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Leistungsbeschreibung

1 Art und Umfang der Leistung

Das Land Berlin, vertreten durch das Bezirksamt Lichtenberg von Berlin, SE Facility Management, schließt mit einem Auftrag nehmenden Unternehmen einen Vertrag über die Durchführung des in- ternen Posttransportes für das Bezirksamt Lichtenberg von Berlin.

1.1 Ziel der Leistung

Die auftraggebende Stelle beabsichtigt die Vergabe einer Dienstleistung für den internen Post- transport.

Der Leistungsumfang umfasst den Posttransport für die Bürostandorte, inklusive Bibliotheken und Seniorenheime, sowie die Schulstandorte des Bezirksamtes Lichtenberg von Berlin. Die Anfahrts- stellen (Bürostandorte, inkl. Bibliotheken und Seniorenheime, sowie Schulstandorte) können dem Punkt 1.7 entnommen werden.

Die Angaben zu den Transport- und Wechselbehältnissen und die jeweiligen Zeitangaben dienen als Basis für die Angebotskalkulation der auftragnehmenden Stelle. Abweichungen von Transport- mengen während der Auftragsdurchführung können hierbei nicht gänzlich ausgeschlossen werden.

Weiterhin kann sich die Anzahl der Anfahrtsstellen durch Schließungen, Neueröffnungen und Zu- sammenlegungen von Standorten verändern bzw. abweichen oder es kann durch Umzüge zu Standortverlagerungen kommen.

Werden Anfahrtsstellen ganz oder teilweise aufgegeben oder für andere Zwecke genutzt, kann die auftraggebende Stelle diese mit einer Frist von vier Wochen zum Ende eines jeden Monats kündi- gen.

Sollten organisatorische Änderungen notwendig werden, können die Touren den Erfordernissen ent- sprechend auch einvernehmlich umgestellt werden. Die auftraggebende Stelle teilt der auftragneh- menden Stelle rechtzeitig notwendige Änderungen an den Touren mit. Kurzfristige Änderungen er- hält die auftragnehmende Stelle spätestens am selben Tag vor Beginn der Tour.

Die aufgezeigten Anfahrtsstellenverzeichnisse stellen, gemäß der Dienstablauforganisation, die derzeitige Tourendurchführung (Stand 2026) inkl. einer Neuerung für 2027 (Ruschestr. 104) mit den jeweiligen Ankunftszeiten am Standort und Abfahrtszeit vom Standort dar.

Der zwischen auftraggebender und auftragnehmender Stelle abgestimmte jeweilige Tourenplan ist verbindlich. Die auftragnehmende Stelle verpflichtet sich dazu, die ausgeschriebene Transportleis- tung nach dem abgestimmten Tourenplan fach- und fristgemäß auszuführen. Der Transport der internen Dienstpost hat taggleich zu erfolgen.

Im Rahmen der Angebotskalkulation erstellt das bietende Unternehmen aus unter Einbeziehung der vorgelegten Tourenplanung einen eigenen Tourenplan. Dieser ist Grundlage für die Kalkulation des bietenden Unternehmens, siehe Leistungsverzeichnis – Teil E.

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Eigenmächtige Änderungen an den Tourenplänen können Schadenersatzforderungen von Seiten der auftraggebenden Stelle zur Folge haben.

1.2 Allgemeine Anforderungen an den Posttransport und Be-

schreibung des derzeitigen internen Ablaufs

Die Posteingänge werden durch die Mitarbeiterinnen der auftraggebenden Stelle sortiert, geöffnet und nach einzelnen Anfahrtstellen zur internen Verteilung in Transportbehälter verstaut. Der/Die Kraftfahrerin der zukünftig auftragnehmenden Stelle beginnt ab 6:15 Uhr mit dem Beladen des Fahrzeugs, gemäß Tourenplanung, in der Postverteilerstelle Alt-Friedrichsfelde 60. Anschließend wird die Post vom eingesetzten Personal der auftragnehmenden Stelle im unternehmenseigenenen Fahrzeug zu den jeweiligen Standorten transportiert. Von den Standorten wird der Postausgang zur Weiterleitung an die Postverteilerstelle Alt-Friedrichsfelde 60 übernommen. Nach Ankunft in der Postverteilerstelle werden die Transportbehälter durch die auftragnehmende Stelle ausgeladen und das Fahrzeug mit weiteren Transportbehältern für die Fahrt zu den nächsten Standorten bela- den.

