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Besondere Bewerbungsbedingungen
Öffentliche Ausschreibung nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) über
Durchführung einer repräsentativen telefonischen
Unternehmensbefragung (CATI) zum Themenkomplex Datenschutz,
Innovation und Unternehmenswachstum
Az. B 12.31 - 0436/26/VV : 1
Ihre Vergabestelle für das Vergabeverfahren
Beschaffungsamt des BMI
Anschrift Beschaffungsamt des BMI
Referat B12 Brühler Straße 3 53119 Bonn
Telefon +49 228 99 610-1031 Fax +49 228 99 61087-1000 E-Mail B12.31@bescha.bund.de
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 05.09.2025
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Besondere Bewerbungsbedingungen / Az. B 12.31 - 0436/26/VV : 1
Inhaltsverzeichnis
-
Einleitung .................................................................................................................................. 3
-
Verzeichnis der einzureichenden Dokumente .......................................................................... 3
-
Besondere Bewerbungsbedingungen für dieses Verfahren ..................................................... 4
3.1 Durchführung des Verfahrens .......................................................................................... 4
3.2 Fragen zum Vergabeverfahren ......................................................................................... 4
3.3 Losaufteilung..................................................................................................................... 4
3.4 Nachweise und Erklärungen zur Eignung ......................................................................... 4 3.4.1 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 31 UVgO ..................... 5
3.5 Sonstige unternehmensbezogene Erklärungen und Nachweise ...................................... 6
3.5.1 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ........................... 6
3.5.2 Unternehmensdaten ......................................................................................... 6
3.5.3 Eigenerklärung Auftragsverarbeitung ............................................................... 7
3.6 Angebotsformular ............................................................................................................. 7
3.7 Nachweise und Erklärungen zur Leistung ......................................................................... 7
3.8 Prüfung und Wertung der Angebote ................................................................................ 7
3.8.1 Angemessenheit der Preise ............................................................................... 7
3.8.2 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots ..................................................... 8
- Vertragsunterlagen ................................................................................................................... 8
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1. Einleitung
Die allgemeinen und die besonderen Bewerbungsbedingungen regeln die Durchführung des Vergabeverfahrens. Bitte beachten Sie zunächst die Anlage „Allgemeine Bewerbungsbedingungen“ (ABB). Hierin sind die grundlegenden Anforderungen und Rahmenbedingungen aller Vergabeverfahren des Beschaffungsamtes des BMI formuliert. Soweit im Folgenden abweichende Regelungen getroffen werden, gehen diese den Regelungen der ABB vor.
2. Verzeichnis der einzureichenden Dokumente
Ihnen werden im Rahmen dieses Vergabeverfahrens insgesamt 18 Dokumente als Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt. Im nachfolgenden Verzeichnis sind die von Ihnen mit dem Angebot zu übermittelnden Dokumente aufgelistet. Geforderte Unterlagen, für die kein Formular vorgesehen ist, sind von Ihnen zu erstellen und z. B. eingescannt als PDF-Datei einzureichen. Die Originale müssen auf Verlangen des Beschaffungsamtes des BMI vorgelegt werden.
Bitte beachten Sie, dass Sie alle während des Verfahrens eintretenden Umstände, die Einfluss auf Ihre Eignung und Ihre sonstigen Erklärungen haben könnten, unverzüglich dem Beschaffungsamt des BMI mitteilen müssen – insbesondere, wenn hierdurch die von Ihnen eingereichten Nachweise und Erklärungen unrichtig geworden sind. Das Beschaffungsamt des BMI tritt dann erneut in eine Eignungsprüfung ein, auch ein nachträglicher Ausschluss des Bieters vom Verfahren ist möglich. Sofern Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Nachweise und Erklärungen bestehen, kann die Vorlage weiterer Nachweise verlangt werden.
