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Besondere Bewerbungsbedingungen

Öffentliche Ausschreibung nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) über

Übersetzungsleistungen für das NSU-Dokumentationszentrum

Az. B 24.16 - 0711/26/VV : 1

Ihre Vergabestelle für das Vergabeverfahren

Beschaffungsamt des BMI

Anschrift Beschaffungsamt des BMI

Referat B 24 Brühler Straße 3 53119 Bonn

Telefon +49 228 99 610-5416 Fax +49 228 99 61087-1000 E-Mail B24.16@bescha.bund.de Ansprechperson Frau Wagener

Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 05.09.2025

Besondere Bewerbungsbedingungen / Az. B 24.16 - 0711/26/VV : 1

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung .................................................................................................................................. 3

2. Verzeichnis der einzureichenden Dokumente .......................................................................... 3

3. Besondere Bewerbungsbedingungen für dieses Verfahren ..................................................... 4

3.1 Durchführung des Verfahrens .......................................................................................... 4

3.2 Fragen zum Vergabeverfahren ......................................................................................... 4

3.3 Kurzbeschreibung der Leistung und Losaufteilung ........................................................... 4

3.4 Nachweise und Erklärungen zur Eignung ......................................................................... 4

3.4.1 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 31 UVgO ....................... 5

3.4.2 Technische Fachkräfte ....................................................................................... 6

3.5 Sonstige unternehmensbezogene Erklärungen und Nachweise ...................................... 6

3.5.1 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ........................... 7

3.5.2 Unternehmensdaten ......................................................................................... 7

3.6 Angebotsformular ............................................................................................................. 7

3.7 Prüfung und Wertung der Angebote ................................................................................ 7

3.7.1 Angemessenheit der Preise ............................................................................... 7

3.7.2 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots ..................................................... 7

4. Verfahren bei Leistungsausfall der Auftragnehmerin während der Vertragslaufzeit .............. 8

5. Vertragsunterlagen ................................................................................................................... 8

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1. Einleitung

Die allgemeinen und die besonderen Bewerbungsbedingungen regeln die Durchführung des Vergabeverfahrens. Bitte beachten Sie zunächst die Anlage „Allgemeine Bewerbungsbedingungen“ (ABB). Hierin sind die grundlegenden Anforderungen und Rahmenbedingungen aller Vergabeverfahren des Beschaffungsamtes des BMI formuliert. Soweit im Folgenden abweichende Regelungen getroffen werden, gehen diese den Regelungen der ABB vor.

2. Verzeichnis der einzureichenden Dokumente

Ihnen werden im Rahmen dieses Vergabeverfahrens insgesamt 18 Dokumente als Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt. Im nachfolgenden Verzeichnis sind die von Ihnen mit dem Angebot zu übermittelnden Dokumente aufgelistet. Geforderte Unterlagen, für die kein Formular vorgesehen ist, sind von Ihnen zu erstellen und z. B. eingescannt als PDF-Datei einzureichen. Die Originale müssen auf Verlangen des Beschaffungsamtes des BMI vorgelegt werden.

Bitte beachten Sie, dass Sie alle während des Verfahrens eintretenden Umstände, die Einfluss auf Ihre Eignung und Ihre sonstigen Erklärungen haben könnten, unverzüglich dem Beschaffungsamt des BMI mitteilen müssen – insbesondere, wenn hierdurch die von Ihnen eingereichten Nachweise und Erklärungen unrichtig geworden sind. Das Beschaffungsamt des BMI tritt dann erneut in eine Eignungsprüfung ein, auch ein nachträglicher Ausschluss des Bieters vom Verfahren ist möglich. Sofern Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Nachweise und Erklärungen bestehen, kann die Vorlage weiterer Nachweise verlangt werden.

