2026_136_MS_Leistungsbeschreibung Sanktionslisten-Software.pdf

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UNIVERSITÄT MÜNSTER AUSSCHREIBUNG 2026_136 _MS SANKTIONSLISTEN-SOFTWARE

Ausschreibung 2026_136_MS

Sanktionslisten-Software

Leistungsbeschreibung

Inhaltsverzeichnis

1 Beschreibung ................................................................................................................................. 3

2 Eignungskriterien ........................................................................................................................... 3

3 Fristen und weitere Informationen ............................................................................................... 4

4 Abnahme ........................................................................................................................................ 4

5 Angebot und Wertung .................................................................................................................... 4

6 Vertragsart, Vertragsänderungen und Vertragsergänzungen .................................................... 4

7 Vertragslaufzeit und Kündigung, Preiserhöhung ....................................................................... 5

8 Gerichtsstand und Erfüllungsort .................................................................................................. 5

9 Lieferung und Zahlungsbedingungen, Rechnungsstellung ....................................................... 5

10 Leistungsbeschreibung ............................................................................................................. 5

10.1.1 Anforderung und Vorstellung der Software ................................................................. 5

10.1.2 Ziele der Einführung ...................................................................................................... 5

10.1.3 Synchrone und asynchrone Prüfung der SAP-Systeme .............................................. 6

10.1.4 Adhoc Prüfung ................................................................................................................ 6

10.1.5 Weitere zu prüfende Systeme ....................................................................................... 6

10.1.6 Umfang der Prüfung ....................................................................................................... 6

10.1.7 Grundinstallation ........................................................................................................... 7

10.1.8 Anbindung folgender Quellsysteme ............................................................................ 7

10.1.9 Quellsystem: SAP ERP/HCM ......................................................................................... 7

10.1.10 Quellsystem: SAP SLcM (E03/Q03 und P03) .......................................................... 8

10.1.11 Data-Ownership ......................................................................................................... 8

10.1.12 Anbindung folgender Zielsysteme ........................................................................... 8

10.1.13 Bereitstellung der notwendigen Prozesse............................................................... 8

10.1.14 Berichte und Reporting ............................................................................................. 8

10.1.15 Konzeption / Architektur der Lösung ....................................................................... 9

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10.1.16 Workshops .................................................................................................................. 9

10.1.17 Prototyping ................................................................................................................. 9

10.1.18 Dokumentation .......................................................................................................... 9

10.1.19 Technisches Konzept ................................................................................................. 9

10.1.20 SAP-User ..................................................................................................................... 9

10.1.21 Client-User .................................................................................................................. 9

10.1.22 Konfiguration der Kommunikationsstrecken .......................................................... 9

10.1.23 SAP-Client-Verbindung ............................................................................................ 10

10.1.24 Hardware-Umgebung / Rechenzentrum ................................................................ 10

10.1.25 Schwellenwert der Prüfung ..................................................................................... 10

10.1.26 Treffer-Monitor ......................................................................................................... 10

10.1.27 Admin-Zugang .......................................................................................................... 10

10.1.28 Projektzeitraum ........................................................................................................ 10

10.1.29 Konzept Projektdurchführung ................................................................................ 10

10.1.30 Geplante Projektorganisation ................................................................................. 10

10.1.31 Geplante Mitwirkung der UNIMS ............................................................................ 11

10.1.32 Qualifizierung und Know-how Transfer ................................................................. 11

10.1.33 Testdurchführung .................................................................................................... 11

10.1.34 Funktions-, Integrations- und Abnahmetests ....................................................... 11

10.1.35 Datenmigration – initial Load ................................................................................. 11

10.1.36 Anlaufunterstützung ................................................................................................ 12

10.1.37 Prozessmanagement ............................................................................................... 12

10.1.38 Workflow-Entwicklung ............................................................................................. 12

10.1.39 Corporate Identity (CI) und Corporate Design (CD) .............................................. 13

10.1.40 Arbeitszeit ................................................................................................................ 13

11 Anlagen ..................................................................................................................................... 13

12 Preisblatt .................................................................................................................................. 14

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1 Beschreibung Das Dezernat 5.4 Steuerabteilung benötigt für die Geschäftspartner der Universität Münster eine Software zur Prüfung gegen die Sanktionslisten. Diese Software muss im S/4hana Systemumfeld der SAP eingesetzt werden können. Die Prüfung soll weitestgehend synchron bei Eingabe der Stammdaten erfolgen.

Die Laufzeit ist vom 01.01.2027 bis 31.12.2030 mit der Option auf Verlängerung für ein weiteres Jahr geplant.

Für die Beschaffung soll ein EVB-IT Überlassungsvertrag Typ A mit Pflege geschlossen werden.

AGB des Arbeitnehmers werden von der Universität Münster grundsätzlich ausgeschlossen. D.h. es werden auch keine eigenen Service- oder Lizenzverträge des Auftragnehmers gewünscht.

