Vertrag über die Erbringung von Reinigungsdienstleistungen FÜR DIE LIEGENSCHAFT NAUHEIMER STRAßE 98 IN STUTTGART
Zwischen der
Bundesanstalt für Post und Telekommunikation Deutsche Bundespost
Rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts,
vertreten durch die Präsidentin,
Friesdorfer Str. 123
53175 Bonn
und der
Postbeamtenkrankenkasse
Körperschaft des öffentlichen Rechts,
vertreten durch den Vorstand,
Nauheimer Straße 98
70372 Stuttgart
– Im Folgenden Auftraggeberinnen oder AG –
und
xxx
,
vertreten durch die xxx Geschäftsführung,
Adresse
– Im Folgenden Auftragnehmer oder AN –
Gegenstand des Vertrages
Die AG übertragen dem AN folgende Arbeiten:
Unterhaltsreinigung, Bedarfsreinigung sowie Zusatz- und Sonderreinigungin den Gebäuden der Bundesanstalt für Post und Telekommunikation Deutsche Bundespost (kurz: BAnst PT) in der Nauheimer Straße 98, 70372 Stuttgart.
Vertragsbestandteile
Bestandteile des Vertrages werden ausschließlich und in folgender Rangfolge:
die in der Vergabeunterlage und ihren Anlagen festgelegten Bedingungen,
die Leistungsbeschreibung UHR-BR mit dem Leistungsverzeichnis UHR und der Definition der Reinigungsarten (Anlagen 5, 5a und 5b der Vergabeunterlage)
Das Angebot des Bieters vom XX.XX.2026 mit folgenden Bestandteilen:
Angebotsschreiben und Preisblatt (Anlage 1)
Kalkulationstabelle (Anlage 3)
Umweltschutzkonzept
Qualitätssicherungskonzept
Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen gemäß VOL/B, Stand 2003
Die Bestimmungen der Verordnung über die Preise bei öffentlichen Aufträgen vom 21. November 1953 (VO PR Nr. 30/53) in der jeweils gültigen Fassung
Die gesetzlichen Vorschriften, insbesondere die des Bürgerlichen Gesetzbuches (§§ 631 ff. BGB) in der bei Vertragsschluss geltenden Fassung
Das im Rahmen der Auftragsvergabe ergehende Zuschlagsschreiben.
Andere Bedingungen und die Geschäftsbedingungen des AN haben für die AG keine Rechtsverbindlichkeit.
Umfang und Zeiten der Reinigungsarbeiten
Der Umfang der Reinigungsarbeiten ist entsprechend der Vergabeunterlagen einzuhalten.
Die Reinigungszeiträume sind in der Zeit von 16:00 Uhr bis 20:00 Uhr.
Allgemeines zur Leistungsbeschreibung und zum Leistungsverzeichnis
Die vom AN zu erbringenden Reinigungs- bzw. Dienstleistungen gehen aus der Leistungsbeschreibung (Anlagen 5 der Vergabeunterlage) und dem Leistungsverzeichnis (Anlage 5a) hervor.
Der AN verpflichtet sich, die nach diesem Vertrag zu erbringenden Leistungen fachgerecht so auszuführen, dass die dienstlichen Belange nicht gestört werden.
Die AG verpflichten sich, dem AN die zur Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen, soweit der AN diese nicht selbst zu beschaffen oder anzufertigen hat. Die AG werden insbesondere sicherstellen, dass der AN unentgeltlich Zugang zu allen vertragsrelevanten Daten erhält. Die Unterlagen werden leihweise zur Verfügung gestellt. Sie werden vom AN sorgfältig verwaltet und sind nach Vertragsbeendigung, binnen einer Kalenderwoche, wieder an die AG herauszugeben. Die Anfertigung von Kopien bedarf der schriftlichen Zustimmung der AG. Gleiches gilt für eine andere Nutzung als für den vertraglich vereinbarten Zweck. Bei unbefugter Verwertung haftet der AN.
Reinigungs- bzw. Arbeitsmittel, -geräte und -verfahren sind vom AN in eigener Verantwortung auszuwählen und auf eigene Kosten zu stellen. Die Anforderungen an Reinigungsverfahren und Reinigungsmittel ergeben sich aus Ziff. 6. Die Bewachung und Verwahrung der Arbeitsgeräte, Arbeitskleider, Reinigungsmittel usw. ist in den durch die AG zur Verfügung gestellten verschließbaren Räumen allein Sache des AN.
4.5. Die elektrischen Geräte müssen den VDE-Vorschriften entsprechen und sich einschließlich Zubehör in einem ordnungsgemäßen und betriebssicheren Zustand befinden. Der AN hat den AG unaufgefordert den Nachweis über die jährlich durchgeführte DGUV Vorschrift 3-Prüfung per E-Mail vorzulegen.
4.6. Das zur Reinigung bzw. zur Erbringung der Leistung notwendige kalte und warme Wasser, den Strom sowie geeignete verschließbare Räume für Kleiderablage, Aufenthalt des Personals und zur Aufbewahrung von Material, Maschinen und Geräten stellen die AG unentgeltlich zur Verfügung. Der AN hat dabei auf einen sparsamen Energie- und Wasserverbrauch zu achten.
4.7. Die AG haben das Recht, während der Vertragslaufzeit, nach möglichst frühzeitiger schriftlicher Bekanntgabe, die Leistungen des AN in einem zumutbaren Umfang zu mehren oder zu mindern, d.h. die AG können sowohl die Größe der zu reinigenden Flächen als auch die Häufigkeit der Reinigung entsprechend den jeweiligen Erfordernissen ändern. Die Änderung hat der AN schriftlich zu bestätigen. Fernmündliche Vorabmitteilungen sind möglich. Bei Änderungen ist der AN berechtigt die Leistungsentgelte entsprechend der im Leistungsverzeichnis aufgeführten Tätigkeiten und / oder deren Häufigkeit und im Rahmen der vereinbarten Preise zu verändern.
