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Vergabeverfahren: „Sicherungsdienstleistungen im Maßregelvollzug - Asklepios Klinik Nord -
Ochsenzoll“
Unterlage „Zuschlagskriterien und deren Bewertung“
Vergabeunterlagen
für das Vergabeverfahren
„Sicherungsdienstleistungen im Maßregelvollzug - Asklepios
Klinik Nord - Ochsenzoll“
Unterlage: „Zuschlagskriterien und deren Bewertung“
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Ochsenzoll“
Unterlage „Zuschlagskriterien und deren Bewertung“
A. Zuschlagskriterien und deren Bewertung
Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot.
Die Zuschlagskriterien werden wie folgt gewichtet:
• Angebotspreis: 30 %
• Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals: 50 %
• Reaktionszeiten und Reaktionskonzept: 10 %
• Schulungskonzept während der Vertragslaufzeit: 10 %
Die je Kriterium erreichbare maximale Punktzahl beträgt 10 Punkte. Die für jedes Zuschlagskriterium erreichte Punktzahl wird mit dessen Gewichtungsfaktor multipliziert. Die Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der Summe der gewichteten Punktzahlen aller Zuschlagskriterien.
Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel:
Gesamtpunktzahl = Preispunkte × 0,30 + Personalpunkte × 0,50 + Reaktionspunkte × 0,10 + Schulungspunkte × 0,10
Soweit sich bei der Berechnung Nachkommastellen ergeben, wird zunächst mit ungerundeten Werten weitergerechnet. Erst die Gesamtpunktzahl wird auf zwei Nachkommastellen gerundet.
Bei gleicher Gesamtpunktzahl erhält das Angebot mit der höheren Punktzahl beim Zuschlagskriterium „Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals“ den Vorrang. Besteht weiterhin Gleichstand, entscheidet die höhere Punktzahl beim Zuschlagskriterium „Reaktionszeiten und Reaktionskonzept“, anschließend die höhere Punktzahl beim Zuschlagskriterium „Schulungskonzept“ und danach die höhere ungewichtete Preispunktzahl. Besteht auch danach Gleichstand, entscheidet das Los.
I. Zuschlagskriterium: Angebotspreis (Gewichtung 30 %)
Die Wertungssumme ergibt sich aus dem Preis im Preisblatt. Alle Preise sind netto in Euro mit maximal zwei Nachkommastellen anzugeben.
Ein fehlendes oder unvollständig ausgefülltes Preisblatt führt zum Ausschluss aus dem weiteren Verfahren.
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Die Vergabe von Preispunkten erfolgt nach der Methode der linearen Interpolation („Proportionalitätsmethode“). Dabei wird das Verhältnis des jeweiligen Angebots zum günstigsten eingereichten Angebot wie folgt gewertet:
-
Maximale Punktzahl: Das preisgünstigste wertungsfähige Angebot erhält die volle Punktzahl von 10 Punkten (unverrechnet).
-
Nullpunkte-Grenze: Ein Angebot, dessen Preis doppelt so hoch ist wie der des günstigsten Angebots (Preis = 2 x Preis ), erhält 0 Punkte. 𝑖 min
-
Interpolation: Angebote, deren Preise zwischen dem günstigsten Preis und dem doppelten Preis liegen, werden linear interpoliert. Mathematische Formel: Die Ermittlung der erreichten Preispunkte (𝑃) für das Angebot 𝑖 erfolgt nach folgender 𝑖 Formel:
𝑃 = ( (Preis 𝑥 2)− Preis ) / ((𝑃𝑟𝑒𝑖𝑠 𝑥 2)−Preis ) × 10 𝑖 min 𝑖 𝑚𝑖𝑛 𝑚𝑖𝑛
Dabei gilt:
• 𝑃: Erreichte (interpolierte) Preispunkte des zu wertenden Angebots 𝑖 𝑖 • Preis : Wertungssumme des zu wertenden Angebots 𝑖 𝑖 • Preis : Wertungssumme des günstigsten wertungsfähigen Angebots im min Wettbewerb.
