Anforderungsstabelle
| Anforderungstabelle | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 | Unnamed: 8 | Unnamed: 9 | Unnamed: 10 | Unnamed: 11 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bieter (Firmenbezeichnung): | [Bieter-Namen eintragen] | ||||||||||
| Hinweise: Ausschließlich die gelb markierten Zellen sind von den Bietern auszufüllen. Die Angaben in Spalte H "Erfüllung der Anforderung Ja / Nein" ist mit einem Ja oder Nein für die jeweilige Anforderung auszufüllen. Spalte I "Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerkungen kann ausgefüllt werden. Die hier gemachten Angaben dazu, wie eine Anforderung umgesetzt werden soll wird als Grundlage zur Punktvergabe verwendet. Sollten Angaben in einem anderen Format als einem Text in dieser Tabelle notwendig sein, so ist in der Zelle ein Verweis auf ein vom Bieter angehangenen Dokument (etwa eine Grafik/Zeichnung) vorzunehmen. ⚠ WICHTIG: Das Nicht-Erfüllen auch nur eines A-Kriteriums (Muss) führt zum sofortigen Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. B-Kriterien (Kann) werden bepunktet. Bei den Kann-Kriterien führt eine Beantwortung mit „Nein" nicht zum Ausschluss des Angebots, sondern lediglich zu einer Bewertung des betroffenen Kriteriums mit 0 Punkten. Bei den Kann-Anforderungen können jeweils 0 bis 5 Punkte erreicht werden; die Punktzahl spiegelt den Grad bzw. die Qualität der Erfüllung wider. Die Gewichtung der einzelnen Kann-Anforderungen richtet sich nach der vom DWAH bewerteten strategischen Bedeutung für dieses Projekt – die Ausgestaltung der Kann-Anforderungen wirkt sich daher unterschiedlich stark auf die Gesamtbewertung aus. | Diese Spalten werden bei der Angebotswertung von der DWAH ausgefüllt. Ihr Inhalt wird nicht Vertragsbestandteil. | ||||||||||
| Kapitel | Nr. | Bereich / Titel | Beschreibung der Anforderung | Typ | Ausschlusskriterieum? | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerkungen | ||||
| 3.1 Nutzer*innenverwaltung & Authentifizierung | |||||||||||
| F-01 – Registrierung & Login | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | |||||||
| F-01-A1 | Start Registrierung & Onboarding & Logging | Nutzerkonten können mit E-Mail, Nutzername, Passwort und Pflichtfeldern angelegt werden. Die Registrierung führt weiter in das Onboarding. Die Registrierung wird über eine Authentifizierungs-/Audit Protokollierung allgemein protokolliert. Auch nach der Registrierung werden weiterhin Zugriffsprotokolle/Audit-Logs mit Auth-/Security-Logging erfasst. Im Registrierungsprozess werden Seitenüberschriften genutzt, damit Nutzer*innen wissen wie weit sie im Prozess fortgeschritten sind. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-01-A2 | Automatische Rollenzuweisung | Klient*innen erhalten eine feste Standardrolle "Klient*in". Sie ordnen sich selbst einer oder mehreren Beratungsstellen zu. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-01-A3 | Leichte Sprache & Mehrsprachigkeit | Registrierungsvorgang für neue Nutzer*innen in den priorisierten Sprachen (siehe F-11-B1) und einfacher Sprache. Die getroffene Sprachwahl wird im Profil gespeichert. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-01-A4 | Akzeptanz Datenschutzeinwilligung und Nutzungsbedingungen | Die Einwilligung zur Datenschutzerklärung (DSGVO/DSG-EKD) und zu den Nutzungsbedingungen sind ein Pflichtschritt in der Registrierung für neue Nutzer*innen. Eine Registrierung ohne Bestätigung ist nicht möglich. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-01-A5 | Mehrsprachige Datenschutzerklärung & Nutzungsbedingungen | Die Datenschutzerklärung und die Nutzungsbedingungen können auf unterschiedlichen Sprachen eingesehen werden. Die Rechtstexte werden vom Auftraggeber geliefert. Die Texte werden zur Einsicht einfach verlinkt. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-01-A6 | Doppelregistrierung verhindern | Generische Fehlermeldung mit Hinweis darauf, dass ein Konto schon mit der hinterlegten E-Mail existiert. Umzusetzen über eine einfache "unique" Bedingung bzw. Prüfung in der Datenbank. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-01-A7 | Abbruch & Session-Timeout | Abbruch ohne dauerhafte Datenspeicherung; Standard Session-Timeout Umsetzung mit Hinweis. Keine komplexe Wiederherstellung von Daten. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-01-A8 | Klient*innen Selbstauskunft - Stammdaten | In einer separaten Datenbank werden zu den Nutzer*innen zugehörige Pflichtfelder (z.B. persönliche Merkmale wie Alter, Geschlecht, Bildungsstand, Erwerbsstatus) der Registrierung gespeichert. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-01-A9 | Login / Registrierung mit eMail bzw. Username & Passwort | Standard Login per E-Mail/Nutzername und Passwort. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-01-A10 | Passwort zurücksetzen | Standard Passwort Zurücksetzung per E-Mail. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-01 – Registrierung & Login | B-Kriterien (Kann) – Bepunktung | Typ | Ausschluss / Bepunktung | Gewichtung (Multiplikator) | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Gewichtete Punkte | Bewertung DWAH (0-5) | |||
| F-01-B1 | Tastaturnavigation & Screenreader | Die Registrierung ist über die Tastatureingabe bedienbar. | B (Kann) | 5 | 1 | 0 | |||||
| Gesamt B-Kriterien – F-01 – Registrierung & Login | 5 | 1 | 0 | 0 | |||||||
| F-02 – Stammdatenprofil anlegen & verwalten | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| F-02-A1 | Stammdatenprofil anlegen | Klient*innen können ein Stammdatenprofil anlegen und mit persönlichen Angaben (Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontaktdaten etc.) sowie antragsrelevanten Daten (für priorisierte Anträge, z.B. die Nummer der Bedarfsgemeinschaft bei Jobcentern) befüllen. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-02-A2 | Stammdaten & Konto bearbeiten & löschen | Klient*innen können ihre Stammdaten jederzeit selbst bearbeiten und löschen bzw. ihr Konto löschen. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-02 – Stammdatenprofil anlegen & verwalten | B-Kriterien (Kann) – Bepunktung | Typ | Ausschluss / Bepunktung | Gewichtung (Multiplikator) | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Gewichtete Punkte | Bewertung DWAH (0-5) | |||
| F-02-B1 | Hinweis auf veraltete Stammdaten | Bei Antragstellung eines neuen Antrages wird die Aktualität der Stammdaten über eine einfache Bestätigung der Klient*innen abgefragt. Sollten Klient*innen angeben, dass die Stammdaten nicht aktuell sind, werden diese zur Bearbeitung der Stammdaten weitergeleitet. | B (Kann) | 5 | 1 | 0 | |||||
| Gesamt B-Kriterien – F-02 – Stammdatenprofil anlegen & verwalten | 5 | 1 | 0 | 0 | |||||||
| F-03 – Rollenbasierte Zugriffskontrolle | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| F-03-A1 | Rollenmodell mit drei Rollen | Im Rollenmodell der Anwendung sind drei verschiedene Rollen vorhanden. 1. Klient*in 2. Berater*in 3. Admin Diese Rollen sorgen dafür, dass jede Personengruppe die für sie vorgesehenen Funktionen nutzen und die entsprechenden Daten einsehen kann. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-03-A2 | Zugriff nur auf zugewiesene Klient*innen | Berater*innen können auf die ihnen zugewiesenen Fälle zugreifen. Die Zuordnung erfolgt über die Zugehörigkeit zur Beratungsstelle. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-03-A3 | Rollenzuordnung durch Admins | Admins können Nutzer*innen den vordefinierten Rollenprofilen zuordnen. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| 3.2 Antragsbearbeitung | |||||||||||
