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Teil D.1 Ergänzung ZVB / BVB 26-D1-35-RV-Post

Zusätzliche und Besondere Vertragsbedingungen

1 Vertragsverhältnis

Das Ziel dieser Ausschreibung ist es, einen Rahmenvertrag mit einem zuverlässigen Partner abzu- schließen. Gemäß § 15 Abs. 1 UVgO wird eine einseitig verbindliche Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen geschlossen.

Damit verpflichtet sich die auftragnehmende Stelle gegenüber der auftraggebenden Stelle, die von dieser bestimmten Leistungen, wie vertraglich festgelegt, auf Abruf zu erbringen. Die auftragge- bende Stelle ist zur Inanspruchnahme der vorgehaltenen Leistungen bis zum Umfang der geschätz- ten Mengen aus der Rahmenvereinbarung berechtigt, aber nur im Umfang des tatsächlichen Abrufs verpflichtet.

Vor dem Hintergrund der voranschreitenden Digitalisierung wird in diesem Zusammenhang aus- drücklich daraufhin gewiesen, dass nicht ausgeschlossen werden kann, dass sich der Umfang der zu befördernden Post verringert.

Alle auf der Rahmenvereinbarung beruhenden Einzelaufträge werden entsprechend den Bedingun- gen der Rahmenvereinbarung vergeben.

1.1 Abruflimitierung

Im Einklang mit dem EuGH-Urteil vom 17.06.2021 endet das laufende Vertragsverhältnis vorzeitig, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf, wenn folgende Abrufmengen (in Euro brutto) innerhalb des Vertragszeitraumes erreicht werden:

Die auftragnehmende Stelle wird ihrerseits um Mitteilung bei Erreichen der Abrufgrenze gebeten.

1.2 Vertragspartner

Aus der vorliegenden Rahmenvereinbarung ist ausschließlich die SE Facility Management des Be- zirksamtes Lichtenberg von Berlin abrufberechtigt. Dritte Vertragspartner können sich der vorlie- gend vertragsgegenständlichen Leistung nicht bedienen.

1.3 Vertragsdauer

Die Rahmenvereinbarung tritt ab 01.01.2027 in Kraft und weist eine 12-monatige Vertragslauf-zeit auf, mit der Option der Verlängerung um je ein weiteres Jahr, wenn sie nicht drei Monate vor Ver- tragsablauf gekündigt wird. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt längstens 48 Monate, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf. Letzteres trifft ebenfalls bei Erreichen der Abruflimitierung gemäß Pkt. 1.1. zu.

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1.4 Personal und Arbeitsmittel

Die auftragnehmende Stelle stellt den Einsatz der erforderlichen Arbeitskräfte sicher, und ver- pflichtet sich. nur fachkundiges und zuverlässiges Personal einzusetzen. Entsprechende Füh- rungszeugnisse beschäftigter Arbeitskräfte sind vor dem Einsatz der auftragnehmenden Stelle vorzulegen und der auftraggebenden Stelle auf Verlangen vorzuzeigen.

Ausländische Beschäftigte der auftragnehmenden Stelle müssen im Besitz einer gültigen Auf- enthalts- und Arbeitserlaubnis sein, die auftraggebende Stelle kann entsprechende Nachweise verlangen. Das eingesetzte Personal muss die deutsche Sprache in Wort und Schrift beherr- schen.

Die auftragnehmende Stelle verpflichtet sich ferner dazu, auf Verlangen der auftraggebenden Stelle Einsicht in die Personalakten ihrer Mitarbeiterinnen zu gewähren; etwaige Zustimmun- gen sind bereits vorher von seinen eingesetzten Mitarbeiterninnen einzuholen; zur Einholung einer entsprechenden Zustimmung durch die betroffenen Arbeitskräfte ist die auftragneh- mende Stelle verpflichtet.

Arbeitskräfte, die ihre Zustimmung hierzu verweigern, dürfen nicht im Bereich der auftragge- benden Stelle eingesetzt werden.

Die auftragnehmende Stelle stellt sicher, dass die eingesetzten Fahrzeuge und das Fahrper- sonal während der vorgesehenen Einsatzzeiten bei der auftraggebenden Stelle, vom Beginn bis zum Ende der täglichen Fahrt ausschließlich für die auftraggebende Stelle eingesetzt wer- den. Dritte dürfen die Fahrzeuge mit Dienstsendungen nicht öffnen, fahren oder anderweitig benutzen.

Die auftragnehmende Stelle hat dafür Sorge zu tragen, dass es für den Transport des Postauf- kommens ausreichend große Fahrzeuge zur Verfügung stellt.

