Bieterfragen Stand 08.09.2026.pdf

[Seite 1]

Bieterfragen – Sicherheitstechnische Betreuung für die Beschäftigten der

Kreisverwaltung Rhein-Hunsrück-Kreis

Frage 1:

Leistungsbeschreibung: Sie schreiben unter Pkt. 7.1 "Die Einsatzzeit ist die tatsächlich in der Kreisverwaltung erbrachte Zeit. Wegezeiten sind nicht in den Einsatzzeiten enthalten." Gleichzeitig gestehen Sie zu unter Pkt. 7.3, dass "Reisezeiten und Fahrtkosten zu den Liegenschaften des AG innerhalb des Kreisgebiets sind mit der Vergütung abgegolten und werden nicht gesondert vergütet oder auf das Stundenkontingent angerechnet."

Verstehen wir richtig, dass die An- und Abfahrt von unserem Standort zur ersten und letzten angefahrenen Liegenschaft des Kreisgebietes nicht vergütet werden, jedoch Fahrten zwischen den Liegenschaften des Kreisgebietes gemäß Stundensatz und 15-Minuten-Taktung abgerechnet werden können, z.B. bei Begehungen mehrerer Liegenschaften an einem Tag?

Antwort 1:

Ja, das wird richtig verstanden.

Frage 2:

Im Rahmen der Prüfung der veröffentlichten Leistungsbeschreibung ergeben sich aus Sicht des Bieters einige Punkte, zu denen wir vor Abgabe des Angebotes um Klarstellung bitten. Die nachfolgenden Fragen betreffen insbesondere den Umfang der zu erbringenden Leistungen, die zugrunde zu legenden Stundenkontingente sowie die Kalkulationsgrundlagen.

1. Grundbetreuung - Abweichung zwischen angegebenem Stundenumfang und Berechnung

Unter Ziffer 1.3.1 der Leistungsbeschreibung wird in der Überschrift eine "Grundbetreuung 120 Stunden" ausgewiesen.

Im unmittelbar folgenden Berechnungsschema wird hingegen auf Grundlage von 495 Beschäftigten und der Betreuungsgruppe III eine jährliche Einsatzzeit von insgesamt 247,5 Stunden ausgewiesen. Für die Arbeitssicherheit wird hiervon ein Anteil von 148,5 Stunden bzw. 60 % angegeben.

Wir bitten um Klarstellung, welcher Stundenumfang für die Kalkulation und Leistungserbringung der sicherheitstechnischen Betreuung tatsächlich maßgeblich ist:

• 120 Stunden jährlich oder

• 148,5 Stunden jährlich für den Bereich Arbeitssicherheit?

Sofern die Angabe "120 Stunden" lediglich einen redaktionellen Fehler darstellt, bitten wir um entsprechende Berichtigung der Leistungsbeschreibung bzw. der Vergabeunterlagen.

Hinweis: Eine Kommune besteht üblicherweise aus mehreren Betriebsteilen, wie z. B. Verwaltung, Schule, Kindergarten, Bauhof, Kläranlage (siehe Beispielrechnung unten aus der DGUV R 100-002).. Diese werden unterschiedlich unterschiedlich berechnet, siehe DGUV Regel 100-002 Anlage 2.

DGUV Regel 100-002 Betriebsärztinnen und Betriebsärzte sowie Fachkräfte für Arbeitssicherheit.

Antwort 2:

Es ist von 148,5 Stunden pro Jahr auszugehen. Die Überschrift in der Leistungsbeschreibung wurde angepasst.

[Seite 2]

Frage 3:

Aufteilung der Grundbetreuung zwischen Betriebsmedizin und Arbeitssicherheit

In Ziffer 1.3.1 wird ausgeführt, dass bei der Aufteilung der Grundbetreuungszeiten auf Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit grundsätzlich ein Mindestanteil von 20 % der Grundbetreuung, jedoch nicht weniger als 0,2 Stunden/Jahr je Beschäftigten für jeden Leistungserbringer anzusetzen ist. Dies ist mit der Novellierung der DGUV V2 geändert worden. Bei der Aufteilung der Zeiten auf die Betriebsärztin oder den Betriebsarzt und die Fachkraft für Arbeitssicherheit ist in der Grundbetreuung ein Mindestanteil von 20 Prozent für jeden dieser Leistungserbringer anzusetzen. Die Vorgabe "0,2 Stunden/Jahr je Beschäftigten" wurde gestrichen.

