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Vergabeverfahren: LfA-2026-01 Los 1: SAP Basis Unterstützung Leistungsbeschreibung

Leistungsbeschreibung

Los 1: SAP Basis

Unterstützung

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Inhaltsverzeichnis

1 Ausgangssituation und Zielsetzung .................................................................................3 1.1 Vorstellung der LfA Förderbank Bayern ...................................................................3 1.2 Ausgangssituation ..................................................................................................3

1.3 Ziel dieser Ausschreibung .......................................................................................4 2 Rahmenbedingungen ......................................................................................................4 2.1 IT-Architektur..........................................................................................................4 2.2 Aufgaben der SAP Basis Administration im Überblick ..............................................6

2.3 Weitere Angaben und Mengengerüste.....................................................................7 2.4 Fachlich-organisatorische Rahmenbedingungen ......................................................8 3 Umfang und Vergabe der Leistungen ..............................................................................8 3.1 Umfang der Leistung ..............................................................................................8 3.2 Vergabe der Leistung durch Miniwettbewerbe .........................................................9

3.3 Servicezeiten..........................................................................................................9 3.4 Service-Level..........................................................................................................9 3.5 Abstimmung LfA – Auftragnehmer.........................................................................10 3.6 Abgrenzung der zu erbringenden Leistung ............................................................10

4 Zusammenarbeit AG und AN ........................................................................................11 4.1 Generelle Anforderungen an die Kommunikation und Zusammenarbeit .................11 4.2 Berater und Qualifikationslevel ..............................................................................11 4.3 Remote-Zugang zur LfA........................................................................................11

5 Anhang .........................................................................................................................12

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1 Ausgangssituation und Zielsetzung

1.1 Vorstellung der LfA Förderbank Bayern Die LfA Förderbank Bayern (im folgenden LfA) ist eine eigenständige Spezialbank in der Rechtsform einer Anstalt des öffentlichen Rechts für eine umfassende Wirtschaftsförderung in Bayern. Gemäß dem Gesetz über die LfA ist es der Auftrag, Unternehmen im Entwicklungsprozess in sich dynamisch ändernden Märkten zu begleiten und ihnen Hilfestellung bei Maßnahmen zur Schaffung und Sicherung von Arbeitsplätzen zu geben. Die Kernkompetenz der LfA ist die Unternehmensfinanzierung mit den Geschäftsfeldern • Gründung • Wachstum • Innovation • Energie und Umwelt • Stabilisierung • Infrastruktur Mit bedarfsgerecht ausgestalteten Finanzierungsangeboten erleichtert die LfA bayerischen Unternehmen, solche Vorhaben zu verwirklichen. Die LfA steht als Bindeglied zwischen Staat und Wirtschaft. Erst die enge Zusammenarbeit mit Staatsministerien und Bezirksregierungen einerseits und Banken, Unternehmen, Kammern und Verbänden andererseits macht ziel- und bedarfsorientierte Förderaktivität möglich. In diesem Verbund beweist sich die LfA seit Aufnahme ihrer Geschäftstätigkeit im Mai 1951 als kompetenter Partner. Als Bank unterliegt die LfA der Aufsicht des Bundesaufsichtsamts für das Kreditwesen sowie den Vorschriften des Kreditwesen-Gesetzes (KWG). Sie hat rund 390 Mitarbeiter/innen an ihrem Sitz in München. 2023 hatte die LfA eine Bilanzsumme von rund 25 Mrd. Euro. Als staatliche Förderbank tritt die LfA nicht in Wettbewerb zu den Geschäftsbanken. Sie arbeitet weitgehend nach dem Hausbankenprinzip, was bedeutet, dass Darlehen nicht an den Kreditnehmer direkt, sondern über die von ihm gewählte Hausbank ausgereicht werden. Die Hausbank trägt im Regelfall das volle Risiko und verlangt hierfür eine bankübliche Absicherung vom Kunden. Für die Durchleitung des Darlehens und die Übernahme des Risikos erhält die Hausbank eine laufende Marge. Bei mangelnden Sicherheiten des Kreditnehmers besteht außerdem die Möglichkeit einer teilweisen Risikoübernahme durch die LfA in Form von Bürgschaften, Garantien und Haftungsfreistellungen. Neben den reinen Programmdarlehen reicht die LfA auch Kapitalmarktdarlehen im Rahmen von Konsortialfinanzierungen mit anderen Banken zu Marktkonditionen aus, wenn damit ein positiver Bayerneffekt verbunden ist. Diese Darlehen betreffen i.d.R. größere Vorhaben aus dem gewerblichen oder dem Infrastrukturbereich.

