BVB Personaleinsatz.pdf

Besondere Vertragsbedingungen für Personaleinsatz

Inhaltsverzeichnis

1. Orte und Zeiten der Leistungserbringung .................................................................................. 2

2. Weitere Anforderungen an den Personaleinsatz ....................................................................... 2

3. Überprüfung des Personals (Background Check); Schulungspflichten ................................. 4

4. Zutritt zur KfW; Zugriff auf technische Systeme und Daten der KfW ...................................... 6

5. Austausch/Ausschluss von Personen ........................................................................................ 6

6. Natürliche und vergleichbare Personen als Unterauftragnehmer ............................................ 7

7. Tätigkeit von aktiven oder ehemaligen Mitarbeitern der KfW ................................................... 7

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1. Orte und Zeiten der Leistungserbringung

1.1. Der Auftragnehmer ist in seiner Entscheidung frei, wo und wann er die Vertragsleistungen erbringt, solange er sämtliche Vertragsbedingungen (auch zur Vertraulichkeit) einhält und der Leistungsinhalt (insbesondere gemäß Leistungsbeschreibung(en), auch solcher zu Einzelaufträgen unter einer etwaigen Rahmenvereinbarung) oder zwingende Um- stände keine Leistungserbringung an einem bestimmten Ort und/oder zu einer bestimm- ten Zeit erfordern.

1.2. Der Auftragnehmer erbringt Vertragsleistungen nicht auf Grundstücken oder in Räum- lichkeiten der KfW, es sei denn, es handelt sich um Vertragsleistungen, die gemäß den Vertragsbedingungen (insbesondere der Leistungsbeschreibung) dort erbracht werden müssen oder nur dort erbracht werden können.

1.3. In Fällen, in denen der Auftragnehmer Vertragsleistungen auf Grundstücken oder in Räumlichkeiten der KfW erbringt, muss dies

a) gemäß den organisatorischen Vorgaben der KfW und

b) im Zeitraum montags bis freitags (mit Ausnahme gesetzlicher Feiertage am be- treffenden Ort), jeweils zwischen 7 und 20 Uhr, erfolgen.

1.4. Die KfW kann die Erbringung von Vertragsleistungen außerhalb dieses Zeitraumes ver- langen, falls und soweit dies

a) in der Leistungsbeschreibung oder

b) durch eine diesbezügliche Vergütung jeweils ausdrücklich vereinbart ist oder

c) im Fall einer (drohenden) Leistungsstörung zur Nacherfüllung (bzw. zur Vermei- dung) erforderlich ist.

1.5. Unten Ziffer 4 sowie etwaige gesetzliche und sonstige vertragliche Weisungsrechte der KfW bleiben unberührt. Keinesfalls (a) hat oder beansprucht die KfW arbeitsrechtliche Weisungsrechte; (b) schuldet der Auftragnehmer oder wünscht die KfW eine Arbeitneh- merüberlassung im Sinne des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG).

2. Weitere Anforderungen an den Personaleinsatz

2.1. Der Auftragnehmer

a) muss die für die vertragsgemäße Leistungserbringung erforderliche Personenan- zahl einsetzen;

b) muss etwaig vertraglich vereinbarte bestimmte Personen einsetzen (insbeson- dere namentlich bestimmte Personen, z. B. auf Grundlage des Angebotes des Auftragnehmers);

c) darf nur Personen mit den für die vertragsgemäße Leistungserbringung erforder- lichen Eignungen (insbesondere Qualifikationen, Senioritäten, Schulungsstände, Rollen- oder Funktionsbezeichnungen und Zuverlässigkeitsgrade; zusammenfas- send „Eignungen“) einsetzen;

d) muss die Erfüllung der Anforderungen in vorstehender lit. c) auf Verlangen der KfW dokumentarisch belegen (soweit rechtlich zulässig, insbesondere gemäß Da- tenschutzrecht); Seite 2 von 7