2 Eignungskriterien Die Prüfung der Eignung dient dem Zweck, festzustellen, ob Bieter in der Lage sein werden bzw. Gewähr dafür bieten, den zu vergebenen Auftrag sachgerecht und ordnungsgemäß zu erfüllen. Die Bieter müssen die notwendige Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit für die Auftragsdurchführung besitzen. Dies wird anhand der in der folgenden Tabelle aufgeführten Eignungskriterien überprüft.

Angebote von Bietern, die nicht sämtliche Eignungsnachweise enthalten, werden ausgeschlossen. Die Vergabestelle behält sich vor, zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens erneut in die Eignungsprüfung einzutreten.

Bei Bietergemeinschaften sind die in der Tabelle unten aufgeführten Eignungsnachweise Nr. 1 – 4 von jedem Bieter zu erbringen. Eine Ausnahme gilt für den Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung, hier reicht der Nachweis durch einen Bieter der Bietergemeinschaft aufgrund der gesamtschuldnerischen Haftung aus.

Bei Nachunternehmen: Die mit dem Angebot vorzulegenden, in der Tabelle genannten Eignungsnachweise sind hinsichtlich der von bereits bekannten Unterauftragnehmern zu erbringenden Teilleistungen auch von diesen beizubringen. Die Eignungskriterien sind von Bietergemeinschaften in Summe zu erbringen.

Die Eignung wird anhand der folgenden Kriterien überprüft:

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Die Eignung wird anhand der o.g. Kriterien überprüft. Als Ergebnis werden die Unternehmen als geeignet betrachtet, welche sämtliche Kriterien erfüllen.

3 Fristen und weitere Informationen Fristen und weitere Informationen finden Sie direkt in der elektronischen Vergabeakte auf dem Vergabemarktplatz.

4 Abnahme Die Auftraggeberin wird die Abnahme schnellstmöglich, spätestens 4 Wochen nach der (vollständigen) Installation und Inbetriebnahme in den produktiven SAP-Systemen durchführen. Funktionstest der Software erfolgt gemeinsam in den SAP-Q-Systemen durch den Anbieter und der Auftraggeberin.

5 Angebot und Wertung Bitte bauen Sie ihr Angebot nach der Gliederung der Bewertungsmatrix auf. Das Angebot mit der besten Gesamtbenotung, nach der beigefügten Bewertungsmatrix, erhält den Zuschlag.

Alle Kap. (10.1.1-10.1.40) der Leistungsbeschreibung, soweit es sich nicht nur um Erklärungen oder Hinweise handelt, stellen Musskriterien dar. Werden diese nicht erfüllt, wird Ihr Angebot ausgeschlossen. Bitte erläutern sie diese daher kurz.

6 Vertragsart, Vertragsänderungen und Vertragsergänzungen Mit dem Bestbieter wird ein EVB-IT Überlassungsvertrag Typ A mit Pflege (Langfassung) geschlossen. AGB des Arbeitnehmers (AN) werden von der Universität Münster grundsätzlich ausgeschlossen. D.h. es werden auch keine eigenen Service- oder Lizenzverträge des Auftragnehmers gewünscht.

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7 Vertragslaufzeit und Kündigung, Preiserhöhung Die Laufzeit ist vom 01.01.2027 bis 31.12.2030 mit der Option auf Verlängerung um ein weiteres Jahr geplant. Teilkündigungen sollen möglich sein. Kündigungsfrist soll 3 Monate zum Jahresende sein. Preiserhöhungen werden in den ersten 24 Monaten der Laufzeit ausgeschlossen. Danach greifen nur die laut EVB-IT maximalen Preiserhöhungen pro Jahr. Die Erhöhung hat angemessen und nicht entgegen der für die Leistung relevanten Markttendenz zu sein und darf maximal 3% der zum Zeitpunkt der Ankündigung der Erhöhung geltenden Vergütung betragen. Entsprechende Regelungen werden im EVB-IT Überlassungsvertrag festgelegt.

8 Gerichtsstand und Erfüllungsort Gerichtsstand und Erfüllungsort ist Münster.

9 Lieferung und Zahlungsbedingungen, Rechnungsstellung Die Lieferung erfolgt frei Verwendungsstelle. Eine entsprechende Mailadresse wird noch mitgeteilt. Nach Lieferung der Software werden 60 % vergütet. Nach erfolgreicher „Go-Live“ Abnahme (Kap. 10.1.34 der LB) erfolgt die Schlusszahlung von 40%. Rechnungsstellung ist der erste Tag der Leistungserbringung (= Startdatum der Lizenz). Es gilt für diese Ausschreibung die Zahlungsbedingung 30 Tage rein netto. Ein Skonto findet bei der Bewertung der Angebote keine Berücksichtigung.

