Verfahrensbedingungen Angebots- und Verhandlungsphase.pdf

Verfahrensbedingungen

der Angebots- und Verhandlungsphase

für das

Verhandlungsverfahren

mit Teilnahmewettbewerb

der KfW

„Legal AI Workspace“, KfW-2026-2025

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die vorliegenden Vergabeunterlagen urheberrechtlich geschützt sind und nur zur Erstellung eines Angebots verwendet werden dürfen. Eine anderweitige Nutzung der Unterlagen darf daher nur mit ausdrücklicher Zustimmung der KfW erfolgen.

Verfahrensbedingungen der Angebots- und Verhandlungsphase

Inhalts- und Anlagenverzeichnis

Inhaltsverzeichnis:

1. Fortgeltung der Bewerbungsbedingungen .............................................. 1
2. Verfahrensablauf der Angebots- und Verhandlungsphase ..................... 1 2.1. Allgemeines ................................................................................................. 1 2.2. Termine der Angebots- und Verhandlungsphase .................................... 1 2.3. Erstangebot ................................................................................................. 1 2.4. Verhandlungs- und Präsentationstermin .................................................. 2 2.5. Finales Angebot .......................................................................................... 3
3. Angebotseinreichung und Angebotserstellung ....................................... 3 3.1. Erstellung des Angebotes und der Angebotsunterlagen ........................ 3 3.2. Inhalt des Angebotes .................................................................................. 4 3.3. Zulässiger Verhandlungsbedarf an den Vertragsunterlagen mit dem Erstangebot ................................................................................................. 5 3.3.1. Verhandlungsbedarf Vertragsbedingungen ............................................. 5 3.3.2. Verhandlungsbedarf Leistungsbeschreibung .......................................... 5 3.4. Unzulässigkeit von Änderungen an den Vergabeunterlagen im finalen Angebot ....................................................................................................... 5
4. Zuschlagskriterien und Wertung ............................................................... 6 4.1. Bewertungsformel ...................................................................................... 6 4.2. Ermittlung der Preispunkte ........................................................................ 6 4.3. Ermittlung der Leistungspunkte ................................................................ 7

Anlagenverzeichnis:

− Formblatt „Erklärungen und Nachweise des Auftragnehmers für Auftragsverarbeitungen“

− Formblatt „Erklärungen und Nachweise zur Informationssicherheit"

− Formblatt „Betriebsrisikofragebogen“

− Formblatt „ESG-Kriterien“

− Formblatt „Verhandlungsbedarf Leistungsbeschreibung“

− Formblatt „Verhandlungsbedarf Vertragsbedingungen“

− Anlage Use Cases

− FAQ zur elektronischen Abgabe von Angeboten und Teilnahmeanträgen

Verfahrensbedingungen der Angebots- und Verhandlungsphase

1. Fortgeltung der Bewerbungsbedingungen

Die Bewerbungsbedingungen für den Teilnahmewettbewerb gelten fort, soweit sie in den Vergabeunterlagen nicht ausdrücklich abgeändert werden.

2. Verfahrensablauf der Angebots- und Verhandlungsphase

2.1. Allgemeines

Die Angebots- und Verhandlungsphase schließt sich dem Teilnahmewettbewerb an. Der Teilnahmewettbewerb diente der Auswahl der Bewerber, mit denen verhandelt werden soll.

In der Angebots- und Verhandlungsphase wird unter den Bietern, die ein Angebot abgeben, der Auftragnehmer ausgewählt. Zugleich werden im Rahmen der Verhandlungen die endgültigen Leistungsinhalte und Vertragsbedingungen festgelegt.

Die KfW sieht im Wesentlichen den nachfolgend dargestellten Ablauf und Terminplan des Vergabeverfahrens vor, wobei sie sich vorbehält, bei Vorliegen sachlicher Gründe unter Beachtung der Grundsätze der Transparenz und Nichtdiskriminierung von diesem Verfahrensablauf abzuweichen.

2.2. Termine der Angebots- und Verhandlungsphase

Die KfW behält sich vor, den vorgesehenen Terminplan anzupassen und insbesondere die vorgesehenen Fristen zu verlängern.

2.3. Erstangebot

Die im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bieter werden zunächst aufgefordert, auf der Grundlage der vorliegenden Verfahrensbedingungen, der Vertragsbedingungen und der Leistungsbeschreibung ein Erstangebot abzugeben.

