Lastenheft DigiWohl-Projekt 2026-08-21 final.pdf

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Lastenheft DigiWohl Projekt – Software-Ent-

wicklung

Inhalt

Lastenheft DigiWohl Projekt – Software-Entwicklung ...............................................................1

1. Einleitung..........................................................................................................................1 1.1 Zielsetzung ......................................................................................................................2 1.1.1 Ziele des Diakonischen Werkes Altholstein GmbH allgemein ....................................2 1.1.2 Ziele und Nutzen für die Anwender*innen .................................................................3
2. Meilensteine ......................................................................................................................5
3. Anforderungen ..................................................................................................................7 3.1 Lizenzen der eingesetzten KI-Modelle ..........................................................................7 3.2 Technische Umgebung .................................................................................................7 3.3 A- und B-Anforderungen (Anforderungs- und Bewertungstabelle) ................................9 3.4 Implementierung der Anträge in Stufen ........................................................................9 3.5 Personalstärke Fachkräfte: ......................................................................................... 13
4. Lieferumfang, Prüfung und Abnahme .............................................................................. 13 4.1 Lieferumfang ............................................................................................................. 13 4.2 Prüfung und Abnahme ............................................................................................... 14 4.3 Regelung Testdaten.................................................................................................... 15
5. Termin- und Leistungsplan .............................................................................................. 15

1. Einleitung

Das vorliegende Lastenheft enthält die, an die zu entwickelnde Anwendung gestellten, funktiona-

len sowie nicht-funktionalen Anforderungen. Es wird durch die Anlage „Anforderungstabelle“ er-

gänzt. Diese Anlage enthält die Muss- und Kann-Anforderungen der zu entwickelnden Anwen-

dung im Detail. Lastenheft und Anforderungstabelle dienen als Basis für die Ausschreibung und

Vertragserfüllung als Werkvertrag und ist damit auch Vorgabe für die Angebotserstellung. Im

Falle eines Vertragsabschlusses zwischen Auftragnehmer und Auftraggeberin (Diakonisches

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Werk Altholstein GmbH), sind Lastenheft und Anforderungstabelle rechtlich bindend. Im Rahmen

des Angebots vorgenommene Bieterangaben oder Eintragungen in der Anforderungstabelle wer-

den nachrangig zu den Anforderungen/Vorgaben der Auftraggeberin Vertragsbestandteil. Mit den

gestellten Anforderungen werden die Rahmenbedingungen für die Entwicklung festgelegt. Die

Umsetzung im Einzelnen beschreibt der Auftragnehmer in der ausgefüllten Anforderungstabelle.

1.1 Zielsetzung

Das Projekt, welches durch die Entwicklung, Implementierung und Optimierung des KI-gestützten

Systems zur barrierefreien Antragstellung im Geschäftsbereich Soziale Hilfen umgesetzt werden

soll, verfolgt mehrere Ziele auf unterschiedlichen Ebenen und für unterschiedliche Stakeholder.

Die Beratungsstellen des Geschäftsbereiches Sozialen Hilfen der Diakonie Altholstein unterstüt-

zen benachteiligte Menschen bei sozialen Fragen (z.B. Sozial- oder Migrationsberatung). Ein zent-

rales Problem sind die komplexen und schwer verständlichen Antragsformulare der Behörden:

viele Klient*innen verfügen nicht über die nötigen sprachlichen oder fachlichen Kompetenzen, um

diese eigenständig auszufüllen. Gleichzeitig fehlen den Beratungsstellen die personellen Kapazi-

täten, dies in ausreichendem Umfang zu leisten. Dadurch gehen Ansprüche verloren und Ungleich-

heit wächst.

Die Beratungsstellen setzen digitale Tools bisher nur begrenzt ein, primär für interne Abläufe und

Statistik. KI-gestützte Lösungen oder barrierefreie Assistenzsysteme fehlen. Die IT-Infrastruktur

benötigt eine bedarfsgerechte Anpassung an die Klient*innen. Die geplante Anwendung schafft

hier Abhilfe: sie verbindet technische Innovation mit Inklusion und ermöglicht allen Klient*innen

eine eigenständige, barrierefreie Antragstellung.