10 Leistungsbeschreibung 10.1.1 Anforderung und Vorstellung der Software Die Universität Münster (UNIMS) ist mit rund 41.200 Studierenden, 250 Studiengängen, 7.850 wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sowie einem Jahresetat von ca. 500 Mio. € eine der größten Hochschulen Deutschlands. Im Rahmen der Einführung eines Compliance-Programms für die Exportkontrolle prüfen wir seit ca. vier Jahren Bestands- und Bewegungsdaten mittels Sanktionslisten. Die Prüfung fand sowohl synchron, als auch asynchron (Exportdatei) statt. Anfang des Jahres 2026 wurde das SAP R3 System auf S/4hana umgestellt. Für dieses System ist eine synchrone Prüfung gewünscht. Die asynchrone (Datei-) Prüfung soll für das Studierenden „SLCM“ System ausgeführt werden, welches noch auf SAP R3 basiert, langfristig jedoch auch auf s/4hana umgestellt werden wird. Gewünscht ist eine Lösung, die die Eingabe der Daten im Sanktionsfall verhindert und erst nach Freigabe die Speicherung erlaubt.

Bitte stellen Sie Ihre Software z.B. als Powerpoint, Video, Youtube o.ä. (Link) entsprechend Nr. (1.2.1-1.2.4) der Bewertungsmatrix vor.

10.1.2 Ziele der Einführung Der IST-Prozess sieht wie folgt aus: Die jetzigen drei SAP-Systeme werden maschinell mittels synchroner Prüfung und per Datenextract geprüft. Die Deltaprüfung bei bestehenden Stammdaten erfolgt nachts per Batchlauf. Die Bearbeitung der Treffer / nicht-Treffer erfolgt zentral über ein einziges Programm an dem die drei SAP-Systeme angebunden sind. Bei der Unterbrechung der Prüfung werden die neu eingegebenen Fälle gepuffert und nach der Wiederherstellung des Systems geprüft. Dadurch ist eine ununterbrochene Bearbeitung in den Fachabteilungen gewährleistet und es kommt nicht zu gravierenden Ausfallzeiten. Die Bearbeitung der (Treffer / Nicht Treffer) Fälle soll prozessual so gesteuert werden können, dass die eingebende Stelle den Fall selber prüfen und freigeben, bzw. terminieren muss. Die alleinige Prüfung der Zahldatei reicht der Universität Münster nicht aus.

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Der Umfang der Prüfungen lag im letzten Jahr bei ca. 250 TSD Datensätzen, die gegen die weiter unten genannten Sanktionslisten geprüft wurden. (s. Kap. 1.1.6) Der SOLL-Prozess: Das seit Jahresbeginn eingesetzte s/4hana System beinhaltet die Module (HCM, MM, FI) und soll synchron geprüft werden. Bei der Anlage von Stammdaten soll direkt geklärt werden, ob dieser Fall auf der Sanktionsliste geführt wird. Bei einem möglichen Treffer ist die Speicherung nicht mehr gegeben und somit werden die Daten nicht persistent im System vorgehalten. Bei der Eingabe von Bestellungen ist ebenfalls synchron auf eine Zugehörigkeit auf den angewandten Sanktionslisten zu prüfen. Für die Studierenden ist auf Basis SAP-R3 das Modul SLCM P03-System asynchron zu prüfen. Dabei muss die Möglichkeit bestehen exmatrikulierte Fälle aus der Prüfung ausschließen, bzw. nach Semesterende löschen zu können. Eine Betrachtung der technischen Varianten (Cloud, Inhouse, eigene Entwicklung) wird im folgenden Kapitel vorgenommen.

10.1.3 Synchrone und asynchrone Prüfung der SAP-Systeme Die synchrone Prüfung wird im s/4hana PSM-System über mögliche technische Komponenten (BaDi’s, Exits, ...) vorgenommen und aus dem P03-SAP-System wird ein Datenextrakt zyklisch erstellt und per Batchlauf/Upload geprüft. Diese Datei wird momentan schon erzeugt und kann bei Bedarf um die benötigten Werte ergänzt oder gekürzt werden. Die erzeugte Datei wird auf einem Filesystem abgelegt und kann von dort abgeholt werden, bzw. verarbeitet werden. Das Format der Datei ist nach durch den Anbieter zu benennen. Das jetzige Format ist „csv“. Zurzeit enthält diese Datei folgende Werte (Key, Name, Vorname, Straße, Stadt, PLZ, Land). Diese Daten sollen an ein zentrales System per Schnittstelle gesendet und in einem zentralen Prüflauf (Batchjob) geprüft werden. Die Lösung sollte dann so erfolgen, dass per Agent geschaut wird, ob es im In-Ordner neue Daten zur Prüfung gibt. Dabei spielt es dann keine Rolle aus welchem NON-SAP-System die Daten kommen. Die geprüften Daten müssen nach erfolgter Prüfung aus dem In-Ordner entfernt und archiviert werden. (s. dazu auch Kap. 10.1.5)

10.1.4 Adhoc Prüfung Für adhoc Prüfungen soll es die Möglichkeit geben, Daten schon unabhängig vom SAP-System zu prüfen, um neue Geschäftsanbahnungen im Vorfeld untersuchen zu können. Die Prüfungen der adhoc Werte ist ebenfalls revisionssicher zu speichern.