e) muss Personen so einsetzen, dass (aa) etwaige Zeit-/Projekt-/Einsatzpläne ein- gehalten werden; (bb) dieser Einsatz bemessen an (1) Art und Inhalt der konkret zu erbringenden Tätigkeiten, (2) der Anzahl der Personen, (3) den Eignungen der Personen und (4) etwaigen Stunden-/Tagesvergütungssätzen für die KfW mög- lichst effizient ist; und

f) muss angemessene und zumutbare Vorsorge für die Kompensation von Abwe- senheiten von für die Leistungserbringung vorgesehenen Personen und für kurz- fristige Änderungen und Erhöhungen der erforderlichen Personenanzahl und -zu- sammensetzung treffen.

Daneben bleiben die Anforderungen in den übrigen Vertragsbedingungen unberührt.

2.2. Verstößt der Auftragnehmer gegen Ziffer 2.1 lit. e) (bb) (Effizienzgebot), schuldet die KfW im Fall einer Vergütung nach Stunden-/Tagessätzen nur die Vergütung, die bei Ein- haltung der genannten Ziffer entsteht. Daneben bleiben etwaige weitergehende gesetz- liche und vertragliche Rechte vorbehalten.

2.3. Soweit die KfW gemäß den vertraglichen Regelungen (insbesondere der Leistungsbe- schreibung) bestimmte Eignungen der vom Auftragnehmer eingesetzten Personen ver- langen kann (insbesondere, wenn Stunden-/Tagessätze für Personen mit bestimmten Eignungen gelten) und ein solches Verlangen äußert, muss der Auftragnehmer unver- züglich

a) das Verlangen anhand der in Ziffer 2.1lit. e) genannten Kriterien prüfen,

b) der KfW sein Prüfungsergebnis mitteilen (insbesondere etwaige Bedenken), wo- raufhin die KfW ihr Verlangen ggf. ändern wird, und

c) Personen mit (mindestens) den verlangten Eignungen einsetzen.

Es entsteht keine höhere Vergütung für eine Überschreitung der hiernach geschuldeten Eignungen.

2.4. Die KfW kann beim Vorliegen eines berechtigten Interesses (insbesondere im Fall dro- hender oder eingetretener Leistungsstörungen, z. B. Verfehlung von Zeit-/Projektplänen) verlangen, dass der Auftragnehmer einen aussagekräftigen Personaleinsatzplan für die gesamte oder teilweise restliche Vertragslaufzeit vorlegt und er diesen fortlaufend kon- kretisiert und anpasst. Der Personaleinsatzplan schränkt die Pflichten des Auftragneh- mers nicht ein.

2.5. Schlüsselpersonen:

2.5.1. Die Parteien können von Anfang an (z. B. auf Grundlage des Angebotes des Auftragnehmers) oder später in gesonderten, in Textform (§ 126b BGB) abzu- schließenden Vereinbarungen den Einsatz bestimmter Personen für bestimmte Tätigkeiten und/oder Zeiträume unter ausdrücklicher Bezeichnung dieser Per- sonen als „Schlüsselpersonen“ vereinbaren („Schlüsselpersonen“).

2.5.2. Falls und soweit der Auftragnehmer (aa) eine Schlüsselperson vereinbarungs- widrig nicht, nicht rechtzeitig oder nicht für den gesamten vereinbarten Zeitraum einsetzt und zudem (bb) dafür keine Ersatzperson gemäß unten Ziffer 5.1 (je- weils ein „Nicht-Einsatz“) einsetzt, schuldet er für jeden Nicht-Einsatz im Um- fang eines (1) vollen Arbeitstages (meint: acht (8) Arbeitsstunden) als Vertrags- strafe einen Betrag in Höhe von zweimal (2x) dem Tagessatz (ohne USt), der andernfalls für den betreffenden Schlüsselpersoneneinsatz zu zahlen wäre,

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oder den demgemäß anteiligen Betrag (ohne USt) für jeden Nicht-Einsatz im Umfang von weniger als einem (1) vollen Arbeitstag. Es gelten daneben die all- gemeinen Bestimmungen für Vertragsstrafen in Ziffer 30 der Allgemeinen Ver- tragsbedingungen. Die demnach geschuldeten Beträge muss der Auftragneh- mer in seiner bevorstehenden regulären Rechnung nachvollziehbar ausweisen und verrechnen.