Mit dem Angebot sind folgende Dokumente einzureichen:

04_0711(26)_Angebotsformular

05_0711(26)_Vordruck Referenzen

06_0711(26)_Angabe der technischen Fachkräfte

07_0711(26)_Eigenerklärung Ausschlussgründe

08_0711(26)_Anlage Unternehmensdaten

Im Falle der Bildung von Bietergemeinschaften zusätzlich:

15_0711(26)_Bewerber Bietergemeinschaftserklärung

07_0711(26)_Eigenerklärung Ausschlussgründe (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft

08_0711(26)_Anlage Unternehmensdaten (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft

Im Falle des Einsatzes anderer Unternehmen im Rahmen einer Eignungsleihe zusätzlich vom eignungsverleihenden Unternehmen:

16_0711(26)_Verpflichtungserklärung Eignungsleihe Unteraufträge

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07_0711(26)_Eigenerklärung Ausschlussgründe (siehe oben)

08_0711(26)_Anlage Unternehmensdaten (siehe oben)

Im Falle des Einsatzes anderer Unternehmen im Rahmen einer Unterauftragsvergabe zusätzlich:

Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie bitte unter Bezugnahme auf die entsprechenden Unterlagen konkret mit, welche Informationen vertraulich zu behandeln sind.

3. Besondere Bewerbungsbedingungen für dieses Verfahren

3.1 Durchführung des Verfahrens

Bei dem vorliegenden Verfahren handelt es sich um eine öffentliche Ausschreibung nach der UVgO.

3.2 Fragen zum Vergabeverfahren

Soweit Sie Fragen zum Vergabeverfahren haben, beachten Sie bitte Ziffer 1.8 der ABB.

3.3 Kurzbeschreibung der Leistung und Losaufteilung

Gegenstand der Rahmenvereinbarung sind Übersetzungs- und Korrekturdienstleistungen für das Bundesamt für politische Bildung. Die Gesamtleistung bildet ein Los.

3.4 Nachweise und Erklärungen zur Eignung

Gemäß § 122 Abs. 1 GWB werden öffentliche Aufträge nur an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben, die nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind.

Bitte legen Sie die nachfolgend geforderten Nachweise und Erklärungen vor. Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften und für den Fall der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der ABB verwiesen.

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Sofern die nachfolgenden Nachweise und Erklärungen in einer separaten Anlage eingereicht werden, ist auf die hier angegebene Bezeichnung Bezug zu nehmen. Verweise auf Literatur oder auf Broschüren dürfen nur als ergänzende Information erfolgen. Diese Verweise können nicht die geforderten Angaben ersetzen, da sie vom Beschaffungsamt des BMI nicht geprüft und daher auch nicht berücksichtigt werden können. Fragen müssen vollständig und nachvollziehbar beantwortet werden.

3.4.1 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 31 UVgO

3.4.1.1 Referenzen

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte eine Liste mit mindestens drei geeigneten Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.

Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:

● Beschreibung der ausgeführten Leistungen, ● Wert des Auftrages, ● Zeitraum der Leistungserbringung, ● Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.

Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:

● Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (gerechnet vom Datum der letzten Leistungserbringung im jeweiligen Referenzprojekt bis zum Tag der Auftragsbekanntmachung/Veröffentlichung). ● Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:

○ Mindestens eine Referenz muss die Übersetzung in der Sprachrichtung Deutsch- Türkisch oder Türkisch-Deutsch umfassen. Mindestens eine Referenz muss die Übersetzung in der Sprachrichtung Deutsch-Englisch oder Englisch-Deutsch umfassen; die dritte Referenz kann frei zwischen Übersetzungen in den vorgegebenen Sprachrichtungen (Deutsch, Türkisch, Englisch) gewählt werden; ○ Mindestens ein Referenzauftrag muss die Übersetzung von Texten mit historischem, wissenschaftlichem oder erinnerungskulturellem Bezug umfassen. Die Übersetzung von allgemeiner Geschäfts- Werbe- oder Gebrauchstexte erfüllt diese Anforderung nicht. ○ Mindestens ein Referenzauftrag umfasst einen Umfang von 15.000 zu übersetzenden Normzeilen.

● Die genannten Referenzprojekte müssen grundsätzlich abgeschlossen sein. Ein nicht vollständig abgeschlossenes Referenzprojekt kann mit entsprechender Erläuterung benannt werden, wenn es mit seinem bereits abgeschlossenen Teil die Referenzanforderungen erfüllt. Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung dieser Referenz. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden. ● Für die Referenzen ist das Formular „Vordruck Referenzen“ zu verwenden. Nutzen Sie das Formular sofern erforderlich bitte mehrfach. ● Es sind nur drei Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Ende der

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Angebotsfrist nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.