10.1.5 Weitere zu prüfende Systeme Die Erfahrung aus den letzten Jahren hat gezeigt, dass mit der adhoc Prüfung und der anschließenden Prüfung in den SAP-Systemen die Abdeckung zu 100% gelingt. Sollte aus prozessualer Sicht ein System vorab mit geprüft werden, welches wir hier als „non-Sap-System“ bezeichnen, so muss die Möglichkeit existieren dieses non-SAP-System ebenfalls in die Sanktionslistenprüfung mit aufnehmen zu können.

10.1.6 Umfang der Prüfung Wir erwarten vom AN die Grundinstallation eines Sanktionslisten Prüfprogrammes, welches die Sanktionslisten, die von Dez. 5.4 benannt wurden, synchron gegen die Prüfadressen der UNIMS prüft. In den letzten Jahren wurden folgende Sanktionslisten bei der Prüfung berücksichtigt: • Europäische Union / EU-VO • Vereinte Nationen / UNS-CL • Specially Designated Nationals / US-SDN • Denied Persons List / US-DPL • Unverified List /US-UL • Entity List / US-EL

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Die Prüfung erfolgt dabei bei Anlage der Stammdaten, bei Bestellungen, als auch bei Änderung des Listeninhaltes. Das gilt für die drei betroffenen SAP-Systeme (PSM >> ERP/ HCM und P03 >> SLCM). Für Non-SAP-Systeme erwarten wir vom AN, dass er über eine geeignete Schnittstelle (WEB-SERVICE und CSV-UPLOAD) die Prüfung in einem Batch-Lauf mit 1-n Fällen prüft. Auch hier muss bei erstmaligen angelegten Adressen geprüft werden, als auch bei Änderungen der benannten Listen. Die betroffene Systemlandschaft an der Universität Münster ist in der Anlage Nr. 1 „SAP- Systemlandschaft“ dargestellt. Die UNIMS verfügt jeweils pro Strang über drei Systeme. Es gibt jeweils ein Entwicklungs-, eine Qualitäts- und ein Produktivsystem. Anpassungen an unsere kundenspezifischen Einstellungen müssen mit den beteiligten Fachabteilungen (Betriebsgruppen) vorgenommen werden. Als ein Beispiel für ein „non-SAP-System wäre Indico das maßgebliche UNIMS-Tool zur digitalen Unterstützung von Veranstaltungen und Kongressen jedweder Art. Über eine angeschlossene Komponente (WWU-PAYMENT) kann eine gebührenpflichtige Veranstaltung oder Kongress direkt „online“ oder per Einzug geldtechnisch abgewickelt werden. Indico erzeugt dazu anschließend Schnittstellen-Dateien, die im Ausgangsrechnungstool fakturiert werden. Dazu werden Debitoren Partner als sogenannte ContoProDiverse (CPD) gebildet. Hier könnte auf Dauer eine Einbindung der synchronen Prüfung sehr sinnvoll sein. Allerdings werden die „Ressourcen“ eines Kongresses immer zeitverzögert bereitgestellt, so dass die UNIMS bislang die Notwendigkeit der synchronen Prüfung nicht erwogen hat.

10.1.7 Grundinstallation Die Software muss sowohl eine zentrale Clientkomponente (meist für Einzelfallprüfungen, Whitelisting, etc.), als auch Funktionalitäten für das jeweilige SAP-System mitbringen.

10.1.8 Anbindung folgender Quellsysteme Die Installation und Customizing findet nach dem SAP-Standard in einem eigenen oder dem Namensraum der UNIMS statt und wird vorrangig mittels Transportauftrag erwartet.

10.1.9 Quellsystem: SAP ERP/HCM In dem neuen s/4hana System sind sowohl das ERP, als auch das HCM Modul beheimatet.

10.1.9.1 ERP (ESM/QSM und PSM) Das ERP-System wird zum überwiegenden Teil von der Verwaltung der UNIMS genutzt, um die verschiedenen Prozesse einer Hochschule zu unterstützen. Hier handelt es sich z.B. um den Bestellprozess, die Stammdaten Anlage und die Bezahlung anhand verschiedener Abrechnungsstellen. Die UNIMS unterliegt seit dem Jahr 2012 der kaufmännischen Buchführung und muss daher einmal pro Jahr eine GuV und Bilanz aufstellen.