Personal
Der AN verpflichtet sich, seine Leistungen mit fachkundigen Voll- oder Teilzeitbeschäftigten, steuer- und sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter/innen durchzuführen, mit denen schriftliche Arbeitsverträge bestehen. Der Anteil der geringfügig beschäftigten Mitarbeiter/innen darf 10 % nicht überschreiten. Die Arbeitsverträge sind den AG auf Verlangen vorzulegen. Ferner verpflichtet er sich zur Einhaltung aller zum Schutz der Arbeitskräfte erlassenen Vorschriften, u.a. das Jugendarbeitsschutzgesetz sowie der für allgemeinverbindlich erklärte Rahmentarifvertrag für die gewerblichen Beschäftigten in der Gebäudereinigung vom 31.10.2019.
Der AN stellt die erforderlichen Arbeitskräfte und das für eine ordnungsgemäße Kontrolle erforderliche Aufsichtspersonal. Die vom AN für die AG vorzuhaltenden Personallisten sind fortlaufend auf aktuellem Stand zu halten. Die AG sind berechtigt, der/den Aufsichtsperson/en Weisungen im Rahmen dieses Vertrages zu erteilen.
Der AN verpflichtet sich, ständiges Personal einzusetzen. Ausfälle an Personal des AN sind umgehend durch geeignete Vertreter / Nachfolger zu ersetzen und dürfen die Durchführung der Leistungen nicht beeinflussen.
Das vom AN im Rahmen der Angebotserstellung benannte Personal darf nur durch solches Personal ersetzt werden, das ein mindestens gleichwertiges Qualitätsniveau hat. Wird der Objektleiter / die Objektleiterin durch eine andere Person ersetzt, ist dies vorab mit den AG abzustimmen.
Die Anforderungen an das Aufsichtspersonal des AN und dessen Aufgaben ergeben sich aus Ziffer 9.9 der Leistungsbeschreibung UHR BR (Anlage 5), auf die verwiesen wird.
Die dienstinternen Hausanweisungen haben für den AN Gültigkeit und sind zu beachten. Der AN muss die Hausanweisungen sowie die Unfall- und Brandschutzordnung für das Dienstgebäude seinem Personal bekannt geben. Die Einweisung in die Hausanweisungen ist zu dokumentieren und den AG auf Verlangen vorzulegen.
Der AN hat Sorge dafür zu tragen, dass sein Personal, sofern es sich um abgeschlossene Räume handelt, diese unmittelbar nach der Verrichtung der Tätigkeit wieder verschließt. Auf geschlossene Fenster, geschlossene Wasserhähne und ausgeschaltete Beleuchtung ist zu achten.
Das eingesetzte Personal des AN muss entsprechend der Tätigkeit ein angemessenes Erscheinungsbild (Kleidung) haben. Darüber hinaus werden die Arbeitskräfte vom AN mit einem Ausweis ausgestattet, der sie als Mitarbeiter des AN identifiziert. Diese Ausweise werden insbesondere mit dem Namen der Arbeitskraft und der Firma des AN versehen und sind sichtbar zu tragen.
Der AN legt den AG auf Verlangen die polizeilichen Führungszeugnisse (nicht älter als drei Monate – maßgeblich ist das Ausstellungsdatum) der für die Ausführung des Vertrages eingesetzten Personen vor, welche für Arbeiten in den Räumlichkeiten der AG vorgesehen sind.
Die AG können vom AN verlangen, dass bereits eingesetzte Personen (auch Objektleiter und Vorarbeiter) aus wichtigem Grund (beispielsweise wegen schlechter Leistungen) von ihren Aufgaben entbunden werden. Der AN hat in diesem Fall unverzüglich für Ersatz zu sorgen, damit keine Unterbrechungen bei der Leistungserbringung entstehen.
Der AN hat alle im Rahmen dieses Vertrages eingesetzten Arbeitskräfte schriftlich zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Er hat ihnen ferner schriftlich zu untersagen, Einblick in Schriftstücke, Akten usw. zu nehmen oder davon Abschriften, Fotokopien, Fotografien und dergleichen zu fertigen. Den AG sind diese Schriftstücke auf Verlangen vorzulegen. Die Arbeitskräfte haben darüber hinaus über alle dienstlichen Angelegenheiten, von denen sie zufällig Kenntnis erhalten, Stillschweigen zu bewahren. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung dieses Vertrages bzw. des Arbeitsvertrages weiter.
Das Zuwiderhandeln zieht grundsätzlich strafrechtliche Konsequenzen nach sich und ist ein Grund zur fristlosen Kündigung des Vertrages sowie zur Einleitung entsprechender Ersatzvornahmen auf Kosten des AN.
Der AN ist verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die Arbeitskräfte,
- nur die zur Erbringung der Reinigungsleistung notwendigen Räumlichkeiten betreten,
- weder Schreibtische, Schränke noch andere Einrichtungsgegenstände öffnen oder Gegenstände entnehmen,
- die in den Räumen befindlichen Fernsprechanlagen (ausgenommen zum Zwecke eines Notrufes), Faxgeräte oder PCs nicht benutzen,
- keine Sozialleistungen und Einrichtungen der AG (z.B. verbilligtes Kantinenessen oder Duschgelegenheiten) benutzen oder in Anspruch nehmen,
- Gegenstände, die in den zu reinigenden Räumlichkeiten gefunden werden und nicht zum Inventar gehören, unverzüglich einem Hausmeister oder dem Beauftragten der AG zu übergeben; Finderlohn wird indes nicht gezahlt.
Personen, die seitens des AN nicht mit der Ausführung der Leistungen dieses Vertrages betraut wurden, dürfen nicht in die Dienstgebäude mitgenommen werden. Dies gilt insbesondere für Angehörige. Das Mitbringen von Tieren ist ebenfalls untersagt.
Die AG sind berechtigt, die zur Lohnabrechnung vorgesehenen Stundenlisten auf Nachfrage einzusehen.
