Anlage 1 - Verfahrensbedingungen.pdf

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X ERGABERECHT

L7, 7a 68161 Mannheim Tel.: 06223/8688613 Fax: 06223/8688614

Verfahrensbedingungen

I Gegenstand des Vorhabens ist die Transformation des bestehenden SAP-ECC-Systems auf die zukunftsfähige SAP-S/4HANA-Plattform sowie die grundlegende Neugestaltung der betriebswirtschaftlichen Kernprozesse. Ziel ist es, eine moderne, wartbare und leistungsfähige SAP- Systemlandschaft zu schaffen, die die fachlichen Anforderungen des Uniklinikums nachhaltig unterstützt, regulatorischen Vorgaben entspricht und gleichzeitig die strategische Ausrichtung an SAP- Standards und -Innovationen sicherstellt.

II

1 Auftraggeber Auftraggeber (AG) ist das Universitätsklinikum des Saarlandes Kirrberger Straße 66421 Homburg Email: vergabestelle@uks.eu nachfolgend als „Auftraggeber UKS“ bezeichnet. Informationen zum öffentlichen Auftraggeber sind der Internetseite http://www.uks.eu/de/ zu entnehmen.

2 Vergabestelle AxVergaberecht Mannheim Rechtsanwalt Dr. Thomas Ax

3 Rechtlicher Rahmen Die Ausschreibung erfolgt unter Beachtung der Vorschriften des vierten Teils vom Gesetz ge- gen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV).

4 Verfahrensart Das Vergabeverfahren wird als offenes Verfahren nach § 15 VgV geführt. Der Auftraggeber UKS darf im Offenen Verfahren von den Bietern nur Aufklärung über das An- gebot oder deren Eignung verlangen. Verhandlungen, insbesondere über Änderungen der An- gebote oder Preise, sind unzulässig.

Ax VERGABERECHT - Dr. jur. Thomas Ax - Rechtsanwalt - Kanzleiinhaber – L7, 7a - 68161 Mannheim Tel.: +49 (0)6223/8688613 - Fax: +49 (0)6223/8688614 - UStId: DE207640694 TIN: 32006/84494

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5 Timeline -Bekanntmachung 28.7.2026 -Angebotsfrist 28.8. 12 Uhr -Prüfung Aufklärung Wertung bis 5.9. -Vergabevorschlag 6.9. -Beschlussfassung 7.9. -Vorinformation 8.9. -Zuschlag 19.9. -Vertragsurkunde bis 26.9.

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Einleitungsphase

6 Bekanntmachung Die Bekanntmachung des Offenen Verfahrens ist erfolgt.

7 Bereitstellung der Vergabeunterlagen Die Bereitstellung der Vergabeunterlagen ist erfolgt.

Angebotsphase

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8 Behandlung der Bieterfragen Innerhalb der Angebotsfrist können die Bewerber zusätzliche sachdienliche Auskünfte erbit- ten. Diese Auskünfte sind unverzüglich zu erteilen und müssen im offenen Verfahren bei recht- zeitiger Anforderung durch die Bewerber spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist erteilt werden, andernfalls ist die Angebotsfrist zu verlängern.

Nach dem Gebot der Gleichbehandlung haben alle Bewerber Anspruch auf die gleichen Infor- mationen. Der Auftraggeber UKS wird dies nachvollziehbar dokumentieren, indem alle Anfragen (gemäß den Grundsätzen der Kommunikation nach §§ 9 ff. VgV) mit elektronischen Mitteln (in Textform)

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gestellt und allen Bewerbern gleichzeitig mit elektronischen Mitteln (in Textform) – über die E- Vergabeplattform – beantwortet werden.

9 Behandlung und Öffnung der Angebote Elektronisch übermittelte Angebote werden nach § 54 VgV auf geeignete Weise gekennzeich- net und verschlüsselt gespeichert. Die eingesetzte E-Plattform bietet entsprechende Funktio- nalitäten. Im Übrigen gilt, dass der Auftraggeber UKS beim Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren ausschließlich solche elektronischen Mittel verwendet, die die Unversehrtheit, die Vertraulichkeit und die Echtheit der Daten ge- währleisten. Der Auftraggeber UKS wird nach § 55 VgV vom Inhalt der Angebote erst nach Ablauf der Ange- botsfrist Kenntnis nehmen. Die Öffnung der Angebote ist von mindestens zwei Vertretern des Auftraggebers UKS gemeinsam an einem Termin unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist durchzuführen. Bei Lieferungen und Leistungen wird keine öffentliche Submission (das heißt unter Beteiligung der Bieter) durchgeführt, sondern die Öffnung der Angebote erfolgt ausschließlich mit Mitar- beitern des Auftraggebers UKS ohne jedwede Beteiligung von Bietern. Die Öffnung der Angebote wird in Textform dokumentiert. Die Angebote werden nach der Öff- nung vertraulich aufbewahrt.