Wir bitten um Klarstellung, welche konkrete Aufteilung der Grundbetreuung zwischen Betriebsmedizin und Arbeitssicherheit der Ausschreibung zugrunde liegt und welches Stundenkontingent der Bieter für die sicherheitstechnische Betreuung verbindlich zu kalkulieren hat.

Antwort 3:

Das Stundenkontingent für die sicherheitstechnische Betreuung liegt bei 148,5 Stunden pro Jahr.

Frage 4:

Sicherheitstechnische Unterweisungen

Unter Ziffer 1.1 wird die Durchführung sicherheitstechnischer Unterweisungen von Putzkräften, Hausmeistern und allen weiteren Beschäftigten als wichtiger Bestandteil der Grundbetreuung genannt.

Hierzu bitten wir um Konkretisierung des erwarteten Leistungsumfangs.

Insbesondere bitten wir um Mitteilung,

• ob die Durchführung der Unterweisungen für sämtliche Beschäftigtengruppen Bestandteil des unter Ziffer 1.3.1 genannten Stundenkontingents ist,

• in welchem Umfang bzw. mit welcher Häufigkeit entsprechende Unterweisungen erwartet werden,

• ob vorhandene Unterweisungsunterlagen und Gefährdungsbeurteilungen durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden und

• ob die Erstellung bzw. Aktualisierung von Unterweisungsinhalten ebenfalls Bestandteil der ausgeschriebenen Leistung sein soll.

Für die Angebotskalkulation ist insbesondere die Abgrenzung zwischen der Durchführung von Unterweisungen und der hierfür erforderlichen Vorbereitung bzw. Erstellung von Unterweisungsunterlagen relevant.

Ein Hinweis zu diesem Thema: Mit der Überarbeitung der DGUV Regel 100-001 wurde nochmal verdeutlicht, dass Unterweisungen grundsätzlich vom Vorgesetzten durchzuführen sind. Siehe DGUV Regel 100-001, 2.3 DGUV Regel 100-001 Grundsätze der Prävention

"Da Unterweisungen insbesondere Anweisungen an die Versicherten zu sicherem und gesundem Verhalten beinhalten, ist für die Durchführung von Unterweisungen eine entsprechende Weisungsbefugnis erforderlich. Daher wird üblicherweise in Unternehmen die Pflicht zur Unterweisung der Versicherten den unmittelbar betrieblichen Vorgesetzten, wie z. B. der Abteilungsleitung, Meistern und Meisterinnen, Schicht- oder Maschinenführung oder der Teamleitung, übertragen. Dies ist sinnvoll, da diese jeweils in ihrem Verantwortungsbereich "vor Ort" sind, das Verhalten der ihnen unterstellten Versicherten beobachten können und erforderlichenfalls korrigieren müssen."

Sollte die Durchführung teilweise auf einen externen Dienstleister übertragen werden, so kann eine rechtssichere Unterweisung nur auf Basis der erstellten Gefährdungsbeurteilungen, den daraus resultierenden Betriebsanweisungen und in Anwesenheit der verantwortlichen Führungskraft durchgeführt werden. Fehlt eine dieser Bedingungen, wird die Veranstaltung als Schulung angeboten.

[Seite 3]

Antwort 4:

• ob die Durchführung der Unterweisungen für sämtliche Beschäftigtengruppen Bestandteil des unter Ziffer 1.3.1 genannten Stundenkontingents ist: Ja, die Durchführung der Unterweisung ist Bestandteil des Stundenkontingents. Es werden voraussichtlich folgende Personengruppen unterwiesen: Putzkräfte, Hausmeister, Sekretärinnen an einem, max. zwei Tag im Jahr.

• in welchem Umfang bzw. mit welcher Häufigkeit entsprechende Unterweisungen erwartet werden: Die Unterweisungen erfolgen an einem, max. zwei Tagen im Jahr.

• ob vorhandene Unterweisungsunterlagen und Gefährdungsbeurteilungen durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden: Nein. Die Unterweisungsunterlagen sollen von der zuständigen Fachkraft für Arbeitssicherheit erstellt werden. Wir geben aber Themen an, die mit besprochen werden sollen.

• ob die Erstellung bzw. Aktualisierung von Unterweisungsinhalten ebenfalls Bestandteil der ausgeschriebenen Leistung sein soll: Ja, so soll es sein.

