Lastenheft SAP S/4HANA Transformation
Lastenheft
AZ: III.A.2-42-26
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Lastenheft SAP S/4HANA Transformation
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis .............................................................................................................................................................................. 5
-
Information zum Auftraggeber ...................................................................................................................................... 7
-
Projektzielsetzung und Ausgangssituation ............................................................................................................... 8
2.1 Systembeschreibung .............................................................................................................................................................. 8
2.1.1 Aktuelle SAP-Systeme ................................................................................................................................................... 8
2.1.2 Wesentliche heutige SAP Add-ons und Externe Lösungen ........................................................................... 9
2.1.3 Zukünftige Systeme ..................................................................................................................................................... 10
2.2 Lizenzen und Betriebsmodell ............................................................................................................................................ 11
- Projektvorgehen ................................................................................................................................................................. 12
3.1 Grundlegendes Projektvorgehen ..................................................................................................................................... 12
3.1.1 Transformationsansatz ............................................................................................................................................... 12
3.1.2 Zielarchitektur und Clean-Core-Prinzip ............................................................................................................... 12
3.1.3 Methodisches Vorgehen nach SAP Activate ...................................................................................................... 12
3.1.4 Projektmanagement und Werkzeuge ................................................................................................................... 13
3.1.5 Zusammenarbeit und Rollenverständnis ............................................................................................................. 13
3.2 Parallelprojekte ....................................................................................................................................................................... 13
3.3 Zeitliche Planung .................................................................................................................................................................... 14
- Leistungsbeschreibung ................................................................................................................................................... 15
4.1 Discover/Prepare .................................................................................................................................................................... 15
4.1.1 Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Discover/Prepare .......................................................................... 15
4.1.2 Ergebnistypen der Phase Prepare .......................................................................................................................... 16
4.2 Explore ........................................................................................................................................................................................ 16
4.2.1 Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Explore.............................................................................................. 16
4.2.2 Ergebnistypen Phase Explore ................................................................................................................................... 17
4.3 Realize......................................................................................................................................................................................... 18
4.3.1 Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Realize .............................................................................................. 18
4.3.2 Ergebnistypen Phase Realize .................................................................................................................................... 19
4.4 Deploy ........................................................................................................................................................................................ 20
4.4.1 Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Deploy .............................................................................................. 20
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4.4.2 Ergebnistypen Phase Deploy ................................................................................................................................... 20
4.5 Run ............................................................................................................................................................................................... 21
4.5.1 Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Run ..................................................................................................... 21
4.5.2 Ergebnistypen Phase Run .......................................................................................................................................... 21
4.6 Optionale Aktivitäten und Ergebnisse ........................................................................................................................... 21
- Fachlicher Projektumfang / Ergebnisse einer Voranalyse ................................................................................. 22
5.1 Überblick SAP-Organisationsstruktur ............................................................................................................................ 22
5.2 Prozessbereich Finanzen (FI/CO/FI-AA) ........................................................................................................................ 24
5.2.1 Finanzen - Übersicht Stamm- und Bewegungsdaten .................................................................................... 24
5.2.2 Hauptbuchhaltung ....................................................................................................................................................... 27
5.2.3 Anlagenbuchhaltung (FI-AA) .................................................................................................................................... 29
5.2.4 Nebenbuchhaltung ...................................................................................................................................................... 30
5.2.5 Controlling ....................................................................................................................................................................... 32
5.3 Vertrieb ...................................................................................................................................................................................... 34
5.3.1 Vertrieb - Übersicht Stamm- und Bewegungsdaten ...................................................................................... 35
5.3.2 Vertrieb - Teilprozesse ................................................................................................................................................ 35
5.4 Beschaffung .............................................................................................................................................................................. 36
5.4.1 Beschaffung - Übersicht Stamm- und Bewegungsdaten .............................................................................. 36
5.4.2 Bedarfsanforderung/-ermittlung ............................................................................................................................ 38
5.4.3 Lieferantenauswahl/-anfrage/-angebot .............................................................................................................. 39
5.4.4 Bestellabwicklung/-überwachung .......................................................................................................................... 39
5.4.5 Wareneingang/Rechnungseingang ....................................................................................................................... 40
5.4.6 Beschaffung - Sonderthemen .................................................................................................................................. 41
5.4.7 E2E-Beschaffung/Apotheke ...................................................................................................................................... 42
5.5 Materialwirtschaft und Lagerlogistik .............................................................................................................................. 43
5.5.1 Materialwirtschaft und Lagerlogistik - Übersicht Stamm- und Bewegungsdaten .............................. 43
5.5.2 Wareneingang/Einlagerung...................................................................................................................................... 44
5.5.3 Bereitstellung/Kommissionierung .......................................................................................................................... 45
5.5.4 Transport, Zustellung .................................................................................................................................................. 46
5.5.5 E2E-Lagerlogistik-Apotheke ..................................................................................................................................... 46
5.5.6 E2E-Lagerlogistik-Lagermaterialien ....................................................................................................................... 47
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5.5.7 E2E-Lagerlogistik-Verbrauchsmaterialien/ Durchläufer ................................................................................ 47
5.6 Instandhaltung ........................................................................................................................................................................ 48
5.6.1 Instandhaltung - Übersicht Stamm- und Bewegungsdaten ........................................................................ 48
5.6.2 Instandhaltung - Prozesse ......................................................................................................................................... 49
5.6.3 Instandhaltung - Sonderthemen ............................................................................................................................ 51
5.7 Stammdaten-Management (MDM) ................................................................................................................................ 52
5.7.1 Materialstamm ............................................................................................................................................................... 52
5.7.2 Geschäftspartner ........................................................................................................................................................... 53
5.8 Reporting/Analytics ............................................................................................................................................................... 54
5.8.1 S/4HANA Embedded Analytics (Analytische Fioris) ........................................................................................ 54
5.8.2 SAP Analytics Cloud (SAC) ........................................................................................................................................ 55
5.8.3 SAP Datasphere ............................................................................................................................................................. 55
5.8.4 Personalwesen/HCM ................................................................................................................................................... 56
5.9 WRICEFs und Add-ons ......................................................................................................................................................... 56
5.9.1 Finanzen (FI/CO) ............................................................................................................................................................ 57
5.9.2 Einkauf/ Lagerlogistik .................................................................................................................................................. 58
5.9.3 Instandhaltung ............................................................................................................................................................... 61
5.9.4 Stammdaten/MDM ...................................................................................................................................................... 62
-
Projektorganisation .......................................................................................................................................................... 64
-
Mitwirkungsleistungen .................................................................................................................................................... 66
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Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Aktuelle SAP-Systemlandschaft ................................................................................................... 9
Abbildung 2: SAP Add-ons und externe Lösungen ........................................................................................... 9
Abbildung 3: Neue Systemlandschaft mit Interimslösung KIS ........................................................................ 10
Abbildung 4: Grober Phasenplan/Roadmap .................................................................................................... 14
Abbildung 5: Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Prepare ........................................................................ 15
Abbildung 6: Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Explore ........................................................................ 17
Abbildung 7: Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Realize ........................................................................ 19
Abbildung 8: Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Deploy ......................................................................... 20
Abbildung 9: Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Run .............................................................................. 21
Abbildung 10: SAP-Organisationsstruktur ....................................................................................................... 22
Abbildung 11: SAP Organisationstypen .......................................................................................................... 24
Abbildung 12: Übersicht Prozessbereich Finanzen ......................................................................................... 24
Abbildung 13: Stamm- und Bewegungsdaten im Bereich Finanzen ............................................................... 27
Abbildung 14: Wesentliche Anforderungen FI-AA - Hauptbuchhaltung .......................................................... 29
Abbildung 15: Wesentliche Anforderungen FI-AA - Anlagenbuchhaltung ....................................................... 30
Abbildung 16: Wesentliche Anforderungen FI-AA - Nebenbuchhaltung ......................................................... 32
Abbildung 17: Wesentliche Anforderungen Controlling ................................................................................... 34
Abbildung 18: Übersicht Prozessbereich Vertrieb ........................................................................................... 34
Abbildung 19: Stamm- und Bewegungsdaten Vertrieb ................................................................................... 35
Abbildung 20: Wesentliche Anforderungen Vertrieb ....................................................................................... 35
Abbildung 21: Übersicht Prozessbereich Beschaffung ................................................................................... 36
Abbildung 22: Stamm- und Bewegungsdaten - Beschaffung .......................................................................... 37
Abbildung 23: Wesentliche Anforderungen Bedarfsanforderung-/ermittlung .................................................. 38
Abbildung 24: Wesentliche Anforderungen Lieferantenauswahl/-anfrage/-angebot ....................................... 39
Abbildung 25: Wesentliche Anforderungen Bestellabwicklung/-überwachung ............................................... 40
Abbildung 26: Wesentliche Anforderungen Wareneingang/-Rechnungseingang ........................................... 41
Abbildung 27: Wesentliche Anforderungen Sonderthemen ............................................................................ 42
Abbildung 28: Besondere Anforderungen E2E-Apotheke ............................................................................... 43
Abbildung 29: Übersicht Prozessbereich Materialwirtschaft/Lagerlogistik ...................................................... 43
Abbildung 30: Stamm- und Bewegungsdaten Materialwirtschaft und Lagerlogistik ....................................... 44
Abbildung 31: Wesentliche Anforderungen Wareneingang/Rechnungseingang ............................................ 45
Abbildung 32: Wesentliche Anforderungen Bereitstellung/Kommissionierung ............................................... 46
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Abbildung 33: Wesentliche Anforderungen Transport/Zustellung ................................................................... 46
Abbildung 34: Wesentliche Anforderungen E2E Lagerlogistik Apotheke ........................................................ 47
Abbildung 35: Wesentliche Anforderungen E2E Lagerlogistik Lagermaterial ................................................. 47
Abbildung 36: Wesentliche Anforderungen E2E Lagerlogistik Verbrauchsmaterial ....................................... 48
Abbildung 37: Übersicht Prozessbereich Instandhaltung ................................................................................ 48
Abbildung 38: Wesentliche Anforderungen Instandhaltung - Übersicht Stamm- und Bewegungsdaten ........ 49
Abbildung 39: Wesentliche Anforderungen Instandhaltung ............................................................................ 51
Abbildung 40: Wesentliche Anforderungen Instandhaltung - Sonderthemen ................................................. 52
Abbildung 41: Anforderungen Materialstamm ................................................................................................. 53
Abbildung 42: Anforderungen Geschäftspartner ............................................................................................. 54
Abbildung 43: Überblick Schnittstellen/Add-ons - Finanzen............................................................................ 57
Abbildung 44: Überblick Schnittstellen Finanzen ............................................................................................ 58
Abbildung 45: Überblick Add-ons – Finanzen ................................................................................................. 58
Abbildung 46: Überblick Schnittstellen/Add-ons - Einkauf/Lagerlogistik ......................................................... 59
Abbildung 43: Überblick Schnittstellen Einkauf/Lagerlogistik .......................................................................... 60
Abbildung 48: Überblick Add-ons - Einkauf/Lagerlogistik ................................................................................ 61
Abbildung 49: Überblick Schnittstellen/Add-ons - Instandhaltung ................................................................... 61
Abbildung 50: Überblick Schnittstellen Instandhaltung ................................................................................... 62
Abbildung 51: Überblick Schnittstellen/Add-ons - Stammdaten/MDM ............................................................ 62
Abbildung 52: Überblick Schnittstellen Stammdaten/MDM ............................................................................. 63
Abbildung 53: Überblick Add-ons - Stammdaten/MDM ................................................................................... 63
Abbildung 54: Projektorganisation ................................................................................................................... 64
Abbildung 55: Projektrollen .............................................................................................................................. 65
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1. Information zum Auftraggeber
Das Universitätsklinikum Saarland (UKS) ist ein medizinisches Hochleistungszentrum mit 30 Kliniken und 20 Instituten. Jährlich werden hier über 50.000 Patienten stationär und über 200.000 ambulant behandelt. Ein Team von über 800 Ärzten sowie rund 2.000 Pflegekräften kümmert sich in interdisziplinären und qualitätszer- tifizierten Zentren um die Gesundheitsversorgung in der Region. Am UKS sind derzeit ca. 6.500 Menschen beschäftigt.
Das UKS bietet international vernetzte Spitzenforschung. Zahlreiche nationale und EU-Förderungen unter- streichen den Platz, den die saarländische Universitätsmedizin einnimmt. Daher ist die Einbindung in For- schungsnetzwerke ein wichtiges Bestanteil des Selbstbildes, das in der Digitalstrategie festgeschrieben wurde. So soll das UKS im Jahr 2030 Teil eines flexiblen Netzwerks aus hochspezialisierten Versorgungseinheiten, die durch die digitale Infrastruktur eng mit-einander verknüpft sind (Virtuelles Krankenhaus des Saarlandes). Bereits jetzt ist das UKS Konsortialpartner in der Medizininformatik-Initiative (MII) des DIFUTURE-Konsortiums und einer von 36 Standorten im Netzwerk Universitätsmedizin (NUM), einer übergreifenden, alle medizini- schen Fachdisziplinen abdeckenden Struktur.
Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die Anzahl an Fachabteilungen, Personen in den jeweili- gen Rollen sowie Fällen.
TABELLE 1: UKS IN ZAHLEN
| Bezeichnung | Anzahl |
|---|---|
| IK-Nummern | 1 |
| Standorte | 1 |
| KV-Ermächtigungen | 22 |
| Fachabteilungen | 38 |
| Ambulanzen | 38 |
| Funktionsstellen | 50 |
| OP-Säle | 34 |
| Betten (gesamt) | 1.445 |
| Intensivbetten | 185 |
| Personen | |
| Ärzte | 820 |
| Pflege | 2.365 |
| Therapie | 250 |
| Medizincontrolling | 15 |
| Administration | 150 |
| Fälle | |
| Ambulant | ca. 230.000 |
| Stationär | ca. 45.000 |
| Teilstationär | ca. 5.000 |
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2. Projektzielsetzung und Ausgangssituation
Das Universitätsklinikum Homburg steht vor einem entscheidenden technologischen und organisatorischen Wandel. Die Strategie einer steigenden Digitalisierung sieht die Modernisierung der SAP ERP-Landschaft nicht nur als technisches Erfordernis, sondern ist eine zentrale Grundlage für Wettbewerbsfähigkeit/Produkti- vität, Arbeitgeberattraktivität und Prozesssicherheit. Die bestehende SAP ECC-Landschaft nähert sich dem Ende ihres Lebenszyklus (Wartungsende 2027/2030). Die durchgängige Digitalisierung und effiziente Steue- rung sind heute technologisch limitiert. Das seit über 30 Jahre bestehende SAP-System und die zugehörigen organisatorischen Abläufe leisten zwar die grundlegende Abbildung der kaufmännischen und administrativen Prozesse, sind jedoch technisch nicht auf dem neusten Stand und das Potenzial, auch zur Prozessautomati- sierung, ist unzureichend genutzt.
In einem Transformationsprojekt soll das heutige ERP-System SAP ECC durch SAP S/4HANA abgelöst wer- den. Die heutigen Funktionalitäten in den SAP Modulen FI inkl. FI-AA, CO, HR, MM-IM, MM-PUR, PM, SD (Eigenentwicklung) sollen im Greenfield Ansatz neu konzipiert und umgesetzt werden. Die Zielarchitektur folgt dem SAP S/4HANA Clean-Core-Ansatz: Die Prozesse orientieren sich strikt am SAP-Standard, idealerweise an den SAP Best Practices.
Bei der UKS sind heute die krankenhausspezifischen Komponenten IS-H (Industry Solution Healthcare) und i.s.h.med von Oracle Cerner im Einsatz. Da SAP die technische Grundlage SAP IS-H nicht mehr langfristig unterstützt, werden diese beiden Komponenten in einem parallelen Projekt durch neues Krankenhausinforma- tionssystem (KIS) ersetzt und sind damit kein Bestandteil dieser Ausschreibung. Es ist im SAP S/4HANA- Projekt die Integration zu der im SAP ECC verbleibenden IS-H Lösung (als Interimslösung bis das neue KIS implementiert ist) im Projekt und in den Abstimmungen zu berücksichtigen.
Der Betrieb des heutigen SAP-Systems erfolgt heute on-premise im eigenen Rechenzentrum, dieser Zustand soll beibehalten werden.
2.1 Systembeschreibung
2.1.1 Aktuelle SAP-Systeme
Das UKS verfügt heute über eine klassische 3-stufige SAP-Systemlandschaft (Business Suite ERP, SAP ECC 6 mit EHP 7) mit DEV, QS und PROD-System. In jedem System ist derzeit nur jeweils ein Mandant vorhanden:
Entwicklungssystem mit Mandant T21/200 Qualitätssicherungssystem mit Mandant W46/001 Produktionssystem mit Mandant C21/001
Es werden heute im SAP die Module FI (inkl. FI-AA), CO, MM-IM, MM-PUR, PM eingesetzt. Auch das HCM ist heute „embedded“ im SAP-System vorhanden. Funktionalitäten des Moduls SD werden heute nur im Rahmen einer Eigenentwicklung zur Abwicklung von Fakturen an Dritte eingesetzt. Die IS-H Lösung der SAP sowie das i.s.h.med sind als Add-Ons mit den o.g. Modulen im System integriert. Die Umstellung auf die HANA-Datenbank wurde schon durchgeführt.
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Abbildung 1: Aktuelle SAP-Systemlandschaft
2.1.2 Wesentliche heutige SAP Add-ons und Externe Lösungen
Die nachfolgende Abbildung zeigt im Überblick die heute genutzten wesentlichen SAP Add-ons, angebundene externe Lösungen und eigenentwickelte Lösungen im SAP ECC.
Abbildung 2: SAP Add-ons und externe Lösungen
Die einzelnen SAP Add-ons, externe Lösungen und eigenentwickelte Lösungen werden in Kapitel 5.9 näher erläutert und dort auch die weitere Verwendung hinterlegt.
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2.1.3 Zukünftige Systeme
Die Zielsystemlandschaft von UKS soll für das zukünftige S/4HANA System ebenfalls eine 3-Systemlandschaft mit DEV, QS und PROD-System umfassen. Hier sollen die Core Module unter S/4HANA im Greenfield Ansatz aufgesetzt werden.
Die Besonderheiten sind, dass das IS-H/ i.s.h.med bis mindestens 2028 temporär im SAP ECC Umfeld weiter betrieben wird und somit auch dessen Funktionalitäten für diese Zeit an das neue SAP S/4HANA angebunden werden. Hintergrund ist, dass die IS-H Komponente unter S/4HANA nicht mehr unterstützt wird und damit die Anbindung an das SAP ECC für diesen Zweck vorgesehen ist. Diese Anbindung ist konzeptionell zu berück- sichtigen.
Das HCM wird in ein separates, eigenständiges SAP-System überführt und dort auf H4S4 im Brownfield- Ansatz gebracht. HCM und das Herauslösen aus dem jetzigen SAP ECC sowie die Brownfield-Transformation ist nicht Gegenstand dieser Ausschreibung bzw. des Lastenheftes.
Für die erweiterten Anforderungen in der Materialwirtschaft zur Unterstützung der Krankenhauslogistik beim Anforderungsmanagement und bei der Lieferung auf die Station sowie zur Abbildung der apotheken-spezifi- schen Anforderungen (Genehmigungen, Anbindung ABDA-Datenbank, MSV3-Schnittstelle, ..) soll eine SAP- basierte Softwarelösung, speziell für das Krankenhausumfeld, eingesetzt werden. Diese wird im Nachfolgen- den als SAP-integrierte Krankenhaus-Logistiklösung (SAP IKLL) bezeichnet und im weiteren so hier ver- wendet. Die Umsetzung dieser Anforderungen wird parallel und verzahnt mit dem hier ausgeschriebenen Pro- jekt erfolgen.
Abbildung 3: Neue Systemlandschaft mit Interimslösung KIS
In der Abbildung sind die Systeme beispielhaft für die produktive Umgebung dargestellt. Die Berücksichti- gung der Entwicklungs- und Qualitätssicherungsumgebung ist für alle Systemlinien ebenfalls zu beachten.
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2.2 Lizenzen und Betriebsmodell
Das zukünftige SAP S/4HANA -System soll als „SAP On-premise“- Version im eigenen Rechenzentrum der UKS durch die SAP-Basis der UKS betrieben werden.
Die SAP-Lizenzen werden direkt von der SAP bezogen.
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3. Projektvorgehen
3.1 Grundlegendes Projektvorgehen
Gegenstand des Vorhabens ist, wie in Kapitel 2 erläutert, die Transformation des bestehenden SAP-ECC- Systems auf die zukunftsfähige SAP-S/4HANA-Plattform sowie die grundlegende Neugestaltung der betriebs- wirtschaftlichen Kernprozesse. Ziel ist es, eine moderne, wartbare und leistungsfähige SAP-Systemlandschaft zu schaffen, die die fachlichen Anforderungen des Uniklinikums nachhaltig unterstützt, regulatorischen Vorga- ben entspricht und gleichzeitig die strategische Ausrichtung an SAP-Standards und -Innovationen sicherstellt.
3.1.1 Transformationsansatz
Die Transformation soll als Greenfield-Implementierung erfolgen, das heißt, Prozesse und Funktionalitäten werden auf der „grünen Wiese“ neu konzipiert und implementiert. Bestehende Prozesse aus dem SAP-ECC- System dienen dabei als fachliche Referenz, nicht jedoch als technische oder prozessuale Blaupause. Ziel dieses Ansatzes ist es, historisch gewachsene Komplexitäten, individuelle Sonderlösungen und nicht mehr zeitgemäße Eigenentwicklungen bewusst zu vermeiden und stattdessen ein konsistentes, zukunftsorientiertes Zielsystem aufzubauen.
