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Vorbemerkungen zur Ausschreibung1
Inhaltsverzeichnis
1 Ausschreibende Stelle ............................................................................................... 2
2 Ausgeschriebene Leistungen .................................................................................... 2
3 Hauptleistungspflichten ............................................................................................. 3
4 Objektbesichtigung .................................................................................................... 3
5 Hinweise zur Bearbeitung der Ausschreibungsunterlagen ........................................ 4
6 Obergrenzen der Reinigungsleistung ........................................................................ 4
7 Hinweise für Bietergemeinschaften ........................................................................... 5
8 Ausschlusskriterien ................................................................................................... 5
9 Auswertungsmethode ................................................................................................ 5
10 Gültigkeit ................................................................................................................... 6
1 Für die gesamten Unterlagen gilt, dass stets Personen männlichen, weiblichen und diversen Geschlechts gleichermaßen gemeint sind, selbst wenn aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit nur die männliche Form verwendet wird. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten dann gleichwohl für allerlei Geschlecht.
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1 Ausschreibende Stelle Die nachfolgend beschriebenen Gebäudereinigungsdienstleistungen werden ausgeschrieben durch:
Gemeinde Panketal Schönower Straße 105 16341 Panketal
2 Ausgeschriebene Leistungen Die Ausschreibung bezieht sich auf die Leistungen:
Unterhaltsreinigung
Grundreinigung (auf Abruf)
Glasreinigung
Sonderreinigung GR und Glas auf Abruf
Die Leistungen fallen in zehn Losen an. Die Aufteilung der Lose ist unter mengenmäßigen, örtli- chen und fachlichen Gesichtspunkten erfolgt. Details zu Intervallen, Arten und Umfängen der zu erbringenden Leistungen sind der Leistungsbeschreibung nebst Anlagen insbesondere den Preis- blättern zu entnehmen. Der Auftraggeber behält sich vor, die zu reinigenden Flächen und Intervalle ohne neues Vergabeverfahren im Rahmen des § 132 GWB Abs. 2 bis 4 zu erhöhen und/oder zu reduzieren. Die Abgabe von Angeboten kann für ein Los, mehrere oder alle Lose erfolgen. Innerhalb der Lose sind jedoch alle Objekte mit allen Einzelleistungen anzubieten. Die Vergabe der Leistungen erfolgt je Los. Die Einzelvergabe von Objekten ist nicht vorgesehen. Die Abgabe des Preisblätter „GR Abrufleistungen“ (Los 1.3; Los 2.7; Los 3.5; Los 4.3; 5.2; 6.2) sind nicht vergaberelevant und daher freiwillig. Die dort eingegebenen Preise sind nicht bindend, son- dern sollen im Falle der späteren Beauftragung von Sonderleistungen eine Verhandlungsbasis darstellen.
Die Lose 11 und 12 „Sonderreinigung GR“ und „Glas auf Abruf“ sind nicht vergaberelevant und daher freiwillig, sie dienen nur als Kalkulationsbasis für eine spätere Beauftragung. Los 11 und sind 12 sind Sonderleistungen auf Abruf und betreffen Objekte, für die die Unterhaltsreinigung in Eigenregie vorgenommen wird, die Standorte sind der Losinformation mit der Bezeichnung SR GR/Glas zu entnehmen. Die dort eingegebenen Preise sind nicht bindend, sondern sollen im Falle der späteren Beauftragung von Sonderleistungen eine Verhandlungsbasis darstellen.
Option zur Vergabe/ Vertragslaufzeit Hinsichtlich eines möglichen Auftragnehmerwechsels bei vorzeitiger Vertragsbeendigung wird auf Dokument 8.2 ‚Besondere Vertragsbedingungen Gebäudereinigungen‘, § 23, verwiesen.
Besonderheiten
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Das Gebäude der Freiwilligen Feuerwehr Zepernick, Neckarstraße 22, Los 3.3, befindet sich noch im Bau und wird voraussichtlich im Mai 2027 fertiggestellt werden. Zur Sicherstellung der Ver- gleichbarkeit der Angebote wird der voraussichtliche Auftragswert inklusive der Zeit vor der Inbe- triebnahme vollumfänglich in die Angebotswertung einbezogen, auch wenn diese Teilleistung erst ab Mai 2027 zu erbringen ist. Alarmanlagen Einige Objekte werden derzeit nach Beendigung der Reinigung von den Reinigungsdienstleistern scharf geschaltet, sodass diese beim Sicherheitsdienst aktiv sind. Erfolgt dies nicht, wird Alarm beim Sicherheitsdienst ausgelöst und dieser fährt dann gebührenpflichtig zu dem Objekt. Die Rei- nigungskräfte sind somit für diese Scharfschaltung verantwortlich. Vergessene Scharfschaltungen und somit gebührenpflichtige Einsätze des Sicherheitsdienstes werden den Reinigungsdienstleis- tern weiterbelastet. In der Implementierungsphase werden dem Reinigungsdienstleister die ge- nauen Objekte genannt.