2 Sonstige Bestimmungen

2.1 Angebotskalkulation / Preisbildung

Die Vergütung der Leistung ergibt sich ausschließlich aus den angebotenen Preisen gemäß Leis- tungsverzeichnis. Hierbei sind sämtliche Kosten, Ausgaben, Umstände, Aufwendungen zu veran- schlagen, die für die Leistungserbringung erforderlich sind, wie z. B. die Erstellung der Tourenpläne oder ggf. Änderungen der Tourenpläne, Anfahrten, Wartezeiten, Kosten für Versicherung, Arbeits- mittel (Stellung der Fahrzeuge), Unterhaltskosten für die Arbeitsmittel, Personal und alle sonstigen Kosten, die im Rahmen der Auftragsdurchführung entstehen, zu berücksichtigen. Der abgegebene Angebotsfestpreis je Leistungsposition versteht sich als Preisobergrenze.

Die Vergütung der Postdienstleistungen erfolgt anhand der im Leistungsverzeichnis jeweils ange- botenen Pauschalpreise je Woche (Schul- und oder Bürotour) eigenständig kalkuliert und zusam- mengestellt als jeweilige Tour. Die unter Punkt 1.7 der Leistungsbeschreibung vorgegebene derzei- tige Tourenplanung (inkl. der bekannten Änderung für 2027) kann dafür als Grundlage genutzt wer- den.

Tatsächliche Mehraufwände, die im Rahmen der Leistungserbringung entstehen, sind abgegolten und gehen zu Lasten der auftragnehmenden Stelle. So obliegt die Entscheidung des Einsatzes von Hilfsmitteln (z.B. Sackkarre o.ä.), die auf eigene Kosten der auftragnehmenden Stelle zu erfolgen hat, ausschließlich dieser.

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Das Leistungsverzeichnis ist vollständig zu befüllen! Fehlende Preisangaben können im Sinne ver- gleichbarer Angebote nicht akzeptiert werden und können zum Ausschluss führen.

2.2 Preisgleitklausel

Die vereinbarten Entgelte gelten als Festpreise. Sie können frühestens nach einem Jahr erhöht oder gesenkt werden, wenn und insoweit

a. der Abschluss neuer allgemeingültiger Lohn- und Rahmentarifverträge, die für die auftrag- nehmende Stelle gelten, dies erforderlich machen sollte, oder

b. durch Rechtsverordnung Änderungen der Sozialleistungen bestimmt werden.

Eine Preisanpassung aufgrund gestiegener Kosten ist während der ersten zwölf Monate der Ver- tragslaufzeit nicht zulässig.

Grundlage für die Preisanpassung ist eine Verschiebung der Preiskostenanteile der auftrag neh- menden Stelle wie z.B. durch allgemein anerkannte Preissteigerungsraten, außergewöhnliche Ta- rifsteigerungen etc., die die auftragnehmende Stelle nachzuweisen hat. Ihre Angaben werden ver- traulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben.

Nach Ablauf der ersten zwölf Monate kann eine Entgeltanpassung für Änderungen vor Ablauf der jeweiligen vereinbarten Vertragslaufzeit schriftlich beantragt werden. Die Preisanpassung ist der auftraggebenden Stelle 3 Monate vor dem Ende der laufenden Vertragslaufzeit schriftlich anzuzei- gen – ansonsten gelten die Angebotspreise auch für den Verlängerungszeitraum.

Die neuen Preise treten nach schriftlicher Genehmigung durch die auftraggebende Stelle zum Be- ginn des jeweiligen Verlängerungszeitraums in Kraft. Die Anpassung ist für 12 Monate bindend und kann nicht rückwirkend geltend gemacht werden.

Sollte die auftraggebende Stelle die Preisanpassung nicht akzeptieren und eine Einigung zwischen den Vertragspartnern hinsichtlich der Höhe und des Zeitpunktes der Preisanpassung nicht binnen 6 Wochen nach Mitteilung des Anpassungsverlangens erfolgt sein, hat jede Seite das Recht, abwei- chend von Punkt 1.3, den Vertrag, unter Einhaltung einer Frist von 6 Monaten zum Monatsende, zu kündigen.

2.3 Rechnungslegung

Die Vergütung der Leistung ergibt sich ausschließlich aus den angebotenen Preisen gemäß Leis- tungsverzeichnis. Die Zahlung erfolgt nach Eingang der prüfbaren Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format gem. Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung - ERechV) oder als Papierrechnung bargeld- los auf das von der auftragnehmenden Stelle anzugebende Konto. Die Rechnungslegung hat über- sichtlich und nachvollziehbar zu erfolgen.

Das Einreichen von E-Rechnungen erfolgt über das Onlineportal xrechnung-bdr.de.