10 Prüfung und Wertung der Angebote

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Im Anschluss an die Öffnung der Angebote wird der Auftraggeber UKS diese gemäß den verga- berechtlichen Vorschriften und insbesondere unter Berücksichtigung der in den Vergabeunter- lagen aufgestellten Vorgaben und Anforderungen zu prüfen und zu werten. Dabei wird von einem 4-stufigen Wertungssystem ausgegangen: • 1. Stufe: Formale Prüfung der Angebote • 2. Stufe: Eignungsprüfung • 3. Stufe: Prüfung der Angemessenheit des Preises • 4. Stufe: Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes / Leistungsbewertung Auf der 1. Stufe erfolgt die formale Prüfung, insbesondere auf Vorliegen von Ausschlussgrün- den nach §§ 56, 57 VgV. Auf der 2. Stufe nimmt der Auftraggeber UKS die Eignungsprüfung vor. Auf der 3. Stufe geht

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es um die Prüfung der Angemessenheit und Auskömmlichkeit der Preise nach § 60 VgV. Erst auf der 4. Stufe erfolgt unter den danach in der Wertung verbliebenen Angeboten die Feststel- lung des wirtschaftlichsten Angebotes anhand der in den Vergabeunterlagen festgelegten Be- wertungsmethode, bei der Einfachen und Erweiterten Richtwertmethode einschließlich der Leistungsbewertung nach der Leistungsbewertungsmatrix.

11 Formale Prüfung der Angebote Bei der formalen Prüfung prüft der Auftraggeber UKS die Angebote auf Vollständigkeit, fachli- che Richtigkeit und rechnerische Richtigkeit. Maßgeblich sind hierfür insbesondere die Vorga- ben in den Vergabeunterlagen und der Auftragsbekanntmachung. Zudem umfasst die formale Prüfung die Prüfung auf das Vorliegen von Ausschlussgründen. Danach sind von der Angebots- wertung zwingend auszuschließen: • Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, es sei denn der Bieter hat dies nicht zu vertreten • Angebote, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Unterlagen enthalten • Angebote, in denen Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen nicht zweifelsfrei sind • Angebote, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen worden sind • Angebote, die nicht die erforderlichen Preisangaben enthalten, es sei denn, es handelt sich um unwesentliche Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen, • oder nicht zugelassene Nebenangebote

Der Auftraggeber UKS kann den Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende Unterlagen zu übermitteln oder unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen zu ergänzen, zu erläutern, zu vervollständigen oder zu korrigieren. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht be- einträchtigen. Die Unterlagen sind vom Bieter nach Aufforderung durch den Auftraggeber UKS innerhalb einer von diesem festzulegenden angemessenen, nach dem Kalender bestimmten Frist vorzulegen. Die Entscheidung zur und das Ergebnis der Nachforderung werden dokumen- tiert.

Der Auftraggeber UKS darf von den Bietern ggf Aufklärung über das Angebot verlangen. Ver- handlungen, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise, sind unzulässig. Sämtliche Entscheidungen, einschließlich der zugehörigen Begründungen im Rahmen der for- malen Prüfung (insbesondere auch über die Ergebnisse der Prüfung auf Ausschlussgründe und für die

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Entscheidung über die Vornahme oder das Absehen von Nachforderungen) werden in der Vergabeakte dokumentiert.

12 Eignungsprüfung Im Rahmen der Eignungsprüfung prüft der Auftraggeber UKS das Vorliegen von Ausschluss- gründen nach den §§ 123, 124 GWB und, ob und inwieweit die am Vergabeverfahren beteiligten Unternehmen fachkundig und leistungsfähig (geeignet) sind. Die Ausschlussgründe in diesem Sinne sind teilweise zwingend (ohne Ermessen für den Auf- traggeber UKS, § 123 GWB), teilweise fakultativ (Kann-Ausschluss mit Ermessensentschei- dung für den Auftraggeber UKS, § 124 GWB). Hier wird der Auftraggeber UKS den entsprechen- den Katalog der Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB sowie die Regelungen zur Selbstrei- nigung (§§ 125, 126 GWB) beachten. Im Übrigen sind für die Eignungsprüfung die dahingehenden Vorgaben, namentlich die Festle- gungen zu den Eignungskriterien, in den Vergabeunterlagen und der Auftragsbekanntmachung maßgeblich. Im Rahmen einer ordnungsgemäßen Planung und eines ordnungsgemäßen De- signs der Beschaffung hat der Auftraggeber UKS entsprechende Eignungskriterien festgelegt und definiert, die ausschließlich Folgendes betreffen: • Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung • wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit • technische und berufliche Leistungsfähigkeit Der Auftraggeber UKS darf von den Bietern Aufklärung über deren Eignung verlangen. Verhand- lungen, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise, sind unzulässig. Sämtliche Entscheidungen, einschließlich der zugehörigen Begründungen im Rahmen der Eignungsprüfung (insbesondere auch über die Ergebnisse der Prüfung auf Ausschlussgründe, einschließlich etwaiger Begründungen für Ermessensentscheidungen) werden in der Vergabe- akte dokumentiert.