| F-04 – Antragsauswahl & Erstinformation | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| F-04-A1 | Antragsübersicht & Auswahl | Klient*innen sehen eine übersichtliche Liste verfügbarer Antragstypen und können einen Antrag auswählen. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-04-A2 | Erstinformation bei Antragsauswahl | Beim Öffnen eines Antrags oder eines Info Icons zum Antrag erhalten Klient*innen eine kurze Erstinformation zum Antrag: Zweck der Leistung, Anspruchsvoraussetzungen, erforderliche Unterlagen, geltende Fristen in verständlicher Sprache. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-04-A3 | Erstinformation in gewählter Sprache | Alle Erstinformationen in der gewählten Sprache und Sprachstufe der Klient*in. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-05 – Dialogbasierter Antragsprozess | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| F-05-A1 | Dialogbasierte Führung durch den Antrag | Klient*innen werden mittels Fragen im Dialog mit dem KI Modell schrittweise durch den Antrag geführt; Antworten werden direkt in Antragsfelder übertragen. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-05-A2 | Kontextsensitive Erklärungen im Dialog | Die Anwendung erklärt jeden Schritt kontextsensitiv; Klient*innen können jederzeit Verständnisfragen stellen, ohne den Schritt zu verlassen. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-05-A3 | Kein Pflichtfeld wird übersprungen | Alle relevanten Pflichtfelder werden im dialogbasierten Prozess abgefragt; kein Pflichtfeld wird übersprungen. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-05-A4 | Sprache & Sprachniveau im Dialog | Dialog durchgängig in gewählter Sprache und Sprachniveau der Klient*in. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-05 – Dialogbasierter Antragsprozess | B-Kriterien (Kann) – Bepunktung | Typ | Ausschluss / Bepunktung | Gewichtung (Multiplikator) | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Gewichtete Punkte | Bewertung DWAH (0-5) | |||
| F-05-B1 | Spracheingabe & Sprachausgabe | Klient*innen können den Dialog per Spracheingabe führen; Anwendung wandelt Sprache in Text um; Korrektur per Sprache oder Tastatur möglich. | B (Kann) | 5 | 4 | 0 | |||||
| Gesamt B-Kriterien – F-05 – Dialogbasierter Antragsprozess | 5 | 4 | 0 | 0 | |||||||
| F-06 – Stammdaten-Übernahme & -Prüfung | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| F-06-A1 | Übernahme von Stammdaten in den Antrag | Die Anwendung bietet eine Vorbefüllung des Antrages aus den Stammdaten per manueller Bestätigung im Dialog an. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-07 – Dokumenten-Upload & OCR-Verarbeitung | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| F-07-A1 | Dokumenten-Upload (PDF & Foto) | Dokumente sind als PDF oder Foto hochladbar (JPEG, PNG, HEIC). | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-07-A2 | Bestätigung & Dokumentenübersicht | Es gibt eine Liste hochgeladener Dokumente und eine Bestätigung des erfolgreichen Uploads von Dokumenten. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-07 – Dokumenten-Upload & OCR-Verarbeitung | B-Kriterien (Kann) – Bepunktung | Typ | Ausschluss / Bepunktung | Gewichtung (Multiplikator) | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Gewichtete Punkte | Bewertung DWAH (0-5) | |||
| F-07-B1 | OCR-Texterkennung & Kategorisierung | Automatische OCR-Texterkennung und Verarbeitung des Dokumenteninhaltes per Foto-OCR, z.B. per Tesseract. | B (Kann) | 5 | 2 | 0 | |||||
| Gesamt B-Kriterien – F-07 – Dokumenten-Upload & OCR-Verarbeitung | 5 | 2 | 0 | 0 | |||||||
| F-08 – Vollständigkeits- & Plausibilitätsprüfung | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| F-08-A1 | Vollständigkeitsprüfung Pflichtfelder | Vor Antragsabschluss: fehlende Pflichtfelder benannt mit Erklärung warum sie erforderlich sind. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-08-A2 | Korrektur dialogbasiert oder manuell | Falls Angaben fehlen oder fehlerhaft sind, können sie korrigiert werden: entweder durch Zurückspringen an die betreffende Stelle im Antrag oder durch manuelles Anpassen der Angaben. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-09 – Antrag unterbrechen & fortsetzen | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| F-09-A1 | Zwischenspeicherung bei Unterbrechung | Antragsprozess jederzeit unterbrechbar; Bearbeitungsstand automatisch oder manuell gespeichert. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-10 – Antrag abschließen & weiterleiten | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| F-10-A1 | Weiterleitung an Berater*in nach Abschluss | Der Antragsentwurf wird über die Zugehörigkeit des*der Berater*in an diese übergeben. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-10-A2 | Check-Up vor Einreichung verpflichtend | Erst nach der Weiterleitung an eine*n Berater*in und einen Check-Up durch eine*n Berater*in kann der Antrag abgeschlossen und zum Versand exportiert werden. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-10-A3 | Benachrichtigung nach Freigabe | Nach einem erfolgten Check-Up des Antrages durch eine*n Berater*in erhält der*die antragstellende Klient*in eine In-App Statusmeldung. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| 3.3 KI-Assistenz & Sprachfunktionen | |||||||||||
| F-11 – Mehrsprachigkeit & Sprachniveauanpassung | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| F-11-A1 | Übersetzung aller Inhalte | Grundlegende UI-Elemente, Dialoge und Kernhinweise können in relevante Fremdsprachen (gem. F-11-B1) und einfache Sprache übersetzt werden. Übersetzungen werden durch den Auftraggeber validiert. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-11-A2 | Gespeicherte Wahl der Sprache | Die gewählte Sprache ist in den Profileinstellungen gespeichert. Entsprechend der Einstellungen wird diese Sprache zur Nutzung der Anwendung verwendet. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-11-A3 | Sprachumschaltung jederzeit möglich | Die gewählte Sprache kann in den Profileinstellungen gewechselt werden. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-11 – Mehrsprachigkeit & Sprachniveauanpassung | B-Kriterien (Kann) – Bepunktung | Typ | Ausschluss / Bepunktung | Gewichtung (Multiplikator) | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Gewichtete Punkte | Bewertung DWAH (0-5) | |||
| F-11-B1 | Übersetzung in Fremdsprachen | Priorisierte Fremdsprachen für diese Anwendungen sind: - Englisch - Türkisch - Russisch - Ukrainisch - Arabisch - Farsi - Französisch - Spanisch - Polnisch - Rumänisch - Bulgarisch - Kurdisch - Dari | B (Kann) | 5 | 4 | 0 | |||||
| F-11-B2 | Leichte Sprache (DIN SPEC 33429) | Die Anwendung unterstützt leichte Sprache als vereinfachte Text- und Promtvariante. Es erfolgt eine Orientierung an DIN SPEC 33429, welche nicht zertifiziert werden muss. | B (Kann) | 5 | 2 | 0 | |||||
| Gesamt B-Kriterien – F-11 – Mehrsprachigkeit & Sprachniveauanpassung | 10 | 6 | 0 | 0 | |||||||
| F-12 – Kontextuelle Erklärungen & Nachfragefunktion | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| F-12-A1 | Klient*innen-orientierte Kontextbezogene Hilfestellungen im Antrag | Klient*innen können bei Bedarf passende Erklärungen abrufen, etwa zu Zweck, Voraussetzungen, Fristen oder Fachbegriffen, direkt im Kontext des jeweiligen Antragsabschnitts, z. B. über Info-Schaltflächen oder bei Rückfragen. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-12-A2 | Guardrails: Erkennung von Fragen außerhalb des Antragsrahmens & aktiver Verweis an Beratungsstelle | Die Anwendung erkennt, wenn eine Frage oder ein Anliegen den inhaltlichen Rahmen des Antragsausfüllens überschreitet, etwa wenn persönliche Beratung, sozialrechtliche Einschätzungen über den Antrag hinaus oder Unterstützung in belastenden Lebenssituationen benötigt wird, die eine Fachkraft erfordert. In solchen Fällen weist die Anwendung klar auf ihre Zuständigkeitsgrenzen hin, lehnt eine inhaltliche Antwort freundlich ab und verweist aktiv an die zugeordnete Beratungsstelle, inklusive deren Kontaktinformationen. Die Anwendung beschränkt sich auf den Antragskontext; sie ist kein Beratungsinstrument für Fragen jenseits des Antrags. Dieses Verhalten ist technisch durch entsprechende Guardrails im System sicherzustellen, die den inhaltlichen Scope der Anwendung definieren und durchsetzen. Die Vorgaben für die Guardrails werden durch das DWAH zugeliefert. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-13 – Sozialrechtliche Auskunft & Folgeantrag-Erkennung | B-Kriterien (Kann) – Bepunktung | Typ | Ausschluss / Bepunktung | Gewichtung (Multiplikator) | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Gewichtete Punkte | Bewertung DWAH (0-5) | |||