1.2 Ausgangssituation Die LfA verwendet seit 2015 SAP-Produkte zur Unterstützung ihrer Geschäftsprozesse. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung gehören dazu die klassischen SAP-Module GP (Geschäftspartner), CML (Darlehensverwaltung), CMS (Sicherheitenverwaltung), TRM (Treasury and Risk Management), FI (Finanzwesen), CO (Controlling) und RBD (Wertberichtigung). In den SAP- Produkten sind zudem für die LfA kundenspezifische Entwicklungen implementiert worden. Dies betrifft u.a. Programme, Berichte und Schnittstellen. Diese Software-Produkte sind eingebettet in eine komplexe IT-Landschaft und stellen hohe Anforderungen an den Betrieb. Die LfA nutzt die Vorteile von RISE with SAP, um die digitale Transformation im SAP Umfeld zu

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gestalten. In diesem Zusammenhang wurden in einem ersten Schritt der Transformation die SAP Systeme (mit Ausnahme des SAP Solution Managers) im Mai 2025 in die SAP (private) Cloud als Managed Serviced ausgelagert. Damit einhergehend haben sich auch die Aufgaben im SAP- Basis-Umfeld verändert. Ein zusätzlicher Fokus der Tätigkeit liegt nun in der Koordinierung der Aufgaben, sowie der Überwachung der SAP.

1.3 Ziel dieser Ausschreibung Die LfA benötigt für den Bereich der SAP Basis Administration technische und fachliche Unterstützung.

2 Rahmenbedingungen

2.1 IT-Architektur

Abbildung 1: (SAP) Systemlandschaft – IST-Lösungsarchitektur der LfA – Gesamtüberblick – Schnittstelle SAP und Umsysteme (Stand Oktober 2024)

Angeschlossen an das SAP-System sind hier weitere operative und dispositive (Non-SAP-) Systeme (Umsysteme) wie zum Beispiel SCD (Sim Corp Dimension), PVS (Plafond- verwaltungssystem) und SAP BW. Zudem wird der SAP Solution Manager aktuell noch unter anderem als Ticketsystem für die SAP Systemwartung und –weiterentwicklung sowie zur technischen Administration des SAP- Transportwesens verwendet (Nutzung des Charm-Prozesses). Eine Ablösung des Solution Managers ist für die Zukunft geplant. Die LfA betreibt weiterhin einen SAP Content Server.

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SAP ERP und SAP BW sind jeweils als eine klassische 3-System-Landschaft aufgebaut. Bedarfsgerecht werden zusätzliche Test- und Sandboxumgebungen genutzt. Für den SAP Solution Manager wird eine Entwicklungs- und eine Produktionsumgebung vorgehalten.