1.1.1 Ziele des Diakonischen Werkes Altholstein GmbH allgemein

Dem Leitbild des Diakonischen Werkes Altholstein GmbH (DWAH) entsprechend, liegt ein

Selbstverständnis vor, welches darin begründet ist Menschen dabei zu unterstützen ihr Leben

selbstverantwortlich zu führen, einander wertschätzend zu begegnen und sich gegenseitig zu

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stärken. Handlungsleitend sind dabei neben einem Ausdruck des christlichen Glaubens und geleb-

ter Nächstenliebe in der Sozialen Arbeit, unter Anderem:

• ein wertfreier, respektvoller, ganzheitlicher Umgang mit allen Menschen,

• fachlich fundierte professionelle Qualität der Arbeit,

• Innovation, Lernkultur,

• Nachhaltigkeit (ökologisch, ökonomisch, sozial)

• Kooperation (innerhalb der Diakonie Altholstein und auch mit weiteren Akteuren der Re-

gion).

Diese Grundlage des Handelns des DWAH soll sich in der zu entwickelnden Anwendung - in allen

Facetten - widerspiegeln.

Ein besonderes Ziel für das DWAH in diesem Projekt ist zudem die Skalierbarkeit. Es soll eine

solide Basis geschaffen werden, welche sich sukzessiv erweitern und skalieren lassen soll, damit

die Anwendung auch in anderen Geschäftsbereichen und ggf. anderen Organisationen genutzt wer-

den kann. Damit das DWAH auch zukünftig verantwortungsvoll und eigenständig die Anwendung

fortführen kann, liegen alle dazu nötigen Rechte an der entwickelten Anwendung in technischer

und konzeptueller Hinsicht ausschließlich beim DWAH. Dies schließt umfassende und auch hin-

sichtlich der Nutzerzahl unbeschränkte Rechte zur Nutzung und Verwertung in jeder bei Vertrags-

schluss bekannten oder unbekannten Form, zur Änderung, Umgestaltung und Weiterentwicklung

ein, einschließlich des Rechts zur Weiterübertragung. Für verwendete KI-Modelle gelten die nä-

heren Bestimmungen gem. Ziff. 3.1.

1.1.2 Ziele und Nutzen für die Anwender*innen

Die Anwendung soll künftig sowohl von Berater*innen aus Beratungsstellen des Geschäftsberei-

ches Soziale Hilfen, als auch von deren Klientinnen genutzt werden können. Die Klientinnen

stammen aus einem breiten Feld verschiedener Zielgruppen. Um die hier folgenden Ziele umzu-

setzen, werden an späterer Stelle die funktionalen, nichtfunktionalen, gesetzlichen, (Corporate)-

Design und technischen Anforderungen definiert. Für die folgenden Nutzer*innen-Gruppen gilt:

Berater*innen

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• Die Berater*innen der Beratungsstellen sollen, durch eine automatisierte Unterstützung für

die Klient*innen, in ihrem Arbeitsalltag entlastet werden. Sehr hohe Fallzahlen und be-

grenzte Kapazitäten führen zu einer Überlastung der Beratungsstellen. Die für Beratungs-

gespräche zur Verfügung stehenden Ressourcen sollen durch eine erfolgreiche Implemen-

tierung der Anwendung für beratungsintensive Fälle genutzt werden. Bei vielen Formen

von Anträgen ist eine tiefgehende Beratung nicht notwendig.

o für eine Entlastung durch die Anwendung, muss diese sich einfach in die Arbeits-

prozesse eingliedern lassen

o Zugleich sollen die Berater*innen im Umgang mit der Anwendung geschult wer-

den, sodass sie einen Kenntnisstand aufweisen, welcher sie befähigt kompetente

Ansprechpartnerinnen für Fragen der Klientinnen zu sein.

• Durch die Nutzung der Anwendung und dessen Übersetzungsfunktionen sollen seltener

Dolmetscher*innen oder übersetzende Bekannte/Angehörige etc. in Anspruch genommen

werden müssen.

