FIE27+, Standbauausschreibung

Standbauausschreibung FOOD INGREDIENTS EUROPE 2027 (FIE27) und 2028 (FIE28)

1 Gegenstand der Ausschreibung

1.1 Ausgangssituation Der „German Pavilion“ zur jährlich stattfindenden „Food Ingredients Europe (FIE)“ Messe wird von drei Partnerorganisationen realisiert:

German Sweets e.V. (German Sweets) Wirtschaftsförderung und Technologietransfer Schleswig-Holstein GmbH (WTSH) GEFA Exportservice GmbH (GEFA GmbH)

Die Beauftragung der Leistung wird, im Auftrag aller drei Partner, nach Zuschlagsertei- lung durch German Sweets erfolgen.

Die Umsetzung dieser Ausschreibung erfolgt, ebenfalls im Auftrag aller drei Partner, durch die GEFA Exportservice GmbH.

Auftraggeber German Sweets e.V. (German Sweets), Schumannstraße 4 – 6, 53113 Bonn

1.2 Art der Ausschreibung Europaweite öffentliche Ausschreibung

1.3 Auftragsumfang und Optionsjahre Paris, November/Dezember 2027 Frankfurt am Main, November/Dezember 2028 Paris, November/Dezember 2029 (optional) Frankfurt am Main, November/Dezember 2030 (optional)

1.4 Ausgeschriebene Leistung Die Beauftragung umfasst verbindlich die Umsetzung des „German Pavilion“ für die FIE 2027 in Paris und für die FIE 2028 in Frankfurt/Main. Bei erfolgreicher Umsetzung und Zusammenarbeit besteht für den Auftraggeber die Option, den Auftrag für die FIE 2029 in Paris und/oder die FIE 2030 in Frankfurt/Main zu verlängern. Die Entscheidung über die Ausübung der Verlängerungsoption für die Veranstaltungs- jahre 2029 und/oder 2030 erfolgt durch den Auftraggeber spätestens 3 Monate nach Be- endigung der FIE 2028 und wird dem Auftragnehmer in Textform mitgeteilt. Ein Anspruch des Auftragnehmers zur Durchführung des Standbaus für die Jahre 2029 und 2030 besteht nicht.

2 Vergabeverfahren

2.1 Zuschlagskriterien: Den Zuschlag erhält der Bieter, der das wirtschaftlichste Angebot unterbreitet. Die Verga- bekriterien sind im Einzelnen:  Gesamtpreis für die verbindlichen Veranstaltungsjahre 2027 und 2028: 60%  Gestaltung, Fernwirkung und Umsetzung der Deutschlanderkennung: 30%  Referenzen und nachgewiesene Erfahrungen bei der Umsetzung vergleichbarer Gemeinschaftsstände, insbesondere an den Messestandorten Paris und Frank- furt/Main: 10%

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2.2 Allgemeine Angebotsbedingungen Alle angegebenen Leistungen sind auf Mietbasis anzubieten. Das Angebot wird nicht vergütet.

2.3 Angebotsabgabe Das Angebot ist bis zum 02.10.2026 zu senden an: GEFA Exportservice GmbH

Herr Karel Alexander-Eichler Am Weidendamm 1a 10117 Berlin Telefon: +49 30 5900 99 527 Mobil: +49 173 3574 067 Internet: www.germanexport.org E-Mail: alexander@gefaexportservice.com

2.4 Bieterfragen Fragen zur ausgeschriebenen Leistung werden bis 15.09.2026 beantwortet und allen Bietern zur Verfügung gestellt.

3 Allgemeine Leistungs- und Vertragsbedingungen

3.1 Allgemeine Anforderungen an die Leistungserbringung Grundlage der Leistungserbringung sind die anerkannten marktüblichen Grundsätze und Standards für den ordnungsgemäßen Standbau und die gültigen DIN-Normen. Nachträgliche Maßnahmen, Über- oder Unterschreitungen der dargestellten Leistungen haben keinen Einfluss auf die anzugebenden Einheitspreise. Die Regelungen zu zulässi- gen Preisanpassungen gemäß Ziffer 3.6.1 bleiben hiervon unberührt. Die vertraglichen Leistungen enthalten Löhne einschl. Gemeinkosten, Lohnnebenkosten, Kosten für die benötigten Geräte, für Auf- und Abbau, Transport und evtl. Lagerung.