Das Beschaffungsamt des BMI behält sich darüber hinaus vor, die angegebenen Referenzen durch Rückfrage bei den in den Referenzen genannten Ansprechpersonen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe mit dem Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ende der Angebotsfrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie sofern es Ihnen z. B. aus Geheimhaltungsgründen nicht möglich ist, den konkreten Auftragswert anzugeben, den Wert des Auftrags auch in Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).

3.4.2 Technische Fachkräfte

Benennen Sie in dem Dokument "Technische Fachkräfte" die technischen Fachkräfte, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, auch diejenigen, die nicht Ihrem Unternehmen angehören. Für die Erbringung der Übersetzungsleistungen dürfen ausschließlich Übersetzerinnen und Übersetzer eingesetzt werden, die die unter Ziffer 6 der Leistungsbeschreibung aufgeführten Voraussetzungen erfüllen. Bei Bedarf sind der Bedarfsträgerin jederzeit die entsprechenden Nachweise (bspw. Zeugnisse, Zertifikate, Arbeitszeugnisse etc.) für die einzelnen technischen Fachkräfte vorzulegen.

Benennen Sie darüber hinaus auch die Ansprechpersonen für die folgenden Aufgabenbereiche:

● Projektmanagement ● Qualitätskontrolle

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass schon bei der Angebotsabgabe mitzuteilen ist, ob Sie Teile der Leistung durch Fachkräfte erbringen lassen, die nicht fest in Ihrem Unternehmen angestellt sind. Dies würde insbesondere auf freiberuflich tätige Übersetzer und Übersetzerinnen zutreffen. Schon bei Angebotsabgabe wäre für einzusetzende Unterauftragnehmer/Innen zumindest die linke Spalte des Vordrucks „Unteraufträge“ auszufüllen. Spätestens vor Zuschlagserteilung nach Aufforderung der Vergabestelle wäre für alle einzusetzenden Unterauftragnehmer/Innen der Vordruck „Verpflichtungserklärung Eignungsleihe/Unteraufträge“ ausgefüllt und unterschrieben vorzulegen, sowie der Vordruck „Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen“ ausgefüllt und mit Angabe des Namens versehen, ebenfalls vorzulegen. Es wird hierbei auf § 6 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Beschaffungsamtes in der Fassung vom 15.07.2025 verwiesen.

3.5 Sonstige unternehmensbezogene Erklärungen und Nachweise

Bitte legen Sie die im Folgenden aufgeführten unternehmensbezogenen Erklärungen und Nachweise mit dem Angebot vor.

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3.5.1 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§ 123 oder 124 GWB vorliegen. Das Beschaffungsamt des BMI hat daher zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient das Formular „Eigenerklärung Ausschlussgründe“. Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der ABB verwiesen.

3.5.2 Unternehmensdaten

Die Anlage „Unternehmensdaten“ ist vollständig auszufüllen und Ihrem Angebot beizufügen. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen rein statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt das Beschaffungsamt des BMI für die vor dem Zuschlag einzuholende Registerauskunft nach § 6 Wettbewerbsregistergesetz.

Bei Bietergemeinschaften und im Falle der Eignungsleihe ist die Anlage „Unternehmensdaten“ für jedes beteiligte Unternehmen einzureichen.

3.6 Angebotsformular

Der Vordruck „Angebotsformular“ ist vollständig auszufüllen. Die Preise müssen alle in den Vertragsunterlagen insbesondere der Leistungsbeschreibung aufgestellten Anforderungen umfassen – sowohl die Eigenleistungen des Bieters bzw. der Bietergemeinschaft als auch die von Dritten (insbesondere von Unterauftragnehmern) zu erbringenden Leistungen. Der für die angebotene Leistung gültige Umsatzsteuersatz ist im Angebotsformular aus dem zur Verfügung stehenden Drop-Down-Menü auszuwählen.

3.7 Prüfung und Wertung der Angebote

Nach Ablauf der Angebotsfrist und Angebotsöffnung werden die Angebote einer Prüfung und Wertung unterzogen. Nach der formalen Prüfung des Angebotes gem. §§ 41 ff. UVgO wird geprüft, ob ein Bieter die für die Durchführung des Auftrags notwendige Eignung besitzt und nicht nach den §§ 123, 124 GWB, nach § 42 UVgO oder aus anderen Gründen ausgeschlossen werden muss.