Im Fokus steht die Neugestaltung der betriebswirtschaftlichen Kernprozesse unter konsequenter Ausrichtung am SAP-S/4HANA-Standard. Die Implementierung soll die im SAP-Standard vorgesehenen End-to-End-Pro- zesse nutzen und, wo sinnvoll, durch Best Practices und Referenzprozesse ergänzt werden. Fachliche Anfor- derungen sind dabei frühzeitig zu strukturieren, zu priorisieren und im Dialog zwischen Fachbereichen und Implementierungspartnern in standardnahe Lösungen zu überführen.
3.1.2 Zielarchitektur und Clean-Core-Prinzip
Die Zielarchitektur folgt dem SAP-S/4HANA Clean-Core-Ansatz. Damit soll der SAP-Kern möglichst unverän- dert gehalten werden, um langfristige Wartbarkeit, Release-Fähigkeit und Innovationsfähigkeit sicherzustellen. Prozesse und Funktionalitäten orientieren sich am SAP-Standard. Abweichungen hiervon sind nur dann zu- lässig, wenn fachliche oder rechtliche Anforderungen nicht mit vertretbarem Aufwand im Standard abgebildet werden können oder vom UKS explizit gewünscht sind.
Zur Umsetzung des Clean-Core-Prinzips ist folgende Priorisierung vorgesehen:
Nutzung des SAP-Standards inklusive Konfigurationsmöglichkeiten Einsatz verfügbarer SAP- oder Partner-Add-ons, sofern diese den Anforderungen entsprechen und den Clean-Core-Gedanken unterstützen. On-Stack-Entwicklung, also Entwicklungen direkt im SAP S/4HANA Core, erfolgen ausschließlich bei technischer oder fachlicher Notwendigkeit. Nach dem Clean Core Level Konzept der SAP sind bei kundenspezifischen Erweiterungen die Level A und B anzustreben, Level C mit der Nutzung von SAP-internen Objekten ohne Change-Log-Garantie (Classic API) kann nach Abstimmung möglich sein.
Dieser Ansatz gewährleistet eine ausgewogene Balance zwischen Standardisierung, Flexibilität und System- nähe und stellt sicher, dass individuelle Anforderungen ohne unnötige Beeinträchtigung der Upgrade- und Wartungsfähigkeit umgesetzt werden.
3.1.3 Methodisches Vorgehen nach SAP Activate
Die Umsetzung des Projekts erfolgt auf Basis der SAP Activate Methodologie. Diese bietet einen strukturierten, bewährten Rahmen für SAP-S/4HANA-Implementierungen und kombiniert agile Elemente mit klar definierten Phasen, Ergebnissen und Entscheidungsstrukturen. Das Projekt gliedert sich dabei in die folgenden Phasen:
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Discover/Prepare: Review des Verständnisses der Zielsetzung, Projektumfang/ ggf. DDA-Durchfüh- rung, fachlichen Schwerpunkten und Rahmenbedingungen. Detaillierte Projektvorbereitung, Aufbau der Projektorganisation, Initialisierung der Projektsteuerung, Erstellung des Projektplans sowie Einrichtung der Projektwerkzeuge.
Explore: Fachliche und technische Konzeption auf Basis von Fit-to-Standard-Workshops und den Ergebnissen der Analyse der Ist-Situation. Abgleich der fachlichen Anforderungen mit dem SAP- Standard, Identifikation von Gaps und Festlegung des Lösungsdesigns gemäß Clean-Core-Ansatz.
Realize: Umsetzung der konzipierten Lösungen, Customizing, Entwicklung von Erweiterungen, In- tegration sowie iterative Tests (z. B. Unit-, Integrations- und User-Acceptance-Tests).
Deploy: Vorbereitung und Durchführung des Produktivstarts, inklusive Migration, Schulungen, Cuto- ver-Planung und Go-Live-Unterstützung.
Run/Optimize (optional): Stabilisierung des Systems, Optimierung der Prozesse und Übergabe in den Regelbetrieb.
Jede Phase soll durch klar definierte Quality Gates abgeschlossen werden. Diese dienen der Qualitätssiche- rung, dem Review/ Überprüfung der jeweiligen Ergebnisse sowie der Freigabe für den Übergang in die nächste Projektphase. Die Quality Gates stellen sicher, dass fachliche, technische und organisatorische Anforderun- gen vollständig und nachvollziehbar erfüllt sind.
3.1.4 Projektmanagement und Werkzeuge
Für das fachliche Projektmanagement wird derzeit der Einsatz von SAP Cloud Application Lifecycle Manage- ment (SAP CALM) präferiert. SAP CALM soll insbesondere für die Steuerung der Geschäftsprozesse, das Testmanagement, die Nachverfolgung von Anforderungen sowie für Transparenz über Projektfortschritt und Qualität genutzt werden. Der Implementierungspartner hat sicherzustellen, dass seine Projektvorgehensweise und Werkzeuge mit SAP CALM kompatibel sind bzw. sinnvoll integriert werden können.
Unabhängig vom eingesetzten Tool wird ein transparentes, strukturiertes und revisionssicheres Projektma- nagement erwartet, das den besonderen Anforderungen des öffentlichen Sektors Rechnung trägt. Hierzu zäh- len insbesondere klare Entscheidungswege, nachvollziehbare Dokumentation, regelmäßiges Reporting sowie ein aktives Risiko- und Qualitätsmanagement.
3.1.5 Zusammenarbeit und Rollenverständnis
Die Umsetzung des Projektes erfolgt in enger Zusammenarbeit zwischen den Verantwortlichen der UKS und dem Implementierungspartner. Der Implementierungspartner bringt seine methodische, fachliche und techni- sche Expertise ein und übernimmt die Verantwortung für die Umsetzung gemäß den vereinbarten Zielen, Standards und Qualitätsanforderungen. Die UKS stellt die fachliche Expertise, trifft die notwendigen Entschei- dungen und wirkt aktiv an der Prozessgestaltung und Abnahme mit.
Zielsetzung ist eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit klar definierten Rollen, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswegen, um eine erfolgreiche, termingerechte und qualitativ hochwertige SAP-S/4HANA- Transformation sicherzustellen. Deshalb wurden in Kapitel 4 zu den einzelnen Aktivitäten die Aufgabenvertei- lung in Form einer RACI-Matrix verteilt.
3.2 Parallelprojekte
Parallel zum SAP-Transformationsprojekt werden folgende wesentliche Projekte beim Universitätsklinikum durchgeführt:
Ablösung der heutigen IS.H/is.h.med. und Ersetzung durch ein neues Krankenhausinformationssys- tem (KIS): Derzeit befindet sich die UKS in einem Evaluierungsprozess für die neue KIS-Lösung, die dann an
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das SAP S/4HANA angebunden werden soll. In der Interimsphase (SAP S/4HANA ist live, das neue KIS-System noch nicht produkitv) besteht die IS-H-Lösung noch im bisherigen SAP ECC-System und wird an das SAP S/4HANA angebunden.
HCM ist momentan als Modul im SAP ECC-System enthalten. Die HCM-Funktionalitäten sollen aus dem bisherigen SAP-System ausgegliedert und als eigenes System weiterbetrieben werden. In ei- nem Vorprojekt wurden diesbezüglich Analysen angestoßen. Momentaner Planungsstand ist es, das HCM-System dann im Brownfield-Ansatz nach SAP HANA zu migrieren.
Für die speziellen Materialwirtschaft- und Apotheken-Anforderungen soll eine SAP-integrierte Kran- kenhaus-Logistiklösung (SAP IKLL) eingeführt werden. Die Konzeption und Umsetzung der SAP IKLL -Funktionalitäten erfolgen in einem parallelen Projekt, das in seinen Phasen sehr eng mit dem SAP S/4HANA-Projekt gekoppelt wird. Dieses Parallelprojekt wird gesondert evaluiert und ausge- schrieben.
Das derzeitige SAP ECC-System soll für Zugriffe konserviert werden. Diese Aufgabe liegt in der voll- ständigen Verantwortung der UKS.
Es ist weiterhin geplant, die Systemanmeldungen in Microsoft neu aufzusetzen und auch mit den Anmeldungen in SAP zu synchronisieren.
3.3 Zeitliche Planung
Das Transformationsprojekt soll zeitnah in 2026 starten, derzeit wird der 14.09.2026 als Start präferiert. Als Go-Live-Termin wird der 01.01.2028 angestrebt, um eine unterjährige Umstellung von SAP ECC nach SAP S/4HANA zu vermeiden. Die Gründe liegen u.a. in der vereinfachten Migration der Finanzdaten, der sauberen Abgrenzung zwischen Alt- und Neusystem und der Vorteile für Reporting, Controlling und Revision.
Die folgende grobe Projektplanung zeigt den derzeitigen Stand der Roadmap der Transformation nach SAP S/4HANA über die ACIVATE-Phasen. Das Parallelprojekt SAP IKLL muss sich aufgrund von Integrationsge- sichtspunkten an die Phasen und Termine des SAP S/4HANA anlehnen.
Abbildung 4: Grober Phasenplan/Roadmap
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4. Leistungsbeschreibung
Im nachfolgenden werden die einzelnen Projektphasen und deren Projektaktivitäten beschrieben. Die Projek- taktivitäten sind über eine RACI-Matrix den beiden Projektpartnern UKS (IT, Fachbereich) und dem Implentie- rungsdienstleister zugeordnet. Diese Matrix stellt die Aufgabenverteilung im Projekt dar.
Die RACI-Matrix wird hier wie folgt verwendet:
(R) Responsible - Zuständig für die Durchführung
(A) Accountable - Rechenschaftspflichtig, verantwortlich für Genehmigungen, Abnahmen, Freigaben
(C) Consulted - Beratende Funktion
(I) Informed - Informierend
Am Ende jeder Phase sind die Liefergegenstände der jeweiligen Phasen grob dargestellt.
4.1 Discover/Prepare
Zu Beginn des Projektes wird mit dem Implementierungsdienstleister ein Review bzgl. der Zielsetzung, des Projektumfangs, der fachlichen Schwerpunkten und der aktualisierten Rahmenbedingungen durchgeführt wer- den. In diesem Zuge soll eine Prozess-Masterliste erstellt werden. Bei der Nutzung von SAP CALM ist bzgl. der Nutzung von den SAP Best Practices ein Scoping dort durchzuführen. Diese Basis an Prozessen ist dann in der Explore-Phase anzupassen und um weitere Prozesse zu ergänzen.
In dieser Phase sollen die detaillierte Projektvorbereitung, Aufbau der Projektorganisation, Initialisierung der Projektsteuerung, Erstellung des Projektplans sowie Einrichtung der Projektwerkzeuge stattfinden.
4.1.1 Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Discover/Prepare
Nachfolgend sind die Aktivitäten und die Aufgabenverteilung in der Phase Discover/Explore aufgeführt.
| Nr. | Leistungsbeschreibung und Projektergebnisse | UKS | Dienstleister | ||
|---|---|---|---|---|---|
| P-1 | Review der bisherigen Ergebnisse aus der Analyse und | A,C | R,I | ||
| Definition des Projektumfangs (Prozesse/Systeme/Organisation) | |||||
| Erstellen und Abstimmen einer Prozess-Master-Liste auf Basis | |||||
| der SAP Vorstudie | |||||
| Scoping der relevanten SAP Best Practices | |||||
| P-2 | Aufbau der Projektinfrastruktur | A,C | R,I | ||
| Plattform für Datenaustausch (z.B. Microsoft SharePoint, Teams) | |||||
| - erfolgt durch UKS | |||||
| Aufsetzen/ Installation eines SAP S/4HANA Entwicklungssystems | |||||
| und einer Sandbox mit den SAP Best Practices | |||||
| (Hardware, VMs werden durch UKS bereitgestellt) | |||||
| P-3 | Identifikation und Aufbau des Projektteams | A,R | R,I | ||
| Durchführung eines Kick-Offs | |||||
| P-4 | Entwicklung eines konkreten Projektplans inkl. Meilensteinen, Ressourcen | A,C | R,I | ||
| und Schnittstellen, Abstimmungsbedarfen zu pot. Parallelprojekten | |||||
| P-5 | Erstellung eines Projekthandbuchs (Project Charter) inkl. | A,C | R,I | ||
| Projektzielen | |||||
| Methoden & Tools | |||||
| Kommunikationswegen | |||||
| … |
Abbildung 5: Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Prepare
UKS S4 HANA Lastenheft_V08 2026-06-12.docx Seite 15
Lastenheft SAP S/4HANA Transformation
4.1.2 Ergebnistypen der Phase Prepare
Folgende Ergebnistypen sollen am Ende der Prepare-Phase vorliegen:
Definierter Projektumfang (Prozesse, Systeme, Organisation)
Prozessumfang ist in einer Prozess-Master-List definiert
Eine Projekt Charter wurde einvernehmlich aufgesetzt und beinhaltet u.a. einzusetzende Methodiken und Tools, Projektziele, definierte, administrative Vorgehensweisen, wie CR-Prozess, Kommunikati- onsmatrix, etc.
Vorhandene Projektinfrastruktur
Kick-Off-Termin ist durchgeführt
4.2 Explore
In der Explore-Phase des SAP S/4HANA Transformationsprojekts werden die fachlichen und technischen Zielprozesse gemeinsam mit dem Auftraggeber und dem Implementierungspartner detailliert ausgearbeitet und als verbindliche Grundlage für die anschließende Realisierung festgelegt. Aufbauend auf den Ergebnissen aus dem Analyse-Projekt werden die relevanten Scope-Elemente (z. B. SAP-Organisationsstrukturen, End- to-End-Prozesse, Schnittstellen, Datenobjekte, Rollen/Berechtigungen) präzisiert und in Workshops nach SAP Activate-Logik bewertet.
Dabei werden Standardprozesse (SAP Best Practices) als Referenz herangezogen, Abweichungen identifi- ziert und als Fit-to-Standard-/Fit-to-Gap-Ergebnisse dokumentiert. Erforderliche Anpassungen, Erweiterungen, Integrationen sowie Reporting- und Berechtigungskonzepte werden konzeptionell beschrieben und priorisiert.
In der Explore-Phase sind eine abgestimmte Lösungsdokumentation (u. a. Prozessmodelle, Integrations- und Datenkonzept), ein initiales Backlog (Aufgabenumfang) für die Realisierungsphase inkl. Aufwandsschätzung und Umsetzungsreihenfolge, sowie ein belastbarer Projektdetailplan für die nachfolgende Projektphase zu erarbeiten. Zusätzlich werden Migrations- und Cutover-Ansatz, Teststrategie, Quality Gates sowie Risiken und Abhängigkeiten (z. B. Altsysteme, Stammdatenqualität, regulatorische Anforderungen) konkretisiert.
Eine besondere Bedeutung kommt hier der Definition der SAP-Organisationsstrukturen zu, die im Vergleich zu Ist-Situation nochmals neu durchdacht werden sollen. Weiterhin stehen im Fokus der Explore-Phase die Ablösung von einigen SAP Add-ons (siehe Kapitel 5.9), die Interimslösung zur Integration der bestehenden IS-H-Funktionalitäten und auch die Integration einer SAP-integrierte Krankenhaus-Logistiklösung.
Ziel der Explore-Phase ist ein gemeinsames, transparentes Zielbild („to-be“), eine klare Umsetzungsentschei- dung pro Anforderung (Standard/Erweiterung/Integration) und eine tragfähige Planung, die eine effiziente, standardnahe Implementierung in der Realize-Phase ermöglicht.
4.2.1 Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Explore
Nachfolgend sind die Aktivitäten und die Aufgabenverteilung in der Phase Explore aufgeführt.
| Nr. | Leistungsbeschreibung und Projektergebnisse | UKS | Dienstleister | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| E-0 | Durchführung von Projektmanagement, Projektreporting wie aufgestellt | Entsprechend initialer Pro- | ||||||
| jektplanung | ||||||||
| E-1 | Vorbereitung/Organisation der Prozess-Workshops | A,C | A,C | R,I | R,I | |||
| Definition von Workshop-Terminen | ||||||||
| Erstellung von Workshop-Präsentationen | ||||||||
| Allgemeine Dokumentation (Protokolle, Prozessmodelle, Power- | ||||||||
| Points, etc.) | ||||||||
| E-2 | Durchführung der Prozess-Workshops | Durchführung der Prozess-Workshops | A,C | R,I |
UKS S4 HANA Lastenheft_V08 2026-06-12.docx Seite 16
Lastenheft SAP S/4HANA Transformation
| Nr. | Leistungsbeschreibung und Projektergebnisse | UKS | Dienstleister | ||
|---|---|---|---|---|---|
| E-3 | Dokumentation der Prozess-Workshops in funktionalen Spezifikationen | A,C | R,I | ||
| Erstellen von Prozessmodellen in konvertierbares Format für | |||||
| Microsoft- Standard | |||||
| Anforderungen der UKS im Detail | |||||
| Lösungsskizzierung zur Implementierung der Anforde- | |||||
| rung in SAP S/4HANA (als Grundlage für das Customi- | |||||
| zing, ggf. Entwicklung) | |||||
| Ggf. Vorstellung von alternativen Lösungsszenarien der | |||||
| Umsetzung mit Bewertung und Handlungsempfehlungen | |||||
| Dokumentation der Ergebnisse | |||||
| E-4 | Freigabe der funktionalen Spezifikationen durch die UKS | Freigabe der funktionalen Spezifikationen durch die UKS | A, R | C, I | |
| E-5 | Identifikation und Spezifikation von Entwicklungen und Schnittstellen | A,C | R,I | ||
| (WRICEF-Elemente) in technischen Spezifikationen (inkl. Aufwands- | |||||
| schätzung) | |||||
| E-6 | Priorisierung und Freigabe der Entwicklungen | Priorisierung und Freigabe der Entwicklungen | A | C,I | |
| E-7 | Detaillierung der IT-Architektur für SAP S/4HANA (inkl. Darstellung der | A,C | R,I | ||
| Schnittstellen) | |||||
| E-8 | Bereitstellung von Vorgaben/Richtlinien für Rollen und Autorisierungen | A,R | C,I | ||
| (z.B. Freigabeprozesse, Job-Rollenbeschreibungen, ,…) | |||||
| E-9 | Entwicklung eines Berechtigungskonzeptes | A,C | R,I | ||
| Spezifikation von Rollen und Berechtigungen | |||||
| E-10 | Entwicklung eines Migrationskonzeptes | A,C | R,I | ||
| Identifikation von Migrationsobjekten | |||||
| Auswahl der Migrationstools (SAP Migration Cockpit, Excel) | |||||
| Beschreibung des Migrationsvorgehens | |||||
| Umstellung auf den Business Partner erforderlich (Customer- | |||||
| Vendor-Integration) | |||||
| E-11 | Entwicklung eines Testkonzeptes | A,C | R,I | ||
| Definition von Test-Zyklen (Unit Tests, Integration Tests,…) | |||||
| Validierung der Nutzung von SAP CALM u.a. als Test-Tool | |||||
| Entscheidung für ein Vorgehen | |||||
| E-12 | Entwicklung eines Schulungskonzepts | A,C | R,I | ||
| Training der IT-Anwendungsbetreuung und Key-User (z.B. | |||||
| Train-the-Trainer), Key-User-Delta Schulung | |||||
| E-13 | Durchführung der gewählten Key-User-Delta-Schulung und IT-Anwen- | A,C | R,I | ||
| dungsbetreuer | |||||
| E-14 | Erstellung einer detaillierten Projektplanung und Aufwandsschätzung für | A, C | R, I | ||
| die Projektphasen „Realize“, „Deploy“ und „Run“ inklusive | |||||
| Begründung ggf. auftretender Abweichungen zur initialen Auf- | |||||
| wandsschätzung |
Abbildung 6: Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Explore
4.2.2 Ergebnistypen Phase Explore
Folgende Ergebnistypen sollen am Ende der Explore-Phase vorliegen:
Durchgeführtes Projektmanagement und -reporting gemäß den Festlegungen aus der Projektinitiali- sierungsphase
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Durchgeführte Anforderungsanalyse, grobes Lösungsdesign, inkl. Fit/Gap, WRICEF-Identifikation und Freigabe zur Spezifikation
Prozess-Master-List mit den definierten Soll-Prozessen und funktionalen Spezifikationen
WRICEF-Grob-Spezifikationen
IT-Architektur für S/4HANA mit Schnittstellen
Berechtigungskonzept
Migrationskonzept
Testkonzept
Trainingskonzept
Konzept zur Archivierung/ Konservierung des SAP ECC
Projektplanung und Aufwandsschätzung für die Projektphasen „Realize“, „Deploy“ und „Run“
4.3 Realize
In der Realize-Phase des SAP S/4HANA Transformationsprojekts werden die in Explore abgestimmten Ziel- prozesse und Lösungskonzepte iterativ umgesetzt, konfiguriert und qualitätsgesichert bis zur produktionsrei- fen Gesamtlösung. Der Implementierungspartner realisiert die definierten Anforderungen primär standardnah durch Customizing und SAP Best Practices, ergänzt um freigegebene Erweiterungen, Schnittstellen sowie erforderliche Entwicklungen. Die Umsetzung erfolgt entlang eines abgestimmten Backlogs in Sprints bzw. Ite- rationen inklusive fortlaufender Dokumentation, Nachverfolgbarkeit (Requirements-to-Test) und Transparenz über Fortschritt, Aufwand und Risiken.
