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Checkliste, Hinweise und Tipps für
Bieter zur Angebotsabgabe
Ansprechpartner und Autor: Tel.: 06831/444-910310
Landkreis Saarlouis E-Mail: zvs@landkreis-saarlouis.de Hauptamt (Amt 10) SG3 – Zentrale Vergabestelle (ZVS) Homepage: www.kreis-saarlouis.de Kaiser-Wilhelm-Straße 10 66740 Saarlouis Stand: 05. November 2024
Hinweis: Dieses Merkblatt wurde mit großer Sorgfalt erarbeitet. Gewähr für die Vollständigkeit und Rich- tigkeit des Inhalts kann ungeachtet dessen nicht übernommen werden. Die Checkliste ist lediglich ein Muster und soll dazu beitragen, das Risiko des Angebotsausschlusses zu minimieren. Sie erhebt jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit. In Abhängigkeit der zugrunde liegenden Vergabe- und Vertragsordnung oder Vergabeverordnung, der ausgeschriebenen Leistung oder des jeweiligen öffentlichen Auftraggebers können im Einzelfall weniger, mehr oder andere Nachweise gefordert sein.
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Wichtig: Dieses Informationsblatt soll Ihnen dazu dienen, häufige Fehler zu ver- meiden, die in der Regel zum Ausschluss eines Angebots im Vergabeverfahren führen. Es soll eine Vielzahl ungefähr gleich gelagerter Fälle abdecken und ist da- her nicht abschließend. Außerdem soll es Ihnen eine Hilfestellung bei der Prüfung Ihres Angebots auf Vollständigkeit geben und sowohl bei der Beantwortung von im Vorhinein aufkommenden Fragen als auch bei der Lösung von eventuellen Proble- men bei der Angebotserstellung und -einreichung behilflich sein
- Häufige Fehler, die zum Ausschluss führen
Ein Vergabeverfahren ist ein sehr formelles Verfahren. Bereits "kleine Fehler" können dazu führen, dass Ihr Angebot ausge- schlossen werden muss.
x Keine rechtzeitige Übermittlung des Angebots an den öffentlichen Auftraggeber innerhalb der Angebotsfrist (Tag und Uhrzeit beachten!) x Fehlende Unterschrift in geforderter Form und an der dafür vorgesehenen Stelle (Origi- nalunterschrift, elektronisch etc.) x Veränderungen an den Vergabeunterlagen (mit Ausnahme der explizit geforderten Eintragungen wie z.B. Produktnamen oder Preise) x Beifügung eigener Geschäftsbedingungen (AGBs), Zahlungsbedingungen, Gewährleis- tungsregelung etc.. Es gelten die AGB des Auftraggebers. Ihre AGBs können zum Aus- schluss des Angebots führen, da es sich u.U. ebenfalls um eine Änderung der Vertragsun- terlagen handeln kann
x Unvollständige Angebotsunterlagen wie bspw. o Fehlende oder unvollständige Nachweise oder Erklärungen, die ggf. trotz Erinnerung nicht nachgereicht wurden o Fehlende Preisangaben
x Unterschiedliche Preisangaben, z.B. im Angebotsschreiben, Leistungsverzeichnis und dem Bietertool der Vergabeplattform
x Keine 100%-ige Übereinstimmung zwischen dem angebotenen Produkt und dem ausgeschriebenen Produkt (Daten aus Prospekten werden auch als Grundlage zur Prü- fung genommen) x Keine Berücksichtigung von Antworten auf Bieterfragen bei vorzeitig eingereichten Angeboten
Es besteht nur in wenigen, im Gesetz ausdrücklich vorgesehenen Ausnahmen die Möglichkeit, fehlende oder unvollständige Angaben nachzureichen oder zu vervollständigen, so dass ein unvollständig eingereichtes Angebot meist nicht berücksichtigt werden darf.
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- Weitere Hinweise
a. Bevor Sie Ihr Angebot erstellen, lesen Sie die Vergabeunterlagen sorgfältig und vollstän- dig durch. Markieren Sie sich alle Anforderungen, die an die Bieter gestellt werden. Prüfen Sie ehrlich, ob Sie die Anforderungen der Leistungsbeschreibung, Liefer- und Ausführungs- fristen auch tatsächlich erfüllen können. b. Unabhängig von eigenen Verpackungseinheiten unbedingt den Einheitspreis einer Po- sition angeben und den Gesamtpreis für die abgefragte Menge berechnen, unter Umständen ist eine „Null“ einzutragen.
c. Bei Beschränkten und Öffentlichen Ausschreibungen gemäß VOB/A wird nach § 14 (6) VOB/A eine Mitteilung des Ausschreibungsergebnisses elektronisch zugestellt. Bei Ausschreibungen gemäß UVgO und VgV sind die Möglichkeiten zur Information stark eingeschränkt. Die Ver- sendung des Eröffnungsergebnisses ist nicht erlaubt. d. Es ist essenziell, dass Sie mit Ihrem Angebot bereits alle angeforderten Unterlagen (= alle Angaben, Erklärungen und Nachweise) abgeben. Bei Unterlagen, die im Rah- men der Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien relevant sind, ist eine Nachforderung ausgeschlossen. Fehlen diese Unterlagen, sind sie unvollständig, fehlerhaft oder entsprechen nicht unseren Vorgaben, so ist Ihr Angebot zwingend auszuschließen.