Mit dem Angebot sind folgende Dokumente einzureichen:
Angebotsformular
Nachweise und Erklärungen zur Eignung, wie z. B. Vordruck Referenzen
Eigenerklärung Ausschlussgründe
Anlage Unternehmensdaten
Eigenerklärung Auftragsverarbeitung
Antworten-Katalog zu den Leistungskriterien (vom Bieter selbst zu erstellen)
Im Falle der Bildung von Bietergemeinschaften zusätzlich:
Bewerber Bietergemeinschaftserklärung
Eigenerklärung Ausschlussgründe (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft
Anlage Unternehmensdaten (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft
Im Falle des Einsatzes anderer Unternehmen im Rahmen einer Eignungsleihe zusätzlich vom eignungsverleihenden Unternehmen:
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Verpflichtungserklärung Eignungsleihe Unteraufträge
Eigenerklärung Ausschlussgründe (siehe oben)
Anlage Unternehmensdaten (siehe oben)
Im Falle des Einsatzes anderer Unternehmen im Rahmen einer Unterauftragsvergabe zusätzlich:
| Anlage Unteraufträge Hinweis: Die konkrete Benennung der Unterauftragnehmer muss spätestens vor Zuschlagserteilung erfolgen. | ||
|---|---|---|
| Verpflichtungserklärung Eignungsleihe Unteraufträge (siehe oben) für jeden Unterauftragnehmer. | ||
| Hinweis: Kann bereits mit dem Angebot abgegeben werden. Sofern nicht bereits mit Abgabe des | ||
| Angebots möglich, spätestens vor Zuschlagserteilung | ||
| Eigenerklärung Ausschlussgründe (siehe oben) für jeden Unterauftragnehmer. Hinweis: Kann bereits mit dem Angebot abgegeben werden. Sofern nicht bereits mit Abgabe des Angebots möglich, spätestens vor Zuschlagserteilung |
Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie bitte unter Bezugnahme auf die entsprechenden Unterlagen konkret mit, welche Informationen vertraulich zu behandeln sind.
3. Besondere Bewerbungsbedingungen für dieses Verfahren
3.1 Durchführung des Verfahrens
Bei dem vorliegenden Verfahren handelt es sich um eine öffentliche Ausschreibung nach der UVgO.
3.2 Fragen zum Vergabeverfahren
Soweit Sie Fragen zum Vergabeverfahren haben, beachten Sie bitte Ziffer 1.8 der ABB.
3.3 Losaufteilung
Die Gesamtleistung bildet ein Los.
3.4 Nachweise und Erklärungen zur Eignung
Gemäß § 122 Abs. 1 GWB werden öffentliche Aufträge nur an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben, die nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind.
Bitte legen Sie die nachfolgend geforderten Nachweise und Erklärungen vor. Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften und für den Fall der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der ABB verwiesen.
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Sofern die nachfolgenden Nachweise und Erklärungen in einer separaten Anlage eingereicht werden, ist auf die hier angegebene Bezeichnung Bezug zu nehmen. Verweise auf Literatur oder auf Broschüren dürfen nur als ergänzende Information erfolgen. Diese Verweise können nicht die geforderten Angaben ersetzen, da sie vom Beschaffungsamt des BMI nicht geprüft und daher auch nicht berücksichtigt werden können. Fragen müssen vollständig und nachvollziehbar beantwortet werden.
3.4.1 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 31 UVgO
3.4.1.1 Referenzen
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte eine Liste mit mindestens drei geeigneten Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
● Beschreibung der ausgeführten Leistungen, ● Wert des Auftrages, ● Zeitraum der Leistungserbringung, ● Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
● Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (gerechnet vom Datum der letzten Leistungserbringung im jeweiligen Referenzprojekt bis zum Tag der Auftragsbekanntmachung/Veröffentlichung). ● Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen: o Durchführung von repräsentativen telefonischen Unternehmensbefragung (CATI) mit mindestens n = 1.000 ● Die genannten Referenzprojekte müssen grundsätzlich abgeschlossen sein. Ein nicht vollständig abgeschlossenes Referenzprojekt kann mit entsprechender Erläuterung benannt werden, wenn es mit seinem bereits abgeschlossenen Teil die Referenzanforderungen erfüllt. Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung dieser Referenz. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden. ● Für die Referenzen ist das Formular „Vordruck Referenzen“ zu verwenden. Nutzen Sie das Formular sofern erforderlich bitte mehrfach. ● Es sind nur drei Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Ende der Angebotsfrist nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Das Beschaffungsamt des BMI behält sich darüber hinaus vor, die angegebenen Referenzen durch Rückfrage bei den in den Referenzen genannten Ansprechpersonen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
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Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe mit dem Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ende der Angebotsfrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie sofern es Ihnen z. B. aus Geheimhaltungsgründen nicht möglich ist, den konkreten Auftragswert anzugeben, den Wert des Auftrags auch in Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).
3.4.1.2 Qualitätsstandards
Benennen Sie bitte die Standards der wissenschaftlichen Qualitätssicherung (z.B. Qualitätsstandard des ADM, Kodex der ESOMAR, ISO Norm 20252 oder Qualitätsstandards vergleichbarer Art), die Ihr Unternehmen/ Ihre Einrichtung umsetzt. Mindestanforderung: Der Auftragnehmer setzt nachweislich die Richtlinien des ADM für telefonische Befragungen um und erfüllt den ICC/ESOMAR Kodex und ISO 20252 oder Qualitätsstandards vergleichbarer Art.