13 Prüfung der Angemessenheit des Preises Im Rahmen der Prüfung der Angemessenheit des Preises geht es um den richtigen Umgang mit ungewöhnlich niedrigen Angeboten. Erscheinen der Preis oder die Kosten eines Angebotes im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, hat der Auftraggeber UKS vom Bieter Aufklärung zu verlangen. Ein automatischer Ausschlussgrund für solche Angebote besteht also gerade nicht (Grundsatz „Aufklärung vor Ausschluss“). Konkret treffen den Auftraggeber UKS im Rahmen dieser Aufklä- rung folgende Pflichten: Der Auftraggeber UKS prüft die Zusammensetzung des Angebotes und berücksichtigt die über- mittelten Unterlagen des Bieters. Die Prüfung kann insbesondere betreffen: • die Wirtschaftlichkeit des Fertigungsverfahrens einer Lieferleistung oder der Erbringung der Dienstleistung

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• die gewählten technischen Lösungen oder die außergewöhnlich günstigen Bedingungen, über die das Unternehmen bei der Lieferung der Waren oder bei der Erbringung der Dienstleis- tung verfügt • die Besonderheiten der angebotenen Liefer- oder Dienstleistung • die Einhaltung der Verpflichtungen nach § 128 Abs. 1 GWB, insbesondere der für das Unternehmen geltenden umwelt-, sozial- und arbeitsrechtlichen Vorschriften • oder die etwaige Gewährung einer staatlichen Beihilfe an das Unternehmen Kann der Auftraggeber UKS nach dieser Prüfung die geringe Höhe des angebotenen Preises oder der angebotenen Kosten nicht zufriedenstellend aufklären, darf er den Zuschlag auf das betroffene Angebot ablehnen. Eine Verpflichtung des Auftraggebers UKS zur Ablehnung des betroffenen Angebotes besteht, wenn der Auftraggeber UKS festgestellt hat, dass der Preis oder die Kosten des Angebotes ungewöhnlich niedrig sind, weil Verpflichtungen nach § 128 Abs. 1 GWB nicht eingehalten werden. Stellt der Auftraggeber UKS fest, dass ein Angebot ungewöhnlich niedrig ist, weil der Bieter eine staatliche Beihilfe erhalten hat, so ist der Auftraggeber UKS verpflichtet, das Angebot abzu- lehnen, wenn der Bieter nicht fristgemäß nachweisen kann, dass die staatliche Beihilfe recht- mäßig gewährt wurde. Der Auftraggeber UKS hat die Ablehnung in diesem Fall der Europäi- schen Kommission mitzuteilen Anlass für eine Preisaufklärung geben zunächst Angebote mit auffälligen Preisdifferenzen zu eingegangenen Konkurrenzangeboten, wobei grundsätzlich der Gesamtpreis der Angebote maßgeblich ist. In Rechtsprechung und Landesvergabegesetzen werden teilweise prozentuale Preisabstände der Angebote zum nächsthöheren Angebot ange- nommen beziehungsweise festgelegt („Aufgreifschwellen“). Im Einzelfall sollte der Auftragge- ber UKS vertieft prüfen, ob und inwieweit solche Aufgreifschwellen in seinem Anwendungsbe- reich angenommen wurden oder gelten. Nach einem Grundsatzurteil des Bundesgerichtshofs können die Mitbewerber verlangen, dass der Auftraggeber UKS in die nähere Prüfung der Preisbildung eintritt, wenn ein Angebotspreis aufgrund des signifikanten Abstands zum nächstgünstigen Angebot oder ähnlicher Anhalts- punkte, wie etwa der augenfälligen Abweichung von preislichen Erfahrungswerten aus anderen Beschaffungsvorgängen, ungewöhnlich niedrig erscheint (BGH, Beschluss vom 31.01.2017 – X ZB 10/16). Die vorzunehmende Preisaufklärung sollte sich unter Berücksichtigung dieses Grundsatzurteils nicht auf die Einholung einer pauschalen Bestätigung des betroffenen Bieters beschränken, die Angebotspreise seien angemessen und auskömmlich. Vielmehr ist eine qua- lifizierte Preisprüfung vorzunehmen, die insbesondere deren Schutzzweck berücksichtigt, auch das haushaltsrechtlich begründete Interesse des Auftraggebers UKS und der Öffentlich- keit an der jeweils wirtschaftlichsten Beschaffung zu wahren. Insoweit ist bei der Preisprüfung zu berücksichtigen, dass unangemessen niedrige Angebotspreise gesteigerte Risiken bergen. Nach dem Grundsatzurteil des BGH können sich diese in vielfältiger Weise verwirklichen, zum Beispiel: • Auftragnehmer kann infolge der zu geringen Vergütung in wirtschaftliche Schwierigkeiten geraten und den Auftrag deshalb nicht vollständig ausführen. • Auftragnehmer könnte in Anbetracht des zu niedrigen Preises versuchen, sich des Auftrages so unaufwändig wie möglich und insoweit auch nicht vertragsgerecht zu entledigen, durch möglichst viele Nachträge Kompensation zu erhalten oder die Ressourcen seines