Gewichtung: Die so ermittelten Preispunkte werden sodann mit der Gewichtung von 30 % multipliziert und fließen als gewichteter Wert in die Gesamtwertung (Matrix aus Preis und Qualität) ein.
II. Zuschlagskriterium: Qualifikation und Erfahrung des
eingesetzten Personals – Gewichtung 50 %
- Gegenstand der Bewertung Bewertet werden ausschließlich die Qualifikation und Erfahrung derjenigen Personen, die vom Bieter namentlich für die konkrete Auftragsausführung vorgesehen und mit dem Angebot verbindlich benannt werden.
Die benannten und bewerteten Personen sind im Zuschlagsfall in den angebotenen Funktionen einzusetzen. Ihre Benennung und die hierzu vorgelegten Angaben werden Bestandteil des Vertrags.
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Ein Austausch ist nur aus wichtigem Grund und nach vorheriger Zustimmung der Auftraggeberin zulässig. Ersatzpersonal muss mindestens die Mindestanforderungen erfüllen und ein mindestens gleichwertiges Qualifikations- und Erfahrungsniveau wie die zu ersetzende Person aufweisen. Die Gleichwertigkeit ist vor dem Einsatz durch geeignete Unterlagen nachzuweisen.
Folgende Personen sind zu benennen:
• Einsatzleitung
• Stellvertretung der Einsatzleitung
• Objektleitung
• Stellvertretung der Objektleitung
Die bloße Darstellung der allgemeinen personellen Leistungsfähigkeit des Bieters, die Vorlage allgemeiner Unternehmensreferenzen oder die Beschreibung eines abstrakten Personalpools werden nicht bewertet.
Für jede benannte Person sind die nachfolgend verlangten Nachweise einzureichen. Aus den Unterlagen müssen die Person, die Qualifikation, der Aussteller, der Zeitraum und die auftragsbezogene Relevanz eindeutig hervorgehen.
- Mindestanforderungen Die Einsatzleitung und deren Stellvertretung müssen jeweils mindestens über eine abgeschlossene Ausbildung zur Fachkraft für Schutz und Sicherheit oder eine nachweislich gleichwertige Qualifikation verfügen.
Die Objektleitung und deren Stellvertretung müssen jeweils mindestens über eine abgeschlossene Ausbildung zur Fachkraft für Schutz und Sicherheit oder eine nachweislich gleichwertige Qualifikation verfügen.
Darüber hinaus müssen sämtliche benannten Personen alle für ihre vorgesehene Tätigkeit geltenden gesetzlichen und leistungsbeschreibungsbezogenen Mindestanforderungen erfüllen.
Ferner muss für die jeweilige Rolle benannte Person mindestens eine vergleichbare persönliche Referenz aus den letzten drei Jahren eingereicht werden.
Die Nichterfüllung einer Mindestanforderung führt zum Ausschluss des Angebots.
- Bewertungsstruktur Innerhalb beider Personengruppen werden folgende Aspekte bewertet:
• Abschlüsse und berufliche Qualifikationen: 25 %
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• Fachspezifische Zusatzqualifikationen: 25 %
• Personenbezogene Referenzen und praktische Erfahrung: 50 %
- Abschlüsse und berufliche Qualifikationen Bewertet werden nachgewiesene Berufsausbildungen, Fortbildungsabschlüsse, Meisterqualifikationen, Studienabschlüsse oder vergleichbare Qualifikationen, die für die vorgesehene Tätigkeit im Maßregelvollzug und für die Übernahme von Führungs-, Koordinations- oder Sicherheitsverantwortung relevant sind.
Die Bewertung berücksichtigt insbesondere den fachlichen Bezug zur vorgesehenen Rolle, das Qualifikationsniveau, die praktische Verwertbarkeit für die ausgeschriebene Leistung und den erkennbaren Mehrwert gegenüber der jeweiligen Mindestanforderung.
