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ZV eGo-MV  Eckdrift 103  19061 Schwerin

Der Verbandsvorsteher

Vergabeunterlage

zum offenen Verfahren gemäß § 15 VgV

2026-ego-MV-12 Bereitstellung einer sicheren

Dateiaustauschplattform

Version: 03.09.2026

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Vergabeunterlage zum offenen Verfahren 2026-ego-MV-12 Bereitstellung einer sicheren Dateiaustauschplattform I

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung...........................................................................................................................1 1.1. Begriffsdefinitionen...........................................................................................................1 1.2. Aufbau der Vergabeunterlagen.........................................................................................1 1.3. Grundsätzliche Bestimmungen..........................................................................................2
2. Bewerbungsbedingungen..................................................................................................2 2.1. Verfahrensart/ -hinweise (vgl. EU-Bekanntmachung, Abschnitt I,II)...............................2 2.2. Öffentlicher Auftraggeber (vgl. EU-Bekanntmachung, Abschnitt I.1)..............................2 2.3. Vergabeunterlagen/Kommunikation................................................................................3 2.4. Form der Angebote und deren Einreichung......................................................................3 2.4.1. Formale Anforderungen....................................................................................................3 2.4.2. Weitere formale Anforderungen.......................................................................................4 2.4.3. Nicht form- und fristgerechte Abgabe..............................................................................4 2.5. Fristenangaben und Zeitplanung in der Übersicht............................................................4 2.6. Änderungen, Berechtigungen und Rücknahme der Angebote.........................................5 2.7. Keine Rückgabe von Unterlagen........................................................................................5 2.8. Hauptangebote und Nebenangebote................................................................................5 2.9. Anforderung zusätzlicher Informationen mittels Bieterfragen........................................5 2.10. Vertragsbedingungen........................................................................................................6 2.10.1. Vertragsparteien................................................................................................................6 2.10.2. Vertragsbestandteile.........................................................................................................6 2.10.3. Vertragsgegenstand...........................................................................................................6 2.11. Mitteilung über nicht berücksichtigte Angebote..............................................................6 2.14. Zuschlagserteilung/Vertragsabschluss..............................................................................7 2.15. Aufhebung des Vergabeverfahrens...................................................................................7 2.16. Vertraulichkeit der Vergabeunterlagen............................................................................7 2.17. Verschwiegenheitspflicht, Datenschutz............................................................................8 2.18. Informationen gem. Art. 13 und 14 DSGVO......................................................................8
3. Hinweise und Unterlagen zur Angebotserstellung...........................................................8 3.1. Inhalt und Aufbau der einzureichenden Angebote...........................................................8 3.1.1. Erläuterung zum Leistungsverzeichnis..............................................................................9 3.1.2. Erläuterung zur Preisblattvorlage......................................................................................9
4. Hinweise zur Angebotsprüfung und -bewertung..............................................................9 4.1. Formale Prüfung................................................................................................................9 4.2. Prüfung der Angemessenheit der Preise.........................................................................10 4.3 Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes...............................................................10

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1. Einleitung

Als Hauptdokument zur Vergabeunterlage des offenen Verfahren „2026-ego-MV-12 Bereitstellung einer sicheren Dateiaustauschplattform“ übersendet die Vergabestelle die in diesem Dokument enthaltenen Vergabeunterlagen sowie sämtliche erforderlichen Anlagen (Anlagen 1 – 7), die von den Bietern zur Erstellung der Angebote zu verwenden sind.

Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes verwendet werden. Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) oder Weitergabe an Dritte, die nicht der Erstellung des eigenen Angebots dient, ist ohne schriftliche Genehmigung des Zweckverbandes Elektronische Verwaltung in Mecklenburg Vorpommern (im Folgenden „eGo-MV“) unzulässig. Jeder Bieter hat - auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens - über die ihm dabei bekannt gewordenen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu wahren. Er hat hierzu auch die mit der Sache befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verpflichten.