3.2 Nutzungs-, Gestaltung- und Markenrechte Das ausschließliche Nutzungsrecht (§31 Abs. 1 UrhG) einschließlich des Bearbeitungs- und Umgestaltungsrechts (§ 23 UrhG) sowie das Recht zur Einräumung weiterer Nut- zungsrechte (§ 35 UrhG) an allen im Rahmen des Auftrages vom Auftragnehmer oder seinen Unterauftragnehmern neu geschaffenen urheberrechtlich geschützten Arbeiten, insbesondere Standbau- und Gestaltungskonzepten, Grafiken, Planungs- und Druckdaten sowie sonstigen Veröffentlichungs- und Werbemitteln wird dem Auftraggeber räumlich, zeitlich und inhaltlich unbeschränkt eingeräumt. Dies umfasst insbesondere das Recht, diese Arbeiten für zukünftige Messeauftritte zu verwenden, zu bearbeiten, umzugestal- ten, weiterzuentwickeln und durch Dritte bearbeiten und umsetzen zu lassen. Hiervon unberührt bleiben sämtliche Rechte an bereits bestehenden Logos, Marken, Fir- mennamen, Corporate-Design-Elementen und sonstigen Gestaltungskomponenten der Auftraggeber sowie der beteiligten Mitaussteller. Diese verbleiben bei den jeweiligen Rechteinhabern und werden dem Auftragnehmer ausschließlich zur vertragsmäßigen Durchführung des jeweiligen Messeauftritts zur Verfügung gestellt. Eine darüber hinaus- gehende Nutzung, Veränderung oder Weitergabe durch den Auftragnehmer bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des jeweiligen Rechteinhabers.

3.3 Nachunternehmer, Vergünstigungen und Leistungen Dritter Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Rabatte, Skonti und sonstige Vergünstigungen, die im Rahmen eines Auftrages gewährt werden, an die Auftraggeber in voller Höhe weiterzuge- ben bzw. in Anrechnung zu bringen. Leistungen Dritter sind auf Wunsch durch Kopien der Originalrechnungen zu belegen und ohne Provisionsaufschläge weiter zu berechnen. Der Auftragnehmer bleibt bis zur Übergabe der Leistung für den zu erbringenden Leis- tungsumfang voll verantwortlich. Soweit vom Auftragnehmer Dritte mit Teilleistungen be- auftragt werden, bleibt die alleinige Verantwortung gegenüber dem Auftraggeber beim Auftragnehmer. Die Namen eventueller Dritter sind anzugeben. © German Sweets e.V., WTSH GmbH, GEFA Exportservice GmbH Seite 2 von 7

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3.4 Änderungen und Ergänzungen Änderungen bzw. Ergänzungen bedürfen der Zustimmung des Auftraggebers.

3.5 Qualitätsanforderungen und technische Ausführung Das zur Verfügung gestellte Standbaumaterial und Mobiliar sind in optisch sehr guter Qualität, ohne Beschädigungen und ohne den optischen Eindruck mindernde Gebrauchs- spuren zur Verfügung zu stellen. Eventuelle Beschädigungen an den Standflächen, Mobi- liar bzw. Werbebannern oder -flächen sind vor der Standübergabe fachgerecht zu behe- ben. Die Elektroinstallation beinhaltet immer die Lieferung, Montage und Verkabelung. Alle Verkabelungen sind verdeckt auszuführen. Die Installationen müssen den örtlichen Bau- und Sicherheitsbestimmungen entsprechen. Der Boden ist mittels einer Schutzfolie nach dem Verlegen vor Verunreinigungen zu schützen. Diese ist vor Ausstellungsbeginn zu entfernen. Die Kosten sind in die Einheits- preise einzukalkulieren. Von den gewählten Fabrikaten und Qualitäten sind die Material- und Farbmuster bei Angebotsabgabe beizufügen. Der Auftragnehmer stellt den Auftraggebern auf Wunsch die werblichen Elemente (Ban- ner etc.) sowie die kompletten Druckdaten (in digitaler Form) zur Verfügung.

