dafür vorgesehenen Räumen des Auftraggebers, die objektbezogene Verteilung und Auffüllung sowie die Entsorgung der Verbrauchsmaterialien und Verpackungen.
Hierbei ist zu beachten, dass in den einzelnen Gebäuden nur begrenzte Lagermöglichkeiten für die Bevorratung von Verbrauchsartikel zur Verfügung stehen. Ziel ist eine einheitliche Ausstattung aller Objekte mit standardisierten Verbrauchsmaterialien inklusive der dazu gehörenden Spendersysteme.
3.4 Spezielle Vorgaben für die Grundreinigung (Los 1)
Grundreinigungen werden auf separaten Abruf des Auftraggebers gemäß Registerblatt 4 „Preise Ab- rufleistungen“ durchgeführt.
Nachfolgend ist unter "Grundreinigung" (Los 1) zu verstehen: Es werden haftende Verschmutzungen und/oder abgenutzte Pflegefilme oder andere Rückstände, die das Aussehen der Oberfläche be- einträchtigen, entfernt. Oberflächen müssen frei von haftenden Verschmutzungen bzw. abgenutzten Pflegefilmen oder anderen Rückständen sein. Oberflächen müssen schlieren- und fleckenfrei sein, soweit dies nach dem Stand der Technik möglich ist.
Nachfolgend ist unter "Einpflege"/"Einpflegen" zu verstehen: Bei der Ein- oder Grundpflege werden 3 Schichten Pflegemittel auf Oberflächen aufgebracht und zwischen jedem Auftrag Highspeedpoliert, die vor mechanischer Beanspruchung schützen (Werterhaltung) und die nachfolgende Unterhaltsreinigung erleichtern.
[Seite 14]
Verfahren PR 1189437-2030-I 3.5 Spezielle Vorgaben für die Sonderreinigung (Los 1)
Sonderreinigungsleistungen sind auf Abruf des Auftraggebers zu erbringen. Die zu erbringenden Rei- nigungsleistungen werden durch den Auftraggeber bei Abruf näher spezifiziert. In Betracht kommen insbesondere Kehren, Wischen, Saugen etc. von Räumlichkeiten nach Veranstaltungen (wie Empfän- gen, Seminarveranstaltungen usw.), Nasswischen nach Erbrechen oder Leistungen der Baureinigung nach Bau- oder Sanierungsarbeiten im Gebäude. Gerne auch vereinzelt – VOR + nach – Veranstal- tungen, je nach Priorität des Besuches
Die Leistungserbringung in einem Objekt ist unter Aufführung der Leistung und des zeitlichen Umfangs zu dokumentieren und vom jeweiligen Zuständigen des Objekts nach Durchführung der Leistungen gegenzeichnen zu lassen. Vergütet wird nur der tatsächliche Zeitaufwand.
3.6 Umkleide und Abstellräume
Am Standort gibt es derzeit folgende Putzmittelräume/Flächen (siehe Anlage A_04), die vom AN nach Abstimmung mit dem AG genutzt werden können:
Bauteil 2 UG Putzraum D U.03 Bauteil 2 EG Putzraum D 0.12 Bauteil 2 OG 2 Putzraum D 2.14 E EG Putzraum E1 Bauteil 3 EG Putzraum FG E5 0.15 G-Trakt EG Flur/Putzschrank G 1
Weitere benötigte Stellflächen/Möglichkeiten müssen mit dem AG abgestimmt werden.
Umkleideräume für die Reinigungskräfte und Abstellräume für Maschinen, Geräte, Reinigungs- und Verbrauchsmaterialien werden vom Auftraggeber unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Hinweis: Es steht eine begrenzte Fläche an Stellmöglichkeiten zur Verfügung, welche der Auftragnehmer unent- geltlich nutzen kann. Der Auftraggeber übernimmt dabei keine Haftung für Schäden und Verluste an vom Auftragnehmer oder seinen Arbeitskräften eingebrachten Gegenständen. Der Haftungsausschluss gilt nicht für den Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit des Auftraggebers oder dessen Erfüllungsgehilfen.