Die Bieter werden im Weiteren über den aktuellen Stand des Vergabeverfahrens von der Vergabestelle informiert. Die Vergabeunterlage inkl. der Anlagen, evtl. Fristverlängerungen, Bieterfragen und deren Beantwortung werden ausschließlich über die e-Vergabplattform www.evergabe-mv.de an die Bieter kommuniziert.

Soweit in den Vergabeunterlagen von Personal des Auftraggebers oder Auftragnehmers die Rede ist, ist immer - ungeachtet des verwendeten männlichen Artikels - der jeweilige Stelleninhaber oder die jeweilige Stelleninhaberin gemeint.

1.1. Begriffsdefinitionen

Folgende wesentlichen Begriffe werden für die Rollen im Vergabeverfahren verwendet.

• Bieter: Unternehmen bzw. Wirtschaftsteilnehmer, die mit Abgabe eines Angebotes an dem Vergabeverfahren teilnehmen. • Auftraggeber: Verantwortliche Stelle, die das Vergabeverfahren durchführt, sowie Auftrag¬geber des Vertrages, der mit dem Auftragnehmer geschlossen wird. • Auftragnehmer: Bieter, der im Vergabeverfahren vom Auftraggeber den Zuschlag erhält, sowie Auftragnehmer des Vertrages, der mit dem Auftraggeber geschlossen wird. • Vergabestelle: Verantwortliche Stelle, die das Vergabeverfahren für den Auftraggeber durchführt und als alleinige Ansprechstelle für Bieter fungiert.

Zur Vereinfachung wird in den Vergabeunterlagen regelmäßig der Begriff „Unternehmen“ verwendet, der „Wirtschaftsteilnehmer“ mit umfasst.

1.2. Aufbau der Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen setzen sich aus folgenden Dokumenten zusammen:

• Vergabeunterlage (dieses Dokument) • Anlage 1 Leistungsverzeichnis sichere Dateiaustauschplattform • Anlage 2 Preisblatt • Anlage 3 Entwurf Abrufschein für Lizenzen Dateiaustauschplattform • Anlage 4 Vertrag sichere Dateiaustauschplattform_ Entwurf • Anlage 5 Eignungs- und Eigenerklärung • Anlage 6 Leistungs- und produktbezogene Erklärungen - mit KI • Anlage 7 Informationen zum Datenschutz

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1.3. Grundsätzliche Bestimmungen

Im Fall einer Zuschlagserteilung werden die Vertragsunterlagen (gemäß Kapitel Error! Reference source not found.) einschließlich der Anlage 1 Leistungsverzeichnis und des Angebotes zum Inhalt des Vertrages. Aus dem Vertragsentwurf ergibt sich die Geltungsreihenfolge der Vertragsbestandteile.

Ergänzend gelten die deutschen Rechtsvorschriften. UN-Kaufrecht ist ausgeschlossen.

2. Bewerbungsbedingungen

Die nachfolgenden allgemeinen Hinweise zum offenen Verfahren ergeben sich aus dem geltenden Vergaberecht und sollen den Bietern innerhalb des Verfahrens helfen, ein wertbares Angebot abzugeben.

Es gilt deutsches Recht. Auf die Vorschriften des Vierten Teils des GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) sowie der VgV (Vergabeverordnung) wird ausdrücklich verwiesen. Ergänzend gelten Regelungen des Vergaberechts des Landes Mecklenburg-Vorpommern, insbesondere das Tariftreue- und Vergabegesetz Mecklenburg-Vorpommern (TVgG M-V) in der zum Zeitpunkt der Bekanntmachung jeweils geltenden Fassung.

Die Vergabestelle behält sich vor, Nachweise und Informationen von den Bietern unter Beachtung des § 56 Abs. 3 VgV nachzufordern. Unzutreffende Angaben innerhalb des Angebotes können zum Ausschluss des Bieters führen. Das Angebot, Anlagen zum Angebot und sonstiger Schriftverkehr sind in deutscher Sprache abzufassen.