3.6 Im Angebotspreis enthaltene Leistungen Die angebotenen Preise müssen sämtliche nachfolgend aufgeführten Leistungen und Kos- ten enthalten:  Datenübernahme von Firmendaten  Herstellung, Hin- und Rück-Transport zum Messeplatz sowie evtl. Einlagerung  Auf- und Abbau aller im Leistungsverzeichnis beschriebenen Materialien  Abgaben, Steuern, Gebühren, Versicherungen  Kosten für Handling, benötigtes Werkzeug, Maschinen, Gerüst etc.  Kosten für Strom und Wasser während Auf- und Abbau  Kosten für eventuelle Abhängepunkte  Deutschsprachige oder englischsprachige Standeinweisung und Standabnahme durch die Auftraggeber  Ausführung von Serviceleistungen vor Ort für die Aussteller am Standübergabetag  Alle Preise gelten für die gesamte Messezeit und bis zum Abbau der Messe.  Der Elektro-, Wasser- und Abwasseranschluss wird vom Auftragnehmer bei der Messe bestellt und bezahlt.  Standreinigung und Müllcontainer werden vom Auftragnehmer bei der Messe be- stellt und bezahlt. Die Regelungen zu zulässigen Preisanpassungen gemäß Ziffer 3.6.1 bleiben hiervon un- berührt.

3.6.1 Preisbindung und Preisanpassung Die im Angebot angegebenen Einheits- und Positionspreise sind grundsätzlich verbindlich. Hiervon ausgenommen sind Kosten für Leistungen und Gebühren der jeweiligen Messe- gesellschaften bzw. von diesen verbindlich vorgegebenen Dienstleistern, insbesondere für Mietmöbel, Abhängepunkte sowie sonstige Messedienstleistungen Dritter. Nach der Ange- botsabgabe eintretende Erhöhungen oder Reduzierungen dieser Kosten dürfen in der tat- sächlich angefallenen Höhe an den Auftraggeber weitergegeben werden. Die entspre- chenden Kosten sind auf Verlangen durch geeignete Nachweise bzw. Rechnungsbelege zu belegen. Aufschläge oder Provisionen des Auftragnehmers sind nicht zulässig. Darüber hinaus dürfen nach Angebotsabgabe eintretende inflationsbedingte Kostenstei- gerungen bei Personal- und Logistikkosten berücksichtigt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die Kostensteigerungen vom Auftragnehmer nachvollziehbar und prüffähig

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nachgewiesen werden. Als Nachweis gelten insbesondere tarifliche oder gesetzliche Lohn- steigerungen sowie nachweisbare Preissteigerungen beauftragter Logistikdienstleister. Allgemeine unternehmerische Kostensteigerungen, erhöhte Gemeinkosten oder kalkula- torische Risikozuschläge gelten nicht als nachweisbare Kostensteigerungen im Sinne die- ser Regelung. Vor jeder Messeveranstaltung erstellt der Auftragnehmer auf Grundlage der tatsächlich beauftragten Standfläche, der Anzahl und Größe der Firmenstände sowie der vereinbar- ten Einheits- und Positionspreise einen detaillierten Kostenvoranschlag und legt diesen dem Auftraggeber zur Freigabe vor. Zulässige Preiserhöhungen gemäß den vorstehenden Regelungen sind darin gesondert auszuweisen und gegenüber den ursprünglichen Preisen nachvollziehbar darzustellen. Der Kostenvoranschlag bedarf vor der Beauftragung bzw. Umsetzung der Leistungen der Freigabe durch den Auftraggeber. Der Kostenvoranschlag stellt keine freie Neukalkulation der vereinbarten Leistung dar. Eine Anpassung der im Angebot vereinbarten Einheits- und Positionspreise ist ausschließ- lich im Rahmen der vorstehenden Regelungen und in der Höhe der nachgewiesenen Kos- tenänderungen zulässig. Entsprechende Kostensenkungen sind in gleicher Weise zuguns- ten des Auftraggebers zu berücksichtigen. Sonstige Kostensteigerungen gehen zu Lasten des Auftragnehmers und berechtigen nicht zu einer Anpassung der angebotenen Einheits- und Positionspreise.

