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Vergabeverfahren Nr. OV-014-2026

„Überlassung, Pflege und Wartung von Sage Lizenzen“

Anlage 01: Leistungsbeschreibung

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Inhaltsverzeichnis

1. BEZEICHNUNG DER LEISTUNG .................................................................................................... 2 1.1 Zur Auftraggeberin ............................................................................................................. 2 1.2 Laufzeit .............................................................................................................................. 2
2. ART UND UMFANG DER LEISTUNG (MINDESTANFORDERUNGEN) ...................................................... 2 2.1 Hintergrund ....................................................................................................................... 2 2.2 Vorhandene Module ........................................................................................................... 3 2.3 Module und Lizenzen ......................................................................................................... 4 2.3.1 verbindliche Module und Lizenzen (Mindestabnahme) .............................................................. 4 2.3.2 zusätzliche Module und Lizenzen auf Einzelabruf ...................................................................... 5 2.4 Höchstabrufvolumen der Rahmenvereinbarung ................................................................ 5
3. KONKRETISIERUNG EINZELNER LEISTUNGEN ................................................................................. 5 3.1 Neue Programmstände der Standardsoftware ................................................................... 5 3.2 Hotline ............................................................................................................................... 5
4. ABNAHME ................................................................................................................................ 6
5. ABRUF DER LEISTUNG ............................................................................................................... 6 5.1.1 Ansprechperson ....................................................................................................................... 6 5.1.2 Vorgaben zum Einzelabruf ........................................................................................................ 6
6. ANFORDERUNG AN DAS EINGESETZTE PERSONAL .......................................................................... 6
7. ANGEBOTSPREISE ..................................................................................................................... 6

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1. Bezeichnung der Leistung Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer EVB-IT Rahmenvereinbarung über die Überlassung, Pflege und Wartung von diversen Sage-Lizenzen (Anlage 07).

1.1 Zur Auftraggeberin Die Deutsches Institut für Urbanistik gGmbH – im Folgenden: Difu, AG bzw. Auftraggeberin – als größtes Stadtforschungsinstitut im deutschsprachigen Raum fungiert als wichtige Forschungs-, Fortbildungs-, Beratungs- und Informationseinrichtung für Probleme, Aufgaben und Lösungsansätze der Städte, Ge- meinden, Landkreise, Kommunalverbände und Planungsgemeinschaften. Es befasst sich interdiszipli- när und praxisnah mit Lösungen für alle Aufgaben, die Kommunen heute und in Zukunft zu bewältigen haben. Das Difu wird durch öffentliche Fördermittel finanziert und ist damit öffentliche Auftraggeberin im Sinne von § 98 GWB.

1.2 Laufzeit Die Rahmenvereinbarung beginnt am 01.01.2027 und wird mit einer festen Laufzeit von 2 Jahren ge- schlossen. Die Auftraggeberin ist berechtigt, die Laufzeit einseitig zweimal um jeweils ein weiteres Jahr zu verlängern. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt somit 4 Jahre.

Der Vertrag wird ausschließlich auf Grundlage der EVB-IT Rahmenvereinbarung geschlossen. Die/ Der Auftragnehmer:in kann Rechte und Pflichten aus dem Vertrag nur mit schriftlicher Einwilligung der Auf- traggeberin übertragen.

2. Art und Umfang der Leistung (Mindestanforderungen) 2.1 Hintergrund Im Difu sind derzeit rund 160 Tarifbeschäftigte, rund 35 studentische Beschäftigte und ein Beschäftig- ter mit Beamtenbesoldung an insgesamt 2 Standorten (Berlin und Köln) tätig. Das Difu wendet für die Tarifbeschäftigten die Tarifwerke TVöD Fassung Bund einschließlich TV-Ü und TV EntgeltO Bund an. Für die studentischen Beschäftigten werden die Bezüge nach festgelegten Monatsentgelten und der Anzahl der arbeitsvertraglich vereinbarten Stunden ermittelt. Ein Beschäftigter erhält sein monatliches Entgelt nach dem Bundesbesoldungsgesetz. Diese sowie die künftig darauf aufbauend vereinbarten Tarifverträge einschließlich der dazu verfassten Rundschreiben des Bundesministeriums des Innern für den Bund und der Senatsverwaltung für Finanzen für das Land Berlin sind in der Personal-Software zu berücksichtigen. Neben der Entgeltabrechnung müssen die Module insbesondere Folgendes unter Beachtung der ge- setzlichen Vorgaben ermöglichen: die Zeiterfassung, digitale Personalanträge, Urlaubsberechnung, Personalmanagement, Controlling von Personalkennzahlen, Reisekostenabrechnung, digitale Dienst- reiseanträge, Bewerbungsmanagement, Personalkostenhochrechnung, Ressourcenmanagement, di- gitale Unterstützung von Personalprozessen wie Ein-/Austrittsprozessen, Unterweisungen.