| F-13-B1 | Automatische Folgeantrag-Erkennung | Wenn Klient*innen im Laufe des Ausfüllens eines Antrages Angaben machen, die einen weiteren Antrag oder ein weiteres Pflichtdokument erforderlich machen, etwa weil eine bestimmte Antwort eine gesetzliche Abhängigkeit auslöst oder ein Hauptantrag um weitere Bestandteile ergänzt werden muss, erkennt die Anwendung dies automatisch. Die Klient*innen erhalten unmittelbar einen verständlichen Hinweis, welches weitere Formular oder Dokument verpflichtend hinzukommt, warum es erforderlich ist und was passiert, wenn es nicht eingereicht wird. | B (Kann) | 5 | 1 | 0 | |||||
| F-13-B2 | Gemeinsames Ausfüllen Haupt- und Folgeantrag | Sobald ein verpflichtender Folgeantrag/zusätzlicher Antragsbestandteil erkannt wurde, bietet die Anwendung an, diesen direkt im Anschluss an den aktuellen Antrag auszufüllen. Bereits erfasste Angaben werden dabei automatisch übernommen, soweit sie für den weiteren Antrag relevant sind. Der Antrag wird als offene Aufgabe gespeichert und gut sichtbar zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt. | B (Kann) | 5 | 1 | 0 | |||||
| F-13-B3 | Hinweise auf Anspruchsberechtigungen | Die Anwendung kann Klient*innen Hinweise auf weitere Leistungen geben, für die eine Anspruchsberechtigung in Betracht kommen könnte. Diese basieren ausschließlich auf Angaben, die die Klient*innen selbst in der Anwendung gemacht haben, sowie auf erkannten Kontextsignalen wie Lebenslagenereignissen oder typischen Antragskombinationen. Hinweise sind sprachlich eindeutig als unverbindlich und vorläufig zu kennzeichnen. Formulierungen, die einen Anspruch bestätigen, ausschließen oder eine Entscheidung vorwegnehmen, sind nicht zulässig. Jeder Hinweis schließt mit einem Verweis auf eine zuständige Beratungsstelle, bei der Klient*innen eine verbindliche Auskunft einholen können. Anzahl und Zeitpunkt der Hinweise sind so zu begrenzen, dass keine Überfrachtung entsteht. Klient*innen müssen diese Hinweise deaktivieren können. | B (Kann) | 5 | 1 | 0 | |||||
| Gesamt B-Kriterien – F-13 – Sozialrechtliche Auskunft & Folgeantrag-Erkennung | 15 | 3 | 0 | 0 | |||||||
| 3.4 Berater*innen-Portal | |||||||||||
| F-14 – Antragsentwurf einsehen & prüfen | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| F-14-A1 | Aufgabenliste mit eingehenden Anträgen | Das Portal zeigt eingegangene und für die jeweilge Beratungskraft freigegebenen Anträge an. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-14-A2 | Markierung fehlerhafter und unvollständiger Felder | Die Anwendung markiert unvollständige Felder. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-14-A3 | Datensparsamkeit: nur freigegebene Dokumente | Es sind - im Sinne der Datensparsamkeit - nur die für die Beratungskraft freigegebenen und zugewiesenen Dokumente/Anträge sichtbar. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-14 – Antragsentwurf einsehen & prüfen | B-Kriterien (Kann) – Bepunktung | Typ | Ausschluss / Bepunktung | Gewichtung (Multiplikator) | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Gewichtete Punkte | Bewertung DWAH (0-5) | |||
| F-14-B1 | KI-gestützte Markierung auffälliger Felder | Die Anwendung kann darüber hinaus Felder markieren, die nicht regelbasiert als fehlerhaft erkennbar sind, aber aus inhaltlichen oder kontextuellen Gründen auffällig erscheinen. Dazu zählen etwa Werte, die nicht zu vorhandenen Stammdaten passen, ungewöhnliche Kombinationen von Angaben innerhalb eines Antrags, untypische Abweichungen gegenüber vergleichbaren Antragssituationen oder Eingaben, die im Gesamtkontext unplausibel wirken. Die Markierung erfolgt erkennbar abgegrenzt von den deterministischen Fehlermarkierungen und ist als Hinweis zur fachlichen Prüfung durch Berater*innen zu verstehen, nicht als Fehlerbefund. | B (Kann) | 5 | 1 | 0 | |||||