3.7 Versicherung und Haftung Der Auftragnehmer ist für den Abschluss einer Versicherung gegen Sach- und Personen- schäden, Diebstahl, Feuer, Transportschäden usw. für den Zeitraum des Auf- und Abbaus verantwortlich. Der Auftragnehmer haftet gegenüber den Auftraggebern für Schäden, die aufgrund unge- nügender Bauleistungen vor, während und nach der Messezeit entstehen.

3.8 Sicherheitsbestimmungen Der Auftragnehmer stellt die Einhaltung der vom örtlichen Messeveranstalter vorge- schriebenen Bedingungen sicher.

4 Projektabwicklung, Auf- und Abbau

4.1 Ausführungsplanung und Projektkoordination Der Auftragnehmer unterbreitet dem Auftraggeber die erforderlichen Ausführungszeich- nungen. Der Auftragnehmer legt dem Auftraggeber nach Zuschlagserteilung einen Projekt- und Terminplan zur Freigabe vor. Alle grundsätzlichen Abstimmungen sind durch den Auftragnehmer zu protokollieren. Die Protokollierung erfolgt spätestens drei Arbeitstage nach dem jeweiligen Gesprächstermin.

4.2 Auf- und Abbau Der Auftragnehmer liefert alle für seine Konstruktion erforderlichen Materialien und sorgt für die notwendige Standfestigkeit sowie die erforderlichen Anschlüsse. Mit dem Abbau darf in Abstimmung mit den Auftraggebern frühestens eine Stunde nach Messeschluss begonnen werden.

4.3 Standübergabe und Abnahme Die Standübergabe des gesamten Gemeinschaftsstandes inkl. der Stände der Mitausstel- ler erfolgt am letzten Aufbautag vor Messebeginn, ab 12.00 Uhr. Diese ist vom Auftrag- nehmer zu protokollieren. Für die Folgeveranstaltungen ist der Termin für die Standüber- gabe rechtzeitig im Vorfeld der Messe festzulegen.

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4.4 Vertragsstrafe bei verspäteter Standübergabe Terminüberschreitungen der Standübergabe werden mit einer Konventionalstrafe in Höhe von 250,00 Euro pro angefangene Stunde belegt, sofern die Verzögerung vom Auftrag- nehmer zu vertreten ist.

Standbau und Gestaltungskonzept

5.1 Veranstalter Informa Markets Division of Informa PLC, Details siehe About Informa Markets

5.2. Referenzflächen und bisherige Aufplanung FIE 2025 vom 02.-04.12.2025 in Paris Halle 4.0 (Stand 40C110), 108 m² (6 x 18 m). Die Anlage 2.1 zeigt die Aufplanung zur FIE2025.

FIE 2026 vom 17.-19.11.2026 in Frankfurt/Main Halle 3.1, (Stand 3.1D20) 162 m² (9 x 18 m) 140 m² (9 m x 16 m, abzüglich 4 m²) Gesamt: 302 m² Die Anlage 2.2 zeigt die Aufplanung zur FIE2026.

