Anlage 3a_Kalkulationshinweise UHR-BR_Los1.docx

Grundsätzliche Bearbeitungshinweise

Für die Kalkulation der Unterhaltsreinigung sind ausschließlich die Kalkulationstabellen in der Excel-Datei „Anlage_3_Kalkulationstabellen_UHR-BR_Los1“ wie nachstehend beschrieben zu verwenden. Andere Kalkulationstabellen werden nicht anerkannt und führen zum Ausschluss!

Alle Tabellenblätter und Zellen sind geschützt. Lediglich die Zellen, in denen Eintragungen gemacht werden müssen, sind freigegeben. Diese freigegebenen Zellen/Spalten sind farblich grau hinterlegt und die Schriftfarbe der Eintragung ist blau. Alle Eingabefelder sind auszufüllen, sofern in den nachfolgenden Kalkulationshinweisen (3.5 / 3.12 / 5. / 6.) keine Ausnahmen zugelassen sind. Fehlende Eintragungen führen zum Ausschluss!

Sollte in geschützten Tabellenbereichen der Zellschutz geöffnet oder gar geschützte Inhalte oder Formeln manipuliert/verändert werden, ist das eine Veränderung der Vergabeunterlagen und führt zum direkten Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.

Tabellenblatt „Kalkulation Unterhaltsreinigung“

(Anlage_3_Kalkulationstabellen_UHR-BR_Los1, 1. Tabellenblatt)

Kalkulation der Unterhaltsreinigung: Pos. 1

Im Tabellenblatt „Kalkulation Unterhaltsreinigung“ sind die Summen der einzelnen Räume aus dem Raumflächenverzeichnis gegliedert nach den Reinigungsgruppen zusammengefasst.

Diese summierten Werte pro Reinigungsgruppe multiplizieren sich mit den verrechenbaren Tagen (Reinigungstage/Jahr gemäß Pkt. 6. der Leistungsbeschreibung LOS 1). Im Ergebnis ergeben sich die zu reinigenden Flächen je Reinigungsgruppe pro Jahr.

In Spalte E „maximaler Leistungswert“ sind die Leistungswerte pro Reinigungsgruppe gemäß Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis gewissenhaft ermittelt worden, die als maximal machbarer Wert unter den objektspezifischen Eigenarten sowie der geforderten Qualität gelten. Die vorgegebenen Leistungswerte sind verbindliche Obergrenzen, die nur in eingehend begründeten Einzelfällen überschritten werden dürfen.

In Spalte F „Leistungswert-Angabe“ kalkuliert der Bieter die für ihn machbaren Leistungswerte. Wird in Einzelfällen ein höherer als der maximale Leistungswert kalkuliert, ist die Machbarkeit eingehend und nachvollziehbar auf einer eigenen Anlage zum Angebot zu begründen. Eine fehlende Begründung führt zum Ausschluss.

Kann der Bieter mit seiner Begründung, gegebenenfalls nach Aufklärung, den Nachweis erbringen, dass der höhere Leistungswert möglich ist, wird dieser zugelassen.

Kann der Bieter mit seiner Begründung, gegebenenfalls nach Aufklärung, nicht nachweisen, dass der höhere Leistungswert machbar ist, wird der Bieter vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Eine nachträgliche Korrektur, also eine Verringerung/ Änderung des Leistungswertes ist nach Ablauf der Angebotsfrist nicht mehr möglich.

Die weitere Berechnung in dieser Tabelle erfolgt, indem die Flächen im Jahr dividiert mit den kalkulierten Leistungswerten, die Stunden im Jahr ausweisen. Wiederum dividiert mit 12 Monaten errechnen sich die Stunden im Monat.

Die Stunden im Jahr bzw. Stunden im Monat multiplizieren sich mit dem separat zu kalkulierenden Stundenverrechnungssatz für die Unterhaltsreinigung (2. Tabellenblatt

„SVS Unterhaltsreinigung“) zu Kosten im Jahr bzw. im Monat in Euro netto, welche sich als „Summe Pos. 1 Jahreskosten Unterhaltsreinigung“ (Zelle K19) aufaddieren.

Der so ermittelte Jahreswert der Pos. 1 Jahreskosten Unterhaltsreinigung fließt in die Gesamtkalkulation des Loses 1 ein.