3 Hauptleistungspflichten
Zu den Hauptleistungspflichten gehört die Herstellung des Reinigungserfolges. Zwischen den Ver- tragsparteien besteht Einigkeit darüber, dass der angestrebte Reinigungszustand nur durch die Einhaltung der vom Auftragnehmer in seinem Angebot angegebenen Leistungsstunden erzielt wer- den kann. Die Einhaltung der in den Preisblättern ausgewiesenen Leistungsstunden gehört daher zusätzlich zum Reinigungserfolg zu den Hauptleistungspflichten des Auftragnehmers. Eine Verrin- gerung der Leistungsstunden bedarf der ausdrücklichen vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Eine Verringerung der vereinbarten Leistungsstunden ohne vorherige Zustimmung des Auftraggebers berechtigt den Auftraggeber zu einer entsprechenden Rechnungskürzung.
4 Objektbesichtigung Allen Bietern wird auf Wunsch die Gelegenheit gegeben ausgewählte Objekte vor Angebotsabgabe zu besichtigen. Die im Folgenden aufgeführten Objekte, werden als repräsentativ für die Objekte dieser Ausschreibung angesehen:
Grundschule Zepernick, Schönerlinder Str. 43-47, 16341 Panketal Grundschule Zepernick EWNB, Schönerlinder Str. 47, 16341 Panketal Freiwillige Feuerwehr Schwanebeck, Dorfstraße 7a, 16341 Panketal
Objektbesichtigungen werden in folgendem Zeitraum durchgeführt: 07.09.2026-18.09.2026 Bieter, welche die Objekte besichtigen wollen, haben sich dafür bis spätestens zum 04.09.2026 per E-Mail unter der folgenden Adresse anzumelden:
Der Terminvorschlag wird vom Ansprechpartner des Auftraggebers bestätigt oder es wird ein al- ternativer Termin im oben genannten Zeitraum angeboten. Jeder Bieter erhält nur einmalig die Möglichkeit an einem Besichtigungstermin teilzunehmen. Eine Teilnahmebescheinigung zur Objektbesichtigung wird nicht ausgestellt.
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5 Hinweise zur Bearbeitung der Ausschreibungsunterlagen Der Bieter ist verpflichtet, vor Angebotsabgabe die Unterlagen zu prüfen. Eventuelle Unstimmig- keiten in den Unterlagen sind unverzüglich anzuzeigen. Die Angebotsunterlagen sind vollständig auszufüllen. Die Preisblätter für die ausgeschriebenen Leistungen sind nach Losen und Objekten geordnet er- stellt worden und liegen den Ausschreibungsunterlagen als Datei im Excel-Format bei. Die Bear- beitung der Daten erfolgt ausschließlich in den grau hinterlegten Zellen. Sollten sich Schwierigkei- ten in der Bearbeitung der Dateiformate ergeben, so wenden Sie sich bitte an die ausschreibende Stelle. Bitte beachten Sie, dass in die Preisblätter der Leistungswert (m²/h) einzutragen ist. In den Preisblättern ist der zugrunde gelegte kalkulatorische Stundenverrechnungssatz einzutra- gen. Zu den verwendeten Stundenverrechnungssätzen ist jeweils das Formblatt „Aufschlüsselung der kalkulatorischen Stundenverrechnungssätze“ auszufüllen und den Angebotsunterlagen beizu- legen. Bei Verwendung unterschiedlicher kalkulatorischer Stundenverrechnungssätze in den Losen oder Objekten können die Formulare bzw. Blätter bei Bedarf kopiert werden. Ein Formular kann auch für mehrere Lose bzw. Objekte verwendet werden. Die entsprechenden Losnummern und die Ob- jekte sind dann in den Kopf der Formulare einzutragen. Die Berechnung der kalkulatorischen Stundenverrechnungssätze hat auf Basis der zum Leistungs- beginn geltenden Stundenlöhne zuzüglich gegebenenfalls zu zahlender Zuschläge für zuschlags- pflichtige Tätigkeiten zu erfolgen. Eine Anpassung der kalkulatorischen Stundenverrechnungs- sätze während der Vertragslaufzeit erfolgt gemäß des beiliegenden Vertrag Es wird darauf hingewiesen, dass den Empfehlungen der Bundesfinanzdirektion (Zoll) gefolgt wird. Der Zoll geht davon aus, dass bei einem kalkulierten Aufschlag auf den produktiven Stundenlohn von weniger als 70 % die gesetzlichen Verpflichtungen zur Zahlung des Mindestlohns sowie der Sozialversicherungsbeiträge regelmäßig nicht erfüllt werden können. Bieter, die einen Stundenver- rechnungssatz anbieten, der auf einem geringeren Aufschlag als 70 % auf den produktiven Stun- denlohn beruht, müssen daher auf gesonderte Anforderung des Auftraggebers nachweisen, dass und wie sie ihre Verpflichtungen zur Zahlung des Mindestlohns sowie der Sozialversicherungsbei- träge und Abgaben dennoch einhalten können. Kommt ein Bieter dieser Nachweisverpflichtung nicht bzw. nicht fristgerecht nach oder kann er die Zweifel des Auftraggebers nicht ausräumen, so wird sein Angebot ausgeschlossen. Die Preisblätter sind den Angebotsunterlagen beizufügen. Zu den Preisblättern ist eine Zusam- menfassung erstellt worden, die den Ausschreibungsunterlagen im Excel-Format beiliegt. Die Zu- sammenfassungen sind den Gesamtangebotsunterlagen ebenfalls beizufügen.