Zielgruppen der Klient*innen

• Menschen, die Schwierigkeiten haben Anträge selbstständig, erfolgreich auszufüllen und

zu verstehen

o etwa aufgrund von: komplexer bürokratischer Sprache, mangelnden Deutschkennt-

nissen, Erkrankungen, mangelndem Verständnis des Systems der sozialen Siche-

rung in Deutschland

• Menschen mit Hemmungen sich mit Behörden/Beratungsstellen etc. in Verbindung und

auseinander zu setzen

• Analphabet*innen

• Menschen mit Beeinträchtigungen (Hören/Sehen)

• Menschen mit kognitiven Einschränkungen (Gedächtnis, Aufmerksamkeit, Sprache, Kon-

zentration etc.)

• Geflüchtete

• Menschen mit Migrationshintergrund

• Wohnungslose

• Frauen

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• Die Klientinnen unterstützende Personen (Freundinnen, Ehrenamt, Bekannte etc.)

• Personen mit speziellen Anliegen (etwa bei Insolvenzgeldanträgen).

2. Meilensteine

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3. Anforderungen

3.1 Lizenzen der eingesetzten KI-Modelle

Eine grundlegende Anforderung an die zu entwickelnde Anwendung betrifft die Lizenzierung der

eingesetzten KI-Modelle. Für die Anwendung wird mindestens ein bereits bestehendes KI-Modell

genutzt. Alle eingesetzten Modelle müssen unter einer Lizenz stehen, die eine freie kommerzielle

Nutzung, Modifikation und Weitergabe ohne Copyleft-Verpflichtungen erlaubt. Geeignet sind ins-

besondere die MIT-Lizenz und die Apache-2.0-Lizenz; darüber hinaus können auch weitere Li-

zenzformen genutzt werden, sofern sie die vorgenannten Bedingungen (freie kommerzielle Nut-

zung, Modifikation und Weitergabe ohne Copyleft) gleichermaßen erfüllen. Lizenzen mit Copy-

left-Charakter (z. B. GPL) oder mit Einschränkungen der kommerziellen Nutzung sind ausge-

schlossen. Der Auftragnehmer weist für jedes eingesetzte Modell die verwendete Lizenz nach und

stellt sicher, dass die uneingeschränkte Weiterverwendung durch das DWAH ohne zusätzliches

Entgelt gewährleistet ist.

3.2 Technische Umgebung

Die zu entwickelnde Individualsoftware soll sich in die nachfolgend beschriebene technische Um-

gebung der Auftraggeberin eingliedern. Die Umgebung befindet sich derzeit im Aufbau; die fol-

genden Angaben beschreiben die geplante Ausstattung als Mindestanforderungen. Geringfügige

Abweichungen der final bereitgestellten Geräte sind möglich, die grundsätzliche Systemlandschaft

bleibt hiervon jedoch unberührt.

Server-Infrastruktur (On-Premise): Für den Betrieb der Anwendung einschließlich der KI-Mo-

delle steht ein dedizierter KI-Server im 19-Zoll-Rackformat zur Verfügung. Vorgesehen ist ein

Serverprozessor der x64-Architektur (keine ARM-Architektur) mit mindestens 20 Kernen, min-

destens 256 GB DDR5-ECC-Arbeitsspeicher sowie zwei dedizierte, für den Serverbetrieb ausge-

legte GPUs für KI-Anwendungen mit jeweils mindestens 96 GB GDDR7-Grafikspeicher. Als

Massenspeicher stehen mindestens 7,68 TB NVMe-Speicher mit hardware- und softwareseitiger

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RAID-Unterstützung (RAID 6, mindestens 3,6 TB Nutzkapazität im RAID 6-Verbund) zur Ver-

fügung. Der Server wird ohne vorinstalliertes Betriebssystem bereitgestellt und ist für den 24/7-

Dauerbetrieb sowie den Einsatz gängiger Virtualisierungsplattformen ausgelegt. Die Anwendung

ist somit vollständig on-premises zu betreiben; ein Betrieb bzw. eine Verarbeitung personenbezo-

gener Daten auf externen Cloud-Diensten ist nicht vorgesehen.

Die zu entwickelnde Software soll auf dieser Infrastruktur laufen. Das Betriebssystem ist nicht

festgelegt. In Frage kommen hierbei etwa Windows Server oder geeignete Linux Distributionen.