Kernaktivitäten der Realize-Phase umfassen die Systemkonfiguration, die technische Implementierung und Integration (inkl. Monitoring/Fehlerhandling), das Berechtigungs- und Rollenkonzept, Formular-/Output- und Reporting-Umsetzungen sowie die Vorbereitung und Durchführung der Datenmigration (Mapping, Bereinigung, Ladezyklen). Parallel wird die Teststrategie operativ umgesetzt: Unit- und Konfigurationstests, Integrations- /End-to-End-Tests, Regressionstests sowie die Unterstützung der Fachbereiche bei User Acceptance Tests (UAT) inklusive Defect-Management und Qualitätssicherung über definierte Quality Gates. Change- und Enab- lement-Aktivitäten (z. B. Schulungsunterlagen, Trainings, Arbeitsanweisungen) werden erstellt und abge- stimmt.
Ergebnis der Realize-Phase ist eine vollständig integrierte, getestete und dokumentierte SAP S/4HANA Lö- sung inkl. umsetzungsreifer Betriebs- und Supportkonzepte, freigegebener Cutover-/Go-Live-Planung sowie einer belastbaren Produktivsetzungsentscheidung für die Deploy/Go-Live-Phase.
4.3.1 Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Realize
Nachfolgend sind die Aktivitäten und die Aufgabenverteilung in der Phase Realize aufgeführt.
| Nr. | Leistungsbeschreibung und Projektergebnisse | UKS | Dienstleister | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| R-0 | Durchführung von Projektmanagement, Projektreporting wie aufgestellt | Entsprechend initialer Pro- | |||||
| jektplanung | |||||||
| R-1 | Aufsetzen/ Installation eines SAP S/4HANA Qualitätssicherungssystem | A,C | R,I | ||||
| und Produktivsystems mit Transportwesen | |||||||
| (HW, VM, Infrastruktur von UKS bereitgestellt) | |||||||
| R-2 | Implementierung von SAP S/4HANA für alle Prozesse/Anforderungen | A,C | R,I | ||||
| und RICEFW-Elemente | |||||||
| Reports | |||||||
| Interfaces/Schnittstelle | |||||||
| Customizing | |||||||
| Enhancement/Entwicklungen |
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| Nr. | Leistungsbeschreibung und Projektergebnisse | UKS | Dienstleister | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Formulare | |||||||||||
| Workflows | |||||||||||
| R-3 | Einrichten von Batch-Jobs zur Automatisierung von Prozessen | A,C | R,I | ||||||||
| R-4 | Implementierung der Rollen und Berechtigungen in SAP S/4HANA | A,R | C,I | ||||||||
| R-5 | Erstellen von Testfällen | A,R | C,I | ||||||||
| R-6 | Anlegen von Testdaten | A,R | C,I | ||||||||
| R-7 | Durchführung von Tests | ||||||||||
| Unit-(Funktions)Tests) | A,C | R,I | |||||||||
| Integrationstests | A,R | C,I | |||||||||
| Dokumentation der Tests | A,R | C,I | |||||||||
| R-8 | Entwicklung eines Cutover-Plans | A,C | R,I | ||||||||
| R-9 | Erstellung von Migrationskonzept sowie Mapping-Regeln für jedes Migra- | A,C | R,I | ||||||||
| tionsobjekt | |||||||||||
| R-10 | Prüfung und Bereinigung von Daten im Quellsystem („Data Cleansing“) | A,R | C,I | ||||||||
| R-11 | Entwicklung von Migrationsprogrammen | A,C | R,I | ||||||||
| R-12 | Testen der Datenmigration (inkl. Prüfung der migrierten Daten und an- | A,C | R,I | ||||||||
| schließender Fehlerkorrektur) | |||||||||||
| R-13 | Planung/Terminierung der Key-User Schulung | A,R | C,I | ||||||||
| R-14 | Erstellung von Trainingsunterlagen für das Key-User Schulung | A,C | R,I | ||||||||
| R-15 | Durchführung der Key-User Schulung | A,C | R,I | ||||||||
| R-16 | Durchführung des User Acceptance Tests | A,R | C,I | ||||||||
| R-17 | Freigabe des SAP S/4HANA-Systems | A,R | C,I | ||||||||
| R-18 | Freigabe der Datenmigration | A,R | C,I |
Abbildung 7: Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Realize
4.3.2 Ergebnistypen Phase Realize
Folgende Ergebnistypen sollen am Ende der Explore-Phase vorliegen:
Durchgeführtes Projektmanagement und -reporting gemäß den Festlegungen aus der Projektinitiali- sierungsphase
Prozesse gemäß Lösungskonzept umgesetzt und getestet (funktional, integrativ), durchgeführtes und dokumentiertes Customizing
Bereitgestelltes SAP S/4HANA Entwicklungs- und Qualitätssicherungssystem
Erfolgte Umsetzung der Anforderungen und durchgeführter Unit-Test
Erfolgte Umsetzung und Unit-Test der WRICEFs
Umgesetztes Archivierungskonzept
Erfolgte Migrationstests
Rollen- und Berechtigungskonzept wurde im SAP S/4HANA umgesetzt und getestet
Durchgeführter Integrationstest(s) (Umfang und Inhalte sind im Projekt abzustimmen)
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Geschulte Key-User
Grober Cutover Plan
4.4 Deploy
In der Deploy-Phase wird die in Realize fertiggestellte SAP S/4HANA Lösung kontrolliert in den Produktivbe- trieb überführt und die Betriebsstabilität sichergestellt. Der Implementierungspartner bereitet Go-Live und Cutover detailliert vor, koordiniert alle beteiligten Teams und führt die finalen Aktivitäten gemäß abgestimmtem Cutover-Plan durch. Dazu zählen u. a. die finale Datenmigration (inkl. Validierung und Abstimmung mit den Fachbereichen), die Übernahme von Customizing- und Entwicklungsständen in die Produktivumgebung, Sys- tem- und Sicherheitschecks, die Aktivierung von Schnittstellen/Jobs sowie die Durchführung eines finalen Go- Live-Readiness-Checks anhand definierter Quality Gates und Entscheidungskriterien.
Während des Go-Live unterstützt der Implementierungspartner aktiv die Inbetriebnahme, überwacht kritische Prozesse und Schnittstellen (Hypercare), priorisiert und behebt Störungen im Rahmen eines strukturierten Incident-/Defect-Managements und stellt die Handlungsfähigkeit der Fachbereiche sicher. Ergänzend werden Support- und Betriebsprozesse (z. B. Monitoring, Berechtigungsprozesse, Transport- und Change-Manage- ment) finalisiert und an die Linienorganisation bzw. den Application Management Support übergeben. Ergeb- nis der Deploy-Phase ist ein erfolgreicher Produktivstart mit stabilen Kernprozessen, dokumentierten Betriebs- und Supportvereinbarungen sowie einer geordneten Übergabe in den Regelbetrieb inklusive Lessons Learned und ggf. Backlog für Optimierungen nach Go-Live.
4.4.1 Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Deploy
Nachfolgend sind die Aktivitäten und die Aufgabenverteilung in der Phase Deploy aufgeführt.
| Nr. | Leistungsbeschreibung und Projektergebnisse | UKS | Dienstleister | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| D-0 | Durchführung von Projektmanagement, Projektreporting wie aufgestellt | Entsprechend initialer Pro- | |||||||
| Inkl. Cutover-Management | jektplanung | ||||||||
| D-1 | Planung/Terminierung des End-User Schulung | A,R | C,I | ||||||
| D-2 | Erstellung von Trainingsunterlagen für das End-User Schulung | A,R | C,I | ||||||
| D-3 | Durchführung des End-User Schulung | A,R | C,I | ||||||
| D-4 | Aufbau des Produktivsystems (z.B. Einspielen von Transporten, | A,C | R,I | ||||||
| Durchführen manueller Cutover-Tätigkeiten,…) | |||||||||
| D-5 | Durchführung der Datenmigration ins Produktivsystem | A,C | R,I | ||||||
| D-6 | Inbetriebnahme des SAP S/4HANA-Systems und Übergabe des Systems | A,C | R,I | ||||||
| an die UKS |
Abbildung 8: Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Deploy
4.4.2 Ergebnistypen Phase Deploy
Folgende Ergebnistypen sollen am Ende der Deploy-Phase vorliegen:
Erfolgter User-Acceptence-Test (UAT)
Erstellte Schulungsunterlagen und Schulungsplanung
durchgeführte Endanwenderschulung
Go-Live & Cutover-Durchführung
Produktivsetzung (Go-Live Execution)
Fallback-/Rollback-Dokumentation
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Finaler Migration Load (Stamm-/Bewegungsdaten je Scope) inkl. Load-Protokolle, Fehlerlisten, Kor- rekturen
Hypercare-Plan (Dauer, Rollen, Kommunikationswege)
erstelltes Betriebshandbuch (Monitoring, Jobs, Schnittstellen, Housekeeping)
Übergabe an IT-Betrieb/AMS inkl. Knowledge-Transfer-Nachweisen
4.5 Run
In der Run-Phase wird die produktive SAP S/4HANA Lösung stabil betrieben, kontinuierlich überwacht und weiterentwickelt. Der Implementierungspartner unterstützt den Auftraggeber im Rahmen eines geregelten Ap- plication Managements (AMS) bzw. Betriebs- und Supportmodells bei der Sicherstellung der Verfügbarkeit, Performance und Prozessqualität. Dazu gehören Incident- und Problem-Management mit definierten Reakti- ons- und Lösungszeiten, proaktives Monitoring von System, Schnittstellen und Batch-Jobs, Fehleranalyse so- wie die Koordination von Korrekturmaßnahmen inkl. Transport- und Release-Management.
Parallel werden Änderungsanforderungen strukturiert aufgenommen, bewertet und umgesetzt (Change Requ- est Management). Dies umfasst kleinere Optimierungen, gesetzliche/regulatorische Anpassungen, Erweite- rungen und Integrationen sowie die Pflege von Rollen/Berechtigungen, Formularen und Reports. Der Imple- mentierungspartner stellt dabei die Einhaltung von Qualitätsstandards sicher (Tests/Regression, Dokumenta- tion, Nachvollziehbarkeit) und unterstützt beim Knowledge Transfer, der Anwenderbetreuung sowie beim Auf- bau/Weiterbetrieb von Schulungs- und Supportmaterialien. Ergebnis der Run-Phase ist ein verlässlicher, effi- zienter Systembetrieb mit klaren Governance- und Service-Prozessen sowie eine kontinuierliche Verbesse- rung der Lösung entlang fachlicher Prioritäten und Geschäftsanforderungen.
4.5.1 Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Run
Nachfolgend sind die Aktivitäten und die Aufgabenverteilung in der Phase Deploy aufgeführt.
| Nr. | Leistungsbeschreibung und Projektergebnisse | UKS | Dienstleister | ||
|---|---|---|---|---|---|
| R-0 | Durchführung von Projektmanagement, Projektreporting wie aufgestellt | Entsprechend initialer Pro- jektplanung | |||
| Inkl. Cutover-Management | |||||
| R-1 | Durchführung von Hypercare-Aktivitäten für 3 Monate | A,R | C,R | ||
| Unterstützung von Anwendern und Systembetrieb | |||||
| Stabilisierung und Optimierung des SAP S/4HANA-Systems |
Abbildung 9: Aktivitäten und Aufgabenteilung Phase Run
4.5.2 Ergebnistypen Phase Run
Folgende Ergebnistypen sollen am Ende der Run-Phase vorliegen:
Durchgeführte Hypercare-Aktivitäten (nach Abstimmung)
Übergabe an Application Management System – Organisation (SAP Modulbetreuer)
Projektabschluss
4.6 Optionale Aktivitäten und Ergebnisse
Folgende Aktivitäten sollen vom Implementierungspartner optional angeboten werden:
Unterstützung beim Data-Cleansing, Datenharmonisierung (Business Partner)
Change Management + Schulungskoordination
Erstellung Betriebshandbuch
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5. Fachlicher Projektumfang / Ergebnisse einer Voranalyse
In diesem Kapitel wird der fachliche Projektumfang beschrieben. Dieser ist ein Ergebnis der Voranalyse aus 2025. Zahlreiche Punkte müssen im Rahmen der Explore-Phase nochmals aufgegriffen und zu einer Entschei- dung gebracht werden.
5.1 Überblick SAP-Organisationsstruktur
Im Nachfolgenden wird auf die Ist-SAP-Organisationsstruktur der UKS und dem aktuellen Stand der Sollausprägung eingegangen.
Abbildung 10: SAP-Organisationsstruktur
| SAP-Organisationstyp | IST | SOLL |
|---|---|---|
| Ergebnisbereich (CO) | Ein Ergebnisbereich ist aktuell nicht vorhanden | Ein Ergebnisbereich ist auch in Zukunft nicht erforderlich |
| Kostenrechnungskreis (CO) | Aktuell besteht eine 1:1-Zuordnung zwischen Kostenrechnungskreis und Buchungskreis. | Es soll ein gemeinsamer Kostenrechnungs- kreis eingeführt werden, der mehrere Bu- chungskreise umfasst. Dadurch soll eine über- greifende Kostenrechnung ermöglicht, die Transparenz und Konsistenz in der Kostenver- teilung erhöht und die Harmonisierung der Controlling-Strukturen unterstützt werden. |
| Buchungskreis (FI) | Derzeit 5 Buchungskreise (davon 4 aktiv und 1 unbenutzt) UKS-0001 (Abschluss KHBV) = UKS gesamt UKSSG-0002 = Service Gesell- schaft (Reinigungsleistung) Johanniter (Kinder- und Jugendkli- nik) = 0003 UKS Reha = 0005 | Die 4 aktiven Buchungskreise sollen beibehal- ten werden und die 2 noch nicht als Buchungs- kreis vorhandene Gesellschaften als Bu- chungskreise abgebildet werden. |
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| SAP-Organisationstyp | IST | SOLL |
|---|---|---|
| Partnergesellschaft nicht ausge- prägt 2 Gesellschaften sind nicht in SAP abgebildet, haben aber eine Buch- haltung (MVZ Augen, UKS Energie) | ||
| Segmente (FI) | Segmente sind aktuell nicht vorhan- den | Zur Abbildung von Zentrumsstrukturen im Controlling (CO) muss die Möglichkeit beste- hen, Segmente als zusätzliche Berichtsdimen- sion zu nutzen. Dies dient der detaillierten Auswertung und Berichterstattung nach orga- nisatorischen oder geschäftsbereichsbezoge- nen Kriterien, die über die Standardobjekte wie Profitcenter hinausgehen. |
| Bewertungsplan (FI-AA) | Derzeit existieren unterschiedliche Bewertungspläne (1:1 Beziehung zu Buchungskreise) | Ein einheitlicher Bewertungsplan ist für alle Buchungskreise (DE) zu definieren. |
| Bewertungsbereiche (FI- AA) | Es existieren Bewertungsbereiche, die nicht mehr für Auswertungen ver- wendet werden, bzw. notwendig sind. | Entschlackung nicht verwendeter Bewertungs- bereiche, zusätzliches Einführen des Steuer- bereichs mit Integration FI. Investitionsförder- bereiche sind zu reduzieren. |
| Anlagenklassen | In Anlagenklassen wird derzeit nicht nur die Art der Anlage unterschieden, sondern auch, wo diese genutzt wird. Einige Anlagenklassen sind nicht mehr relevant. | Für Ort der Nutzung (UKS/nicht UKS) sollen Ordnungsbegriffe/Standorte verwendet wer- den. |
| Verkaufsorganisation | Heute nicht existent | 1 Verkaufsorganisation |
| Vertriebsweg | Heute nicht existent | 1 Vertriebsweg |
| Sparte | Heute nicht existent | 1 Sparte |
| Vertriebsbereich | Heute nicht existent | 1 Vertriebsbereich |
| Einkaufsorganisation | Es existieren derzeit mehr als 15 Ein- kaufsorganisationen. Gründe sind u.a.: Hinterlegung von Verantwortli- chen, Freigabe-Steuerung, Schnitt- stellen, Auswertungen | Eine Reduzierung der Anzahl der Einkaufsor- ganisationen ist um Umsetzungsprojekt anzu- streben |
| Werk | Derzeit 9 Werke | Die Anzahl der notwendigen Werke ist im Um- setzungsprojekt zu prüfen und ggf. reduzieren |
| Einkäufergruppe | Derzeit sind die Einkäufergruppen in der Regel bezogen auf einzelne Mit- arbeiter/Personen | Hier ist eine Neudefinition in Richtung Grup- pen von Materialien oder Dienstleistungen analog Warengruppen etc. anzustreben |
| Lagerorte | Heute sind mehrere Lagerorte im Ein- satz: ZIK (1), Technik (1), Dez III (6), Apotheke (5) | Die Lagerortstruktur ist zusammen mit dem Lagerkonzept im EWM nochmals neu zu defi- nieren |
| Lagertypen | Die Lagerverwaltung erfolgt heute im MobiDik und ist nicht mit SAP-Organi- sationsstrukturen abgebildet | Lagertypdefinition legt im SAP die Regeln für Ein- und Auslagerungsprozesse fest und ist im Rahmen des Lagerkonzept im EWM neu zu definieren |
| Lagerbereiche | Die Lagerverwaltung erfolgt heute im MobiDik und ist nicht mit SAP-Organi- sationsstrukturen abgebildet | Die Lagerbereiche sind im Umsetzungsprojekt im Rahmen des Lagerkonzept im EWM neu zu definieren |
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| SAP-Organisationstyp | IST | SOLL |
|---|---|---|
| Lagerplätze | Lagerplätze sind heute im MobiDik vorhanden | Lagerplätze sind ein wesentliches Strukturele- ment im SAP EWM und im Umsetzungsprojekt neu zu definieren |
Abbildung 11: SAP Organisationstypen
5.2 Prozessbereich Finanzen (FI/CO/FI-AA)
Abbildung 12: Übersicht Prozessbereich Finanzen
5.2.1 Finanzen - Übersicht Stamm- und Bewegungsdaten
Nachfolgend sind die Stamm- und Bewegungsdaten im Bereich Finanzen grob als Ist und Soll dargestellt.