Vergabeportal DTVP
- Angebots- 2. Ausschreibung inkl. Weitere Funktionen des DTVP*: einreichung Vergabeunterlagen
- Stellen/Beantworten von Bieterfragen innerhalb der wird veröffentlicht
- Nachforderung/Nachreichung fehlen- Angebotsfrist der Unterlagen Verfügung
- ggf. Ausschreibungsergebnisse, Teil- nahmeanträge, Bewerberfragen u. Be- antwortung im Teilnahmewettbewerb
Bieter Vergabestelle (ZVS)
Verga- be- 4. Nach Zuschlag: Auf- 1. Auftraggeber stellt Aus- stelle (ZVS) tragsabwicklung zwi- schreibungsunterlagen zur schen AG und Bieter Verfügung
A u f trag geber ( AG)
*DTVP: Bei Fragen zur Angebots- bzw. Vergabeplattform DTVP sowie bei technischen Fragen und Problemen bzgl. der Angebotsabgabe können Sie Ihre Anliegen gerne über das DTVP-Ticketsystem an deren Support vorbringen. Diesen erreichen Sie online über https://support.cosinex.de/unternehmen oder telefonisch unter 0900-1-267463. (1,49 € pro Minute aus dem deutschen Festnetz, Mobilfunkkosten können abweichen; Mo-Fr, 07:00-17:00 Uhr)
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- Checkliste
✓ Prüfen Sie vor Abgabe Ihres Angebots die sachliche und rechnerische Richtigkeit und
verwenden Sie ausschließlich Originalvordrucke und Formulare des Auftraggebers
✓ Bieterfragen* wurden unverzüglich und in ausreichendem Abstand vor Ende der Ange-
botsfrist gestellt. Ihr Angebot entspricht dem Stand der letzten Antwort auf die Bieterfra-
gen
✓ Prüfen Sie vor Abgabe Ihres Angebots unbedingt, dass in diesem keine der o.g. Fehler,
die i.d.R. zum Ausschluss des Angebots führen, gemacht oder übersehen wurden
✓ Prüfen Sie vor Abgabe Ihr Angebot auf Vollständigkeit
✓ Alle notwendigen Unterschriften sind an vorgesehener Stelle (i.d.R. Angebotsvordruck)
und in geforderter Form (i.d.R. Textform) erfolgt
✓ Es sind alle geforderten Nachweise vollständig und ausgefüllt in gültiger Fassung bei-
gefügt
✓ Im Leistungsverzeichnis sind alle geforderten Preisangaben und sonstige Angaben nie-
dergeschrieben
✓ Alle angebotenen Produkte entsprechen vollständig den ausgeschriebenen Produkten
✓ Abgabe von Nebenangeboten ist nicht erfolgt, sofern nicht ausdrücklich zugelassen
✓ Falls Nachunternehmer miteinbezogen werden, wurden diese vollständig angegeben
✓ Keine Hinweise auf:
✓ Eigenen Geschäftsbedingungen (AGBs), weder im Leistungsverzeichnis (Kurz-LV,
Ursprungs-LV oder Abschrift) noch im Begleitschreiben (Fuß- oder Kopfzeile bitte auch
beachten) noch in beigefügten Prospekten oder an anderer Stelle innerhalb der Unter-
lagen
✓ Gerichtsstand
✓ von der Ausschreibung abweichende Gewährleistungsbedingungen
✓ Haftungsbeschränkung
✓ Das Angebot wird rechtzeitig vor dem Submissions- /Abgabetermin bzw. innerhalb der
Angebotsfrist (Tag und Uhrzeit beachten!) eingereicht
*Wichtig: Sofern über dieses Informationsblatt hinausgehende Probleme, Zweifel oder Fra- gen bestehen sollten (sog. Bieterfragen), setzen Sie sich bitte umgehend elektronisch über das Vergabeportal mit der Zentralen Vergabestelle in Verbindung. Wir sind dazu verpflichtet, Ihre Frage anonymisiert zu behandeln, unverzüglich Auskunft zu erteilen und müssen ggf. sich aus Ihrer Anfrage ergebende Kenntnisse an alle Bieter weiterreichen.
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