3.4.1.3 Angaben zum Projektpersonal
Machen Sie bitte folgende Angaben zum Projektpersonal:
Projektleitung und auch dessen Stellvertretung sowie deren Qualifikation und beruflichen Werdegänge mit Angaben über Erfahrung in der Leitung von mit dem vorliegenden Leistungsgegenstand vergleichbarer Projekte. Mindestens erwartet wird eine, dem europäischen Qualifikationsrahmen der Stufe 7 entsprechende oder höherwertige Qualifikation sowie bereits existierende Erfahrungen als Projektleitung.
3.5 Sonstige unternehmensbezogene Erklärungen und Nachweise
Bitte legen Sie die im Folgenden aufgeführten unternehmensbezogenen Erklärungen und Nachweise mit dem Angebot vor.
3.5.1 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§ 123 oder 124 GWB vorliegen. Das Beschaffungsamt des BMI hat daher zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient das Formular „Eigenerklärung Ausschlussgründe“. Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der ABB verwiesen.
3.5.2 Unternehmensdaten
Die Anlage „Unternehmensdaten“ ist vollständig auszufüllen und Ihrem Angebot beizufügen. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen rein statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt das Beschaffungsamt des BMI für die vor dem Zuschlag einzuholende Registerauskunft nach § 6 Wettbewerbsregistergesetz.
Bei Bietergemeinschaften und im Falle der Eignungsleihe ist die Anlage „Unternehmensdaten“ für jedes beteiligte Unternehmen einzureichen.
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3.5.3 Eigenerklärung Auftragsverarbeitung
Im Rahmen der Leistungserbringung wird eine Auftragsverarbeitung erfolgen, d. h. die künftige Auftragnehmerin wird personenbezogene Daten für die Bedarfsträgerin als datenschutzrechtlich Verantwortliche erheben, verarbeiten und nutzen. Die Mitarbeiter der künftigen Auftragnehmerin werden auf diese personenbezogenen Daten Zugriff erhalten bzw. diese Daten selbst im Rahmen Ihrer Tätigkeit verwenden.
Das Vergabeverfahren wird zugunsten eines oder mehrerer Bedarfsträger durchgeführt. Bei der späteren Auftragsausführung ist daher der Bedarfsträger für die Auftragsverarbeitung die verantwortliche Stelle. Aus diesem Grund wird der Bedarfsträger nach der Zuschlagserteilung die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit der zukünftigen Auftragnehmerin abschließen.
Der Inhalt dieser Vereinbarung wurde bereits festgelegt. Die Vereinbarung steht mit den Vergabeunterlagen zum Download bereit. Die darin genannten Anforderungen sind zu erfüllen und müssen bei der Angebotskalkulation berücksichtigt werden.
Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung Auftragsverarbeitung bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an Ihr Unternehmen einzuhalten.
3.6 Angebotsformular
Der Vordruck „Angebotsformular“ ist vollständig auszufüllen. Die Preise müssen alle in den Vertragsunterlagen insbesondere der Leistungsbeschreibung aufgestellten Anforderungen umfassen – sowohl die Eigenleistungen des Bieters bzw. der Bietergemeinschaft als auch die von Dritten (insbesondere von Unterauftragnehmern) zu erbringenden Leistungen. Der für die angebotene Leistung gültige Umsatzsteuersatz ist im Angebotsformular aus dem zur Verfügung stehenden Drop-Down-Menü auszuwählen.
3.7 Nachweise und Erklärungen zur Leistung
Legen Sie bitte alle im Dokument „Kriterienkatalog Leistung“ geforderten Nachweise und Erklärungen mit dem Angebot vor. Bei Erklärungen in einer separaten Anlage ist auf die Nummerierung im Dokument „Kriterienkatalog Leistung“ Bezug zu nehmen. Diese Nachweise und Erklärungen werden entsprechend der im Kriterienkatalog dargestellten Systematik bewertet.
3.8 Prüfung und Wertung der Angebote
Nach Ablauf der Angebotsfrist und Angebotsöffnung werden die Angebote einer Prüfung und Wertung unterzogen. Nach der formalen Prüfung des Angebotes gem. §§ 41 ff. UVgO wird geprüft, ob ein Bieter die für die Durchführung des Auftrags notwendige Eignung besitzt und nicht nach den §§ 123, 124 GWB, nach § 42 UVgO oder aus anderen Gründen ausgeschlossen werden muss.