10.1.9.2 HCM (ESM/QSM und PSM) Die Personaladministration der ca. 7.850 Hochschulbeschäftigten erfolgt organisatorisch im Personaldezernat (Dez. 3). Das Dezernat ist zuständig für die verwaltungstechnische Abbildung aller personalrechtlichen Maßnahmen wie z.B. die Einstellungen, Vertragsverlängerungen, die Fest- setzungen der Entgeltgruppen, Stufen und Zulagen, Beurlaubungen, Arbeitszeitänderungen, die Erfassung und Pflege von Personalstammdaten und vertraglicher Bedingungen sowie die Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen des Hochschulpersonals. Die Personalabrechnung wird nicht durch die UNIMS selbst, sondern durch das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV NRW) Düsseldorf durchgeführt Das Recruiting in den Dekanaten und Instituten bzw. zentralen Einrichtungen wird dort selbständig mit Unterstützung des Personaldezernats vorgenommen. Die durch das Dezernat 3 betreuten Personengruppen teilen sich auf in ▪ das wissenschaftliche Personal • Professorinnen und Professoren • wissenschaftliche Beamtinnen und Beamte

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• wissenschaftliche Beschäftigten • studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte sowie • Lehrbeauftragten • nichtwissenschaftliche Personal • nichtwissenschaftliche Beamtinnen und Beamte • nichtwissenschaftliche Beschäftigte • Auszubildende und Praktikanten

10.1.10 Quellsystem: SAP SLcM (E03/Q03 und P03) Die Studierenden Prozesse (wie Einschreibung, Immatrikulation, Prüfungen, Exmatrikulation, etc.) finden im SAP-SLcM-Systems der Universität Münster statt. Dieses SAP-System basiert auf einem R3-System. Die benötigten Stammdaten werden über eine Schnittstelle für die Prüfung der Sanktionslisten zyklisch oder adhoc per Transaktionsaufruf bereitgestellt. Es besteht allerdings zwischen dem PSM und P03 eine Beziehung, wenn Studierende als WHK, SHK eingestellt werden und dadurch zu einem Mitarbeitenden werden. Als Debitoren tauchen die Studierenden jedoch nur auf, wenn Sie z.B. beim Hochschulsport Kurse buchen. Über den entsprechenden Key-Wert sollten diese Fälle ggfls. nur einmal geprüft werden und nicht über jede Datenzugehörigkeit mehrfach. Teils gibt es dabei unterschiedlich Adressdaten, da von den Studierenden die private Adresse und von den Mitarbeitenden hauptsächlich die dienstliche Adresse verwendet wird. Ein Abgleich findet zumeist im SAP-IDM System statt, welches hier jedoch als Quellsystem keine Rolle spielt, da die Adressen dort erst asynchron geprüft werden könnten.

10.1.11 Data-Ownership Die UNIMS möchte aufgrund der Datenhaltung das System primär inhouse führen und sieht eine Cloud-Lösung durchaus als Alternative, wobei die Datenhaltung wünschenswerterweise aufgrund der politischen Situation an einem Serverstandort in Deutschland, bzw. maximal in der EU sein darf.

10.1.12 Anbindung folgender Zielsysteme Als Zielsystem wird hier die Software des Herstellers gesehen.

10.1.13 Bereitstellung der notwendigen Prozesse Der Prozess soll für die großen Services der UNIMS analog dem jetzigen Stand weitergeführt werden, da die UNIMS sich erhofft zu 99% keine Treffer zu erhalten. Im Fall einer synchronen Prüfung, die zu einem Treffer führt wurde der Prozess bereits über die Zuordnung von Transaktionscode etabliert, so dass verschiedene Abteilungen eingebunden wurden. Dieser Prozess soll möglichst beibehalten werden, wobei das Kriterium (Transaktionscode) durchaus ein anderes sein kann. Für die Batchprüfung der/des NON-SAP-Systeme/s, welches asynchron erfolgt, ist ebenfalls die Bearbeitung und Zuständigkeit der Prüfung im Fehlerfall geklärt. Hier findet die Bearbeitung zentral für alle Fehlerfälle im Dezernat „Steuern“ statt. Die Abteilung veranlasst anschließend alle weiteren Schritte, die bei bestehendem Fehler notwendig werden.

10.1.14 Berichte und Reporting a) Report 1: Die UNIMS erwartet, die Black- und Whitelist in Listform einsehen und bearbeiten zu können. Dabei ist ein manueller Wechsel von Black zu White und umgekehrt zwingend gewünscht. Sofern ein Ausdruck erwünscht wird, muss dieser aus dem System erstellt werden können. Das Format (PDF, XLSX, DOCX) sollte dabei auswählbar sein. b) Report 2:

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Der Alert-/Fehlerfall muss anhand eines Key-Feldes oder Namens in der Prüfungshistorie aufzufinden und dokumentieren werden können. Dabei müssen die Bearbeitungsschritte nachvollziehbar sein. c) Report 3: Im Fehlerfall durch einen Batchlauf (nachträglicher Fall) wird ein Report erwarte, aus welchem Kontext der Fehlerfall ursprünglich stammt. (Bank, Kreditor, Debitor, Bestellung, etc.) d) Weitere Reporte Über eine geeignete API Schnittstelle sollten eigene Auswertungen der Datenbank möglich sein.