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Unternehmens auf besser bezahlte Aufträge zu verlagern, sobald sich die Möglichkeit dazu bietet. Der Auftraggeber UKS wird diese Aspekte bei der Preisaufklärung entsprechend berücksichti- gen. Kann der betroffene Bieter seine ungewöhnlich niedrig erscheinenden Preise aber recht- mäßig erklären und die Gründe für seine Preisbildung eindeutig und transparent machen, kann aber auch ein ungewöhnlich niedrig erscheinendes Angebot zulässig sein. Dies mit der Folge, dass ein solches Angebot nicht ausgeschlossen werden darf. Zu Dokumentations- und Beweiszwecken wird die Durchführung der Aufklärung (Aufklärungs- verlangen und Stellungnahme des betroffenen Bieters hierzu) in Textform dokumentiert. Für die Aufklärung durch den Bieter ist diesem eine angemessene Frist zu gewähren. Für den Auf- traggeber UKS kann die Ausrichtung des Aufklärungsverlangens anhand konkreter Positionen des Angebotes / Preisblattes hilfreich sein, aus denen der ungewöhnlich niedrig erscheinende Gesamtpreis mutmaßlich resultiert. Anhand der im Rahmen der Aufklärung vom betroffenen Bieter eingereichten Unterlagen hat der Auftraggeber UKS zu prüfen, ob danach die geringe Höhe des angebotenen Preises oder der angebotenen Kosten zufriedenstellend aufgeklärt sind. Nur wenn dies nicht der Fall ist, darf der Auftraggeber UKS den Zuschlag auf das betroffene Angebot ablehnen. Eine Verpflichtung des Auftraggebers UKS zur Ablehnung des betroffenen Angebotes besteht, wenn der Auftrag- geber UKS festgestellt hat, dass der Preis oder die Kosten des Angebotes ungewöhnlich niedrig sind, weil Verpflichtungen nach § 128 Abs. 1 GWB nicht eingehalten werden. Der Auftraggeber UKS darf von den Bietern Aufklärung über das Angebot, insbesondere im Zu- sammenhang mit den angebotenen Preisen nach den vorstehenden Maßstäben verlangen. Verhandlungen, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise, sind unzulässig. Sämtliche Entscheidungen, einschließlich der zugehörigen Begründungen im Rahmen der Prü- fung der Angemessenheit der Preise (insbesondere über eine etwaige Aufklärung mit den be- troffenen Bietern und über das Ergebnis, einschließlich Begründung der anschließenden Wer- tungsentscheidung des Auftraggebers UKS) werden in der Vergabeakte dokumentiert.

14 Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes / Leistungsbewertung Erst im Rahmen der Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes kommt – für die nach den drei vorstehend dargestellten Wertungsstufen im Wettbewerb verbliebenen Angebote – die in den Vergabeunterlagen hinsichtlich der Zuschlagskriterien festgelegte Bewertungsmethode, gegebenenfalls nebst zugehöriger Leistungsbewertung gemäß Leistungsbewertungsmatrix zum Tragen. Die Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt demgemäß nach dem besten Preis- Leistungsverhältnis auf der Grundlage einer Bewertung des Auftraggebers UKS, ob und inwieweit das Angebot die in den Vergabeunterlagen durch Bewertungsmethode und Leistungsbewertungsmatrix vorgegebenen Zuschlagskriterien erfüllt. Der Auftraggeber UKS wird dabei die und nur die Bewertungsmethode und gegebenenfalls Leistungsbewertungsmatrix anwenden, die er im Rahmen der Planung und Designs einer Beschaffung, insbesondere in den Vergabeunterlagen, festgelegt und definiert hat. Der Auftraggeber UKS wird keine Unterkriterien, Gewichtungsregeln, Punkte- oder sonstige

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Bewertungssysteme anwenden, die er den am Auftrag interessierten Unternehmen nicht vor- her zur Kenntnis gebracht hat. Eine nachträgliche Änderung oder Ergänzung der Zuschlagskri- terien, Bewertungsmethode und gegebenenfalls Leistungsbewertungsmatrix erfolgt nicht. Sämtliche Entscheidungen, einschließlich der zugehörigen Begründungen im Rahmen der Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes, insbesondere der Leistungsbewertung nach ei- ner Leistungsbewertungsmatrix (insbesondere über das Ergebnis der Bewertung unter den ein- zelnen Kriterien, einschließlich Begründung) werden in der Vergabeakte dokumentiert. Bei Kri- terien mit Beurteilungsspielräumen für den Auftraggeber UKS bei der Bewertung erfolgt im Rah- men der Leistungsbewertung einer besonders sorgfältigen Begründung und eine entspre- chende Dokumentation durch den Auftraggeber UKS.

Zuschlagsphase

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15 Zuschlagsentscheidung beziehungsweise Verfahrensaufhebung Im Regelfall endet das Vergabeverfahren mit einer Zuschlagsentscheidung. Voraussetzung da- für ist, dass nach Abschluss der Prüfungs- / Wertungsphase mindestens ein zuschlagsfähiges Angebot vorliegt, das auch zu einem wirtschaftlichen Ergebnis des Vergabeverfahrens führt.