6 Obergrenzen der Reinigungsleistung
Um die geforderte Qualität sicher zu stellen, werden je Objekt Obergrenzen für die Reinigungsleis- tung (Höchste Reinigungsleistung einer produktiven Reinigungskraft je Stunde in Quadratmetern) festgelegt. Die Obergrenzen je Objekt sind im jeweiligen Preisblatt aufgeführt. Eine Überschreitung der Obergrenzen im Mittel für ein gesamtes Objekt ist nicht zulässig und ist ein Ausschlusskriterium. Die vom Bieter für ein Objekt angesetzte Reinigungsleistung ist den Preisblättern jeweils in der Zeile „GS Gesamtsumme“ in der Spalte „Leistung (m2/h)“ bzw. in dem farblich markierten Feld „Durchschnittsleistung“ oben rechts im Preisblatt zu entnehmen. Zuvor ist das Preisblatt vollständig
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auszufüllen. Im Kopf der Preisblätter erscheint ein entsprechender Hinweis, wenn die Obergrenze bei einem vollständig ausgefüllten Preisblatt überschritten wird. Die Obergrenzen der Reinigungsleistung dürfen während der gesamten Vertragslaufzeit nicht überschritten werden, es sei denn, dies wird vom Auftraggeber schriftlich genehmigt.
7 Hinweise für Bietergemeinschaften Bietergemeinschaften haben in den Angeboten die Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als be- vollmächtigte Vertreterin oder bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen.
8 Ausschlusskriterien
Das Angebot muss vollständig sein. Es muss die Preise und alle geforderten Angaben und Erklä- rungen enthalten. Die Möglichkeit zu einer Nachforderung von Unterlagen im Sinne von § 56 VgV bleibt unberührt. Der Auftraggeber kann die Nachforderung auf diejenigen Bieter beschränken, de- ren Angebote in die engere Wahl kommen. Er ist nicht verpflichtet, von allen Bietern gleichermaßen Unterlagen nachzufordern. Fehlen geforderte Unterlagen, Formulare oder Informationen oder sind diese unvollständig oder fehlerhaft und wurden diese ggf. auch auf Nachforderung nicht fristgemäß vorgelegt, führt dies zum Ausschluss. Insbesondere folgende Bedingungen sind Ausschlusskriterien: Fehlende, unvollständige oder fehlerhaft ausgefüllte Preisblättern je angebotenem Los oder Objekt
Überschreitung der vorgegebenen Obergrenze der Reinigungsleistung einzelner oder meh- rerer Lose oder Objekte
9 Auswertungsmethode
Für die Bewertung werden die Angebotswerte sowie die Produktivstunden des Bieters herangezo- gen. Der Zuschlag erfolgt an das wirtschaftlich günstigste Angebot, das die meisten Gesamtpunkte er- halten hat. Die maximal mögliche Punktzahl beträgt 100. Bei Punktgleichheit entscheidet das Los. Die Zuschlagskriterien werden wie folgt berücksichtigt: Angebotspreis – Gewichtung 55% Höhe der angegebenen Produktivstunden – Gewichtung 45% Die Gewichtung der Punktzahlen erfolgt gemäß den oben genannten Vergabekriterien. Die Sum- men der daraus resultierenden Punktzahlen stellen das Ergebnis der Bewertung dar. Gesamtpunkte = 55 % x P + 45 % x P . Preis Stunden Die Parameter berechnen sich wie folgt:
P - Preispunkte Preis Das Angebot mit dem niedrigsten Angebotspreis erhält 100 Preispunkte. Die Punktzahl der weite- ren Angebote ergibt sich aus der prozentualen Abweichung des jeweiligen Angebotspreises vom niedrigsten Angebotspreis. Die niedrigste Punktzahl beträgt Null, Minuspunkte werden nicht ver- geben.
Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel:
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Angebotspreis - niedrigster Angebotspreis P = 100 - x 100 Preis niedrigster Angebotspreis
P – Stundenpunkte Stunden Die Produktivstunden werden nach gleichem Schema gewertet. Das Angebot mit den höchsten Produktivstunden erhält 100 Punkte. Die Punktzahl der weiteren Angebote ergibt sich aus der pro- zentualen Abweichung der jeweiligen Produktivstunden von den höchsten angebotenen Produk- tivstunden. Die niedrigste Punktzahl beträgt Null, Minuspunkte werden nicht vergeben. Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel:
höchste Produktivstunden – Produktivstunden P = 100 - x 100 Stunden höchste Produktivstunden
10 Gültigkeit
Diese Vorbemerkungen werden Anlage zum Gebäudereinigungsvertragswerk. Zudem werden alle relevanten Unterlagen der Ausschreibung Anlage zum Gebäudereinigungsvertragswerk.
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