2.1. Verfahrensart/ -hinweise (vgl. EU-Bekanntmachung, Abschnitt I,II)

Der von der Auftraggeberin geschätzte Auftragswert liegt oberhalb des aktuell gültigen EU- Schwellenwertes von 216.000 € netto. Der Auftraggeber hat sich entsprechend der Regelung in § 119 GWB für die Durchführung eines offenen Verfahrens gemäß § 15 VgV entschieden. Zur besseren Lesbarkeit und aus Gründen der Übersichtlichkeit wird innerhalb der folgenden Verfahrenshinweise auf die EU-Bekanntmachung zum Vergabeverfahren Bezug genommen. Die innerhalb der EU-Bekanntmachung gegebenen Beschreibungen werden in dieser Vergabeunterlage um weitere inhaltliche Ausführungen zum Beschaffungsgegenstand ergänzt. Bei etwaigen Widersprüchen zwischen diesem Dokument und der EU-Bekanntmachung haben die Inhalte der EU-Bekanntmachungen Vorrang.

2.2. Öffentlicher Auftraggeber (vgl. EU-Bekanntmachung, Abschnitt I.1)

Die ausgeschriebene Leistung wird vom eGo-MV beauftragt:

Zweckverband eGo-MV -vertreten durch den Verbandsvorsteher Christian Schulenburg- Eckdrift 103 19061 Schwerin

Der Zweckverband wurde gegründet, um seinen Mitgliedern im Bereich des elektronischen Verwaltungshandelns (eGovernment) Unterstützung zu geben und für verschiedene Aufgaben möglichst landesweit einheitliche Lösungen anzubieten.

Darüber hinaus dient der eGo-MV als zentraler Ansprechpartner der Kommunen bei der Bereitstellung von individuellen Lösungen und kommunalen Dienstleistungen.

Die zuständige Vergabestelle hat folgenden Kontaktdaten: Zweckverband eGo-MV (Vergabestelle)

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Eckdrift 103 19061 Schwerin

2.3. Vergabeunterlagen/Kommunikation

Die Vergabeunterlagen sowie ergänzende Informationen - wie etwa Antworten auf Bieterfragen - werden zum Download auf der Vergabeplattform unter der URL https://evergabe-mv.de/ zur Verfügung gestellt.

Die gesamten Vergabeunterlagen sind mittels einer barrierefreien Übersicht aller Dokumente zum Vergabeverfahren auf dem E-Vergabe-Portal einsehbar.

Sobald die konkrete Teilnahme am Vergabeverfahren erwogen wird, ist es erforderlich, sich als Unternehmen auf der vorstehenden E-Vergabeplattform anzumelden. Jedem Unternehmen steht es frei, sich auf der vorstehenden E-Vergabeplattform kostenfrei anzumelden und eine eindeutige Unternehmensbezeichnung sowie eine E-Mail-Adresse anzugeben. Nur wenn Bieter sich zum Vergabeverfahren registrieren, können sie ab dem Registrierungszeitpunkt über etwaige ergänzende Informationen und Änderungen der Vergabeunterlagen (beispielsweise Antworten auf Bieterfragen) aktiv informiert werden.

Die Kommunikation zwischen den Bietern und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über den Bereich der Bieterkommunikation der E-Vergabeplattform.

Ein Angebot kann regelmäßig nur berücksichtigt werden, wenn der Bieter alle veröffentlichten Informationen seinem Angebot zugrunde legt. Daher ist der Bieter gehalten, sich im Falle der Erwägung einer Angebotsabgabe regelmäßig auf der Internetseite https://evergabe-mv.de/ hinsichtlich eventueller Änderungen bzw. Konkretisierungen der Vergabeunterlagen zu informieren und ggf. verfügbare Informationen abzurufen.

Eine Registrierung für dieses Vergabeverfahren ist bis zum Ablauf der Angebotsabgabefrist möglich.

Für die Einreichung des Angebotes gelten die Formvorschriften des folgenden Kapitels 2.4.

2.4. Form der Angebote und deren Einreichung

2.4.1. Formale Anforderungen

Die Einreichung des Angebotes erfolgt über das E-Vergabesystem des Auftraggebers (https://evergabe-mv.de/) Die zugelassene Form für die elektronische Abgabe der Angebote für dieses Vergabeverfahren ist die Textform (gemäß § 126b BGB).