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Verfahrensbedingungen der Angebots- und Verhandlungsphase

Der Bieter hat seine etwaigen Änderungsvorschläge zu den Vertragsbedingungen und zur Leistungsbeschreibung, die er zum Gegenstand des mit ihm zu führenden Verhandlungsgesprächs machen möchte, mit dem Erstangebot einzureichen. Hierzu hat der Bieter die Formblätter „Verhandlungsbedarf Leistungsbeschreibung“ bzw. „Verhandlungsbedarf Vertragsbedingungen“ auszufüllen und dem Erstangebot als Anlage beizufügen. Den Gesamtpreis seines Erstangebots hat der Bieter ohne Berücksichtigung dieser Änderungswünsche zu kalkulieren. Weil er nicht wissen kann, ob und inwieweit die KfW seinen Änderungsvorschlägen entsprechen wird.

Die KfW wird die Erstangebote gemäß den Vorgaben unter Ziffer 4 dieser Verfahrensbedingungen unter Anwendung der bekannt gemachten Zuschlagskriterien und deren Gewichtung einer ersten Wertung unterziehen. Sie beabsichtigt mit allen Bietern, die ein fristgemäß eingegangenes und wertungsfähiges erstes Angebot abgegeben haben, jeweils einzeln zu verhandeln. Sie plant hierfür die Durchführung eines Verhandlungstermins. Gleichwohl behält sie sich vor, Umfang und Inhalt der Verhandlungen nach Zweckmäßigkeitserwägungen festzulegen.

Über die eingereichten Erstangebote zu verhandeln steht im Ermessen der KfW. Sie behält sich ausdrücklich vor, den Zuschlag auf der Grundlage der Erstangebote ohne Verhandlungen zu erteilen.

2.4. Verhandlungen / Use Cases

Für den Verhandlungs- und Use-Case-Termin ist ein Zeitrahmen von insgesamt max. 4,5 Stunden pro Bieter vorgesehen. Die KfW führt den Termin als Videokonferenz per Webex durch. Nähere organisatorische Informationen zum Termin werden rechtzeitig zur Verfügung gestellt.

Der Termin gestaltet sich wie folgt:

• Vorstellung des Bieters, inklusive der Mitglieder des Kernteams (ca. 10 Minuten) – 08:30 Uhr – 08: 40 Uhr

• Use Cases mit Vorstellung der fachlichen Lösungen und Rückfragen der KfW

Use Case 1 (20 Min) – 08:40 Uhr – 09:00 Uhr

Use Case 2 (35 Min) – 09:00 Uhr – 09:35 Uhr

Use Case 3 (25 Min) – 09:35 Uhr – 10:00 Uhr

5 Min Pause

Use Case 4 (25 Min) – 10:05 Uhr – 10:30 Uhr

(Vorstellung Use Cases durch Kernteammitglieder, siehe unten)

• Allgemeine Rückfragen zum Angebot (ca. 15 Minuten) - 10:30 Uhr -10:45 Uhr

• Ggf. Verhandlungen über fachliche Themen (ca. 30 Min.) - 10:45 Uhr – 11:15 Uhr

5 Min. Pause

• Ggf. Verhandlungen über Vertragsthemen (ca. 60 Minuten) 11:20 Uhr – 12:20 Uhr

• Kommerzielle Verhandlungen (ca. 30 Minuten) 12:20 Uhr – 12:50 Uhr

• Abschließende Hinweise zum Vergabeverfahren (ca. 10 Min.) 12:50 Uhr – 13:00 Uhr.

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Verfahrensbedingungen der Angebots- und Verhandlungsphase

Im Verhandlungs- und Präsentationstermin müssen mindestens nachfolgende Personen anwesend sein und die Use Cases präsentieren. Kernteammitglieder, d.h. die in den Kurzlebensläufen benannten Rollen, d.h.:

1 Projektleiter/in

1 IT-Experte/in

1 Fachexperte/in.

Der Bieter hat bei der Auswahl seiner Teilnehmer sicherzustellen, dass er zu den technischen, kaufmännischen und vertraglichen Fragen sprech- und entscheidungsfähig ist.

Mit der Abgabe des Angebots verzichtet der Bieter auf jede Entschädigung für die Erstellung des Angebots sowie die Erstattung etwaiger Kosten. Die Nutzungsrechte an den Angebotspräsentationen verbleiben bei den Bietern, bis auf die Nutzungsrechte an der Präsentation des Bieters, der den Zuschlag erhält.

2.5. Finales Angebot

Die KfW wird den Bietern im Anschluss an den Verhandlungstermin eine finale Version der Vergabeunterlagen übermitteln und sie auf Grundlage der vorliegenden Verfahrensbedingungen auffordern, finale Angebote unter Verwendung der ggf. überarbeiteten Vergabeunterlagen abzugeben. Die KfW behält sich ausdrücklich vor, die Vergabeunterlagen, insbesondere den Vertrag und die Leistungsbeschreibung, den Verhandlungsergebnissen zuvor anzupassen.