5.3 Gestalterische Grundanforderungen Der Stand soll durch eine von allen Seiten deutlich erkennbare Deutschlandkennung mit guter Fernwirkung gekennzeichnet werden (bei Blockstand 4-seitiges Banner, bei Kopf- stand 3-seitiges Banner). Das entsprechende Logo wird noch zur Verfügung gestellt. Es sollen Firmenstände mit einer Größe von 9 m², um ein Vielfaches erweiterbar, ange- boten werden. Folgende Vorgaben zum Standbausystem sind gewünscht:

 Wandkonstruktion, weiß  Systembaumaterial laut Vorschlag

5.4 Gemeinschaftsfläche und Servicebereich Die Auftraggeber benötigen eine kleine Anlaufstelle für generelle Anfragen zu Produkten „Made in Germany“. Diese soll gleichzeitig als kleine Teeküche für die Tagesversorgung mit Getränken und Schnittchen für die Aussteller dienen. Als Ausstattung sind auf ca. 24 m² (Frankfurt/Main) erwünscht:  1 abschließbarer Infocounter mit Barhocker, 1 Tisch, 2 Stühle  Im verdeckten Küchen- und Lagerbereich: Platz für Getränkekisten 2 abschließbare Sideboards zur Lagerung von Geschirr und Vorräten Ablage für Geschirr etc. Industriespülmaschine (für Frankfurt) Spülschrank mit Heißwassergerät großer Kühlschrank, 240 l  ein Schließfachschrank mit 12 Fächern  2 lfm Garderobenleiste  ein Spiegel 60 x 60 cm, ein Feuerlöscher und ein Erste-Hilfe-Kasten  Müllentsorgung Für die FIE in Paris ist der Servicebereich in kleinere Version (ca. 10 m²) vorzusehen.

5.5. Kalkulationsflächen und Ausstellerzahlen Für die Kalkulationen des Angebots in Paris soll ein Stand mit einer Fläche von 100 m² mit 8 Firmen berücksichtigt werden. Für die Kalkulationen des Angebotes in Frankfurt am Main soll eine Standfläche von ca. 300 m² und 24 Firmen berücksichtigt werden. © German Sweets e.V., WTSH GmbH, GEFA Exportservice GmbH Seite 5 von 7

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Für die Angebotskalkulation sind die genannten Standflächen und Ausstellerzahlen zu- grunde zu legen. Sie stellen keine Zusicherung hinsichtlich der tatsächlich zu realisieren- den Standgrößen oder Ausstellerzahlen dar. Die Abrechnung erfolgt immer auf Grundlage des tatsächlich beauftragten Leistungsumfangs und der im Angebot vereinbarten Ein- heits- bzw. Positionspreise.

Aus den der Ausschreibung zugrunde gelegten Standgrößen und Ausstellerzahlen ent- steht auch im Zuschlagsfall kein Anspruch des Auftragnehmers auf die Beauftragung ei- ner bestimmten Standfläche, Ausstellerzahl oder eines bestimmten Auftragswertes. Die tatsächliche Größe und Aufplanung richtet sich nach der Anzahl der teilnehmenden Mit- aussteller und den von diesen gebuchten Standflächen.

5.6 Standardausstattung der Firmenstände Standardausstattungspaket, bestehend aus jeweils folgenden Bestandteilen:  1x Teppich, Farbe des Gemeinschaftsstandes  Wandelemente, weiß  Beleuchtung (mind. drei Strahler pro 9 m²), warme, helle Lichtfarbe ohne Wärme- entwicklung; verstellbar zur Beleuchtung der Regale  1x Sideboard abschließbar, ca. 100 x 50 x 75 (ab 18 m² 2x)  1x Tischgruppe: ein Tisch + vier Stühle pro 9 m²  1x Infocounter mit Barhocker (ab 18 m² 2x)  3x Regalbretter pro 9 m²  1x Stromanschluss, 3 kw, mit Steckdose pro 9 m²  1x Abfalleimer pro 9 m²

5.7 Zusatzausstattung und Gutschriften Der Auftragnehmer stellt in Absprache mit dem Auftraggeber eine Liste mit möglicher Zu- satzausstattung zusammen, die von den Ausstellern kostenpflichtig hinzugebucht werden kann (z. B. Grafik, Mobiliar, Prospektständer, Garderobenständer).