Zur Wahrung der Textform ist es erforderlich, dass die Angabe

• des Vor- und Nachnamens der Person, die das Angebot einreicht, sowie • des Namens des Unternehmens (Firma), für das diese Person handelt

am Ende seines Angebots sowie an den dafür vorgesehenen Stellen im Rahmen des Angebotes erfolgt.

Im Falle einer Bietergemeinschaft erfordert das Angebot auf dem Anschreiben von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft oder dem bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft die Angabe des

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Vor- und Nachnamens der Person, die das Angebot einreicht, sowie des Namens des Unternehmens (Firma), für das diese Person (jeweils) handelt.

Bietergemeinschaften müssen zudem die Erklärung der Bieter-/Bewerbergemeinschaft (Erklärung Nr. 5 innerhalb der Anlage 5 – Erklärungsbogen) einreichen und in Textform zeichnen.

Wird der „Erklärungsbogen“ (Anlage 5) nicht nur vom Bieter selbst, sondern auch für Mitglieder einer Bietergemeinschaft oder etwa dem Unterauftragnehmer eingereicht, so ist dieser mittels Angabe des Vor- und Nachnamens der Person, die das Angebot einreicht, sowie des Namens des Unternehmens (Firma), für das diese Person handelt, in Textform zu zeichnen. Das Angebot muss vollständig sein und – ggf. nach Nachforderung gemäß Kapitel 4.1 - alle geforderten Angaben sowie Erklärungen enthalten.

Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Die Verwendung der vom Auftraggeber vorgegebenen Vorlagen für Erklärungen (siehe Anlagen zur Vergabeunterlage) ist zwingend zu beachten.

Wichtiger Hinweis:

Auf anderem als dem vorbezeichneten Wege übermittelte Angebote – wie beispielsweise durch Telefax oder E-Mail sowie Schriftform – sind nicht zugelassen und führen zum Ausschluss.

2.4.2. Weitere formale Anforderungen

Im Übrigen sind bei der Angebotserstellung folgende Aspekte zu berücksichtigen

• Vorgaben zu Inhalt und Aufbau der Angebote (Kapitel 3.1) • die Verwendung der von der Vergabestelle vorgegebenen Vorlagen (siehe Anlagen zu dieser Vergabeunterlage) ist zwingend • Weitere Hinweise/Erläuterungen (gemäß Kapitel Error! Reference source not found.)

2.4.3. Nicht form- und fristgerechte Abgabe

Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, werden ausgeschlossen, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten. Der Bieter hat diesbezüglich den Nachweis zu führen.

2.5. Fristenangaben und Zeitplanung in der Übersicht

Es gelten folgende Fristen und Zeitplanungen:

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Die Bieter müssen ihr Angebot in elektronischer Form (als Word- oder PDF-Dokument) auf der E- Vergabeplattform des eGo-MV www.evergabe-mv.de bis zum Montag 12.10.2026, 12:00 Uhr einreichen.

2.6. Änderungen, Berechtigungen und Rücknahme der Angebote

Soweit die eigenen Eintragungen des Bieters geändert werden, muss zweifelsfrei erkennbar sein, welche Eintragung konkret gültig ist. Derartige Änderungen und Berichtigungen der Angebote müssen als solche gekennzeichnet sein.

Nachträgliche Änderungen und Berichtigungen der Angebote müssen innerhalb der Angebotsfrist, in der für die Abgabe der Angebote vorgeschriebenen Form eingereicht werden.

Änderungen oder Berichtigungen sind nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig. Nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote durch Erklärung in Textform zurückgezogen werden.

2.7. Keine Rückgabe von Unterlagen

Eine Rückgabe von Unterlagen erfolgt nicht. Alle Angebotsunterlagen – auch von Bietern, die keinen Zuschlag erhalten – verbleiben in der Vergabeakte.

2.8. Hauptangebote und Nebenangebote

Der Auftraggeber lässt Nebenangebote nicht zu.