Die finale Version der Vergabeunterlagen, insbesondere die Vertragsbedingungen und die Leistungsbeschreibung, sind dem finalen Angebot zu Grunde zu legen. Die finalen Angebote dürfen keine Änderungen der finalen Version der Vergabeunterlagen beinhalten oder Änderungen hieran vorschlagen. Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen des finalen Angebotes können zum Ausschluss des Angebots führen (§ 53 Abs. 7 S. 2 VgV, § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV).

Die KfW wird die Anforderungen an das finale Angebot mit der Aufforderung zu dessen Abgabe näher spezifizieren. Alle eingereichten finalen Angebote werden auf Grundlage der bekannt gemachten Zuschlagskriterien und deren Gewichtung bewertet.

Die KfW wird nach vorheriger Mitteilung gemäß § 134 GWB den Zuschlag auf das nach dem Ergebnis der Angebotswertung gemäß Ziff. 4 wirtschaftlichste finale Angebot erteilen.

3. Angebotseinreichung und Angebotserstellung

3.1. Erstellung des Angebotes und der Angebotsunterlagen

Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen.

Die Angebotserstellung erfolgt zum Großteil durch Eingaben im Bieterassistenten. Bitte

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Verfahrensbedingungen der Angebots- und Verhandlungsphase

Die von der KfW beigefügten und auszufüllenden externen Formblätter verwenden Sie, indem Sie diese herunterladen, ausfüllen und anschließend im Bieterassistenten unter dem Reiter „Eigene Anlagen“ hochladen.

Bietereigene Anlagen können – sofern erforderlich und gefordert – ebenfalls im Reiter „Eigene Anlagen“ dem Angebot beigefügt werden.

3.2. Inhalt des Angebotes

Angaben, die der Bieter im Bieterportal auf der Vergabeplattform machen muss:

• Nettogesamtpreis • Geforderte Angaben zu den Leistungskriterien

Unterlagen, die der Bieter ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen hat und die er im Bieterportal auf der Vergabeplattform hochladen muss:

• Formblatt „Preisblatt“ (Excel; siehe im Bieterportal unter „Liste der Anlagen“ bei „Produkte/Leistungen“) • Formblatt „ESG-Kriterien“ • Formblatt „Muss- und Kann-Kriterien“ • Formblatt „Erklärungen und Nachweise des Auftragnehmers für Auftragsverarbeitungen • Formblatt „Erklärungen und Nachweise zur Informationssicherheit“ • Formblatt „Betriebsrisikofragebogen“

Weitere Unterlagen, die der Bieter nur, sofern er sie für sein Angebot tatsächlich benötigt, ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen hat und die er im Bieterportal auf der Vergabeplattform hochladen muss:

• Formblatt „Verhandlungsbedarf Leistungsbeschreibung“ • Formblatt „Verhandlungsbedarf Vertragsbedingungen“

Hinweis: Alle einzureichenden Formblätter sind in dem Format einzureichen (z.B. Word oder Excel), indem sie dem Bieter zur Verfügung gestellt wurden. Von einer zusätzlichen Konvertierung (z.B. in PDF) ist abzusehen. Bei Unterlagen, die der Bieter selbst zu erstellen hat (z.B. Konzepte), sind die KfW-seitig vorgegebenen Formatvorgaben einzuhalten.

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Verfahrensbedingungen der Angebots- und Verhandlungsphase

3.3. Zulässiger Verhandlungsbedarf an den Vertragsunterlagen mit dem Erstangebot

Die Vertragsunterlagen bestehen aus der Leistungsbeschreibung/dem Leistungsverzeichnis und den Vertragsbedingungen. Etwaigen Verhandlungsbedarf an diesen Unterlagen müssen Bieter bereits mit ihrem Erstangebot schriftlich an die KfW adressieren.

Die Identität des Ausschreibungsgegenstandes muss auch in einem Verhandlungsverfahren gewahrt bleiben. Deshalb ist die KfW zwar bereit, über einzelne Bestimmungen der Vergabeunterlagen mit den Bietern zu verhandeln. Sie wird jedoch weder die ausgeschriebene Leistung noch die Art und Weise ihrer Erbringung grundlegend verändern.

3.3.1. Verhandlungsbedarf Vertragsbedingungen

Der Verhandlungsbedarf des Bieters in Bezug auf die Vertragsbedingungen ist unter Angabe der jeweils betroffenen Position der Vertragsbedingungen im Formblatt „Verhandlungsbedarf Vertragsbedingungen“ zu tätigen.