Auftragserfüllung
Reinigungsqualität, Qualitätsüberwachung, Reinigungsmängel
Eigendokumentation der Reinigung in durch die AG ausgewählten Bereichen (z. B. WC-Anlagen):
Das Reinigungspersonal des AN ist verpflichtet in Bereichen, die durch die AG festgelegt wurden, Eigenkontrollen durchzuführen und die erfolgte Reinigung und Kontrolle in Nachdokumenten per Datum, Uhrzeit und Unterschrift zu bestätigen.
Die Nachweisdokumente werden durch den AN in einer mit den AG abgestimmten Form am ersten Arbeitstag des jeweils neuen Kalendermonats ausgehangen. Die ausgefüllten Nachweise des Vormonats sind dem Monatsqualitätsbericht beizufügen und gelten als Leistungsnachweis.
Aufgrund der Größe der Reinigungsflächen ist die Qualitätsüberprüfung der Reinigung mindestens wie folgt vom Vorarbeiter durchzuführen:
Basis: ca. 600 zu reinigende Räume; die genaue Anzahl ist dem Raumbuch zu entnehmen (mit unterschiedlichen Rhythmen und Aufgaben)
Kontrolle: 5 Räume sind arbeitstäglich im angebotenen elektronischen Qualitätsmesssystem zu prüfen.
Bei durchschnittlichen 20,79 Arbeitstagen im Monat ist sichergestellt, dass alle Räume mindestens zweimal im Jahr kontrolliert werden.
Die Reinigungsqualität ist kontinuierlich arbeitstäglich, wie oben beschrieben, vom AN nachweislich mit dem angebotenen elektronischen Qualitätsmesssystem zu prüfen. Die AG haben das Recht, an diesen Prüfungen teilzunehmen. Die Prüfungen sind direkt nach erfolgter Reinigung und ohne Vorankündigung durch den AN durchzuführen.
Aufgrund der Größe der Reinigungsflächen ist die Qualität täglich für die Dauer von mindestens 1,0 Stunden zu kontrollieren. Die AG behalten sich das Recht vor, Bauteile und Reviere dem AN zur Prüfung vorzugeben. Der AN stellt den AG die Prüfdaten elektronisch arbeitstäglich zur Verfügung. Über das konkrete Verfahren wird eine gesonderte Vereinbarung abgeschlossen.
Der Beauftragte der AG bestätigt einmal monatlich die einwandfreie Reinigung (Abnahme). Als Grundlage dienen die gemittelten Prüfergebnisse der arbeitstäglichen Qualitätsüberwachungen und der eigenen Mängelaufstellungen der AG.
Der AN verpflichtet sich, ihm mitgeteilte Reinigungsmängel spätestens bis zum nächsten Reinigungstag auf eigene Kosten zu beseitigen, es sei denn, er hat diese nicht zu vertreten. Dann erfolgt die Mängelbeseitigung im Rahmen der Bedarfsreinigung. Wenn es sich um sehr gravierende Beanstandungen handelt, ist der AN verpflichtet, unverzüglich nach Kenntnisnahme für deren Beseitigung zu sorgen. Dies gilt insbesondere für Unfallgefahren, die durch eine fachliche Reinigung abgestellt werden können. Nach Beseitigung der Mängel ist sofort eine Rückmeldung an den Beauftragten der AG zu tätigen.
Qualitätsindex (QI)
Wenn die beauftragte Reinigungsleistung nicht oder nur in Teilen erbracht wird, tritt folgende Regelung in Kraft:
Qualitätsindex und die Vorgehensweise bei Abweichungen:
Der Qualitätsindex ist die Indexzahl, die sich aus den täglichen, wöchentlichen und monatlichen gemittelten Checks für das Reinigungsergebnis ergeben. Jede gecheckte Position des Leistungsverzeichnisses (LV) muss mögliche „Sollpunkte“ (diese müssen nach Schwerpunkten mit den AG abgestimmt werden) zugeordnet haben; diese werden im Check mit der folgenden Wertung der ausgeführten Qualität bewertet:
1 = die LV-Position ist ohne Mängel ausgeführt worden
0,5 = die LV-Position ist mit leichten Mängeln ausgeführt worden (Beispiel: Schlieren)
0 = die LV-Position ist entweder gar nicht oder mit starken Mängeln ausgeführt worden.
Das elektronische Qualitätsmesssystem muss nun die Soll-Punkte mit der oben beschriebenen Bewertungszahl multiplizieren und erhält somit den erreichten Wert.
Die Summierung aller Soll-Werte des Tageschecks in prozentualem Abgleich mit den erreichten Werten ergibt den Qualitätsindex in Prozent.
Die durchschnittliche Anzahl an Tageschecks (Anzahl Arbeitstage des jeweiligen Monats) im Monat gemittelt, ergeben den monatlichen Qualitätsindex (mQI).
Der monatliche Qualitätsindex (mQI) gemittelt über 12 Monate ergibt den jährlichen Qualitätsindex (jQI).