Etwaige anfallende Kosten und die Installation übernimmt das DWAH. Sollten Virtualisierungs-

lösungen (auf Anraten des Auftragnehmers) genutzt werden müssen, so trägt das DWAH in diesem

Fall ebenfalls die entstehenden Kosten.

Netzwerksicherheit: Das Netzwerk wird durch eine dedizierte Hardware-Firewall im 19-Zoll-

Rackformat abgesichert. Diese verfügt über eine Dual-Prozessor-Architektur mit dedizierter Hard-

ware-Beschleunigung für die Paketverarbeitung, einen Firewall-Durchsatz von mindestens 58

Gbit/s, einen IPS-Durchsatz von mindestens 14 Gbit/s sowie einen Durchsatz im Bedrohungs-

schutz von mindestens 3 Gbit/s. Die zu entwickelnde Anwendung muss innerhalb dieser abgesi-

cherten Netzwerkumgebung betrieben werden können.

Arbeitsplätze / Terminals: In den Beratungsstellen kommen Notebooks zum Einsatz (mindestens

15-Zoll-Display mit mindestens Full-HD-Auflösung, Prozessor mit mindestens 6 physischen Ker-

nen, mindestens 16 GB RAM, mindestens 256 GB SSD, in die CPU integrierte oder gleichwertige

Grafikeinheit, Wi-Fi 6/6E, Bluetooth, Full-HD-Webcam mit Mikrofon). Die Notebooks werden

ohne Betriebssystem beschafft und durch das DWAH mit Windows 11 Enterprise bereitgestellt.

Ergänzt werden die Arbeitsplätze um kabelgebundene Mäuse und Headsets (jeweils USB-A).

Dokumentenerfassung: Zur Digitalisierung von Nachweisen und ergänzenden Unterlagen (z. B.

Bescheide, Belege) stehen Einzelblatt-Dokumentenscanner zur Verfügung, mit einer Auflösung

von 600 × 600 dpi, beidseitigem Scannen in einem Durchgang, Einzugskapazität für mindestens

70 Blatt, automatischer Seitendrehung und -korrektur, Textverbesserung, OCR-Funktion sowie

Standalone-Betrieb. Die Scanner unterstützen die Ausgabeformate PDF, PDF/A, PNG und JPEG

und können per WLAN, USB und Ethernet angebunden werden (Scannen in Netzwerkordner, an

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E-Mail, FTP und USB). Die Anwendung muss die hierüber erzeugten Dokumente verarbeiten

können.

Mobile Endgeräte für Klient*innen: Als Endgeräte für die Nutzung der Anwendung durch Kli-

ent*innen stehen Tablet-Computer mit iOS-Betriebssystem (13-Zoll-Touchdisplay, Unterstützung

für Stifteingabe, inkl. kompatiblem Eingabestift) sowie Tablet-Computer mit Android-Betriebs-

system (13,1-Zoll-Touchdisplay, inkl. kompatiblem Eingabestift, IP68-Zertifizierung) zur Verfü-

gung. Die Anwendung muss auf beiden Plattformen in gängigen Standard Browsern (etwa Sa-

fari/Chrome) vollständig nutzbar sein.

3.3 A- und B-Anforderungen (Anforderungs- und Bewertungstabelle)

Die Anforderungen der zu entwickelnden Anforderung sind in der Anforderungs- und Bewer-

tungstabelle aufgeführt. Sie gliedern sich in A (MUSS) und B (KANN) Anforderungen (siehe An-

lagen). Diese sind sowohl für die Vergabephase als Kriterien als auch im Zuschlagsfall als Anfor-

derungen für die Vertragserfüllung von Bedeutung:

In der Vergabephase gilt: Das Nicht-Erfüllen auch nur eines A-Kriteriums (Muss) führt zum so-

fortigen Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. B-Kriterien (Kann) werden bepunktet. Die Ein-

zelheiten zu der Bepunktung finden sich in dem entsprechenden Anhang der Anforderungstabelle.