16 Vorbereitung der Zuschlagsentscheidung Sofern ein zuschlagsfähiges Angebot vorliegt und der betreffende Bieter seine Eignung zu- nächst nur mit der Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) vorläufig be- legt hatte, wird der Auftraggeber UKS vor der Zuschlagserteilung diesen Bieter auffordern, die nach §§ 44 bis 49 VgV gemäß Auftragsbekanntmachung beziehungsweise den Vergabeunterlagen geforderten Unterlagen beizubringen (sofern dies nicht bereits während des Vergabeverfahrens erfolgt ist). Dies wird in Textform (gemäß § 126b BGB) und mit einer Festlegung einer angemessenen Frist gesche- hen. Die beigebrachten Unterlagen werden geprüft. Unter bestimmten Voraussetzungen müs- sen Bieter keine Unterlagen beibringen (§ 50 Abs. 3 VgV). Vor Zuschlagserteilung kann der Auftraggeber UKS zudem von den Bietern, die eine Unterauf- tragsvergabe an Dritte vorsehen und deren Angebote in die engere Wahl kommen, verlangen, noch nicht aufgelistete Unterauftragnehmer zu benennen und nachzuweisen, dass ihnen die erforderlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen (sogenannte Mittelbe- reitstellungserklärung). Der Auftraggeber UKS wird dann auch die Einreichung entsprechender Angaben fordern, um das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen prüfen zu können (§ 36 Abs. 1 VgV). Der Auftraggeber UKS überprüft in jedem Fall vor der Erteilung des Zuschlages, ob Gründe für den Ausschluss des Unterauftragnehmers vorliegen. Bei Vorliegen zwingender Ausschluss- gründe verlangt der Auftraggeber UKS die Ersetzung des Unterauftragnehmers. Bei Vorliegen fakultativer Ausschlussgründe kann der öffentliche Auftraggeber UKS verlangen, dass dieser ersetzt wird. Der Auftraggeber UKS kann dem Bewerber oder Bieter dafür eine Frist setzen (§ 36 Abs. 5 VgV).

17 Zuschlagsentscheidung Nach Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes im Rahmen der Prüfungs- / Wertungsphase wird die Zuschlagsentscheidung herbeigeführt. Sowohl die Grundlagen für die Zuschlagsent- scheidung als auch die Gründe der Nichtberücksichtigung der restlichen Bieter werden in der Vergabeakte dokumentiert. An der Entscheidung über den Zuschlag sollen nach § 58 Abs. 5 VgV in der Regel mindestens zwei Vertreter des öffentlichen Auftraggebers UKS mitwirken (Mit- zeichnung ist erforderlich). Sofern demgegenüber keine zuschlagsfähigen Angebote vorliegen oder andere Aufhebungs- gründe zutreffen, ist das Vergabeverfahren unter Berücksichtigung der Regelung des § 63 VgV ganz oder losweise aufzuheben.

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18 Aufhebung Nach § 63 VgV kann der Auftraggeber UKS das Vergabeverfahren nach den in der Norm genann- ten und eng begrenzten Tatbeständen durch eine rechtmäßige Aufhebung beenden. Grund- sätzlich gilt, dass Auftraggeber UKS Vergabeverfahren nicht willkürlich aufheben dürfen. Ein „Auslaufen“ eines Vergabeverfahrens ohne einen für die Bieter erkennbaren Abschluss und dementsprechende Information durch den Auftraggeber UKS ist nicht zulässig. Der früheste Zeitpunkt einer möglichen Aufhebung ist unmittelbar nach erfolgter Bekanntmachung des Vergabeverfahrens oder Aufforderung zur Angebotsabgabe. Nach der zugrunde liegenden Norm ist der Auftraggeber UKS bei Vorliegen eines Aufhebungs- tatbestandes nicht verpflichtet, das Vergabeverfahren aufzuheben. Der Auftraggeber UKS be- sitzt somit einen Ermessensspielraum und muss bei der Entscheidung auch die Interessen der Bieter berücksichtigen. Vor der Aufhebung des Vergabeverfahrens muss der Auftraggeber UKS daher eine Interessenabwägung vornehmen und prüfen, ob weniger einschneidende Maßnah- men möglich sind. Der Auftraggeber UKS ist dazu angehalten, alles Mögliche zu tun, um eine Aufhebung zu vermeiden. So soll insbesondere angestrebt werden, etwaige Verfahrensfehler, die während des Vergabeverfahrens auftreten, zu beheben. Eine Beseitigung von Verfahrens- fehlern - gegebenenfalls mittels einer berichtigenden Bekanntmachung der veränderten Bedin- gungen (Formular: Berichtigung - Bekanntmachung über Änderungen oder zusätzliche Angabe)

• erfordert nicht unbedingt eine vorherige Aufhebung. Nach der Entscheidung über die Aufhebung des Vergabeverfahrens hat der Auftraggeber UKS den Bietern unverzüglich die Gründe für seine Entscheidung mitzuteilen, auf die Vergabe eines Auftrages zu verzichten oder das Verfahren erneut einzuleiten. Diese Mitteilung kann formfrei erfolgen, muss auf Antrag eines Bieters jedoch in Textform (gemäß § 126b BGB) übermittelt werden. Aus Dokumentationsgründen sollte jedoch von vornherein die Textform gewählt wer- den.