Prozentuale Einordnung des QI Ergebnisses:
100% - 95% sehr gutes Reinigungsergebnis
94% - 88% gutes Reinigungsergebnis
87% - 75% befriedigendes Reinigungsergebnis // Standard
74% - 50% nicht ausreichendes Reinigungsergebnis
49% - 35% mangelhaftes Reinigungsergebnis
34% - 0% nicht vorhandenes Reinigungsergebnis
Bedeutung:
Sehr gutes Reinigungsergebnis (100% - 95%):
-
- weit über dem Durchschnitt liegende Reinigungsleistung
-
- praktisch keine Reklamationen
-
- sehr gute Nutzerakzeptanz
Gutes Reinigungsergebnis (94% - 88%):
- über dem Durchschnitt liegende Reinigungsleistung
- Reklamationszahl sehr gering
- gute Nutzerakzeptanz
Befriedigendes Reinigungsergebnis (87% - 75%):
- befriedigende Reinigungsleistung, es können leichte Mängel vorhanden sein
- Häufigkeit der Reklamationen gering
- Nutzerakzeptanz gegeben
Nicht ausreichendes Reinigungsergebnis (74% - 50%):
- nicht ausreichendes Reinigungsergebnis, deutliche Mängel sind vorhanden
- vermehrtes Aufkommen von Reklamationen
- Nutzerakzeptanz gering
Mangelhaftes Reinigungsergebnis (49% - 35%):
- mangelhaftes Reinigungsergebnis, deutliche starke Mängel sind vorhanden
- häufige Reklamationen
- Nutzerakzeptanz nicht gegeben
Nicht vorhandenes Reinigungsergebnis (34% - 0%):
- quasi nicht vorhandenes Reinigungsergebnis, massive Mängel sind vorhanden
- große Anzahl schwerwiegender Reklamationen
- Nutzerakzeptanz nicht gegeben
Sollte bei den AG eine differenzierte Sicht der gemessenen Reinigungsqualität (mQI) des AN zum visuellen Eindruck im Gebäude herrschen, vereinbaren die Parteien (AG und AN) einen unabhängigen öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen im Gebäudereinigerhandwerk zur Klärung der tatsächlichen Reinigungsleistung gemäß Leistungsverzeichnis zu beauftragen.
Auch wird vereinbart, dass dessen fachliche neutrale Beurteilung der tatsächlichen Reinigungsqualität von den Vertragsparteien als der zu diesem Zeitpunkt vorzufindende Qualitätsstand akzeptiert wird. Die Kosten der Beurteilung tragen die AG, wenn der beurteilte QI mit einer Schwankung von maximal 5% dem der Messung des AN entspricht. Ist die Schwankung größer 5% (= das vom AN gemessene Ergebnis entspricht nicht dem Objektzustand) trägt der AN die Kosten der Beurteilung.
Sollte die Messung (mQI) des Dienstleisters an drei aufeinanderfolgenden Monaten nicht dem Objektzustand entsprechen, wird vereinbart, dass der Sachverständige dauerhaft eine nicht angekündigte monatliche Qualitätsüberprüfung vollzieht. Das so gemessene Ergebnis fließt in die Maßnahmen der Qualitätssicherung ein. Die Kosten trägt der AN.
Der öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige im Gebäudereinigerhandwerk wird von den AG benannt.
Maßnahmen zur Qualitätssicherung
Als überwachte Standard-Leistung wird ein mQI von 87% - 75% = „Befriedigendes Reinigungsergebnis“ vereinbart. Ausgewogenheit: Wirtschaftlichkeit/Qualitätsanforderung
mQI 74% - 50% = „Nicht ausreichendes Reinigungsergebnis“:
- Der AN hat innerhalb von 7 Tagen nach der Feststellung einen Maßnahmenkatalog vorzulegen, um die Reinigungsqualität innerhalb von einem Monat auf über 75% zu verbessern und dauerhaft zu sichern.
- Hat sich der mQI innerhalb von einem Monat nicht verbessert, können die AG vorbehaltlich ihrer sonstigen Rechte ab dem zweiten Monat einen Rechnungsabzug von 5% vornehmen.
- Die AG können auf Kosten des AN eine externe Fremdüberwachung durch einen öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen im Gebäudereinigerhandwerk zur Überwachung der Maßnahmenschritte einschalten (Vorbeugung). Der AN hat dazu einen angemessenen Vorschuss zu leisten.
mQI < 50% = „mangelhaftes bis nicht vorhandenes Reinigungsergebnis“:
- Die AG können ab dem Monat des Feststellens des mQI < 50% einen gestaffelten Rechnungsabzug wie folgt vornehmen:
- Monat: mQI: 50-41% Abzug: 5%
mQI: 40-31% Abzug: 10%
mQI: 30-0% Abzug: 15%
- Monat: mQI: 50-41% Abzug: 10%
mQI: 40-31% Abzug: 20%
mQI: 30-0% Abzug: 30%
- Der AN hat innerhalb von 2 Tagen nach der Feststellung des mQI einen Maßnahmenkatalog vorzulegen, um die Reinigungsqualität innerhalb von maximal zwei Wochen auf einen täglich gemessenen QI (der beiden Folgewochen) von über 70% zu verbessern.
- Während dieser zwei Wochen ist ein Maßnahmenkatalog vorzulegen, welcher Maßnahmen beschreibt, um die Reinigungsleistung dauerhaft auf das vereinbarte Niveau von über 75% zu sichern.
- Die AG werden auf Kosten des AN eine externe Fremdüberwachung durch einen öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen im Gebäudereinigerhandwerk zur Überwachung der Maßnahmenschritte einschalten (Kontrolle und Einschätzung der Wirksamkeit der Maßnahmen). Der AN hat dazu einen angemessenen Vorschuss zu leisten.
- Erreicht der Qualitätsindex drei Monate hintereinander weniger als 50%, können die AG den Vertrag - zusätzlich zu den außerordentlichen Kündigungsmöglichkeiten gemäß Ziff. 10.3. des Vertrages - mit einer Frist von vier Wochen kündigen.
Alle bis zur erneuten Auftragsvergabe entstehenden Mehrkosten (z. B. durch den Einsatz eines anderen, eventuell zusätzlichen Dienstleisters) trägt dabei der AN für die notwendige Zeit des Vergabeverfahrens.
Reinigungsverfahren/Reinigungsmittel
Die nach diesem Vertrag zu erbringenden Reinigungsleistungen müssen den anerkannten Grundsätzen und Regeln des Gebäudereinigerhandwerks entsprechen.
Der AN ist verpflichtet, die Reinigungsarbeiten fachgerecht und unter Verwendung von geeigneten Maschinen, Geräten und Reinigungsmitteln durchzuführen. Die Auswahl der Reinigungsmittel, Geräte und Maschinen und die Bestimmung der anzuwendenden Reinigungsverfahren bleiben im Rahmen der Leistungsbeschreibung und des Leistungsverzeichnisses dem AN überlassen.