Im Zuschlagsfall gilt: Die Erfüllung der A-Anforderungen ist in jedem Fall zwingender Inhalt der

vertraglichen Leistungspflichten und Voraussetzung für eine Freiheit der Leistung von wesentli-

chen Mängeln. Im Hinblick auf die B-Anforderungen gilt das nach Maßgabe dessen, was im be-

zuschlagten Angebot zur Erfüllung der jeweiligen B-Anforderung angeboten wurde.

3.4 Implementierung der Anträge in Stufen

Anders als die A- und B-Anforderungen sind die zu implementierenden Anträge nicht Bestandteil

der Anforderungs- und Bewertungstabelle. Sie werden nicht bepunktet, sondern die Bearbeitung

durch die zu entwickelnde Software nach Maßgabe des Lastenhefts, insbesondere der A- und B-

Anforderungen ist verbindlicher Leistungsumfang des Projekts. Ihre Umsetzung erfolgt stufen-

weise: Die Anträge sind in vier Prioritätskategorien (A–D) eingeteilt, die jeweils einem

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Meilenstein des Projekts zugeordnet sind. Zum jeweiligen Meilenstein müssen alle Anträge der

zugehörigen Kategorie erfolgreich implementiert sein. Anträge der Priorität D, welche vom

DWAH implementiert werden sollen, müssen nicht zum jeweiligen Meilenstein erfolgreich imple-

mentiert sein. Bei Priorität D ist entscheidend für die Abnahme, dass das DWAH in die Lage

versetzt wurde die Anträge eigenständig zu implementieren.

Die zu implementierenden Anträge sind in vier Kategorien eingeteilt. Kategorien A–C werden

vollständig durch den Auftragnehmer entwickelt und implementiert. Kategorie D wird durch das

DWAH-Team eigenständig implementiert; der Auftragnehmer schult das Team entsprechend.

*= nach erfolgter Schulung zur selbstständigen Implementierung von Anträgen durch den Auf-

tragnehmer

Ein Teil der Anträge liegt nicht als PDF-Formular vor, sondern kann ausschließlich über techni-

sche Schnittstellen zu den zuständigen Behörden eingereicht werden; die Verantwortung für die

Bereitstellung und Verfügbarkeit dieser Schnittstellen selbst liegt beim DWAH, der Auftragneh-

mer verantwortet deren Anbindung in der Anwendung.

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3.5 Personalstärke Fachkräfte:

Das Unternehmen muss über hinreichende personelle Kapazitäten im Bereich der Führungskräfte

und des sonstigen Fachpersonals zur Erfüllung der Aufgaben verfügen. Mindestanforderung: Zum

Zeitpunkt der Bewerbung mindestens 10 fest im Unternehmen tätige Beschäftigte mit fachlicher

Qualifikation zur Softwareentwicklung (Fachkräfte als Vollzeitäquivalente, einschl. Führungs-

kräfte).

4. Lieferumfang, Prüfung und Abnahme

4.1 Lieferumfang

Der Auftragnehmer erbringt im Rahmen dieses Projekts folgende Leistungen und Lieferbestand-

teile:

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Software und Quellcode: Die vollständig entwickelte, lauffähige und barrierefreie Anwendung

gemäß den A- und B-Anforderungen der Bewertungstabelle sowie der stufenweisen Implementie-

rung der Anträge der Kategorien A-C. Der gesamte Quellcode wird dem DWAH übergeben; alle

technischen und konzeptuellen Rechte an der Anwendung liegen beim DWAH.

Dokumentation: eine technische und anwendungsbezogene Dokumentation, die das DWAH be-

fähigt, die Anwendung eigenständig fortzuführen, zu warten und zu skalieren.

Schulung: die Schulung der Multiplikator*innen im Umgang mit der Anwendung sowie die Schu-

lung des DWAH-Teams bzw. der Administration zur selbstständigen Implementierung weiterer

Anträge.

Pilotbetrieb und Abnahme: die Begleitung des Pilotbetriebs, die Behebung systematischer An-

wendungsfehler sowie die Erbringung der Nachweise für die meilensteinbezogene Abnahme.