Bei der zu transportierenden Dienstpost handelt es sich um Briefe in verschiedenen Formaten, Um- laufmappen, Verschlussmappen, Aktenordner, Posttaschen der Größe 400 x 300 x 210 mm, PVC- Transportbehälter der Größe 400 x 300 x 320 mm, Pakete und ähnliche Poststücke. Teilweise han- delt es sich um vertrauliche Post, die in verschlossenen Transport- und Wechselbehältern unterge- bracht bzw. verschlossen, verplombt oder verklebt sein wird. Das Gewicht einer gefüllten Postta- sche der Größe 400 x 300 x 210 mm beträgt ca. 10 kg und eines PVC-Transportbehälters der Größe 400 x 300 x 320 mm ca. 11- 12 kg. Das Gewicht des einzelnen Transportgutes liegt unter 20 kg.

Der Datenschutz ist während der Ausführung der Leistungen stets zu berücksichtigen, das heißt das Post-, Brief- und Dienstgeheimnis ist zu wahren. Eine Verletzung des Post-, Brief- und Dienstgeheim- nisses kann das Einleiten strafrechtlicher Schritte nach sich ziehen.

Das Be- und Entladen des Posttransportfahrzeugs sowie der Transport der Transportbehälter von und zur Postverteilerstelle und den Anfahrtsstellen erfolgt durch das Personal der auftragnehmen- den Stelle. Die auftragnehmende Stelle transportiert die Transportbehälter, gemäß Tourenplanung, in die genannten Räume auf den Etagen.

Die Post- bzw. Transportbehälter und auch ein Transportwagen (für den Transport innerhalb der Gebäude) wird von der auftraggebenden Stelle gestellt.

Bei den täglichen Bürotouren werden ca. 55 Postkisten beladen und kommen auch wieder zurück. Bei den Schultouren sind es je Leistungstag ca. 35 Postkisten.

Für einige Anlieferungsadressen, bei denen die auftragnehmende Stelle die Post in verschlossene Räume stellen muss, werden rechtzeitig die entsprechenden Schlüssel ausgehändigt. An diesen An- fahrtsstellen sorgt das bietende Unternehmen eigenverantwortlich für die Öffnung und Schließung der Türen.

Die auftragnehmende Stelle haftet gegenüber der auftraggebenden Stelle bei Schlüsselverlust für die dadurch entstehenden Aufwendungen (Ersatzbeschaffung, Austausch von Schließanlagen).

Die auftragnehmende Stelle darf aus Datenschutzgründen die Transportbehälter auf keinen Fall vor der Tür bzw. in unverschlossenen Räumen abstellen. Eine Entfernung der Plomben ist untersagt.

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Ist eine ordnungsgemäße Auslieferung der Transportbehälter in einen benannten Raum nicht mög- lich, so ist der Behälter wieder der Postverteilerstelle zuzuführen oder in die Räumlichkeiten zu ver- bringen, die als Ausweichräume angeboten wurden.

Die auftragnehmende Stelle soll stets Kenntnis davon haben, wo sich die für die Auftragsdurchfüh- rung eingesetzten Fahrzeuge befinden.

Die auftragnehmende Stelle hat dafür zu sorgen, dass durch die Transportdienstleistungen Benutzer bzw. Benutzerinnen des jeweiligen Dienstgrundstückes nicht gefährdet werden. Soweit erforderlich, sind die gebotenen Sicherheitsmaßnahmen zu treffen und Hinweise auf Gefahrenstellen anzubrin- gen.

Die auftragnehmende Stelle hat beim Befahren der jeweiligen Dienstgrundstücke besondere Sorg- falt walten zu lassen (Schrittgeschwindigkeit nach StVO) und insbesondere auf Kinder, Fußgänger, Radfahrer vorausschauend und mit gesteigerter Sorgfalt zu achten.

An gesetzlichen Feiertagen am Erfüllungsort, die auf einen Arbeitstag fallen, sowie am 24. und 31.12. eines jeden Jahres entfällt jeglicher interner Posttransport.

1.3 Anfahrtsstellen Bürostandorte

Der interne Postransport für die Bürostandorte (inkl. Seniorenheime und Bibliotheken) erfolgt an den Tagen Montag bis Freitag. Bei den Objekten handelt es sich um die verschiedensten Bautypen. Die Bürostandorte sind in der Regel in der Zeit von 7:00 Uhr bis 15:30 Uhr besetzt. Die Postverteiler- stelle in Alt- Friedrichsfelde 60 ist von Montag bis Donnerstag von 6:00 Uhr bis 15:00 Uhr und am Freitag von 6:00 Uhr bis 14:00 Uhr besetzt.