[Seite 15]
Verfahren PR 1189437-2030-I
3.7 Schlüsselmanagement
Die Verwaltung von Transpondern / Schlüsseln obliegt der zentralen Verwaltung. Mit dieser sind im Auftragsfall durch den Objektleiter entsprechende Regelungen zu vereinbaren. Die Verwendung und/oder die Beschaffung von Nachschlüsseln sind verboten. Der Zugang erfolgt mit Transpondern. Ausgehändigte Schlüssel oder Stechkarten/Chip dürfen nicht ohne Rück-/Absprache mit dem Auftrag- geber an Urlaubs-/Krankheitsvertretungen weitergegeben werden
Bei Verlust von Schlüsseln oder Schlüsselkarten / Transpondern ist die zentrale Verwaltung unver- züglich zu benachrichtigen. Die Kosten für die Ersatzbeschaffung einschließlich der anfallenden Ne- benkosten, z.B. für das Auswechseln von Schließanlagen, trägt der Auftragnehmer. Ausgehändigte Schlüssel / Schlüsselkarten sind nach Vertragsbeendigung dem Auftraggeber umgehend zurückzuge- ben. Hierfür wird ein Schlüsselprotokoll angefertigt, das von beiden Parteien, auch im Vertretungsfall zu unterzeichnen ist.
In unregelmäßigen Abständen werden die ausgegebenen Schlüssel / Schlüsselkarten durch den Auf- traggeber kontrolliert. Der Auftragnehmer muss hierzu in der Lage sein, sämtlicher ihm überlassen Schlüssel / Schlüsselkarten / Transponder auf Verlangen des Auftraggebers unverzüglich vorzulegen.
3.8 Zeiterfassung in der Unterhaltsreinigung
Der Auftragnehmer hat die geleisteten produktiven Reinigungsstunden der eingesetzten Reinigungs- kräfte durch Zeiterfassungsgeräte (Handy / Smartphone) unter Beachtung der DSGVO zu erfassen. In jedem Gebäude sind bei Leistungsbeginn Zeiterfassungsgeräte durch den Auftragnehmer bereitzu- stellen. Die eingesetzten Reinigungskräfte des Auftraggebers müssen ihre Anwesenheit mittels dieser Zeiterfassungsgeräte dokumentieren. Die Zeiterfassung erfolgt in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen und Regelungen.
[Seite 16]
Verfahren PR 1189437-2030-I
Das in den Konzepten (Nachbetreuungsphase) darzustellende elektronische Zeiterfassungs- system hat folgende Anforderungen zu erfüllen und der DSGVO entsprechen:
- Dokumentation genehmigungspflichtiger Mehrarbeit,
- Manuelle Korrektur mit Kommentar,
- Automatisierte Meldung an Objektleitung bei unplanmäßiger Abwesenheit des vorgesehenen Personals durch SMS und E-Mail,
- Soll-/Ist-Vergleich der Arbeitsstunden,
- Dienstplan zur Vorgabe von Arbeitszeiten und Verteilung der Mitarbeiter auf die Einsatzorte /Revierbereiche,
- Krankheits- und Abwesenheitsverwaltung,
- Erfassung von Sonderarbeiten,
- Dokumentation der Objektleitungspräsenz,
- Auswertungen und Trends über verschiedene Zeiträume.
Im Hinblick auf die vereinbarten Pauschalvergütungen stellen die erfassten Zeiten keine Abrech- nungsgrundlage dar. Sie sind jedoch ein Element der Leistungskontrolle. Unterschreiten die pro Mo- nat erfassten Zeiten die sich aus den Vorgaben der Raumbücher (Anlage A_04, Kalkulations- mappe.xlsx) sowie den Reinigungstagen des betreffenden Monats ergebenden Zeiten, berechtigt dies den Auftraggeber zur Kürzung der Vergütung, wenn die vereinbarte Qualität wiederholt nicht einge- halten wurde.
Die Auswertung der Zeiterfassung wird durch den Auftragnehmer vorgenommen. Er ist verpflichtet, die Ergebnisse der Zeiterfassung dem Auftraggeber monatlich zur Verfügung zu stellen.