Nutzen Sie für die Angabe der Abschlüsse und berufliche Qualifikationen nur die Unterlage, „12.2_Vordruck_Mitarbeiterprofil_Einsatzleitung_und_Stellvertretung“ und „12.3_Vordruck_Mitarbeiterprofil_Objektleitung_und_Stellvertretung “
- Fachspezifische Zusatzqualifikationen Bewertet werden nachgewiesene Zusatzqualifikationen, die für die konkrete Leistungserbringung von Bedeutung sind.
Maßgeblich sind Aktualität, Umfang, fachliche Tiefe, Auftragsbezug und praktische Anwendbarkeit. Teilnahmebescheinigungen ohne Angaben zu Inhalt und Umfang können nur eingeschränkt berücksichtigt werden.
Nutzen Sie für die Angabe der fachspezifischen Zusatzqualifikationen nur die Unterlage, „12.2_Vordruck_Mitarbeiterprofil_Einsatzleitung_und_Stellvertretung“ und „12.3_Vordruck_Mitarbeiterprofil_Objektleitung_und_Stellvertretung “
- Personenbezogene Referenzen Für jede benannte Person sind personenbezogene Referenzen über eigene, tatsächlich ausgeübte Tätigkeiten vorzulegen. Unternehmensreferenzen werden nicht als personenbezogene Referenzen anerkannt.
Nutzen Sie für die Angabe der Referenzen nur die Unterlage „12.1_Vordruck_Persönliche Referenzen“
Hinweise:
• Falls im Rahmen der Angebotsabgabe mehr persönliche Referenzen eingereicht werden wollen, ist die Unterlage „12.1_Vordruck_Persönliche_Referenzen“ mehrfach einzureichen.
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• Wird mehr als eine persönliche Referenz eingereicht, findet für die jeweilige Rolle nur die beste Referenz in die Bewertung Eingang.
Besonders berücksichtigt werden Tätigkeiten im Maßregelvollzug, in der forensischen Psychiatrie oder in Einrichtungen mit vergleichbaren Sicherheits-, Patienten- und Organisationsanforderungen. Ebenfalls berücksichtigt werden können Tätigkeiten im Justizvollzug, in psychiatrischen Einrichtungen, in besonders gesicherten Gesundheitseinrichtungen oder in vergleichbaren Bewachungs- und Führungssituationen, sofern der Bieter die Vergleichbarkeit nachvollziehbar erläutert.
Bewertet werden insbesondere:
• fachliche Vergleichbarkeit der Einrichtung
• Vergleichbarkeit des Aufgabenprofils
• Dauer und Aktualität der Erfahrung
• Umfang der persönlichen Verantwortung
• Erfahrung mit Patienten, untergebrachten Personen oder vergleichbar vulnerablen Personengruppen
• Erfahrung mit Krisen-, Konflikt- und Eskalationssituationen
• Erfahrung mit Führungs-, Einsatz- und Schnittstellenverantwortung
• Nachvollziehbarkeit und Belastbarkeit der Nachweise
- Kriterien und maximale Punktzahlen Die Bewertung erfolgt pro Rolle auf einer Skala von 0 bis 10 Punkten und wird mit 25 % multipliziert um als Punktzahl in die Gesamtwertung einzufließen.
Die so ermittelte Punktzahl wird sodann mit der Gewichtung von 50 % multipliziert und fließt als gewichteter Wert in die Gesamtwertung (Matrix aus Preis und Qualität) ein.
Punkte Wertungsmaßstab (multipliziert mit Gewichtungsfaktor)
Die vorgesehene Person ist hervorragend geeignet für 9 oder 10 d ie Leistungsausführung
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Unterlage „Zuschlagskriterien und deren Bewertung“
Die vorgesehene Person ist sehr gut geeignet für die 7 oder 8 L eistungsausführung Die vorgesehene Person ist gut geeignet für die 5 oder 6 L eistungsausführung Die vorgesehene Person ist noch ausreichend geeignet 3 oder 4 f ür die Leistungsausführung Die vorgesehene Person ist nur mangelhaft und 1 oder 2 t eilweise geeignet für die Leistungsausführung Die vorgesehene Person ist für die Leistungsausführung nicht geeignet oder es wurde 0 keine Person benannt
III. Reaktionszeiten und Reaktionskonzept – Gewichtung 10 %
- Mindestanforderung Die verbindliche maximale Reaktionszeit beträgt vier Stunden.