3.7.1 Angemessenheit der Preise

Gemäß § 44 Abs. 1 UVgO verlangt das Beschaffungsamt des BMI vom Bieter Aufklärung, wenn die Preise oder die Kosten des Angebotes im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig erscheinen. Kann das Beschaffungsamt des BMI die ungewöhnlich niedrige Höhe der angebotenen Preise bzw. Kosten nicht zufriedenstellend aufklären, kann der Bieter ausgeschlossen werden. Der Ausschluss erfolgt zwingend, wenn Verpflichtungen nach § 44 Abs. 2 S. 2 Nr. 4 UVgO i. V. m. § 128 Abs. 1 GWB nicht eingehalten werden oder der Bieter an der Aufklärung nicht mitwirkt.

3.7.2 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste bedingungsgemäße Angebot erteilt.

Die Ermittlung erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungsverhältnisses. Vorliegend ergibt sich das beste Preis-Leistungsverhältnis aus dem geringsten Gesamtpreis inkl. der

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gesetzlichen (Einfuhr-)Umsatzsteuer und sonstigen eventuell von der Auftraggeberin zu tragenden Kosten z. B. Zollgebühren sowie Skontoabzug bei Erfüllung der in den Vertragsunterlagen inkl. der Leistungsbeschreibung gestellten Mindestanforderungen. Der Gesamtpreis ergibt sich aus dem Vordruck „Angebotsformular“. Wenn mehrere Angebote, die für den Zuschlag in Frage kommen, denselben Gesamtpreis besitzen (Preisgleichheit), entscheidet das Beschaffungsamt des BMI im Wege des Auslosungsverfahrens über den Zuschlag. Das Auslosungsverfahren wird im Vieraugenprinzip durchgeführt.

4. Verfahren bei Leistungsausfall der Auftragnehmerin

während der Vertragslaufzeit

Für den Fall, dass die Auftragnehmerin vor vollständiger Leistungserbringung wegen Kündigung aus wichtigem Grund, Insolvenz, wegen nicht nur vorübergehender subjektiver Unmöglichkeit der Leistung oder aus einem anderen vergleichbaren Grunde ausfällt, behält sich die Auftraggeberin vor, die Leistungserbringung den übrigen geeigneten Bietern in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses des vorausgegangenen Vergabeverfahrens auf der Grundlage ihrer bedingungsgemäßen Angebote anzutragen.

Dies gilt nur, wenn der Wert der sich daraus ergebende Erhöhung des Gesamtpreises nicht mehr als 30% des ursprünglichen Auftragswertes beträgt. Das Angebot zur Vertragsübernahme durch die Auftraggeberin wird die ursprünglich angebotenen Preise zuzüglich aller bis zu diesem Zeitpunkt möglichen Anpassung der Vergütung nach dem Vertrag berücksichtigen.

Eine Verpflichtung der Auftraggeberin zu einem Angebot zur Vertragsübernahme besteht nicht. Es bleibt ihr in jedem Fall vorbehalten die Leistung neu im Wettbewerb zu vergeben.

Die Auftragnehmerin ist verpflichtet die Vertragsübernahme durch die neue Auftragnehmerin nicht zu behindern und eine Kontinuität der Übersetzungsleistung bestmöglich bis zur Grenze der Unzumutbarkeit sicherzustellen.

5. Vertragsunterlagen

Mit der Zuschlagserteilung wird eine Rahmenvereinbarung geschlossen.

Die Vertragsunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung finden Sie in den Dokumenten, die als Anlagen beiliegen.

Hinweise zur E-Rechnung

Gemäß der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (ERechV) sind Sie zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Ausnahmen von dieser Verpflichtung sind in § 3 Absatz 3 ERechV geregelt. Informationen zur E-Rechnung finden Sie unter https://www.e-rechnung-bund.de/ und in der Anlage „Info E-Rechnung“.

Wir bedanken uns für Ihr Interesse an der vorliegenden Ausschreibung.

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