19 Abfrage beim Wettbewerbsregister Das Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt ist ein digitales Informationssystem (basierend auf dem WRegG), das öffentliche Auftraggeber UKS ab 30.000 € Auftragswert abfra- gen müssen, um Wirtschaftsdelikte von Bietern zu prüfen. Es ersetzt frühere Korruptionsregis- ter, zentralisiert Ausschlussgründe und fördert Transparenz sowie fairen Wettbewerb. Wichtige Aspekte des Wettbewerbsregisters im Vergaberecht: Abfragepflicht: Seit dem 1. Juni 2022 müssen Auftraggeber UKS bei Direktaufträgen und Verfahren ab 30.000 € (netto) das Register vor Zuschlagserteilung abfragen. Inhalt: Es enthält rechtskräftige strafrechtliche Verurteilungen, Bußgeldentscheidungen wegen Wirtschaftsdelikten (z.B. Korruption, Geldwäsche, Betrug). Folgen: Ein Eintrag führt nicht zwingend zum Ausschluss, ermöglicht dem Auftraggeber UKS aber die Prüfung der Zuverlässigkeit des Unternehmens. Selbstauskunft: Unternehmen können Einsicht in ihre eigenen Daten im Register beantragen.

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Zweck: Verhinderung, dass Unternehmen, die Straftaten begangen haben, öffentliche Aufträge erhalten. Die Registrierung für den Auftraggeber UKS erfolgt über das Wettbewerbsregisterportal des Bundeskartellamts.

20 Information der nicht berücksichtigten Bieter

Informations- und Wartepflicht Im Rahmen der Informations- und Wartepflicht nach § 134 GWB wird der Auftraggeber UKS vor der Zuschlagserteilung an alle Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, ein Informationsschreiben übermitteln. Diese Information muss unverzüglich nach der Zuschlagsentscheidung und in Textform (gemäß § 126b BGB) erfolgen. Die Ablehnungsbegrün- dung wird auf die im Einzelfall tragenden Gründe eingehen.

Inhalt des Informationsschreibens Das Informationsschreiben wird folgende Informationen beinhalten: • Angabe des Namens des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll • Individueller und begründeter Ablehnungsgrund • Frühester Zeitpunkt des Vertragsschlusses Hinsichtlich des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, genügt die An- gabe des Namens (notwendig ist also nicht die Angabe der Adresse etc.

Bemessung der Wartefrist Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information geschlossen werden. Wird die Information per Telefax oder auf elektronischem Weg (zum Beispiel über ein E- Vergabe-System oder per E-Mail) übermittelt, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist der 15 Kalendertage beziehungsweise zehn Kalendertage beginnt am Tag nach der Ab- sendung der Information durch den Auftraggeber UKS. Auf den Tag des Zugangs beim betroffe- nen Bieter kommt es in diesem Zusammenhang nicht an. Auf Grundlage einschlägiger Rechtsprechung werden bei der Bemessung der Frist vom Ver- sand des Informationsschreibens bis zum frühestens Zeitpunkt des Vertragsschlusses zu ver- zeichnende Feiertage, insbesondere wenn innerhalb der Frist mehrere Feiertage liegen, Be- rücksichtigung finden, sodass die Mindestfrist im Idealfall um die Anzahl der Feiertage verlän- gert wird. Dies dient zur Vermeidung von Risiken, die entstehen können, wenn dem Bieter zur Prüfung und Bewertung des Informationsschreibens faktisch nur wenige Werktage verbleiben. Weiterhin kommt es zwar auf den Tag des Zugangs des Informationsschreibens beim betroffe- nen Bieter nicht an, jedoch muss der Auftraggeber UKS nachweisen können, dass er das Schreiben versandt hat. Dies wird in der Vergabeakte dokumentiert.

Begründung der vorgesehenen Nichtberücksichtigung eines Angebotes Die Ausführlichkeit der Begründung der vorgesehenen Nichtberücksichtigung eines Angebotes hängt vom Einzelfall ab, beispielsweise von der Komplexität der Bewertungsmethode.

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Die Begründung der vorgesehenen Nichtberücksichtigung eines Angebotes wird jedenfalls auf die konkreten im Einzelfall tragenden Gründe eingehen. Folgende Grundsätze werden bei der Angabe von Gründen für die vorgesehene Nichtberück- sichtigung beachtet: • Es werden vollständige Informationen und somit alle Gründe für die vorgesehene Nichtberücksichtigung angegeben. Ist ein Angebot beispielsweise sowohl verspätet als auch in Form eines Nebenangebotes eingegangen, obwohl Nebenangebote nicht zugelassen wur- den, so liegen zwei Gründe für die Nichtberücksichtigung vor (ein Ausschluss muss nach § 57 Abs. 1 Nr. 1, 6 VgV erfolgen), die mitgeteilt werden sollten. • Sofern ein Bieter nicht zu berücksichtigen ist, weil er nicht das wirtschaftlichste Angebot eingereicht hat, werden – je nach der anzuwendenden Bewertungsmethode – konkretisierende Informationen mitgeteilt. Erfolgt die Zuschlagserteilung auf Grundlage des besten Preis-Leis- tungs-Verhältnisses, so wird dem Bieter mitgeteilt, ob sein Angebot anhand eines teureren Preises oder anhand niedrigerer Leistungspunkte als der Zuschlagskandidat oder aus beiden Gründen nicht berücksichtigt werden kann, gegebenenfalls ergänzt um die jeweilige Rangfolge. • Insgesamt werden die Informationen aussagekräftig und für den Bieter nachvollziehbar sein. • Allen Bietern, die nicht berücksichtigt werden, werden aus Gründen der Gleichbehandlung die sie betreffenden Informationen in gleichartiger Ausgestaltung und Ausführlichkeit sowie zum gleichen Zeitpunkt übermittelt werden. Darüber hinaus gehende Informationen werden regelmäßig nicht erforderlich sein. Insbeson- dere ist eine Angabe von konkreten Leistungspunktzahlen nicht notwendig. Konkrete Informa- tionen über das Angebot, das den Zuschlag erhalten soll, werden nicht mitgeteilt, da der Auf- traggeber UKS die Vertraulichkeit von Informationen aus dem Angebot des Zuschlagskandidaten zu wahren hat, was insbesondere die Preisangaben betrifft.