Soweit Aussteller Bestandteile der Standardausstattung nicht in Anspruch nehmen, erhält der Auftraggeber hierfür entsprechende Gutschriften.

5.8 Kennzeichnung des „German Pavilion“ und der Firmenstände

Der „German Pavilion“ ist zu kennzeichnen:

 übergeordnete Kennung als „German Pavilion“ mit Deutschland-Logo von allen Seiten (gute Fernwirkung)

 fortlaufende nationale Kennung über alle Firmenstände hinweg

Die Firmenstände sind wie folgt zu kennzeichnen:

 Firmenname

 Firmenlogo

 Standnummer nach Vorgabe der Messe

6 Angebots- und Nachweisunterlagen

6.1 Kalkulationsvorlage Für die Abgabe der Angebote ist ausschließlich die als Anlage 1 beigefügte Kalkulations- vorlage zu verwenden.

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6.2 Angebots- und Konzeptunterlagen

 Kostenkalkulation laut Anlage 1 Grafische Darstellung des Gestaltungskonzeptes, inklusive: o Ansicht des „German Pavilion“ mit Fernwirkung und Deutschlandkennung o Ansicht eines 9 m²-Eckstandes, o Ansicht eines 12 m²-Reihenstandes und o Ansicht eines Firmenstandes >20 m²  Vorschlag zum anzubietenden Mobiliar und zum Teppichbelag, in geeigneter Form (Vorschlag zu Basis- und Zusatzausstattung)  Referenzen technischer und beruflicher Leistungsfähigkeit: Nachweis von entspre- chenden Referenzprojekten, bevorzugt an den geplanten Messestandorten in Paris und Frankfurt am Main.

6.3. Eigenerklärungen und Eignungsnachweise

 Eigenerklärung zu §§ 123, 124 GWB: Der Bieter hat mit dem Angebot eine Eigenerklärung zu §§ 123, 124 GWB in Text- form gemäß § 126b BGB vorzulegen, die u. a. beinhaltet, dass der Bieter sich nicht in einem Insolvenz- oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat.  Eigenerklärung zu § 19 MiLoG: Der Bieter hat mit dem Angebot eine Eigenerklä- rung zu § 19 MiLoG in Textform gemäß § 126b BGB vorzulegen.  Eigenerklärung zu § 21 AEntG: Der Bieter hat mit dem Angebot eine Eigenerklä- rung zu § 21 AEntG in Textform gemäß § 126b BGB vorzulegen.  Eigenerklärung zur Einhaltung des Datenschutzrechts: Der Bieter hat mit dem An- gebot eine ausgefüllte Eigenerklärung zur Einhaltung des Datenschutzrechts in Textform gemäß § 126b BGB vorzulegen.

6.4 Vollständigkeit der Angebotsunterlagen Die unter Ziffer 6.2 und 6.3 geforderten Unterlagen sind grundsätzlich vollständig mit dem Angebot einzureichen. Fehlende oder unvollständige Unterlagen können vom Biter bis zum Ablauf der Angebotsfrist nachgereicht bzw. ergänzt werden. Der Auftraggeber behält sich vor, bis zum Ablauf der Angebotsfrist auf fehlende oder unvollständige Unter- lagen hinzuweisen und deren Nachreichung bzw. Vervollständigung anzufordern. Maßgeblich für die Vollständigkeit des Angebots ist der Stand zum Ablauf der Angebots- frist. Nach Ablauf der Angebotsfrist noch fehlende oder unvollständige, für die Angebots- auswertung erforderliche Unterlagen können zum Ausschluss des Angebots vom weiteren Vergabeverfahren führen.

6.5 Anlagen

Anlage 1: Kalkulationsvorlage
Anlagen 2: 2.1 Hallenplan der FIE25, Paris 2.2 Hallenplan der FIE26, Frankfurt am Main
Anlage 3: beispielhafte Standgestaltung

Bonn, 31.08.2026

Karel Alexander-Eichler GEFA Exportservice GmbH

Anlage.pdf