Merkblatt zu Anhang 4
Merkblatt zur Flugbuchung über Amex GBT (früher DER)
Höchstgrenze der Erstattung für Reisen im Auftrag des Bundesamts für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) sind die vom Reisebüro American Express Global Business Travel (Amex GBT) quotierten „best buy“ Angebote nebst der mit Amex GBT vereinbarten Servicegebühr. Bei der Abrechnung sind diese Angebote bzw. Rechnungen zur Erstattung vorzulegen.
Der Projektverantwortliche im BfAA ist für Einhaltung vertraglicher Regelungen und Abrechnungen verantwortlich.
Für ausführende Firmen sind die Flugkosten der Economy Class erstattungsfähig.
Buchung:
- Ausführende Firma (Wartung/Instandhaltung/Bau) übersendet Buchungswunsch mit Formular „Monteur“ an zuständigen Sachbearbeiter im BfAA Abteilung I.
- Sachbearbeiter BfAA Abt. I leitet zur Bestätigung an Amex GBT weiter
- Amex GBT erstellt Angebot zu „best buy“ Buchungskonditionen (d.h.: es werden Vertragskonditionen zu Grunde gelegt die den mit dem Bund vereinbarten Konditionen entsprechen).
- Amex GBT sendet Angebot direkt an den Besteller also der ausführenden Firma, cc: Bearbeiter im BfAA Abt. I
- Sachbearbeiter BfAA Abt.I kann terminliche oder sonstige Einsprüche erheben
- Ausführende Firma bestellt den Flug bei Amex GBT rechtsverbindlich
- Abrechnung / Kreditkartenbelastung erfolgt direkt bei der ausführenden Firma. Firmen / Büros, die regelmäßig vom Auswärtigen Amt/BfAA beauftragt werden, lassen ein Kunden- und Kreditkartenprofil bei Amex GBT anlegen, um Buchungen zu vereinfachen.
- Ausführende Firma rechnet Flug mit der Gesamtrechnung für Bau (wenn vertraglich vereinbart) bzw. Wartung/Instandhaltung ab
- Ausführende Firma kann bei unabweisbarem Bedarf für Flugkosten und weiteren Kosten für Material, pauschale Abschlagsrechnung über unstrittigen Teilbetrag stellen.
Ansprechpartner:
Sachbearbeiter BfAA Abt. I
Reisebüro: Amex GBT
E-mail: bund-aa@gbt-bund.de
Stand: 29.07.2022