| F-14-B2 | Bearbeitungsstatus von Anträgen einsehen | Berater*innen können sehen welcher Bearbeitungsstatus von Anträgen von Klient*innen vorliegt. | B (Kann) | 5 | 1.5 | 0 | |||||
| F-14-B3 | Antrag Statuswechsel, Kommentierung und Bearbeitung | Wenn Berater*innen einen Antrag geprüft haben, können sie dessen Status wechseln und an Klient*innen damit zurückgeben. Berater*innen können im Antrag Bearbeitungen vornehmen. | B (Kann) | 5 | 1.5 | 0 | |||||
| Gesamt B-Kriterien – F-14 – Antragsentwurf einsehen & prüfen | 15 | 4 | 0 | 0 | |||||||
| 3.5 Administration & Betrieb | |||||||||||
| F-15 –Antragsformulare pflegen & aktualisieren | B-Kriterien (Kann) – Bepunktung | Typ | Ausschluss / Bepunktung | Gewichtung (Multiplikator) | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Gewichtete Punkte | Bewertung DWAH (0-5) | |||
| F-15-B1 | Nach der Pilotierung der Anwendung: Automatische Aktualisierung Abhängigkeitsregeln | Abhängigkeitsregeln zwischen Anträgen, also welche Folgeanträge oder Pflichtdokumente unter welchen Bedingungen erforderlich werden, werden vom System automatisch aktualisiert, wenn sich gesetzliche Grundlagen ändern. Auch hier prüft und gibt das Projektteam die Änderungen vor der Aktivierung frei. | B (Kann) | 5 | 1.5 | 0 | |||||
| F-15-B2 | Nach der Pilotierung der Anwendung: Neue Anträge eigenständig implementierbar | Das DWAH-Projektteam kann nach entsprechender Schulung neue Antragstypen eigenständig in die Anwendung einpflegen, ohne Abhängigkeit vom Dienstleister. Auch dieser Prozess folgt dem Prinzip der redaktionellen Freigabe: Das Team prüft die implementierten Inhalte vor der Aktivierung. | B (Kann) | 5 | 1.5 | 0 | |||||
| Gesamt B-Kriterien – F-15 – Antragsformulare pflegen & aktualisieren | 10 | 3 | 0 | 0 | |||||||
| F-16 – Fristen & Benachrichtigungen | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| F-16-A1 | Fristhinweis beim Antragsstart | Es gibt beim Start des Ausfüllungsprozesses einen Hinweis auf mögliche geltende Fristen. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-16 – Fristen & Benachrichtigungen | B-Kriterien (Kann) – Bepunktung | Typ | Ausschluss / Bepunktung | Gewichtung (Multiplikator) | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Gewichtete Punkte | Bewertung DWAH (0-5) | |||
| F-16-B1 | Nach der Pilotierung der Anwendung: Erinnerung bei unvollständigem Antrag vor Fristablauf | Erinnerung bei nahender Frist an unvollständige Anträge mit direktem Fortsetzungslink. | B (Kann) | 5 | 1 | 0 | |||||
| F-16-B2 | Nach der Pilotierung der Anwendung: Externe Benachrichtigung via E-Mail/Push | Erinnerungen über gewählten Kanal (In-App Benachrichtigung, eMail etc.) ohne Offenlegung sensibler Inhalte. | B (Kann) | 5 | 2 | 0 | |||||
| F-16-B3 | Nach der Pilotierung der Anwendung: Personalisierte Erinnerungseinstellungen | Es sind der Kanal, die Vorlaufzeit und die Häufigkeit von allen Benachrichtigungen in den Einstellungen konfigurierbar. | B (Kann) | 5 | 1 | 0 | |||||
| F-16-B4 | Nach der Pilotierung der Anwendung: Hinweis bei abgelaufener Frist | Es erfolgt ein Hinweis ohne Schuldzuweisung; Erklärung von Folgen und Nachreichmöglichkeiten. Textbausteine werden vom DWAH gestellt. | B (Kann) | 5 | 1 | 0 | |||||
| Gesamt B-Kriterien – F-16 – Fristen & Benachrichtigungen | 20 | 5 | 0 | 0 | |||||||
| F-17 – Monitoring & Evaluation | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| F-17-A1 | Automatisierte Nutzungs- und Qualitätskennzahlen | Es werden automatisiert die Basis Metriken der Anwendung in Kennzahlen erfasst. Dazu gehören Nutzungszahlen, Nutzungsdauer, Abschlusszahlen von Anträgen und das Feedback der Klient*innen und Berater*innen. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-17 – Monitoring & Evaluation | B-Kriterien (Kann) – Bepunktung | Typ | Ausschluss / Bepunktung | Gewichtung (Multiplikator) | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Gewichtete Punkte | Bewertung DWAH (0-5) | |||