| Stamm-/ | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Bewegungsdaten | |||||
| Sachkonten | Die Kontenpläne sind heute den Buchungskreisen zuge- ordnet und pro Buchungs- kreis unterschiedlich. | Es wird ein übergeordneter, vereinheitlichter Kontenplan angestrebt (HBG, KHBV). | Ein Konzernkontenplan für eine mögliche Konsolidierung soll defi- niert werden. | ||
| Kreditoren | Die Kreditorenstammsätze sind über die letzten 30 Jahre historisch gewachsen und nicht harmonisiert. | Einführung des Ges- chäftspartners erforderlich | Harmonisierung Debitoren und Kre- ditoren inkl. Stammdatenbereini- gung. Einführung zentrales Stammdatenmanagement. | ||
| Debitoren | Die Kundenstammdaten wie z. B. Krankenkassen, Privat- patienten, Forschungs- partner sind ebenfalls über | Einführung des Ges- chäftspartners erforderlich | Harmonisierung Debitoren und Kre- ditoren inkl. Stammdatenbereini- gung. Einführung zentrales Stammdatenmanagement. |
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| Stamm-/ | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Bewegungsdaten | |||||
| die letzten 30 Jahre histo- risch gewachsen und nicht harmonisiert | |||||
| Anlagen FI-AA | Die Anlageninventur ist der- zeit nicht aktuell und mit Alt- daten versehen. | Ziel ist die Anlagen zu berei- nigen und nur noch die akti- ven Anlagen zu übernehmen | Übernahme der Anlagen zum Stich- tag über das Migration Cockpit mit vorherigem Bestand durch Inventur. | ||
| Steuerkennzeichen | Heute existieren eine Viel- zahl von Steuerkennzei- chen, die nicht mehr rele- vant sind | Bereinigung bzgl. der nicht verwendeten Steuerkennzei- chen vorab notwendig | |||
| Salden/ Offene Posten/ Anlagen- werte | Es soll ein Ausgleich vor der Daten- übernahme erfolgen. Neue, auf das neue Geschäftsjahr bezogene Datensätze sollen im neuen System erfasst werden. Bei den Anlagenwerte soll nach Jahresabschluss der historische Wert pro Anlage im neuen System fortgeschrieben werden. | ||||
| Profitcenter | Profitcenterrechnung ist ak- tuell nicht vorhanden | Die Profitcenter-Rechnung soll zur transparenten Abbil- dung und Steuerung der ein- zelnen Kliniken im Control- ling eingeführt werden. | Eine komplette Neueinrichtung der Profitcenterrechnung für einzelne Kliniken und der Segmente als Kli- nikzentren ist erforderlich und im Umsetzungsprojekt zu konzipieren und realisieren. | ||
| Kostenstellen | Heute ca. 1.200 Kostenstel- lenobjekte im SAP-System vorhanden, Die Erlöse wer- den aktuell auf den Kosten- stellen erfasst | Im Rahmen der Greenfield- Transformation soll die Kos- tenstellenrechnung bereinigt und vereinheitlicht werden, insbesondere im Zusammen- hang mit der Einführung ei- nes gemeinsamen Kosten- rechnungskreises | |||
| Leistungsarten | Heute insgesamt ca. 13.260 Leistungsarten im Einsatz. Für die LV-Labore sind die Leistungen gemäß dem GOÄ-Katalog (Gebühren- ordnung für Ärzte) angelegt. Es wird heute ausschließlich Leistungsartentyp 1 verwen- det. | Die Leistungsarten sollen be- reinigt und vereinheitlicht werden, insbesondere im Zu- sammenhang mit der Einfüh- rung eines gemeinsamen Kostenrechnungskreises. | |||
| Sekundäre Sach- konten | Es sind circa 1.000 sekun- däre Sachkontenobjekte im Einsatz. Verwendete Typen: Typ 21: Abrechnung Typ 42: Umlage Typ 43: ILV | Die sekundären Sachkon- ten sollen bereinigt und ver- einheitlicht werden, insbe- sondere im Zusammenhang mit der Einführung eines ge- meinsamen Kostenrech- nungskreises. | |||
| Statistische Kennzahlen | Insgesamt sind ca. 107 sta- tistische Kennzahlen im System gepflegt. | Die statistischen Kennzahlen sollen bereinigt und verein- heitlicht werden, insbeson- dere im Zusammenhang mit |
UKS S4 HANA Lastenheft_V08 2026-06-12.docx Seite 25
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| Stamm-/ | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Bewegungsdaten | |||||
| der Einführung eines ge- meinsamen Kostenrech- nungskreises. | |||||
| Stammdatengrup- pen | Folgende Gruppierungen sind im Einsatz und müssen angepasst werden: Kostenstellengruppen Leistungsartengruppen Kostenartengruppen Gruppen der statistischen Kennzahlen | Nach der Bereinigung und Vereinheitlichung der CO- Stammdaten sollen auch die Stammdatengruppen überar- beitet und auf ihre Aktualität geprüft werden. Profitcentergruppen und Sachkontengruppen müssen noch definiert werden | |||
| Innenaufträge | In der Patientenwirtschaft ist heute ein Innenauftrag gleich ein Fall. Jeder Fall ist einem Patienten zugeord- net. Ein Patient kann meh- rere Fälle haben. Der Innenauftrag dient als Träger für Erlöse und be- stimmte Kosten | Innenauftrag werden teil- weise durch das Projektsys- tem (PS) abgelöst. | Anforderung: Erlöse sollen weiter- hin auf der Kostenstelle statistisch geführt werden. In Bezug auf InEK- Kalkulation soll geprüft werden, welches Kontierungsobjekt die Echt-Buchung tragen soll. Es ist noch offen, wann die Innen- aufträge in Patientenwirtschaft ab- gelöst werden sollen. Hintergrund: Einführung des neuen KIS-Systems | ||
| Projekte/ PSP-Elemente | Heute nicht im Einsatz | Das Projektsystem und die Verwendung von PSP-Ele- menten sowie die Projekt- strukturen sind im Umset- zungsprojekt zu konzipieren und umzusetzen. | Anforderung: Erlöse sollen weiter- hin auf der Kostenstelle statistisch geführt werden. In Bezug auf InEK- Kalkulation soll geprüft werden, welches Kontierungsobjekt die Echt-Buchung tragen soll. Es ist noch offen, wann die Innen- aufträge in Patientenwirtschaft ab- gelöst werden sollen. Hintergrund: Einführung des neuen KIS-Systems | ||
| Tarife | Tarife sind heute im Einsatz. Die Tarifpflege erfolgt ma- nuell und per Massenupload | Tarife werden weiterhin be- nötigt. | Im Zielsystem muss die Möglichkeit bestehen, Tarife neu anzulegen bzw. eine manuelle Migration per Massenupload durchzuführen. | ||
| Planwerte/ Budget- werte | Folgende Planung erfolgt heute im SAP Wirtschaftsplan (GUV) Budgetierung (Kosten- stellenplanung) Keine Budgetverfügbar- keitskontrolle im Einsatz im CO IM ist Einsatz und wird über INVEST-Innenauf- träge abgebildet. Umfang: Nur Plandatener- fassung, keine Plandaten- verrechnung | Es soll eine dezentrale und zugleich einheitliche Planung im SAP-System angestrebt werden. Folgende Planungsberei- che wurden dabei identifi- ziert: GuV-Planung (Gewinn- und Verlustrechnung). Nur Sachkonten werden geplant Kostenstellenplanung In der Feinkonzeption soll definiert werden, wo Erlöse geplant werden, da eine di- rekte Buchung von Erlösen auf Kostenstellen nicht zuläs- sig ist. Es ist jedoch sicherzustellen, dass Erlösbuchungen statis- | Ziel: Dezentrale Planung in SAP S/4HANA oder ggf. im SAC. In der Konzeption soll definiert wer- den, wo Erlöse geplant werden, da eine direkte Buchung von Erlösen auf Kostenstellen nicht zulässig ist. Es ist sicherzustellen, dass Erlös- buchungen statistisch auf Kosten- stellen für Informationszwecke ge- führt werden können. |
UKS S4 HANA Lastenheft_V08 2026-06-12.docx Seite 26
Lastenheft SAP S/4HANA Transformation
| Stamm-/ | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Bewegungsdaten | |||||
| tisch auf Kostenstellen für In- formationszwecke geführt werden können. |
Abbildung 13: Stamm- und Bewegungsdaten im Bereich Finanzen
5.2.2 Hauptbuchhaltung
Nachfolgend sind die wesentlichen Funktionalitäten und Anforderungen in der Hauptbuchhaltung als Ist und Soll dargestellt.
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Belegerfassung | Heute ist die Belegerfas- sung geprägt von Einem hohen manuellen Aufwand Unterschiedliche Daten- qualität und Kontierungs- logiken Teilweise nachgelagerte manuelle Abstimmungen erforderlich CSV-Uploads ohne durch- gängige Validierungslogik | Im SAP S/4HANA sollen fol- gende Punkte umgesetzt werden: Automatisierte Beleger- fassung über definierte Regelwerke (Abgren- zungslogik, Rückstel- lungsmatrix) Standardisierter Upload mit Validierungen & Fehlerprotokollen Durchgängige Integration aus Vorsystemen Einheitliches Kontierungs- modell mit klarer Rollen- verantwortung Nutzung von SAP-Workflows zur Genehmigung & Verbu- chung | Damit sollen folgende Vorteile reali- siert werden: Reduzierter manueller Aufwand Weniger Fehler und höhere Da- tenqualität Schnellere Periodenabschlüsse Bessere Nachvollziehbarkeit & Re- visionssicherheit | ||
| Dauerbuchungen erfassen | Heute ist die Erfassung der Dauerbuchungen geprägt von Monatlicher manueller Anlage und Pflege von Abgrenzungs- und Wie- derholungsbuchungen Hoher Kontroll- und Ab- stimmungsaufwand Abhängigkeit von Wissen einzelner Mitarbeiter | Im SAP S/4HANA sollen fol- gende Punkte umgesetzt werden: Validierung Einführung Accrual Engine für Auto- matisierung Regelbasierte Abgren- zungsmatrix Nutzung von SAP-Workflows zur Genehmigung & Verbu- chung | Damit sollen folgende Vorteile reali- siert werden: Verringerung des manuellen Aufwandes Reduktion von Fehlern bei Staf- felungen & Perioden Bessere Dokumentation und Vertretbarkeit Beschleunigung Monatsabschluss | ||
| Blutspendebelege erfassen | Erfassung erfolgt heute über ein Eigenprogramm Die Daten werden manu- ell in die Finanzbuchhal- tung übernommen Debitorische Gutschriften und kreditorische Rechnun- gen | Im SAP S/4HANA sollen fol- gende Punkte umgesetzt werden: Integration vom neu er- stellten Tool inkl. Batch Input ins SAP Standardisierte Handling- Prozesse für Gutschriften und Rechnungen | Damit sollen folgende Vorteile reali- siert werden: Signifikante Entlastung der Fi- nanzbuchhaltung Saubere und nachvollziehbare Abrechnung Höhere Datenqualität und Transparenz Weniger Korrekturbuchungen & Klärfälle |
UKS S4 HANA Lastenheft_V08 2026-06-12.docx Seite 27
Lastenheft SAP S/4HANA Transformation
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Periodenabschluss | Die Bilanzierung erfolgt heute nach HGB und KHBV Unterschiedliche Ab- schlusslogiken je Bu- chungskreis Abhängigkeit von manu- ellen Tätigkeiten Uneinheitliche Prozess- verantwortung pro Bu- chungskreis | Im SAP S/4HANA sollen fol- gende Punkte umgesetzt werden: Einheitlicher Monatsab- schlussprozess für alle Bukr Standardisierte Ab- schluss-Checklisten & Verantwortlichkeiten Automatisierte Abgren- zungen (Rückstellungen, periodische Aufwände) Validierung Einführung Clo- sing Cockpit | Damit sollen folgende Vorteile reali- siert werden: Einheitliche Datenqualität über alle Bukr Transparenz in Echtzeit beim Abschlussstatus Reduktion des manuellen Auf- wands Schnellere Monats-/Jahresab- schlüsse Revisionssicher dokumentiert | ||
| Intercompany | Es werden Rechnungen zwischen Buchungskrei- sen überwiegend manu- ell erstellt Unterschiedliche Leis- tungsarten Ein Buchungskreis nutzt eine eigene Software zur Rechnungserfassung Papierbelege werden ausgedruckt, einge- scannt, manuell geprüft, ca. 130 Belege pro Mo- nat Abstimmung erst am Jahresende → hohes Fehler- & Nachbu- chungsrisiko Zusätzlich: Beziehungen zu MVZ Augen und UKS Energie | Im SAP S/4HANA sollen fol- gende Punkte umgesetzt werden: Überprüfung des SAP Standards: IC-Verrech- nungen Etablierung des automati- sierten Intercompany-Pro- zess | Damit sollen folgende Vorteile reali- siert werden: Reduktion manueller Tätigkeiten Fehlervermeidung durch Wegfall von Doppeleingaben Monatlich abgestimmte Intercom- pany-Beziehungen | ||
| Belegaufteilung | Heute nicht ausgeprägt | Soll der Einsatz der Beleg- aufteilung soll im Umset- zungsprojekt validiert wer- den. Idealerweise auf Ebene Pro- fit Center / Segment, welche bisher nicht im Einsatz sind | Auswertungen aus Management- Sicht möglich | ||
| Fremdwährungs- bewertung | Heute nicht ausgeprägt | Soll nicht ausgeprägt werden | |||
| Konsolidierung | Nicht ausgeprägt | Die Einführung von Group Reporting soll im Umset- zungsprojekt validiert wer- den | Einheitliche Sicht auf das Unterneh- men ohne Intercompany Verrech- nungen | ||
| Steuermeldung (Umsatzsteuer) | RFUMSV00 nur die Steuer für die Wirtschaft- lichen Betriebe erfasst. Zahllastumbuchung in SAP-Gesellschaften be- reits automatisiert | Kann so beibehalten werden (ggf. Zahllast Umbuchung auf Kreditor anstatt Sach- konto). |
UKS S4 HANA Lastenheft_V08 2026-06-12.docx Seite 28
Lastenheft SAP S/4HANA Transformation
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Steuerbilanz | Bisher keine Steuer-Aus- wertungen auf Bilanz- ebene | Im Umsetzungsprojekt sind die Steuerbilanzanforderun- gen detailliert zu prüfen. | Steuerliche Bilanz ist für wirtschaft- liche Geschäftsbetriebe notwendig (Reduzierung von Excelauswertun- gen bei Verwendung eines Steuer- ledgers) |
Abbildung 14: Wesentliche Anforderungen FI-AA - Hauptbuchhaltung
5.2.3 Anlagenbuchhaltung (FI-AA)
Nachfolgend sind die wesentlichen Funktionalitäten und Anforderungen in der Anlagenbuchhaltung als Ist und Soll dargestellt.
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Anlagenzugang | Die Buchung erfolgt heute über die MM-Integration mit Bestellung; alternativ Zu- gang über Gegenkonto | Die Buchung soll zukünftig gegen Verrechnungskonten mit FB01 und "Technischem Verrechnungskonto", wenn OP-Führung des Zu- gangsverrechnungskontos (Notwendigkeit bei S/4) | Verwendung technisches Verrech- nungskonto wegen ledgerspezifi- schen Buchungen in FI-AA unter S/4 (wenn ein Konto OP-geführt ist) | ||
| Anlagenumbu- chung | Erfolgen heute nur Bu- chungskreisintern | Wie bisher, buchungskreis- übergreifend Buchungen sind im Umsetzungsprojekt zu untersuchen | Ein Transfer würde mehr Automati- sierung bringen, nur sinnvoll, wenn vermehrt Anlagenverkäufe zwi- schen den Gesellschaften existie- ren. | ||
| Anlagenabgang | Der Abgang mit Erlös wird heute mit getrennten Bele- gen durchgeführt (über Funktionalitäten im „SD- Light) | Wenn SD eingeführt wird, dann Verkauf über SD; zu- sätzliche Buchung in FI-AA zum Abgang | |||
| Abschreibungen | AfA-Lauf erfolgt heute jähr- lich; nur berechnete Normal- abschreibung und außer- planmäßige Abschreibung | Umstellung Abschreibungs- lauf monatlich vorgesehen | Vorteil: Ermöglichung von Monatsabschlüs- sen. | ||
| Investitionsförder- ungen | Investitionszuschüsse wer- den passiviert, heute Ver- wendung vieler Bewertungs- bereiche | Passivierung muss bleiben, aber strenge Ausrichtung der Bereiche nach Bilanzpositio- nen (Sonderposten) und wei- tere Auswertungen über Ordnungsbegriffe umzuset- zen | Vorteile: Reduzierung paralleler Bewer- tungsbereiche. Abbildung in Bilanzpositionen für SOPO ermöglichen. Ordnungsbegriffe sind zur Struktu- rierung flexibler | ||
| Jahresabschluss | Transaktionen AJRW, AJAB und ABSt2 verwendet | Jahreswechsel gemeinsam mit FI-Saldovortrag | Durch den zukünftigen einheitlichen Beleg kann es keine Abweichungen mehr zwischen FI und FI-AA geben | ||
| Reporting FI-AA | Verwendung im Standard | Funktionalität kann unverän- dert verwendet werden | |||
| Eigene Queries in FI-AA | Eigene Queries vorhanden | Im Umsetzungsprojekt ist zu untersuchen, ob die Queries tatsächlich notwendig sind. |
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Lastenheft SAP S/4HANA Transformation
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Inventur | Inventurliste ist heute un- vollständig | Die Anlagenbestandsliste soll anstatt Inventurliste ver- wendet werden | |||
| Anlagen im Bau - Abwicklung | Derzeit nur Umbuchung wie bei allen anderen Anlagen- klassen | Im Umsetzungsprojekt Ein- zelpostengeführt AIB prüfen |
Abbildung 15: Wesentliche Anforderungen FI-AA - Anlagenbuchhaltung
5.2.4 Nebenbuchhaltung
Nachfolgend sind die wesentlichen Funktionalitäten und Anforderungen in der Nebenbuchhaltung als Ist und Soll dargestellt.
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Debitorenrechnung buchen | Rechnungen werden heute nicht zentral, son- dern durch die verschie- denen Dezernate er- zeugt Uneinheitliche Vorge- hensweisen je Bereich Kein durchgängiger SAP-SD-Prozess Unterschiedliche Rech- nungslayouts/Inhalte Teilweise manuelle Nachbe- arbeitung notwendig | Zentrale Abbildung der Debi- torenprozesse in SAP SD | Reduktion manueller Schritte in Dezernaten Weniger Fehler, mehr Transpa- renz Schnellere Durchlaufzeiten | ||
| Mahnverfahren Debitoren | Unterschiedliche Vorge- hensweisen je Bu- chungskreis Nutzung eigener Mahn- formulare Kein harmonisiertes Mahn- wesen für das gesamte Kli- nikum | Einheitliches SAP-Stan- dard-Mahnverfahren für alle relevanten Bukr Nutzung von Mahnstufen, Fristen, Gebühren gemäß Klinikvorgaben Standardisierte Formulare mit neuer Technologie | Durchgängiger Prozess über alle Buchungskreise Weniger manuelle Sonderwege Transparente offene Posten & Mahnstufen | ||
| Ausbuchung von Restposten - Debi- toren | Nutzung einer Batch-In- put-Mappe in Eigenpro- grammierung Medienbrüche, fehlende Durchgängigkeit Teilweise manuelle Prü- fung und Abstimmung | Nutzung SAP-Standard für Restposten-bereini- gung Automatische Ausbuchun- gen nach definierten Kri- terien | Höhere Transparenz über Gründe & Verantwortlichkeiten Revisionssichere Dokumenta- tion Beschleunigte Monatsab- schlüsse | ||
| Zahllauf | Täglicher Zahllauf, ge- trennt für Debitoren und Kreditoren Nutzung von PTS Curr (SST) für Zahlungsein- gänge und -ausgänge Unterschiedliche Bank- wege/Formate | Einheitliche Zahllaufstra- tegie Automatisierte Integration der Zahlungseingänge (EDI, Kontoauszugsverar- beitung) Einführung SAP Best Practice | Durchgängiger Zahlungsprozess mit weniger manuellen Eingriffen Weniger Rückläufer, eindeutige Zuordnung Schnellere Verbuchung & gerin- gerer Abstimmungsaufwand |
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Lastenheft SAP S/4HANA Transformation
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Hoher manueller Abstim- mungsaufwand bei Feh- lern oder Rückläufern Keine zentrale Überwa- chung aller Prozess- schritte | |||||
| Kreditorische Rechnungserfas- sung | Zentrale Rechnungsein- gangsbearbeitung (ZREB) 300–400 Rechnungen pro Tag Eingang per E-Mail oder Post Physische Belege wer- den eingescannt Übergabe der Rechnun- gen via „Capture Badge“ an SAP Nutzung von Classifier (Develop) als Add-on zur Belegerkennung Hoher manueller Anteil (Prüfung, Zuordnung, Freigabe) Unterschiedliche For- mate & Qualitäten der Eingangsrechnungen | Weitere Digitalisierung des Rechnungseingangs unter Beibehalt der jetzi- gen Lösung Ggf. Standardisierte Frei- gabe- und Prüfungswork- flows in SAP | Reduktion manueller Tätigkeiten Schnellerer Rechnungsdurchlauf → bessere Skontonutzung Höhere Datenqualität & gerin- gere Fehlerquote Transparenter, revisionssicherer Prozess | ||
| Reporting | Verwendung SAP Stan- dard Wenige kundenindividu- ellen Berichte | Einführung SAP Fiori Apps | Transaktionale und analytische Apps Moderne, intuitive Benutzerober- fläche Rollenbasierter Zugriff | ||
| Zahlungsverkehr & Treasury | Zahlungsabwicklung über Massenzahlungen und SEPA Verwaltung von Zuwen- dungen/Spenden nicht einheitlich systemisch abgebildet | Überprüfung der Integra- tion des Zahlungsver- kehrs in SAP- Bankkom- munikation im Rahmen des Umsetzungsprojektes | Höhere Transparenz über Liqui- dität und Zahlungsstatus Sicherere und nachvollziehbare Bankprozesse Einheitliche Prozesse für alle Buchungskreise | ||
| Drittmittel- und Fördermittel- management | Trennung von Grund- und Drittmitteln Unterschiedliche Kontie- rungs- und Reporting-Lo- giken je Fördergeber Hoher manueller Abstim- mungsaufwand für Per- sonalkosten, Sachmittel, Beschaffung Teilweise Excel-basierte Nachweise und Doku- mentationen Keine durchgängige In- tegration zur Personal- und Beschaffungsabtei- lung | Einheitliches SAP-basier- tes Fördermittelmanage- ment Klare Kontierungsobjekte für Projekte, Zuwendun- gen, Fördermittel Automatisiertes Reporting gegenüber Fördermittel- gebern Klare Budgetüberwa- chung in Echtzeit | Revisionssichere Abbildung aller Fördergelder Transparente Mittelverwendung und Budgetkontrolle |
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Lastenheft SAP S/4HANA Transformation
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Handkasse | Manuelle Verwaltung der Handkassen | Weitestgehend im Stan- dard | |||
| Kontoauzugsver- arbeitung | Automatisierte Konto- auszugsbearbeitung mit- tels Batch-Input-Mappe Nutzung eines externen Add-ons Inventar mit Er- kennungsregeln | Überprüfung des SAP Standards und Gegen- überstellung der jetzigen Lösung | Durchgängig, transparent und ohne Medienbruch |
Abbildung 16: Wesentliche Anforderungen FI-AA - Nebenbuchhaltung
5.2.5 Controlling
Nachfolgend sind die wesentlichen Funktionalitäten und Anforderungen im Controlling als Ist und Soll darge- stellt.