Liegen Pflegeanleitungen vor, z. B. für bestimmte Bodenarten, Ausstattungs- und Einrichtungsgegenstände, so sind diese zwingend zu beachten. Geräte, Maschinen, Reinigungsmittel und Reinigungsverfahren, die die zu reinigenden Flächen und Einrichtungsgegenstände beschädigen können, dürfen nicht verwendet werden. Die AG können die Anwendung von bestimmten Reinigungsverfahren, Reinigungsmitteln, Reinigungsgeräten und Maschinen in besonders begründeten Fällen verlangen oder untersagen, insbesondere jene, welche von den Beschreibungen der Leistungsbeschreibung abweichend sind.
Die zum Einsatz kommenden Reinigungsmittel sowie die eingesetzten Reinigungstechniken müssen dem neuesten Stand in Bezug auf Umweltverträglichkeit und Entsorgungsmöglichkeit entsprechen. Die einschlägigen Umweltschutzbestimmungen müssen eingehalten werden. Es dürfen keine Gefahrstoffe im Sinne der Gefahrstoffverordnung in der Unterhaltsreinigung eingesetzt werden. Es dürfen nur unschädliche, insbesondere umweltfreundliche Reinigungsmittel eingesetzt werden. Das mit den Vergabeunterlagen eingereichte Umweltschutzkonzept für die Reinigungsleistungen in der Liegenschaft ist Bestandteil dieses Vertrages.
Ausnahmeregelung für Kalklöser
Abweichend von 7.3. dürfen Kalklöser als Gefahrstoff mit den Merkmalen "hautreizend" Kat.2 (H315) und/oder "augenreizend" Kat.2 (H319) versehen sein. Die Notwendigkeit ist gegenüber den AG zu begründen. Höhere Gefährdungen sind nicht erlaubt.
Regelungen zum Einsatz von Gefahrstoffen gemäß 7.3.1.
Werden Gefahrstoffe nach 7.3.1. eingesetzt, hat der AN eine Gefährdungsbeurteilung (§6 GefStoffV) durchzuführen. Der AN hat die Unterweisung (§14 GefStoffV) durchzuführen, eine Betriebsanweisung (§14 GefStoffV) am Einsatzort vorzuhalten und ggf. die Schutzausrüstung zu stellen.
Nachweis der Ressourcenschonung
Eingesetzte Reinigungsmittel müssen die Kriterien
- nach Beschluss 2011/383/EU (vormals Entscheidung 2005/344/EG) oder
- nach RAL-UZ 194 oder
- nach Nordic Ecolabelling of Cleaning products oder
- nach Richtlinie UZ-30 erfüllen.
Der Nachweis kann entweder geführt werden durch das Umweltzeichen für a) EU-Blume/Eco-Label, für b) Blauer Engel, für c) Nordic Swan oder für d) Österreichisches Umweltzeichen, oder er kann durch andere geeignete Beweismittel, wie technische Unterlagen des Herstellers oder Prüfberichte anerkannter Stellen, erfolgen.
Reinigungsmittel müssen den Anforderungen unter 6.4. a) - d) entsprechen und deren herzustellenden Unternehmen, müssen eine europäisch anerkannte Umweltzertifizierung wie EMAS oder DIN EN ISO 14001 haben.
In der Sonder- bzw. der Grundreinigung sind Gefahrstoffe erlaubt, müssen aber vorher von den AG genehmigt werden.
Die AG haben das Recht, bestimmte Reinigungsverfahren oder die Verwendung bestimmter Reinigungs- und Desinfektionsmittel oder Reinigungsmittel abzulehnen oder zu wünschen.
Der AN hat auf Verlangen der AG unentgeltlich Proben der von ihm verwendeten Materialien an die AG zur Prüfung durch eine von dieser zu bestimmende Stelle abzugeben. Die Kosten für diese Prüfungen gehen zu Lasten des AN.
Durch die Reinigungsarbeiten dürfen keine gesundheitlichen Gefahren für die Benutzer und keine Schäden an den zu reinigenden Flächen und Räumen entstehen. Die Reinigungsmittel dürfen keine gesundheitsschädlichen Rückstände hinterlassen. Für die Reinigung und Pflege der Bodenflächen sind rutschhemmende Reinigungs- und Pflegemittel zu verwenden. Soweit erforderlich, hat der AN die gebotenen Sicherheitsmaßnahmen zu treffen und Hinweise auf Gefahrenstellen anzubringen (Bsp. Rutschgefahrschild).
Der AN hat den AG auf Verlangen eine aktuelle Liste der im Objekt verwendeten Behandlungsmittel (Reinigungs-, Pflege- und Desinfektionsmittel) sowie Sicherheitsdatenblätter gemäß Verordnung 2015/830/EU mit Verordnung 1907/2006/EG zur Verfügung zu stellen. Kosten für die Beschaffung der Sicherheitsdatenblätter gehen zu Lasten des AN.
Auf Verlangen der AG sind ihnen Proben der vom AN verwendeten Behandlungsmittel unentgeltlich zu überlassen.
Sicherheits- und Hygienevorschriften
Der AN hat alle für das Reinigungsobjekt geltenden allgemeinen und spezifischen Unfallverhütungs- und Sicherheitsvorschriften zu beachten
Die Dienstleistungen sind nach wirtschaftlichen, betrieblichen und ökologischen Erfordernissen unter Einhaltung der für das Gewerk gültigen Bestimmungen, behördlichen Auflagen und Bestimmungen, den jeweils gültigen allgemeinen anerkannten Regeln, Arbeitsmedizin und Hygiene, sonstigen gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen, den Herstellerangaben und unter Beachtung der Besonderheiten des Objektes durchzuführen (s. Anlage 5, Reinigungsarten und Qualitätssicherung).
Um eine hygienisch einwandfreie Reinigung der einzelnen Bereiche und Räumlichkeiten zu gewährleisten, ist der AN verpflichtet, gesondert verschiedenfarbige Eimer und dazu passende Reinigungstücher und -mittel einzusetzen und getrennt voneinander aufzubewahren. Zur Anwendung soll das sogenannte vier-Farb-System kommen (Rot: WC, Urinal; Gelb: Fliesen, Waschbecken; Blau: sonstige Oberflächen; Grün: Teeküchen, Lebensmittelbereiche).