Adressaten des Informationsschreibens Adressaten des Informationsschreibens sind alle Bieter, das heißt Unternehmen, die sich am Vergabeverfahren durch Abgabe eines Angebotes beteiligt haben. Darunter fällt beispielsweise auch das Angebot eines Bieters, das bereits deshalb ausgeschlossen werden musste, weil es verspätet eingegangen war. Eine Übermittlung des Informationsschreibens an den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, ist nicht vorgeschrieben, kann aber sinnvoll sein, damit dieser Bie- ter bereits Vorkehrungen für die Aufnahme der Leistungserbringung treffen kann. Erfolgt eine solche Benachrichtigung, so ist darauf zu achten, dass klarstellend nur die voraussichtliche Zuschlags- beziehungsweise Auftragserteilung angekündigt wird. Es darf nicht der Eindruck er- weckt werden, die Vorankündigung sei bereits das eigentliche Zuschlagschreiben.

21 Ergänzende Informationspflichten und Informationspflicht auf Antrag Unabhängig von der vorstehend dargestellten gesetzlich vorgeschriebenen Informationspflicht nach § 134 GWB gegenüber nicht berücksichtigten Bietern, bestehen nach § 62 VgV ergänzende Informationspflichten gegenüber Bietern.

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Daneben können Bieter gezielt weitergehende Informationen über die Gründe der Nichtberücksichtigung vom Auftraggeber UKS verlangen. Der Auftraggeber UKS wird jedem Bieter (und jedem Bewerber) unverzüglich und ohne geson- derte Aufforderung seine Entscheidungen über • die Zuschlagserteilung mitteilen. Diese Informationen werden in das Informationsschreiben nach § 134 GWB aufgenommen (soweit hier überhaupt ein zusätzlicher Gehalt an Informatio- nen zu verzeichnen ist). Eine Information nach § 62 Abs. 1 VgV kann aber das Informations- schreiben nach § 134 GWB nicht ersetzen. Weiterhin wird der Auftraggeber UKS in der Zuschlagsphase auf Verlangen eines Bieters diesen unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrages in Textform (ge- mäß § 126b BGB), • jeden nicht erfolgreichen Bieter über die Gründe für die Ablehnung seines Angebotes (1) und • über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes (2) sowie • den Namen des erfolgreichen Bieters (3) informieren. Die Informationsaspekte (1) und (3) werden bereits mit dem Informationsschrei- ben nach § 134 GWB abgedeckt. Demgegenüber stellen nur die Merkmale und Vorteile des er- folgreichen Angebotes noch eine zusätzliche Information dar. Der Spielraum für solche Infor- mationen über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes ist allerdings aus Grün- den des Vertraulichkeitsschutzes und des fairen Wettbewerbes nur sehr klein. Der Auftragge- ber UKS wird hier kaum weiter gehen können, als etwa dem nicht erfolgreichen Bieter in allge- meiner Form mitzuteilen, in welchen Leistungsbereichen (zum Beispiel Kriterienhauptgruppen oder Kriteriengruppen) der Zuschlagskandidat besser abgeschnitten hat als der nicht erfolgrei- che Bieter. Aufgrund des Vertraulichkeitsschutzes gemäß § 5 VgV, der die vertraulichen As- pekte des Angebotes des Zuschlagskandidaten regelt, ist insbesondere hinsichtlich etwaiger Preisinformationen größte Zurückhaltung geboten. Der öffentliche Auftraggeber UKS ist im Üb- rigen nicht verpflichtet, einzelne Angaben zu veröffentlichen, wenn deren Veröffentlichung den Gesetzesvollzug behindern (a), dem öffentlichen Interesse zuwiderlaufen (b), den berechtigten geschäftlichen Interessen eines Unternehmens schaden (c) oder den lauteren Wettbewerb zwischen Unternehmen beeinträchtigen würde (d). Insbesondere die genannten Aspekte (c) und (d) sprechen dafür, dass der Auftraggeber UKS bei der antragsgemäßen Information über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes ein hohes Maß an Zurückhaltung wal- ten lässt.