3.8.1 Angemessenheit der Preise
Gemäß § 44 Abs. 1 UVgO verlangt das Beschaffungsamt des BMI vom Bieter Aufklärung, wenn die Preise oder die Kosten des Angebotes im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig erscheinen. Kann das Beschaffungsamt des BMI die ungewöhnlich niedrige Höhe der angebotenen Preise bzw. Kosten nicht zufriedenstellend aufklären, kann der Bieter
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ausgeschlossen werden. Der Ausschluss erfolgt zwingend, wenn Verpflichtungen nach § 44 Abs. 2 S. 2 Nr. 4 UVgO i. V. m. § 128 Abs. 1 GWB nicht eingehalten werden oder der Bieter an der Aufklärung nicht mitwirkt.
3.8.2 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste bedingungsgemäße Angebot erteilt.
Die Vergabestelle wendet folgende Zuschlagskriterien an:
● Voraussichtliche Qualität der Leistung
Für die Konzeptbewertung kann eine maximale Leistungskennzahl von 100 erreicht werden. Die Punktzahlen werden nach der folgenden Formel ermittelt gewichtet:
𝐿𝑒𝑖𝑠𝑡𝑢𝑛𝑔𝑠𝑘𝑒𝑛𝑛𝑧𝑎ℎ𝑙 𝐼ℎ𝑟𝑒𝑠 𝐴𝑛𝑔𝑒𝑏𝑜𝑡𝑒𝑠 ×70 𝑚𝑎𝑥𝑖𝑚𝑎𝑙 𝑒𝑟𝑟𝑒𝑖𝑐ℎ𝑏𝑎𝑟𝑒 𝐿𝑒𝑖𝑠𝑡𝑢𝑛𝑔𝑠𝑘𝑒𝑛𝑛𝑧𝑎ℎ𝑙
● Preise gemäß den Angaben im Angebot
Die Summe der Einzelpreise des Angebotsformulars (inkl. der Option sowie der gesetzlichen Einfuhr- bzw. Umsatzsteuer und Skontoabzug) fließt mit 30 Maximalpunkten in die Bewertung der Angebote der geeigneten Bieter ein. Dabei erhält das preisgünstigste Angebot die Maximalpunktzahl 30. Bei der Ermittlung der Preispunktzahl werden nur Angebote berücksichtigt, die den qualitativen Mindesterfüllungsgrad erreichen und nicht aus anderen Gründen ausgeschlossen werden müssen. Im Falle eines Ausschlusses wegen fehlender Auskömmlichkeit, wird die Preispunktzahl unter den verbliebenen Angeboten erneut ermittelt.
Die Punktzahl wird nach folgender Formel ermittelt:
𝑆𝑢𝑚𝑚𝑒 𝑑𝑒𝑟 𝐸𝑖𝑛𝑧𝑒𝑙𝑝𝑟𝑒𝑖𝑠𝑒 𝑑𝑒𝑠 𝐴𝑛𝑔𝑒𝑏𝑜𝑡𝑠𝑓𝑜𝑟𝑚𝑢𝑙𝑎𝑟𝑠 𝑑𝑒𝑠 𝑔ü𝑛𝑠𝑡𝑖𝑔𝑠𝑡𝑒𝑛 𝐴𝑛𝑔𝑒𝑏𝑜𝑡𝑠 ×30 𝑆𝑢𝑚𝑚𝑒 𝑑𝑒𝑟 𝐸𝑖𝑛𝑧𝑒𝑙𝑝𝑟𝑒𝑖𝑠𝑒 𝑑𝑒𝑠 𝐴𝑛𝑔𝑒𝑏𝑜𝑡𝑠𝑓𝑜𝑚𝑢𝑙𝑎𝑟𝑠 𝐼ℎ𝑟𝑒𝑠 𝐴𝑛𝑔𝑒𝑏𝑜𝑡𝑠
Bitte beachten Sie, dass eine Skontofrist von weniger als zehn Tagen bei der Auswertung der Angebote keine Berücksichtigung findet.
Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes der Bieter in der engeren Wahl erfolgt anschließend die Addition der für die voraussichtliche Qualität der Leistung und für die Preise gemäß den Angaben im Angebot jeweils erzielten Punkte. Das wirtschaftlichste Angebot ist das Angebot, das auf diese Weise die höchste Punktzahl erreicht.
4. Vertragsunterlagen
Mit der Zuschlagserteilung wird ein Vertrag geschlossen. Die Vertragsunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung finden Sie in den Dokumenten, die als Anlagen beiliegen.
Hinweise zur E-Rechnung
Gemäß der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (ERechV) sind Sie zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Ausnahmen von dieser Verpflichtung sind in § 3 Absatz 3 ERechV geregelt. Informationen zur E-Rechnung finden Sie unter https://www.e-rechnung-bund.de/ und in der Anlage „Info E-Rechnung“.
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Wir bedanken uns für Ihr Interesse an der vorliegenden Ausschreibung.
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