Rechnungen und Zahlungen
Über die im abgelaufenen Monat erbrachten Leistungen stellt der AN jeweils eine spezifizierte, prüfbare Rechnung aus und reicht sie den AG bis zum 10. des Folgemonats ein. Alle Leistungen, mit Ausnahme der laufenden Unterhaltsreinigung, sind durch Leistungs-/Stundennachweise nachzuweisen, die der Beauftragte der AG bestätigt hat.
Die laufende Unterhaltsreinigung ist monatlich auf Basis der Dokumentation der Qualitätsüberwachung gem. Leistungsbeschreibung Pkt. 10. und eines monatlich durchzuführenden QM-Gespräches abzunehmen. Nur abgenommene Leistungen werden vergütet.
Die Rechnungsstellung erfolgt unter Angabe der jeweiligen Auftragsnummer per eRechnung im Format xRechnung. Zur korrekten Adressierung muss die xRechnung die Leitweg-ID des jeweiligen Rechnungsempfängers enthalten. Somit sind die Rechnungen zwingend unter Nutzung der OZG-konformen Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei (OZG-RE) nach den Vorgaben der E-Rechnungs-Verordnung elektronisch einzureichen; eine Einreichung der Rechnung in Schriftform ist nicht zulässig.
Die Parteien vereinbaren, dass Rechnungen, die nicht elektronisch gestellt werden, keinen Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB begründen.
Alle Rechnungen für die Unterhaltsreinigungen sind einschließlich der Abrechnungsunterlagen getrennt für die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK) einerseits und die Bundesanstalt für Post und Telekommunikation Deutsche Bundespost (BAnst PT) sowie die übrigen Sozialeinrichtungen andererseits einzureichen.
Die prozentuale Aufteilung dieser Rechnung wird mit dem Zuschlagsschreiben mitgeteilt und kann sich während der Vertragslaufzeit ggf. ändern.
Rechnungen für Bedarfs- und Sonderreinigungen werden an den Bereich adressiert, der sie in Auftrag gegeben hat. Die jeweiligen Auftragsnummern für die BAnst PT und die PBeaKK werden ebenfalls mit dem Zuschlagsschreiben mitgeteilt.
9.2.1.Für Leistungen in Räumen der PBeaKK sind die Rechnungen mit folgender Rechnungsanschrift zu versehen:
Postbeamtenkrankenkasse
Rechnungswesen
Postfach 50 08 20
70338 Stuttgart
Die Leitweg-ID der PBeaKK ist 992-80031-57.
9.2.2. Für Leistungen in allen übrigen Räumen sind die Rechnungen mit folgender Rechnungsanschrift zu versehen:
Bundesanstalt für Post und Telekommunikation Deutsche Bundespost
Finanzbuchhaltung
Postfach 200252
53132 Bonn
Die Leitweg-ID der BAnst PT ist 992-80030-60.
Die Rechnung muss neben den gesetzlich erforderlichen Mindestanforderungen (vgl. § 14 Abs. 4, 14a UStG) folgende Angaben enthalten:
- Benennung der Leistung (Unterhaltsreinigung, Bedarfsreinigung, Sonderreinigung),
- Leistungszeitraum,
- Menge in m² und/oder Anzahl der Arbeitsstunden,
- Einzelpreis je Einheit,
- Nettogesamtpreis,
- Umsatzsteuersatz und -betrag,
- Gesamtbetrag,
- gegebenenfalls Skontoabzug.
Die Zahlung des Rechnungsbetrages erfolgt nach Eingang der prüfbaren Rechnung binnen 30 Tagen. Ist ein Preisnachlass vereinbart, so erfolgt die Zahlung binnen der gewährten Skontofrist. Die Zahlungs- und Skontofrist beginnt mit dem Eingang der prüfungsfähigen Rechnung.
Bei den Rechnungen ist zwischen den regelmäßigen (Standard-) Leistungen und Auftragsleistungen zu differenzieren. Bei Auftragsleistungen sind die Art der Leistungen, die Preisposition, das Volumen und der Besteller anzugeben. Den Rechnungen für Auftragsleistungen sind als Anlage die vom Leistungsabnehmer gegengezeichneten Arbeitsbelege und Stundennachweise beizufügen.
In der Rechnung sind die Stundenverrechnungssätze am Schluss nachzuweisen. Ferner sind Name und Qualifikation der Arbeitskräfte (z.B. Meister, Geselle), die geleisteten Arbeitsstunden je Arbeitskraft und die Art der Leistung anzugeben.
-
- Alle Preise verstehen sich zuzüglich der zurzeit gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer. Sollte sich während der Vertragsdauer die Höhe der Mehrwertsteuer ändern, so wird diese der AG in der dann gültigen Höhe weiterberechnet.
Preise/Preisänderungsvereinbarung
Das Entgelt für die Leistungen, welche der AN nach diesem Vertrag erbringt, richtet sich nach dem Angebot des AN. Entspricht der Gesamtbetrag einer Position nicht dem Ergebnis der Multiplikation von Mengenansatz und Einheitspreis, so ist der Einheitspreis maßgebend. Das Entgelt wird jeweils im Nachhinein für den Zeitraum eines Monats gezahlt (siehe Ziff. 9.1).
Auf Leistungen, die auf Anforderung der AG sonntags, feiertags oder nachts erbracht werden, kann der AN Zuschläge gemäß § 3 Rahmentarifvertrag (RTV) für gewerblich Beschäftigte in der Gebäudereinigung vom 31.10.2019 in Verbindung mit den Bestimmungen des Lohntarifvertrages vom 15. November 2024 in der jeweils gültigen Fassung berechnen. Zuschläge werden nur auf den Lohnkostenanteil am Stundenverrechnungssatz gezahlt.
