Information Datenschutz

Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten nach Artikel 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016 – Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden? Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe genannte Vergabestelle.

Sie erreichen unsere(n) Datenschutzbeauftragte(n) unter Telefon (mit Vorwahl) und/oder E-Mail-Adresse

Welche Quellen und Daten nutzen wir? Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten.

Hinsichtlich personenbezogener Daten Dritter (z. B. von Arbeitnehmer*innen, Nachunternehmern oder Referenzgebern) gehen wir davon aus, dass der Bieter/Bewerber diese personenbezogenen Daten seinerseits unter Einhaltung der in dieser Information festgelegten datenschutzrechtlichen Anforderungen übermittelt.

Zudem verarbeiten wir - soweit für die Erbringung unserer Leistung erforderlich - personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handels- und Vereinsregister, Gewerbezentralregister bzw. Wettbewerbsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Behörden des Bundes und der Länder oder von sonstigen Dritten (z. B. Auskunfteien) berechtigt übermittelt werden. Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse und IP). Wir speichern personenbezogene Daten z. B. im Zusammenhang mit Bedarfserhebungen, Beschaffungsvorgängen, Angeboten, Ihren Fragen, welche Sie z. B. über Webformulare oder per E-Mail an uns senden, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z. B. Zahlungsverkehr), Dokumentationsdaten (z. B. über Fragen und Antworten zu unseren Vergabeverfahren).

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und aufgrund welchen Gesetzes (Zweck der Verarbeitung)? Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und e, Abs. 3 DSGVO und des Bremischen Ausführungsgesetzes zu EU-Datenschutz-Grundverordnung (BremDSGVOAG).

Weitere Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind, soweit im Einzelfall erforderlich, hier zu benennen:

a) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erbringung von Leistungen im Rahmen der fiskalischen Bedarfsdeckung für öffentliche Auftraggeber, bzw. Konzessionsgeber. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach den konkreten Inhalten (z.B. Bedarfserhebung, Abfragen; Durchführung von Vergabeverfahren zur Durchführung von vorvertraglichen und vertraglichen Maßnahmen, und der Abwicklung von 1 Februar 2020 – Die Senatorin für Wirtschaft, Arbeit und Europa – vergabeservice@wah.bremen.de

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Rahmenvereinbarungen). Etwaige weitere Einzelheiten zu den Datenverarbeitungszwecken können Sie, soweit angegeben, der unter folgendem Link einsehbaren Datenschutzerklärung entnehmen:1

b) Zur Wahrung berechtigter Interessen Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Erfüllung rechtlicher Pflichten oder zur Wahrnehmung im öffentlichen Interesse liegender Aufgaben, insbesondere zur

Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache
Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten
Ermöglichung erforderlicher Prüftätigkeiten (z. B. durch Zuwendungsgeber, Rechnungshöfe/- prüfungsämter, EU-Finanzkontrolle, u. ä. Prüfinstitutionen)

c) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben Zudem unterliegen wir als öffentlicher Auftraggeber rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, Vergabeverordnungen, Wettbewerbsregistergesetz, Steuergesetze). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitätsprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten.

Wer bekommt Ihre Daten? Ihre Daten bekommen nur die für die Bearbeitung zuständigen Personen und diejenigen, die ein berechtigtes Interesse durch ihre Beteiligung darlegen können. So bekommen insbesondere bei Beschaffungen nur Personen bei dem Bedarfsträger und der Vergabestelle Angebote zur Kenntnis. Außerdem können zuständige Datenschutzbeauftragte, Vorgesetzte, Qualitätsmanager, Innenrevisoren, Nachprüfstellen, Vergabekammern, Zuwendungs-, Rechnungs- und Preisprüfer sowie Angehörige der Rechnungshöfe/Rechnungsprüfungsämter und ggf. im Rahmen von gesetzlichen Auskunftspflichten oder Rechtsstreitigkeiten auch nicht berücksichtigte oder nicht bezuschlagte Bieter in erforderlichem Umfang Einblick in Ihre Daten bekommen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können zu diesem Zweck Daten erhalten. Soweit Ihre Daten im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses verarbeitet werden, wird auch der Auftragsverarbeiter zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verpflichtet.
Werden Ihre Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt? Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb der Union) durch uns findet nicht statt.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass einige unserer Geschäftsbeziehungen auf Jahre angelegte Dauerschuldverhältnisse sind. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

1 hier ggf. Link zur Datenschutzerklärung der jeweiligen Vergabestelle eingeben; falls die Inhalte der Datenschutzerklärung der Vergabestelle nicht weitergehender sind als die in diesem Formblatt 108HB enthaltenen Informationen, ist die Angabe eines Links entbehrlich. 2 Februar 2020 – Die Senatorin für Wirtschaft, Arbeit und Europa – vergabeservice@wah.bremen.de

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Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. In Fällen der Beschaffung im Zusammenhang mit EU-geförderten Programmen beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre nach Ablauf des Förderprogramms.
Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sowie § 257 Abs. Nr. 1 HGB beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre nach Abschluss der Beschaffung.
Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Welche Datenschutzrechte haben Sie? a) Recht auf Auskunft Es besteht ein Recht auf Auskunft betreffend der von der Vergabestelle verarbeiteten personenbezogenen Daten.

b) Recht auf Berichtigung Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die den Bewerber/Bieter betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sind. Unvollständige Daten können vervollständigt werden.

c) Recht auf Löschung Es besteht grundsätzlich ein Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten. Der Anspruch hängt jedoch u.a. davon ab, ob die Daten zur Erfüllung der Aufgaben noch benötigt werden (s.a. Dauer der Speicherung).

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Es besteht ein Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten des Bewerbers/Bieters zu verlangen. Dies kann ggf. zur Ablehnung Ihres Teilnahmeantrages oder zum Ausschluss Ihres Angebots führen.

e) Recht auf Widerspruch Es besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation des Bewerbers/Bieters ergeben, der Verarbeitung der diesen betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht. Dies kann ggf. zur Ablehnung Ihres Teilnahmeantrages oder zum Ausschluss Ihres Angebots führen.

f) Recht auf Unterrichtung Es besteht ein Recht auf Unterrichtung, an welchen Empfänger Informationen weitergeleitet wurden, die berichtigt worden sind, die gelöscht wurden oder deren Verarbeitung eingeschränkt wurde.

g) Recht auf Datenübertragbarkeit Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht auf Übertragung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

h) Recht auf Widerruf Es besteht ein Recht eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten zu widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitungen,

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die vor dem Widerruf erfolgt sind, wird davon nicht berührt. Dies kann ggf. zur Ablehnung Ihres Teilnahmeantrages oder zum Ausschluss Ihres Angebots führen.

i) Recht auf Beschwerde Es besteht ein Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten? Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung ist es erforderlich, dass Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Verträge mit Ihnen zu schließen oder diese auszuführen. Sollten Sie uns notwendige Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, dürfen wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen. Dies führt ggf. zur Ablehnung Ihres Teilnahmeantrags oder zum Ausschluss Ihres Angebots.
Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung statt? Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir elektronische Unterstützung, aber grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie – sofern es gesetzlich vorgegeben ist – hierüber gesondert informieren
Änderung des Zwecks der Datenverarbeitung Wenn der Zweck der Verarbeitung der Daten durch uns geändert werden soll, werden Sie vorher darüber informiert.

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