Tabelle 1: System-Landschaften

Übersicht über alle LfA-Systeme unterteilt in on-premis und SAP private Cloud:

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Tabelle 2: Übersicht LfA-Systeme

2.2 Aufgaben der SAP Basis Administration im Überblick Die SAP-Basis Administration verantwortet, unter der Beachtung, dass die LfA den SAP-Betrieb ihres ERP- sowie ihres BW-Systems in die SAP-Cloud ausgelagert hat, den reibungslosen Betrieb unserer SAP-Systeme in enger Zusammenarbeit mit der SAP. Zu den zentralen Aufgaben im SAP-Basis-Umfeld gehört die tägliche Überwachung der SAP- Systemlandschaft, um einen performanten und fehlerfreien Betrieb sicherzustellen. Dabei werden regelmäßig die Standard-Basis-Transaktionen auf Fehlermeldungen geprüft – sowohl direkt in den relevanten SAP-Transaktionen als auch anhand eingehender Systemmeldungen per E-Mail, bzw. über ein aktives Auswerten der Reports in SAP for Me. Ein weiterer wesentlicher Bestandteil ist das Einspielen von Hotfixes sowie SAP- und LfA-Fach- Releases, um die Systeme stets auf dem aktuellen und sicheren Stand zu halten. Dazu zählt auch die Analyse, Bewertung und das Abarbeiten von Schwachstellen im Baramundi-System, um die IT-Sicherheit nachhaltig zu gewährleisten. Zu den Aufgaben in der SAP Basis gehören zudem Betrieb und Wartung des SAP Solution Managers (z.B. Einspielen von Security-Patches, Anlage neuer Änderungszyklen, Analyse von Transportproblemen). Neue eingehende Tickets (Incident-, Problem- und Change-Management) werden kontinuierlich bearbeitet. Quartalsweise werden gemeinsam mit der SAP System- und Mandantenkopien durchgeführt, wobei der Schwerpunkt der Tätigkeiten in der LfA einerseits auf der Koordinierung der einzelnen Arbeitspakete auch unter Einbeziehung der SAP- Umsysteme und andererseits auf den Nacharbeiten in den SAP-Systemen liegt.

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2.3 Weitere Angaben und Mengengerüste Die Releasestände der einzelnen Applikationen/Systemkomponenten zum Zeitpunkt der Ausschreibung sind:

Tabelle 3: Releasestände

Zu Mengengerüsten von Incidents / Problems können die nachfolgenden Angaben aus den zurückliegenden 12 Monaten (Jahr 2025) zugrunde gelegt werden.

Tabelle 4: Incidents / Problems in Zahlen

Tabelle 5: SAP Systeme und Anzahl Nutzer

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2.4 Fachlich-organisatorische Rahmenbedingungen Die LfA untergliedert sich in folgende Bereiche:

Abbildung 2: Organigramm der LfA Förderbank Bayern (Stand 01.3.2026)

3 Umfang und Vergabe der Leistungen

3.1 Umfang der Leistung Der Auftragnehmer unterstützt die LfA bei der Bearbeitung sämtlicher institutsspezifischer Themenstellungen im Bereich SAP-Basis. Dies umfasst beispielsweise: • Die Unterstützung beim Einspielen von SAP Notes sowie sicherheitsrelevanten Hinweisen zur Gewährleistung eines stabilen und sicheren Systembetriebs. • Darüber hinaus leistet der Auftragnehmer Unterstützung bei der Durchführung technischer Releasewechsel, bei der Einspielung neuer SAP Support Packages, sowie OSS-Hinweisen. • Die Analyse und Behebung von basisbezogenen Fehlermeldungen unter Beachtung der LfA Vorgaben hinsichtlich Reaktions- und Bearbeitungszeit (ggf. inklusive Pflege der entsprechenden Tickets im SAP Solution Manager) sowie die Unterstützung bei der Betreuung des Transportwesens gehören ebenso zum Leistungsumfang. • Weiterhin umfasst der Leistungsumfang die Unterstützung bei der Wartung des SAP Solution Managers (z.B. Einspielen von Security-Patches und Anlage neuer Änderungszyklen) sowie gegebenenfalls die Begleitung bei dessen geplanter Ablösung. • Zudem umfasst der Leistungsumfang die Unterstützung bei der Durchführung von System- und Mandantenkopien gemäß den definierten betrieblichen Vorgaben. Auch in diesem Zusammenhang ist ein enger Austausch mit dem Infrastrukturteam (insbesondere

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mit den Datenbankadministratoren) erforderlich. Hierfür ist grundlegendes Wissen über HANA-DB, Oralce-DB und Max-DB wünschenswert. • Die Unterstützung bei der Anpassung / Überarbeitung bestehender Dokumente (z.B. SAP-Basis-Betriebshandbuch) ist ebenfalls Leistungsbestandteil. • Auch die Teilnahme an Abstimmterminen mit dem Dienstleister SAP kann bedarfsorientiert Bestandteil der Leistungserbringung sein.