Die Stundenverrechnungssätze für die Unterhaltsreinigung und die Bedarfsreinigungen unterliegen einer Preisanpassung nach Maßgabe von 10.4.
Die Preise für die Zusatz-/Sonderreinigungen sind für die Dauer der Vertragslaufzeit Festpreise.
Preisgleitklausel Der festgelegte Lohnkostenanteil beträgt bei Vertragsbeginn dem in der „Anlage 3_Kalkulationstabellen UHR-BR_Los1“, 2. Tabellenblatt „SVS Unterhaltsreinigung“, Zelle C49 kalkulierten Wert.
Ändern sich nach Vertragsbeginn die maßgebenden Tariflöhne oder die gesetzlichen oder tariflichen Sozialaufwendungen oder Soziallöhne, so kann der AN oder können die AG eine Preiserhöhung oder -reduzierung nach folgender Formel verlangen:
Preisänderung bei Änderung der Löhne
Lohnkostenanteil in % x Änderungssatz in %
100
= Preisänderungssatz in %
Zugrunde gelegt werden jeweils die Angaben in der mit dem Angebot eingereichten Kalkulation des Stundenverrechnungssatzes.
Änderung des Lohnkostenanteils
Durch die Preisänderung nach 10.4.1 ändert sich auch der Lohnkostenanteil vom neuen Abrechnungspreis. Dieser wird nach folgender Formel neu berechnet:
(bisheriger Lohnkostenanteil in % + Preisänderungssatz in %) x 100
100 % + Preisänderungssatz in %
= neuer Lohnkostenanteil in %
Das Verlangen der Preisänderung ist den AG per E-Mail an den Fachbereich Einkauf (einkauf@banst-pt.de ) mitzuteilen, wird dort nach den Formeln unter 10.4.1 und 10.4.3 neu berechnet und dem AN schriftlich mitgeteilt. Die Anpassung erfolgt mit Wirkung vom 1. des dem Verlangen folgenden Monats, jedoch frühestens zu dem Zeitpunkt, zu dem die neuen Lohntarife und/oder Änderungen der lohngebundenen Kosten in Kraft treten.
Mit dem Erhöhungs- oder Reduzierungsverlangen hat der AN die Änderung der Tariflöhne bzw. lohngebundenen Kosten nachzuweisen. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage des geänderten Lohn- und/oder Rahmentarifvertrages bzw. durch Hinweis auf gesetzliche Änderungen, die im Auszug dem Erhöhungsverlangen beizufügen sind.
Leistungsbeginn, Vertragslaufzeit und Kündigung
Der Vertrag beginnt am 01.01.2027. Die Laufzeit richtet sich nach Ziff. 1.3 der Vergabeunterlage.
Der Vertrag wird für die Dauer von 24 Monaten, d. h. bis zum 31.12.2028 abgeschlossen.
Sollte dem AN drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit keine Kündigung zugegangen sein, so verlängert sich die Laufzeit automatisch um weitere 24 Monate.“
Die AG können, abgesehen von sonstigen gesetzlichen Bestimmungen, das Vertragsverhältnis außerordentlich kündigen, wenn der AN in Insolvenz gerät oder wenn die Voraussetzungen zur Eröffnung eines Insolvenz- oder Vergleichsverfahrens gegeben sind. Ferner bleibt den Parteien die außerordentliche Kündigung dieses Vertrages aus wichtigem Grund vorbehalten. Ein wichtiger Grund ist insbesondere anzunehmen, wenn Tatsachen vorliegen, aufgrund derer dem Kündigenden unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalles und unter Abwägung der Interessen beider Vertragsteile die Fortsetzung des Vertrages bis zu der vereinbarten Beendigung des Vertragsverhältnisses nicht zugemutet werden kann.
Als wichtiger Kündigungsgrund für eine außerordentliche Kündigung durch die AG kommen insbesondere in Betracht:
- dass der AN Personen, die auf Seiten der AG mit der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung des Vertrages befasst sind, mit Rücksicht auf ihre Zugehörigkeit zur AG Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt hat,
- wettbewerbsbeschränkende Absprachen (§ 1 GWB),
- unrichtige Angaben im Rahmen der Angebotsabgabe, die erst zu einem späteren Zeitpunkt erkannt werden,
- Nichtanwendung der für allgemeinverbindlich erklärten Mindestlohn- und Rahmentarifverträge sowie der Arbeitsschutzbestimmungen, Verstoß gegen Bestimmungen des Ausländerrechts sowie die Nichterfüllung sozialversicherungsrechtlicher Pflichten,
- nicht nur geringfügige Vertragsverletzungen, denen der AN trotz Mahnung innerhalb einer zumutbaren Frist nicht abgeholfen hat,
- ungenehmigten Einsatz von Subunternehmen,
- die Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen des AN oder dessen Verschleppung,
- mehrfache Pfändungen von Vergütungsansprüchen durch Dritte,
- Zuwiderhandlungen gegen Ziffer 5.12 und 5.13.
Die Kündigung hat schriftlich zu erfolgen.
Der AN hat bei fristloser Kündigung keine Ansprüche gegenüber den AG. Die Vergütung wird unter Vorbehalt von Minderungs- oder anderweitigen Ansprüchen nur bis zum Vertragsende gezahlt. Bei einer außerordentlichen Kündigung sind die AG berechtigt, vom AN Ersatz des ihr hierdurch entstandenen Schadens zu verlangen. Schadensersatzansprüche des AN infolge fristloser Kündigung sind ausgeschlossen.
Bescheinigungen / Erklärungen
Zu Beginn des Vertrages und danach zu Beginn eines jeden Kalenderjahres - spätestens bis zum 31. Januar jeden Jahres hat der AN folgende Bescheinigungen / Erklärungen den AG unaufgefordert vorzulegen:
- eine gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamtes,
- Erklärung, dass er seinen gesetzlichen Pflichten zur Zahlung, auch der nicht vom Finanzamt erhobenen Steuern, Abgaben und Beiträge, nachgekommen ist.