10.1.15 Konzeption / Architektur der Lösung In einem Workshop mit dem AN und AG ist die zukünftige Architektur der Lösung zu erarbeiten und grafisch festzuhalten.

10.1.16 Workshops Die UNIMS geht davon aus, dass zumindest ein Konzept Workshop vor Ort bei der UNIMS durchgeführt wird. Der AN sieht bei Bedarf weitere Workshops vor und bietet diese an. 10.1.17 Prototyping Der AN realisiert prototypisch für das ERP-System die synchrone Anbindung und die Einrichtung eines Testclients. (ESM >> QSM)

10.1.18 Dokumentation Die UNIMS erwartet mindestens nachfolgende Dokumentation: a. Benutzerhandbuch für den Anwender (SAP und Client) b. Customizing Dokumentation c. Administrationshandbuch d. Visualisierung der Systemlandschaft

10.1.19 Technisches Konzept Wird im Workshop detailliert beschrieben.

10.1.20 SAP-User Die bestehenden SAP-USER und deren Lizenzen müssen für die synchrone Prüfung bei der Stammdateneingabe ausreichen. Es sollen keine nicht-personalisierte Accounts zusätzlich gebildet werden. Es wird eine Sammel- und/oder Profilrolle als Vorlage geliefert und diese wird durch die CIT1 den berechtigten Personen hinzugefügt.

10.1.21 Client-User Für den Client des Produktes muss der Admin „Benutzende anlegen“ dürfen und mittels SSO oder LDAP den Zugang gewähren können. Da die Steuerabteilung über sechs Mitarbeitende verfügt, werden voraussichtlich sechs Installationen oder Zugänge zur Client-Software benötigt. Die Admins an der UNIMS haben über ihren üblichen geschützten Weg Zugang zu der Software des AN.

10.1.22 Konfiguration der Kommunikationsstrecken Der AN stellt sicher, dass die Kommunikationsstrecken zwischen den beteiligten Systemen im Fall einer browserbasierten Lösung nach BSI-Niveau abgesichert werden.

1 CIT: Stabsstelle der Universität Münster für die IT

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10.1.23 SAP-Client-Verbindung Die Verbindung zwischen dem Client und der SAP-Umgebung soll mittels SAP-RFC realisiert werden. Ein Zugang zu den SAP-Stammdaten ist bei einer synchronen Prüfung zwingend erforderlich. Die zu prüfenden Daten werden an den Client (hier liegen die Sanktionslisten) übertragen und es erfolgt eine Rückmeldung über Treffer/nicht Treffer. Bei Nicht-Treffer können die Stammdaten im SAP- System gespeichert werden. Im umgekehrten Fall nicht. Hier muss es eine Überprüfung stattfinden, so dass der Fall entweder „gewhitelistet“ oder „geblacklistet“ wird. Erst nach dem Whitelisting kann ein möglicher Falschtreffer weiter bearbeitet und gespeichert werden.

10.1.24 Hardware-Umgebung / Rechenzentrum Die SAP-Systeme sind bereits installiert, so dass hier nur eine Ergänzung der bestehenden Systeme erforderlich ist. Die Arbeiten/Umfang der Arbeiten in Bezug auf einen SAP-Patches muss der AN erläutern. Die Voraussetzungen für den Client (APP, DB) teilt der AN dem AG mit. Bei einem Cloudansatz ist der Standort des Rechenzentrums nachzuweisen. Die UNIMS wird den Standort Deutschland bevorzugen und deutlich besser bewerten. 10.1.25 Schwellenwert der Prüfung Der Schwellenwert der Prüfung sollte einstellbar sein, um zukünftig ein Tuning bei Falschtreffern zu erzielen, bzw. Falschtreffer dadurch zu vermeiden.

10.1.26 Treffer-Monitor Die Software sollte über einen (zentralen) Treffermonitor verfügen, der die Bearbeitung der Treffer möglichst einfach und unkompliziert ermöglicht. Die Treffersuche muss dabei zeitlich einzugrenzen sein. Mögliche Treffer müssen per Mail mitgeteilt werden. Im Eskalationsfall sind weitere Stellen ebenfalls über Mails zu verständigen.

10.1.27 Admin-Zugang Dem Dez 5.4 ist neben den CIT-Admins für die Einstellung im Client ein Admin Zugang zu gewähren.

10.1.28 Projektzeitraum Die Exportkontrolle mittels Sanktionslisten soll bis zum Ende Q2/2027 abgeschlossen und Live sein.

