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Hinweise zum Datenschutz im Vergabeverfahren (Art. 13 DSGVO )
I. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist der Zweckverband Ostholstein, Wagrienring 3-13, 23730 Sierksdorf.
Soweit personenbezogene Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet werden, geschieht dies auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Informationen zum Datenschutz in der ZVO-Unternehmensgruppe finden Sie unter www.zvo.com/Datenschutz
II. Zweck der Datenerhebung
Im Rahmen der öffentlichen Auftragsvergabe erhebt der Zweckverband Ostholstein ggf. personenbezogene Daten. Die Daten werden erhoben, um Vergabeverfahren nach den Vorgaben der einschlägigen Vergabebestimmungen effizient und rechtssicher abwickeln zu können. Dies erfolgt nur soweit die Daten für ein Vergabeverfahren notwendig sind. Personenbezogene Daten können in allen Teilen des Angebots enthalten sein, z.B. in:
Angebotsschreiben (Name des Bearbeiters)
Eignungsnachweisen:
- geforderten Angaben zu Referenzaufträgen in Form von Kontaktdaten des Auftraggebers (Name und Telefonnummer) zur Überprüfung der Referenz im Rahmen der Eignungswertung,
- geforderten Mitarbeiterprofilen des eingesetzten Personals des Bieters/Bewerbers (Name, Berufsausbildung, berufliche Erfahrung, usw.) für die Eignungsprüfung bzw. Angebotswertung
Erklärungen zum Gewerbezentralregister/Wettbewerbsregister
Personaleinsatzkonzepten und Benennungen des verantwortlichen Personals
Anlagen, die Sie selbst als Bieter zum Angebot hochladen
Bieterfragen (E-Mails, usw.)
Sofern der Zweckverband Ostholstein bei Ihnen personenbezogene Daten betroffener Dritter (Referenzauftraggeberin, Mitarbeiterinnen, Unterauftragnehmer*innen, usw.) erheben, obliegen Ihnen die datenschutzrechtlichen Informationspflichten gegenüber diesen Dritten. Es ist Pflicht der Bietenden, vor Abgabe des Angebots sicherzustellen, dass Dritte mit der Übermittlung ihrer personenbezogenen Daten an Zweckverband Ostholstein und der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den Zweckverband Ostholstein einverstanden sind. Bitte achten Sie darauf ausschließlich nur solche personenbezogenen Daten zu übermitteln, die auch abgefragt werden.
III. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Datenverarbeitung
Die vorübergehende Speicherung der Daten des Bieters und seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgt: auf Basis einer vertragsrechtlichen Grundlage – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen – gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b ) DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO. Die rechtliche Verpflichtung zur Speicherung von Teilnahmeanträgen und Angeboten ergibt sich aus § 8 Abs. 2 VgV bzw. § 6 Abs. 1 UVgO (Pflicht zur umfassenden Dokumentation in einem Vergabevermerk)
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auf Basis einer unmittelbaren gesetzlichen Grundlage gem. Art 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 Satz 1 lit. b) DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 und § 5 Abs. 1 LDSG SH i.V.m. mit den vergaberechtlichen Bestimmungen insb. den Regelungen der Vergabeverordnung (VgV), des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A).
Nur im Ausnahmefall erfolgt eine Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung i.S.v. Art. 7 DSGVO gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
IV. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung; Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Ihr Angebot inkl. aller Daten wird mit Angebotsabgabe über das seitens des Zweckverbandes Ostholstein genutzte eVergabe-System auf den dortigen Servern gespeichert und ist nur der Vergabestelle zugänglich. Zusätzlich dazu wird Ihr Angebot im internen IT-gestützten Ablagesystem Zweckverbandes Ostholstein für die Angebotswertung und zur Wahrung der gesetzlichen Dokumentationspflichten gespeichert. In diesem Zusammenhang werden die Daten auch den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der jew. Beschaffungsstellen (interne Fachabteilungen oder externe Kooperationspartner) zugänglich gemacht. Im Rahmen von Prüfungen sind die Angebote ggf. auch den jew. Prüfungsorganen zugänglich. Im Falle eines Nachprüfungsverfahrens (nur EU-weite Vergaben) besteht außerdem die Verpflichtung, die Daten auch an die zuständige Vergabekammer bzw. das OLG Schleswig weiterzugeben. Rechtsgrundlage hierfür ist § 8 Abs. 5 VgV (Pflicht zur Bereitstellung des Vergabevermerks auf Anforderung der zuständigen Aufsichts- oder Prüfbehörde). Sonstige Einsichtnahme durch Dritte erfolgt ausschließlich aufgrund gesetzlicher Verpflichtung oder mit Ihrem vorherigen Einverständnis.
V. Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben ist der Zweckverband Ostholstein verpflichtet, diese Daten mindestens 10 Jahre nach Auftragserteilung (Vertragsschluss) aufzubewahren, in Ausnahmefällen auch länger.
VI. Rechte der betroffenen Person
o Sie haben das Recht, über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten Auskunft zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Auch können Sie die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen (Art. 16 DSGVO). o Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO) o Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO) o Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis gesetzlicher Vorgaben, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Wahrnehmung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben. Nur in Ausnahmefällen benötigt der Zweckverband Ostholstein Ihr Einverständnis. Falls Sie in einem solchen Ausnahmefall in die Verarbeitung durch den Zweckverband Ostholstein mit einer entsprechenden Erklärung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt o Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Vorschriften des Datenschutzrechts verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer
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Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 Abs. 1 DSGVO). In Schleswig-Holstein ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24171 Kiel, Telefon: 0431 988-1200, Telefax: 0431 988-1223, Online-Beschwerdeformular: https://uldsh.de/beschwerde, E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de (Hinweise zur Verschlüsselung von E-Mail-Kommunikation finden Sie unter https://uldsh.de/mail) Ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dagegen zur Erfüllung der in der Zuständigkeit des Zweckverbandes Ostholstein liegenden Aufgabe oder in Ausübung öffentlicher Gewalt, die dem Zweckverband Ostholstein übertragen wurde, erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 LDSG), so basiert die Verarbeitung nicht auf einer Einwilligung, sondern ist gesetzlich geregelt. Ein Recht auf Widerruf besteht in diesen Fällen nicht.
VII. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Beteiligung am Vergabeverfahren und für einen Vertragsschluss erforderlich. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, kann Ihr Angebot im Zuge des Vergabeverfahrens somit nicht berücksichtigt werden.
Mit Angebotsabgabe bestätigen Sie die Kenntnisnahme und Beachtung dieser Hinweise.
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