Die Einsatzzeit beginnt um 6:15 Uhr jeweils in der Postverteilerstelle in Alt-Friedrichsfelde 60.

Für den täglichen Fahrtbeginn werden die Transportbehälter für den/die Kraftfahrer*in der auftrag- nehmenden Stelle zur Abholung in der Postverteilerstelle Alt-Friedrichsfelde 60 bereitgestellt.

In der Tour der Bürostandorte ist ein Zwischenstopp zum Ausladen der Transportbehälter der Stand- orte und Neubeladen des Fahrzeugs in Alt-Friedrichsfelde 60 notwendig. Die in der Tourenplanung angegebenen Zeiten für den Zwischenstopp sind dringend einzuhalten1. Eine halbe Stunde vor die- sem geplanten Zwischenstopp werden in der Postverteilerstelle (entladen/beladen) die Transport- behälter für die zweite Fahrt bereitgestellt.

1.3.1 Bibliotheken und Kultureinrichtungen

Die Bibliotheken und Kultureinrichtungen sind im Anfahrtsstellenverzeichnis der Bürostandorte inte- griert. Die Rechnungslegung erfolgt separat. Deshalb sind innerhalb des Leistungsverzeichnisses, im Sinne einer besseren Übersichtlichkeit, die Zeitanteile (jeweils Anfahrt sowie Be- und Entladezei- ten) gesplittet.

Am Standort Prerower Platz 2 (Bibliotheken) und Oberseestr. 98 (Kultureinrichtungen) sind alle Me- dienkisten bzw. Posttaschen zu beladen, welche für den Posttag bereitstehen. An den jeweiligen Haltepunkten werden die Medienkisten/Posttaschen für diesen Haltepunkt entladen und gleichzei- tig Medienkisten/Posttaschen für weitere Haltepunkte mitgenommen. Das beinhaltet auch die Mit-

1 Sanktionen siehe Teil D 1- ZVB / BVB - Punkt 3

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nahme von Leergut-Medienkisten bzw. leere Posttaschen für weitere Touren. Die Medienkis- ten/Posttaschen sind für den jeweiligen Bestimmungsort gekennzeichnet und gleichzeitig, bis auf die Leergut-Medienkisten, beim Transport mit Plomben verschlossen.

Der Start- und Endpunkt innerhalb der Gesamttourenplanung sind montags, mittwochs und freitags die Standorte Prerower Platz 2, B1, 5. OG. (für Bibliotheken) bzw. in der Oberseestr. 98- Amt für Weiterbildung und Kultur (für Kultureinrichtungen). Die zweite Anfahrt (Endpunkt) zum Prerower Platz 2 ist nach Abschluss der jeweiligen Gesamttour zur Abgabe der kompletten Bibliothekspost not- wendig. Die zweite Anfahrt zur Oberseestr. 98 (Endpunkt) ist nach Abschluss der jeweiligen Ge- samttour zur Abgabe der kompletten Post für die Kultureinrichtungen notwendig. Kultureinrichtun- gen werden mittwochs und freitags nur mit einer Posttasche (Größe 50 x 40 x 8 cm = 0,01 m³) angefahren.

Das Amt für Weiterbildung und Kultur in der Oberseestr. 98 wird auch dienstags und donnerstags angefahren, jedoch ist es an diesen Wochentagen kein Endpunkt. Das Kulturhaus Karlshorst wird dagegen nur dienstags und donnerstags angefahren. Die Post vom Kulturhaus wird Mittwoch früh bzw. Freitag früh dann zum Amt für Weiterbildung und Kultur in die Oberseestr. 98 im Rahmen der regelmäßigen Bürotour gebracht.

Die Medienkisten der Bibliotheken und Kultureinrichtungen haben eine Größe von 60 x 40 x 27 cm = 0,07m³, was heißt, dass sie größer und schwerer sind als die normalen Transportbehälter.

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1.3.2 Seniorenheime

Die Seniorenheime sind ebenfalls im Anfahrtstellenverzeichnis (Bürotour) integriert. Die Post von der Einbecker Str. 85 (Dienstag) wird mit der Tour aus der Postverteilerstelle in die Seniorenheime Sewanstr. 235 und Judith-Auer-Str. 8 gebracht. Die Post, welche der/die Fahrer*in in den Senio- renheimen Sewanstr. 235 und Judith-Auer-Str. 8 erhält, muss noch am selben Tag in die Einbecker Str. 85 gebracht werden. Die Anfahrtstellen Einbecker Str. 85 und Sewanstr. 235 werden somit 2 x und die Anfahrtstelle Judith-Auer-Str. 8 wird 1 x angefahren.