Frage 5:

Betriebsspezifische Betreuung - Stundenumfang Unter Ziffer 1.3.2 wird eine "betriebsspezifische Betreuung von 8 Stunden" ausgewiesen. Gleichzeitig wird darauf hingewiesen, dass sich dieser Stundenumfang entsprechend dem aktuellen Bedarf des Auftraggebers verändern kann. Wir bitten um Klarstellung, ob die genannten 8 Stunden

• ein verbindlich zu erbringendes jährliches Stundenkontingent,
• ein Mindestkontingent oder
• lediglich ein kalkulatorischer Ausgangswert darstellen. Sofern aufgrund eines erhöhten Bedarfs zusätzliche betriebsspezifische Leistungen erforderlich werden, bitten wir um Klarstellung, ob diese Leistungen ausschließlich nach gesonderter Beauftragung durch den Auftraggeber erbracht und abgerechnet werden.

Antwort 5:

Es handelt sich hierbei um einen kalkulatorischen Ausgangswert.

Frage 6:

Umfang der zu betreuenden Liegenschaften / Einsatzorte In der Einleitung werden neben den drei Hauptgebäuden etwa 23 Außenstellen genannt, darunter insbesondere 15 weiterführende Schulen sowie weitere Einrichtungen und Gebäude im Mietverhältnis. Unter Ziffer 5 wird demgegenüber allgemein ausgeführt, dass die Tätigkeiten "in den Räumlichkeiten der Kreisverwaltung Rhein-Hunsrück-Kreis" durchgeführt werden. Wir bitten um Klarstellung, welche konkreten Liegenschaften und Einrichtungen Bestandteil der sicherheitstechnischen Betreuung sind. Insbesondere bitten wir um Bestätigung, ob sämtliche im Einführungstext genannten Außenstellen einschließlich der Schulen und Mietobjekte vom Leistungsumfang umfasst sind. Sofern eine vollständige Liste der zu betreuenden Liegenschaften vorliegt, bitten wir darum, diese den Bietern zur Verfügung zu stellen.

Antwort 6:

Die 15 weiterführenden Schulen befinden sich an folgenden Standorten: Simmern, Boppard, Kastellaun, Emmelshausen, Kirchberg, Sohren-Büchenbeuren, Rheinböllen, Oberwesel.

Die 5 Außenstellen im Mietverhältnis befinden sich in Simmern, Boppard und auf dem Flughafen Hahn.

[Seite 4]

Wir bestätigen, dass sämtliche im Einführungstext genannten Außenstellen einschließlich Schulen und Mietobjekte vom Leistungsumfang umfasst sind.

Frage 7:

Vor-Ort-Termine und Betriebsbegehungen

Die Leistungsbeschreibung sieht Betriebsbegehungen und Arbeitsplatzbesichtigungen vor, deren Termine nach vorheriger Absprache festgelegt werden.

Vor dem Hintergrund der Vielzahl und räumlichen Verteilung der Liegenschaften bitten wir um Klarstellung, in welchem Umfang Vor-Ort-Termine bzw. Betriebsbegehungen während eines Vertragsjahres voraussichtlich erwartet werden.

Soweit hierfür keine verbindliche Anzahl festgelegt werden kann, bitten wir um Mitteilung, ob die erforderlichen Vor- Ort-Einsätze vollständig innerhalb des vereinbarten Stundenkontingents zu erbringen sind.

Antwort 7:

Die Schulbegehungen wurden bisher so geplant, dass alle 15 Schulen an ca. 4 kompletten Tagen begangen werden konnten. Generell sollen die Begehungen möglichst effektiv geplant werden, d. h. Wegezeiten zwischen den einzelnen Standorten gering halten um möglichst viele Außenstellen sehen zu können.

Frage 8:

Reisezeiten und Fahrtkosten Nach Ziffer 7.1 sind Wegezeiten nicht Bestandteil der Einsatzzeiten. Ziffer 7.3 bestimmt zugleich, dass Reisezeiten und Fahrtkosten zu den Liegenschaften des Auftraggebers innerhalb des Kreisgebiets mit der Vergütung abgegolten werden und weder gesondert vergütet noch auf das Stundenkontingent angerechnet werden. Wir bitten um Bestätigung, dass

• Reisezeiten nicht auf das vereinbarte Stundenkontingent angerechnet werden,
• Fahrtkosten nicht gesondert abgerechnet werden können und
• sämtliche Reisezeiten und Fahrtkosten innerhalb des Kreisgebiets durch den angebotenen Stundensatz abzudecken sind. Aufgrund der Vielzahl und räumlichen Verteilung der Einsatzorte bitten wir ferner um Mitteilung, ob bei der Kalkulation von regelmäßigen Vor-Ort-Terminen an sämtlichen genannten Liegenschaften ausgegangen werden soll.