10.1.29 Konzept Projektdurchführung Mit der Projektdurchführung verbindet die Universität Münster auch folgende Ziele: ▪ Überprüfung der Adressdaten auf Sanktionsfälle, so dass der Bestand als White bezeichnet werden kann. ▪ Frühzeitige Erkennung von Treffern – ohne, dass diese schon im System gelandet sind. ▪ Überprüfung aller relevanten Daten auch aus „non-SAP-Systemen“ ▪ Compliance gerechte Bearbeitung von Treffern > BaFa Meldung

10.1.30 Geplante Projektorganisation Die für die Durchführung dieses Projektes notwendige Projektorganisation orientiert sich an gängigen Methoden des Projektmanagements. Sie berücksichtigt darüber hinaus auch sämtliche Einflussfaktoren, die eine Wirkung auf die Projektdurchführung und den Projekterfolg haben können. Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung ist eine zielgerichtete und systematische Planung und Steuerung aller Aktivitäten im Programm. Der AN legt der Universität Münster einen Vorschlag für eine gemeinsame Projektorganisation zeitnah vor.

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10.1.31 Geplante Mitwirkung der UNIMS Für die Projektdurchführung steht eine Anzahl von Mitarbeiter/innen zur Verfügung, die alle bereits Basisqualifizierungen in SAP erhalten haben. Die Qualifizierungsmaßnahmen sind im Dez. 5.4 und im CIT (Abt. 3 und Abt. 4) innerhalb der Projektlaufzeit zu erbringen. Ziel ist es den sicheren Umgang mit der Software zu erlangen. Das gilt neben den genannten Abteilungen auch für die Compliance-Stabsstelle und für die „dezentral“ Mitarbeitenden, die adhoc Daten prüfen sollen. Z.B. Mitarbeitende der Raumvergabe. Die Installation der SAP-Transporte auf den SAP-Systemen wird von Mitarbeitern*innen der Universität Münster durchgeführt. Weitere, separate Prüf-Software (Fallbearbeitung, etc.), die nicht auf den SAP-Systemen installiert wird, wird durch die Anbieterin installiert und eingerichtet.

10.1.32 Qualifizierung und Know-how Transfer Die Mitarbeiterqualifizierung umfasst nach Zielgruppen und Projektfortschritt folgende Punkte: ▪ SAP-Qualifizierung aller Projektmitarbeiter und Führungskräfte ▪ Qualifizierung der Projektmitarbeiter für Clientsystem (Sanktionssoftware) ▪ Qualifizierung aller Endanwender der Exportkontrolle ▪ Weitere Qualifizierung der Administratoren bzw. Systembetreuer der UNIMS

10.1.33 Testdurchführung Zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit und Umsetzung der Anforderungen in der SAP-Umgebung legt die Universität Münster großen Wert auf eine strukturierte Testdurchführung und Dokumentation. Hierzu wird im Projekt folgendes Vorgehen verfolgt:

1. Definition der Testfälle
2. Abstimmung Testdokumentation und -durchführung

10.1.34 Funktions-, Integrations- und Abnahmetests Die Testdurchführung ist in drei Teilschritte zu gliedern.

1. Dem Funktionstest, als Test der erfolgreichen Anbindung des jeweiligen Ziel-, bzw. an das jeweilige Quellsystem.
2. Der Integrationstest dient der Prüfung, ob alle Prozesse der SAP-Stammdaten Eingabe (Prüfadressen) zu einer Sanktionslistenprüfung führen.
3. Der Abnahmetest dient der Abnahme der Sanktionslistenprüfung und erfolgt nach der Betriebsbereitschaftserklärung zur (Teil-)Abnahme durch den Auftragnehmer. In diesem Test werden vergleichbare Testfälle, wie im Integrationstest verwendet und die Abnahme- fähigkeit des gesamten Systems erprobt. Ein Lasttest soll für das Verhalten nicht verwendet werden, da bei einer Änderung einer Sanktionsliste der gesamte Bestand schon bei einem Funktionstest geprüft wurde. Die Tests sind entsprechend der vereinbarten Vorgaben zu dokumentieren und durch die Beteiligten zu unterzeichnen. Aus heutiger Sicht erwarten wir, dass die Funktionstests überwiegend durch den Auftragnehmer, die Integrationstests unter Beteiligung des Auftraggebers und der Abnahmetest überwiegend durch den Auftraggeber durchgeführt werden. Der Umfang der (Abnahme-)Tests und der einzelnen Testfälle richtet sich nach der Komplexität der jeweiligen Prozesse im Quellsystem und wird durch den Auftraggeber definiert.

10.1.35 Datenmigration – initial Load Die Durchführung der Datenmigration beinhaltet die auf dem Konzept (zu erstellen nach Zuschlagserteilung) basierende Übernahme sämtlicher relevanter Stamm- und Bewegungsdaten aus den Quellsystemen. Es wird eine Unterstützung bei der Definition und Durchführung der Tests zur Gewährleistung der vollständigen und korrekten Übernahme der Daten erwartet.