Bislang stellte sich der Ablauf wie folgt dar:

• die Post wird in der Postverteilerstelle Alt-Friedrichsfelde 60 für die Geschäftsführung bzw. die Seniorenheime Einbecker Str. 85, Sewanstr. 235, Judith-Auer-Str. 8 entgegengenommen.
• Fahrt zum Seniorenheim Sewanstr. 235. Hier die Post entnehmen und tauschen (1x für Geschäfts- führung Einbecker Str. 85, 1 x Personalabteilung Alt-Friedrichsfelde 60, 1 x Seniorenheim Judith- Auer-Str. 8).
• Fahrt zur Einbecker Str. 85. Hier die Post entnehmen (1. Anfahrt Einbecker Str. 85)
• Fahrt zum Seniorenheim Judith-Auer-Str. 8. Hier die Post entnehmen.
• Fahrt zur Geschäftsführung Einbecker Str. 85 (2. Anfahrt). Hier die Post von Judith-Auer-Str. 8 ab- geben.
• Fahrt zur Sewanstr. 235. Hier Abgabe der Post.
• Fahrt zur Poststelle Alt- Friedrichsfelde 60. Hier Abgabe der Post.

Eine getrennte Rechnungslegung ist für diese Standorte nicht notwendig.

1.4 Postverteilerstelle

Die täglichen Bürotouren weisen einen Zwischenstopp am Standort der Postverteilerstelle (Alt-Fried- richsfelde 60) auf, um den Postaustausch unter den Standorten zu gewährleisten.

Der Zwischenstopp erfolgt am

• Montag, Mittwoch, Freitag ca. 10:40 – 10:50 Uhr • Dienstag ca. 10:05 – 10:20 Uhr • Donnerstag ca. 9:35 – 9:50 Uhr

zum Ausladen der Transportbehälter und Neubeladen des Fahrzeuges.

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1.5 Anfahrtsstellen Schulstandorte

Der interne Posttransport für die Schulstandorte erfolgt für einen Teil der Schulen an den Tagen Montag und Mittwoch und für den anderen Teil der Schulen Dienstag und Donnerstag, einzige Aus- nahme die Robinson-Grundschule, diese ist derzeit in der Bürotour integriert.

Die Einsatzzeit beginnt um 07:30 Uhr mit dem Beladen des Fahrzeugs und endet jeweils wieder in der Postverteilerstelle in Alt-Friedrichsfelde 60. Aufgrund mehrjähriger Erfahrung mit dem Transport der internen Dienstpost ist von einer Einsatzzeit von ca. 7 Stunden (Montag und Mittwoch) bzw. 5,5 Stunden (Dienstag und Donnerstag) je Schultour auszugehen.

Der überwiegende Teil der Schulgebäude wurde im Zeitraum 1974 bis 1998 errichtet (WBS 70, SK- Bauweise). Schulen der SK-Bauweise und WBS 70 Bauten haben keine Fahrstühle und verfügen über drei Etagen. Die neu errichteten Schulen sind mit einem Fahrstuhl ausgestattet. Ein weiterer Teil der Schulgebäude besteht aus Altbausubstanz. Bei dem vorherrschenden Teil der Schulge- bäude befindet sich der Anlieferungsraum bzw. die Übergabestelle der Post im Erdgeschoss oder im 1. Obergeschoss. Es handelt sich bei den Anlieferungsräumen um das Sekretariat, welches ab 7:00 Uhr besetzt ist.

Bei der Schultour handelt es sich um eine durchgängige Tour. Eine zwischenzeitliche Anfahrt der Postverteilerstelle ist nicht erforderlich. Die in der Postverteilerstelle ausgeladenen Behälter werden vom Personal der auftraggebenden Stelle geöffnet, die Post wird entsprechend sortiert, für die wei- tere Verteilung und den Versand vorbereitet.

Die auftragnehmende Stelle hat beim Befahren der jeweiligen Grundstücke, besonders der Schu- len, größte Sorgfalt walten zu lassen (Schrittgeschwindigkeit nach StVO).

Eine getrennte Rechnungslegung für die Schultour ist notwendig.

1.5.1 Feiertage und Ferien in den Schulstandorten Ferienzeiten sind die Zeiten, welche im Ferienkalender Berlin für das jeweilige Jahr ausgewiesen sind. Die entsprechenden Ferientermine sind der Internetadresse http://www.berlin.de/sen/bil- dung/schulkalender/ferientermine.html zu entnehmen.