2.9. Anforderung zusätzlicher Informationen mittels Bieterfragen

Der Bieter hat die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zum Vergabevorhaben beim Auftraggeber anzufordern und kann dazu Bieterfragen einreichen. Entsprechende Anfragen/Bieterfragen sind über den Bereich der Bieterkommunikation auf dem E-Vergabe-Portal an den Auftraggeber zu übermitteln.

Damit dem Auftraggeber eine angemessene Zeit zur Klärung von Bieterfragen und zur Aufbereitung von zusätzlichen Informationen bleibt, ist eine Anforderung von zusätzlichen Informationen im Wege von Bieterfragen in der genannten Frist notwendig.

Der Auftraggeber wird die angeforderten zusätzlichen Informationen gem. § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV analog spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist dem Bieter über die e-Vergabeplattform zur Verfügung stellen.

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung der Bieter Unklarheiten, sind diese dem Auftraggeber unverzüglich – spätestens jedoch bis zum Ablauf der vorgenannten Einreichungsfrist - schriftlich mitzuteilen. Die Vergabeunterlagen bzw. das Vergabeverfahren ergänzende oder berichtigende Angaben werden allen Bietern nach angemessener Zeit zur Klärung über das E- Vergabe-Portal bereitgestellt.

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2.10. Vertragsbedingungen

2.10.1. Vertragsparteien

Parteien des Vertrages sind der bezuschlagte Bieter und der öffentliche Auftraggeber. Der Bieter wird zum Auftragnehmer. Der öffentliche Auftraggeber (eGo M-V) wird zum Auftraggeber.

2.10.2. Vertragsbestandteile

Vertragsbestandteile sind – bei Unstimmigkeiten in der nachfolgenden Reihenfolge:

• Anlage 1: Leistungsverzeichnis • Anlage 2: Angebotspreisblatt des Bieters • Angebot des Bieters • Anlage 4: Abrufschein • AVV des Bieters

2.10.3. Vertragsgegenstand

Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung gemäß § 21 VgV über die Bereitstellung von Softwarelizenzen (SaaS / On-Premise) sowie damit verbundenen Dienstleistungen (Implementierung, Support, Wartung).

Im Rahmen dieser Rahmenvereinbarung behält sich der Auftraggeber vor, während der Vertragslaufzeit von voraussichtlich 36 Monaten Einzelbedarfe durch Abruf zu bestellen. Der konkrete Umfang der abzurufenden Leistungen – insbesondere die Anzahl der Nutzer bzw. Lizenzen – wird zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses nicht abschließend festgelegt, sondern ergibt sich aus dem tatsächlichen Bedarf des Auftraggebers.

Das in Aussicht genommene Auftragsvolumen wird wie folgt angegeben: Schätzmenge: 400 Nutzer über 36 Monate (entspricht 14.400 Nutzermonten)

Höchstmenge: 600 Nutzer über 36 Monate (entspricht 18.000 Nutzermonten) bzw. ein Höchstwert von 250.000,00 € netto

Die Rahmenvereinbarung verliert automatisch ihre Wirkung, sobald die Höchstmenge oder der Höchstwert erreicht ist. Die Angabe der Schätzmenge dient ausschließlich der Orientierung der Bieter und begründet keine Abnahmeverpflichtung des Auftraggebers.

2.11. Mitteilung über nicht berücksichtigte Angebote

Sofern auf das Angebot kein Zuschlag erfolgen soll, wird dies dem betreffenden Bieter gemäß § 134 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) fristgerecht vor Ablauf der Zuschlagsfrist bzw. dem beabsichtigten frühesten Zeitpunkt für den Vertragsschluss in Textform mitgeteilt.

2.12. Belehrung über die Möglichkeit eines Nachprüfungsverfahrens

Nach §§ 155 ff. GWB kann ein Antrag auf Nachprüfung des Vergabeverfahrens gestellt werden. Näheres ist dem GWB zu entnehmen.