- Bestimmungen für Leistungen im Rahmen der Fensterreinigung für Los 2
4.1 Allgemeine Vorgaben zur Reinigung
Die zu erbringenden Leistungen des Loses 2 ergeben sich aus den nachfolgenden Vorgaben und Erläute- rungen insbesondere der Anlage:
Anlage A_05_Kalkulationsmappe Los 2
Die Ausführung hat so zu erfolgen, dass die zu reinigenden Flächen und auch andere Bauteile sowie sonstige Oberflächen der Raumausstattung und -einrichtung nicht beschädigt oder verschmutzt werden.
[Seite 17]
Verfahren PR 1189437-2030-I Bei der Kalkulation sind KEINE Hubsteigerkosten einzukalkulieren. Die Hubsteigerkosten werden gegen Vorlage der Original-Rechnung 1:1 netto erstattet.
Vor Beginn der Ausführung ist die Reinigungsfähigkeit der zu reinigenden Flächen zu prüfen. Beispielsweise sind klemmende oder schwergängige Öffnungssysteme und Scharniere, schlecht verkittete oder gesprun- gene Fensterscheiben vor der Reinigungsausführung der Leitung Haustechnik oder Vertretung des Ob- jekts anzuzeigen und unverzüglich dem Auftraggeber schriftlich mitzuteilen.
Vor der Reinigung der Glasflächen sind Rahmen inklusive Falze und Beschläge zu reinigen. Die Rahmen- reinigung umfasst eine Nassreinigung.
Je nach Verschmutzungsart hat die Reinigung durch den Einsatz geeigneter, auf die Oberfläche abgestimm- ter abrasiv wirkender Mittel mit auf die Oberfläche abgestimmten Reinigungsmitteln (Allzweckreiniger, Alkoholreiniger, Spezialreiniger etc.) zu erfolgen. Die Reinigungsflotte ist bereits bei geringem Verschmutzungsgrad zu wechseln.
Die Fensterflächen sind bei normaler Verschmutzung mit Wasser und geringem Reinigerzusatz, bei verfetteten Scheiben mit Reinigungsmittelzusatz zu bearbeiten. Die Reinigung erfolgt nach dem Stand der Technik.
Nach der Nassreinigung erfolgt ein Abspülen der abgelösten Verschmutzungen und eine abschließende streifenfreie Nachtrocknung (Ledern und ggf. Polieren). Abschließend sind die Fenstersimse zu reinigen. Verschmutzungen, die bei der Fensterreinigung auf Fensterbänken oder Bodenbelägen entstehen, sind durch den Auftragnehmer zu entfernen.
Die Ausführung der Jalousienreinigung ist mit Material schonendem Niederdruckverfahren auszuführen. Ins- besondere die Befestigungssysteme sind schonend zu reinigen, da UV-Einwirkung die Kunststoffummante- lung teilweise porös werden ließ.
4.2 Leistungsumfang der Fenster- und Jalousienreinigung
Die Leistungen der Fenster- und Jalousienreinigung gemäß Los 2 umfasst die beidseitige Reinigung von Glas- und Jalousienflächen innerhalb und außerhalb des Gebäudes (insbesondere Fenster, Glastüren, In- nenglaswände und Glasabschlüsse), die Reinigung und Pflege der Einfassungen, Rahmen, Bekleidungen und Zargen. Der Leistungsumfang hinsichtlich der zu reinigenden Glasflächen ergibt sich aus den Angaben des Registerblatts "Preisblatt" der Anlage A_05.
Die Fenster- und Jalousienreinigung ist nur auf Abruf und separater Beauftragung in den benannten Objekten durchzuführen. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf besteht jedoch nicht. Der Abruf erfolgt bei 1x jährlichem Turnus ab dem Frühjahr / Herbst und ist nach Abstimmung mit dem Fraunhofer-Institut IBP mon-
[Seite 18]
Verfahren PR 1189437-2030-I tags bis freitags in der Zeit von 6:30 bis 16:00 Uhr bei Tageslicht durchzuführen.
Die Abnahme der Fensterreinigung erfolgt unmittelbar nach der Leistungserfüllung im Beisammensein mit einem Verantwortlichen des Fraunhofer-Institut IBP.