Während der Schulferien entfällt der Posttransport für die Schulstandorte. Generell ist hierbei zu beachten: Beginnen die Ferien nicht mit Wochenbeginn, so wird der Posttransport die volle Woche gefahren. In der Berechnung der Anzahl der Wochen pro Jahr (E– Leistungsverzeichnis, hier Spalte E) sind die Ferienzeiten (volle Ferienwochen) bereits berücksichtigt.

Für das erste Vertragsjahr vom 01.01.2027 bis 31.12.2027 wird eine Übersicht der berücksichtigten Ferienzeiten (keine Leistungserbringung für diese Standorte während dieser Zeit) spätestens bis 15.01.2027 von der auftraggebenden Stelle zur Verfügung gestellt.

Generell ist einzuplanen, dass sich jeweils in der ersten Woche nach den Ferien die Anzahl der Transport- und Wechselbehälter um ein bis zwei Stück je Schulstandort erhöht.

1.6 Regelungen bei entfallenen Anfahrten bzw. neuen Anfahrten

und Sonderfahrten während der Leistungserbringung

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Wenn die Anzahl der täglichen Anfahrten laut Tourenplan längerfristig gekürzt wird (mehr als 3) ist der auftraggebenden Stelle ein Abschlag zu gewähren, siehe Position 4 des LV - E. Der zu gewäh- rende Abschlag entspricht dem hierdurch geminderten Zeitanteil der Gesamttourenplanung multi- pliziert mit dem – laut Leistungsverzeichnis – angebotenen Stundenverrechnungssatz. Die Minde- rung ist je angefangene 30 Minuten zu gewähren.

Wenn die Anzahl der täglichen Anfahrten laut Tourenplan längerfristig erweitert wird (mehr als 3), gewährt die auftraggebende Stelle einen Aufschlag, siehe Position 5 des LV - E. Der zu gewährende Aufschlag entspricht dem hierdurch erweiterten Zeitanteil der Gesamttourenplanung multipliziert mit dem – laut Leistungsverzeichnis – angebotenen Stundenverrechnungssatz. Der Aufschlag wird je angefangene 30 Minuten gewährt. Die zusätzlichen Anfahrtstellen sind durch die auftragneh- mende Stelle wirtschaftlich in die bestehenden Tourenpläne zu implementieren. Das Ergebnis ist mit der auftraggebenden Stelle final abzustimmen, da es hierdurch zu einer Neuordnung der Postaus- tauschzeiten je Liegenschaft kommen kann.

Sonderfahrten sind immer besondere Anlässe bzw. besondere Adressen, welche durch die täglichen Touren nicht abgedeckt sind. Hierunter fallen bspw. Zusatzfahrten während der Wahlen oder Fahrten zur Vergabekammer o. ä.

Sonderfahrten werden grundsätzlich gesondert beauftragt und auch ausdrücklich als Sonderauftrag deklariert. Diese sind von der auftragnehmenden Stelle gesondert in Rechnung zu stellen. Ein pha- senweises schwankendes Postaufkommen stellt keine Sonderfahrt dar.

Sonderfahrten werden inklusive Be- und Entladeleistungen je angefangene halbe Stunde gemäß Stundenverrechnungssatzes des Leistungsverzeichnisses vergütet. Die wirtschaftliche Tourenpla- nung je Sonderfahrt obliegt hierbei der auftragnehmenden Stelle, welche von der auftraggebenden Stelle zu genehmigen ist.

1.7 Anfahrtstellenpläne

1.7.1 Anfahrtstellenplan Bürostandorte (inkl. Bibliotheken und Seniorenbegegnungsstätten) je Wochentag

Bibliotheken und Kultureinrichtungen (getrennte Rechnungslegung):

Montag:

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Dienstag:

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Mittwoch:

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Donnerstag:

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Freitag:

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1.7.2 Anfahrtstellenplan Schulstandorte

Montag und Mittwoch

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lich erhöht ! Dienstag und Donnerstag:

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1.7.3 Weitere mögliche Haltepunkte der Schultour

Durch die im Land Berlin voranschreitende Schulbauoffensive, werden auch im Bezirk Lichtenberg stetig neue Liegenschaften in Betrieb genommen. Es wird daher während des laufenden Vertrags- verhältnisses nötig sein, neue Objekte wirtschaftlich in die bestehenden Schultouren zu integrieren. In diesem Zusammenhang wird auf die Regelungen des Punktes 1.6 Leistungsbeschreibung verwie- sen. Folgende tabellarische Aufschlüsselung gibt Auskunft, welche Schulneubauten Bestandteil der jeweiligen Schultouren werden könnten:

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