3.2 Vergabe der Leistung durch Miniwettbewerbe

Die konkreten Einzelaufträge werden im Rahmen von Miniwettbewerben vergeben. Zu diesem Zweck erhalten die Vertragspartner vom Auftraggeber eine Aufforderung zur Angebotsabgabe, die mindestens folgende Angaben enthält (siehe Einzelabruf, Anlage 11 zur EVB-IT Rahmenvereinbarung: - Los 1“): • Gegenstand und Umfang des Auftrags • Geplanter Zeitraum der Vergabe und Umsetzung • Ggf. Anzahl und Anforderungen an die Qualifikation des ausführenden Personals • Vergabekriterien • Fristen Die Vertragspartner erstellen darauf entsprechend den Bestimmungen der Angebots- aufforderung ein Angebot. Hierbei: • dürfen die Tagessätze des Angebots die in der Rahmenvereinbarung vorgesehenen Tagessätze des entsprechenden Qualifikationslevels nicht überschreiten und • das mit der Ausführung des Auftrags betraute Personal muss mit entsprechenden Qualifikationsprofilen genannt werden, wobei die Qualifikationslevel den Vorgaben in Abschnitt 4.2 entsprechen müssen. Der Auftraggeber entscheidet dann auf der Grundlage der Vergabekriterien und erteilt dem wirtschaftlichsten Bieter den Zuschlag für den Auftrag. Die LfA behält sich vor, Aufträge mit einem erwarteten Auftragsvolumen von bis zu fünf Personentagen direkt an einen der Rahmenvertragspartner ohne Durchführung eines Miniwettbewerbs zu vergeben. Für diese Aufträge wird der Auftraggeber die Rahmenvertragspartner regelmäßig wechseln.

3.3 Servicezeiten Der Zeitpunkt der Leistungserbringung durch den AN orientiert sich weitgehend an folgenden Servicezeiten: Mo - Do: 8:00 Uhr – 18:00 Uhr Fr: 8:00 Uhr – 14:00 Uhr

Eine Leistungserbringung ist nur in Ausnahmefällen an Samstagen, Sonntagen sowie Feiertagen vorgesehen.

3.4 Service-Level Innerhalb der LfA gelten folgende Reaktions- und Wiederherstellungszeiten im Incidentmanagement:

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Tabelle 6: Service-Level Incident Management

Tickets im Problem- und Changemanagement werden entsprechend individueller Vereinbarungen umgesetzt.

3.5 Abstimmung LfA – Auftragnehmer

Tabelle 7: Meetings

Die Termine werden zwischen AG und AN abgestimmt.

3.6 Abgrenzung der zu erbringenden Leistung Nicht Bestandteil der ausgeschriebenen Unterstützungsleistung sind insbesondere: • Betrieb der Hardware

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• Administration der Datenbanken • Berechtigungsmanagement: die Zuweisung von Rollen und Profilen erfolgt in der LfA über ein zentrales IAM-Tool (Garancy Suite) und nicht durch die SAP-Basis

4 Zusammenarbeit AG und AN

4.1 Generelle Anforderungen an die Kommunikation und Zusammenarbeit Der Auftragnehmer verpflichtet sich mit anderen externen Vertragspartnern der LfA in konstruktiver Art und Weise zusammenzuarbeiten, falls sich in der Leistungserbringung Berührungspunkte oder Überschneidungen mit deren Leistungsgebieten ergeben. An die Kommunikation mit dem Auftraggeber werden folgende generelle Anforderungen gestellt: • Der Auftragnehmer darf für die Erbringung der Unterstützungsleistungen nur Personal einsetzen, das Themenbezogen ausreichend qualifiziert ist. • Die eingesetzten Mitarbeiter müssen sich problemlos in Wort und Schrift in deutscher Sprache verständigen können.