3.3.2. Verhandlungsbedarf Leistungsbeschreibung

Der Verhandlungsbedarf des Bieters hinsichtlich der Leistungsbeschreibung ist unter Angabe der jeweils betroffenen Position der Leistungsbeschreibung im Formblatt „Verhandlungsbedarf Leistungsbeschreibung“ zu tätigen.

3.4. Unzulässigkeit von Änderungen an den Vergabeunterlagen im finalen Angebot

Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind bei der Abgabe der finalen Angebote unzulässig. Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, welche die KfW den Bietern als Grundlage für deren finalen Angebote zur Verfügung gestellt hat, können zum Ausschluss des Angebots führen (siehe Ziffer 2.5).

Wenn ein Bieter seine eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Einkaufsbedingungen o.ä. verwendet, wird dies grundsätzlich als Änderung der Vergabeunterlagen betrachtet.

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Verfahrensbedingungen der Angebots- und Verhandlungsphase

4. Zuschlagskriterien und Wertung

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Es werden folgende Zuschlagskriterien festgelegt:

Für die Kriterien „Preis“ und „Leistung“ sind jeweils maximal 100 Punkte (ungewichtet) erreichbar. Die erzielten Punkte in dem jeweiligen Kriterium werden jeweils mit dem obenstehenden Gewichtungsfaktor multipliziert.

4.1. Bewertungsformel

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt anhand folgender Formel:

Z = Gewichtung Preis * P (Preispunkte) + Gewichtung Leistung * L (Leistungspunkte)

Z = Kennzahl für das Preis-Leistungs-Verhältnis des zu bewertenden Angebots

P = Preispunkte des zu bewertenden Angebotes.

L = Leistungspunkte des zu bewertenden Angebotes

Je höher die Kennzahl Z, desto wirtschaftlicher ist das Angebot. Der maximal erreichbare Z- Wert ist 100. Das Angebot mit der höchsten Kennzahl Z erhält den Zuschlag.

Übersicht:

4.2. Ermittlung der Preispunkte

Für das Kriterium „Preis“ sind maximal 100 Preispunkte (ungewichtet) erreichbar.

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Verfahrensbedingungen der Angebots- und Verhandlungsphase

Punktevergabe bei „Freie Verhältniswahl Preis / Leistung“

Für die Preisbewertung werden maximal 100 Preispunkte (ungewichtet) vergeben. Das Angebot mit dem niedrigsten Bruttogesamtpreis erhält die maximale Punktzahl. Die Zusammensetzung des Bruttogesamtpreises (Gesamtpreis inklusive Umsatzsteuer) ergibt sich aus dem Leistungsverzeichnis (ggf. inkl. Anlagen).

Die Punktevergabe erfolgt auf Basis des umgekehrten Dreisatzes gemäß nachstehender Formel:

max. erreichbare Punktzahl x niedrigster Bruttogesamtpreis

angebotener Bruttogesamtpreis

Die ermittelten Preispunkte werden anschließend mit dem Gewichtungsfaktor für das Kriterium Preis multipliziert. Die hieraus resultierende gewichtete Preispunktzahl geht in die Gesamtbewertung zur Ermittlung der Kennzahl Z ein.

4.3. Ermittlung der Leistungspunkte

Für das Kriterium „Leistung“ sind maximal 100 Leistungspunkte (ungewichtet) erreichbar.

Sofern das Kriterium „Leistung“ in Unterkriterien aufgegliedert wird, erfolgt zunächst die Ermittlung der ungewichteten Punktzahl auf der Unterkriterienebene.

Die maximale Punktzahl ungewichtet pro Unterkriterium beträgt 100.

Die erreichte ungewichtete Punktzahl im Unterkriterium wird sodann mit dem unten vorgesehenen Gewichtungsfaktor multipliziert (z.B. 100 Punkte (ungewichtet) mit dem Prozentsatz 30 entsprechen 30 Punkte gewichtet im Unterkriterium Kann-Kriterien). Anschließend werden alle gewichteten Punktzahlen pro Unterkriterium addiert.

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Verfahrensbedingungen der Angebots- und Verhandlungsphase

Die bei Anwendung dieser Vorgehensweise resultierende gewichtete Punktzahl der Leistung geht in die Gesamtbewertung zur Ermittlung der Kennzahl Z ein.

Die Einzelheiten der Punktevergabe ergeben sich aus den Anlagen ESG-Kriterien, Muss- und Kann Kriterien, sowie Use Cases.

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