Die Rechnungslegung erfolgt monatlich in zweifacher Ausfertigung. Die Erbringung eines Nachwei- ses über die vollständige und ordnungsgemäße Ausführung des Posttransportes ist der Rechnung beizufügen.

Für die Bürotour wird jeweils eine Rechnung für die Bürostandorte und eine Rechnung für die Bibli- otheken / Kulturstandorte benötigt.

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Für die Schultour ist eine weitere Rechnung zu erstellen. Grundlage ist – abweichend vom grund- sätzlichen Tourenplan - der tägliche Tourenplan, der vom Kraftfahrer / der Kraftfahrerin der auftrag nehmenden Stelle der auftraggebenden Stelle vor Beginn der Tour zur Kontrolle und Bestätigung vorgelegt wird.

Die auftraggebende Stelle ist berechtigt, bei Zahlungen innerhalb von 14 Tagen nach Eingang der vollständigen Rechnung bei der auftraggebenden Stelle ein Skonto in Höhe von 2 % des Rech- nungsbetrages abzuziehen. Gewährt die auftragnehmende Stelle einen größeren Skontoabzug oder eine längere Frist, so gilt dies als vereinbart. Die Skontofrist beginnt mit dem Tag des Zugangs der Rechnung, jedoch nicht vor der Abnahme der Leistung. Die Skontobeträge sind auf den Rech- nungen auszuweisen.

Die auftraggebende Stelle behält es sich vor, unvollständige Rechnungen zurückzusenden oder bei Verzögerungen in der Rechnungsbearbeitung aufgrund fehlender Angaben dennoch Skonto trotz Fristüberschreitung abzuziehen.

2.4 Leistungsstörungen

Die vereinbarten Leistungsbedingungen sind, höhere Gewalt durch Mobilmachung, Krieg, Aufruhr, Streik, Aussperrung ausgenommen, verbindlich.

Erkennt die auftragnehmende Stelle, dass sie den vereinbarten Leistungen vorübergehend oder dauerhaft nicht nachkommen kann, hat sie dies der auftraggebenden Stelle unter Angabe der Gründe und der Dauer der drohenden Verzögerung unverzüglich schriftlich (vorab telefonisch und per Fax) anzuzeigen und einen Vorschlag über entsprechende Gegenmaßnahmen zu unterbreiten.

Die auftragnehmende Stelle gerät ohne weitere Mahnung in Verzug, wenn es die Leistung nicht zu den Ausführungsterminen erbringt. Die auftraggebende Stelle ist dann ohne Setzung einer Nachfrist berechtigt, nach ihrer Wahl Nachbesserung und Schadenersatz wegen verspäteter Leistungserbrin- gung (gem. §§ 341 Abs. 2; 340 Abs. 2 BGB 1) oder statt der vollständigen Erfüllung Schadenersatz wegen Nichterfüllung zu verlangen und/ oder vom Vertrag zurückzutreten.

Ist die nicht vertragsgemäß erbrachte Leistung wegen Zeitablauf oder anderer Gründe nicht nach- holbar, ist die auftraggebende Stelle berechtigt, das vertraglich vereinbarte Entgelt zu kürzen.

2.5 Haftung

Das Auftrag nehmende Unternehmen haftet im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen unbe- grenzt bei eigenem Handeln oder Unterlassen bzw. Handeln oder Unterlassen seiner Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen für Schäden (Personen-, Sach- und Vermögensschäden) gegenüber Drit- ten. Es stellt die auftraggebende Stelle von allen evtl. entstehenden Schadensersatzansprüchen Dritter, die durch die erbrachten Leistungen entstehen, frei. Die auftraggebende Stelle hat Ansprü- che gegen das Auftrag nehmende Unternehmen unverzüglich nach Kenntnis des Schadens schrift- lich und bei Ablehnung durch das Auftrag nehmende Unternehmen innerhalb von 6 Monaten ge- richtlich geltend zu machen.

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2.6 Verschwiegenheit

Die auftragnehmende Stelle verpflichtet sich zur Verschwiegenheit über alle während oder im Zu- sammenhang mit den zu erbringenden Leistungen bekanntwerdenden Geschäfts- und Betriebsge- heimnisse sowie sonstige geschäftlichen bzw. betrieblichen Tatsachen.

3 Sanktionen & Kündigung

3.1 Vertragsstrafe bei Frist- und Leistungspflichtverletzungen

(VOL/B)

3.1.1 Grundsatz Die auftragnehmende Stelle schuldet die ordnungsgemäße, vollständige und fristgerechte Aus- führung der vertraglich vereinbarten Baumpflegeleistungen.