Kalkulation der Bedarfsreinigung: Pos. 2

Unter dieser Position werden die Kosten für die Bedarfsreinigung (gemäß Pkt. 4.2 der Leistungsbeschreibung LOS 1) kalkuliert.

In Anlage 5_Leistungsbeschreibung UHR-BR Kapitel 4.2 ist der voraussichtliche zusätzliche Reinigungsbedarf aufgeführt. Der Angebotskalkulation ist eine geschätzte Anzahl von 1.000 Stunden pro Jahr zugrunde gelegt. Es handelt sich um eine Prognose. Die angegebene Stundenzahl wird nicht garantiert.

Diese Stundenzahl pro Jahr (eingetragen in Zelle G23) multipliziert sich mit dem separat zu kalkulierenden Stundenverrechnungssatz für die Bedarfsreinigung (6. Tabellenblatt „SVS Bedarfsreinigung“) zu Kosten im Jahr in Euro netto.

Der so ermittelte Jahreswert der „Pos. 2 Jahreskosten Bedarfsreinigung“ (Zelle K25) fließt in die Gesamtkalkulation des Loses 1 ein.

Kalkulation der Zusatzreinigung / Sonderreinigung: Pos. 3.

Unter dieser Position werden die Kosten für die Zusatz- u. Sonderreinigung (gemäß Pkt. 1.2 der Leistungsbeschreibung LOS 1) kalkuliert. Hierfür ist der Preis pro m² einzutragen.

Der so ermittelte Jahreswert der Pos. 3 Jahreskosten Sonderreinigung fließt in die Gesamtkalkulation des Loses 1 ein.

Tabellenblatt „SVS Unterhaltsreinigung“

(Anlage_3_Kalkulationstabellen_UHR-BR_Los1, 2. Tabellenblatt)

In diesem Tabellenblatt wird der Stundenverrechnungssatz für die laufende Unterhaltsreinigung kalkuliert.

• 1. Als Erstes hat der Bieter die voraussichtlichen kalkulatorischen Fehltage einzutragen:
     • Urlaubstage
     • tarifliche Freistellungen (gem. allgemeinverbindlichem Rahmentarifvertrag)
     • wahrscheinliche Krankheitstage

Mit diesen Angaben werden die sogenannten produktiven Arbeitstage (verrechenbare Tage abzüglich voraussichtlicher Fehltage) ermittelt.

• 1. Im Bereich A-1 ist mit dem ab 01.01.2026 gültigen Mindestlohn der Lohngruppe 1 für die gewerblichen Beschäftigten in der Gebäudereinigung einheitlich zu kalkulieren.
  2. Im Bereich A-2 bis A-8 sind die jeweiligen Zuschläge für die lohngebundenen Kosten entsprechend einzutragen.
  3. Im Bereich B-1 bis B-8 wird automatisch mit Bezug der produktiven Tage der Zuschlagssatz für die Ausfallzeiten und zu zahlende Feiertagsentgelte errechnet. Da auf die jeweiligen Positionen auch Sozialversicherungsleistungen anfallen, sind diese ebenfalls eingerechnet. Eine Veränderung dieser Positionen ist nur durch die Veränderung der Angabe: Urlaubstage, tarifliche Freistellung oder wahrscheinlicher Krankheitstage möglich.
  4. Im Bereich B-9 und B-10 müssen die Bieter einen Zuschlagssatz für zusätzliches Urlaubsgeld und den entsprechenden Sozialversicherungszuschlag eintragen, die eine sogenannte „doppelte Tarifbindung“ im Unternehmen haben. Wer Mitglied in der Gebäudereinigerinnung ist und Mitarbeiter beschäftigt, die in der IG BAU Mitglied sind, muss die nicht allgemeinverbindliche zusätzliche Urlaubsgeldgewährung einkalkulieren. Wenn NICHT, dürfen diese zwei Felder mit dem Wert 0,00% versehen werden.
  5. Im Bereich B-11 wird der separat zu kalkulierende (siehe Tabellenblatt „Kalkulation B11 und C1“) Vorarbeiter als Wert automatisch übertragen.
  6. Im Bereich C-1 wird der separat zu kalkulierende (siehe Tabellenblatt „Kalkulation B11 und C1“) Objektleiter als Wert automatisch übertragen.
  7. Im Bereich C-2 und C-3 müssen die vom Bieter zu ermittelnden Zuschläge der entsprechenden Positionsbeschreibungen eingetragen werden.
  8. Im Bereich D-1 und D-2 werden die separat zu kalkulierenden Kosten für Reinigungsmittel und Kleinmaterial sowie für Maschinen und Geräte (siehe Tabellenblätter „Kalkulation D1“ und „Kalkulation D2“) automatisch übertragen.
  9. Die Bereiche D-3 bis D-7 (Gemeinkosten des Bieters) werden frei als jeweiliger prozentualer Zuschlag entsprechend der Positionsbeschreibung kalkuliert.
  10. Im Bereich E-1 wird der Wagnis- und Gewinnzuschlag kalkuliert.
  11. Der gleiche Bearbeitungsweg ist für die Kalkulation des Stundenverrechnungssatzes der geringfügig Beschäftigten vorzunehmen. Insbesondere bei den Sozialversicherungseintragungen dürfen hier aufgrund der Pauschalversteuerung 0,00% Werte bei der Arbeitslosen- und Pflegeversicherung eingetragen werden. Abweichungen sind zugelassen.
  12. Die Reinigung sollte überwiegend mit sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten ausgeführt werden.
  13. Aus dieser Eintragung wird dann der durchschnittliche Stundenverrechnungssatz Unterhaltsreinigung ermittelt, der automatisch in das Tabellenblatt „Kalkulation Unterhaltsreinigung“ als Multiplikator von Stunden zu Kosten übertragen wird.