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Anlage der CO- Stammdaten: Profitcenter Kostenstellen Leistungsarten Statistische Kennzahlen | Nutzung der klassischen GUI-Transaktionen | Fiori-Apps für Stammdaten- pflege z. B. „Kostenstelle an- legen“ Modernes UI, rollenbasiert GUI soll nach wie vor verfüg- bar sein | Echtzeit-Reporting Direkte Integration mit Planung | ||
| Planung | Die Erstellung und Verwal- tung von Planungsdaten für GuV, Kostenstellen und Budget zur Unternehmens- steuerung erfolgt derzeit nicht im SAP. SAP ERP: Klassische GUI-Transaktionen (z. B. KP06), isolierte CO-Pla- nung. | Unter SAP S/4HANA sollen Fiori-Apps, integriertes Da- tenmodell (Universal Jour- nal), Echtzeit-Reporting, ver- einfachte Upload-Prozesse genutzt werden | Integriertes Datenmodell (Uni- versal Journal) Moderne Benutzeroberfläche (Fiori-Apps) Echtzeit-Reporting & Analyse Vereinfachte Prozesse Ggf. Erweiterte Funktionen (Si- mulation, Predictive Analytics) Höhere Flexibilität (dezentrale Planung, Cloud-Optionen) | ||
| Periodenab- schluss- ILV-Verrechnun- gen über unter- schiedliche Ge- schäftsvorfälle | Die Daten werden über ver- schiedene Schnittstellen ins System via Batch Input Mappe übertragen und müs- sen korrekt verarbeitet, ge- bucht und nachverfolgbar sein. SAP ERP (ECC) ILV wird klassisch über CO- ILV und Batch-Input-Map- pen verarbeitet. | Die interne Leistungsverrech- nungen (ILV) sollen für alle relevanten Geschäftsvorfälle automatisiert, transparent und effizient im SAP-System erfolgen. SAP S/4HANA ILV ist weiterhin im Control- ling verfügbar, aber mit ver- einfachten Datenmodellen. | Universal Journal (ACDOCA) er- setzt COEP, FI und andere Ta- bellen. Echtzeitbuchungen statt klassi- scher Batch-Verarbeitung. | ||
| Periodenabschluss - Monats- und Quartalabgrenzun- gen | Für Abgrenzungsbuchungen gibt es werden in SAP ERP unterschiedliche Zugänge. | In SAP S/4HANA soll das Ac- cruals Management genutzt werden, statt klassischer FI- Transaktionen. | Automatisierung: Periodische Ab- grenzungen ohne manuelle Bu- chungen Integration: Vollständig im Universal Journal (ACDOCA) |
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Lastenheft SAP S/4HANA Transformation
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| (Bsp. FBS1 - Abgrenzungs- buchung - F.50 - Abgren- zungsbuchungen ausführen (automatisch) | Fiori & Usability: Moderne Apps für Verwaltung und Monitoring Flexibilität: Regelbasierte Be- rechnung ohne Z-Programmie- rung Compliance: Revisionssichere Workflows und Dokumentation Reporting: Echtzeit-Analysen und Simulationen Prozessintegration: Anbindung an MM, SD, PS, Leasing | ||||
| Periodenabschluss - Abrechnung PM- Aufträge | SAP ERP (ECC) Genutzte Transaktionen: KO88 (Einzelabrech- nung) KO8G (Sammelabrech- nung) | Die Kosten aus PM-Aufträ- gen (Instandhaltung) sollen periodengerecht auf die vor- gesehenen Empfänger abge- rechnet werden. Die Abrech- nung muss nachvollziehbar, prüfbar und performance- stabil im Monatsabschluss laufen. Nutzung der FIORI-Apps und auch der GUI-Transaktionen | Echtzeitintegration Moderne Benutzeroberfläche | ||
| Periodenabschluss – Umlage | Transaktionen: KSU1/KSU2: Umlage- zyklen anlegen/ändern KSU5: Umlage ausfüh- ren | Fiori-App: „Verrechnungen verwal- ten“ (App-ID: F3338) für Umlagen und Verteilun- gen im Plan und im Ist. Anmerkung: bei Veränderung der Kostenstellenrechnung müssen auch die Umlagen entsprechend angepasst werden | Performance: In-Memory-Verarbeitung → Um- lagen laufen deutlich schneller Moderne Oberfläche: Fiori-App „Verrechnungen ver- walten“ statt GUI-Transaktionen | ||
| Periodenabschluss – Monats- und Quartalabgrenzun- gen | Für Abgrenzungsbuchungen gibt es in SAP ERP und SAP S/4HANA unterschied- liche Zugänge. Beispiel für GUI-Oberfläche: FBS1 – Abgrenzungsbu- chung F.50 – Abgrenzungsbuchun- gen ausführen (automa- tisch) | In SAP S/4HANA soll das Ac- cruals Management genutzt werden, statt klassischer FI- Transaktionen | Automatisierung: Periodische Ab- grenzungen ohne manuelle Bu- chungen Integration: Vollständig im Universal Journal (ACDOCA) Fiori & Usability: Moderne Apps für Verwaltung und Monitoring Flexibilität: Regelbasierte Berech- nung ohne Z-Programmierung Compliance: Revisionssichere Workflows und Dokumentation Reporting: Echtzeit-Analysen und Simulationen Prozessintegration: Anbindung an MM, SD, PS, Leasing | ||
| Periodenab- schluss- ILV-Verrechnun- gen über unter- schiedliche Ge- schäftsvorfälle | Für Abgrenzungsbuchungen gibt es in SAP ERP und SAP S/4HANA unterschied- liche Zugänge. Beispiel für GUI-Oberfläche: | In SAP S/4HANA wird emp- fohlen, Accruals Manage- ment zu nutzen, statt klassi- scher FI-Transaktionen. | Universal Journal (ACDOCA) er- setzt COEP, FI und andere Ta- bellen. Echtzeitbuchungen statt klassischer Batch-Verarbeitung. |
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Lastenheft SAP S/4HANA Transformation
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| FBS1 – Abgrenzungsbu- chung F.50 - Abgrenzungsbu- chungen ausführen (au- tomatisch) | |||||
| SAP ERP (ECC) ILV wird klassisch über CO-ILV und Batch-Input- Mappen verarbeitet. | SAP S/4HANA ILV ist weiterhin im Con- trolling verfügbar, aber mit vereinfachten Datenmo- dellen. Batch-Input-Mappen können entfallen → stattdessen Mas- senupload via APIs | Universal Journal (ACDOCA) er- setzt COEP, FI und andere Ta- bellen. Echtzeitbuchungen statt klassi- scher Batch-Verarbeitung. |
Abbildung 17: Wesentliche Anforderungen Controlling
5.3 Vertrieb
Abbildung 18: Übersicht Prozessbereich Vertrieb
Der Verkauf von Materialien und Dienstleistungen an Dritte (Bsp. Labore der Universität, Rettungsdienste, …) erfolgt im heutigen SAP ECC in einer von der UKS entwickelten kundeneigenen Lösung (SD-L). Diese Lösung beruht auf der Nutzung von SAP-Standardfunktionalitäten, ist aber von der Oberfläche und den Funktionaltäten auf die Anforderungen der UKS angepasst/ reduziert.
Zur Abdeckung der Anforderungen der Vertriebsfunktionalitäten soll zukünftig der SAP Standard im SAP SD zum Einsatz kommen. Diese SAP-Standardfunktionalitäten sollen in einem angepassten Funktionsumfang Aufträge, Lieferungen und Fakturen abdecken. Zugleich erfolgen dort auch Retouren, Gutschriften, Last- schriften.
UKS S4 HANA Lastenheft_V08 2026-06-12.docx Seite 34
Lastenheft SAP S/4HANA Transformation
Für Lieferungen an Dritte (Bsp. Labore der Universität) kann die SAP-integrierte Krankenhaus-Logistiklösung (SAP IKLL) zum Einsatz kommen. In diesem Fall werden die Bedarfsanforderungen analog den UKS-inter- nen Bedarfen ausgelöst und die SD-Abwicklung mit Aufträgen, Fakturen etc. über das SAP IKLL abgewi- ckelt.
Die Stammdaten im Vertrieb (Kundenstamm/ Geschäftspartner, Materialstamm) werden über das Stammda- ten-Teilprojekt in Abstimmung mit dem SAP-IKLL-Lösungspartner definiert und abgestimmt.
5.3.1 Vertrieb - Übersicht Stamm- und Bewegungsdaten
Nachfolgend sind die Stamm- und Bewegungsdaten für den Vertrieb (Verkauf) als Ist und Soll dargestellt.
| Stamm-/ | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Bewegungsdaten | |||||
| Kundenstamm- daten/ Geschäftspartner | Standard über Datenobjekt Kundenstamm | Kunden in Geschäftspartner überführen | |||
| Materialstamm | Materialstämme im Vertrieb nur für physische Materia- lien, ansonsten werden Leistungssätze verwendet | Zukünftig sollen Material- stämme für Dienstleistungen und für physische Materialien angelegt werden | |||
| Konditionen | Preise sind heute in den zu- gehörigen Z-Tabellen hinter- legt bzw. werden manuell im Auftrag hinterlegt | Nutzung der Standard-Kondi- tionstabellen |
Abbildung 19: Stamm- und Bewegungsdaten Vertrieb
5.3.2 Vertrieb - Teilprozesse
Nachfolgend sind die wesentlichen Funktionalitäten und Anforderungen im Vertrieb als Ist und Soll dargestellt.
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Verkauf ab Lager | Die Funktionalitäten werden heute durch die kundenei- gene Entwicklung SD-L in Kombination mit den MM- Buchungen abgedeckt | Nutzung der SAP Standfunk- tionenen und/ oder die Funk- tionen im SAP-IKLL-Lösung | |||
| Verkauf von Dienstleistungen | Abgedeckt durch SD-L | Nutzung der SAP Standfunk- tionenen | |||
| Auslieferungen | Abgedeckt durch SD-L (in Kombination mit MM-Bu- chungen) | Nutzung der SAP Standfunk- tionenen und/ oder die Funk- tionen im SAP-IKLL-Lösung | |||
| Fakturen | Abgedeckt durch SD-L | Nutzung der SAP Standfunk- tionenen und/ oder die Funk- tionen im SAP-IKLL-Lösung | |||
| Gutschrift/Last- schrift | Abgedeckt durch SD-L | Nutzung der SAP Standfunk- tionenen | |||
| Reporting | Heute nicht ausgeprägt | Nutzung der SAP Standfunk- tionenen |
Abbildung 20: Wesentliche Anforderungen Vertrieb
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5.4 Beschaffung
Abbildung 21: Übersicht Prozessbereich Beschaffung
5.4.1 Beschaffung - Übersicht Stamm- und Bewegungsdaten
Nachfolgend sind die wesentlichen Funktionalitäten und Anforderungen in der Beschaffung als Ist und Soll dargestellt.
| Stamm-/ | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Bewegungsdaten | |||||
| Lagermaterialien | Lagermaterialien werden mengen- und wert- mäßig in Lagerorten verwaltet | Weitere Nutzung der Lagermateria- lien im SAP-Standard | |||
| Verbrauchs- material | V erbrauchsmaterialien (bei UKS „Durchläu- fer“ genannt) sind kontiert auf Kostenstelle oder Fallnummern | Weitere Nutzung der Lagermateria- lien im SAP-Standard | |||
| Investitionsgüter | Investitionsgüter werden im Anlagevermö- gen abgebildet. | Beschaffung von Investitionsgütern soll zukünftig i.d.R. auf ein Projekt kontiert sein, aber auch wie bisher auf einen Innenauftrag erfolgen | |||
| Konsignationsma- terial | Konsignationsabwicklung ist im Einsatz, aber nicht in der Ausprägung der SAP-Stan- dard-Konsignationsabwicklung | Die Konsignationsabwicklung soll mit der Funktionalität der SAP-IKLL- Lösung durchgeführt werden. Die Prozessschnittstellen zum IS-H (u.a. Patientendokumentation, Implan- tate-Register) muss dabei betrachtet und konzipiert werden. | Nicht im Projektum- fang | ||
| Dienstleistungen | Dienstleistungen werden heute über Materi- alstämme abgewickelt | Im Umsetzungsprojekt soll die im SAP S/4HANA vorhandene Lean |
UKS S4 HANA Lastenheft_V08 2026-06-12.docx Seite 36
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| Stamm-/ | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Bewegungsdaten | |||||
| Service-Abwicklung als Alternativlö- sung eruiert werden. | |||||
| Lebensmittel | Heute existieren Materialstämme für Bistro, Station, Casi | Analog heute wie Verbrauchsmate- rial und Lagermaterial | |||
| Gefahrstoffe | Bisher Gefahrstoffkennzeichnung am Mate- rialstamm, jetzt mit SharePoint hinterlegt, keine Relevanz für SAP | Keine Abbildung im SAP vorgese- hen | |||
| Materialstamm Apothekensicht | Die Daten für die Apotheke sind heute in ei- ner eigenen Sicht am Materialstamm mit kundeneigenen Feldern abgebildet. | Die Daten für die Apotheke werden über die SAP-IKLL-Lösung in eigene Sicht im Materialstamm eingebun- den. | |||
| Einkaufsinfosätze | Einkaufsinfosätze werden heute im Stan- dard genutzt, Konditionssätze aus SANA über EK-Unico übermittelt und dann über BELOSYS in SAP eingebracht, ansonsten über Upload aus Excel | Nutzung analog heute | |||
| Warengruppen | Die Warengruppen sind nach „E-Class“ or- ganisiert. Lebensmittel, Technik, IT haben eigenen Warengruppen Apotheke: eigenes Feld für ATC-Code heute im Materialstamm | Die Struktur der Warengruppen ist im Umsetzungsprojekt nochmals zu hinterfragen und zu evaluieren. | |||
| Orderbuch | Wird heute nicht genutzt | Der Einsatz des Orderbuches ist im Umsetzungsprojekt nochmals evalu- ieren. | |||
| Quotierung | Wird heute nicht genutzt | Der Einsatz des Orderbuches ist im Umsetzungsprojekt nochmals evalu- ieren. | |||
| Kontrakte (Mengen-/ Wertkontrakte | Heute werden nur „Zeitkontrakte“ genutzt | Kontrakte (Mengen-/ Wertkontrakte (sollen zukünftig im Standard ver- mehrt genutzt werden | |||
| Bonus | Wird heute nicht genutzt | ||||
| Sonstige Verträge | Aktuell nicht im SAP | Für Dienstleistungen (Bau, Hand- werker, …), Projekte mit Leistungs- verzeichnissen (aus Vergaben) sol- len Rahmenverträge angestrebt wer- den | |||
| Lieferanten | Die Lieferanten-Pflege erfolgt durch die Kre- ditorenbuchhaltung, Stammdaten-Aufteilung (ZIK, Einkauf, Apotheke) Prozess/ Workflow wird heute durch Outlook unterstützt. | Der Prozess/ Workflow der Lieferan- tenanlage muss im Umsetzungspro- jekt neu konzipiert und realisiert wer- den. Ggf. Einsatz einer Low-Code-Lösun- gen wie SAP BUILD |
Abbildung 22: Stamm- und Bewegungsdaten - Beschaffung
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5.4.2 Bedarfsanforderung/-ermittlung
Nachfolgend sind die wesentlichen Funktionalitäten und Anforderungen für den Teilprozess der Bedarfsan- forderung/ -ermittlung als Ist und Soll dargestellt.
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Bedarfsanforder- ungen | Anforderungen an Materia- lien werden heute von den Stationen in der Lösung MobiDik über einen auf die jeweiligen Kostenstellen zu- geschnittenem Katalog aus- gelöst, weiterhin werden Be- nachschubungen über den Versorgungsassistent bei Stationsschränken als Be- darfsanforderungen gene- riert. Dies Funktionalität existiert heute nicht im SAP Stan- dard. | Änderung im Soll durch Ein- satz der SAP-IKLL-Lösung durch alternatives Anforde- rungsmanagement bei Be- darfen der Stationen und über die Versorgungsassis- tent bei Stationsschränken | hier nicht im Projektumfang | ||
| Materialbedarfspla- nung/ Disposition | Für Lagerteile erfolgt heute täglicher Dispolauf im SAP, derzeit wird nur Bestell- punktverfahren eingesetzt | Zukünftig sollen auch „vo- rausschauende“ Dispover- fahren sollen zum Einsatz kommen | Das Thema Disposition ist in der Konzepthase näher zu betrachten, auch hinsichtlich des Einsatzes von dynamischen Verfahren/ Reichwei- tenermittlungen etc. | ||
| Bestellanforder- ungen | Arten der BANF-Erstellun- gen: BANF wird in SAP auto- matisch über Anforde- rungsmanagement in MobiDik erzeugt autom. BANF in SAP aus MRP-Lauf bei Lager- material BANF über Versor- gungsassistent bei Stati- onsschränken BANF aus PM-Aufträgen Manuelle BANF Für alle anderen Bedarfe an Materialien und Dienstleistungen | Bei der BANF-Abwicklung sollen der SAP-Standard ge- nutzt werden. Lediglich die Initiierung er- folgt neben dem Dispolauf aus den Bedarfssanforderun- gen in der SAP-IKLL-Lösung | Schnittstelle bei der Übergabe der Bedarfe/ BANFen zu SAP-IKLL-Lö- sung ist zu betrachten | ||
| Genehmigungs- workflow für BANFen | Die Freigabe der Bedarfe erfolgt nach einem Regel- werk des UKS. Heute im MobidiK In der Medizintechnik er- folgen heute keine BANF-Freigabe IT-Bedarfe: alle BANFen müssen freigegeben werden | Die BANF-Freigaben erfol- gen zukünftig in SAP oder in der SAP-IKLL-Lösung im Rahmen des Freigabemana- gements | Die BANF-Freigaben für alle Be- darfssanforderungen außerhalb der Nutzung der SAP-IKLL-Lösung ist im Umsetzungsprojekt nochmals zu betrachten (Bsp. IT-Bedarfe) |
Abbildung 23: Wesentliche Anforderungen Bedarfsanforderung-/ermittlung
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5.4.3 Lieferantenauswahl/-anfrage/-angebot
Nachfolgend sind die wesentlichen Funktionalitäten und Anforderungen für den Teilprozess des Sourcing (Lieferantenauswahl/-anfrage/-angebot) als Ist und Soll dargestellt.
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Beschaffungskata- log | Heute sind keine externe Lieferantenkataloge im Ein- satz nur im Rahmen des internen Anforderungsmanagements wird im MobiDiK ein „Web- Shop“ genutzt | Der Einsatz von externen Ka- talogen soll im Unterstüt- zungsprojekt nochmals auf Relevanz geprüft werden. Der „Webshop“ im MobiDiK: ist durch eine neue Lösung im SAP-IKLL-Lösung abge- löst | |||
| Vergaben | Lediglich die Beauftragung wird in SAP als Bestellung abgebildet (mit Verlinkung zur Vergabeakte als revisi- onssicheres Dokument im D3 von d.velop) | Abbildung des heutigen Zu- stands auch unter SAP S/4HANA | Heute digitale Vergabeakte im Ein- satz, in der Bestellung soll diese verknüpft werden | ||
| Lieferpläne | Heute nicht im Einsatz | Ggf. sinnvoll und im Umset- zungsprojekt zu eruieren (u.a. für Apotheke bei Blut- produkten) | |||
| Lieferanten- management | Ein definiertes Lieferanten- management wird heute nicht im SAP genutzt | Lieferantenbewertung und Lieferantenbeurteilung sollen zukünftig im SAP Standard genutzt werden | |||
| Anfrage-/Ange- botsverwaltung | Funktionalität wird heute im Technikbereich genutzt | Unter SAP S/4HANA sollen hier die neuen Funktionalitä- ten mit einer geänderten Da- tenstruktur genutzt werden |
Abbildung 24: Wesentliche Anforderungen Lieferantenauswahl/-anfrage/-angebot
5.4.4 Bestellabwicklung/-überwachung
Nachfolgend sind die wesentlichen Funktionalitäten und Anforderungen für den Teilprozess der Bestellüber- wachung als Ist und Soll dargestellt.
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Bestellerstellung | Bestellungen werden heute in der Regel manuell ange- legt, BANFen werden teilweise automatisch in Bestellungen umgesetzt | Ggf. automatische Umset- zung von BANFen in Bestel- lungen nach BANF-Freigabe im SAP | |||
| Freigaben von Bestellungen | Freigaben werden vom Ein- kauf/ Leitung durchgeführt, heute Wertgrenzen im Ein- satz, komplexes Regelwerk | Der Einsatz des Flexiblen Workflow wird angestrebt |
UKS S4 HANA Lastenheft_V08 2026-06-12.docx Seite 39
Lastenheft SAP S/4HANA Transformation
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Bestellversand | SAP Standard (eMail-/Fax- Papier) | Beibehaltung des SAP Stan- dards, zusätzlich: Elektroni- sche Übermittlung | |||
| Mahnen | Mahnen erfolgt bei fehlen- der Auftragsbestätigung oder Lieferverzug Apotheke: Arzneimittel benötigen eine Bestellbestätigung | Analog | |||
| Staffelpreise | In Bestellungen vorhanden, bei Arzneimitteln und Medi- calbereich | Analog | |||
| Kontierung und Budgets | Kontierungen erfolgen auf Bestellpositionsebene, Es gibt verschiedene Bud- gets und mehrere Kontie- rungen (Bsp. Eigenmittel - Fremdmittel) | Budgets sollen zukünftig auch als Projekte in SAP (PSP) abgebildet werden, in- klusive Budgetprüfung bei der Bestellanlage | |||
| Anlieferadressen in Bestellungen | In Abhängigkeit der Kosten- stelle des Anforderers gibt es mehrere Lagerorte und damit Anlieferadressen, Für 2 Anlieferadressen sind heute 2 Bestellungen not- wendig | Zielsetzung für die Lösung im SAP S/4HANA ist die Ver- meidung zu vieler Einzelbe- stellungen, stattdessen Lie- ferpositionen |
Abbildung 25: Wesentliche Anforderungen Bestellabwicklung/-überwachung
5.4.5 Wareneingang/Rechnungseingang
Nachfolgend sind die wesentlichen Funktionalitäten und Anforderungen für den Teilprozess Wareneingang/ Rechnungseingang als Ist und Soll dargestellt.