Kommt der AN dieser Verpflichtung nicht fristgerecht nach, können die AG nach vorheriger zweifacher schriftlicher Mahnung das Vertragsverhältnis fristlos kündigen.
Abwerbung von Arbeitskräften
Die Vertragsparteien verpflichten sich, weder unmittelbar noch mittelbar Arbeitskräfte abzuwerben.
Zugangskarten (elektronisches Schließsystem)
14.1. Die arbeitstägliche Entgegenahme der zur Reinigung notwendigen Zugangskarten erfolgt gegen Unterschrift durch den/der Vorarbeiter/in an der Pforte.
Sämtliche zur Durchführung der Reinigungsarbeiten erforderlichen Schlüssel/Zugangskarten sind jeweils zu Arbeitsbeginn ausschließlich von dem/der Vorarbeiter/in gegen schriftliche Quittung an die Reinigungskräfte auszugeben und bei Arbeitsende wieder entgegenzunehmen und arbeitstäglich an der Pforte wieder zurückzugeben.
Den Reinigungskräften ist durch den/die Vorarbeiter/in nur der für das jeweilige Reinigungsrevier benötigte Zugangskarten/ Schlüssel auszuhändigen.
Er ist nach Beendigung der Arbeiten umgehend an die Objektleitung / den/die Vorarbeiter/in zur sicheren Aufbewahrung zurückzugeben.
Im Einzelfall können gesonderte Vereinbarungen zwischen AG und AN getroffen werden.
14.2. Der Verlust von Zugangskarten ist der Auftraggeberin unverzüglich anzuzeigen; in diesem Fall ist die Auftraggeberin berechtigt, auf Kosten des Auftragnehmers neue Schlösser und Zugangskarten anfertigen zu lassen. Der Auftragnehmer haftet für alle Schäden, die sich aus dem Verlust der Zugangskarte ergeben. Die Haftung umfasst auch entstehende Folgeschäden (z.B. Diebstahl, Vandalismus).
14.3. Verschlossen vorgefundene Räume sind unmittelbar nach der Reinigung wieder zu verschließen. Darüber hinaus sind spätestens nach der Erledigung der Reinigungsarbeiten alle Fenster zu schließen, Wasserhähne nach Gebrauch zuzudrehen und Beleuchtungskörper auszuschalten. Bereits belegte Steckdosen sind nicht zu benutzen. Alle Einrichtungsgegenstände sind an ihren ursprünglichen Ort zu stellen.
Haftung / Unfallversicherung und Verhalten im Schadensfall
Der AN haftet für Personen-, Sach- und Vermögensschäden, die nachweislich durch ihn oder seine Mitarbeiter verursacht wurden. Alle Ansprüche Dritter wegen Personen-, Sach- und sonstiger Schäden, die sich bei der Erfüllung der vertraglichen Leistungen oder sonstiger vertraglicher Verpflichtungen ergeben, richten sich gegen den AN. Dieser stellt die AG von jeglichen Haftungsansprüchen gegenüber Dritten frei.
Ferner ist der AN verpflichtet, für die Dauer des Vertrages eine Haftpflichtversicherung mindestens in der folgenden Höhe abzuschließen und durch unaufgeforderte Vorlage des Versicherungsscheines nachzuweisen:
Personenschäden: 1.500.000,00 €
Sachschäden: 2.500.000,00 €
Vermögensschäden: 1.000.000,00 €
Schlüssel-/Kartenverlust: 500.000,00 €
Der AN kann Gegenstände, bei denen Schäden erkennbar oder zu erwarten sind, unverzüglich unbearbeitet zurückzuweisen. Insbesondere ist vom AN keine Haftung für Schäden zu übernehmen, die durch die Beschaffenheit der Ware, wie z.B. ungenügende Festigkeit, Farbunechtheit, verborgene Mängel, unsachgemäße frühere Behandlung und dergleichen entstehen. Die Entfernung von Flecken erfolgt daher nur insoweit, als dies ohne Schädigung von Farbe und Gewebe möglich ist.
Verhalten im Schadensfall: Mängel und Schäden, die bei den Reinigungsarbeiten in den Räumen, an den Rahmen- und Glasflächen und Einrichtungsgegenständen festgestellt oder verursacht werden, sind dem Beauftragten der AG unverzüglich zu melden. Soweit diese Mängel und Schäden eine Gefährdung für das Reinigungspersonal darstellen, darf die Reinigung nicht vor Beseitigung der Gefahr ausgeführt werden. Die AG können die von dem AN und seinem Personal schuldhaft verursachten Schäden zu Lasten des AN beseitigen lassen.
Der AN ist Mitglied der gesetzlichen Unfallversicherung und verpflichtet sich zur Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften. Der AN hat daher ohne Anspruch auf besondere Vergütung alle zur Verhütung von Personen- und Sachschäden notwendigen Vorkehrungen zu treffen. Er ist im Rahmen der Leistungserfüllung verpflichtet, die in der jeweiligen Liegenschaft anwesenden Personen vor Gefährdungen im Zusammenhang mit den auszuführenden Arbeiten zu schützen und die erforderlichen Sicherungsmaßnahmen durchzuführen.
Datenschutzbestimmungen
16.1. Der AN gewährleistet, dass alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung oder Erfüllung des Vertrages betraut werden, zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen und weist dies dem Verantwortlichen auf Wunsch nach. Die Verschwiegenheitspflicht umfasst insbesondere alle vertraulichen Informationen sowie Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse oder ähnliches.
16.2. Die Verschwiegenheitspflicht zur Wahrung des Datengeheimnisses nach dieser Erklärung besteht auch nach der Beendigung des zwischen dem AN und den AG bestehenden Vertragsverhältnisses auf unbestimmte Zeit fort.
16.3. Der AN verpflichtet sich, Unteraufträge nur nach ausdrücklicher und vorher einzuholender Zustimmung der AG zu vergeben und auch die Unterauftragnehmer entsprechend der vorliegenden Erklärung zu verpflichten.