2.5.3. Ziffer 2.3 gilt nicht für Schlüsselpersonen und Vereinbarungen über diese.

3. Überprüfung des Personals (Background Check); Schulungspflichten

3.1. Der Auftragnehmer überprüft auf seine Kosten und unter Einhaltung der rechtlichen An- forderungen jede von ihm zur Leistungserbringung unter diesem Vertrag vorgesehene natürliche Person gemäß den Vorgaben dieser Ziffer 3 („Background Check“). Der Background Check (inklusive seiner in Ziffer 3.4 genannten Anforderungen) muss vor dem Einsatzbeginn der jeweiligen Person bei der oder für die KfW abgeschlossen sein, vorbehaltlich des folgenden Satzes. Im Einzelfall kann die Person in Abstimmung mit, und mit dem ausdrücklichen Einverständnis, der KfW schon vor dem Abschluss des Background Checks eingesetzt werden; in diesen Fällen muss der Background Check spätestens innerhalb von drei (3) Wochen nach Einsatzbeginn abgeschlossen sein.

3.2. Es zählt als Background Check, soweit der Auftragnehmer die Person schon (unabhän- gig von diesem Vertrag) bei Begründung des Beschäftigungsverhältnisses einer Über- prüfung unterzog, die gleichwertig mit den Vorgaben dieser Ziffer war. Soweit dies nicht geschah, muss der Background Check nachgeholt werden.

3.3. Der Background Check umfasst (unbeschadet der weiteren Anforderungen in Ziffer 3.4):

a) Verifizierung der Identität der Person anhand des Reisepasses oder des Perso- nalausweises;

b) Verifizierung der Erfüllung aller rechtlichen Anforderungen an den Einsatz der Person durch den Auftragnehmer (insbesondere, falls einschlägig, das Bestehen einer Arbeitserlaubnis);

c) Verifizierung der Vollständigkeit und Echtheit der von der Person vorgelegten Un- terlagen, mit denen die Person ihre akademischen, beruflichen und/oder sonsti- gen fachlichen Abschlüsse und Qualifikationen sowie Ausbildungs- und berufliche Stationen belegt (insbesondere Zeugnisse und sonstige Urkunden von Bildungs- institutionen; Arbeitszeugnisse; etwaige sonstige Urkunden, mit denen fachliche Qualifikationen oder Erfahrungen (z.B. Projekterfahrung) nachgewiesen werden); und

d) Prüfung der Zuverlässigkeit der Person für die Tätigkeiten, die der Auftragnehmer für die Person vorsieht, gemäß den beim Auftragnehmer dafür geltenden allge- meinen Regelungen oder Üblichkeiten (zu denen z.B. die Einholung des polizeili- chen Führungszeugnisses der Person zählen kann). Diese Regelungen und Üb- lichkeiten dürfen nicht hinter dem Branchenüblichen zurückbleiben.

3.4. Der Auftragnehmer setzt keine Person zur Leistungserbringung unter diesem Vertrag ein,

a) die er aus rechtlichen Gründen nicht einsetzen darf (insbesondere mangels Ar- beitserlaubnis, falls einschlägig);

b) bei der kein vollständiger Background Check möglich ist;

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c) bei der der Background Check unwahre Angaben der Person ergibt; oder

d) bei der der Background Check nach objektiven Maßstäben Zweifel an ihrer fach- lichen oder sonstigen Eignung (insbesondere ihrer Zuverlässigkeit) für die Tätig- keiten rechtfertigt, die der Auftragnehmer für die Person vorsieht.