Die Mindestanforderung gilt für alle nachfolgend beschriebenen Situationen. Eine angebotene Reaktionszeit von mehr als vier Stunden, eine unverbindliche Zeitangabe oder das Fehlen einer Zeitangabe erfüllt die Mindestanforderung nicht und führt zum Ausschluss des Angebots.
- Definition der Reaktionszeit Reaktionszeit ist der Zeitraum zwischen dem nachweisbaren Eingang einer Anforderung bei der vom Auftragnehmer benannten, ständig erreichbaren Meldestelle und dem Zeitpunkt, zu dem die angeforderte, vollständig einsatzbereite und vertragsgemäß qualifizierte Person am Einsatzort zur Verfügung steht.
Sofern der Bieter unterschiedliche Reaktionszeiten nach Tageszeit, Wochentag oder Feiertag anbietet, ist für die Wertung die längste angebotene Reaktionszeit maßgeblich.
Der Bieter hat für folgende Situationen jeweils eine verbindliche maximale Reaktionszeit in Minuten anzugeben:
• Sonderbewachung: kurzfristiger, besonderer Bedarf an zusätzlichem, vertragsgemäß qualifiziertem Bewachungspersonal insbesondere für sicherheitsrelevante Transporte und Vorführdienste (vgl. auch Ziff. 1 der Leistungsbeschreibung)
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• Zusatzpersonal: kurzfristiger besonderer Bedarf an zusätzlichem, vertragsgemäß qualifiziertem Bewachungspersonal über die reguläre Besetzung hinaus (vgl. auch Ziff. 1 der Leistungsbeschreibung)
- Bewertung der angebotenen Reaktionszeiten Die Reaktionszeiten für die benannten Situationen werden gleich gewichtet. Für jede Einsatzsituation werden zwischen 0 und 10 Punkte vergeben.
Eine Reaktionszeit von 240 Minuten erhält 0 Punkte. Um Spekulationen und unrealistischen Angaben zu begegnen, erhält eine Reaktionszeit von 120 Minuten die vollen 10 Punkte. Reaktionszeiten zwischen 120 Minuten und 240 Minuten werden linear interpoliert.
Nutzen Sie für die Angabe der Reaktionszeit nur die Unterlage, „12.4_Vordruck_Reaktionszeiten und Reaktionskonzept“
- Reaktionskonzept Zusätzlich zu den Zeitangaben ist ein Konzept mit einem Umfang von höchstens zwei DIN-A4-Seiten einzureichen. Nicht geforderte Anlagen und über die Seitenbegrenzung hinausgehende Inhalte werden nicht berücksichtigt.
Das Reaktionskonzept muss für die Einsatzsituationen nachvollziehbar darstellen:
• Melde-, Alarmierungs- und Eskalationswege
• Erreichbarkeit der verantwortlichen Stellen
• Verfügbarkeit und Umfang von Personalreserven
• Einsatz- und Schichtplanung
• Vertretungs- und Bereitschaftsregelungen
• räumliche und logistische Organisation
• Maßnahmen bei parallelen Anforderungen oder mehreren Ausfällen
• Kontrolle und Dokumentation der Einhaltung der zugesagten Zeiten
Allgemeine Aussagen ohne erkennbaren Bezug zum ausgeschriebenen Auftrag werden nur eingeschränkt berücksichtigt.