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Wareneingang | Die Wareneingangsverar- beitung sowie Prüfung (Mengen-, Sichtprüfung) und Freigabe erfolgen im SAP Add-on TANGRO Es erfolgt der Abgleich ge- scannter Lieferschein mit dem Bestellbeleg. Unklare Belege werden dem Einkäu- fer über Workflow zur Verfü- gung gestellt; analog wird TANGRO für Lieferscheine (Delivery Management) ver- wendet | Beibehaltung des Add-On TANGRO für die Warenein- gangsbearbeitung und der SAP Standardabwicklung bei der Medizintechnik |
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| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Die Wareneingangsabwick- lung bei der Medizintechnik erfolgt im SAP Standard | |||||
| Rechnungsein- gang | Die Rechnungseingangsver- arbeitung sowie Prüfung und Freigabe erfolgen im SAP Add-on CLASSIFIER Mit Teilzahlungen, Splitt des Wareneingangs- und Rech- nungseingangs, teilweise unterschiedliche Regularien im Einsatz | Hier ist im Soll eine Optimie- rung notwendig, insbeson- dere hinsichtlich der Abwick- lung von Teilzahlungen. Der CLASSIFIER soll beibe- halten werden. |
Abbildung 26: Wesentliche Anforderungen Wareneingang/-Rechnungseingang
5.4.6 Beschaffung - Sonderthemen
Nachfolgend sind Sonderthemen im Bereich Beschaffung als Ist und Soll dargestellt.
| Wesentliche | Beschreibung | IST | SOLL | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Intrastat-Meldung | monatliche, elektronische Meldung über den Waren- verkehr von Unternehmen zwischen den EU-Mitglied- staaten | Heute nicht im Einsatz | Im Umsetzungsprojekt nochmals zu prüfen | ||
| Leihsets | Abwicklung von Leihsets (Medizinprodukte als Paket/ Koffer, aus dem dann im OP einzelne Teile entnommen werden und der Rest zurück an den Lieferanten geht) | Prozess heute nicht im Sys- tem abgebildet, lediglich die Rechnung des Lieferanten zu den entnommenen Teilen wird gebucht | Lösung zur Abbildung des Prozes- ses notwendig | ||
| Implantate - Kon- signation | Konsignationsabwicklung (für Implantate) mit Ver- knüpfung mit der Patienten- akte und dem Implantate- Register (beides IS-H) | Keine SAP-Standardabwick- lung, Auslösung der Nachbe- schaffung erfolgt per Scan im OP. Hierüber werden auch die Daten in die Patienten- akte überführt (CONSENS- AddOn) | Ablösung durch die Funktionalitäten in der SAP-IKLL-Lösung Die Funktionalität ist nicht im direk- ten Umfang des Lastenheftes | ||
| SANA/ EK-UNICO | SANA im Krankenhausum- feld ist ein Dienstleister für den strategischen Einkauf und die Logistik. Sie bündelt das Einkaufsvolumen zahl- reicher Krankenhäuser, um bessere Konditionen bei der Beschaffung von Produkten | Konditionssätze aus SANA über EK-UNICO übermittelt und dann über BELOSYS in SAP eingebracht, ansonsten über Upload aus Excel | Prozess weiterhin abzubilden |
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| Wesentliche | Beschreibung | IST | SOLL | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| wie Medizinprodukten, Arz- neimitteln und Labortechnik auszuhandeln. | |||||
| Nachfolger- Materialien | Anforderung: Verbesserung der Stammdatenverwaltung und Optimierung im Be- schaffungsprozess | Heute als Text im Material- stamm | Ggf. Klassifizierung | ||
| Alternativ-Artikel (Subsitution) | Im Tagesgeschäft ist es not- wendig, im Beschaffungs- prozess auf alternative Arti- kel zugreifen zu können | Heute nur sehr schwierig und aufwendig möglich | Lösung erfolgt durch eine Funktio- nalität in der SAP-IKLL-Lösung |
Abbildung 27: Wesentliche Anforderungen Sonderthemen
5.4.7 E2E-Beschaffung/Apotheke
Nachfolgend sind die Besonderheiten der Apotheke hinsichtlich des Beschaffungsprozesses aufgeführt.
| Besonderheit der | Beschreibung | IST | SOLL | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Prozessvariante | |||||
| Clearing-Stelle | Die Bedarfsanforderung muss durch ei- nen Arzt und/oder Apotheker geprüft und freigegeben werden (Pharmazeuti- sche Klärung) | Erfolgt heute im MobiDiK | Funktionalität ist im Soll herzustellen Dies erfolgt zukünftig über die SAP-IKLL-Lösung (damit nicht im Umfang dieses Lastenheftes) | ||
| Materialstamm- Abgleich (ABDA- Artikelstamm) | Der von ABDATA erstellte Artikelstamm ist die zentrale Datenbank, die die Lauer-Taxe und viele weitere Informatio- nen wie PZN, Preisangaben und rechtli- che Details umfasst. Der aktuelle Stand soll immer als Artikel im SAP vorhanden sein. | Heute werden die Materi- alstämme im SAP mit den in Deutschland zuge- lassen Arzneimittel (LAUER-TAXE) erstellt/ angepasst. Über die ABDA-Daten- bank (von ABDATA) wer- den die Daten nach MobiDiK und dann nach SAP übermittelt/ abgegli- chen | Funktionalität ist im Soll herzustellen Dies erfolgt zukünftig über die SAP-IKLL-Lösung (damit nicht im Umfang dieses Lastenheftes) | ||
| MSV3-Schnittstelle | standardisiertes, internetbasiertes Proto- koll für den elektronischen Datenaus- tausch zwischen Apotheken und phar- mazeutischen Großhändlern/ Pharma- unternehmen | Heute nicht im Einsatz | Dies erfolgt zukünftig über die SAP-IKLL-Lösung (damit nicht im Umfang dieses Lastenheftes) | ||
| Import-Datei | Für die Abwicklung von Beschaffung von Medikamenten aus dem Ausland rele- vant | Report zu den importier- ten Medikamentenbe- schaffung | Auch im Soll notwendig | ||
| Auftrags- bestätigung | Anforderung: Arzneimittel benötigen eine Bestellbestätigung | Nicht im SAP | Zukünftig in SAP ge- wünscht |
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Die Auftragsbestätigungs- pflicht soll in der SAP-Be- stellung hinterlegt und ver- waltet werden. Umsetzung im SAP S/4HANA-Projekt.
Abbildung 28: Besondere Anforderungen E2E-Apotheke
5.5 Materialwirtschaft und Lagerlogistik
Abbildung 29: Übersicht Prozessbereich Materialwirtschaft/Lagerlogistik
5.5.1 Materialwirtschaft und Lagerlogistik - Übersicht Stamm- und Bewegungsda- ten
Nachfolgend sind die wesentlichen Funktionalitäten und Anforderungen in der Materialwirtschaft und Lager- logistik als Ist und Soll dargestellt.
| Stamm-/ | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Bewegungsdaten | |||||
| EWM-Arbeitsplätze | Sind heute in der Form im nicht MobiDik vorhanden | Notwendig für die Zuordnung der Aufgaben sind wie Konsolidieren, Dekonsolidieren, Kommissionie- ren, Umpacken, Etikettieren | Arbeitsplätze sind im SAP EWM eine Einheit in einem Lager, die eine bestimmte Aufgabe wie Verpacken, Qualitätsprüfung oder Kom- missionieren ausführt. | ||
| Ressourcen | Sind heute in der Form im nicht MobiDik vorhanden | Ressourcen sind im Umsetzungs- projekt zu definieren | Ressourcen sind im SAP physische und menschliche Einheiten, die an Lagerpro- zessen beteiligt sind - aus- |
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| Stamm-/ | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Bewegungsdaten | |||||
| führende Organisationsein- heit,(Bsp. Lagermitarbei- tende, Mobile Geräte) | |||||
| Abladestellen | Im heutigen MobiDik sind dies die Abladepunkte (Gebäude, Tür eines Gebäudes) | Der Prozess von der Kommissio- nierung im Lager/ Warenaus- gangsbuchung bis zur Verbrin- gung zu den Stationen soll zu- künftig über die SAP-IKLL-Lösung erfolgen | Dies erfolgt zukünftig über die SAP-IKLL-Lösung (damit nicht im Umfang die- ses Lastenheftes) | ||
| Zielpunkte | Im MobiDik sind Zielpunkte Anlieferorte für Rollwagen und Anlieferstellen (Stationen, Abteilungen) | Der Prozess von der Kommissio- nierung im Lager/ Warenaus- gangsbuchung bis zur Verbrin- gung zu den Stationen soll zu- künftig über die SAP-IKLL-Lösung erfolgen | Dies erfolgt zukünftig über die SAP-IKLL-Lösung (damit nicht im Umfang die- ses Lastenheftes) | ||
| Materialstamm/ Produktstamm | Materialstämme werden im SAP angelegt und nach MobiDik synchronisiert | Wird u.a. zur Steuerung der fina- len Lagerplätze und des Nach- schubs | Heute ca. 1.350 Artikel im Lager, ca. 200 Durchläufer (Verbrauchsartikel) pro Tag |
Abbildung 30: Stamm- und Bewegungsdaten Materialwirtschaft und Lagerlogistik
5.5.2 Wareneingang/Einlagerung
Nachfolgend sind die wesentlichen Funktionalitäten und Anforderungen für den Teilprozess Wareneingang/ Einlagerung als Ist und Soll dargestellt.
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Anlieferung (ASN) | Nicht in der Form im MobiDik vorhanden | Die Anlieferung soll aus der Bestellung als Beleg zur wei- teren Verarbeitung im Lager erzeugt werden Es soll auch automatische Erstellung einer Anlieferung möglich sein. | Perspektivisch soll die ASN könnte in SAP auch über eine Schnittstelle vom Lieferanten empfangen wer- den | ||
| Wareneingangs- buchung | Heute mit Unterstützung von TANGRO: Scannen des Lieferscheins und Vergleich mit den Daten mit denen aus der Bestellung Siehe auch Kap. 5.4.5 | Abbildung im SAP Standard mit EWM unter Beibehaltung des SAP Add-on TANGRO | |||
| Einlagerung mit Fixplatz | Funktionalität der Einlage- rung mit einem Fixplatz heute auch so in MobiDiK abgebildet | Die Lagermaterialien sind im Produktstamm mit einem fi- xen Lagerplatz hinterlegt, auf den i.d.R. die Einlagerung nach dem Wareneingang er- folgt. Ist der Platz ´belegt, dann erfolgt ein Überlauf mit chaotischer Lagerung. | Das Verbringen der Ware vom Wa- reneingang zum Lagerplatz erfolgt über eine Lageraufgabe, die automatische über die Einlage- rungsstrategie erzeugt werden kann |
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Nachschub in cha- Funktionalität der Nach- Ist der Fixlagerplatz zu einem otischer Lagerhal- schubsteuerung heute auch Material leer bzw. ein defi- tung so in MobiDiK abgebildet nierter Schwellwert unter- schritten, dann erfolgt eine automatische Nach- schubsteuerung vom „Aus- weichlagerplatz“ Der Nachschub soll auch über einen Job-Lauf initiiert werden
Abbildung 31: Wesentliche Anforderungen Wareneingang/Rechnungseingang
5.5.3 Bereitstellung/Kommissionierung
Nachfolgend sind die wesentlichen Funktionalitäten und Anforderungen für die Bereitstellung/Kommissionie- rung als Ist und Soll dargestellt.
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Auslieferungsauf- trag für Kommissi- onierung | Funktionalität heute auch so in MobiDiK abgebildet | Hier soll die Auslösung der Kommissionierung, mit Stückzahl und Anliefer- stelle erfolgen. | Auslöser für Kommissionierung ist die Materialanforderung bzw. der zugehörige Auslieferungsauftrag | ||
| Wellenfreigabe | Hierzu werden in MobidiK Knoten bzw. Touren defi- niert, die bestimmte Ablade- punkte (Gebäude/Tür), für bestimmte Wochentage ent- halten Danach erfolgt der Trans- port zu den Anlieferstellen | Die Freigabe der Kommissio- nieraufträge soll in Wellen er- folgen. Die Wellenerzeugung soll über den Tourenplan über Abladestellen, Zielpunkte und Anlieferstellen (Statio- nen/Abteilungen) stattfinden. Nach Wellenfreigabe: Erzeu- gen von Kommissionierauf- träge | Die SAP-Lösung soll analog heute über Parameter steuerbar sein. | ||
| Transportwagen | Kommissionier-Strategie: „Mensch zu Ware“ In MobidiK - parallele Kom- missionierung der Aufträge Belege: Lieferschein pro Zielpunkt und die Rollkarten je Rollwagen | Der Prozess von der Kom- missionierung im Lager, der Verpackung in Behälter und auf Transportwagen bis zur Warenausgangsbuchung soll zukünftig im SAP EWM erfol- gen. Hier werden für die einzelnen Anforderungen „Pakete“ ge- bildet und diese können dann in Behälter o.ä. verpackt und Transportwagen zugeordnet werden. | |||
| Warenausgangs- buchung | Heute wird der Warenaus- gang beim Verlassen des Lagers gebucht Buchung des Warenaus- gangs im SAP über Schnitt- stelle und Batchjob | Die Warenausgangsbuchung soll gegenüber heute nach dem Verpacken auf die Transportwagen erfolgen. | Hier werden die Informationen über die Pakete, Behälter und Transport- wagen an die SAP-IKLL-Lösung übergeben |
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Abbildung 32: Wesentliche Anforderungen Bereitstellung/Kommissionierung
5.5.4 Transport, Zustellung
Nachfolgend sind die wesentlichen Funktionalitäten und Anforderungen für den Transport, die Zustellung als Ist und Soll dargestellt.
| Wesentliche | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionaltäten/ | |||||
| Anforderungen | |||||
| Adressverwaltung | Alle Kostenstellen, Statio- nen und Anlieferstellen sind in der Adressverwaltung des MobiDiK hinterlegt | Der Prozess von Warenaus- gangsbuchung bis zur Ver- bringung zu den Stationen soll zukünftig über die SAP- IKLL-Lösung erfolgen | Dies erfolgt zukünftig über die SAP- IKLL-Lösung (damit nicht im Umfang dieses Las- tenheftes) | ||
| Abladepunkte | Entsprechende Definition und Abbildung im MobiDiK | Der Prozess von Warenaus- gangsbuchung bis zur Ver- bringung zu den Stationen soll zukünftig über die SAP- IKLL-Lösung erfolgen | Dies erfolgt zukünftig über die SAP- IKLL-Lösung (damit nicht im Umfang dieses Las- tenheftes) | ||
| Anlieferstellen | Entsprechende Definition und Abbildung im MobiDiK | Der Prozess von Warenaus- gangsbuchung bis zur Ver- bringung zu den Stationen soll zukünftig über die SAP- IKLL-Lösung erfolgen | Dies erfolgt zukünftig über die SAP- IKLL-Lösung (damit nicht im Umfang dieses Las- tenheftes) | ||
| Modulschränke | Entsprechende Definition und Abbildung im MobiDiK Bei Stationen mit Versor- gungs-assistenz werden die Schränke/Fächer/Teilfächer vom Versorgungsassistent befüllt. | Der Prozess von Warenaus- gangsbuchung bis zur Ver- bringung zu den Stationen soll zukünftig über die SAP- IKLL-Lösung erfolgen | Dies erfolgt zukünftig über die SAP- IKLL-Lösung (damit nicht im Umfang dieses Las- tenheftes) |
Abbildung 33: Wesentliche Anforderungen Transport/Zustellung
5.5.5 E2E-Lagerlogistik-Apotheke
Nachfolgend sind die wesentlichen Funktionalitäten und Anforderungen für die E2E-Lagerlogistik in der Apo- theke als Ist und Soll dargestellt.
| Besonderheit der | Beschreibung | IST | SOLL | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Prozessvariante | |||||
| Lagerverwaltung wie Dez. III | Lagerverwaltung auf Lagerortebene | Die Lagerverwaltung er- folgt heute nur im SAP MM-IM (keine Lagerplatz- verwaltung mit SAP WM). | Weiterhin soll im Lager der Apotheke keine Lagerver- waltung mit SAP EWM stattfinden, die Funktionali- täten im SAP MM-IM wur- den als ausreichend gese- hen |
UKS S4 HANA Lastenheft_V08 2026-06-12.docx Seite 46
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| Besonderheit der | Beschreibung | IST | SOLL | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Prozessvariante | |||||
| AXON | System zur Kommissionierung der Arz- neimittel (Aufteilung auf Transportbehäl- ter), AXON führt auch das (Serialization) Dekommisionierung aus | Verteilt die kommissio- nierte Ware auf Boxen | AXON soll zukünftig an die SAP-IKLL-Lösung ange- bunden werden | ||
| BAXTER | erstellt Patienten-individuelle Packungen mit verschiedenen Medikamenten | Weiterhin notwendig | |||
| MEONA | Arznei-Verordnungs-Software | Weiterhin notwendig, | |||
| CERNER (Add-On) | Add-On für Betäubungsmittelabwicklung Add-On für Herstellung von Arzneimittel | Dies Funktionalitäten sol- len zukünftig in der SAP- IKLL-Lösung erfolgen | |||
| ZENZY | Software für zur Unterstützung der Her- stellung und Dokumentation von Zytos- tatika | Weiterhin per Schnittstelle anzubinden |
Abbildung 34: Wesentliche Anforderungen E2E Lagerlogistik Apotheke
5.5.6 E2E-Lagerlogistik-Lagermaterialien
Nachfolgend sind die wesentlichen Funktionalitäten und Anforderungen für die E2E-Lagerlogistik für die La- gerteile als Ist und Soll dargestellt.
| Besonderheit der | Beschreibung | IST | SOLL | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Prozessvariante | |||||
| TANGRO | SAP AddOn, Order Confirmation (In- bound) Abgleich gescannter Liefer- schein mit Bestellbeleg | Im Wareneingang heute genutzt | AddOn soll beibehalten werden | ||
| Inventur | Auch die Nicht-Lagerbestände in den Schränken müssen in bestimmten Zeit- abständen gezählt werden | Workaround im Rahmen der Inventur | Ist im Umsetzungsprojekt zu definieren |
Abbildung 35: Wesentliche Anforderungen E2E Lagerlogistik Lagermaterial
5.5.7 E2E-Lagerlogistik-Verbrauchsmaterialien/ Durchläufer
Nachfolgend sind die wesentlichen Funktionalitäten und Anforderungen für die E2E-Lagerlogistik für die Ver- brauchsmaterialien (hier: Durchläufer genannt) als Ist und Soll dargestellt.
| Besonderheit der | Beschreibung | IST | SOLL | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Prozessvariante | |||||
| Durchläufer sind keine Lagermateri- alien, keine Be- standsführung | Materialien werden direkt auf Kosten- stelle beschafft. Normalerweise keine Bestandsführung im SAP! Allerdings erfordert das Handling über das Lager (Wellenkommissionierung) Bestandsmenegen im SAP | Heute im Ist kein Prob- lem, da Bestände an Ver- brauchsmaterialien nur im MobidiK und nicht im SAP sind | Verbrauchsmaterial wird in SAP kontiert (Positionstyp in Bestellung) beschafft und ist dann standardmä- ßig verbraucht – hier ist eine Lösung mit einer men- genmäßigen Bestandsfüh- rung notwendig |
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Abbildung 36: Wesentliche Anforderungen E2E Lagerlogistik Verbrauchsmaterial
5.6 Instandhaltung
Abbildung 37: Übersicht Prozessbereich Instandhaltung
5.6.1 Instandhaltung - Übersicht Stamm- und Bewegungsdaten
Nachfolgend sind die wesentlichen Funktionalitäten und Anforderungen in der Instandhaltung als Ist und Soll dargestellt.
| Stamm-/ | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Bewegungsdaten | |||||
| Technische Plätze | Heute sind die technischen Plätze in einer Hierarchie an- geordnet: Gebäude - Stock- werk - Raum (teilweise) | Die Struktur der technischen Plätze soll beibehalten werden | Übernahme der aktiven Da- ten zum Stichtag | ||
| Equipments | Equipments werden nur für einen Teil der Geräte verwen- det. Es werden keine Unter- equipment-Struktur genutzt. In der Medizintechnik sind alle wartungsrelevanten Ge- räte als Equipments angelegt, eine Materialnummer mit ei- gene Materialart wird als Bau- typ ist den einzelnen Equipments zugeordnet. Heute sind die Geräte mit ei- ner Gerätenummer und teil- | Zielsetzung ist die ganzer Anlagen als Equipments mit Unterstruktu- ren (Bsp. Lüftungsanlage mit Lüf- ter, etc.) Aktive Nutzung der Gerätenum- mer mit Scan in bei der Wartung/ Reparatur | Übernahme der aktiven Da- ten zum Stichtag |
UKS S4 HANA Lastenheft_V08 2026-06-12.docx Seite 48
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| Stamm-/ | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Bewegungsdaten | |||||
| weise mit einem Barcode ver- sehen. Dieser wird aber der- zeit nicht aktiv im Rahmen ei- ner Wartung/Reparatur im Sinne einer Bestätigung des richtigen Gerätes oder zur Ini- tiierung der Anzeige von Hilfs- funktionalitäten genutzt. | |||||
| Stücklisten | Stücklisten werden heute nur bei ZIK genutzt mit Textpositi- onen (bspw. für Lizenzen) | Derzeit keine weitere Nutzung von Stücklisten vorgesehen, ggf. in einer späteren Optimie- rungsphase | Übernahme der aktiven Da- ten zum Stichtag | ||
| Wartungspläne | Wartungspläne im klassi- schen SAP-Sinne werden für Equipments derzeit nicht ge- nutzt, Wartungspläne werden gene- rell nicht breit eingesetzt. z.B. nur bei Wartung von Dächern (zeitbasierte Wartungspläne) & Wartung von Fahrzeugen (zustandsbasierte Wartungs- pläne) Wartungspläne werden heute nur für technische Plätze ver- wendet, in der Klassifizierung werden die Daten/ Termine hinterlegt (Medizintechnik) „Wartungspläne“ von exter- nen Firmen beim Einkauf als Verträge im Dokumentenma- nagementsystem hinterlegt | Zielsetzung ist, dass Wartungs- pläne auch von Fremdfirmen im SAP für die Planung verwenden | Übernahme der aktiven Da- ten zum Stichtag | ||
| Dokumente | Dokumente werden in Ord- nerstruktur abgelegt, nicht di- rekt zum Equipment Auch Ablage im DMS – D3 von d.velop | Direkte Verknüpfung mit dem Equipment, bspw. über Dienste zum Objekt als Mindestanforde- rung |
Abbildung 38: Wesentliche Anforderungen Instandhaltung - Übersicht Stamm- und Bewegungsdaten
5.6.2 Instandhaltung - Prozesse
Nachfolgend sind die Prozesse und wesentliche Funktionalitäten und Anforderungen in der Instandhaltung als Ist und Soll dargestellt.