4.2 Berater und Qualifikationslevel Es werden zwei Qualifikationslevel für die zum Einsatz kommenden Berater des Auftragnehmers definiert, für die im Preisblatt die Tagessätze anzugeben sind, die für die gesamte Vertragslaufzeit verbindlich werden. Die Level sind:

Tabelle 8: Beraterstufen

Die Qualifikationslevel und ihre Tagessätze sind bei Miniwettbewerben für die Angebotserstellung sowie für die Abrechnung maßgeblich: • Bei Angeboten in einem Miniwettbewerb darf der Tagessatz für einen Berater nicht den Tagessatz des entsprechenden Qualifikationslevels aus der Rahmenvereinbarung überschreiten. • Darüber hinaus ist die Kalkulation des Angebotspreises darzustellen, wobei für die einzelnen Arbeitspakete die Anzahl der kalkulierten Tage pro Qualifikationslevel sowie die diesbezüglichen Tagessätze genannt werden müssen. • Bei Änderungsvereinbarungen (Change Requests) sind ebenfalls die vereinbarten Tagessätze pro Qualifikationslevel zugrunde zu legen.

4.3 Remote-Zugang zur LfA Der externe Zugang auf die Systeme der LfA kann grundsätzlich über einen beliebigen mit dem © LfA Förderbank Bayern Seite 11 von 12

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Internet verbundenen PC hergestellt werden. Das Arbeiten in der LfA erfolgt auf einer Citrix- Farm (Gruppe von Terminal-/Citrix-Servern). Voraussetzung für die Remote-Arbeit ist das Vorhandensein eines entsprechenden Profils inkl. zugehörigem Benutzernamen und Kennwort für den einzelnen Mitarbeiter des externen Partners. Diese Zugangsdaten benötigt der externe Mitarbeiter auch für die Arbeit vor Ort in der LfA, sofern diese nicht Remote erfolgt. In der Regel werden die entsprechenden Profile und die Zugangsdaten zum Projektstart durch den Projektleiter personenbezogen beantragt. Für den Remote-Zugang selbst erhalten die externen Mitarbeiter auf Anforderung einen speziellen Software-Token sowie einen feststehenden Zifferncode. Vor der ersten Anmeldung muss ein Citrix Receiver für das jeweilige Betriebssystem (z.B. Windows) installiert werden. Dieser steht unter „Downloads und Support“ unterhalb der Anmeldemaske zur Verfügung. Grundsätzlich stehen dem externen Mitarbeiter nach der Remote-Anmeldung sämtliche Anwendungen und Software gem. dem vergebenen Benutzerprofil zur Verfügung. Innerhalb einer Citrix-Session sind folgende Besonderheiten zu berücksichtigen: • Ein Datenaustausch zwischen der Citrix-Session und dem lokalen PC/Notebook ist nicht möglich. Alle lokalen Laufwerke und Anschlüsse (z.B. Platte, CD/DVD-Laufwerk, für USB- Geräte, für PDAs) sind (in beiden Richtungen) gesperrt. • "Copy and Paste" zwischen dem Citrix- und dem lokalen Desktop ist nicht möglich. • Drucken auf einem lokal angeschlossenen Drucker ist nicht möglich.

5 Anhang

Rein Informativ für die spätere Arbeit der AN (Beispiel für Umfang der Arbeiten): Anhang 1 – Vorlage Fachkonzept

Anhang 2 – Vorlage IT-Konzept Anhang 3 – Vorlage Entwickler Testdokumentation

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