Antwort 8:

An-/Abfahrtszeiten zum ersten bzw. letzten Standort sind kein Bestandteil der Einsatzzeit. Die Fahrten im Verlauf des Tages, also zwischen den Außenstellen, werden in der Einsatzzeit mitberücksichtigt.

Fahrtkosten und Wegezeiten von bzw. zu Ihrer Betriebsstätte vor bzw. nach dem letzten Standort der Kreisverwaltung sind nicht Bestandteil der Einsatzzeit und können nicht gesondert abgerechnet werden.

Frage 9:

Leistungsnachweise und Dokumentationsumfang Nach Ziffer 7.2 ist jeder Rechnung ein Leistungsnachweis mit Angabe der Leistungsart, des Leistungsortes und des Leistungsvolumens beizufügen. Zusätzlich ist das noch verfügbare Stundenkontingent auszuweisen. Wir bitten um Klarstellung, ob hierfür ein bestimmtes Formblatt bzw. eine bestimmte elektronische Form vorgegeben wird.

[Seite 5]

Ferner bitten wir um Klarstellung, ob der mit dem Leistungsnachweis verbundene administrative Aufwand Bestandteil der abzurechnenden Einsatzzeit sein kann oder ob hierfür keine gesonderte Zeit angesetzt werden darf.

Antwort 9:

Für die Erstellung der Rechnung und des damit verbundenen Leistungsnachweises darf weder mit der Einsatzzeit berechnet werden, noch darf hierfür eine gesonderte Zeit abgesetzt oder berechnet werden.

Der Leistungsnachweis kann in einer einfachen Tabelle kurz, knapp und übersichtlich dargestellt werden, z. B.:

Frage 10:

Überschreitung des vereinbarten Stundenkontingents Die Leistungsbeschreibung sieht vor, dass Stunden, die über das vereinbarte Kontingent hinausgehen, gesondert zu beauftragen und abzurechnen sind. Wir bitten um Bestätigung, dass Leistungen oberhalb des vereinbarten Stundenkontingents grundsätzlich nur nach vorheriger Beauftragung durch den Auftraggeber erbracht und vergütet werden.

Antwort 10:

Ist bestätigt.

Frage 11:

Bitte um abschließende Klarstellung der Kalkulationsgrundlagen

Für eine einheitliche und vergleichbare Angebotskalkulation bitten wir abschließend um Bestätigung der für die Bieter verbindlichen Kalkulationsgrundlagen.

Insbesondere bitten wir um eindeutige Festlegung,

1. welches jährliche Stundenkontingent für die sicherheitstechnische Grundbetreuung anzusetzen ist,
2. welches Stundenkontingent für die betriebsspezifische Betreuung verbindlich vorgesehen ist,
3. welche Unterweisungs-, Vorbereitungs-, Dokumentations- und sonstigen Leistungen in diesen Stundenkontingenten enthalten sind,
4. welche Liegenschaften und Außenstellen vom Leistungsumfang umfasst sind und
5. wie die mit den Vor-Ort-Terminen verbundenen Reisezeiten und Fahrtkosten bei der Kalkulation zu berücksichtigen sind.

[Seite 6]

Wir bitten darum, die vorstehenden Punkte im Rahmen der Bieterkommunikation zu beantworten und - soweit erforderlich - die entsprechenden Vergabeunterlagen zu berichtigen bzw. zu ergänzen, damit für alle Bieter eine einheitliche und eindeutige Kalkulationsgrundlage besteht.

Antwort 11:

zu 1: Siehe Antwort zu Frage 1.

zu 2: Siehe Antwort zu Frage 4.

zu 3: Erstellung von Unterweisungsunterlagen zur Unterweisung von Hausmeister, Schulsekretärinnen und Putzkräften. Erstellung von Protokollen im Anschluss an Begehungen und bei sonstigen Terminen, bei denen Protokolle erforderlich sind. Und weiteres, dass sich im Laufe der Zusammenarbeit ergibt.

zu 4: 15 weiterführende Schulen, Bauamt mit Kreismusikschule, Sozialamt, Außenstelle Zulassung und Jugendamt Boppard, AFA Hahn, Kreismedienzentrum, Gesundheitsamt inkl. Büroräume im Katasteramt, Büroräume im Verwaltungsgebäude Globus Simmern, Hauptgebäude inkl. angrenzende ehemalige, umgenutzte Hausmeisterwohnung, Gebäude Stabstelle IT