| Stamm-/ | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Bewegungsdaten | |||||
| Ungeplante Adhoc- Maßnahmen/ Reparaturen | Eigene Auftragsart: ATS1 benötigte Materialien wer- den als Komponenten er- fasst, als Durchläufer kon- tiert an den Einkauf als BANF übergeben bzw. für lagerhaltiges Material im | Abschaffung des Papierpro- zesses, Einsatz von mobilen Geräten beim Techniker, di- rekte Erfassung der Daten und Transparenz bzgl. der Aufträge | Ungeplante Ad hoc-Maßnah- men/ Reparaturen sind Ar- beiten, die aufgrund eines unvorhergesehenen Bedarfs durchgeführt werden. Dies können beispiels-weise kurzfristige Reparaturen an |
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| Stamm-/ | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Bewegungsdaten | |||||
| Lager das Material unge- plant entnommen. Die durchgeführten Tätig- keiten werden mit den Ist- Zeiten nach Beendigung zurückgemeldet, längere Reparaturen werden erst am Schluss final rückge- meldet und technisch ab- geschlossen. ZIK/Medizintechnik: aus ASSIST wird ein Ti- cket/Meldung geöffnet, ba- sierend darauf wird in SAP eine Meldung und einen IH-Auftrag angelegt, wobei der Abschluss des In- standhaltungsauftrags nochmals nach Assist ge- geben wird | Kennzeichnung der Geräte wird heute nicht aktiv für In- standhaltung genutzt (Verifika- tion, zusätzliche Informationen) Einsatz von ASSYST für Medi- zintechnik ist zu hinterfragen, ASSYST wurde von der IT als Support-Tool initiiert, | Maschinen sein, die auf- grund einer unerwarteten Störung auftreten, Das Ziel solcher Ad hoc-Maßnahmen ist die schnelle Wiederher- stellung der vollen Funkti- onsfähigkeit eines Geräts oder einer Anlage. | |||
| Wartungsmaßnah- men/geplante Wartungen | Eigene Auftragsart: ATW1 Zeitbasierte (Dächer)/ zu- standsbasierte Wartungen (nur bei KfZ), derzeit keine vorausschau- ende Wartung anhand von Messdaten etc., In der Medizintechnik: Zu- satzprogramm im SAP, über das ermittelt werden kann, welche Geräte zur Wartung anstehen. Hier Einsatz der Software ELEKTROMANAGER – für die Durchführung der einzelnen Prüfungen und Speicherung der Daten. Im SAP nur der Status der Prüfungen (wann erfolgt) und das Datum der nächs- ten Wartung hinterlegt. Im Elektromanager sind die Prüfschritte und Prüfvor- schrift vom Hersteller hin- terlegt. „Wartekarten“ exis- tieren heute nicht. Wartungsleistungen von Fremden in der Medizin- technik: Wartungsauftrag für Fremde über den Einkauf initiiert, Wartungspläne der Fremdenfirmen nicht in SAP abgebildet. Instand- haltungsabteilung immer involviert, das Leistungs- protokoll wird von der Technik geprüft und auch für die Rechnung freigege- ben, die Maßnahme wird in der Gerätelebenslauf- | Einsatz von Wartungspläne der externen Firmen/ Hersteller in SAP wird angestrebt Zielsetzung: Wartungskalender mit den einzelnen Equipments und der Einsatzplanung/Ter- minvergabe der externen Techniker. Erinnerungsfunktion Ggf. vorausschauende War- tung anhand von Messdaten etc., bzw. IOT-Szenario zu- künftig denkbar | Wartungsmaßnahmen/ge- plante Wartungen als ge- plante Instand-haltungsarbei- ten an Anlagen und Maschi- nen, die geplant, gesteuert und dokumentiert werden. Sie dienen dazu, Ausfälle zu vermeiden, die Lebensdauer von Geräten zu verlängern und die Effizienz zu sichern, indem sie regelmäßig und nach vordefinierten Kriterien ausgeführt werden. Höhere Transparenz bzgl. der Wartungspläne der externen Firmen/ Hersteller Terminliche Transparenz und damit bessere Steu- erung der Betreuung des Einsatzes bei den Fremdfirmen |
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| Stamm-/ | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Bewegungsdaten | |||||
| Akte hinterlegt. Bei Män- geln wird eine Bedarfsmel- dung erfasst, über die ein Angebot eingeholt und der Reparaturauftrag (Bestel- lung) erzeugt wird. | |||||
| Geplante Maßnah- men | Eigene Auftragsart: PLMA Geplante Maßnahmen werden i.d.R. vom Control- ling als „Projekt“ initiiert Unterschied zu ATS1 – Lagermaterial-Komponen- ten können/ werden im PM-Auftrag eintragen und damit reserviert werden | Geplante Maßnahmen als Pro- jekt (im Controlling) abbilden Ggf. Netzplan zur Planung der einzelnen Maßnahmen nutzen | i.d.R. geplante Maßnahmen an Anlagen und Maschinen. Ziel: Höhere Transparenz zu den Aktivitäten der Maßnah- men | ||
| Einsatzplanung von Personal und Ressourcen | Derzeit keine übergrei- fende Lösung der Einsatz- planung Techniker nimmt den Re- paraturschein, kein Status- wechsel hierdurch im PM- Auftrag, Heute keine Transparenz bzgl. des Abarbeitungsgra- des Rückmeldungen der Zei- ten erfolgen mit den tat- sächlich aufgewendeten Zeiten | Übersicht über die anstehen- den Tätigkeiten/Aufgaben, im Kurzfristhorizont auf Tages- ebene | Höhere Transparenz bzgl. des Abarbeitungsgrades bzw. wer ist derzeit mit was beschäftigt | ||
| Einweisungen/ Schulungen/ Quali- fikation | Eigenentwicklung „MPE“ (abgenommenes Pro- gramm, PM mit Schnitt- stelle ins HCM) für ei- nen Equipmenttyp (Gerä- tetyp, Feld in den Equipments) wird eine Qualifikation für einzelne Benutzer eingetragen, hier ist auch der Einweisungs- befugte hinterlegt Eine Relation Klinik-Stock- werk-Geräte-Gerätetyp- Personalstamm (berech- tigter User) existiert, es gibt keine systemische Einschränkung der Gerä- tenutzung anhand des vor- handenen Eintrags Derzeit auch keine zeitli- chen Gültigkeiten des „Zertifikats“ | Prozess ist im Umsetzungspro- jekt nochmals detailliert zu analysieren und anzupassen | Im Umsetzungsprojekt nochmals eruieren, wie die Eigenentwicklung mit SAP-Standardfunktionen unterstützt werden kann „MPE – Medizinpro- dukteeinweisungen/Schu- lungen“ als Eigenentwick- lung (mit Behörde abge- stimmt) |
Abbildung 39: Wesentliche Anforderungen Instandhaltung
5.6.3 Instandhaltung - Sonderthemen
Nachfolgend sind Sonderthemen in der Instandhaltung als Ist und Soll dargestellt.
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| Stamm-/ | IST | SOLL | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Bewegungsdaten | |||||
| Medizinprodukte- buch | Heute werden die Daten zum Medizinproduktebuch aus den Daten zum Equipment, über die diversen Wartungsauf- träge und auch bspw. Bestel- lungen gezogen und dem U- ser übersichtlich zur Verfü- gung gestellt. Aus dem Re- port wird der komplette Life- Cycle des Medizinprodukte ersichtlich. | Ein entsprechender Report ist im SAP S/4HANA zu erstellen. | Für Medizinprodukte (wie z.B. Defibrillatoren oder Be- atmungsgeräte) muss eine Dokumentation geführt wer- den, um deren Betrieb, War- tung und Sicherheit nachzu- weisen. Es ähnelt einer Ge- räteakte und enthält Anga- ben wie Identifikation, Ein- weisung, Sicherheitstechni- sche Kontrollen (STK), messtechnische Kontrollen (MTK) sowie Informationen zu Instandhaltungen, Störun- gen und meldepflichtigen Vorkommnissen. Die Füh- rung ist gesetzlich durch die Medizinprodukte-Betrei- berverordnung (MPBetreibV) vorgeschrieben, die genauen Inhalte und Ausnahmen sind in § 13 der Verordnung gere- gelt. | ||
| Reporting | Heute Reporting nur einge- schränkt vorhanden, was zum einen an Fehlenden, nicht er- fassten Stamm- und Bewe- gungsdaten liegt, zum ande- ren an den systemischen Möglichkeiten im SAP ECC hängt | Reporting-Anforderungen als we- sentlicher Bestandteil der Explore- Phase einplanen und über diese die Anforderungen an die Pro- zesse und Daten definieren | Informationen zu den einzel- nen Kategorien (Instandhal- tungsaufträgen), verwen- dete/ benötigte Ersatzteile, Personaleinsätze, Kostenzu- ordnungen zu den Gebäu- den/Orgeinheiten etc. | ||
| Wartungsverträge | Heute durch Vertragsma- nagement (Dez. V) und dann Einkauf (Dez. III). Die Inhalte werden nicht immer mit der Instandhaltung abgestimmt | Prozess nochmals im Detail eruie- ren und verbessern, IT-Techni- sche Unterstützung (Workflow, Collaborationsszenarien) prüfen | Wartungsverträge mit Exter- nen zu einzelnen Medizin- produkten |
Abbildung 40: Wesentliche Anforderungen Instandhaltung - Sonderthemen
5.7 Stammdaten-Management (MDM)
Im nachfolgenden sind Anforderungen zu den Stammdaten-Objekten Materialstamm und Geschäftspartner im Ist und Soll dargestellt.
5.7.1 Materialstamm
| Thema | IST | SOLL | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Organisation der Stammdatenpflege | Zentrales Stammdatenteam im Dezernat 3. Parallel in der Apotheke, dem ZIK, der Abteilung A1, A2 (Dezernat 3) und der Medizin- technik | Die Organisation kann aus derzei- tiger Sicht übernommen werden | Übernahme zum Stichtag per Migration Cockpit, Berei- nigung der Materialarten um obsolete, Dublettenbereini- gung der Materialstämme vorab |
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| Thema | IST | SOLL | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Materialarten und Mengenvolumen | > 20 Materialarten je auch Zu- ständigkeit und Bereich, > 230.000 Materialstämme | Die Materialarten können so grundsätzlich übernommen wer- den, sind aber im Rahmen der Ex- plore-Phase nochmals kritisch zu hinterfragen | Apotheke: Heute 1 Material- stamm – 1 PZN-Nummer derzeit sind bei der Apotheke viele Dubletten/Altlasten, sollten überarbeitet werden |
| Pflegeprozess mit Nutzung der Add-Ons BELO- SYS, SIMIDIA (Dez.3) | Der Materialstamm-Pflege- Prozess erfolgt heute über den Einkauf und Stammda- tenteam, Heute auch Schnittstelle zu MobiDiK, zur Übergabe der Daten | Prozess über Einkauf und Stamm- datenteam und mit Nutzung von Belosys beibehalten | Im Umsetzungsprojekt zu evaluieren: Anbindung von Lieferan- tenkataloge sinnvoll Gesamtprozess von der Beantragung bis Anlage und Rückmeldung an den Anforderer durch bspw. SAP BUILD zu un- terstützen |
| Pflegeprozess mit SAP Standard- Transaktion (ZIK, Instandhal- tung, Apotheke) | Manuelle Pflege über SA- Standardtransaktionen, in Med.Tech. mit Anlage Doku- menteninfosatz und Equipment, bei Apotheke Schnittstelle zu MobiDik, Apotheke mit eigener Sicht im Materialstamm | IST-Prozess kann grundsätzlich übernommen werden. | Im Umsetzungsprojekt zu evaluieren/beachten: Anbindung von AB- DATA-DB erfolgt über die SAP-IKLL-Lösung Ggf. Schnittstelle zu EURO SDS System für Reparatur-Materialien Gesamtprozess von der Beantragung bis Anlage und Rückmeldung an den Anforderer durch bspw. SAP BUILD zu unterstüt- zen Apothekensicht mit kun- deneigene Felder (Z-Fel- der oder Append-Felder), die u.a. der Datenliefe- rung an einige Subsys- teme wie z.B. Meona, Baxter, Axon ,… dienen. wird über SAP-IKLL-Lö- sung oder ggf. über kun- deneigene Felder |
Abbildung 41: Anforderungen Materialstamm
5.7.2 Geschäftspartner
| Thema | IST | SOLL | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Lieferant - Organisation der Stammdatenpflege | Zentrales Stammdatenteam für Kreditoren aus Dezernat 2 | Kann aus derzeitiger Sicht über- nommen werden | Übernahme zum Stichtag per Migration Cockpit, Berei- nigung der Lieferanten um Dubletten, CVI (customer- vendor-integration) im Rah- men des Projektes |
| Lieferant – Kontengruppen | > 20 Kontengruppen | Die Struktur und Anzahl der Kon- tengruppen sollte im Rahmen des Umsetzungsprojektes redu- ziert/überarbeitet werden |
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| Thema | IST | SOLL | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Lieferant - Pflegeprozess | Pflegeprozess ist heute über Outlook und Excel gesteuert, heute sehr pa- pierbasiert (Ausdrucken, Abheften), Keine Unterstützung durch das System für eine auto- matische Dublettenprüfung bei Anlage eines neuen Kreditors | Prozess ist zu digitalisieren, sys- temtechnisch transparent zu steu- ern und die Ergebnisse digital zu archivieren und dokumentieren Dublettenprüfung sollte syste- misch erfolgen | Im Umsetzungsprojekt zu evaluieren: Gesamtprozess durch Workflow-Komponente steuern und ggf. Schritte automatisieren (bspw. durch SAP BUILD) |
| Kunde - Organisation der Stammdatenpflege | Debitoren werden überwie- gend dezentral angelegt keine durchgehende klare Verantwortlichkeit | Verantwortlichkeiten und Steue- rung ist neu zu definieren | Übernahme zum Stichtag per Migration Cockpit, Berei- nigung der Lieferanten um Dubletten, CVI (customer- vendor-integration) im Rah- men des Projektes |
| Kunde- Kontengruppen | > 20 Kontengruppen | Die Struktur und Anzahl der Kon- tengruppen sollte im Rahmen des Umsetzungsprojektes redu- ziert/überarbeitet werden | |
| Kunde - Pflegeprozess Dez. 2 | Heute einfacher Prozess über ein Formular vom Anforderer, Bankverbindung erst im Nachgang angelegt | Prozess ist zu digitalisieren, sys- temtechnisch transparent zu steu- ern und die Ergebnisse digital zu archivieren und dokumentieren Dublettenprüfung sollte syste- misch erfolgen | Im Umsetzungsprojekt zu evaluieren: Gesamtprozess durch Workflow-Komponente steuern und ggf. Schritte automatisieren (bspw. durch SAP BUILD) Sensible Felder aktivie- ren (SAP Customizing) |
| Kunde - Pflegeprozess IS-H | Bei Anlage eines Patienten in IS-H wird im Hintergrund au- tomatisiert ein entspr. Debito- renstammsatz angelegt mit Debitornr. = Patientennr. Von IS-H angelegte Debitoren werden auch außerhalb von IS-H verwendet, um bspw. Ausgangsrechnungen zu er- stellen (z.B. Zytostatika) | Nach autom. Anlage des Debito- renstammsatzes in IS-H muss über eine Schnittstelle automati- siert im SAP S/4HANA ein ent- sprechender Geschäftspartner an- gelegt werden. Über diese Schnittstelle müssen auch Änderungen am Geschäfts- partner bzw. IS-H Debitor syn- chronisiert werden. | Im Umsetzungsprojekt zu evaluieren: Gesamtprozess durch Workflow-Komponente steuern und ggf. Schritte automatisieren (bspw. durch SAP BUILD) Sensible Felder aktivie- ren (SAP Customizing) |
| Kunde - Organisation der Stammdatenpflege | Debitoren werden überwie- gend dezentral angelegt. Keine durchgehende klare Verantwortlichkeit. | Verantwortlichkeiten und Steue- rung ist neu zu definieren | Übernahme zum Stichtag per Migration Cockpit, Berei- nigung der Lieferanten um Dubletten, CVI (customer- vendor-integration) im Rah- men des Projektes |
Abbildung 42: Anforderungen Geschäftspartner
5.8 Reporting/Analytics
5.8.1 S/4HANA Embedded Analytics (Analytische Fioris)
SAP S/4HANA Embedded Analytics bietet integrierte Echtzeitanalysen direkt im SAP S/4HANA-Kernsystem und ermöglicht es, operative Daten ohne zusätzliche Replikation auszuwerten. Über SAP Fiori stehen mo-
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Lastenheft SAP S/4HANA Transformation
derne analytische Apps, KPIs und interaktive Berichte zur Verfügung, die Fachanwender intuitiv nutzen kön- nen. Die technische Grundlage bilden CDS-Views, die als virtuelles Datenmodell dienen und konsistente, per- formante Auswertungen ermöglichen.
Durch die enge Verzahnung von Analyse, Transaktion und Berechtigungen entsteht ein durchgängiges Re- porting, das jederzeit aktuelle Einblicke in Geschäftsprozesse liefert.
Bei der UKS werden heute Fioris nicht genutzt. In den Teilbereichen existieren die klassischen GUI Auswer- tungen im ECC sowie mehrere operative Berichte.
Im Umsetzungsprojekt soll basierend auf dem Fiori Launchpad ein operatives Berichtswesen ermöglicht wer- den. Dabei gilt der Ansatz „Standard First“. In jedem Teilbereich soll aktiv geprüft werden, welche Standard- Apps der SAP genutzt werden können. In Ausnahmefällen – sollte der Standard nicht ausreichen – ist zu prüfen, ob Apps erweitert oder mit Hilfe von multidimensionalen Berichten erstellt werden können.
5.8.2 SAP Analytics Cloud (SAC)
Die SAP Analytics Cloud ist eine cloudbasierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung von SAP für Business Intelligence, Planung und vorausschauende Analysen.
Die SAC wird heute bereits neben anderen Tools wie SAP Business Objects (Analysis for OLAP, Design Studio) und Analysis for Office als Reporting Werkzeug benutzt. Die hauptsächliche Datenquelle ist das SAP BW 7.5 (on HANA) System. Mit Hilfe einer Live-Connection werden Dashboards auf Basis des BW-Systems genutzt.
In der Soll-Landschaft soll die SAC einen zentraleren Platz einnehmen. Business Objects (SAP BO) Berichte sollen aufgrund der End of Maintenance in die SAC überführt werden (Design Studio/Lumira Reports SAC). Somit kann SAP BO abgelöst werden.
Weiterhin soll die SAC nicht nur Data Warehouse Daten auswerten, sondern in Summe folgende 3 Funktionen erfüllen:
Management Dashboards - Reporting auf Data Warehouse (statt SAP BW SAP Datasphere)
Erweitertes Operatives Berichtswesen - Reporting auf (Live) S/4HANA Daten als Erweiterung des Fiori Reportings
Strategisches Reporting auf SAP und NON-SAP Daten
Durch die technischen Anpassungen wird ebenfalls eine mögliche Grundlage für eine spätere Planung getrof- fen. Die Einbindung der SAC-Berichte soll ebenfalls im Fiori Launchpad (als Einstieg) gewährleistet werden.
Im Projekt soll das SAC an das SAP S/4HANA angebunden werden und die heutigen Funktionalitäten des SAC wieder hergestellt werden.
5.8.3 SAP Datasphere
SAP Datasphere ist eine umfassende, cloudbasierte Lösung zur Datenintegration und -analyse, die Unter- nehmen eine einheitliche Umgebung für Data Warehousing, Datenvirtualisierung und Datenkatalogisierung bietet.
Sie ermöglicht den Zugriff auf Daten aus verschiedenen Quellen (SAP und Nicht-SAP, lokal und in der Cloud) und vereinfacht das Datenmanagement, um fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Die Lö- sung basiert auf der SAP Business Technology Platform (BTP) und unterstützt als Bestandteil der SAP Busi- ness Data Cloud (BDC) die Erstellung einer Business Data Fabric für einen nahtlosen und skalierbaren Da- tenzugriff.
