Technische Konferenz- und Veranstaltungsbetreuung (Präsenz, Digital, Hybrid) inkl. Videoproduktion

LOT-0000 · RV Konferenz- und Veranstaltungsdienstleister

Die Bieter haben ihr Umsetzungskonzept auf Basis der folgenden kompakten Musterveranstaltung zu entwickeln: Es handelt sich um eine hybride Fachveranstaltung im Forum der Akademie der Konrad-Adenauer-Stiftung in Berlin mit folgenden Eckpunkten: - mit einer Dauer von etwa 120 Minuten - vor Ort nehmen vier Sprecherinnen/Sprecher und ein Moderator teil; zusätzlich werden zwei externe Referenten digital zugeschaltet. - erwartet werden rund 50 Teilnehmende im Saal sowie etwa 100 Online-Teilnehmende. - eine Simultandolmetschung DE/EN wird eingesetzt. - die fest installierte Haus- und Regietechnik (Ton, Licht, 4K-LED-Leinwand, Dolmetscherkabinen) ist verpflichtend zu nutzen und technisch einzubinden. - der Aufbau beginnt ca. sechs Stunden vor Veranstaltungsbeginn und umfasst die Einrichtung des Streaming-Setups im Corporate Design, Techniktests, Kamerapositionierung sowie einen Verbindungstest mit den zugeschalteten Referenten. - die Durchführung beinhaltet ein kurzes Intro, eine moderierte Podiumsdiskussion, die Zuschaltung der externen Sprecher, eine variable Kameraführung sowie die Einbindung eines interaktiven Tools (z. B. TED-Umfrage). - der Abbau sowie die Bereitstellung eines Audiomitschnitts erfolgen unmittelbar nach Veranstaltungsende. Für die Musterveranstaltung ist folgende Möblierung vorgesehen: ein Brückentisch (L 160 × B 80 × H 105 cm), vier Barhocker mit Stahlgestell. Die Integration dieser Elemente in Bühnenbild, Kameraführung und Ablauf ist im Konzept kurz darzustellen. Das einzureichende Umsetzungskonzept soll in kompakter Form darstellen, wie der Bieter die technische und organisatorische Umsetzung sicherstellt, insbesondere Kamerakonzept, Ton- und Lichtführung, digitale Zuschaltungen, Einbindung interaktiver Elemente, Corporate-Design-Umsetzung sowie Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Redundanz. Mindestanforderungen werden nicht bewertet; bewertet werden ausschließlich überobligatorische qualitative Ansätze. Bewertungsmaßstab: 0 Punkte: Das Konzept ist unzureichend. Es bleibt inhaltlich vage oder unvollständig und lässt nicht erkennen, wie die technische und organisatorische Umsetzung der hybriden Musterveranstaltung sichergestellt werden soll. 1 - 29 Punkte: Das Konzept überzeugt nur in Ansätzen. Mehrere Elemente der technischen, organisatorischen oder gestalterischen Umsetzung sind nicht schlüssig dargestellt. Es bestehen erhebliche Zweifel an der praktischen Realisierbarkeit, insbesondere hinsichtlich Kamerakonzept, Ton-/Lichtführung, digitaler Zuschaltungen oder der Integration der vorgegebenen Möblierung. 30 - 69 Punkte: Das Konzept ist überwiegend überzeugend. Die wesentlichen technischen und organisatorischen Abläufe werden nachvollziehbar beschrieben; kleinere Schwächen oder Auslassungen sind vorhanden, beeinträchtigen die Gesamtumsetzung jedoch nicht wesentlich. Die Durchführung der Musterveranstaltung erscheint weitgehend realistisch und qualitativ angemessen. 70 - 100 Punkte: Das Konzept überzeugt vollständig. Es ist klar, strukturiert, fachlich fundiert und deckt alle relevanten Aspekte der Musterveranstaltung ab - einschließlich Kamerakonzept, Ton‑ und Lichtführung, digitaler Zuschaltungen, Corporate-Design-Elementen, Interaktionstools, Redundanzen sowie Integration der vorgesehenen Möblierung. Die Umsetzung erscheint durchgängig plausibel und qualitativ hochwertig. Zwischenbewertungen (erfolgen in ganzen Punktzahlen) innerhalb der genannten Punktebereiche erfolgen differenziert nach Qualität, Vollständigkeit und Plausibilität der Ausführungen. Der Zuschlag wird nur auf ein Angebot erteilt, das mindestens 70 Gesamtpunkte nach den festgelegten Bewertungskriterien erreicht. Angebote unterhalb dieser Mindestpunktzahl werden nicht berücksichtigt.

40 %

Angabe von Pauschalen, Stundensätzen und Möblierung

60 %