Falls es zu einem demgemäß unzulässigen Einsatz der Person kommt – egal, ob diese Unzulässigkeit unerkannt schon vor dem Einsatz bestand oder sich erst währenddessen herausstellt –, informiert der Auftragnehmer die KfW unverzüglich in Textform darüber; in Abstimmung mit der KfW beendet er den Einsatz der Person und sorgt unverzüglich für hiernach zulässigen Ersatz.

3.5. Unter Einhaltung der rechtlichen Anforderungen, insbesondere des Datenschutzrechts, dokumentiert der Auftragnehmer den Background Check, hält die Dokumentation vor und weist der KfW auf deren Anforderung den Background Check nach.

3.6. (a) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die von ihm zur Leistungserbringung in geldwä- scherechtlich relevanten Bereichen vorgesehenen Personen laufend in Typologien und aktuellen Methoden der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, der Vermeidung strafbarer Handlungen im Sinne des KWG, der Notwendigkeit zur Einhaltung von Sank- tions- und Embargobestimmungen und den insoweit einschlägigen Vorschriften und Pflichten zu schulen. (b) Der Auftragnehmer ist, ungeachtet ggf. vorrangiger gesetzlicher oder sonstiger vertraglicher Vorgaben, ferner verpflichtet, die von ihm zur Leistungser- bringung in datenschutzrechtlich relevanten Bereichen vorgesehenen Personen laufend und ggf. anlassbezogen zu den relevanten Regelungen des Datenschutzrechts zu schu- len. (c) Die KfW kann zusätzlich verlangen, dass diese jeweiligen Personen an diesbe- züglichen kostenfreien Online-Schulungen der KfW oder auf Kosten des Auftragnehmers an Schulungen anderer Anbieter teilnehmen. (d) Auf Aufforderung der KfW weist ihr der Auftragnehmer die Erfüllung dieser Anforderungen in Textform nach.

3.7. Unterauftragnehmer und nachgelagerte Unterauftragnehmer:

a) Der Auftragnehmer verpflichtet Unterauftragnehmer („UAN“) vertraglich (aa) zum Background Check und zu Schulungen im Sinne von Ziffer 3.6 Satz 1 sowie (bb) dazu, dass sie ihre Unterauftragnehmer (nachgelagerte UAN, „nUAN“) ebenso verpflichten. Die Pflicht des Auftragnehmers aus vorstehender lit. bb gilt ferner entsprechend bezüglich weiterer nUAN, d.h. ab der Stufe eines zweiten nUAN. Die jeweilige Vertragspflicht zum Background Check und zu Schulungen braucht (aa) nur gegenüber dem jeweiligen Vertragspartner und (bb) nur hinsicht- lich der natürlichen Personen, die im Rahmen der Leistungserbringung des Auf- tragnehmers unter diesem Vertrag eingesetzt werden sollen, zu bestehen, und muss (cc) nach Art, Inhalt und Umfang mindestens gleichwertig mit der Pflicht des Auftragnehmers aus den vorstehenden Ziffern 3.1 bis 3.5 sein.

b) Unter Einhaltung der rechtlichen Anforderungen, insbesondere des Datenschutz- rechts, dokumentiert der Auftragnehmer auch die Erfüllung seiner Pflichten und die seiner UAN und nUAN aus vorstehender Ziffer 3.7 lit. a), hält die Dokumenta- tion vor und weist der KfW auf deren Anforderung die Erfüllung nach.

c) (aa) Sämtliche sonstigen vertraglichen und gesetzlichen Regelungen über den Einsatz von UAN und nUAN bleiben unberührt. (bb) Das Recht der KfW aus Zif- fer 3.6 Satz 2 (zusätzliche Pflicht zu Schulungsteilnahmen auf KfW-Verlangen) besteht auch bezüglich der natürlichen Personen von UAN und nUAN. Dieses Recht der KfW ist auch in diesen Fällen gegenüber dem Auftragnehmer auszu- üben. Er ist zur Umsetzung gegenüber UAN und nUAN verpflichtet. Die KfW wird ihre kostenfreien Online-Schulungen dann für die vorgenannten natürlichen

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Personen öffnen; in anderen Fällen wird sie dies auf Anfrage des Auftragnehmers nach ihrem billigen Ermessen tun.