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Die vom Auftragnehmer einzusetzenden Methoden und Werkzeuge sollen insbesondere folgende Punkte sicherstellen: ▪ Prüfung auf Datenkonsistenz ▪ Protokollierung aller Fehler ▪ Protokollierung aller nicht übernommenen Daten ▪ Protokollierung der übergeleiteten Daten ▪ Wiederaufsetzen bei Programmabsturz ▪ Hilfestellung bei der Bearbeitung sog. Falschtreffer Sofern aus den Quellsystemen eine Datenbereinigung notwendig wird, ist diese frühzeitig aufzuzeigen und entsprechend zu eskalieren. Treffer und Falschtreffer werden voraussichtlich schon im Test (Q-System) auffallen und müssen im Vorfeld/Batchlauf(?) in der produktiven Umgebung P-Systemen bereinigt werden. Aus dem jetzigen System wird ebenfalls eine Datenübernahme der echten Treffer erwartet. Hier wird ein Migrationsvorschlag nach Prüfung der technischen Möglichkeiten erwartet.

10.1.36 Anlaufunterstützung Im Rahmen der Anlaufunterstützung soll der Auftragnehmer für einen zu definierenden Zeitrahmen von mindestens 4 Wochen nach der Produktivsetzung als Ansprechpartner im Sinne einer Bereitschaft kurzfristig zur Verfügung stehen. Den Mitarbeitern der Universität Münster sollen im Rahmen der Unterstützungsleistungen im Tagesgeschäft Hilfestellung gegeben werden und möglicherweise auftretende Fehler kurzfristig behoben werden.

10.1.37 Prozessmanagement 10.1.37.1 Methoden des Prozessmanagements Die Durchführung der IST-Aufnahme und die Abbildung der möglichen Soll-Konzeption erfolgt mit modernen Methoden des Prozessmanagements. Insbesondere die Abbildung der Verbindungen (Schnittstellen) zwischen den einzelnen System-Einheiten verlangt eine Visualisierung aller Prozesse. Damit ist die zukünftige Verwendung dieser strukturierten Informationen in allen Projekten und allen Themengebieten der UNIMS gegeben. Wünschenswert wäre die Dokumentation nach Standard „BPMN 2.0“.

10.1.37.2 Prozessoptimierungen Im Rahmen der Beratung werden von den Beratern in allen Phasen der Projektabwicklung speziell in der Konzeptionsphase Hinweise erwartet, wo durch den Einsatz der Software Möglichkeiten zur Prozessoptimierung bestehen.

10.1.37.3 Dokumentation der Prozesse Die konzeptionelle Darstellung der genannten Prozesse soll einschließlich des geschätzten Aufwands (Kosten) in „Swimline“ Darstellung skizziert und angeboten werden. Die Qualitätssicherung und Abnahme der dokumentierten Prozesse erfolgen durch die „IT- Koordination und Methoden“ der CIT Abt. 2.

10.1.38 Workflow-Entwicklung IT-unterstützte Workflows sind die Grundlage optimierter und automatisierter Prozessabbildungen. Prozesse verändern sich und auch die Anforderungen an die Geschwindigkeit und Technik der Prozessabwicklung sind stetig zunehmend. Daher müssen Prozesse durch Workflows unterstützt und beschleunigt werden. Gerade im Hinblick auf die weitere Bearbeitung von Trefferfällen wird vom AN eine Unterstützung erwartet, die dem Prozesswunsch der UNIMS hierzu Rechnung trägt. Der Prozess ist innerhalb der UNIMS in textueller Form vorhanden, darf jedoch gerne verbessert werden.

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UNIVERSITÄT MÜNSTER AUSSCHREIBUNG 2026_136 _MS SANKTIONSLISTEN-SOFTWARE

10.1.39 Corporate Identity (CI) und Corporate Design (CD) In allen externen Berichten und für den automatisierten Schriftverkehr sind die Vorgaben der UNIMS zum CI und CD zu realisieren. Dies gilt ebenfalls für alle im Internet öffentlich zugängigen Dokumente aus dem SAP-System (z.B. Geschäftsverteilungsplan aus dem SAP-Organisationsmanagement). Der AN wird aufgefordert darzustellen, welcher Schriftverkehr davon betroffen sein dürfte.

10.1.40 Arbeitszeit Reguläre Arbeitszeit der UNIMS: montags bis donnerstags zwischen 7 und 17 Uhr freitags zwischen 7 und 15 Uhr Dem AN wird in der Universität Münster bei Bedarf ein Büro zur Verfügung gestellt.

11 Anlagen • Anlage 1 „SAP-Systemlandschaft“ SAP_Infrastruktur_26.pdf

• Anlage 2 „Bewertungsmatrix“ Bewertungsmatrix_Sanktionslisten.xlsx

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12 Preisblatt Bitte füllen Sie das angefügte Preisblatt aus und reichen Details zu den Positionen ein.

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