Im Bereich der Finanzbuchhaltung (Rechnungswesen und Warenwirtschaft) werden grundsätzlich sämtliche in der Variante Enterprise integrierte Anwendungsmöglichkeiten der Sage 100 genutzt, inklu- sive des Dokumentenmanagementsystem.

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In beiden Teilbereichen (Personal und Finanzbuchhaltung) können im Leistungszeitraum zusätzliche Schulungs-, Beratungs- und Anpassungsdienstleistungen entstehen.

In der bestehenden Sage 100 Systemumgebung werden zudem Difu spezifische Anpassungen, Erwei- terungen und Schnittstellen eingesetzt. Hierzu gehören unter anderem: • FZP AnBu Inventur • FZP-Projektmanagement einschließlich Difu spezifischer Erweiterungen und Schnittstellen • FZP-Webzeiterfassung • Difu spezifische Anbindung zwischen Sage HR und FZP-Projektmanagement zur Übernahme und Verarbeitung von Mitarbeiterdaten, Zeitmodellen sowie Zeit- und Fehlzeitinformationen

Diese bestehenden Anpassungen, Erweiterungen und Schnittstellen müssen weiterhin genutzt werden können. Eine Ablösung oder Neuerstellung ist derzeit nicht vorgesehen und nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Der/die Auftragnehmer:in hat die bestehenden Anpassungen, Erweiterungen und Schnittstellen sowie die hieraus resultierenden technischen Abhängigkeiten bei der Leistungserbrin- gung zu berücksichtigen. Dies gilt insbesondere bei Updates, Versionswechseln und sonstigen Ände- rungen an der Sage 100 Systemumgebung. Vor der Durchführung entsprechender Maßnahmen ist zu prüfen, ob Auswirkungen auf die bestehen- den Difu-spezifischen Lösungen, Schnittstellen oder deren Zusammenspiel zu erwarten sind. Soweit erforderlich, sind die Maßnahmen vorab mit der/dem von der Auftraggeberin beauftragten Systembe- treuer:in/Schnittstellenbetreiber:in abzustimmen. Die bestehenden Difu-spezifischen Anpassungen, Erweiterungen und Schnittstellen sowie die hieraus resultierenden technischen Abhängigkeiten sind bei der Kalkulation und Leistungserbringung entsprechend zu berücksichtigen. Die Betreuung und Weiterentwicklung der genannten kundenspezifischen Lösungen ist nicht Gegen- stand dieser Ausschreibung.

2.2 Vorhandene Module Die Auftraggeberin arbeitet derzeit mit der folgenden bereits installierten und implementierten Software des Herstellers Sage. Folgende Module sind vorhanden und im Einsatz:

• Sage 100 Rechnungswesen Enterprise
• Sage 100 Warenwirtschaft Enterprise
• Sage 100 Dokumentenmanagement
• OEM Sage-Third-PartyClient-Einzel-Lizenz Objekt "Stammdaten/Grundlagen" (unlimited)
• OEM Sage-Third-PartyClient-Einzel-Lizenz Objekt "Rechnungswesen" (unlimited)
• Sage HR Suite Personalabrechnung Enterprise
• Sage HR Suite Personalmanagement Enterprise
• Sage HR Controlling
• Sage HR Personalkostenplanung
• Sage HR Reisekosten
• Sage HR Zeitmanagement Enterprise
• Sage HR Mitarbeiterportal
• Sage HR Digitale Personalakte Professional
• Sage HR Bewerbermanagement Smart Professional

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• Sage HR Paket Terminalanbindung

Die Leistung beinhaltet die Überlassung der obengenannten Lizenzen entsprechend der EVB-IT-Rah- menvereinbarung, Modul Überlassung Typ B, die Pflege entsprechend des Moduls EVB-IT- Pflege S sowie Dienstleistungen entsprechend des Moduls Dienstleistung.