4. Zutritt zur KfW; Zugriff auf technische Systeme und Daten der KfW

4.1. Natürliche Personen, die der Auftragnehmer auf Grundstücken oder in Räumlichkeiten der KfW einzusetzen plant, muss er ihr mindestens drei (3) Arbeitstage (montags bis freitags, mit Ausnahme bundeseinheitlicher Feiertage) vor dem geplanten Einsatzbeginn in Textform namentlich melden. Spätere Meldungen berücksichtigt die KfW nach ihrem billigen Ermessen. Zutrittsgewährungen obliegen allein ihr.

4.2. Der Zutritt zu Grundstücken und Räumlichkeiten der KfW sowie ggf. der Zugriff auf ihre technischen Systeme (insbesondere IT-Systeme) und Daten sind nur für diejenigen Per- sonen und in dem zeitlichen, örtlichen und technischen Umfang zulässig, die/der zur Leistungserbringung erforderlich sind/ist. Ist die KfW an der Zutrittsgewährung gehindert, erbringt der Auftragnehmer seine Leistungen, soweit ihm möglich und zumutbar, von au- ßerhalb.

4.3. Von der KfW dem Auftragnehmer oder seinem Personal ausgehändigte und zur Leis- tungserbringung nicht mehr benötigte Zutrittsmittel (z. B. Schlüssel, Karten, Ausweise) müssen unverzüglich und unaufgefordert an die KfW zurückgegeben werden. Einzelhei- ten zum Umgang mit Zutrittsmitteln gibt die KfW separat vor.

4.4. Während des Aufenthaltes der vom Auftragnehmer eingesetzten Personen auf Grund- stücken oder in Räumlichkeiten der KfW müssen diese Personen ihnen von der KfW ausgestellte (ggf. Lichtbild-)Ausweise gut sichtbar tragen, zur Ermöglichung von Identi- tätsabgleichen ihre gültigen amtlichen Ausweisdokumente (je Person den Personalaus- weis oder Reisepass) mitführen und auf Verlangen von KfW-seitigem Personal (insbe- sondere Sicherheitspersonal) an Identitätsabgleichen mitwirken.

5. Austausch/Ausschluss von Personen

5.1. Ist eine Person im Sinne von Ziffern 2.1 lit. b) (bestimmte Person) oder 2.5 (Schlüssel- person) oben verhindert, muss der Auftragnehmer die KfW davon unverzüglich informie- ren und sich mit ihr über das Ausmaß der Verhinderung, die Folgen für die Leistungser- bringung und den Einsatz von Ersatzpersonen abstimmen. Der Auftragnehmer ist ver- pflichtet, unverzüglich gleichwertige Ersatzpersonen einzusetzen, falls und soweit

a) die KfW mit ihm nicht ausdrücklich und in Textform anderes vereinbart oder

b) er kraft gesetzlicher Regelungen davon befreit ist.

5.2. Die KfW kann – nach ihrem billigen Ermessen nach vorheriger Mahnung oder, insbeson- dere im Fall der Unzumutbarkeit eines Abwartens für die KfW, ohne vorherige Mahnung – , vom Auftragnehmer für die Leistungserbringung vorgesehene oder eingesetzte Perso- nen aus sachlich gerechtfertigten Gründen von der Leistungserbringung ausschließen oder ihren unverzüglichen Austausch gegen gleichwertige Ersatzpersonen verlangen. Satz 1 gilt insbesondere, falls eine Person

a) die geschuldeten Eignungen nicht aufweist,

b) einmalig wesentlich oder wiederholt unwesentlich gegen Verhaltenspflichten (ins- besondere gegenüber dem Auftragnehmer und/oder der Person bekannt gege- bene Verhaltensregeln für den Einsatz in Räumlichkeiten der KfW) verstößt,

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c) die Zusammenarbeit mit oder sonstige Arbeit von Personal der KfW oder mit/von Vertragspartnern der KfW vorsätzlich oder grob fahrlässig stört oder

d) aus Gründen des Gesundheits- oder Infektionsschutzes von der Leistungserbrin- gung in Räumlichkeiten der KfW ausgeschlossen ist und keine Leistungserbrin- gung andernorts (insbesondere nicht remote) möglich ist.