Tabellenblatt „Kalkulation B11 und C1“

(Anlage_3_Kalkulationstabellen_UHR-BR_Los1, 3. Tabellenblatt)

Vorarbeiterkosten B11

Unter Beachtung der Vorgaben in Pkt. 9.9 der Leistungsbeschreibung für die Unterhaltsreinigung ist die Anwesenheitszeit des Vorarbeiters zu planen.

Der Bieter kalkuliert den geplanten Vorarbeiter anhand seiner Tagesstunden sowie seines Stundenlohnes. Tarifvertragliche Lohnbindungen sind zu beachten! Es ist mindestens mit dem ab 01.01.2026 gültigen Mindestlohn der Lohngruppe 1 für die gewerblichen Beschäftigten in der Gebäudereinigung zu kalkulieren. Auf den Stundenlohn werden die jeweiligen Zuschlagssätze bis zu den Selbstkosten und auf die Selbstkosten noch ein Wagnis- und Gewinnzuschlag kalkuliert. Die geplante Anwesenheitszeit des Vorarbeiters (Stunden im Jahr) multipliziert sich mit dem so ermittelten Stundenverrechnungssatz des einzusetzenden Vorarbeiters zu Vorarbeiterkosten im Jahr.

Die Vorarbeiterkosten im Jahr übertragen sich automatisch in das Tabellenblatt „SVS Unterhaltsreinigung“ in die Positionsberechnung B-11.

Objektleiterkosten C1

Unter Beachtung der Vorgaben in Pkt. 9.9 der Leistungsbeschreibung für die Unterhaltsreinigung

ist die Anwesenheitszeit des Objektleiters zu planen. Die geplante Anwesenheitszeit des Objektleiters (Stunden im Jahr) multipliziert sich mit dem einzutragenden frei zu kalkulierenden Stundenverrechnungssatz des einzusetzenden Objektleiters zu Objektleiterkosten im Jahr.

Die Objektleiterkosten im Jahr übertragen sich automatisch in das Tabellenblatt „SVS Unterhaltsreinigung“ in die Positionsberechnung C-1.

Tabellenblatt „Kalkulation D-1“

(Anlage_3_Kalkulationstabellen_UHR-BR_Los1, 4. Tabellenblatt)

Im Tabellenblatt „Kalkulation D-1“ werden die benötigten Reinigungsmittel und Kleinmaterialien

pro Mitarbeiter im Monat kalkuliert. Durch den einzutragenden Wert der Kosten des jeweiligen Reinigungsmittels oder Kleinmaterials errechnet sich der Mitarbeiterbedarf an Reinigungsmittel und Kleinmaterial pro Monat.