Die Organisation, Einsatzplanung, Disposition und Ausführung obliegen ausschließlich der auf- tragnehmenden Stelle.

Zur Sicherstellung einer verlässlichen Leistungserbringung wird für schuldhafte Pflichtverletzungen eine Vertragsstrafe gemäß den §§ 339 ff. BGB vereinbart.

Soweit die VOL/B Vertragsbestandteil ist, bleiben deren Regelungen unberührt.

3.1.2 Vertragsstrafentatbestände Eine Vertragsstrafe kann insbesondere geltend gemacht werden, wenn die auftragnehmende Stelle schuldhaft:

• die Leistung nicht zum vertraglich vorgesehenen Zeitpunkt oder innerhalb des vorgesehe- nen Zeitfensters ausführt,

• notwendige Leistungen nicht, nicht vollständig oder nicht vertragsgemäß erbringt,

3.1.3 Höhe der Vertragsstrafe Die Vertragsstrafe beträgt:

• 0,2 % des Netto-Auftragswertes der betroffenen Teilleistung je Werktag des Verzugs, höchstens jedoch 5 % des Netto-Wertes dieser Teilleistung.

Bei einmaligen gravierenden Pflichtverletzungen (z. B. Nichtaufnahme trotz Terminbindung) kann eine pauschale Vertragsstrafe von

• 1 % des Netto-Wertes der betroffenen Teilleistung je Verstoß

geltend gemacht werden.

3.1.4 Begrenzung / Kappung Die Vertragsstrafe wird insgesamt begrenzt auf:

• maximal 5 % der Netto-Abrechnungssumme je Vertragsjahr.

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Eine Kumulation mehrerer Vertragsstrafen ist nur zulässig, soweit unterschiedliche Pflichtverletzun- gen vorliegen.

3.1.5 Verhältnis zu Rechnungskürzungen Unabhängig von der Vertragsstrafe ist die auftraggebende Stelle berechtigt, nicht erbrachte oder mangelhaft erbrachte Leistungen nicht zu vergüten (Rechnungskürzung).

Vertragsstrafe und Rechnungskürzung dürfen jedoch nicht in einer Weise nebeneinander geltend gemacht werden, die zu einer unzulässigen Doppelbelastung für denselben Pflichtverstoß führt.

3.1.6 Dokumentation und Verfahren Die Geltendmachung erfolgt auf Grundlage nachvollziehbarer Feststellungen, insbesondere:

• Kontrollberichte,

• Fotodokumentation,

• Leistungsnachweise,

• Terminprotokolle,

• schriftliche Mängelanzeigen.

Der auftragnehmenden Stelle ist Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben.

3.1.7 Weitergehende Rechte Die Vertragsstrafe lässt weitergehende Rechte der auftraggebenden Stelle unberührt, insbeson- dere:

• Schadensersatz,

• Ersatzvornahme,

• Kündigung aus wichtigem Grund.

3.2 Fristlose Kündigung aus wichtigem Grund

3.2.1 Kündigungsrecht Die auftraggebende Stelle ist berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos ganz oder teil- weise zu kündigen, wenn der auftraggebenden Stelle unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der beiderseitigen Interessen die Fortsetzung des Vertragsverhält- nisses nicht mehr zugemutet werden kann.

3.2.2 Wichtige Gründe Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn die auftragnehmende Stelle:

• wesentliche Ausführungsfristen oder Zeitfenster trotz Abmahnung oder Fristsetzung wieder- holt oder erheblich überschreitet,

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• Leistungen nachhaltig nicht vertragsgerecht erbringt,

• wiederholt oder schwerwiegend gegen verbindliche Ablaufregularien verstößt,

• mehrfach Vertragsstrafen wegen gleichartiger Pflichtverletzungen verwirkt und ein struktu- relles Leistungsdefizit erkennbar wird,

• angeordnete Ersatz- oder Nachholleistungen trotz Fristsetzung nicht erbringt,

• seine Anzeige-, Mitwirkungs- oder Kooperationspflichten schuldhaft verletzt und dadurch erhebliche Leistungsstörungen verursacht.

• Polizeiliche Führungszeugnisse der Mitarbeitenden auf Verlangen der auftraggebenden Stelle nicht eintragungsfrei vorliegen oder innerhalb der Frist gar nicht vorgelegt werden können.

3.2.3 Abmahnung / Fristsetzung Die fristlose Kündigung setzt grundsätzlich eine vorherige Abmahnung oder Fristsetzung voraus, es sei denn,

• die Pflichtverletzung ist besonders schwerwiegend,

• eine Abhilfe ist objektiv unmöglich, oder

• eine Fristsetzung ist aus besonderen Gründen entbehrlich.

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