Nutzen Sie für die Angabe des Reaktionskonzepts nur die Unterlage, „12.4_Vordruck_Reaktionszeiten und Reaktionskonzept“
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- Bewertung des Reaktionskonzepts Das Reaktionskonzept wird auf einer Skala von 0 bis 10 Punkten bewertet:
• 9 bis 10 Punkte: vollständig, konkret, besonders plausibel und belastbar; die zugesagten Reaktionszeiten sind auch bei Ausfällen und parallelen Anforderungen überzeugend abgesichert
• 7 bis 8 Punkte: weitgehend vollständig, konkret und sehr gut umsetzbar; nur geringfügige Schwächen
• 5 bis 6 Punkte: schlüssig und grundsätzlich belastbar; einzelne Aspekte bleiben allgemein oder weisen begrenzte Risiken auf
• 3 bis 4 Punkte: noch nachvollziehbar und grundsätzlich geeignet; mehrere Aspekte bleiben unkonkret oder nur eingeschränkt belastbar
• 1 bis 2 Punkte: erhebliche Lücken, Widersprüche oder Umsetzungsrisiken
• 0 Punkte: kein verwertbares Konzept oder keine nachvollziehbare Absicherung der zugesagten Zeiten
- Gesamtwertung Innerhalb dieses Zuschlagskriteriums werden gewichtet:
• angebotene Reaktionszeiten: 50 %
• Reaktionskonzept: 50 %
Die so ermittelte Punktzahl wird sodann mit der Gewichtung von 10 % multipliziert und fließt als gewichteter Wert in die Gesamtwertung (Matrix aus Preis und Qualität) ein.
IV. Schulungskonzept während der Vertragslaufzeit –
Gewichtung 10 %
- Gegenstand Der Bieter hat ein auftragsbezogenes Konzept vorzulegen, aus dem hervorgeht, ob, wie, in welchem Umfang und in welchen zeitlichen Abständen er das für die Auftragsausführung eingesetzte Personal während der Vertragslaufzeit fortlaufend fachlich und qualitativ fördert.
Das Konzept darf höchstens zwei DIN-A4-Seiten umfassen, inkl. ggf. beispielhafter Jahresschulungspläne. Darüber hinausgehende Inhalte und nicht geforderte Anlagen werden nicht berücksichtigt.
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Unterlage „Zuschlagskriterien und deren Bewertung“
Ein allgemeines, nicht auf den Maßregelvollzug und die konkret ausgeschriebenen Leistungen angepasstes Unternehmensschulungskonzept reicht nicht aus.
Das angebotene Schulungskonzept einschließlich der angegebenen Schulungsintervalle und Maßnahmen wird Bestandteil des Vertrags.
Nutzen Sie für die Angabe des Schulungskonzepts nur die Unterlage, „12.4_Vordruck_Reaktionszeiten und Reaktionskonzept“
- Bewertungsstruktur Das Schulungskonzept wird intern wie folgt gewichtet:
• Auftragsbezogenheit, Inhalte und fachliche Tiefe: 70 %
• Regelmäßigkeit, Häufigkeit und Umfang: 30 %
Bewertet werden ausschließlich verbindlich angebotene Maßnahmen, die während der Vertragslaufzeit für das konkret eingesetzte Personal durchgeführt werden.
- Bewertungsmaßstab Die Bewertung erfolgt je Unterkriterium auf einer Skala von 0 bis 10 Punkten:
• 9 bis 10 Punkte: hervorragendes, besonders auftragsbezogenes und belastbares Schulungssystem mit konkreten Inhalten, festen Intervallen, qualifizierten Schulungsverantwortlichen und überzeugender Wirksamkeitskontrolle
• 7 bis 8 Punkte: sehr gutes und weitgehend vollständiges Konzept mit hoher fachlicher Relevanz und nur geringfügigen Schwächen
• 5 bis 6 Punkte: gutes und schlüssiges Konzept, das eine regelmäßige und auftragsbezogene Weiterbildung erwarten lässt
• 3 bis 4 Punkte: ausreichendes, grundsätzlich geeignetes Konzept; mehrere Aspekte bleiben jedoch allgemein oder wenig konkret
• 1 bis 2 Punkte: mangelhaftes Konzept mit erheblichen Lücken bei Inhalt, Regelmäßigkeit, Durchführung oder Kontrolle
• 0 Punkte: kein Konzept oder kein brauchbarer auftragsbezogener Schulungsansatz
Die so ermittelte Punktzahl wird sodann mit der Gewichtung von 10 % multipliziert und fließt als gewichteter Wert in die Gesamtwertung (Matrix aus Preis und Qualität) ein.
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