| F-17-B1 | In-App-Befragung nach Antragsabschluss | Die Anwendung zeigt Klient*innen und Berater*innen nach Antragsabschluss bzw. Abschluss der Prüfung einen Hinweis (z. B. Banner oder Dialog) mit einem Link auf eine externe Befragung (z. B. MS Forms). Text und Ziel-URL des Hinweises sind durch die Administration des Auftraggebers ohne Eingriff des Dienstleisters pflegbar. Der Hinweis kann aktiviert und deaktiviert werden. Beim Aufruf des Links wird eine pseudonyme Nutzer-ID als Parameter übergeben. Die ID ist je Person über den gesamten Nutzungszeitraum stabil und erlaubt keinen Rückschluss auf Klardaten. Die externe Befragung liegt in Ausführung und Verantwortung beim Auftraggeber. | B (Kann) | 5 | 1 | 0 | |||||
| Gesamt B-Kriterien – F-17 – Monitoring & Evaluation | 5 | 1 | 0 | 0 | |||||||
| F-18 – Schulung & Onboarding | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| F-18-A1 | Schulungsunterlagen vor Produktivstart | Vor Produktivstart: schriftliches Handbuch (PDF/Web), FAQ-Dokument. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| F-18-A2 | Technische Dokumentation & Admin-Schulung | Die technische Dokumentation und Schulungen für die Administration ermöglichen dem DWAH Projektteam die Anwendung nach dem Pilotbetrieb eigenständig zu warten und weiterzuentwickeln. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| 3.6 Nichtfunktionale Anforderungen (NFA) | |||||||||||
| NFA-01 – Barrierefreiheit | B-Kriterien (Kann) – Bepunktung | Typ | Ausschluss / Bepunktung | Gewichtung (Multiplikator) | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Gewichtete Punkte | Bewertung DWAH (0-5) | |||
| NFA-01-B1 | Barrierefreie Umsetzung | Die Funktionen der Anwendung werden barrierefrei, angelehnt an die Regelungen der EN 301 549, BITV 2.0, WCAG 2.1 Level AA und Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) umgesetzt. Ein WCAG/BITV-Audit wird nicht benötigt, eine formale Zertifizierung ebenfalls nicht. | B (Kann) | 5 | 4 | 0 | |||||
| Gesamt B-Kriterien – NFA-01 – Barrierefreiheit | 5 | 4 | 0 | 0 | |||||||
| NFA-02 – Kommunikationston | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| NFA-02-A1 | Wertschätzende inklusive Sprache | Das KI-Modell ist so konfiguriert, dass es in allen Interaktionen, Fragen, Hinweise, Fehlermeldungen, Bestätigungen, in einer Sprache kommuniziert, die Klient*innen unabhängig von Sprachkenntnissen, Bildungshintergrund oder Aufenthaltsstatus mit Respekt begegnet. Fachbegriffe und bürokratischer Sprachgebrauch werden vermieden oder unmittelbar erklärt. Die Formulierungen sind so gewählt, dass sie niemanden ausgrenzen oder überfordern und die Würde der nutzenden Person in jeder Situation wahren. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| NFA-02-A2 | Ermutigende Feedbackmechanismen | Rückmeldungen der Anwendung, ob bei erfolgreichen Eingaben, Korrekturen oder Fehlern, sind durchgängig positiv und ermutigend formuliert. Fehler werden nicht als Versagen kommuniziert, sondern als normaler Teil des Prozesses, den die Anwendung gemeinsam mit der Klient*in löst. Fortschritte werden sichtbar gemacht und anerkannt, um die Motivation aufrechtzuerhalten, insbesondere bei komplexen oder langen Antragsprozessen. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| NFA-02-A3 | Einfühlsame Hinweise und Klarmachen der Grenzen der Anwendung in kritischen Situationen | In Situationen, die für Klient*innen besonders belastend sein können, etwa abgelaufene Fristen, fehlende Dokumente oder drohende Nachteile durch unvollständige Angaben, kommuniziert die Anwendung sachlich, klar und ohne jede Form von Schuldzuweisung. Hinweise erklären die Situation und zeigen konkrete nächste Schritte auf, anstatt Druck aufzubauen. Die Anwendung erkennt, dass viele Klient*innen sich bereits in belasteten Lebenslagen befinden, und trägt dem durch einen durchgängig ruhigen, unterstützenden Ton Rechnung. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| NFA-03 – Datenschutz | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| NFA-03-A1 | DSGVO & DSG-EKD-Konformität | Vollständige technische Konformität hinsichtlich des Datenschutzes in allen Modulen der Anwendung. Besonderer Schutz sensibler personenbezogener Daten. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| NFA-03-A2 | TOMs nach Art. 32 DSGVO | Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| NFA-03-A3 | Betroffenenrechte | Die Betroffenenrechte hinsichtlich des Datenschutzes werden über eine Export-/Löschkonzeption abgebildet. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| NFA-03-A4 | Automatische Datenlöschung | Automatische Löschung von Daten nach einfachen definierten Lösch- und Aufbewahrungsregeln. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| NFA-03-A5 | Verschlüsselung sensibler Daten | Es werden Standardverschlüsselungen über die eingesetzte Infrastruktur genutzt. TLS soll für die Übertragung und Verschlüsselung ruhender Daten in Cloud/Datenbanken/Storage Mechanismen dienen. Eine client oder feldbezogene Spezialverschlüsselung, Nutzer*innen-spezifisches Key Management, Hardware Security Model oder Bring Your Own Key Szenario oder eine gesonderte Verschlüsselungs-Compliance Dokumentation wird nicht benötigt. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| NFA-04 – EU AI Act | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| NFA-04-A1 | Transparenzhinweis KI-Interaktion | In allen dialogbasierten Prozessen müssen Klient*innen klar und transparent erkennen können, dass sie mit KI interagieren. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| NFA-05 – Corporate Design | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| NFA-05-A1 | ESF+ Kommunikationspflicht | Möglichkeit zur regelkonforme Einbindung von ESF+-Logos und Pflichtinformationen in die Anwendung. Die Logos werden durch den Auftraggeber bereitgestellt. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| NFA-06 – Skalierbarkeit & Rechte | B-Kriterien (Kann) – Bepunktung | Typ | Ausschluss / Bepunktung | Gewichtung (Multiplikator) | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Gewichtete Punkte | Bewertung DWAH (0-5) | |||
| NFA-06-B1 | Laststabilität bei Spitzenlast | Die Anwendung bleibt auch bei gleichzeitigen Zugriffsspitzen (z. B. zu Stoßzeiten oder bei Kampagnen) ohne spürbare Leistungseinbußen in der Pilotphase nutzbar. | B (Kann) | 5 | 2 | 0 | |||||
| Gesamt B-Kriterien – NFA-06 – Skalierbarkeit & Rechte | 5 | 2 | 0 | 0 | |||||||
| NFA-07 – KI-Modell Qualität & Auswahl | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| NFA-07-A1 | Unterstützung beim Ausfüllen von Anträgen ohne Entscheidungsfindung | Die Anwendung unterstützt Nutzer*innen beim Ausfüllen von Anträgen. Sie trifft dabei keine Entscheidungen über Ansprüche, Rechte oder Pflichten der Nutzer*innen, sondern dient ausschließlich als technische Hilfestellung zur korrekten und vollständigen Datenerfassung. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| NFA-07 – KI-Modell Qualität & Auswahl | B-Kriterien (Kann) – Bepunktung | Typ | Ausschluss / Bepunktung | Gewichtung (Multiplikator) | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Gewichtete Punkte | Bewertung DWAH (0-5) | |||
| NFA-07-B1 | Sozialrechtliches Wissen | Das KI-Modell bzw. die Modelle (er)kennen zuverlässig sozialrechtliche Zusammenhänge: Ansprüche, Ausschlusskriterien, Anrechnungsregeln, Wechselwirkungen, Fristen; in verständlicher Sprache mit Fallbeispielen. | B (Kann) | 5 | 3 | 0 | |||||
| Gesamt B-Kriterien – NFA-07 – KI-Modell-Qualität & Auswahl | 5 | 3 | 0 | 0 | |||||||
| NFA-08 – Infrastruktur & Portierbarkeit | A-Kriterien (Muss) – Ausschluss bei Nicht-Erfüllung | Typ | Erfüllung der Anforderung (Ja / Nein) | Beschreibung der Umsetzung durch den Bieter / Anmerungen | Erfüllt? | ||||||
| NFA-08-A1 | Umsetzung als Responsive Webapplikation | Vollständig nutzbar auf Desktop, Tablet und Smartphone; Browser: Chrome, Safari, Firefox, Edge. | A (Muss) | Ausschluss | |||||||
| GESAMTPUNKTZAHL B-Kriterien (alle Bereiche) | 110 | 39 | 0 | 0 | |||||||
| Maximal erreichbare gewichtete Punkte | 195 | ||||||||||
| Erreichte gewichtete Punkte | 0 |