[Seite 1]
.
Informationen zur Datenverarbeitung bei
Vergabeverfahren des Bundesamtes für
Auswärtige Angelegenheiten
-
Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) führt Vergabeverfahren i.S.d. § 97 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie des § 55 Bundeshaushaltsordnung (BHO) und Interessenbekundungsverfahren nach § 7 Abs. 2 BHO durch. Die Beteiligung an Vergabeverfahren erfolgt durch Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessenbekundungen und bedarf der Mitwirkung der beteiligten Unternehmen oder Personen, insbesondere durch die Bereitstellung der unter Nr. 2 genannten Daten. Das BfAA nutzt in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten zur Kommunikation mit den Bewerbern bzw. Bietern sowie zur Bewertung der Eignung (Fachkunde und Leistungsfähigkeit) derselben und zur Bewertung der Angebote (vgl. §§ 122, 127 GWB). Rechtsgrundlage ist insoweit die Erforderlichkeit zur Erfüllung der in der Zuständigkeit des BfAA liegenden Aufgaben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit § 3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
-
Art der verarbeiteten Daten Verarbeitet werden i.d.R.:
- Kontaktdaten von Mitarbeitern des Bieters (z.B. Name, Position im Unternehmen, berufliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse).
- Daten zur Beurteilung der Qualifikation von Personal des Bieters (z.B. Berufsabschluss, Berufserfahrung).
-
Aufbewahrung und Löschung der Daten Teilnahmeanträge, Angebote, Interessenbekundungen und die dazugehörige Dokumentation des Vergabeverfahrens werden bis zum Ende der Laufzeit eines Vertrages oder Rahmenvereinbarung aufbewahrt, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags (§ 8 Abs. 4 Vergabeverordnung, § 6 Abs. 2 Unterschwellenvergabeordnung, § 20 EU Vergabeordnung für Bauleistungen Teil A, § 6 Abs. 3 Konzessionsvergabeverordnung). Abweichende Aufbewahrungszeiten in Rechts- und Verwaltungsvorschriften, z.B. gemäß der Verwaltungsvorschrift für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV-ZBR BHO) bleiben unberührt. Anschließend werden die Dokumente vernichtet bzw. gelöscht.
-
Datenempfänger Das BfAA bedient sich ggf. externer Dienstleister und wird diesen zur Erfüllung ihrer Tätigkeiten, falls erforderlich, auch personenbezogene Daten zugänglich machen. Externe Dienstleister werden i.d.R. eingesetzt:
Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten Seite 1 von 2 Zuletzt aktualisiert am: 16.10.2025 Referat D-ZE (Zentraler Einkauf)
[Seite 2]
.
- zum Betrieb der elektronischen Vergabeplattform (Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern) und
- externe rechtliche, fachliche und organisatorische Berater zur Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens (einschließlich der Angebotsbewertung und im Rahmen etwaiger Nachprüfungsverfahren).
Die Dienstleister dürfen die personenbezogenen Daten ausschließlich im Auftrag des BfAA und nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten und müssen die Daten vertraulich behandeln.
- Betroffenenrechte Jede „betroffene Person“ hat auf Antrag verschiedene Rechte zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, insbesondere auf
- Auskunft über die Verarbeitung (Artikel 15 DSGVO)
- Berichtigung falscher Daten (Artikel 16 DSGVO)
- Löschung nicht mehr benötigter Daten (Artikel 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)
Jede betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei den Datenschutzaufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO. Die für das BfAA zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) Graurheindorfer Str. 153 53117 Bonn E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de.
- Kontaktdaten für „betroffene Personen“ Verantwortlicher i.S.d. DSGVO für die Datenverarbeitung ist das BfAA:
Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten Referat D-ZE (Zentraler Einkauf) Kirchhofstraße 1 – 2 14776 Brandenburg
Der Datenschutzbeauftragte des BfAA ist wie folgt zu erreichen:
Der Datenschutzbeauftragte des Bundesamtes für Auswärtige Angelegenheiten Kirchhofstraße 1 – 2 14776 Brandenburg
Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten Seite 2 von 2 Zuletzt aktualisiert am: 16.10.2025 Referat D-ZE (Zentraler Einkauf)