Neben den vorgegebenen Pos. 1 - 4, deren Eingabefelder zwingend auszufüllen sind, sind die Kosten für weitere Reinigungsmittel und Kleinmaterialien in den folgenden Zeilen frei zu kalkulieren. Dabei gilt: Wird in der Spalte „Artikelbezeichnung/Typ“ etwas eingetragen, sind alle Eingabefelder auszufüllen! Bleibt die Spalte

„Artikelbezeichnung/Typ“ frei, dürfen die restlichen Zellen leer bleiben.

Der Euro-Wert pro Mitarbeiter multipliziert sich mit der errechneten Mitarbeiteranzahl aus dem Tabellenblatt „Kalkulation Unterhaltsreinigung“ (Zeilen 54 - 56: Ø Reinigungsstunden am Tag / 4 Stunden Reinigungszeit im Objekt = ca. Anzahl der Mitarbeiter), sodass Kosten im Monat und Jahr für alle Mitarbeiter berechnet werden.

Die Kosten für Reinigungsmittel und Kleinmaterial im Jahr übertragen sich automatisch in das Tabellenblatt „SVS Unterhaltsreinigung“ in die Positionsberechnung D-1.

Tabellenblatt „Kalkulation D-2“

(Anlage_3_Kalkulationstabellen_UHR-BR_Los1, 5. Tabellenblatt)

Im Tabellenblatt „Kalkulation D-2“ wird die kalkulatorische Abschreibung von Geräten und Maschinen vorgenommen.

Neben den vorgegebenen Pos. 1 - 2, deren Eingabefelder zwingend auszufüllen sind, sind die Abschreibungskosten für weitere Geräte und Maschinen in den folgenden Zeilen frei zu kalkulieren. Dabei gilt: Wird in der Spalte „Artikelbezeichnung/Typ“ etwas eingetragen, sind alle Eingabefelder auszufüllen! Bleibt die Spalte

„Artikelbezeichnung/Typ“ frei, dürfen die restlichen Zellen leer bleiben.

Es sind alle Geräte und Maschinen mit dem Wiederbeschaffungswert und der voraussichtlichen Nutzungsdauer in Monaten zu kalkulieren. Daraus errechnen sich automatisch die gesamten kalkulatorischen Abschreibungswerte aller Maschinen und Geräte im Jahr. Diese Positionskalkulation beinhaltet NICHT die bilanzielle Abschreibungsmethodik, sondern die kalkulatorische Abschreibungsmethodik und soll eine Amortisationsberechnung für Maschinen und Geräte in der Wiederbeschaffung sein.

Diese kalkulatorischen Abschreibungskosten im Jahr übertragen sich automatisch in das Tabellenblatt „SVS Unterhaltsreinigung“ in die Positionsberechnung D-2.

Tabellenblatt „SVS Bedarfsreinigung“

(Anlage_3_Kalkulationstabellen_UHR-BR_Los1, 6. Tabellenblatt)

In diesem Tabellenblatt wird der Stundenverrechnungssatz für die Bedarfsreinigung kalkuliert.

Grundsätzlich wird dieser Stundenverrechnungssatz genau so kalkuliert, wie der Stundenverrechnungssatz für die Unterhaltsreinigung, jedoch mit der Einschränkung, dass keine zusätzlichen Vorarbeiter- und Objektleiterkosten mehr anfallen, da diese bereits in der laufenden Unterhaltsreinigung kalkuliert sind.

Die Positionen „Reinigungsmittel und Kleinmaterial“ und „Maschinen und Geräte“ sind frei zu kalkulieren.

Der so ermittelte Stundenverrechnungssatz Bedarfsreinigung überträgt sich automatisch in das Tabellenblatt „Kalkulation Unterhaltsreinigung“ an die entsprechende Stelle und dient als Multiplikator von Stunden zu Kosten.

Manueller Übertrag der Kalkulation in „Anlage 1_Angebotsschreiben und Preisblatt“

Die Wertungssumme netto für Los 1 ist manuell in die „Anlage 1_Angebotsschreiben und Preisblatt“ auf Seite 5 einzutragen. Dort werden dann ebenfalls manuell die auf die Nettosumme entfallende MwSt und die Brutto-Summe ermittelt und eingetragen.

Die Vergabestelle überprüft diese Berechnungen. Im Fall von Übertragungs- oder Rechenfehlern gilt die in der Kalkulationstabelle ermittelte Netto-Summe und der daraus rechnerisch korrekt ermittelte Bruttobetrag als Wertungspreis.