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Anlage: Beschreibung der zu erbringenden
Dienstleistung
2026_ESK_039_Jahrestreffen_ESK_2027
1. Ausschreibungsgegenstand
JUGEND für Europa sucht ein geeignetes Tagungshaus für eine nationale Veranstaltung mit rund 90 Teilnehmenden. Gesucht wird ein Haus in Bonn und Umgebung, das sowohl die Durchführung der Veranstaltung als auch die Unterkunft und Verpflegung aller Personen vor Ort sicherstellt.
2. Aufgabenbeschreibung
Die nachfolgend beschriebenen Mindestanforderungen gelten inhaltlich und qualitativ als Maßstab für die Angebote. Die genaue Mengenermittlung sowie die Gliederung nach Leistungspositionen finden sich in der zugehörigen Anlage Leistungsverzeichnis.
2.1 Tagungsräume und Ausstattung
• Plenarsaal für 90 Personen • 5 Workshopräume für je 20–25 Personen • Grundausstattung mit Flipcharts, Pinnwänden, Beamern, WLAN • Ton- und Mikrofontechnik • Zugang zu allen Räumen bereits am Vorabend der Veranstaltung zur Vorbereitung
2.2 Unterkunft
• Einzelzimmer für alle Teilnehmenden • Einheitliche Unterbringung im selben Objekt • Anreise am Vorabend für Moderator*in • Barrierefreiheit des Tagungshauses ist vorzugswürdig: der genaue Bedarf an barrierefreien/ barrierearmen Zimmern kann erst später festgelegt werden
2.3. Verpflegung
• Vegetarische Vollverpflegung für alle Teilnehmenden • Berücksichtigung von veganen sowie gluten- und laktosefreien Speisen • Durchgehende Versorgung mit alkoholfreien Getränken
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• Nachhaltige, regionale Produkte sind wünschenswert
2.4. Lage und Erreichbarkeit
• Lage in Bonn und Umgebung • Gute Anbindung an die Deutsche Bahn und den öffentlichen Nahverkehr • Schnelle und direkte Erreichbarkeit des Tagungshauses vom Hauptbahnhof Bonn (max. 30 min Fahrtzeit vom Bonner Hauptbahnhof)
2.5. Veranstaltungszeitraum
Dauer der Veranstaltung:
• 2 Veranstaltungstage mit teilweiser Vorabendanreise
• Anreisetag für Moderator*in am Vorabend
Geplanter Zeitraum:
Die Veranstaltung beginnt mit der Vorabendanreise einer Gruppe von 30 Teilnehmenden und der Moderatorin am 08.03.2027 zum Abendessen ab 18 Uhr und Übernachtung.
Am 09.03.2027 ist das Eintreffen der weiteren 50 Teilnehmenden zuzüglich 10 Mitarbeitenden von JUGEND für Europa zum Mittagessen geplant, so dass dann insgesamt 91 Teilnehmende vor Ort sind.
3. Angebotsabgabe
Bitte geben Sie Ihr ausführliches Preisangebot in der Anlage Leistungsverzeichnis in Form von Netto- Preisen (ohne MWSt.) in der Spalte F an, damit eine Vergleichbarkeit aller Angebote möglich ist.
Bitte geben Sie zudem Ihren Gesamtnettopreis im dafür vorgesehenen Feld des Vergabeportals an.
Reichen Sie zudem die Anlage Allgemeine Datenabfrage ausgefüllt ein.