4.2 Prüfung und Abnahme

Meilensteingebundene Bereitstellung und Abnahme der Anträge und Anforderungen:

Die zu implementierenden Anträge werden entsprechend ihrer Prioritätskategorie den jeweiligen

Meilensteinen zugeordnet. Zum Abschluss eines Meilensteins müssen sämtliche zugeordneten An-

träge vollständig implementiert und als durchgängige, funktionsfähige Antragsprozesse testbar

sein. Die Zuordnung bestimmt den geschuldeten Implementierungsumfang; der Abnahmemaßstab

ergibt sich weiterhin aus der Anforderungs- und Bewertungstabelle.

In Vorbereitung des jeweiligen Meilensteinabschlusses führt das DWAH-Projektteam eine Vor-

prüfung der bis dahin umgesetzten A-Anforderungen sowie der im bezuschlagten Angebot zuge-

sagten B-Anforderungen durch. Festgestellte Auffälligkeiten und Mängel werden dokumentiert

und dem Auftragnehmer zur Behebung mitgeteilt.

Zum Meilensteinabschluss erfolgt eine Teilabnahme. Gemeinsam prüfen der Auftragnehmer und

DWAH die implementierten Anträge und Anforderungen gemeinsam auf ihre Funktionsfähigkeit

und Performance. Grundlage sind die Anforderungs- und Bewertungstabelle sowie die Ergebnisse

der Vorprüfung.

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Die Teilabnahme des jeweiligen Meilensteins wird erteilt, wenn

• sämtliche zugeordneten Anträge vollständig und testbar implementiert sind,

• die für den Meilenstein geschuldeten A-Anforderungen und zugesagten B-Anforderungen

nachweisbar erfüllt sind,

• die Funktionen erfolgreich arbeiten und die Performance den Vorgaben des Lastenhefts

entspricht und

• keine wesentlichen, der Abnahme entgegenstehenden Mängel vorliegen.

Spätestens zur Teilabnahme von Meilenstein 4 müssen sämtliche A-Anforderungen sowie alle im

bezuschlagten Angebot zugesagten B-Anforderungen vollständig erfüllt sein. Nach der letzten er-

folgten Teilabnahme erfolgt die Gesamtabnahme.

4.3 Regelung Testdaten

Die für Stichproben und Funktionstests erforderlichen Testdaten werden vom Auftraggeber selbst

bereitgestellt. Sie umfassen fiktive Testpersonen für Antragstellungen sowie beispielhafte Belege

und Dokumente, auf deren Grundlage Anträge mit der Anwendung ausgefüllt werden. Die Test-

daten enthalten ausschließlich frei erfundene, nicht personenbezogene Daten und dienen der Prü-

fung der fachlichen Funktionalität sowie der stichprobenartigen Kontrolle der Antragsverarbei-

tung. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer die Testdaten in geeigneter Form zur Verfügung.

5. Termin- und Leistungsplan

Der nachfolgend dargestellte Termin- und Zahlungsplan zeigt eine Verteilung der Meilensteine

über eine Projektlaufzeit von 26 Monaten. Vorgesehen ist eine beispielhafte Kombination aus Ab-

schlagszahlungen von jeweils 3.250 € brutto und ergänzenden Abschlusszahlungen bei Erreichen

der jeweiligen Meilensteine. Die Darstellung geht rein rechnerisch davon aus, dass die vorgese-

hene Obergrenze vollständig ausgeschöpft wird.

Beispielhaft sind meilensteingebundene Restsummen von 6.500 € für Meilenstein 2, 32.500 € für

Meilenstein 3, jeweils 9.750 € für die Meilensteine 4 und 5 sowie insgesamt 19.500 € für die

Meilensteine 6 und 7 vorgesehen.

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Die dargestellte Aufteilung ist musterhaft. Sie begründet weder verbindliche Zahlungstermine

noch Zahlungsansprüche. Die Vertragsparteien vereinbaren nach Zuschlag einen Zahlungsplan,

der das nachstehende Muster auf der Basis des tatsächlichen Angebotspreises sinngemäß anpasst.

Die tatsächliche Zahlung richtet sich nach dem Projektverlauf, dem Erreichen beziehungsweise

der Abnahme der Meilensteine und den vertraglichen Vereinbarungen.

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