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Eine der Voraussetzungen für einen Antrag auf Nachprüfung nach §§ 155 ff. GWB ist, dass Verstöße gegen Vergabevorschriften zuvor bei der Vergabestelle des Auftraggebers (siehe Kapitel 2.2) gerügt werden. In § 160 Abs. 1 GWB ist zur Rügepflicht folgendes geregelt:

„Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“

2.13. Angabe der zuständigen Vergabekammer

Ein etwaiger Antrag auf Nachprüfung nach § 155 ff. GWB ist schriftlich zu stellen an die

Vergabekammer des Landes Mecklenburg-Vorpommern bei dem Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Gesundheit Mecklenburg-Vorpommern Johannes-Stelling-Straße 14 19053 Schwerin

2.14. Zuschlagserteilung/Vertragsabschluss

Die Zuschlagserteilung erfolgt in Textform. Die Zuschlagserteilung stellt den Vertragsschluss dar. Nach Zuschlagserteilung erfolgt eine Konsolidierung der Vertragsunterlagen auf Grundlage des Angebotes, welches den Zuschlag erhalten hat.

2.15. Aufhebung des Vergabeverfahrens

Der Auftraggeber kann das Vergabeverfahren nach § 63 VgV aufheben. Er behält sich insbesondere eine Aufhebung des Vergabeverfahrens vor, wenn nach Auffassung des Auftraggebers die Angebote kein wirtschaftliches Ergebnis gehabt haben.

2.16. Vertraulichkeit der Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung eines Angebots verwendet werden. Sie sind vertraulich zu behandeln und sicher zu verwahren. Jede Veröffentlichung oder Weitergabe (auch auszugsweise) ist untersagt, es sei denn sie dient der Angebotserstellung. In diesem Fall sind Dritte,

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an die die Unterlagen weitergegeben werden (z.B. Unterauftragnehmer) zur Vertraulichkeit und sicheren Aufbewahrung verpflichtet.

Bei einem Verstoß gegen diese Verpflichtungen behält sich der Auftraggeber die Einleitung straf- und zivilrechtlicher Maßnahmen vor.

2.17. Verschwiegenheitspflicht, Datenschutz

Der Bieter hat - auch nach der Beendigung der Angebotsphase bzw. des Vergabeverfahrens - über die ihm im Rahmen des Vergabeverfahrens bzw. bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten des Auftraggebers Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu sämtliche bei der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter (auch von Drittunternehmen) zu verpflichten. Hierzu ist die Anlage 7 zu beachten und von Auftragnehmer bis zur Angebotsabgabe zu zeichnen.

2.18. Informationen gem. Art. 13 und 14 DSGVO

Seit dem 25. Mai 2018 ist die von der Europäischen Union erlassene Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in den Mitgliedsstaaten unmittelbar anzuwenden. Das neue Datenschutzgesetz Mecklenburg-Vorpommern (DSG M-V) ist gemeinsam mit dem Wirksamwerden der DSGVO am 25. Mai 2018 in Kraft getreten. Die DSGVO ist auch bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in einem Vergabeverfahren zu beachten. Zur Erfüllung der Grundsätze einer fairen und transparenten Verarbeitung von personenbezogenen Daten sehen Artikel 13 und 14 DSGVO bestimmte Informationspflichten vor.

3. Hinweise und Unterlagen zur Angebotserstellung

In diesem Kapitel erhalten die Bieter Hinweise, wie sie ihr Angebot zu gestalten haben.

3.1. Inhalt und Aufbau der einzureichenden Angebote

Die Angebote sind wie folgt zu gliedern und vollständig einzureichen:

• Anlage 1: ausfüllen und ggf. Nachweise sowie eigene Anlagen und Ausführungen zur Bewertung der B-Kriterien beifügen • Anlage 2: ausgefülltes und gezeichnetes Preisblatt und eigenes Angebotspreisblatt • Eigene AVV: beifügen • Anlage 5: ausfüllen und zeichnen (auch von Bietergemeinschaften oder Unterauftragnehmer, Eignungsleihe) • Anlage 6: ausfüllen und zeichnen

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3.1.1. Erläuterung zum Leistungsverzeichnis

Innerhalb des Kriterienkatalogs werden folgende Kriterienkategorien verwendet:

• Ausschlusskriterien („A-Kriterien“)

Ausschlusskriterien (Kennzeichnung mit [ A ]) stellen zwingende Anforderungen dar, die erfüllt sein müssen. Wird auch nur ein A-Kriterium nicht erfüllt, so wird das betreffende Angebot ausgeschlossen.