Dienstleistungen werden bei Bedarf auf Basis der im Preisblatt angebotenen verbindlichen Stundens- ätze abgerufen und umfassen insbesondere Beratungsleistungen, Schulungen, Konfigurationsleistun- gen, Programmierungen sowie Installationsleistungen, soweit sie im sachlichen Zusammenhang mit den vertragsgegenständlichen Lizenzen und Modulen stehen. Sie sind Bestandteil des maximalen Ab- rufvolumens der Rahmenvereinbarung. Zusätzliche Abrufe sind nur zulässig, soweit der in Ziff. 2.4 defi- nierte Höchstwert der Rahmenvereinbarung nicht überschritten wird.

2.3 Module und Lizenzen

Mit Zuschlag erfolgt ein verbindlicher Erstabruf der unter Ziff. 2.3.1 genannten Lizenzen und Module. (Mindestabnahme). Dieser Erstabruf begründet eine konkrete Abnahmeverpflichtung der Auftraggebe- rin. Darüberhinausgehende Leistungen werden im Wege von Einzelabrufen auf Grundlage der Rahmen- vereinbarung beauftragt.

2.3.1 verbindliche Module und Lizenzen (Mindestabnahme) Die Mindestabnahme entspricht dem verbindlichen Erstabruf der in dieser Ziffer aufgeführten Lizenzen und Module und gilt für die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung inkl. Verlängerungsoptionen.

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*Nutzungslizenz für 225 aktive Mitarbeitende (zzgl. bei lfd. Nr. 9: 500 Lizenzen für Reisekostenbearbei- tung externer Partner:innen)

2.3.2 zusätzliche Module und Lizenzen auf Einzelabruf Entsprechend dem Konstrukt einer Rahmenvereinbarung ist es möglich innerhalb der Vertragslaufzeit für weitere Nutzer:innen (auch unterjährig) einzelne Lizenzen aus den o.g. Modulen ergänzend abzuru- fen. Die Endlaufzeit der ergänzend abgerufenen Lizenzen endet spätestens mit Ablauf der aktuellen Ver- tragslaufzeit der Rahmenvereinbarung. Kürzere Laufzeiten sind möglich und werden im Rahmen des Einzelabrufes mitgeteilt.

2.4 Höchstabrufvolumen der Rahmenvereinbarung Der maximale Gesamtwert aller auf Grundlage dieser Rahmenvereinbarung abrufbaren Leistungen be- trägt 317.000 Euro netto. Der Höchstwert stellt den maximalen Gesamtwert sämtlicher auf Grundlage dieser Rahmenvereinbarung abrufbaren Leistungen dar. Er umfasst insbesondere den verbindlichen Erstabruf sowie sämtliche optionalen Abrufe von Lizenzen, Modulen und Dienstleistungen innerhalb der gesamten Vertragslaufzeit einschließlich sämtlicher Verlängerungsoptionen. Maßgeblich und verbindlich ist ausschließlich der vorstehend genannte Höchstwert in Euro. Eine Ver- pflichtung zur vollständigen Ausschöpfung des Höchstwertes durch die Auftraggeberin besteht nicht. Mit Erreichen des Höchstwertes sind weitere Abrufe unzulässig.

3. Konkretisierung einzelner Leistungen 3.1 Neue Programmstände der Standardsoftware Der/die Auftragnehmer:in verpflichtet sich zur Überlassung neuer Programmstände für die oben aufge- führten Lizenzen/ Module gemäß EVB-IT Rahmenvereinbarung, Modul Pflege S. Hierbei ist insbeson- dere darauf zu achten, dass tarif-, arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtliche Gesetzesände- rungen schnellstmöglich zur Verfügung gestellt werden.

3.2 Hotline In dem Angebotspreis zur Hotline (Modul Pflege S) sind folgende Leistungen verbindlich einzukalkulie- ren. Eine separate Vergütung erfolgt nicht: • Anwendungsunterstützung zu inhaltlichen Fragen zur Standardsoftware per Telefon oder E- Mail während der im EVB-IT Vertrag benannten Servicezeiten • Problemlösung per Fernzugriff (Fernwartung) in Absprache mit der Auftraggeberin, • Reaktionszeit innerhalb von 1,5 Stunden

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4. Abnahme Soweit Leistungen werkvertraglichen Charakter haben, erfolgt eine förmliche Abnahme. Für Leistungen ohne werkvertraglichen Charakter gelten die Regelungen der jeweiligen EVB-IT Ver- tragsmodule.