22 Zuschlagserteilung und Vertragsschluss

Übermittlung Zuschlagsschreiben Nach Ablauf der Wartefrist ist im nächsten Schritt der Zuschlag auf das wirtschaftlichste An- gebot zu erteilen. Zum Vertragsschluss wird der Auftraggeber UKS dem ausgewählten Bieter ein Zuschlagsschreiben übermitteln. In dem Zuschlagsschreiben wird dem Bieter mitgeteilt, dass der Zuschlag erteilt wird und das Angebot des Bieters angenommen wird. Dabei ist in der VgV – anders als ausdrücklich an diversen anderen Stellen bezüglich der Kommunikation – nicht die Textform (§ 126b BGB), allerdings auch keine andere spezifische Form (zum Beispiel

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die Schriftform), vorgesehen. Insofern ist von einer Wahlfreiheit des Auftraggebers UKS hin- sichtlich der Übermittlungsform auszugehen. Allerdings wird der Auftraggeber UKS auf die Nachweisbarkeit des Zugangs des Zuschlagsschreibens achten. Mit Zugang des Zuschlags- schreibens beim Bieter kommt der Vertrag zustande. Dabei gelten die Grundsätze zum Ver- tragsschluss nach dem BGB. Das Zuschlagsschreiben muss daher dem Bieter rechtzeitig vor Ablauf der Zuschlagsfrist und vor allem noch innerhalb der Angebotsbindefrist zugehen. Dane- ben darf die Annahme des Angebotes im Zuschlagsschreiben nicht an Bedingungen geknüpft sein oder eine Änderung des Angebotes oder der Vertragsunterlagen enthalten. Soll die festgelegte Zuschlagsfrist aus wichtigen Gründen verlängert werden, so ist das Einver- ständnis der zu diesem Zeitpunkt noch im Vergabeverfahren befindlichen Bieter einzuholen. Es kann auch nur die Zustimmung derjenigen Bieter eingeholt werden, die noch eine Chance auf eine Zuschlagserteilung haben. Bei dieser Gelegenheit sind die Bieter auch aufzufordern, einer Verlängerung der Angebotsbindefrist zuzustimmen, soweit deren Fristende vor dem Ende der verlängerten Zuschlagsfrist liegt.

Erstellung der Vertragsurkunde Nach Übermittlung des Zuschlagsschreibens wird zur Verfahrensdokumentation eine Vertragsurkunde ausgefertigt. Der Inhalt dieser Vertragsurkunde ergibt sich im Wesentlichen aus den Vertragsunterlagen (die Bestandteil der Vergabeunterlagen waren) und dem Angebot. Die Vertragsunterlagen werden im Wege einer Konsolidierung mit den notwendigen Informati- onen aus dem Angebot vervollständigt. Der Vertragsinhalt ist bereits mit Zuschlagserteilung und Übermittlung des Zuschlagsschreibens wirksam festgelegt und darf im Zuge der Erstellung der Vertragsurkunde nicht geändert werden.

Unterzeichnung der Vertragsurkunde Die Unterzeichnung der Vertragsurkunde durch die Vertragspartner dient der Beweissicherung und trägt zur Rechtssicherheit bei. Der Auftraggeber UKS übermittelt dem Auftragnehmer zwei Vertragsurkunden, von denen eine bereits von der Auftraggeberseite gezeichnet ist und beim Auftragnehmer verbleibt, während der Auftragnehmer die andere nach Unterzeichnung an den Auftraggeber UKS zurücksendet. Zu Dokumentationszwecken sollten der abzulegenden Ver- tragsurkunde alle Vertragsanlagen beigefügt werden.

23 Bekanntmachungspflichten sowie Verfahrensabschluss

Vergabebekanntmachung und Statistikmeldungen Der Auftraggeber UKS wird spätestens 30 Tage nach der Vergabe eines öffentlichen Auftrages – also nach der Auftragserteilung mittels Übermittlung des Zuschlagsschreibens eine Vergab- ebekanntmachung mit den Ergebnissen des Vergabeverfahrens an das Amt für Veröffentli- chungen der Europäischen Union übermitteln (Formular: Bekanntmachung vergebener Auf- träge - Ergebnisse des Vergabeverfahrens).

Abschluss des Vergabeverfahrens

Ax Vergaberecht

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Das Vergabeverfahren ist mit der Auftragserteilung durch Übermittlung des Zuschlagsschrei- bens beendet. Die Vertragsunterlagen werden mit Abschluss des Vergabeverfahrens an die für die Vertragsverwaltung zuständige Stelle übermittelt.

Aufbewahrung der Unterlagen Nach Abschluss des Vergabeverfahrens wird die Vergabeakte auf Vollständigkeit geprüft und archiviert. Die gesamte Verfahrensdokumentation, der Vergabevermerk sowie die Angebote und ihre Anlagen werden gemäß § 8 Abs. 4 VgV bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages aufbe- wahrt, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlages. Gleiches gilt für Kopien aller abgeschlossenen Verträge. Gegebenenfalls müssen die Vergabeunterlagen sowie die ge- samte Vergabeakte mit deren Anlagen entsprechend den für den Auftraggeber UKS geltenden Aufbewahrungsvorschriften und -fristen noch länger als die vorgenannte, dem Vergaberecht entstammende, Frist aufbewahrt werden. Die Angebote einschließlich ihrer Anlagen sowie die Dokumentation über Öffnung und Wertung der Angebote werden im Übrigen auch nach Ab- schluss des Vergabeverfahrens vertraulich behandelt.

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