• Bewertungskriterien („B-Kriterien“)

Bewertungskriterien (Kennzeichnung mit [ B ]) stellen nicht zwingende Anforderungen dar. Sie werden gewichtet und im Rahmen der Angebotsbewertung mit Bewertungspunkten versehen. Aus der Multiplikation der Bewertungspunkte mit den Gewichtungen ergeben sich die Leistungspunkte. Die Gewichtung ist in dem Kriterienkatalog angegeben.

3.1.2. Erläuterung zur Preisblattvorlage

Die Preisblattvorlage gemäß Anlage 2 ist vom Bieter entsprechend den Ausführungen in der Preisblattvorlage an den vorgesehenen Stellen vollständig auszufüllen und in Textform entsprechend den Vorgaben im Preisblatt zu zeichnen.

4. Hinweise zur Angebotsprüfung und -bewertung

Die Angebote werden hinsichtlich

• formaler Vollständigkeit und Richtigkeit,

• der Eignung des Bieters,

• der Angemessenheit des Preises sowie

• der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes geprüft und bewertet.

4.1. Formale Prüfung

Auf der Grundlage der VgV - insbesondere gemäß § 56 und § 57 VgV - und nach den formalen Anforderungen nach Kapitel 2.4.1 erfolgt eine formale Prüfung.

Alle Angebote der Bieter müssen den formalen Anforderungen nach Kapitel 2.4.1 entsprechen und fristgerecht eingereicht werden.

F

Das Beifügen oder die Bezugnahme von Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Vertragsbedingungen des Bieters oder Dritter zum Angebot kann als Änderung und Ergänzung der Vergabeunterlagen gewertet werden. Entsprechende Angebote können gemäß § 42 Abs. 1 Nr. 4 VgV von der Wertung ausgeschlossen werden.

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4.2. Prüfung der Angemessenheit der Preise

Der Auftraggeber wird gemäß § 60 VgV sowie nach Maßgabe des hiesigen Dokuments, also den Bewerbungsbedingungen, eine Prüfung der Angemessenheit der Preise durchführen.

Erscheint der Preis eines Angebots im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, wird der öffentliche Auftraggeber vom Bieter Aufklärung verlangen. Kann der öffentliche Auftraggeber nach der Prüfung bzw. Aufklärung die geringe Höhe des angebotenen Preises nicht zufriedenstellend aufklären, darf er den Zuschlag auf dieses Angebot ablehnen.

Der Auftraggeber wird bei entsprechenden Anhaltspunkten für einen ungewöhnlich niedrigen Preis des Angebotes mit dem betreffenden Bieter die Frage der Angemessenheit des Preises aufklären. Zu diesem Zweck kann er vom Bieter in Textform erforderliche Belege und weitere Informationen verlangen. Kommt der Bieter diesem Aufklärungsbegehren nicht innerhalb einer angemessenen Frist nach (maximal 5 Werktage nach Zugang des Aufklärungsschreibens der Vergabestelle), so geht die Vergabestelle von einer nicht zufriedenstellenden Aufklärung des Preises aus.

Der Auftraggeber wird analog verfahren, wenn der Preis eines Angebots im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich hoch erscheint.

4.3. Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlich günstigste Angebot erteilt. Das wirtschaftlich günstigste Angebot ist das, welches nach den vorstehend erläuterten Hinweisen zur Angebotsprüfung und - bewertung sowie dem nachstehend erläuterten Wertungssystem die höchste Punktzahl erreicht.