5. Abruf der Leistung 5.1.1 Ansprechperson Der/die Auftragnehmer:in stellt zwecks Entgegennahme von Einzelaufträgen die Erreichbarkeit über Telefon und E-Mail in der Zeit von Montag bis Donnerstag (09:00 Uhr–17:00 Uhr) sowie Freitag (09:00- 16:00 Uhr) sicher. Der/die Auftragnehmer:in (einschließlich der Unterauftragnehmer:innen) gewährleistet eine ordnungs- gemäße Ausführung der vereinbarten Aufträge.

5.1.2 Vorgaben zum Einzelabruf Die Einzelabrufe erfolgen ausschließlich auf Grundlage der in der Rahmenvereinbarung festgelegten Bedingungen und Preise (siehe hierzu Ergänzungen unter Ziff. 7) und erfolgen seitens der Auftraggebe- rin per E-Mail an die in der EVB-IT Rahmenvereinbarung (Anlage 07) hinterlegten E-Mailadresse der/des Auftragnehmer:in. Der/die Auftragnehmer:in bestätigt den Abruf auf Grundlage der bereits vereinbarten Vertragsbedin- gungen binnen 3 Werktagen.

6. Anforderung an das eingesetzte Personal Die im Angebot dargestellten Qualifikationen des eingesetzten Personals gelten verbindlich. Das ange- botene Personal ist zur Leistungserbringung einzusetzen. Ein Austausch des Personals bedarf der vor- herigen Zustimmung der Auftraggeberin und ist nur bei gleichwertiger Qualifikation zulässig.

7. Angebotspreise Die Angebotspreise (Anlage 03_Preisblatt) sind jeweils inkl. aller Nebenkosten, die zur vertragsgemäßen und funktionsgerechten Ausführung der Gesamtleistung erforderlich sind anzugeben, auch wenn sie in der Leistungsbeschreibung nicht besonders erwähnt wurden. Im Gesamtangebotspreis müssen neben der Softwarelizenzen sämtliche weitere Bedingungen und Serviceleistungen enthalten sein.

Die im Angebot genannten Preise für die Erstbestellung bzw. den Erstabruf der Sage-Lizenzen (siehe Anlage 03_Preisblatt, Pos. 1.1 bis 1.14) sind für den/die Auftragnehmer:in für die reguläre Vertragslauf- zeit (24 Monate) verbindlich. Die Preise sind ebenfalls verbindlich bei zusätzlichen Leistungsabrufen in- nerhalb der regulären Vertragslaufzeit von 24 Monaten (siehe Ziff. 2.3.2).

Nach Ablauf dieser Frist können nachgewiesene Preiserhöhungen des Herstellers Sage für die laufen- den Nutzungsverträge/Lizenzen auf Antrag der/des Auftragnehmer:in an die Auftraggeberin weiterge-

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geben werden. Voraussetzung hierfür ist, dass der/die Auftragnehmer:in die Preisänderung des Her- stellers durch offizielle Herstellernachweise transparent belegt und der Auftraggeberin spätestens 3 Monate vor Inkrafttreten schriftlich mitteilt. Die Preisanpassung ist auf das tatsächlich vom Hersteller durchgesetzte Ausmaß beschränkt. Zur Steu- erung des wirtschaftlichen Risikos gilt eine vertragliche Obergrenze (Kappungsgrenze): Die Preisanpas- sung darf pro Kalenderjahr maximal 3 % bezogen auf den jeweiligen Vorjahrespreis der Lizenzposition betragen. Darüberhinausgehende Preiserhöhungen des Herstellers trägt der/die Auftragnehmer:in als kaufmännisches Risiko. Erfolgt keine Preisanpassung nach o.g. Verfahren, gelten die vereinbarten Preise weiter.

Sämtliche sonstigen Preise und Stundensätze (Dienstleistungen, Pflege, Support; siehe Anlage 03_Preisblatt, Pos. 2.1 bis 3.5) bleiben über die gesamte Vertragslaufzeit inklusive Verlängerungsopti- onen fest und unveränderlich.

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