Heute wird die SAP Datasphere nicht angewendet.
Als Data Warehouse System wird das BW on HANA (BW 7.5) System eingesetzt, welches aber nur noch bis 2027 in Maintenance seitens der SAP ist. Aktuell werden dort Daten aus SAP ECC (inkl. KIS), Daten aus NON-SAP Systemen (SQL DB für Warenwirtschaft) und Flatfiles geladen. Das Data Warehouse ist dann Grundlage für Reporting (mit Hilfe von BO, SAC, AfO).
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Zukünftig soll aufgrund der S/4HANA Einführung die SAP Datasphere die zentrale Funktion des Data Wa- rehouses übernehmen.
Hierbei sollen das S/4HANA System, das dann separierte KIS System und NON-SAP Systeme (wie SQL DB) angeschlossen werden.
Somit gibt es auch zukünftig eine zentrale Drehscheibe für alle unternehmensrelevante Daten.
Weiterhin kann so eine Grundlage geschaffen werden, um zukünftige Analysemöglichkeiten und KI basierte Auswertungen zu vereinfachen.
Die Implementierung und Einführung der Datasphere ist nicht im Projektumfang und wird in einem späteren, separaten Projekt betrachtet.
5.8.4 Personalwesen/HCM
Das Personalwesen im HCM läuft heute im gleichen System wie die SAP ERP-Funktionalitäten. Es ist beab- sichtigt, in einem parallelen Projekt das HCM über einen Carve-Out auszuphasen, in ein eigenes SAP ECC- System zu überführen und per Brownfield-Ansatz nach SAP HANA als H4S4zu transformieren.
5.9 WRICEFs und Add-ons
WRICEFs als Akronym für die kundenindividuelle Entwicklungsobjekte, die zur Anpassung von SAP-Syste- men an spezifische Geschäftsanforderungen erstellt werden müssen:
Workflows, Reports, Interfaces, Conversions, Enhancements und Forms (Workflows, Berichte, Schnittstellen, Konvertierungen, Erweiterungen, Formulare).
Workflow-Anforderungen (W) sind teilweise schon in den Anforderungen der einzelnen Teilprozesse in Kapi- tel 5 aufgeführt (Stammdaten, Bestellabwicklung, …). Weitere werden in der Explore-Phase definiert und konzipiert. Hier wird auch über das Umsetzungstool wie bspw. die Verwendung von SAP BUILD, o.ä. ent- schieden,
Schnittstellen (I) sind in den nachfolgenden Unterkapitel grob aufgeführt. Es wird hier davon ausgegangen, dass diese durch die UKS IT umgesetzt werden. Dies gilt auch für die temporäre Schnittstelle zwischen dem IS-H und SAP FI/CO.
Bei der Datenmigration (C) soll eine Stichtagsmigration durchgeführt werden. Hier wird für die meisten Date- nobjekte das SAP Migration Tool zum Einsatz kommen.
Funktionale Zusatzentwicklung (E) sind über die letzten 30 Jahre zahlreiche erstellt worden. Aufgrund des Greenfield-Ansatzes und dem Wunsch sehr nah am SAP Standard zukünftig zu arbeiten, werden diese hier nicht weiter aufgeführt. Ggf. kann im Rahmen der Explore- und Realisierungs-Phase auf einzelne nochmals zurückgegriffen werden.
Formulare sind heute i.d.R. mit SAP-Script erstellt worden. Perspektivisch sollen diese nach Adobe Forms überführt werden.
Alle WRICEF-Anforderungen sind in der Explore-Phase zu definieren, zu konzipieren und jeweils ein Grobspezifikation mit Aufwandsschätzung durchzuführen.
Für die externe Unterstützung bei den WRICEFs sowie der Anbindung der mobilen Endgeräte soll ein Konti- gent von 100 Tagen eingeplant werden.
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5.9.1 Finanzen (FI/CO)
Nachfolgend sind die Schnittstellen zu externen Lösungen und SAP Add-ons des zukünftigen SAP S/4HANA im Bereich Finanzen aufgeführt.
Abbildung 43: Überblick Schnittstellen/Add-ons - Finanzen
Schnittstellen:
| System | Prozess | Beschreibung der | Anmerkungen | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Daten | |||||
| CSV-Datei | IBL Wäscherei Dritte | Liefert Daten für ILV-Ver- rechnungen im SAP | Schnittstelle soll übernommen werden | ||
| CSV-Datei | IBL Patienten- transporte | Liefert Daten für ILV-Ver- rechnungen im SAP | Schnittstelle soll übernommen werden | ||
| CSV-Datei | IBL ZIK | Liefert Daten für ILV-Ver- rechnungen im SAP | Schnittstelle soll übernommen werden | ||
| CSV-Datei | IBL Patientenbe- köstigung | Liefert Daten für ILV-Ver- rechnungen im SAP | Schnittstelle soll übernommen werden | ||
| CSV-Datei | IBL Interne Ser- viceleistungen | Liefert Daten für ILV-Ver- rechnungen im SAP | Schnittstelle soll übernommen werden | ||
| CSV-Datei | IBL Zentrallabor | Liefert Daten für ILV-Ver- rechnungen im SAP | Schnittstelle soll übernommen werden | ||
| CSV-Datei | IBL Virologie | Liefert Daten für ILV-Ver- rechnungen im SAP | Schnittstelle soll übernommen werden | ||
| CSV-Datei | IBL Mikrobiologie | Liefert Daten für ILV-Ver- rechnungen im SAP | Schnittstelle soll übernommen werden | ||
| CSV-Datei | IBL FuW | Liefert Daten für ILV-Ver- rechnungen im SAP | Schnittstelle soll übernommen werden |
UKS S4 HANA Lastenheft_V08 2026-06-12.docx Seite 57
Lastenheft SAP S/4HANA Transformation
| System | Prozess | Beschreibung der | Anmerkungen | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Daten | |||||
| CSV-Datei | Konsile | Liefert Daten für ILV-Ver- rechnungen im SAP | Schnittstelle soll übernommen werden | ||
| CSV-Datei | Steri Chirurgie | Liefert Daten für ILV-Ver- rechnungen im SAP | Schnittstelle soll übernommen werden | ||
| CSV-Datei | Steri Dezentralen | Liefert Daten für ILV-Ver- rechnungen im SAP | Schnittstelle soll übernommen werden | ||
| CSV-Datei | Zytostatika | Liefert Daten für ILV-Ver- rechnungen im SAP | Schnittstelle soll übernommen werden | ||
| CSV-Datei | Mikrobiologie Schulungen (ab 08/2023) | Liefert Daten für ILV-Ver- rechnungen im SAP | Schnittstelle soll übernommen werden |
Abbildung 44: Überblick Schnittstellen Finanzen
SAP Add-ons:
| Add-on | Beschreibung | Soll | Bemerkungen |
|---|---|---|---|
| ENVENTA | SAP AddOn: Kontoauszugs- bearbeitung | Im Umsetzungsprojekt ist zu prüfen, ob hier der SAP Stan- dard nicht ausreicht. | |
| CLASSI- FIER (De- velop) | Eingangsrechnungsbearbei- tung | Soll weiterhin genutzt werden |
Abbildung 45: Überblick Add-ons – Finanzen
5.9.2 Einkauf/ Lagerlogistik
Nachfolgend sind die Schnittstellen zu externen Lösungen und SAP Add-ons des zukünftigen SAP S/4HANA im Bereich Einkauf/ Lagerlogistik aufgeführt.
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Abbildung 46: Überblick Schnittstellen/Add-ons - Einkauf/Lagerlogistik
Schnittstellen:
| System | Prozess | Beschreibung der | Anmerkungen | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Daten | |||||
| MobiDiK | Erstellung von BANFen (Materialstamm und WA-Buchun- gen) | MobidiK wird u.a. für das Anfordern von Materia- lien und in der Lagerlo- gistik verwendet | MobiDiK wird abgelöst und durch andere Lö- sungen (SAP-IKLL-Lösung) ersetzt | ||
| SANA/EK-UNICO | Konditionssätze | Konditionssätze aus SANA über EK-Unico übermittelt und dann über BELOSYS in SAP einge- bracht, ansonsten über Upload aus Excel | SANA im Krankenhausumfeld ist ein Dienst- leister für den strategischen Einkauf und die Logistik. Sie bündelt das Einkaufsvolumen zahlreicher Krankenhäuser, um bessere Konditionen bei der Beschaffung von Pro- dukten wie Medizinprodukten, Arzneimitteln und Labortechnik auszuhandeln. Prozess/Schnittstelle ist weiterhin abzubilden | ||
| ASSYST | ASSYST Externes „Ticket“-Tool (ITSM-Software auf Cloud-Basis) | ASSYST wird zusätzlich zu Ticketsystem bei ZIK zur Bedarfsanforderung und Verfolgung der Be- stellabwicklung (Bestell- monítoring) genutzt | Ablösung ggf. über SAP BUILD, o.ä. abbil- den, ist im Umsetzungsprojekt zu prüfen und ggf. umsetzen | ||
| ABDA-Datenbank | Abgleich mit der Liste der aktuellen | Arzneimittel werden heute über eine Schnitt- | Anbindung erfolgt über eine Schnittstelle zur SAP-IKLL-Lösung |
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| System | Prozess | Beschreibung der | Anmerkungen | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Daten | |||||
| Arzneimittel in Deutschland | stelle zu MobiDiK abge- glichen und angelegt, da- nach in SAP Die ABDA-Datenbank ist weiterhin per Schnittstelle anzubinden, aber nicht mehr über MobiDiK | ||||
| Kommunikation mit Lieferanten | Elektronischer Da- tenaustausch z.B. Versand Bestel- lung, Empfang Auftragsbestäti- gung | Elektronischer Datenaus- tausch z.B. Versand Be- stellung, Empfang Auf- tragsbestätigung | Apotheke: per MSV3-Schnittstelle, Dies erfolgt über die SAP-IKLL-Lösung | ||
| AXON | System zur Kom- missionierung der Arzneimittel | Verteilt die kommissio- nierte Ware auf Boxen (Aufteilung auf Transport- behälter), AXON führt auch das (Serialization) Dekommisionierung aus | System soll an zukünftige Lösung angebun- den werden Dies erfolgt über die SAP-IKLL-Lösung | ||
| BAXTER | Erstellt Patienten- individuelle Pa- ckungen mit ver- schiedenen Medi- kamenten | Weiterhin notwendig | |||
| MEONA | Arznei-Verord- nungs-Software | Weiterhin notwendig | |||
| ZENZY | Software für zur Unterstützung der Herstellung und Dokumentation von Zytostatika | Weiterhin per Schnittstelle anzubinden |
Abbildung 47: Überblick Schnittstellen Einkauf/Lagerlogistik
SAP Add-ons:
| Add-on | Beschreibung | Soll | Bemerkungen |
|---|---|---|---|
| TANGRO | Wareneingangsverarbei- tung, Bestellbestätigung (AB) | Soll weiterhin genutzt werden | Der Einsatz ist im Umsetzungsprojekt nochmals kri- tisch zu prüfen |
| CLASSIFIER | Rechnungseingangsverar- beitung | Soll weiterhin genutzt werden | Der Einsatz ist im Umsetzungsprojekt nochmals kri- tisch zu prüfen |
| CONSENSE | AddOn für Konsiabwick- lung im Einsatz | Erfolgt durch SAP-IKLL | |
| CERNER Produkte | AddOn für Betäubungsmit- telabwicklung | Ablösung durch SAP Standard bzw. Add-on IKLL | Dies erfolgt zukünftig über die SAP-IKLL-Lösung |
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Add-On für Herstellung von Arzneimittel, diverse Entwicklung durch Cerner durchgeführt
Abbildung 48: Überblick Add-ons - Einkauf/Lagerlogistik
5.9.3 Instandhaltung
Nachfolgend sind die Schnittstellen zu externen Lösungen des zukünftigen SAP S/4HANA im Bereich In- standhaltung aufgeführt.
Abbildung 49: Überblick Schnittstellen/Add-ons - Instandhaltung
Schnittstellen:
| System | Prozess | Beschreibung der | Anmerkungen | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Daten | |||||
| ELEKTRO- MANAGER | Geräteprüfung | Wird eingesetzt für die Durchführung der einzel- nen Prüfungen und Spei- cherung der Daten. Im SAP nur der Status der Prüfungen (wann erfolgt) und das Datum der nächsten Wartung hinter- legt. Im Elektromanager sind die Prüfschritte und Prüfvorschrift vom Her- steller hinterlegt | Der ELEKTROMANAGER ist eine Prüf- und Dokumentations-Software für effizientes normkonformes Prüfen von elektrischen so- wie nicht-elektrischen Geräten Der ELEKTROMANAGER wird in seiner Funktion beibehalten. | ||
| ASSYST | Bedarfsmeldun- gen | ASSYST wird in Instand- haltung zur Bedarfsanfor- derung und Verfolgung der Bestellabwicklung | Ablösung ggf. über SAP BUILD, o.ä. abbil- den Im Umsetzungsprojekt prüfen und ggf. um- setzen |
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Lastenheft SAP S/4HANA Transformation
(Bestellmonítoring) ein- gesetzt
Abbildung 50: Überblick Schnittstellen Instandhaltung
5.9.4 Stammdaten/MDM
Nachfolgend sind die Schnittstellen zu externen Lösungen und SAP Add-ons des zukünftigen SAP S/4HANA im Bereich Stammdaten/MDM aufgeführt.
Abbildung 51: Überblick Schnittstellen/Add-ons - Stammdaten/MDM
Schnittstellen:
| System | Prozess | Beschreibung der | Anmerkungen | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Daten | |||||
| Excel-Template | Debitor/Kunde pflegen | Debitorstammsatz | Aktuell Eigenentwicklung zur massenhaften Anlage von Debitoren in der Blutspende | ||
| Excel-Template | Materialstamm pflegen | Materialstamm | Tool „SIMIDIA“ (quasi LSMW) zur Massen- anlage/-änderung von Materialstämmen | ||
| OSAPIENS | Kreditor/Lieferant pflegen | Kreditorstammsatz | Kreditor-Daten ausgehend von SAP an OSA- PIENS zur Verifikation | ||
| Unico (über BELOSYS) | Materialstamm pflegen (mit BE- LOSYS) | Materialstamm | BELOSYS (SAP Add-On) zur Übernahme von Materialstammdaten und Einkaufinfo- sätze | ||
| ATAXX | - | PZN (Nummer) aus Ma- terialstamm | ATAXX bedient sich der Materialstammdaten (PZN) aus SAP für Apothekentaxe, ambu- lante Abrechnung |
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| System | Prozess | Beschreibung der | Anmerkungen | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Daten | |||||
| ZENZY | - | Feld „alte Materialnum- mer“ im Materialstamm | ZENZY (Eigenentwicklung für Zytostatika- Herstellung) | ||
| MEONA | - | PZN (Nummer) aus Ma- terialstamm | elektronisch Patientenakte zieht PZN aus Materialstamm für Hausliste | ||
| COPRA | - | Kurztextfeld mit Sprache „Z2“ aus Materialstamm | quasi MEONA für Intensivstationen (zieht Kurztextfeld mit Sprache „Z2“ aus Material- stammdaten) |
Abbildung 52: Überblick Schnittstellen Stammdaten/MDM
SAP Add-ons:
| Add-on | Beschreibung | Soll | Bemerkungen |
|---|---|---|---|
| BELOSYS | Wird für die Pflege der Materi- alstämme eingesetzt | Soll weiterhin genutzt werden | Der Einsatz ist im Umsetzungsprojekt nochmals kri- tisch zu prüfen |
Abbildung 53: Überblick Add-ons - Stammdaten/MDM
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6. Projektorganisation
Nachfolgend ist die Projektorganisation für das Vorhaben Organigramm dargestellt. Er ist eine zweistufige Organisation mit klarer Governance (Entscheidungen/Steuerung) und schlagkräftigen Delivery-Teams für die Umsetzung.
Abbildung 54: Projektorganisation
Nachfolgend sind die wesentlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Projektorganisationseinheiten überblicksartig dargestellt:
| Rolle | Verantwortlichkeiten und Aufgaben |
|---|---|
| Lenkungskreis | Trifft Entscheidungen Unterstützt bei wesentlichen Entscheidungen im Eskalationsfall |
| Sounding Board | Bewertet inhaltlich die Change Requests der Teilprojekte unter Beachtung der strategischen Sicht der UKS Erarbeitet eine Empfehlung hinsichtlich der Umsetzung der Change Requests für den Lenkungskreis |
| Projektleitung | Aufsetzen des Projektes und der Projektmethoden und -werkzeuge Steht in enger Abstimmung mit den Teilprojekten Ist bei eventuellen Eskalationen die erste Projektinstanz Verantwortlich für das permanente Scope-Management und ggf. Anpassungen in Abstimmung mit der Projektleitung Übernimmt die kontinuierliche fachliche und ressourcentechnische Steuerung und Koordination der Projektmitglieder Führt Risiko-Controlling in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Teilprojektleitern durch Sorgt für die Erreichung der Meilensteine |
| Teilprojektleitung | Steuert den jeweiligen Prozess-/ Aufgabenbereich, stellt die Dokumentation si- cher |
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Lastenheft SAP S/4HANA Transformation
| Rolle | Verantwortlichkeiten und Aufgaben |
|---|---|
| Stimmt sich integrativ mit anderen Prozessbereichen ab Sorgt für die Umsetzung der Soll-Prozesse und Anforderungen Unterstützt das Umsetzen des Datenmappings Führt Funktions- und Integrationstests durch | |
| Operatives Projektteam | Unterstützt und nimmt eigenständige Aufgaben im Teilprojekt wahr Nimmt an Teilprojekt-Meetings teil Löst Problemstellungen und stimmt sich eng mit dem Fachbereich ab Testet und dokumentiert |
| Entwicklung (WRICEF) und Datenübernahme/ Migration | Koordiniert und erbringt die WRICEF-Aufgaben und erstellt Vorgaben/Richtli- nien für die Dokumentation und erstellt eine Entwicklungsrichtlinie Erarbeitet die Testplanung und koordiniert die Durchführung der Tests Sorgt für eine ausreichende Test-Dokumentation und die Behebung von Fehlern |
| Integrationsmanagement/ Systemintegration | Erstellt eine Übersicht der Integrationsthemen, definiert Verantwortlichkeiten und sorgt für die Abarbeitung der Themen Entwickelt als Systemarchitekt zusammen mit den Fachberatern die finale IT- Zielarchitektur und ist Ansprechpartner zu allen architektonischen Fragestellun- gen |
| Change Management/Trai- ning | Erarbeitet das Schulungskonzept in enger Abstimmung mit der Projektleitung Koordiniert die Key-User-Delta-Schulung und Endanwender-Schulung |
| Testmanagement | Erarbeitet die Testkonzeption Erarbeitet die Testplanung und koordiniert die Durchführung der Tests Sorgt für eine ausreichende Test-Dokumentation und die Behebung von Fehlern Schließt die Testdokumentation ab |
Abbildung 55: Projektrollen
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7. Mitwirkungsleistungen
Folgend sind die Mitwirkungsleistungen abschließend aufgestellt, die die UKS über die im Kapitel 4 dargestell- ten Leistungen erbringen wird.
Die UKS benennt einen dedizierten Projektleiter sowie einen Vertreter Die Verfügbarkeit von kompetenten Projektkernmitgliedern der UKS (IT- und Fachabteilung) über die gesamte Projektlaufzeit wird sichergestellt Die UKS sorgt für die zeitliche und qualifizierte Verfügbarkeit von Drittanbietern/Lieferanten für not- wendige Abstimmungen Die Projektkernmitglieder der UKS verfügen über tiefgreifende Prozess- und SAP-Kenntnisse sowie eine fachliche und übergeordnete Vernetzung im Unternehmen. Eine Projektumsetzung durch diese Projektmitglieder wird durch Befugnis und Durchsetzungsvermögen, sowie Unterstützung der weite- ren Mitarbeiter der UKS über den gesamten Projektverlauf ermöglicht Vor- und Nachbereitungen von Workshops, Arbeitskreisen etc. werden termin- und qualitätsgerecht ausgeführt und Ergebnisse fortlaufend dokumentiert. Der Dienstleister setzt die Anforderungen nach SAP Standard/SAP Best Practices um; Notwendige Entscheidungen werden zur Entscheidungsfindung an die Projektleitung/Stellvertretung der UKS vorgelegt. Eine Entscheidung ist innerhalb von 5 Werktagen durch die UKS zu treffen Für vor Ort-Tätigkeiten werden sowohl als auch notwendige WLAN-Zugänge für die Berater und Entwickler des Dienstleisters bereitgestellt Zur Durchführung von Workshops und Schulungen mit den Vertretern der UKS stehen adäquate Räumlichkeiten und Moderationsmaterial zur Verfügung Noch zu definierende Unterlagen, Informationen und Daten, wie beispielsweise Organigramm mit heutiger Darstellung der Rollen, IT-Systemlandschaft, etc. werden zu Projektbeginn und bei Bedarf im weiteren Projektverlauf dem Projektleiter dem Dienstleister und den Teilprojektleitern zur Verfü- gung gestellt Zugang zu den relevanten Systemen der UKS wird gewährt
UKS S4 HANA Lastenheft_V08 2026-06-12.docx Seite 66