Zuschlagskriterien und Gewichtung:

1. Wertungspreis: 60% (Anlage 2)

Aufgrund verschiedenster Kalkulationsmodelle wird zur besseren Vergleichbarkeit der Angebote von den Bietern ein Wertungspreis abgefragt. Der Wertungspreis berechnet sich wie folgt: Ein Nutzer erhält die Leistung für ein Jahr. Sollte ihrer Kalkulation eine Preisstaffel zugrunde liegen, ist der Preis anzugeben der gelten würde, wenn schätzungsweise 400 Nutzer die Leistung beziehen.

2. Leistung : 40% (Anlage 1: Bewertung der B-Kriterien im Leistungsverzeichnis)

Grundlage für die Wertung der Angebote sind im Leistungsverzeichnis (Anlage 1: 4 Tabelleblätter )genannten Anforderungen. Die Forderungen sind mit A-Kriterium oder B- Kriterium gekennzeichnet.

Der Bieter muss die aufgeführten Anforderungen ausführlich beantworten. Werden die mit [A], d. h. Ausschlusskriterium, gekennzeichneten Forderungen nicht eindeutig bejaht oder erfüllt, wird das Angebot nicht berücksichtigt, auch wenn es beispielsweise auf anderen Gebieten besonders gute Leistungen enthält.

Zur Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes werden die Leistungspunkte auf Grundlage der beantworteten Bewertungskriterien („[B]-Kriterien“) ermittelt.

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Die Bewertung der [B]-Kriterien wird je nach Erfüllungsgrad der angebotenen Leistung vorgenommen.

Alle [B] Kriterien werden mit 0 bis 5 Punkten bewertet. Sie knüpfen jeweils an einen messbaren Wert oder das Vorhandensein einer Leistung an. Es gibt 3 [B]-Kriterien, die jedoch unterschiedlich gewichtet werden (Siehe Anlage 1):

1. K6.3 Es stehen unterschiedliche Eingabeoptionen bereit, um Informationen abzufragen, mindestens aber eine Uploadfunktion, eine Unterschriftenfunktion sowie Freitextfelder (Gewichtung: 30%)
2. K8.2 Umfang und Qualität der Dokumentation mit Best-Practices zur sicheren Konfiguration und Anwendung (Gewichtung: 40%)
3. K15.3: Es gibt die Möglichkeit den Cloud-Speicherplatz ist kurzfristig möglich, innerhalb von max. 48 Stunden zu erweitern (Gewichtung: 30%)

Für die Gewichtung, werden die vergebenen Punkte eines jeden [B]-Kriteriums skalliert. Soll ein Kriterium mit 30 % gewichtet werden, so bedeutet dies, dass die erhaltenen Punkte mit dem Faktor 30 multipliziert werden. Der Bieter würde somit 300 Punkte auf der Gewichtungsskala erhalten. Bei einer Gewichtung von 35% erhält der Bieter 350 Punkte. Maximal können 100%, beziehungsweise 1000 Punkte auf der gewichteten Skala erreicht werden.

Die Übererfüllung eines Bewertungskriteriums (d.h. im Hinblick auf Aspekte, nach denen nicht gefragt wurde, oder über den Maßstab in der Erwartungshaltung hinausgehend) wird bei der Bewertung nicht mit einem Bewertungsvorteil honoriert und gleicht auch keine Defizite bei einem anderen Bewertungskriterium aus.

Das wirtschaftlichste Angebot wird durch lineare Interpolation wie folgt, ermittelt:

Der Preis wird linear interpoliert. Der niedrigste Preis erhält die maximale Punktzahl (100 %) oder maximale Punktzahl (Pmax). Ein Preis, der doppelt so hoch ist wie der Mindestpreis (fiktiver Höchstpreis), erhält 0 Punkte. Preise dazwischen werden linear abgemindert. Preise über dem doppelten Mindestpreis erhalten ebenfalls 0 Punkte

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Das Angebot mit dem höchsten Gesamtergebnis erhält den Zuschlag. Haben mehrere Angebote ein identisches Gesamtergebnis, erhält das Angebot mit der höchsten Anzahl an Leistungspunkten den Zuschlag. Sollte neben dem Gesamtergebnis, auch die Zahl der Leistungspunkte gleich sein, erhält das Angebot mit dem geringeren Preis den Zuschlag.