5.3. In allen Fällen des Austausches von Personen bleibt die Leistungspflicht des Auftragneh- mers unberührt, falls und soweit

a) die KfW mit ihm nicht ausdrücklich und in Textform etwas anderes vereinbart oder

b) er kraft gesetzlicher Regelungen von der Leistungspflicht nicht befreit ist.

5.4. Außerdem trägt er alle (Mehr-)Kosten und erhält für die Zeiten und Maßnahmen der Ein- satzvorbereitung von Ersatzpersonen keine Vergütung. Die vorgenannte Pflicht zur (Mehr-)Kostentragung gilt sowohl für (Mehr-)Kosten, die beim Auftragnehmer entstehen, als auch für angemessene (Mehr-)Kosten, die der KfW entstehen (z. B. durch die Ein- satzvorbereitung von Ersatzpersonen durch die KfW oder durch von ihr beauftragte Dritte). Erfolgt die Einsatzvorbereitung von Ersatzpersonen durch die KfW, zahlt der Auf- tragnehmer ihr dafür jeweils pauschal einen (1) vollen Tagesvergütungssatz, der für die Person gilt, deren Einsatz vorbereitet wird, pro vollem Arbeitstag (acht (8) Arbeitsstun- den), an dem diese Einsatzvorbereitung stattfindet, bzw. dementsprechend anteilige Ta- gesvergütungssätze für nicht arbeitstagfüllende Einsatzvorbereitungen.

6. Natürliche und vergleichbare Personen als Unterauftragnehmer

6.1. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass ein von ihm eingesetzter Unterauftragnehmer, wel- cher eine natürliche Person oder eine mit dieser vergleichbare Person ist (z. B. eine Ein- Mann-GmbH), nicht mehr als fünfsechstel (5/6) ihres kalenderjährlichen Bruttojahresum- satzes mit dem Einsatz bei der KfW umsetzt (im Folgenden „Fünfsechstelregelung“) sowie fortlaufend eigene unternehmerische Aktivitäten (z. B. Internetauftritt/Werbung auf dem freien Markt) entfaltet. Auf Verlangen der KfW sind entsprechende Belege durch den Auftragnehmer vorzulegen. Für den Fall, dass ein Verstoß gegen die Fünfsechstel- regelung droht, ist die KfW vom Auftragnehmer unverzüglich zu informieren. Die KfW ist in diesem Fall berechtigt, ihre Zustimmung zum Unterauftragnehmereinsatz mit sofortiger Wirkung zu widerrufen.

6.2. Die Regelungen der vorstehenden Unterziffer gelten entsprechend, wenn der Auftrag- nehmer selbst eine natürliche Person ist sowie in hiermit vergleichbaren Fällen (z. B. Ein- Mann-GmbH).

7. Tätigkeit von aktiven oder ehemaligen Mitarbeitern der KfW

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, keine Personen einzusetzen, die sich in den letzten 6 Monaten vor einem Einsatz in einem aktiven oder ruhenden Arbeitsverhältnis (z. B. El- ternzeit, Passiv-Phase Altersteilzeit, Sabbatical o. ä.) oder einem Vorruhestandsverhält- nis mit der KfW befunden haben. Dies gilt entsprechend, wenn der Auftragnehmer selbst eine natürliche Person (Freelancer) ist sowie in hiermit vergleichbaren Fällen (z. B. Ein- Mann-GmbH).

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